Tema 09 - Ata de Reunião

Prévia do material em texto

- -1
Ata de reunião 
Aparecida da Penha dos Santos
Introdução
O objetivo principal de uma reunião de abertura de auditoria é confirmar o plano de auditoria e os acordos
prévios. É uma oportunidade de apresentar os membros da equipe de auditoria e descrever a abordagem que
norteará os trabalhos. A reunião de abertura é presidida pelo auditor líder e realizada com a gerência da
organização e as áreas a serem auditadas. Você sabia que apesar de formal a reunião de abertura deve ser
amigável? Na reunião de abertura tudo deve ser registrado, você sabe como isso deve ser feito? Estudaremos as 
respostas a essas questões neste tema. Bons estudos!
Ao final desta aula, você será capaz de:
• entender como elaborar a ata de reunião de definições dos objetivos de trabalho.
Ata de reunião de definição dos objetivos de 
trabalho
A produtividade organizacional está relacionada tanto à efetividade dos trabalhos realizados quanto à
capacidade de uma organização, instituição ou empresa de produzir os resultados desejados com um gasto
mínimo de energia, tempo, dinheiro, pessoal, material, dentre outros aspectos. Sob esse olhar encontra-se
também as atividades de auditoria que quando realizado de acordo com o planejado obtém-se resultados mais
evidentes, tais como redução de custos e maior efetividade da realização dos trabalhos.
Figura 1 - Registros dos acontecimentos
Fonte: Delmaine Donson, iStock, 2020.
A reunião de abertura dos auditores com a diretoria da empresa a ser auditada fornece guias e objetivos para
•
- -2
A reunião de abertura dos auditores com a diretoria da empresa a ser auditada fornece guias e objetivos para
acompanhamento e poderá ser usada para explicar cuidadosamente suas funções, a fim de evitar possíveis
interrupções durante a auditoria (ATTIE, 2018). Lembre-se de alocar tempo na reunião de abertura para o
auditado fazer perguntas. A reunião de abertura também pode fornecer informações sobre o nível de
comprometimento e apoio da gerência/direção da empresa (ALMEIDA, 2017).
Há situações de auditoria, principalmente auditorias de externas, nas quais as reuniões de abertura podem ser
formais e até capturar registros de presença para tanto se torna premente discutir e registrar em ata os tópicos a
seguir.
• Introdução dos participantes da reunião
Se torna relevante que a diretoria conheça a equipe de auditores que realizará o trabalho bem como é
importante que os auditores saibam quem são os membros da diretoria para se ter a quem se reportar quando
da ocorrência de aspectos relevantes que mereçam ser avaliados tempestivamente durante a realização dos
trabalhos à campo (DIAS, 2015; ATTIE, 2018; CREPALDI; CREPALDI, 2019).
• Papéis do auditor, auditado e observador
Os papéis que cada profissional exerce durante os trabalhos de auditoria também deve nortear a reunião de
abertura, para tanto, o auditor bem treinado saberá conduzir as suas atividades com ética e ceticismo, além de
ilibado conhecimento técnico-profissional. Quanto ao auditado, esse deve permitir que o auditor realize seu
trabalho da melhor forma possível para se evitar que problemas não possam ser detectados em função de a
empresa auditada não ter aberto suficientemente as informações objetivo de verificação. Quanto ao observador
cabe ao mesmo acompanhar o trabalho de auditoria, porém sem interferir no mesmo, isso tudo deve ficar bem
claro e definido na reunião de abertura e consequentemente registrado em ata (DIAS, 2015; ATTIE, 2018;
CREPALDI; CREPALDI, 2019).
• Lista de presenças detalhada
Para os participantes da reunião de abertura faz-se necessário que se registre também os nomes, cargos que
FIQUE ATENTO
Os detalhes abordados em uma reunião de abertura devem ser consistentes com a
familiaridade do auditado com o processo de auditoria. Para auditorias internas em uma
organização pequena, a reunião de abertura pode consistir simplesmente em comunicar que
uma auditoria está sendo conduzida e explicar a natureza da auditoria.
•
•
FIQUE ATENTO
O auditor deve conduzir os seus trabalhos com ceticismo, isso quer dizer que ele deve conduzir
seus trabalhos de auditoria de forma tal até que evidências de auditoria diminuam a
possibilidade de dúvidas sobre uma atividade realizada pela empresa auditada, visando evitar
que paire qualquer dúvida sobre os trabalhos realizados pela equipe de auditores.
•
- -3
Para os participantes da reunião de abertura faz-se necessário que se registre também os nomes, cargos que
ocupam (títulos), além das informações de contatos.
Figura 2 - Anotações de reuniões
Fonte: Robbi, Shutterstock, 2020.
• Objetivo da auditoria
Cabe ainda registrar de forma sucinta o objetivo de auditoria, se a auditoria é rotineira, se há algum motivo que
levou a acionar e/ou contratar a equipe de auditoria, assim fica mais claro qual a razão da realização da auditoria.
• Escopo da auditoria
O escopo da auditoria deve ficar claro na reunião de abertura e deve constar quais áreas serão objeto de
auditoria e quais serão os processos dentro dessas áreas a serem auditados.
• Critérios de auditoria
São os critérios a serem aplicados na condução dos trabalhos de auditoria à campo, que devem ser registrados
na reunião de abertura.
• Documentação
Torna-se premente avaliar se ocorreram alterações nas documentações internas, tais como normas,
procedimentos, dentre outros, desde que o planejamento de auditoria foi desenvolvido, pois isso pode interferir
no resultado da auditoria.
• Plano da agenda
É de relevada importância que os auditores comuniquem à diretoria da empresa a ser auditada, as agendas de
reuniões, as tarefas que serão desenvolvidas, as possíveis reuniões que ocorrerão (e quando elas ocorrerão),
além dos horários em que as mesmas devem ocorrer, com isso planejado e colocado na reunião de abertura a
condução dos trabalhos ficarão mais adequadas e não gerarão transtornos, nem para a empresa auditada e nem
para os auditores.
• Métodos de auditoria
Os procedimentos de auditoria, a metodologia de amostragem bem como a forma como isso tudo será realizado
deve ficar clara nos métodos de auditoria a serem apresentados para a diretoria da organização.
• Comunicações
As comunicações, preferencialmente por escrito, devem manter a empresa auditada sempre bem informada a
respeito do andamento da auditoria e os problemas que ocorrerem, deixar claro durante a reunião de abertura
como isso deve ser realizado.
• Idioma (a ser usado durante a auditoria)
•
•
•
•
•
•
•
•
- -4
• Idioma (a ser usado durante a auditoria)
Vale registrar durante a reunião de abertura qual o idioma que será apresentado o relatório de auditoria e
utilizado durante a auditoria, pois em multinacionais, podem ser que se exija além do português outros idiomas
do país de origem da empresa.
• Confirmação de recursos e instalações
Para a realização de auditorias de grande gama de trabalho, por vezes se exigirá do auditor o deslocamento de
uma unidade para outra da empresa auditada, na reunião de abertura deve ficar claro se haverá recursos para
tal, além de recursos para outras atividades que possam surgir e que demandem investimento.
• Confidencialidade
A confidencialidade está atrelada à ética profissional e isso deverá permear todo o trabalho de auditoria, assim
os resultados advindos dos trabalhos realizados devem ser remetidos apenas para a direção da empresa
auditada.
• Considerações de segurança, proteção e emergência
Importante ressaltar também as considerações de segurança tanto da equipe quanto dos dados coletados, além
da proteção que os membros da equipe de auditoria devem possuir para poderem realizar o trabalho em
segurança, ademais deve-se discutir e registrar também como proceder em caso de emergência ou urgência que
possam surgir durante os trabalhos de auditoria.
• Reunião de encerramento
Assim como na reunião de abertura deve-se registrar também a data, hora e local em que será realizada a
reunião de encerramento dos trabalhos de auditoria e isso deve ser decidido na reunião de abertura, bem como
ser registradoem ata para posterior acompanhamento.
• Responsável por aceitar as não-conformidades
Na reunião de abertura torna-se premente que fique claro quem será o responsável por aceitar as não
•
EXEMPLO
Algumas empresas não deixam claro o idioma, ou idiomas em que devem ser conduzidos e
registrados os trabalhos de auditoria, sendo que apesar de ser um aspecto aparentemente
comum, a tradução adequada de um relatório final por exemplo, leva dias e pode ter um alto
custo para a empresa de auditoria. Assim, esses pormenores devem ser discutidos e
registrados para não gerarem custos futuros para a auditoria e sua equipe.
•
•
•
SAIBA MAIS
Recomenda-se a leitura do capítulo 9 do livro “Auditoria contábil” (CREPALDI; CREPALDI,
2019) que trata sobre papéis de trabalhos. Nesse capítulo, os autores esclarecem várias
questões sobre os métodos e trabalhos de auditoria a campo.
•
•
- -5
Na reunião de abertura torna-se premente que fique claro quem será o responsável por aceitar as não
conformidades com as quais a equipe de auditoria se deparará no decorrer da realização dos trabalhos de
auditoria (DIAS, 2015; ATTIE, 2018; CREPALDI; CREPALDI, 2019).
• Assuntos gerais
Deve-se registrar todo e quaisquer assuntos gerais que forem discutidos no decorrer da reunião, visando
explicitar ainda mais como serão os trabalhos da equipe de auditoria. Cabe à equipe de auditoria registrar os
assuntos supracitados em ata para se ter respaldo durante a realização dos trabalhos. Dias (2015 p. 152), traz
também um modelo de ata de reunião “simplificado” para a auditoria de processo, conforme pode-se notar na
figura a seguir:
Figura 3 - Ata de reunião
Fonte: Elaborado pela autora baseado em DIAS, 2015, p. 152 (2020).
Os dados que o autor nos traz pode ser mais bem compreendido no quadro a seguir no qual se detalha cada item
da ata de reunião:
•
- -6
Figura 4 - Descrição dos fatos da reunião
Fonte: DIAS, 2015, p. 152-153.
Fica evidente a necessidade de se registrar todos os pontos na reunião de abertura de auditoria, pois será de
grande valia para consultas futuras dos envolvidos no processo, tanto a organização objeto de auditoria quanto a
equipe de editores, sendo uma segurança para todos. 
- -7
Fechamento
Como se observa, faz-se mister que se registre tempestivamente todos os assuntos tratados na ata de reunião de
definição dos trabalhos de auditoria para que fiquem claros os papéis a serem desempenhados por todos. A ata
de reunião torna-se, assim um documento norteador que traz detalhadamente todos os trabalhos a serem
realizados, todas as datas comprometidas entre equipe de auditoria e gestores da empresa, além de ser um
compromisso formalizado entre as partes. Cabe salientar que quanto mais a equipe de auditoria se acercar de
informações durante a reunião de abertura mais facilidade terá para realizar os trabalhos a campo.
Referências
ALMEIDA, M. C. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2017.Auditoria: abordagem moderna e completa.
ATTIE, W. conceitos e aplicação. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2018. Auditoria:
CREPALDI, S. A. CREPALDI, G. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2019. Auditoria contábil. 
DIAS, S. V. S. : teoria, finalidade, metodologia de trabalho e resultadosAuditoria de processos organizacionais
esperados. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2015.
	Introdução
	Ata de reunião de definição dos objetivos de trabalho
	Registros dos acontecimentos
	Anotações de reuniões
	Ata de reunião
	Descrição dos fatos da reunião
	Fechamento
	Referências