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�1 AULA 11 PLANEJAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 1. INTRODUÇÃO O planejamento é uma das funções essenciais da administração, quer que seja pública ou privada, devido aos inúmeros benefícios que ela provoca na gestão organizacional. Ela possui ferramentas que ajudam os gestores a determinar o que uma organização está fazendo no momento e o que ela pretende fazer no futuro, através de um processo de coleta de informações, criação de propriedade/responsabilidade e tomada de decisões estratégicas, ajudando-os também a evitar a desorganização nas operações, bem como o aumento da racionalidade das decisões. As organizações não trabalham na base da improvisação. Tudo nelas é planejado antecipadamente. Ela possibilita a coordenação de diferentes pessoas, projetos e ações em curso; a aplicação racional dos recursos disponíveis; e a capacidade de lidar com mudanças de ambiente que afetam a organização. Planejamento versus Improvisação Fonte: Santos (2014)1 O planejamento deve atender aos seguintes princípios: ✓ Ser parte integrante da administração pública e estar presente em todos os níveis e setores de atividade; ✓ Fixar prazos determinados com subdivisões adaptadas à realização de objetivos comuns; ✓ Ter flexibilidade para atender às contingências na continuidade da prestação de serviços; ✓ Ajudar nas tomadas de decisões sobre as ações programadas por quem agem efetivamente. A administração estratégica se ocupa com o futuro da organização assumindo uma filosofia da adaptação, buscando como resultado a efetividade por meio da inovação ou diversificação visando o desenvolvimento sustentado com atitudes proativas (auto estimulação) com posturas de desenvolvimento (conjuntura de oportunidades x fraquezas) ou de crescimento (conjuntura de oportunidades x forças) e, tudo isto sem traumas ou conflitos, promovendo a mudança de maneira amigável e serena. O administrador estratégico é o responsável por criar um clima organizacional propício para a implementação do plano a partir do envolvimento da alta-administração, lideranças intermediárias e colaboradores, obtendo sincronia, sintonia em todos os envolvidos no processo, o que somente ocorrerá com SANTOS, Clézio Saldanha dos. 2 ed. Introdução à Gestão Pública. São Paulo: Saraiva, 2014.1 UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA (UnB) FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO E CONTABILIDADE E GESTÃO DE POLÍTICAS PÚBLICAS (FACE) DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO (ADM)� DISCIPLINA CÓDIGO CRÉDITOS TURMA PERÍODO PROFESSOR FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 200794 04 B 2016/2 MARCOS ALBERTO DANTAS Planejamento Improvisação Pensar, antever cursos de ação; Imediatismo, pragmatismo; Partir do diagnóstico da realidade; Utiliza-se de operação em “apagar incêndio”. Proposição antecipada das ações; Atuação diante da consumação dos fatos; Fundamentada em estruturas organizadas Fundamenta-se em estruturas fragmentadas �2 a clara comunicação dos benefícios almejados, uma vez que, empreitadas de longo prazo tendem a perder foco e força com o passar do tempo. A escalada dos objetivos ensejados exige monitoramento constante e consequente correção e reorientação do plano (orientações emergentes e/ou subjacentes). Trata-se de um modelo teórico para a ação futura. Começa com a definição dos objetivos e detalha os planos para atingi-los da melhor maneira possível. Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor curso de ação para alcançá-los. O planejamento define aonde se quer chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência. 2. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O planejamento pode ser visto como um conjunto de ações interligadas e complementares, realizadas nas diferentes instâncias da organização governamental, com vista no atingimento de determinado objetivo. Apresenta-se como uma forma de ação contínua, permanente e sistemática, que ao longo do seu desenvolvimento incorpora a ideia de atuação conjunta dos diversos setores da organização. Por ser um instrumento mais flexível que o planejamento a longo prazo, o planejamento estratégico contribui para estimular os administradores a pensar em termos do que é importante, e também a se concentrar sobre assuntos de maior relevância. Segundo PORTER (2005) , o planejamento estratégico não 2 pode ser tratado de forma conjunta ao processo estratégico, pois assim ele será mais eficiente na sua forma de gestão administrativa. Dentro do processo de administração estratégica, o planejamento estratégico é uma ferramenta de grande utilidade para a gestão das organizações públicas. Os seus diferentes processos refletem o posicionamento do planejamento estratégico e coloca objetivos funcionais que minimizam ameaças e maximizam oportunidades. Conforme KOTLER (2013) o planejamento estratégico permite estabelecer a 3 direção a ser seguida pela organização. O quadro a seguir mostra as fases do planejamento de gestão estratégica: � Fonte: http://www.axon.com.br/portal/index.php?view=article&catid=10%3A1-consultoria&id=14%3Aassessoria- em-gestao-empresarial&tmpl=component&print=1&page=&option=com_content PORTER, Michael. Estratégia Competitiva. Rio de Janeiro: Campus, 2005.2 KOTLER, Philip. Marketing Essencial: Conceitos, Estratégias e Casos. 2. ed. São Paulo: Prentice Hall (Grupo Pearson), 2013.3 http://www.axon.com.br/portal/index.php?view=article&catid=10%3A1-consultoria&id=14%3Aassessoria-em-gestao-empresarial&tmpl=component&print=1&page=&option=com_content �3 MINTZBERG, AHLSTRAND e LAMPEL (2010) analisaram o processo organizacional estratégico e, 4 consideraram duas novas variáveis que influenciam diretamente o processo: os valores gerenciais e a responsabilidade social. Pode perceber que o planejamento estratégico nada mais é do que uma consolidação de ideias, que por si só não produzem resultado algum. Ao contrário, é na implementação dessas ideias que a organização vai obter o melhor da estratégia. O planejamento estratégico objetiva ser um processo contínuo e sistemático de tomada de decisões, em que os planos são permanentemente revistos conforme as circunstâncias vão evoluindo, e não segundo um calendário preestabelecido. Portanto, será um apuramento do planejamento tradicional, que não exclui, mas o enquadra. É necessário observar também que a estratégia precisa ser constantemente reavaliada e reformulada, pois o processo todo – formulação e implementação – não é construído apenas apoiado em questões concretas, mas é produto de mecanismos altamente complexos. Isso sem falar nas mudanças bruscas nos contextos dentro e fora da organização, imprevisíveis, muitas vezes. Fonte: SCPPO - Superintendência Central de Planejamento e Programação Orçamentária/MG SEPLAG - Secretaria do Planejamento e Gestão/MG Dessa forma, o maior desafio da gestão estratégica está relacionado à sua efetividade prática no alcance dos objetivos organizacionais, isto é, na sua capacidade de movimentar a organização e alinhá-la no sentido da prescrição proposta pelo plano estratégico, com a adaptabilidade que esse processo exige. Como toda função de gestão, isso pressupõe uma dinâmica permanente de planejamento, execução, monitoramento, avaliação, ajustes e reajustes. a) Processo de planejamento estratégico no setor público O processo de implementação da estratégia os quais influenciam os modelos aplicados no setor público constitui uma atividade integrante do ciclo administrativo, o que por si só trata-se de um processo bastante complexo. O planejamento estratégico, no âmbito da administração pública, trata-se de algo necessariamente integrador, alcançando todas as áreas de governo, nas quais a ênfase se desloca das partes MINTZBERG, Henry; AHLSTRAND, Bruce; LAMPEL, Joseph. 2. ed. Safari de Estratégia. São Paulo: Bookman, 2010.4 �4 (órgãos) para os relacionamentos entre eles (consistência dos vínculos e das relações de cooperação que se formam). Isso pode incluir, não somente os demais poderes, como os demais entes federados, segundo uma perspectivade atuação em regime cooperativo. Dessa composição de objetivos e necessidades setoriais resulta a concepção de plano estratégico global do ente ou órgão público. O alcance de resultados positivos na implementação de planejamento estratégico, principalmente na administração pública e no terceiro setor, depende das condições e formas para a sua concretização. Segundo Mathias-Pereira (2012) , são considerados os seguintes aspectos:5 ➡ Forma de envolvimento dos atores, em especial de sensibilização. Devem ser mobilizados previamente, de forma conjunta, formas de enfrentamento de situações-problemas; ➡ Interação e qualidade da relação entre o conjunto de atores que planeja; ➡ Nível de consciência das potencialidades e debilidades que o grupo que planeja possui; ➡ Capacidade de percepção das condições que sustentam e condicionam a viabilidade das ações planejadas; ➡ Demonstração da vontade política para a implementação e a existência de mecanismo que monitoram tanto o plano quanto os elementos contextuais que lhe deram origem. De fato pode-se afirmar que a elaboração de um planejamento estratégico desenvolve-se segundo quatro movimentos mínimos, cíclica e virtuosamente relacionados, conforme descreve Bergue (2011) :6 1) Análise e diagnóstico ambiental (teorias dos sistemas da contingência e institucional são fundamentos iniciais para análise); 2) Concepção das diretrizes e objetivos setoriais (de cada área), desenvolvidos a partir de diagnósticos e com foco nos relacionamentos intersetoriais; 3) Formatação do plano global, que integra as perspectivas setoriais e prioriza diretrizes gerais de ação; 4) Promoção de ações de correção de curso ou reformulação das linhas estratégicas setoriais inicialmente concebidas. Fonte: Bergue (2011, p.450) MATIAS-PEREIRA, José. Curso de Gestão Estratégica na Administração Pública. São Paulo: Atlas, 2012.5 BERGUE, Sandro Trescastro. Modelos de Gestão em Organizações Públicas: Teorias e Tecnologias para Análise e Transformação 6 Organizacional. Caxias do Sul/RS: Editora EDUCS, 2011. Análise Ambiental Externa Definição do negócio da Organização Pública Formulação de Objetivos Avaliação da necessidade de mudança Formulação de alternativas e tomada de decisão Implementação do Planejamento Estratégico Controle do processo: medida, monitoramento e correção de curso Análise Ambiental Interna �5 ✴ Análise ambiental interna e externa: É a fase preliminar de qualquer processo de planejamento no setor público envolve um amplo e profundo diagnóstico das condições ambientais, segundo as perspectivas setoriais. Essa análise das condições ambientais processa-se segundo um modelo particular de cada entidade e é válido para determinado período de tempo. Abrange, necessariamente, as variáveis internas e externas do ambiente organizacional. ✴ Definição do negócio institucional da administração pública: A partir do diagnóstico realizado, cabe à administração pública definir seus eixos de atuação. A estrutura humana e a estrutura fiscal podem ser fatores de contingências para a definição dos objetivos de ação e, ao mesmo tempo, objeto de transformação. ✴ Formulação dos objetivos estratégicos: A formulação dos objetivos de gestão pressupõe o subsequente desenvolvimento de programas específicos, contemplando, essencialmente, a fixação de resultados esperados devidamente quantificados, a absorção de insumos e o prazo de execução previsto. ✴ Análise e avaliação das necessidades de mudança: A consecução dessa fase opera de forma cíclica com o primeiro estágio do processo de planejamento, contingenciando as etapas que se seguem. Atua mais intensamente como limitador da definição dos objetivos, porque esses podem ser facilmente afetados. ✴ Formulação das alternativas de ação e tomada de decisão: Como subprodutos desejados da fase de formulação de alternativas de ação, resultam de programas de adaptação do aparelho administrativo orientados para a plena consecução dos propósitos institucionais. ✴ Implementação e controle da estratégia: A implementação é a fase de ação administrativa por excelência. Trata-se de por em marcha o arranjo material e humano envolvido nos programas em direção aos seus objetivos. O controle constitui a fase crítica do processo de planejamento, pois suas ações de medida e acompanhamento de desempenho deverão indicar eventual necessidade de ação corretiva por parte da administração. 3. GESTÃO ESTRATÉGICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA O planejamento estratégico, num sentido amplo, como as diretrizes que ajudam a eleger as ações adequadas para atingir metas as metas da organização, cria condições adequadas para a tomada de decisões em relação às ações propostas, ou seja, um meio de estabelecer o propósito da organização, definindo objetivo, programas de ação e prioridades na concessão de recursos. Diante da adoção de novos modelos de gestão pública, observa que a nova gerência pública (New Public Management), tem procurado transladar a cultura da gestão orientada para os resultados nas organizações do setor público mediante a implementação de algumas reformas estruturais na gestão. Nos pilares de sustentação do modelo de gestão da nova gerência pública, destacam-se a participação cidadã e a transparência, medição de resultados, onde os cidadãos podem avaliar qualidade, quantidade e oportunidades dos bens e serviços recebidos, dimensões qualitativas da gestão, mudança do paradigma no âmbito do orçamento, transparência na prestação de contas, opacidade burocrática e responsabilidade descentralizada com controle centralizado. O planejamento estratégico requer dos seus gestores participação ativa no processo de mudança, principalmente quando há a necessidade de formular e implantar políticas públicas que integrem o Governo com a sociedade. Diante disso os planos de ação gerencial são responsáveis por promover a melhoria contínua. Neles são apresentados planilha de monitoramento das atividades e o indicador de desempenho. A área pública tem sido colocada em xeque pela sociedade com relação às respostas que lhes são exigidas. O cidadão-usuário demanda padrões de excelência nos serviços oferecidos, exercendo seu direito de cobrar presteza no atendimento aos anseios sociais e no cumprimento da missão das instituições. Além disso, as organizações públicas não puderam crescer em tamanho o suficiente para acompanhar o ritmo do crescimento populacional do país. O incremento da demanda tanto qualitativa quanto quantitativamente no setor público é fato inegável. �6 a) Estratégia no setor público7 Muitas organizações públicas, ao se depararem com a dificuldade de mobilizar seus esforços, direcionando-os para a efetiva melhoria dos serviços oferecidos, têm optado por definir um plano estratégico. Gerir estrategicamente uma organização pública significa, nos dias de hoje, a possibilidade mais tangível, e talvez a única, de atingir os objetivos institucionais pretendidos. A busca de influência sugere que a abordagem estratégica no setor público seja diferente do paradigma predominante da administração privada, que é o do enfoque estritamente econômico e financeiro. Esse enfoque existe desde o surgimento da estratégia, logo após a Segunda Guerra Mundial (1939-1945), fortaleceu-se com o modelo de cinco forças de Porter (Esse modelo tem como objetivos entender o ambiente 8 competitivo e identificar ações e estratégias futuras para se obter vantagem no mercado) e se perpetuou com a disseminação da prática de consultorias e ferramentas como SWOT e matriz BCG .9 10 Recentemente têm surgido autores que apresentam propostas alternativas a essa interpretação de estratégia: no livro Safári de Estratégias, Henry Mintzberg e outros autores definem dez escolas de estratégia, sob diversas perspectivas, como cultural, ambiental, psicológica e política. A Escola do Poder, com ênfase na ciência política, merece destaque: segundo ela, estratégia é um processo de negociação entre os atores e a políticada organização, haja vista que as organizações são coalizões de diferentes indivíduos e grupos de interesse. Assim sendo, a estratégia do setor público pode ser resultado de uma negociação que envolva o setor privado. Há os que acreditam até ser um equívoco considerar o poder político como ambiente totalmente externo à empresa e a sua estratégia isento de qualquer possibilidade de intervenção. Apesar de detentor de poder coercitivo, o poder público pode, e deve, ser influenciado estrategicamente pelo setor privado. 4. PLANEJAMENTO GOVERNAMENTAL O Estado tem função explícita de planejamento. O planejamento governamental, portanto, além de um instrumento de ação pública, deve ser visto como uma imposição constitucional, que lhe confere caráter imperativo ao estabelecer a obrigatoriedade de formulação de planos, de forma ordenada e sequencial. A função do planejamento torna-se essencial, como proposta técnica consistente para execução de políticas, contribuindo para uma organização dos serviços públicos em termos qualitativos e quantitativos, cuidando de sua instrumentação econômico-financeira, avaliando os processos de redução ou elevação das desigualdades sociais, intermediando e zelando pelo compromisso de equidade e de oportunidades. Planejar governamentalmente significa dar transparência e consistência à própria ação, fixando metas e prazos para orientação e provendo os meios necessários para alcançá-los. Nesse sentido, ressalta-se que o planejamento varia de acordo com cada País, Estado/Distrito ou Município, em que a estrutura institucional, o estágio de desenvolvimento e a situação histórica pode assumir diversas formas. Por Ronaldo Guimarães Gueraldi - pesquisador da Escola Brasileira de Administração Pública e de Empresas da Fundação Getúlio 7 Vargas, do Rio de Janeiro (FGV-Ebape). Rivalidade entre os concorrentes, Poder de negociação dos clientes, Poder de Negociação dos fornecedores, Ameaça de entrada de 8 novos concorrentes, Ameaça de produtos substitutos. O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglês, e é um acrónimo de Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades 9 (Opportunities) e Ameaças (Threats). É um sistema para posicionar ou verificar a posição estratégica da empresa no ambiente em questão. Matriz BCG, como o próprio nome diz, é uma matriz “2 por 2″ para análises de portfólio de produtos e unidades de negócios, tendo 10 como base o ciclo de vida do produto. Foi criada nos anos 70 por Bruce Henderson para a empresa americana Boston Consulting Group, e tem como principal objetivo auxiliar o processo de tomada de decisão dos gestores de marketing e vendas. �7 Keynes demonstrou que a ação governamental é necessária para evitar ou, pelo menos, reduzir os 11 efeitos das crises cíclicas características do capitalismo e também para manter o pleno emprego e promover o crescimento econômico. Dessa forma, o planejamento se apresenta como instrumento básico para a consecução do bem-estar da coletividade e o Estado é o principal agente na ação dos objetivos com vistas a corrigir desequilíbrios e promover o ajustamento do desenvolvimento nacional. Na gestão do âmbito do setor público, o planejamento da gestão governamental tem o propósito fundamental de antecipar e interpretar tendências, permitindo ao gestor posicionar-se antecipadamente frente à iminência de novos desafios, tecnologias, normatizações etc. a) Planejamento com base em previsões É o modelo de planejamento mais largamente utilizado pela administração pública para definir as condições futuras de operação. As previsões são operadas a partir de um conjunto de condicionantes dadas no momento de sua realização. A previsão é feita, portanto, a partir das condições vigentes, desprezando tendências potencialmente capazes de operar significativas mudanças nos cenários futuros. b) Planejamento por análise comparativa É um modelo mais sofisticado, evidenciando a adoção de uma perspectiva de cluster, ou seja, analisando aspectos de uma realidade local específica em relação (ou comparativamente) com o seu contexto. Esse modelo de planejamento, portanto, além da adoção das ferramentas de trabalho quantitativas, combina elementos ou variáveis de natureza essencialmente qualitativa. c) Planejamento por cenários Trata-se de uma perspectiva de planejamento relativamente inovadora no setor público, especialmente se tomada a esfera local de governo em geral. Esse tipo de planejamento envolve, necessariamente, a ótica de análise comparativa, ao qual adiciona a noção de cenários futuros possíveis e desejados. Essa perspectiva de planejamento apresenta um significativo potencial de impacto na gestão do setor público, na medida que impõe o repensar das necessidades de recursos a partir de condicionantes do passado ou aquelas até então vigentes. 5. BALANCED SCORECARD O balanced scorecard (BSC), formulado pelos professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e David Norton, em 1992, se apresenta como um instrumento de gestão organizacional baseado em indicadores e estratégias. O BSC também é visto como um sistema de suporte à decisão, pois pretende reunir os elementos-chave para poder acompanhar o cumprimento da estratégia. Esta definição foca-se também na comunicação da estratégia e no feedback de seu cumprimento. O BSC é uma ferramenta que materializa a visão e o crescimento. Segundo Kaplan e Norton (2000) , o BSC está estruturado em quatro diferentes perspectivas, que 12 podem ser representada pelos objetivos, indicadores, metas e iniciativas, nas quatro dimensões de negócio: a) Perspectiva financeira: envolve a estratégia de crescimento, de rentabilidade e de riscos. Deve contar a história da estratégia, começando pelos objetivos financeiros de longo prazo e relacionando-os às ações que precisam ser tomadas em relação às demais perspectivas, para que o desempenho John Maynard Keynes foi um economista britânico que defendia uma política econômica de Estado intervencionista, através da qual 11 os governos usariam medidas fiscais e monetárias para mitigar os efeitos adversos dos ciclos econômicos – recessão, depressão, e booms. Suas ideias serviram de base para a escola de pensamento conhecida como economia keynesiana. KAPLAN, Robert S.; NORTON, David P. Organização orientada para a estratégia. Rio de Janeiro: Campus, 2000.12 �8 econômico seja alcançado no longo prazo. b) Perspectiva dos clientes: A perspectiva dos clientes traduz a missão e a estratégia em objetivos específicos para segmentos focalizados que podem ser comunicados a toda a organização. Além disso, permite a clara identificação e avaliação das propostas de valor dirigidas a esses segmentos. c) Perspectiva dos processos internos: Constitui-se na análise dos processos internos da organização, incluindo a identificação dos recursos e das capacidades necessárias para elevar o nível interno de qualidade. O BSC considera os processos internos de toda a cadeia de valor e inclui o processo de inovação, criando satisfação para as pessoas envolvidas. d) Perspectiva do aprendizado e crescimento: O objetivo desta perspectiva é oferecer a infraestrutura que possibilita a consecução de objetivos ambiciosos nas outras perspectivas. A habilidade de uma organização inovar, melhorar e aprender relaciona-se diretamente com seu valor. Essa perspectiva apresenta objetivos voltados à capacidade dos funcionários, dos sistemas de informação e à motivação, empowerment e alinhamento. � Fonte: http://www.fev.edu.br/noticias/extensao-aborda-planejamento-estrategico-648.html No que se refere a utilização do balanced scorecard em organizações do setor público, exige-se que sejam observadas algumas premissas, tais como: o foco do esforço deve estar nos conceitos de planejamento, de controle e de estratégia; observar as diretrizes institucionais já existentes e as interações entre as nações; as dimensões gerenciais propostas no BSB tradicional devem ser tomadas como orientação básica para a composiçãode um modelo para administração pública, incorporando os devidos desdobramento e transformações das dimensões estratégicas originais. Deve-se observar que, quando tratar-se de organizações públicas, uma parcela substancial de seus objetivos, definidos com maior ou menor clareza, já estão estabelecidos no plano constitucional ou legal, fator capaz de gerar substanciais limitações à reorientação estratégica. No âmbito do governo federal, a utilização do balanced scorecard está cada vez mais presente, havendo uma crescente preocupação de inúmeras organizações públicas da administração direta e indireta, fundações, e em empresas públicas em adotar uma gestão estratégica, pois apresenta várias vantagens na sua aplicação. http://www.fev.edu.br/noticias/extensao-aborda-planejamento-estrategico-648.html �9 As principais vantagens e benefícios do BSC são: ✓ Alinhamento de indicadores de resultado com indicadores de tendência; ✓ O BSC considera diferentes grupos de interesse na análise e execução da estratégia; ✓ Comunicação da estratégia; ✓ O BSC é direcionado e focado nas ações; ✓ O BSC é um instrumento flexível e considera o planejamento estratégico um ser vivo a ser testado e monitorado continuamente; ✓ Alinhamento da organização com a estratégia; ✓ Promove a sinergia organizacional; ✓ Constrói um sistema de gestão estratégica e vincula a estratégia com planejamento e orçamento.