1 4 - REGISTRO DE EMPREGADOS

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REGISTRO DE EMPREGADOS 
 
Pedro Edmundo Boll 1 
Pedro Edmundo Boll Júnior 2 
Vanessa Carolina Boll 3 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1 Pedro Edmundo Boll é Mestre em Ciências Empresariais e Especialista em Contabilidade e Auditoria pela UFP – 
Universidade Fernando Pessoa de Portugal, Especialista em Administração e Planejamento para Docentes e Bacharel 
em Ciências Contábeis pela ULBRA – Universidade Luterana do Brasil, Bacharel em Direito pela UNISINOS – 
Universidade do Vale do Rio dos Sinos. É sócio de escritório contábil desde 1988, atuando em assessoria e consultoria 
empresarial nas áreas contábil, fiscal, tributária, pessoal e societária. É perito-contador atuando em processo judiciais 
desde 1992 nas esferas trabalhista, cível e federal. 
2 Pedro Edmundo Boll Júnior é Contador, bacharel em Ciências Contábeis pela Universidade Luterana do Brasil - 
ULBRA. Especialista em Perícias Judiciais, pós-graduado em Gestão de Perícias Judiciais pelo Instituto de Ensino 
Superior Meridional - IMED. E, está cursando a graduação em Ciências Atuariais pela Universidade Federal do Rio 
Grande do Sul – UFRGS. 
3 Vanessa Carolina Boll é Especialista em Direito do Trabalho e Processo do Trabalho e Bacharel em Direito pela 
UniRitter – Centro Universitário Ritter dos Reis. É servidora pública concursada do Tribunal Regional do Trabalho da 4ᵃ 
Região. 
DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA O REGISTRO DE EMPREGADOS 
 Para garantia da fidedignidade das informações e para regularidade do vínculo 
empregatício, cabe ao empregador exigir documentos do empregado. Conforme disposto na CLT 
e na regulamentação esparsa, na admissão de empregado caberá ao empregador solicitar: 
a) Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS, obrigatória para o exercício de 
qualquer emprego, inclusive de natureza rural, mesmo em caráter temporário; 
b) Atestado de Saúde Ocupacional - ASO; 
c) Título de eleitor, para os maiores 18 de anos, facultado para empregado entre 16 e 18 
anos; 
d) certificado de reservista ou de alistamento militar, para os empregados brasileiros do 
sexo masculino com idade entre 18 e 45 anos; 
e) Certidão de nascimento, casamento ou carteira de identidade (Registro Geral), conforme 
o caso; 
f) Cadastro Pessoas Físicas – CPF; 
g) Documento de Inscrição no PIS/PASEP - DIPIS, ou anotação correspondente na CTPS; 
h) Cópia da certidão de nascimento de filhos menores de 14 anos, para fins de 
recebimento de salário-família; 
i) Cartão da Criança, que, a partir de 01/07/91, substitui a carteira de vacinação. Deve ser 
apresentado o original do Cartão dos filhos entre 1 e 7 anos de idade; 
j) Comprovação de filiação dos filhos do empregado; 
k) Carteira Nacional de Habilitação (CNH), para os empregados que exercerão o cargo de 
motorista ou qualquer outra função que envolva a condução de veículo de propriedade da 
empresa; 
l) Carteira de habilitação profissional, expedida pelos Conselhos Regionais, para os 
empregados que exercerem profissões regulamentadas; 
m) Registro de habilitação na Delegacia Regional do Trabalho - DRT, anotado na CTPS, 
para os que exercerem as profissões de: agenciadores de propaganda, artistas, publicitários, 
jornalistas, atuários, arquivistas, técnicos de arquivo, radialistas, sociólogos, técnicos em 
secretariado, técnicos de segurança do trabalho, técnicos em espetáculos de diversões e 
guardadores de veículos; 
n) Carteira de Registro Nacional Migratório – CNRM expedida pela polícia federal, no caso 
de estrangeiros. 
 
 Quanto à inscrição no Programa de Integração Social – PIS, esta é exigida para os 
funcionários de empresas privadas. Já a inscrição no Programa de Assistência aos Servidores 
Públicos – PASEP é exigida para servidores públicos e empregados públicos. 
Cabe ao empregador verificar, na parte destinada a “Anotações Gerais”, o competente 
registro relativo ao cadastramento no PIS. Na ausência desta anotação e não tendo o empregado 
apresentado o documento comprobatório do cadastramento, a empresa deverá cadastrá-lo. 
Atualmente, o processo de cadastramento é feito pelas Delegacias Regionais do Trabalho quando 
emitida a primeira CTPS do trabalhador, conforme art. 1º da Portaria SPES nº 001/1997. 
 Quanto ao Cartão da Criança e comprovação de filiação dos filhos dos empregados, estes 
documentos são necessários para a percepção de salário-família. Logo, são dispensáveis àqueles 
que não fazem jus ao benefício. 
 
 Além dos documentos listados acima, o empregador poderá solicitar, de acordo com os 
interesses individuais de cada empresa, e desde que não causem constrangimento ou dano ao 
empregado, outros documentos como cartas de referência, atestado de escolaridade, solicitação 
de emprego, ficha de antecedentes criminais e outros. 
 
 
E-SOCIAL 
No sistema e-Social, deverá ser gerado e enviado um evento denominado de "S-2200" que 
é o evento de "Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador", no qual se 
registra a admissão do empregado ou o ingresso de servidores estatutários. O e-Social, também, 
serve para o cadastramento inicial, pela empresa ou órgão público, de todos os vínculos ativos, 
com seus dados cadastrais e contratuais atualizados. O envio do evento de admissão ou ingresso 
deve ser informado nos seguintes prazos: 
01) Até o último dia do mês subsequente ao do início da obrigatoriedade de envio dos 
eventos não periódicos, para os vínculos iniciados até o último dia do mês anterior a essa 
obrigatoriedade ou antes do envio de qualquer outro evento relativo ao empregado; 
02) Até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação dos serviços para os 
empregados admitidos a partir do dia seguinte ao início da obrigatoriedade de envio dos eventos 
não periódicos ao e-Social. No caso de sucessão trabalhista, ou se o empregador fizer a opção de 
enviar as informações preliminares de admissão por meio do evento “S- 2190 – Admissão do 
Trabalhador – Registro Preliminar”, o prazo de envio do evento S- 2200 é até o dia 7 (sete) do 
mês subsequente ao da sua ocorrência, antecipando-se este vencimento para o dia útil 
imediatamente anterior quando não houver expediente bancário, ou antes da transmissão de 
qualquer outro evento relativo a esse empregado. 
03) No dia do início da prestação dos serviços para os empregados admitidos na data do 
início da obrigatoriedade de envio dos eventos não periódicos ao e-Social; 
04) Até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da entrada em exercício de servidor 
estatutário, independente do regime previdenciário ao qual ele esteja vinculado, antecipando-se 
este prazo para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário ou antes 
da transmissão de qualquer outro evento relativo a esse servidor. 
E, ainda, devem ser observadas as seguintes situações de atenção na geração do evento: 
a) O evento S-2200 só é gerado para funcionários com categoria 101,102, 103, 104, 105, 
106, 111, 301, 302, 303, 306, 307 e 309 ; 
b) Ao realizar o cadastro do funcionário preenchendo todas informações obrigatórias que 
constam no manual do e-Social e gravando o cadastro clicando no "Gravar"; 
c) Este é criado na aba Funcionário - ícone Funcionário - Preencher os dados obrigatórios 
que constam no manual do e-Social - clicar em "Gravar" 
 
 
ANOTAÇÃO NA CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL 
Anotação na CTPS deve ser realizada no momento em que o empregado começa a 
prestar serviços. Assim, de posse da documentação necessária, a empresa deverá obedecer às 
seguintes formalidades legais relativas ao registro: 
a) A empresa deve anotar a CTPS com as informações do contrato de trabalho e devolver 
o documento ao empregado com recibo indicando a data e hora da devolução. O prazo 
improrrogável para a anotação da CTPS e respectiva devolução é de 48 horas, sob pena de multa 
por retençãoindevida do documento. 
O retardamento na devolução ou recusa em proceder às respectivas anotações por parte 
da empresa enseja ao empregado o direito de, pessoalmente ou por intermediário de seu 
sindicato, apresentar reclamação perante a Delegacia Regional do Trabalho. 
b) Na CTPS devem constar os dados relativos ao contrato de trabalho, tais como: data de 
admissão, tipo de remuneração, forma de pagamento, função e condições especiais, se houver. 
Deve ainda ser anotado na CTPS, por ocasião da admissão, o prazo da vigência do contrato 
quanto por tempo determinado e a identificação da conta vinculada do FGTS. 
c) O empregador também deve anotar na CTPS dos seus empregados, por ocasião da 
admissão, o código do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas). Referida anotação será 
feita nas folhas referentes a “Anotações Gerais”, podendo ser efetuada mediante aposição de 
carimbo padronizado do CNPJ; 
 
Outras anotações devem ser realizadas na CTPS do empregado durante a vigência do 
contrato de trabalho, tais como a ocorrência de férias, prorrogação do contrato a prazo 
determinado, mudança de função ou de local de trabalho, entre outros. Ou seja, a CTPS deve ser 
atualizada com freqüência pelo empregador, observando as alterações das cláusulas durante o 
curso do contrato de trabalho. 
No que se refere a alterações salariais, a Portaria MTPS n.º 3.626, de 13/11/91, determina 
que a atualização das anotações da CTPS seja efetuada na data-base da categoria a que 
pertença o empregado, salvo na rescisão contratual, ou, a seu pedido, para fins previdenciários. O 
empregador fica obrigado, quando solicitado pelo trabalhador, a informar as alterações salariais 
havidas posteriormente à última constante da CTPS. 
 
 
REGISTRO EM LIVRO, FICHA OU SISTEMA ELETRÔNICO DE EMPREGADOS 
O registro do empregado na documentação da empresa também deve ser realizado assim 
que iniciar a prestação de serviços. É aplicável multa às empresas que manterem empregados 
sem o devido registro. 
Conforme estabelece a Portaria MTPS n.º 3.626/91, o registro de empregador deve contar 
obrigatoriamente as seguintes informações: 
 a) Identificação do empregado, com número e série da CTPS ou Número de Identificação 
do Trabalhador – NIT; 
 b) Data de admissão e data de despedida; 
 c) Cargo ou função; 
 d) Remuneração ou forma de pagamento; 
 e) Local e horário de trabalho; 
 f) Concessão de férias; 
 g) Identificação de conta vinculada do FGTS e da conta do PIS/PASEP; 
 h) Acidente de trabalho e doença profissional, quando tiverem ocorrido. 
 
Além da anotação na CTPS e registro do empregado, é obrigação do empregador a 
comunicação mensal de todas as admissões e dispensas ocorridas na empresa por meio de 
formulário próprio destinado à Secretaria do Trabalho.