Introdução às funções da administração_ planejamento, organização, direção e controle

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Vamos conhecer as organizações, as formas como elas se estruturam,
seus fluxos operacionais e, principalmente, o papel do técnico de RH dentro
delas.
Geralmente, quando falamos em “administrar”, pensamos em
empresas, mas, analisando nosso dia a dia, verificamos que o ato de
“administrar” nos acompanha, mesmo que estejamos fora das organizações,
afinal quem nunca teve que planejar uma viagem ou uma rota a seguir?
Quem nunca organizou algo que estava em desordem ou fora de fluxo?
A partir da análise do cotidiano e das primeiras funções
desempenhadas pelo homem, que os estudiosos desenvolveram a base
teórica da administração e seus princípios. Inicialmente, conforme
descreveu Henri Fayol, os princípios administrativos contemplavam cinco
funções voltadas às demandas pertinentes ao dia a dia operacional, eram
elas: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar demandas. Com o
desenvolvimento dos estudos em administração, ao longo do século XX, as
cinco ações administrativas foram sintetizadas em quatro, organizadas
como: planejamento, organização, direção e controle.
Quem nunca precisou se posicionar frente uma situação, indicando o melhor
caminho a seguir ou quem nunca se viu controlando estoques domésticos
ou reservas financeiras? Todos já passamos por pelo menos uma das
situações citadas, não é mesmo?
As funções desempenhadas em cada uma delas são apresentadas no
quadro a seguir:
FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO
PLANEJAR
Analisar quais são as possíveis
ações que poderão garantir o
futuro da empresa.
Verificar quais caminhos a
empresa seguirá e de que forma
esses caminhos serão trilhados.
Traçar objetivos e decidir a
melhor forma de alcançá-los.
ORGANIZAR
Avaliar os recursos disponíveis e
organizá-los de forma a obter os
melhores resultados.
DIRIGIR
Liderar, conduzir a empresa,
administrar os recursos e as
pessoas para que os planos
sejam cumpridos e os objetivos
alcançados.
CONTROLAR
Verificar se os objetivos estão
sendo alcançados e traçar plano
alternativo, caso as metas não
sejam atingidas.
Como podemos perceber, o planejamento, a organização, a direção e o
controle formam os processos administrativos das organizações. Isso
significa que essas funções resumem as principais tarefas dos
administradores na organização. O foco principal está centrado em alcançar
o equilíbrio entre elas, tendo em vista que a principal função da
administração é saber e compreender os objetivos desejados pela empresa,
a fim de transformá-los em ações que tornem possível alcançá-los, isso por
meio do planejamento, da organização, da direção e do controle em todas as
áreas e em todos os níveis da empresa.
Tendo em vista que, posteriormente à tomada de decisão, o
administrador deverá gerenciar e controlar o resultado de suas intervenções,
de modo que os objetivos da organização, os quais caracterizam o ponto de
partida, sejam atingidos, é oportuno verificar cada uma das funções da
administração detalhadamente, a fim de mapear os impactos na
organização.
Agora que você conheceu a forma como se desenvolvem as ações e
compreendeu, inicialmente, o conceito da administração, é chegado o
momento de aprofundar os conhecimentos.
PLANEJAMENTO
Intimamente ligado à missão da organização, o planejamento é o ponto
de partida para qualquer ação voltada a resultados. Por meio dele, a
empresa vislumbra o que pretende fazer e de que forma a ação será
realizada. No planejamento, são definidos os objetivos para o futuro
desempenho organizacional e identificados os recursos e as tarefas
necessárias para alcançá-los adequadamente.
O primeiro passo para a formulação do planejamento é responder às
seguintes questões:
Exemplo:
Planejamento para redução do absenteísmo (faltas/ausências ao
trabalho)
O que
fazer?
Identificar os setores com o maior
percentual nesse indicador.
Desenvolver ações e campanhas
para reverter a situação.
Promover a divulgação da situação
atual desse índice, das práticas que
serão adotadas para reverter o
quadro e dos benefícios que serão
concedidos para motivar o
comprometimento de todos.
Como
fazer?
Mapear todas as áreas da empresa.
Gerar relatórios do índice das faltas
de cada setor.
Desenvolver ações relevantes a cada
departamento para reverter o alto
índice.
Onde
fazer?
Ações corretivas: em todos os
setores em que o índice estiver
acima de 50%.
Ações preventivas: em todos os
setores em que o índice estiver
acima de 30%.
Com
que
meios?
Por meio de incentivos financeiros e
benefícios mensais.
Além disso, é importante que o planejamento tenha certo
nível de flexibilidade, podendo ser alterado ou adaptado no
decorrer do processo. Essa flexibilidade visa ações voltadas a
possíveis imprevistos, tanto relacionados a fatores internos
Como é possível verificar, esses questionamentos poderão oferecer os
parâmetros iniciais para que as ações sejam praticadas. Respondendo a
essas questões, é possível projetar um cenário futuro e elaborar um plano de
ação. O plano de ação deve conter, minuciosamente, todos os
procedimentos para alcançar os objetivos, apontando os recursos
necessários (financeiros, materiais, tecnológicos e humanos), ou seja, é
necessário que, a partir desse planejamento inicial, se tenha condições de
discutir e prever todas as demais ações necessárias para que tudo funcione
adequadamente, gerando o resultado esperado.
quanto externos. Como forma de previsão, possíveis cenários
podem ser construídos, com a finalidade de simular situações
adversas, criando condições de desenvolvimento de ações
preventivas.
Vale ressaltar que o planejamento não diz respeito a decisões futuras,
mas ao impacto futuro das decisões do presente. A ausência de
planejamento ou um planejamento realizado de maneira precária podem
trazer consequências frustrantes para as organizações. Com o
planejamento, o administrador tem as orientações necessárias para
alcançar objetivos de curto, médio e de longo prazo, com base em métodos,
planos, meios ou lógicas e não ao acaso, baseando-se apenas na intuição e
em experiências vividas.
O PLANEJAMENTO DE ACORDO COM OS
NÍVEIS ORGANIZACIONAIS
O planejamento organizacional é estruturado em etapas que visam
contemplar a empresa, o cenário em que ela está inserida, seu ramo de
atuação, seus objetivos e o público que pretende atingir, por este motivo, tal
etapa é elaborada nos três níveis gerenciais da organização, ou seja, no nível
estratégico, tático e operacional, tendo cada um deles determinadas
especificidades e diferentes importâncias no contexto do planejamento
geral da empresa.
Planejamento estratégico
Estabelece os objetivos da organização em todos os níveis. Ele é
projetado para longo prazo, ou seja, seus efeitos e suas consequências se
estendem por vários anos. Atuam neste planejamento os diretores, os
presidentes e até mesmo os proprietários das empresas.
Planejamento tático
Estabelece os objetivos a serem alcançados por cada departamento.
Ele é projetado para médio prazo; geralmente refere-se ao período de um
ano. Trabalham neste planejamento, além dos diretores, os gerentes e os
supervisores da empresa. É por meio do planejamento tático que se definem
as estruturas de cada área da empresa, os processos, os recursos humanos
que vão trabalhar em cada função e os mecanismos de controle de
desempenho.
Planejamento operacional
Estabelece as metas específicas que contribuirão para atingir os
objetivos definidos nos níveis estratégico e tático. Este planejamento é
projetado para curto prazo (imediato) e envolve cada uma das atividades ou
tarefas isoladamente. Na construção do planejamento operacional, estão
envolvidos, junto com os gerentes e os supervisores, os funcionários que
executam atividades operacionais de fato (os operadores de máquinas de
uma indústria, as secretárias de um escritório, os recepcionistas de um hotel
etc.).
PENSANDO NA PRÁTICA
Como podemos perceber, nessa etapa do processo administrativo, o
Técnico de RH poderá ter uma atuação maisexpressiva, uma vez que, este é
o momento de estruturação da empresa no que se refere à autoridade,
responsabilidade e divisão do trabalho, ou seja, é o momento em que o
profissional de RH poderá apresentar alternativas para reunir as pessoas, os
equipamentos e a estrutura para atender o planejamento efetuado. Além
disso, cabe ressaltar sobre a importância de manter o registro de tudo que
foi estruturado, assim como de todas as alterações que foram necessárias
ao longo do desenvolvimento da empresa.
DIREÇÃO
Dirigir é o ato de acompanhar o processo, de modo a verificar se tudo
aquilo que foi previamente planejado e organizado pelos gestores está
sendo praticado. Para fazer isso, o administrador deve influenciar seus
colaboradores de modo que eles se sintam motivados a alcançar os
objetivos organizacionais com base nos processos pré-estabelecidos.
PENSANDO NA PRÁTICA
A função do técnico de RH, dentro desse contexto, é basicamente de
apuração e verificação de dados e informações, a fim de alimentar o
administrador com informações idôneas e atuais, necessárias a sua tomada
de decisão. Portanto, percebe-se que ter uma visão sistêmica inter-
relacionando os processos, os setores e as funções com o que foi planejado
Dentro deste contexto, podemos perceber que o ato de
dirigir envolve relacionamento, interação, influência, liderança e
comunicação, bem como manter a equipe motivada, para que
desempenhem as tarefas essenciais do negócio.
Em linhas gerais, a etapa do processo administrativo voltada a “dirigir”
nada mais é do que ter em mente tudo o que foi planejado, acompanhar os
processos organizacionais e verificar se tudo está ocorrendo em
conformidade. Em caso positivo, o administrador deverá medir a eficácia
das operações (etapa relacionada ao controle que veremos em seguida), e
em caso negativo, verificar o impacto da alteração no processo, pois, como
dito anteriormente, o planejamento deverá comportar certa flexibilidade;
caso a alteração traga ganhos para o alcance dos objetivos, é de
responsabilidade do administrador atuar imediatamente para ajustar o
planejamento, para que essa nova prática, mediante a verificação sua
eficácia, seja admitida como padrão pela empresa. Porém, se alteração não
tiver representatividade positiva, deverá o administrador atuar
imediatamente para corrigi-la, fazendo com que o que foi planejado se
cumpra.
anteriormente, assim como, interagir com as equipes e saber pesquisar e
coletar dados e informações referentes ao processo organizacional, de
modo geral, são premissas básicas para o bom desempenho da função de
técnico de Recursos Humanos.
Por exemplo
Ao verificar que a ausência dos colaboradores da empresa está
elevada, seu gestor planejou algumas ações para reverter esse quadro. Tais
ações, já estão sendo colocadas em prática há alguns meses. Deste modo,
o administrador necessita verificar se os resultados esperados estão sendo
alcançados, ou seja, ele precisa fazer o acompanhamento, o direcionamento
de suas ações. Nessas circunstâncias, ele solicita que você realize o
levantamento do índice de absenteísmo atual de cada setor e,
consequentemente, o comparativo com a situação anterior, para que ele
analise os resultados.
Nesse caso, se você não estiver com os documentos dos
colaboradores organizados, se o sistema operacional da empresa não
estiver alimentado com as informações atualizadas ou se, pelo menos, o
acesso a essas informações não ocorrer de forma ágil e confiável, todo o
processo de planejamento, organização, direção e, posteriormente, do
controle estarão prejudicados, pois a verificação dos dados e dos
comparativos não será possível, comprometendo parte do processo de
gestão.
Mas por outro lado, se você estiver ciente de suas obrigações,
percebendo a empresa de forma sistêmica, e cumprir com o seu papel,
mantendo atualizado o que é de sua responsabilidade, você contribuirá para
que o processo administrativo, dentro da organização em que você trabalha,
ocorra de forma adequada, colaborando de forma efetiva para
desenvolvimento da empresa. Pense nisso!
CONTROLE
O controle é a última etapa do processo administrativo. Por meio dele,
acompanha-se, monitora-se e avalia-se o desempenho organizacional para
conferir se tudo está ocorrendo de acordo com o que foi planejado,
organizado e dirigido.
O ato de controlar possibilita realizar as correções necessárias para
reduzir ou corrigir desvios. O processo de controle, portanto, assegura que
as atividades estejam em conformidade com o que foi planejado.
Resumidamente, as atividades de controle podem ser sistematizadas da
seguinte forma:
1. Definição dos padrões de desempenho.
2. Monitoramento do desempenho.
3. Comparação do desempenho com os padrões previamente
definidos.
4. Tomadas de ação corretiva para assegurar o alcance dos
objetivos traçados.
Por exemplo
Após realizar a análise do comparativo dos índices de absenteísmo
nos setores - tarefa desempenhada por você - o administrador verifica que
as ações estão surtindo o resultado esperado, pois os índices estão
reduzindo chegando bem próximo ao padrão que ele havia definido
previamente.
Neste caso, ele apenas incentiva que as ações continuem sendo
praticadas, de modo que o padrão aceitável para este indicador seja
atingido. Caso as ações não estivessem gerando resultado positivo, seria
preciso planejar e praticar ações corretivas, a fim de assegurar o alcance
das metas.
Fica evidenciado que cada função administrativa depende do nível de
atuação do administrador. Em cada nível, as atividades são diferentes. Na
medida em que ascende na hierarquia, o administrador tem uma função
mais ampla e abrangente, ou seja, seu poder de atuação profissional vai se
ampliando.
RESUMINDO
No nível operacional, o administrador elabora planos focados no
cotidiano da empresa; desenha cargos e tarefas, por meio de métodos e
processos de operação; dirige com a supervisão de pessoas e aplica
controles operacionais para avaliar o desempenho individual dos
colaboradores.
No nível tático ou intermediário, o administrador elabora o
planejamento e decide sobre a alocação de recursos (financeiros, materiais
e humanos), desenha o perfil departamental, estrutura órgãos e equipes,
define regras e procedimentos de trabalho, dirige as pessoas por meio de
liderança e motivação e utiliza controles para avaliar o desempenho
departamental.
Já no nível estratégico ou institucional, o administrador elabora o
planejamento estratégico para alcançar objetivos da empresa, define a
estrutura organizacional e cuida da direção e das políticas gerais do
negócio, definindo os controles e a avaliação do desempenho da empresa.
PENSANDO NA PRÁTICA
O profissional técnico de recursos humanos deverá auxiliar o
administrador, nos diversos níveis operacionais, dando suporte e fornecendo
todos os subsídios necessários para tomada de decisão em relação à
Gestão de Pessoas. É função do técnico de RH manter as informações
pertinentes às pessoas e aos processos de RH atualizados e organizados.
Além disso, deve ter postura pró-ativa e positiva em relação às demandas
voltadas às práticas e políticas necessárias para conduzir o gerenciamento
das pessoas e do trabalho, estabelecendo um elo de apoio aos
colaboradores e aos gestores da empresa.
Encerramos este tópico com uma visão mais ampla sobre a atuação
do gestor dentro das organizações, assim como, sobre as etapas que
compõem a função administrativa e sobre o papel e postura do técnico de
RH nas empresas.
Percebemos que manter as atividades e processos de Recursos
Humanos organizados colaboram de forma efetiva para o desenvolvimento
da função de técnico, uma vez que, desse modo, efetivam o vínculo entre os
colaboradores, os resultados operacionais e os gestores da organização,
garantindo assim que a tomada de decisão seja baseada em informações
atualizadas e idôneas.
Sabendo disso, siga em frente nos estudos e
torne-se o melhor profissionalque você pode ser!