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AULA 3 INDICADORES DE GESTÃO DE PESSOAS Profª Gislaine Teles Rodrigues Potta 2 CONVERSA INICIAL Olá! Vamos aprofundar ainda mais nosso conhecimento em Indicadores de Gestão de Pessoas? Nesta aula, vamos compreender a necessidade de se estabelecer indicadores que corroborem para o sucesso organizacional. Manter a empresa caminhando no rumo não é uma tarefa fácil para os gestores, por isso a necessidade de desenvolver ações e estratégias com base nas análises fornecidas pelos indicadores. Especificamente, os indicadores de absenteísmo e o indicador de rotatividade são os mais estudados, pois estão diretamente relacionados ao objetivo de produtividade da organização. TEMA 1 – INDICADOR DE ROTATIVIDADE Como já sabemos, a rotatividade é um tema muito estudado pelas organizações, pois custa caro. A rotatividade de pessoal, também conhecida por turnover, é baseada no volume de entrada e saída de funcionários durante certo período, em termos percentuais. Para tanto, vamos calcular separadamente o índice de entrada (admissão). Neste cálculo, utilizamos o número de admissões pelo número de empregados do mês anterior ao mês de estudo. Exemplo: aplicada a fórmula para o mês de fevereiro, temos quatro admissões contra 1.430 empregados (final do mês de janeiro). Índice de entrada = nº admissões (no mês) / nº de empregados (mês anterior) x 100 Índice de entrada = 4 / 1430 x 100 Índice de entrada = 0,279 arredonda-se para 0,3% Para a análise desse indicador, o gráfico de linha seria uma boa opção para indicar a flutuação dos dados ao longo do tempo. Agora, vamos calcular separadamente o índice de saída (desligamento). Da mesma forma que o indicador anterior, o índice visa identificar o impacto percentual das saídas (por demissões ou pedidos de demissão) sobre o quadro de empregados do mês anterior. Exemplo: aplicada a fórmula para o mês de fevereiro, temos dois desligamentos contra 1.430 empregados (final do mês de janeiro). 3 Índice de saída = nº desligamentos (no mês) / nº de empregados (mês anterior) x 100 Índice de saída = 2 / 1430 x 100 Índice de saída = 0,13 arredonda-se para 0,1 % O gráfico de linha ou coluna pode ser opção para visualizar a flutuação dos dados ao longo do ano. 1.1 Turnover Agora que já calculamos separadamente os índices de entrada e saída, fica fácil entender o indicador mais famoso na área de recursos humanos. O turnover global é a média dos indicadores de entrada (admissão) e de saída (desligamento) pelo número de empregados no mês anterior. Vamos calcular o turnover referente ao mês de março: • Admissões = 36; • Demissões = 18; • Nº total de empregados em fevereiro = 1.432. Turnover global = (Número de admissões + número de desligamentos) / 2 / número total de funcionários x 100 Turnover março = (36 + 18) / 2 / 1.432 x 100 Turnover março = 27 / 1.432 x 100 Turnover março = 1,88 arredonda-se para cima = 1,9 % Para melhor visualização e interpretação desse indicador, sugere-se o gráfico de colunas. A interpretação desse índice de rotatividade vai depender do tipo de negócio da organização, da estratégia de competitividade e de políticas de recursos humanos focadas para o desenvolvimento de profissionais. Para ter um índice menor, é importante avaliar as causas, diagnosticar e propor soluções para cada uma delas. 1.2 Turnover por substituição As substituições podem acontecer por diversos fatores. Sendo assim, a rotatividade não é uma causa, mas um efeito de algumas variáveis, sejam elas internas (políticas de RH, cultura organizacional etc.) ou externas (legislação, economia, mercado de trabalho etc.). 4 Embora tenhamos calculado o turnover global, aqui devemos tirar as entradas por aumentos de quadro — vagas que não existiam no passado — ou por redução de quadro — vagas que deixarão de existir. Vejamos o exemplo a seguir (Assis, 2014, p. 66). No mês de março, tiveram 36 entradas (admissões), porém 30 entradas (admissões) aconteceram por substituição e seis por aumento de quadro (vagas que não existiam no passado). Supondo que, das 18 demissões, três tenham sido em um setor que passará a ter três vagas a menos (onde pessoas não serão substituídas). Turnover por substituição = (nº de admissões (no mês) por substituição + nº de admissões (no mês) com substituição) / 2 / nº de empregados (mês anterior) x 100 Turnover por substituição março = ((36-6) + (18-3)) / 2 /1.432 x 100 Turnover por substituição março = (30 + 15) / 2/ 1.432 x 100 Turnover por substituição março = 1,6 % Para a análise desse indicador, o gráfico de coluna também é indicado, por permitir a visualização sobre os aumentos e reduções de quadro. TEMA 2 – INDICADOR DE ABSENTEÍSMO Este indicador também tem uma relação direta com a produtividade e os custos para a organização. Aponta quantas horas de trabalho estão sendo desperdiçadas devido ao número de atrasos, faltas ou saídas por parte dos funcionários, sendo eles justificados ou não. As abstenções afetam a dinâmica do trabalho e consequentemente o processo produtivo. Também podem revelar problemas relacionados a ambiente de trabalho, relação com superiores, políticas de recursos humanos, dentre outros. Para o cálculo do índice de absenteísmo (ausências ao trabalho, seja por falta, por atraso ou por saídas antecipadas), é preciso saber o número de dias úteis do mês que pretendemos calcular e o número de dias (ou horas) não trabalhados. Importante verificar que o mês é uma variável considerável por apresentar mais ou menos dias úteis de trabalho. Vejamos o exemplo a seguir. Na empresa GAMA, no mês de janeiro, há um quadro efetivo de força de trabalho de: 1.430/mês, tendo 22 dias úteis (desconsiderando-se sábado e domingo) e dias não trabalhados: 2.877. 5 Absenteísmo total = (nº de dias não trabalhados / (nº de empregados x nº de dias úteis)) x 100 Absenteísmo total = (2.877 / (1.430 x 22)) x 100 Absenteísmo total = (2.877 /31.460) x 100 = 9,1% Você também encontrará para o cálculo do absenteísmo, a seguinte fórmula: Horas perdidas / horas trabalhadas x 100 Para este indicador, o gráfico de linha é o mais utilizado. Para entender o índice, a empresa na prática deve buscar entender essas ausências para saber se o índice é alto ou baixo. O ano de 2020, por exemplo, foi marcado por altos índices de absenteísmo devido ao enfrentamento do Covid-19. O número de funcionários afastados foi grande na maioria das empresas, o que leva a uma análise separada e específica para entender a amplitude do indicador, e isso contribui para uma visão mais ampla para um determinado período. TEMA 3 – INDICADORES DE RESULTADO DE TREINAMENTO Para Chiavenato (2014), o processo de treinamento é um meio de promover o desenvolvimento de competências e habilidades que tornem o indivíduo mais produtivo, criativo e inovativo, executando com maestria suas tarefas para o alcance dos resultados organizacionais. O treinamento favorece o enriquecimento do capital intelectual da organização. Por isso, algumas empresas investem parte de seus lucros em seu orçamento anual, destinando assim um percentual para treinamentos, visando melhorias organizacionais. No entanto, o investimento em treinamentos tem um custo muito elevado. Por isso, medir os resultados dos treinamentos é uma forma de visualizar o quanto a organização está investindo nesse processo de gestão de pessoas e qual tem sido a efetividade dessa ação para a organização. É um trabalho de análise que os gestores de recursos humanos precisam fazer para poder justificar investimentos em treinamento e desenvolvimento, sabendo assim se tem valido a pena investir na qualificação dos funcionários. Cabe agora apresentar como demonstrar esses resultados do treinamento por meio de dados, a porcentagem de empregados treinados e o custo médio dos treinamentospor empregado, além do ROI. 6 3.1 Empregados treinados pelo número de empregados totais Este indicador está relacionado ao tempo médio de treinamento por empregado, como medida de esforço para assegurar maior qualificação e desenvolvimento, por meio de ações diretas de treinamento, segundo Assis (2014, 142) são utilizados: “workshops e seminários ou do suporte às chefias com assessoria, aconselhamento, coaching e consultoria”. Esse indicador é obtido dividindo-se a quantidade de empregados treinados pela quantidade média de empregados no período analisado, veja a seguir: Percentual de empregados treinados = empregados treinados x 100 média de empregados no período Veja o exemplo: • Quantidade de empregados treinados = 6 • Média de empregados = 80 • Percentual de empregados treinados = 6 / 80 x 100 = 7,5% Visto esse número de indicador, ações e esforços podem ser tomados pela área de recursos humanos para disponibilizar recursos para setores, departamentos que estejam com mais necessidade de treinamento e desenvolvimento, além de poderem, com essa informação, compararem seus resultados com empresas concorrentes, conhecendo assim as melhores práticas de mercado. 3.2 Custo médio de treinamento per capita Este indicador tem relação com o valor gasto com treinamento e o número de funcionários na empresa, conforme fórmula a seguir. Você também deve considerar treinamentos externos e internos, incluindo todas as despesas. Custo médio de treinamento per capita = Despesas totais com treinamento Média de empregados no período Com base neste indicador, a organização poderá avaliar se o investimento em custo dos programas de treinamento trouxe algum retorno sobre o investimento. Veja o seguinte exemplo: uma empresa investiu em custo de treinamento R$ 150.000,00 no ano. Ela precisa saber quanto desse custo foi para cada empregado, pois isso pode levantar dúvidas acerca do valor investido. 7 3.2.1 Retorno do investimento em treinamento (ROI) Na área de Recursos Humanos, também se fala muito do retorno sobre o investimento (ROI), sendo uma relação entre o investimento em treinamento, desenvolvimento e o lucro de uma empresa. O retorno do investimento em treinamento é avaliado se a realização de capacitações trouxe bons resultados financeiros. O ROI é calculado dividindo-se os resultados obtidos com treinamento, como uma redução de custo que a empresa obteve ou um incremento nas vendas, pelo seu custo. TEMA 4 – INDICADORES DE RESULTADOS DE TREINAMENTO NA PRÁTICA Para um planejamento estratégico da área de Recursos Humanos, é fundamental ter claro quais são os objetivos estratégicos e visão de futuro – saber onde a empresa pretende chegar. Para isso, ter em mente quais os processos e realizações operacionais são necessários para atingir esses objetivos. Dessa forma, as organizações têm investido em programa de treinamentos que visem melhor eficácia, tornando as pessoas mais produtivas, evitando desperdícios na linha de produção, melhorando o ambiente de trabalho, mas como saber se os programas de treinamento têm atingido seus objetivos e esforços? Segundo Chiavenato (2014), os programas de treinamento visam a superação de gaps, melhorar o desempenho no cargo e fornecer valor agregado e consequentemente resultados para a organização. A representação dos empregados treinados sobre o número total de empregados é um indicador clássico na área de treinamento, fornecendo para os gestores informações referentes ao número de pessoas treinadas durante o ano e número de horas de treinamento por funcionário sobre o total de empregados. Como já vimos anteriormente, saber se o investimento de custo no ano em treinamento está sendo dividido corretamente pela força total de empregados é relevante para propor novas ações de melhorias na área de treinamento e desenvolvimento. O indicador de horas de treinamento por empregado no ano é calculado dividindo-se o volume bruto em horas de treinamento pelo número médio de empregados da empresa. Veja a fórmula a seguir: Índice de horas de T&D = (horas de treinamento) / (nº médio de empregados) 8 Vamos aprender a calcular o número médio de empregados? O número médio de empregados pode ser calculado por meio da média aritmética simples da quantidade de empregados mês a mês, ou somando a quantidade de empregados no primeiro e no último dia do ano e dividindo esse resultado por dois. Nº médio de empregados = nº empregados em janeiro + nº emp. fev. … + nº emp. dez. 12 OU Nº médio de empregados = nº empregados 1º dia do ano + nº emp. último dia do ano 2 Outro fator relevante para a análise desse indicador é se entrará para os cálculos quantidade de trainees e afastados. Essa informação deve ser definida pela diretoria de RH para não mascarar os resultados, pois podem ficar de fora trainees por receberem treinamentos durante o programa específico e os empregados afastados, sem poderem realizar o treinamento. Vale lembrar que o cálculo poderia ser feito para a análise, com o quadro total de empregados, considerando os estagiários e os terceirizados, caso estes participem dos treinamentos da empresa, apesar de não fazerem parte do quadro de efetivos. Vamos conhecer na prática o indicador de horas treinadas por empregado. Exemplo: • Nº de horas de treinamento no ano = 600 • Nº médio de empregados no ano = 80 • Horas de treinamento por empregados = 600 = 7,5 80 • Conclusão: investiram-se 7,5 horas de treinamento por empregado no ano. Cabe aqui estudar quantas horas foram destinadas para cada tipo de treinamento, motivo e ambiente. O indicador de empregados treinados no ano é calculado dividindo-se o número de empregados efetivamente treinados pelo número médio de empregados no ano. Para o cálculo, usa-se a fórmula a seguir: Percentual de empregados treinados = empregados treinados x 100 média de empregados no período Vejamos o exemplo abaixo: 9 • Nº de empregados treinados = 50 • Nº médio de empregados = 80 • Índice de empregados treinados durante o ano = 50 x 100 = 62,5 % 80 É relevante observar que para fins de comparação entre áreas, setores ou concorrência, se faz necessário o ajuste da jornada dos empregados com a mesma jornada de trabalho. Para tanto, converte-se a quantidade de empregados com jornada diferenciada por meio da multiplicação da quantidade de empregados pela jornada, dividindo o resultado pela jornada normal dos demais empregados. 4.1 Custo médio dos treinamentos por empregados O treinamento tem sido uma estratégia de aumentar a produtividade e a melhoria no comportamento das pessoas para o alcance dos objetivos organizacionais e de proporcionar maior valorização para seu capital intelectual. Sendo assim, o indicador de custo médio dos treinamentos por empregado mostra o quanto a empresa está investindo em treinamentos para cada empregado. O cálculo desse indicador é feito por meio da divisão do investimento total em atividades de treinamento pelo número de empregados totais da empresa. Exemplo: • Investimento total em treinamento = R$ 250.000,00 • Total de empregados da empresa = 200 • Custo médio dos treinamentos/empregado = 250.000,00 / 200 = 1.250,00 • Investimento em treinamento por ano por empregado é de: R$ 1.250,00 4.2 Retorno sobre o investimento em treinamento ROI Este é um indicador difícil de mensurar, pois ele mede o retorno sobre o investimento — ROI (Return On Investment) — de uma organização. Para tanto, precisa da receita bruta para saber se a empresa está fazendo mais (maiores vendas, maior produtividade, qualidade, diminuição do absenteísmo e da rotatividade, dentre outras) com menos (investimento, dinheiro) com relação ao quefoi investido em treinamento. Custo médio dos treinamentos por empregado = Investimento total em treinamento Total de empregados da empresa 10 Para o cálculo do ROI, leva em consideração a receita bruta da empresa menos as despesas totais, desconsiderando as despesas com treinamento, e divide esse valor pelo total das despesas com treinamento. ROI = Receita bruta – (Despesas totais – Despesas com treinamento) Despesas com treinamento Veja o exemplo abaixo: • Receita bruta = R$ 45.480.000,00 • Despesas totais = R$ 15.400.000,00 • Despesas com treinamento = R$ 250.000,00 • ROI = 45.480.000,00 – (15.400.000,00 – 250.000,00) 250.000,00 • ROI = 45.480.000,00 – 15.150.000,00 = R$ 121,32 250.000,00 O resultado demonstra que, para cada R$ 1,00 investido em treinamento, houve um retorno do investimento de R$ 121,32. O indicador de ROI pode ser representado por meio de gráficos de linhas, barras ou colunas, demonstrando ano a ano o resultado obtido com os treinamentos. TEMA 5 – INDICADORES DE REMUNERAÇÃO A área de Recursos Humanos é complexa e depende muito das estratégias da organização, ou seja, de um bom planejamento de RH para saber o que analisar, o que corrigir e que ações e direção seguir identificando oportunidades de melhorias e potencialização de resultados. Segundo Assis (2014), os indicadores de remuneração fornecem informações para a empresa manter o equilíbrio interno dos salários e dão origem à criação de um sistema de reconhecimento/recompensa e desenvolvem medidas que permitam compreender seu próprio desempenho e comparar com a concorrência. Veja alguns indicadores operacionais que podem ser levados em conta para análise: Quantidade de aumentos espontâneos individuais, quantidade de aumentos e mérito concedidos, quantidade de promoções realizadas, número de cargos (geral e por plano de cargos), quantidade de reclassificações, crescimento do salário versus crescimento da inflação, 11 quantidade de aumentos compensados, quantidade de empregados contemplados em aumentos espontâneos e legais. Número de registros processados na folha de pagamento, número de pensões pagas através da folha de pagamento, tempo médio de processamento da folha de pagamentos, índice de fechamento da folha no prazo e índice de estorno em contabilizações. (Assis, 2014, p. 157) Segundo Chiavenato (2004), as organizações têm interesse em investir em recompensas e em um sistema de remuneração que permita às pessoas se desenvolverem e desempenharem suas atividades, de modo a alcançar os objetivos organizacionais. Muitas empresas praticam a remuneração básica (salário mensal ou salário hora), que é o recebimento pela venda de sua mão de obra. Temos um segundo componente da remuneração que são os incentivos salariais (bônus, participação nos resultados) estruturados para recompensar o bom desempenho do funcionário. Já o terceiro componente da remuneração total são os benefícios, conhecido como remuneração indireta. Podem ser classificados em espontâneos, oferecidos pela empresa por vontade própria (restaurante, seguro de vida, transporte próprio, assistência médica, assistência odontológica, creche, horário flexível, dentre outros); ou compulsórios, de acordo com o que a legislação ou de acordos coletivos de trabalho (férias, 13º salário, aposentadoria, salário-família, seguro de acidentes de trabalho, auxílio-doença, auxílio-maternidade etc.). (Fidelis; Banov, 2006). 5.1 Índice da folha nominal versus faturamento líquido A importância de se fazer uma administração de salários está em conhecer aspectos relevantes, como o índice da folha nominal versus o faturamento líquido da empresa, para analisar sua representatividade e influência nos elementos de descentralização de poder, conhecimentos, habilidades, atitudes, capacitação contínua — o quanto o indivíduo vale para a organização e o valor simbólico do salário para o indivíduo — o status social, dando significado e grande valor ao pertencer ao cargo e a organização (Hipólito, 2006). Para efetuar o cálculo deste indicador, divide-se o valor da folha nominal do mês pelo faturamento líquido do mês, então, multiplica-se por 100. Veja a fórmula abaixo: Valor da folha nominal do mês × 100 Faturamento líquido do mês 12 Vejamos o exemplo a seguir: Se uma empresa X tem uma folha nominal de R$ 4.000.000,00 e um faturamento líquido de R$ 30.800.000,00, o índice terá a que representatividade? 4.000.000,00 / 30.800.000,00 = 13% O índice de representatividade da folha nominal sobre o faturamento líquido é de 13%. Esse índice ajuda os gestores nas projeções de receitas e despesas em termos percentuais, o que facilita a interpretação e visualização dos relatórios. 5.2 Percentual de horas extras sobre os salários Este é um indicador de muita importância para as organizações e está relacionado à sua produtividade e consequentemente à lucratividade. Para melhorar a análise, outros indicadores podem contribuir, pois cabe aqui conhecer a força de trabalho disponível para a realização das atividades na organização e conseguir cumprir a produção e o atingimento das metas. O art. 58 da CLT prevê o seguinte: “A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite”. Podendo a jornada de trabalho ser estendida conforme o art. 59 da CLT: “A duração diária do trabalho poderá ser acrescida de horas extras, em número não excedente de duas, por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho”. Quanto à remuneração da hora extra, deverá ser acrescida 50% da hora normal (Brasil, 1943). Para o cálculo deste indicador, considera-se o valor total das horas extras. Isso deve ser feito mensalmente para acompanhar sua manutenção. Já encerrado o processamento da folha mensal, pega-se o resultado do valor total das horas extras e divide-se pelo valor total dos salários. Então, multiplica-se por 100 para obter o resultado em percentual. Veja a seguir a fórmula: (Valor total das horas extras / Valor total dos salários) x 100 Exemplo: a empresa GAMA teve como fechamento da folha mensal de pagamento os seguintes resultados: • Valor total de horas extras: R$ 47.500,00 • Valor total de salários: R$ 4.700.000,00 13 Sendo assim, o percentual das horas extras sobre o total dos salários é igual a 1,01%. Este indicador faz entender que o excesso de horas extras pode implicar em falta de planejamento de trabalho e erro no dimensionamento de mão de obra, devendo ser analisado por setor/departamento. Os custos das horas extras incidem sobre o salário, para fins de cálculo dos encargos sociais, dos repousos semanais remunerados, feriados, férias, 13º salário e aviso-prévio. 5.2.1 Percentual da remuneração variável sobre os salários O sistema de remuneração está relacionado com a saúde da empresa e seu desenvolvimento. A remuneração fixa não é mais atrativa, uma vez que o foco da remuneração fixa está no cargo, e não na pessoa. A remuneração variável tem sido uma tendência atrativa para as organizações, buscando remunerar além do salário fixo, considerando outras variáveis definidas em função de metas e objetivos que incentivem as pessoas e que valorizem a participação de todos no alcance dos objetivos organizacionais. Segundo Chiavenato (2004), a remuneração variável está ligada ao conceito de incentivos salariais — recompensas financeiras para recompensar o bom desempenho (bônus, participação nos resultados, remuneração por competências, distribuição de lucros) do funcionário. Para calcular este indicador, parte-se do valor da soma das variáveis que compõem a remuneração variável. Então, divide-se este valor pelo valor dos salários totais e multiplica-se por 100 para obter o resultadoem percentual. Veja a fórmula a seguir: (Total da remuneração variável / Total dos salários) x 100 Exemplo: após o fechamento da folha mensal, uma empresa obteve os seguintes resultados: • Total de comissões: R$ 20.000,00 • Total de gratificações: R$ 5.000,00 • Total da participação nos resultados R$ 220.000,00 • Total dos salários R$ 4.700.000,00 Neste caso, teria um percentual de remuneração variável sobre os salários de 5,2%. 14 Conhecer os indicadores-chave para o desenvolvimento de ações e correções é fundamental para o crescimento da organização. 15 REFERÊNCIAS ASSIS, M. T. de. Indicadores de gestão de recursos humanos: usando indicadores demográficos, financeiros e de processos na gestão do capital humano. 2. ed. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2014. BRASIL. Consolidação das Leis do Trabalho – CLT. Aprovada pelo Decreto-Lei n. 5.452, de 1º de maio de 1943. Disponível em <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm>. Acesso: 31 jan. 2022. CHIAVENATO, I. Gestão de pessoas: e o novo papel dos recursos humanos nas organizações. Rio de Janeiro: Elsevier, 2014. FIDELIS, G. J.; BANOV, M. R. Gestão de recursos humanos: tradicional e estratégica. São Paulo: Érica, 2006. HIPÓLITO, J. A. M. Administração salarial: a remuneração por competências como diferencial competitivo. São Paulo: Atlas, 2006.