Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
CONSULTORIA EMPRESARIAL Luciano de Oliveira Oliveira Diagnóstico em consultoria organizacional Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados: � Identificar alguns fatores envolvidos na análise do diagnóstico em consultoria organizacional. � Expressar os componentes que envolvem o modelo de diagnóstico. � Reconhecer a importância e os passos da coleta dos dados a serem utilizados para o diagnóstico. Introdução Após sua contratação, o consultor dará início aos trabalhos. Para isso, ele deve conhecer melhor a organização onde irá trabalhar, analisando seu funcionamento, procurando levantar os dados necessários para identificar as demandas e realizando um diagnóstico da situação em que ela se encontra. Trata-se de um momento novo, de conhecimento mútuo, em que consultor, gestores e colaboradores da empresa-cliente precisam cola- borar um com o outro e aprender a entender de que forma podem se ajudar. O consultor deve fazer o cliente entender que precisa de tempo para avaliar adequadamente a realidade da empresa. Somente depois de ter realizado um diagnóstico conclusivo, poderá pensar nas melhores técnicas e estratégias para desenvolver ações resolutivas. Neste texto, você vai aprender sobre a fase inicial do trabalho de consultoria, ou seja, a fase de diagnóstico. Em seguida, você vai ver os elementos que envolvem o diagnóstico. Por último, vai analisar o processo de coleta de dados, sua importância e as fases que compreendem esta etapa do diagnóstico. U N I D A D E 3 Identificação interna do documento 6LX23FJDF3-QJZ0ZF1 Diagnóstico em consultoria organizacional Na consultoria organizacional, a fase do diagnóstico é a fase da descoberta, mas é importante o consultor estar ciente da importância desse momento, cuja finalidade é impulsionar ações que busquem resolver as demandas en- contradas no diagnóstico, melhorando o desempenho da organização. Dessa forma, a abordagem deve ser voltada para a identificação de fatores que podem ser controlados pelo cliente e que influenciam o problema. Assim, o comprometimento do cliente com as ações do consultor é fundamental, e, nesse sentido, ele deve prestar informações fidedignas para que o diagnóstico retrate fielmente a situação da empresa. Ao consultor cabe estabelecer um diálogo com os colaboradores da organi- zação envolvidos nos processos a serem avaliados. Cabe a ele, também, buscar informações sobre a história da empresa, sua cultura, estrutura e atuação e confrontar essas informações com as que obteve na análise que deveria realizar antes da sua contratação. A avaliação do desempenho da empresa-cliente é um dos fatores que deve ser cuida- dosamente examinado, pois pode mostrar se a administração da empresa está sendo feita de forma adequada. Nesse momento, é importante que o consultor realize um diagnóstico socioeconômico da empresa, analisando sua performance. No aspecto estratégico, observa-se a empresa como um todo, concentrando- -se em objetivos genéricos. Em relação ao aspecto tático, o consultor deve ater-se em um setor determinado, visualizando objetivos mais específicos e passíveis de mensuração. Já no campo operacional, observa-se especialmente uma atividade ou um processo, fixando objetivos mais específicos e acurados. Para o profissional consultor conseguir realizar um diagnóstico satisfatório da organização, deve levar em conta alguns elementos no processo de análise da empresa, examinando-a de forma geral. Confira os aspectos que merecem a atenção do consultor nesse momento: � Análise do balanço dos três últimos exercícios da empresa – analisar o balanço contábil, os indicadores financeiros, as demonstrações con- tábeis, entre outros documentos. Consultoria organizacional2 Identificação interna do documento 6LX23FJDF3-QJZ0ZF1 � Verificação da condição dos custos fixos e variáveis da organização – ao realizar a estrutura de custos, o consultor deve partir da visão global da organização. Em seguida, deve realizar uma análise setorial, passando pela administração, produção, comercialização, distribuição e manutenção da empresa. � Exame da situação mercadológica da empresa – ao realizar a análise mercadológica de empresa, o consultor deve pesquisar a situação do mercado em que ela é atuante. Além disso, deve avaliar o mercado consumidor dos produtos ou serviços da organização, seus fornecedores e concorrentes. � Estudo do equilíbrio da organização – realizado após as etapas descritas até aqui. O consultor, então, precisa verificar se a empresa está tendo lucro ou prejuízos com suas atividades. Observar o ponto de equilíbrio, ou seja, o mínimo de ganhos que a organização precisa ter para não sofrer prejuízo. � Análise do capital de giro da organização – capital de giro são os recursos financeiros utilizados para manter as atividades operacionais da organização. Pode ser de recursos próprios da empresa ou recursos de terceiros. Balanço contábil ou balanço patrimonial é a demonstração contábil-financeira de uma organização em determinado período de tempo. É realizada uma avaliação do patrimônio da entidade de forma qualitativa e quantitativa. O consultor analisa as informações relevantes para o seu trabalho e o modo como elas podem ser úteis no desenvolvimento de suas atividades. É necessário estar ciente de que seu objetivo maior é a ação, não a compreensão dos problemas encontrados. Nesse sentido, além das questões técnicas, deve concentrar-se em: � Usar linguagem clara e simplificada, para que as informações sejam compreendidas e inspirem confiança. Linguagem requintada pode passar a imagem de que o consultor está querendo ocultar informações. � Realizar seu estudo de forma simplificada, fazendo com que o cliente consiga visualizar os passos a serem dados. 3Diagnósticos em consultoria organizacional Identificação interna do documento 6LX23FJDF3-QJZ0ZF1 � Ser capaz de lidar com a resistência conforme for aparecendo. Uma das formas de atenuá-la é incluir o cliente no planejamento e na im- plementação das ações. � Dar a devida importância às informações obtidas sobre o funcionamento da empresa e analisar de que maneira as demandas encontradas estão sendo manejadas pela organização. Para compreender melhor o modelo de diagnóstico, observe a Figura 1. Figura 1. Modelo de diagnóstico. Fonte: Block (2001, p. 134). O desenvolvimento de competências pode determinar a forma como o cliente verá o consultor, auxiliando no processo de estabelecimento do vínculo de confiança necessário ao desenvolvimento dos serviços. Além disso, as competências demonstram sua habilidade técnica para lidar com a situação, evidenciando sua capacidade de resolução. Consultoria organizacional4 Identificação interna do documento 6LX23FJDF3-QJZ0ZF1 Com base no que foi apresentado, você consegue perceber que o diag- nóstico organizacional é realizado a partir da análise global da empresa, determinando suas fraquezas e oportunidades em relação à sua organização e seu funcionamento, a capacidade gerencial de seus gestores, seu know-how técnico e tecnológico, seu potencial produtivo e distributivo, suas possibili- dades mercadológicas e seus resultados financeiros. Após realizar a análise, cabe ao consultor emitir um parecer sobre cada um dos aspectos estudados, oferecendo sugestões para sua melhoria. Uma técnica que pode ser utilizada pelo consultor para a realização do diagnóstico da empresa é a análise SWOT. Trata-se de um tipo de observação da empresa, e seu objetivo é fazer a identificação dos pontos fracos e fortes da organização. A sigla SWOT significa: � S (strengths) – força � W (weakenesses) – fraqueza � O (opportunities) – oportunidades � T (treats) – ameaças A análise SWOT é a análise geral dos pontos fortes e fracos, das opor- tunidades e das ameaças encontradas na organização. Nela, verificam-se os ambientes internos e externos da organização. A análise SWOT, portanto, é uma importanteferramenta de diagnóstico e planejamento estratégico. Ela identifica fraquezas e forças do ambiente interno e as oportunidades e ameaças do ambiente externo. Podemos descrever como forças de uma organização os aspectos que a tornam reconhecida no mercado, gerando lucros e consolidando seu nome. As fraquezas podem ser descritas como a ineficiência, as perdas e a má reputação. As oportunidades referem-se à gestão da empresa e consideram vários fatores como determinantes. As ameaças são os riscos referentes à concor- rência com outras empresas e o insucesso diante de oportunidades perdidas. O Quadro 1 mostra a você algumas considerações a serem feitas em cada um dos fatores da matriz. 5Diagnósticos em consultoria organizacional Identificação interna do documento 6LX23FJDF3-QJZ0ZF1 Fonte: Chiavenato (2004, p. 587). Ambiente interno Ambiente interno Forças Fraquezas Oportunidades Ameaças � Competências distintas � Recursos financeiros � Qualidade do produto/ serviço � Liderança do mercado � Estratégias adequadas � Economias de escala � Isolamento de pressões � Tecnologia avançada � Vantegens de custo � Inovação no produto � Administração adequada � Estratégia vacilante � Posição deteriorada � Equipamento obsoletos � Baixa lucratividade � Baixa qualidade do produto/ serviço � Falta de talentos � Problemas operacionais � Pressões competitivas � Linha estreita de produto/ serviço � Má imagem no mercado � Desvantagem competitiva � Novos mercados � Novas linhas de produto/ serviço � Diversificação de produto/ serviço � Integração vertical � Integração horizontal � Poucos concorrentes � Crescimento do mercado � Novos clientes � Novas tecnologias � Produtos adicionais � Novas estratégias � Novos concorrentes � Produtos substutivos � Redução dos mercados � Novas leis restritas � Pressões competitivas � Ciclo de negócio vulnerável � Novas necessidades � Mudanças geográficas � Poucos fornecedores � Mudanças sociais/ culturais � Concorrência desleal Quadro 1. Considerações da análise SWOT. Aplicar um diagnóstico organizacional é conhecer melhor a realidade da empresa. Esse conhecimento apresenta uma nova realidade com objetivos mais seguros, além de prever problemas que poderiam comprometer o bom funcionamento no futuro. O diagnóstico é importante para que todas as decisões sejam assertivas na gestão, construindo resultados de curto, médio e longo prazos. Fonte: O Novo Gestor (2015). Consultoria organizacional6 Identificação interna do documento 6LX23FJDF3-QJZ0ZF1 Componentes que envolvem o modelo de diagnóstico O modelo de diagnóstico a ser utilizado pelo consultor pode variar de acordo com seus objetivos, mas podemos citar como componentes do modelo diag- nóstico os seguintes aspectos: � Finanças – buscar informações referentes a: ■ planejamento financeiro da organização ■ controle financeiro ■ margens de contribuição da empresa e sua lucratividade ■ avaliação dos indicadores financeiros da empresa � Estratégias de gestão – inteirar-se do planejamento estratégico da organização: ■ de curto prazo ■ de médio prazo ■ de longo prazo ■ de avaliação de risco ambiental � Recursos humanos – avaliar os recursos humanos da empresa, anali- sando as estratégias de: ■ recrutamento e seleção ■ treinamento e desenvolvimento de seus colaboradores ■ retenção de talentos da empresa � Operações – a área operacional é a engrenagem que movimenta a organização, por isso, é importante ter um olhar atento sobre: ■ como os processos operacionais se desenvolvem ■ qual é a qualidade do produto produzido ou o serviço prestado e como funciona o controle de qualidade da empresa ■ avaliação da logística utilizada para a distribuição dos produtos � Marketing – a avaliação das ações de marketing da empresa pode dizer muito sobre sua situação mercadológica, por isso, o consultor deve avaliar: ■ o planejamento de marketing realizado pelos gestores da empresa ■ quais são as mídias on-line que a empresa utiliza ■ quais são as mídias off-line que a empresa utiliza ■ a utilização do marketing de relacionamento com os clientes adotado pela empresa 7Diagnósticos em consultoria organizacional Identificação interna do documento 6LX23FJDF3-QJZ0ZF1 Mediante as análises nos setores nos quais devem ser feitas as devidas avaliações, alguns componentes são aplicados no planejamento das etapas que compõem o diagnóstico. Isso ocorre de acordo com os seguintes passos: � Levantamento das informações – pesquisas realizadas em plataformas ou por conversas individuais ou coletivas. � Análise das informações – verificação das informações adquiridas (não importando se são positivas ou negativas) mediante gráficos, slides ou planilhas. � Identificação dos problemas – identificação de sintomas, motivos e consequências que os problemas causam na empresa. � Criação de um plano de ação – estratégias para resolver os conflitos. � Fazer follow up – acompanhamento das estratégias para descobrir se os atos apresentados foram os melhores. Coleta de dados para a realização do diagnóstico Uma etapa importante do diagnóstico organizacional é a coleta de dados. Para realizar uma coleta de dados eficiente, qualquer que seja a área a ser pesquisada ou o tipo de informações que o consultor busca, os seguintes passos fundamentais devem ser seguidos: 1. Identificação do problema apresentado – o diagnóstico organizacional inicia a partir de uma conversa com os gestores da empresa a respeito de suas preocupações com a organização. A primeira exposição que fazem do problema recebe a denominação de problema apresentado. Geralmente, o problema apresentado representa somente uma parte do problema, e o objetivo da coleta de dados é, então, verificar a real dimensão desse problema. 2. Deliberar sobre o prosseguimento – o consultor e os gestores devem decidir, em conjunto, se a coleta de dados deve prosseguir. A ação de prosseguir deve ser motivada pelo desejo de realizar mudanças positivas na empresa. 3. Escolher as dimensões a serem pesquisadas – a obtenção de dados excessivos pode ser prejudicial à realização do diagnóstico, por isso, o ideal é selecionar um número limitado de questões, dentro da área de conhecimento técnico e de atuação do consultor. Consultoria organizacional8 Identificação interna do documento 6LX23FJDF3-QJZ0ZF1 4. Definir quem participará da coleta de dados – o consultor precisa definir quais níveis organizacionais serão participantes do diagnóstico e quantas pessoas serão envolvidas na coleta de dados. É preciso ter em mente a necessidade de dar retorno a todos que participarem do estudo, por isso, o ideal é escolher um número suficiente de participantes. 5. Definir o método de coleta de dados a ser utilizado – escolher um método que seja adequado ao alcance pretendido com o diagnóstico. O método adotado deve ser adequado ao tempo disponível para a realização da pesquisa, a dimensão dos problemas apresentados e a motivação dos gestores da organização. O instrumento a ser utilizado pode ser: ■ Questionário – tem a vantagem de ser aplicado em um número maior de pessoas. Entretanto, sua elaboração demanda tempo, e a análise dos dados pode ser de difícil interpretação. ■ Entrevista – O consultor pode realizar a entrevista de forma individual ou em grupo, E a entrevista pode ser estruturada ou não. ■ Observação direta – a observação direta pode ser uma das melhores fontes de coleta de dados. Entretanto, o consultor precisa ser um bom observador e ter sua percepção bem desenvolvida. É ideal partici- par de reuniões de gestão e operacionais e observar os processos e equipamentos. ■ Análise de documentos – é bem objetiva e deve ser realizada pelo consultor exclusivamente. Ele analisa comunicações escritas, resul- tados, balanços, entre outros documentos. ■ Experiência própria – o consultor observa omodo como os gesto- res estão vendo seu trabalho de consultoria e verifica se estão lhe repassando todas as informações solicitadas. Certifica-se, também, se seu acesso está sendo facilitado e se suas opiniões e observações estão sendo bem recebidas. Esse tipo de observação pode ser uma amostra do perfil gerencial da organização. ■ Autodescoberta – cabe ao consultor ser um facilitador dos processos. Quando expor alguma demanda, deve integrar todos os colaboradores envolvidos na situação para, juntos, discutir o que pode ser feito. 6. Coleta de dados – coletar os dados de forma exaustiva. O consultor pode utilizar mais de um tipo de coleta, conforme a necessidade. Os dados coletados são o fundamento do seu diagnóstico, então não deve ter pressa nessa etapa, pelo contrário, precisa ser paciente e metódico. 7. Seleção dos dados – o consultor separa os dados relevantes, descartando os desnecessários. 9Diagnósticos em consultoria organizacional Identificação interna do documento 6LX23FJDF3-QJZ0ZF1 8. Resumo dos dados – após ter separado os dados relevantes para o tra- balho, o consultor tenta reduzir as informações a dados que possam ser utilizados com eficiência, evitando desperdício de tempo e de recursos. Além disso, tenta resumi-los para serem apresentados às pessoas que não estão acostumadas com eles. Os dados requerem apresentação clara e objetiva. 9. Análise dos dados – momento em que o consultor passa à análise dos dados propriamente dita. Avalia os dados obtidos, percebendo seu sig- nificado e sua importância. É um momento extremamente importante do trabalho de consultoria. 10. Reunião de feedback – cabe ao consultor dar um feedback dos dados coletados aos colaboradores envolvidos no processo de coleta. Para isso, deve organizar uma reunião de apresentação dos dados obtidos e estar ciente de que, nesse momento, pode enfrentar resistência por parte de alguns colaboradores e gestores. Por isso, a reunião deve acontecer de modo que uma parte do tempo seja reservado à apresentação e outra à discussão dos dados. Após a coleta e análise dos dados, o consultor está pronto para realizar o diagnóstico organizacional. Deve realizá-lo com a calma necessária à impor- tância do momento e analisar as demandas encontradas, perguntando-se quais seriam as melhores ações para solucioná-las, a viabilidade da implementação dessas ações e as estratégias para sensibilizar os colaboradores, motivando-os para serem atuantes nas modificações necessárias ao melhor desenvolvimento da organização. Consultoria organizacional10 Identificação interna do documento 6LX23FJDF3-QJZ0ZF1 Empresa de recrutamento e seleção de estagiários e efetivos – Análise interna Contexto A PS Júnior foi responsável por realizar um projeto de análise interna de uma das maiores empresas de recrutamento e seleção de estagiários e efetivos do Rio Grande do Sul. Recentemente, ocorreu a troca de duas das três gestoras da empresa. Com essa troca, veio a necessidade de entender mais sobre a atual situação da empresa, identificar os principais problemas e os pontos positivos da organização. Processo A partir de entrevistas com mais de 30 funcionários da empresa e da constante ob- servação do ambiente de trabalho, foi possível fazer um diagnóstico dos problemas e priorizá-los para que fossem resolvidos em uma ordem sustentável. Resultado Com o projeto, o cliente pôde ter um conhecimento muito mais amplo sobre sua situação e entender quais pontos positivos deveriam ser explorados na empresa e quais pontos negativos deveriam ser resolvidos primeiro. No projeto, foi feita também a descrição de cargos e salários de todos os funcionários e a definição do organograma da empresa. Fonte: Cases ([201-?]). 11Diagnósticos em consultoria organizacional Identificação interna do documento 6LX23FJDF3-QJZ0ZF1 BLOCK, P. Consultoria: o desafio da liberdade. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2001. CASES. Empresa de recrutamento e seleção de estagiários e efetivos. [201-?]. Disponível em: <http://www.psjunior.com/projetos#An%C3%A1lise%20Interna%20>. Acesso em: 05 fev. 2017. DAVIS, M. M.; CHASE, R. B.; AQUILANO, N. J. Fundamentos da administração da produção. Porto Alegre: Bookman, 2001. CHIAVENATO, I. Administração nos novos tempos. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. O NOVO GESTOR. Diagnóstico organizacional: quando e como fazê-lo? 25 jun. 2015. Disponível em: <http://www.onovogestor.com.br/processos/diagnostico-organiza- cional-quando-e-como-faze-lo/>. Acesso em: 05 fev. 2017. Leituras recomendadas CHIAVENATO, I. Administração: teoria, processo e prática. 4. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011. CHIAVENATO, I. Administração nos novos tempos: os novos horizontes em administração. 3. ed. Barueri, SP: Manole, 2014. CUNHA, J. L. L. Consultoria organizacional. Curitiba: InterSaberes, 2013. LACOMBE, F. J.M.; HEILBORN, G. L. J. Administração: princípios e tendências. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2008. OLIVEIRA, D. de P. R. de. Manual de consultoria organizacional: conceito, metodologias, práticas. 10. ed. São Paulo: Atlas, 2011. SOUZA, O. G. de (Org.). Consultoria organizacional. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2016. Consultoria organizacional12 Identificação interna do documento 6LX23FJDF3-QJZ0ZF1 http://www.psjunior.com/projetos#An%C3%A1lise%20Interna%20 http://www.onovogestor.com.br/processos/diagnostico-organizacional-quando-e-como-faze-lo/ http://www.onovogestor.com.br/processos/diagnostico-organizacional-quando-e-como-faze-lo/ UNIDADE 3 Diagnósticos em consultoria empresarial Diagnóstico em consultoria empresarial Componentes que envolvem o modelo de diagnóstico Coleta de dados para a realização do diagnóstico
Compartilhar