Prontuário do colaboradorconceito e documentos a serem arqui

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Prontuário do colaborador: 
conceito e documentos a serem 
arquivados 
Após o processo de contratação e admissão, o departamento de pessoal deve criar o 
prontuário para o novo colaborador, que é o local no qual se arquivam os documentos 
referentes à trajetória do profissional na empresa. 
O prontuário do colaborador também é conhecido como pasta do empregado e tem a 
mesma finalidade. Esses prontuários devem estar arquivados em ordem alfabética, de 
forma organizada e de fácil localização. 
O profissional responsável pela confecção do prontuário irá arquivar primeiramente os 
seguintes documentos: 
 
No decorrer do contrato de trabalho, são arquivados em ordem cronológica outros documentos 
importantes, como: 
• Aviso e recibo de férias 
• Avisos de promoções e transferências 
• Documentos disciplinares (advertência, suspensão) 
É importante destacar que, quando houver alguma alteração de dependentes, de endereço, de 
estado civil, ou alguma outra, os impressos respectivos serão substituídos pelos atualizados. 
Dessa forma, os prontuários devem estar sempre atualizados e com os documentos em ordem, 
para que possam orientar as análises referentes à vida profissional do empregado. Também são 
importantes para que não ocorra problemas com a fiscalização do Ministério do Trabalho. 
O empregado deve ter um único prontuário, que o acompanhará em sua trajetória dentro da 
empresa. 
Digitalização dos documentos do 
prontuário do colaborador 
Vivemos na era da informação e o papel, neste contexto, cedeu o seu lugar para a informação 
digital. Mas, a organização, independentemente do seu porte e ramo, deve guardar, 
obrigatoriamente, os documentos da área de recursos humanos. 
A área de recursos humanos é responsável pela administração dos processos organizacionais e 
também do gerenciamento das pessoas. Assim, essa área produz um grande número de 
documentos, pois registra todo o histórico do empregado durante o vínculo empregatício. 
Diversas empresas optam por terceirizar o seu arquivo inativo. Situação que geralmente ocorre 
pela questão de espaço físico ou com o objetivo de redução de custos, pois, caso opte por 
manter o arquivo próprio, precisará manter um empregado voltado exclusivamente para este tipo 
de controle. 
O serviço oferecido pelas empresas terceirizadas é de armazenamento virtual, digitalizando toda 
a documentação encaminhada pela empresa contratante. No entanto, é preciso ter cuidado 
porque, na digitalização de documentos, podem ocorrer falhas, deixando a documentação 
incompleta no arquivo digital. 
Outro fator preocupante está relacionado com o responsável pela realização do serviço de 
digitalização dos documentos, pois, muitas vezes, este profissional não tem plena noção do que 
os documentos representam. 
Essas são algumas desvantagens de terceirizar o serviço de digitalização dos documentos. Uma 
implicação séria, que pode vir a ocorrer, está relacionada, por exemplo, com a solicitação de 
algum documento, por um colaborador que já não faz mais parte da empresa, para comprovar 
aposentadoria especial junto à Previdência Social, pois, depois de incinerado algum documento 
importante e não existindo cópia digitalizada, sem dúvida haverá prejuízo para a empresa e 
também para o solicitante. 
Guarda e conservação de documentos 
do prontuário do colaborador 
É importante saber que alguns cuidados devem ser adotados quando tratamos de 
documentação trabalhista. Destaca-se a questão das possíveis reclamatórias trabalhistas, na 
qual o ex-colaborador poderá reivindicar direitos retroativos aos últimos 5 (cinco) anos 
trabalhados, mas isso no máximo no prazo de 2 (dois) anos, contados da data de seu 
desligamento para o ingresso da referida ação. 
Por isso a importância de guardar corretamente a documentação. Caso um documento venha a 
faltar para sustentar a tese da defesa, será objeto de condenação da empresa, e essa deverá 
pagar novamente aquilo que já havia pago. 
A falta de comprovante de entrega da época devida, quanto a vale transporte ou alimentação, 
implicará para a empresa o pagamento, novamente, dos valores, acrescidos de juros e correção 
monetária. 
Desta forma, caso a empresa opte por terceirizar seus arquivos, antes de descartar os 
documentos que serão digitalizados, é necessário fazer uma conferência física e virtual, 
preferencialmente realizada por um profissional, da área de departamento pessoal ou recursos 
humanos, que possua o conhecimento técnico necessário para fazer a conferência de toda a 
documentação e de seus respectivos prazos de guarda legais. 
Os prazos de guarda dos documentos do prontuário do colaborador devem ser observados 
conforme tabela 1: 
Documentos Tempo de guarda 
• Termo de rescisão do contrato de 
trabalho 
• Aviso prévio 
• Pedido de demissão 
2 anos 
• Acordo de compensação 
• Acordo de prorrogação de horas 
• Atestado médico 
• Autorização para descontos não 
previstos em lei 
• Cartões, fichas ou livros de ponto 
• Comprovante de entrega da 
Comunicação de Dispensa (CD) 
• Documentos relativos a créditos 
tributários (IR) 
• Documentos relativos às eleições 
da CIPA 
• Guias de Recolhimento de 
contribuição sindical, assistencial 
e confederativa (para 
contribuições descontadas e não 
recolhidas não corre prazo 
prescricional) 
• Mapa Anual de acidentes do 
trabalho, Recibo de 13º salário 
• Recibo de abono de férias 
• Recibo de adiantamento do 13º 
salário 
• Recibo de entrega do 
Requerimento Seguro-
Desemprego (SD) 
• Recibo de gozo de férias 
• Recibos de adiantamento 
• Recibos de pagamento 
• Relação de contribuição sindical, 
assistencial e confederativa 
• Solicitação da 1ª parcela do 13º 
salário 
5 anos 
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) 
e Comprovação de entrega do PPP ao 
trabalhador. 
20 anos 
Dados obtidos nos exames médicos 
(admissional, periódico, de retorno ao 
trabalho, mudança de função e 
demissional), incluindo avaliação clínica e 
exames complementares, as conclusões e 
as medidas aplicadas (contados após o 
desligamento do trabalhador). 
20 anos 
Tabela – Tempo de guarda de documentação do colaborador 
Fonte: Adaptado de SISPRO. Disponível em: <http://www.sispro.com.br/blog/recursos-humanos/como-organizar-documentos-de-rh-e-
departamento-pessoal/>. Acesso em: 07 jul. 2017. 
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Devido ao grande volume de documentos a empresa deve se preocupar em digitalizar, para 
que não ocorra extravios ou descarte incorreto. Terceirizar o serviço auxilia no processo de 
digitalização e guarda porque, muitas vezes, o espaço físico da empresa não comporta o 
grande volume de documentos produzidos. 
Os conhecimentos de apoiar e executar ações referentes a rotinas de admissão e demissão 
de colaboradores está totalmente em destaque nesta unidade curricular, pois a temática, 
Prontuário do colaborador: conceito e documentos a serem arquivados, apresenta os 
passos iniciais que são praticados pela organização ao contratar, e também os finais 
quando o colaborador vem a ser desligado. 
 
 
	Prontuário do colaborador: conceito e documentos a serem arquivados
	Digitalização dos documentos do prontuário do colaborador
	Guarda e conservação de documentos do prontuário do colaborador
	Vamos recapitular!
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