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Fass facudade são sebastiao DEPARTAMENTO DE COMPRAS Equipe: Jefté, e Ygor, Daniela FUNÇÕES E ATIVIDADES PROPOSTAS DO SETOR DE COMPRAS Trabalho do departamento de compras apresentado a fass: faculdade são Sebastião sobre áreas funcionais Orientador: Professor; Edison Wagner rodrigues São Sebastião –SP 2022 INTRODUÇÃO No setor de compras, seremos responsáveis pelo planejamento, organização e orçamento de compras de materiais e serviços da organização. Levando em consideração todos os departamentos da Hotelaria, sendo eles; FINANCEIRO RECURSOS HUMANOS MARKETING E VENDAS PRODUÇÃO FUNÇÕES E ATIVIDADES PROPOSTAS DO SETOR DE COMPRAS Adquirir produtos ou serviços com base na melhor relação custo benefício, isso garante a qualidade dos materiais para a produção, e que aumentam o grau de satisfação dos clientes. Encontrar bons fornecedores, saber negociar preços mais baixos, melhores formas de pagamento e entrega são habilidades essenciais para os profissionais de compras. O processo de decisão de compra e muito mais demorado e envolve também uma série de formalidades, como especificações dos produtos, pedidos detalhados, aprovações, contratos, entre outros. É essencial encontrar parceiros que possam oferecer produtos que cumpram as exigências da produção, ao mesmo tempo que ofereça um amplo leque de opções de pagamento, uma vez que o valor do pedido é substancial. Prazos de entrega e formas de armazenamento também são importantes pontos a serem discutidos entre as partes. Compras Sempre que olhamos para as compras organizacionais sob a ótica estratégica e não simplesmente operacional – estamos falando da função compras. A expressão “função compras” transcende (e engloba) aquilo a que nos referimos usualmente como “compra” em uma organização. Ao passo que esta define o ato operacional de procura de bens e serviços e posterior suprimento à empresa, a função compras demanda responsabilidade e complexidade maiores. A parte operacional de certa aquisição é tão somente o “núcleo duro” de um encargo mais complexo – a função compras. Segundo Gonçalves (2007), a função compras requer planejamento e acompanhamento, processos de decisão, pesquisa e seleção de fontes supridoras dos diversos materiais, diligencia mento dos fornecedores (para assegurar que o produto será recebido sem atrasos, no momento esperado). Requer, ainda, uma coordenação geral entre os diversos órgãos da empresa: almoxarifados, finanças e todos os diversos setores que são revestidos do papel de clientes da compra a ser realizada. Área funcional: administração de materiais: Suas funções e atividades básicas propostas são · Função Gestão de Materiais e equipamentos, em que podem ser consideradas as seguintes atividades · inspeção E recebimento (verificar a qualidade, quantidade, e especificação, etc.); · Movimentação de materiais (transportes, entradas saídas e transferências basicamente.); · Alienação de materiais e equipamentos · Analise e controle de estoque (localização física, controle das entradas, requisições, quantidade em estoque, separação de materiais, armazenagem, etc.); · distribuição E armazenagem de materiais e equipamentos (integra ao requisitante ou a outros almoxarifados) · Função Planejamento de materiais e equipamentos, em que podem ser consideradas as seguintes atividades: · Planejamento das necessidades de materiais e equipamentos; · Análise de Estoque (classificação abc, lote econômico, estoque de segurança etc.); — normatização E padronização; — Orçamentos de compras · Função aquisições, em que podem ser consideradas as seguintes atividades: — seleção E cadastramento de fornecedores (contatos, coleta de dados sobre fornecedores, avaliação etc.); — Compra de materiais e equipamentos (licitação, emissão de encomendas, acompanhamento de entregas); e — Contratação de serviços e obras. Outras funções do setor de compras · O objetivo da função compras podem ser subdividido em quatro categorias; · Obter mercado e serviço na quantidade e com qualidade necessária. · Obter mercadoria e serviço ao menos custo. · Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor · Desenvolvimento e manter boas relação com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. CITAÇÕES E REFERENCIAS BASE DE UM SETOR DE COMPRAS · Suprir, através de Compras, a empresa, de todos os materiais necessários ao seu funcionamento; avaliar outras empresas como possíveis fornecedores; supervisionar os almoxarifados da empresa; controlar os estoques; · Pilares para uma boa gestão de estoque previsão de demanda, estoque mínimo e ressurgimento, ferramentas de controle de estoque. Como melhorar seu estoque, margem de perdas e danos, custos de armazenamento, promoção de produtos parados. · Maximizar a utilização dos espaços, ou, conforme Viana (2000), utilizar o espaço nas três dimensões, da maneira mais eficiente possível; prover acesso facilitado a todos os itens de material; prover proteção aos itens estocados, de forma que sua manipulação não incorra em danos; prover um ambiente cujas características não afetem a qualidade e a integridade dos itens estocados; apresentar um arranjo físico que possibilite o uso eficiente de mão de obra e de equipamento · Demanda dependente, Plano mestre de produção, Necessidade de materiais, Obtenção de informações confiáveis, Integração dos processos operacionais, Redução de custos. · Crie padrões e regras para organizar o estoque, defina processos e responsabilidades, desenhe o fluxo de entrada e saída, Controle com rigidez, defina datas e períodos para compras, defina volume mínimo e máximo para cada produto, mantenha operação e controle constantes · Comprar os produtos ou materiais estritamente necessários; comprar na quantidade certa, pelo menor preço; DEPARTAMENTO DE COMPRAS O setor de compras é uma importante engrenagem para o funcionamento de uma empresa. Sendo assim, instituições que desejam fomentar um crescimento saudável e se manter competitivas no mercado precisam, mais do que nunca, entender a importância da gestão de compras e buscar formas para tornar a área estratégica. 1- Função de compras O objetivo da função compras podem ser subdividido em quatro categorias; · Obter mercado e serviço na quantidade e com qualidades necessárias. · Obter mercadoria e serviço ao menos custo. · Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor · Desenvolvimento e manter boas relação com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. Para satisfazer esses objetivos devem ser desempenhadas algumas funções básicas: · Adquirir produtos ou serviços com base na melhor relação custo-benefício, isso garante a qualidade dos materiais para a produção, e que aumentam o grau de satisfação dos clientes. · Encontrar bons fornecedores, saber negociar preços mais baixos, melhores formas de pagamento e entrega são habilidades essenciais para os profissionais de compras. · O processo de decisão de compra é muito mais demorado e envolve também uma série de formalidades, como especificações dos produtos, pedidos detalhados, aprovações, contratos, entre outros, · É essencial encontrar parceiros que possam oferecer produtos que cumpram as exigências da produção, ao mesmo tempo em que ofereçam um amplo leque de opções de pagamento, uma vez que o valor do pedido é substancial. Prazos de entrega e formas de armazenamento também são importantes pontos a serem discutidos entre as partes. 2. Analise das requisições de compras A análise das requisições de compras por parte dos compradores é importante, já que cada real economizado em compras significa um real de lucro para a organização. O profissional precisa avaliar se o pedido de compras está de acordo com os objetivos do negócio e com o orçamento disponível. Os compradores também podem apresentar uma contraproposta para o pedido interno, estimar prazo, buscar um produto alternativo, encontrar um fornecedor mais interessante ou estabelecer um teto de gastos para uma nova proposta.Divisão Interna A equipe do departamento de compras, pode ser dívida (dependendo da abrangência da atuação da empresa), designando um ou mais profissionais para cada necessidade do processo: um para negociação técnica de valores, outro para buscar e estabelecer relacionamento com os fornecedores, outro responsável por executar as compras e outro para os recebimentos e conferências dos pedidos, tudo isso de acordo com a necessidade de demanda da empresa. O desenvolvimento pleno do departamento depende do alinhamento de objetivos com o setor estratégico e administrativo da empresa. Análise Interna do Departamento de Compras O setor de compras possui função importante dentro do departamento de suprimentos na rede hoteleira e isso deve-se ao fato de que “ comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos” (DIAS; 2008, p.260). Com o aumento da oferta de produtos e serviços, devido à globalização, cresce a necessidade de se comprar cada vez melhor, a fim de obter produtos e serviços de forma mais econômica. Para que a empresa atinja o objetivo de excelência no atendimento aos clientes, é imprescindível que o setor de compras esteja alinhado aos objetivos pré-estabelecidos pelo setor estratégico da mesma. Atuação que se espera do setor · Conhecer o mercado de atuação da empresa, suas necessidades internas e externas. · Capacidade de negociação (cotação de preço em diversas empresas) visando os melhores preços, sem, contudo, fugir aos padrões de qualidade pré-definidos; · Desenvolvimento de fornecedores – Realizar visitas, a fim de conhecer a capacidade atender aos pedidos (quantitativa e qualitativamente dentro do prazo estipulado); · Início e conclusão do processo de compra. O diferencial do nosso hotel está na excelência do atendimento, visando a satisfação total dos clientes, para isso contamos com a seleção de profissionais altamente qualificados, aliados a estrutura que qualidade e conforto das acomodações. A eficiência do profissional de compras é fator determinante para que a aquisição de materiais e produtos sejam assertivos, resultando no valor final dos serviços prestados. Nesta análise interna do departamento, além das forças, existem fraquezas, que são: · Instabilidade do mercado externo, que pode resultar na pouca procura pelo serviço de hospedagem; · O aumento de aplicativos de hospedagem a preços atraentes; · Restrições de saúde (relacionadas à pandemia). CRONOGRAMA CRONOGRAMA FUCIONAL DO SETOR COMPRA DO HOTEL OCEANO PALACE Analise administrativa da empresa: OCEANO PALECE PERÍODO N° RESPONSAVEL: DANIELA SETOR:ADMISTRAÇAO DE MATERIA SEMANAL: DATA: Mês Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Etapa 18 25 20 4 10 2 1 5 1 ORÇAMENTO DE COMPRAS 2 SELECIONAR E CADASTRAR FORNECEDOR 3 FAZER DE COTAÇÃO 4 AUTARIZAÇAO DO SETOR FINANÇAS 5 COMPRAS DE MATERIAS E EQUIPAMENTOS 6 ANALISE DE ESTOQUE 7 ESPECIONAR QUALIDADE DO FORNECEDOR INICIO EM: 18/03/2022 PREVISTO CONCLUIDO EM: 29/03/2022 REALIZADO PREPARADO APROVADO DANIELA ORGANOGRAMA E FUNCIONOGRAMA Diretor de compras JEFTE VIEIRA Analise de estoque Orçamento de compra Compra de materiais e equipamentos 8. 9. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Director: Jefté ANALISE DE ESTOQUE Nome do, colaborador ygor, Atividade: - Pegar todos os dados do estoque para compra, e mais produtos para o hotel. ORÇAMENTO DE COMPRAS Nome do colaborador: Daniela Atividade: - Um relatório do orçamento de compra permite que a empresa determine a quantidade de dinheiro e os bens necessários para atingir o objetivo desejado. COMPRAS DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS Nome do colaborador: Jefté Atividade: - Trata-se de um processo para aquisição de materiais e equipamentos, o qual se caracteriza itens, condições normais utilizados. LOTACIONOGRAMA E FLUXOGRAMA Setor Cargo/Função Formação Planejamento Gestão/Análise de Mercado Aquisições Gestão de Materiais e Equipamentos N° Colaboradores Supervisar Administração 1 - - 1 2 Auxiliar Técnico em Administração 2 - - - 2 Analista de Mercado Ciências Económicas Comunicação Social - 1 - - 1 Secretária Técnico em Secretariado - 2 - 2 Gerente de Compras C i ê n c i a s Contábeis e Administração - - 1 - 1 Assistente Administrativo Técnico em Administração e Logística - - 2 1 3 Total 3 3 3 2 11 Inicio Planejar necessidades de materiais e equipamentos Realizar orçamento de compras NAO Autorização do setor financeiro SIM Reavaliar orçamento Compras Autorização do setor financeiro Cadastro de fornecedores Novo orçamento, dento dos parâmetros financeiros Recebimento notas fiscais Compras e cadastro de fornecedores Distribuição dos materiais e equipamentos para a fábrica Mapa de Risco AQUISIÇAO INICIAL DA OPERAÇAO Item Quant. Und. Departamento de compras Descrição técnica minuciosa do material/produto valor unit. R$ Total em R$ 01 40 kit Edredom casal 1.359,07 5.436.280,00 02 40 kit colcha 374,00 14.960,00 03 40 Unid. tapetes 75,65 3.026,00 04 40 Unid. lensol 109,65 4.386,00 05 40 Unid. flonha 17,00 680,00 06 40 Unid. toalha de banho 33,15 1.326,00 07 40 Unid. toalha de rosto 12,75 510,00 08 40 Unid. lençol de casal 57,00 2.280,00 09 10 Unid. roupao 127,5 127,5 10 20 kit toalha de plaia 279,0 558,00 11 50 kit pano de prato 129,9 259,80 12 30 kit toalha de mesa 39,9 119,70 13 10 Unid. cortina 36,9 369,00 14 30 Kit capa de almofada 20,9 62,70 15 20 Unid. pano de chao 23,18 463,60 16 10 Unid. toalha de piso 38,00 380,00 17 10 Unid. puff bau retangular estofado 149,0 1.490,00 18 1 Unid. armario aerio guarda rolpa 90 cm 3 portas mdp castanho branco 6002-clicklar 187,15 187,15 19 10 Unid. cama box casal 764,15 7.641,50 20 10 Unid. colchao molas flora marrom 899,0 8.990,00 21 10 Unid. base cama box solteiro sintetico preto 84,90 849,00 22 10 Unid. colchao de solteiro 137,19 1.391,90 23 1 Unid. comoda 5 gavetas 1 porta fellicci rustico 218,17 218,17 24 1 Unid. smart tv led 32'' samsung 32t4300 hd wifi hdr para brilho e contraste plataforma tigen 2 hdmi 1 usb-preto 699,0 699,0 25 10 Unid. ar condicionado Split t cl a1 09.000 b tu h s o 1.729 17.290,00 26 1 Unid. frigobar midea 45l mrco 6b1 559,92 559,92 26 10 Unid. dispenser para papel toalha folha plastico compacto urbam premisse 44,9 44,9 27 10 Unid. abajur led luminaria mesa bateria interna 35,34 353,40 28 1 Unid. live guarda-rolpa 2 portas 3 prateleiras 839,99 839,99 29 10 Unid. escrivaninha 1 gaveta facility demobile 139,89 1.398,90 30 10 Unid. cadeira poltrona para escritorio 142,11 1.421,10 31 10 kit quadro decorativo ponte do brooklyn 134,91 1.349,10 32 10 Unid.escultura decorativa familia; mae e filha se abracando 169,99 1.699,90 33 10 Unid. lustre platon decorado sobrepor quadrado 1 lampada 25 cm 42,42 424,20 34 30 Kit lanpadas 10 Lâmpadas Led Halopin G9 5w Bivolt Para Lustres Branco Quente 3000k 84,99 254,97 35 20 Unid aranhadela shim 2 focor parede muro interna externa st1597 21,00 420,00 36 1 Unid computador “pdv 15'' tanca tot-650 touch sreen usb.vga.hdmi 4.151,60 4151,60 37 1 Unid multifuncional epson eco tank l3150 tanque de tinta colorida,wi-fi direct, usb,bivolt 1.229,00 1.229.00 38 5 Unid cadeira de escritorio co base cromada prizi essencial-preta 319,90 1.599,50 39 5 Unid cadeira de escritorio tudio negal 150 cm 240,11 1.200,55 40 5 Kit escritorio93 pçs (porta lapis,porta chips,bandeja) 187,00 935,00 41 6 Kit pires jogo de xicara cha café branca 170 ml poecelana c/6 51,56 51,56 42 6 Kit para xicara de cha porcelana 15 cm jogo 06 52,57 52,57 43 6 Kit com c/6 pratos sobremesa 18 cm melamine redondo plastico resistente 27,97 139,85 44 120 Kit faca/garfo/colher (sobremesa) 949,99 949,99 45 6 Kit jogo de copos sm manchester 300 ml com 6 peças 34,90 174,50 46 6 Kit jogo de 6 taças para vinho tinto castro,bohemia,transparente,450 ml 177,70 873,00 47 6.000 Unid guardanapo de papel interfolha 10 cmx20 cm c/6000 unds-nobre 66,95 133,90 47 10 Unid frigobar philco 85 litros preto-pfg85pg-220v preto 149,99 1.499,90 48 1 Unid freezer horizontal 205l midea rcfb2 branco 1.599,90 1.599,90 49 12 Unid c combo gin Tanqueray London dry 750 ml-6 unid 749,90 1499,80 50 12 Unid c combo gin gordon's 750 ml-6 unid 439,90 879,80 51 100 Unid g cerveja heineken garrafa 250 ml 4,39 439,00 52 10 Unid rack retro goslar fosco preto 162 cm 335,95 3.359,50 53 2 Unid mesa de peboblim (toto)-titanium 183,25 366,50 54 1 Unid estante infantil retro branca 9150x71 cm) 324,80 324,80 55 1 Unid cozinha compreta madeira reinas 1.478,61 1.478,61 56 1 Unid mesa madesa retangular para escritorio com tampo de madeira 5319 rustic 369,90 369.90 57 1 Unid mobiliario moderno da sala da conferencia do escritorio da asla da reuniao para o hotel 2.599 2.599,00 58 10 Kit conjunto mesa e cadeira com espriquiçadeiras e ombrelone 2.939,55 2.939,55 59 100 Kit higiene sabonete e shampo para hotel 100 unid 100,00 500,00 60 10 Unid camisa social masculina manga curta 53,80 63,80 61 10 Unid camisa social feminina manga curta 51,00 61,00 62 10 Unid cauça brim operacional com elastico e bolsos com faixa refletiva cinza 59,90 599,00 63 10 Unid cauça brim operacional com elastico e bolsos com faixa refletiva cinza 69,90 699,00 64 10 Unid sapato feminino cinza escuroca39848 n:34 1 par sticky shoes 77,47 774,70 65 10 Unid sapato lady works-preto 94,90 949,00 total $114.729,56 localizaçao-escritorio de compras- departamento de compras classificaçao dos principais riscos risco fisicorisco quimicorisco biologicorisco economicorisco acidente Colunas1Colunas2Colunas3Colunas4Colunas5 risco fisiconão há risco quimiconão há risco biologiconão há risco ergonomicopostura inadequada risco acidenteacidente causador de lesao