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TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 1 MÓDULO ATENDIMENTO PDV OPERADOR Material complementar | Guia de informações TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................................................... 3 TELA INICIAL ...................................................................................................................................................................... 4 PDV – Painel ...................................................................................................................................................................................... 4 PDV – Pedido ..................................................................................................................................................................................... 4 PDV – Mesa ....................................................................................................................................................................................... 4 PDV – Recuperar ................................................................................................................................................................................ 4 PDV – Menu Tarefas (Operador) .......................................................................................................................................................... 4 PAINEL ............................................................................................................................................................................... 5 Login do Operador ............................................................................................................................................................................. 5 PEDIDOS ............................................................................................................................................................................ 9 Iniciando o Pedido ............................................................................................................................................................................. 9 Pedido para Viagem ......................................................................................................................................................................... 10 Área de navegação .......................................................................................................................................................................... 10 Opções de Pedido ........................................................................................................................................................................... 12 Detecção de Inatividade ................................................................................................................................................................... 13 Finalizar o pedido ............................................................................................................................................................................ 13 Tela de pagamentos ........................................................................................................................................................................ 14 ...................................................................................................................................................................................................... 17 Pagamentos: ................................................................................................................................................................................... 17 RECUPERAR ..................................................................................................................................................................... 19 Código de coleta do pedido iFood ..................................................................................................................................................... 23 ...................................................................................................................................................................................................... 23 KDS .................................................................................................................................................................................. 25 BUMPBAR......................................................................................................................................................................... 27 PDV – MENU DE TAREFAS (OPERADOR) ............................................................................................................................. 28 Acessos do Operador ....................................................................................................................................................................... 28 TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 3 INTRODUÇÃO O módulo Atendimento é o componente da 3s Checkout, solução instalado localmente em nossas lojas, responsável por todas as interfaces com os colaboradores em nossos Pontos de Venda (Frente de Caixa, Totem de autoatendimento, POS Mobile e até mesmo os monitores dos KDS instalados em nossas cozinhas). A seguir apresentaremos uma série de Materiais de Apoio para que você possa conhecer as funcionalidades disponíveis para as diversas formas de interação com os nossos usuários. Um dos componentes fundamentais do 3S checkout é o responsável pela operação de nosso PDV (sigla para “Ponto De Vendas”), também bastante conhecido como POS (da sigla em inglês, “Point Of Sales”). Para o 3S checkout, a interface com o usuário varia de acordo com o dispositivo (Terminal PDV, POS, Mobile, Celular, Tablet, Totem de autoatendimento) e também conforme o modo de atendimento Quick Service (Atendimento no Balcão) ou Tablet Service (Atendimento em mesa), mas trata-se sempre da mesma aplicação. Mesmo se tratando de um módulo único (que genericamente denominamos de "Módulo de Atendimento"), existe um conjunto bastante amplo de funcionalidades na aplicação, para que sejam executadas as mais diversas operações, desde a abertura do dia até o seu encerramento, passando pelos processos de venda, pagamento, impressão de cupom fiscal, relatórios, etc. O objetivo deste documento é apresentar todas as suas funcionalidades, conforme veremos a seguir. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 4 TELA INICIAL PDV – Painel Através da opção “Painel”, realizamos os logins do Operador no PDV, indicando para o sistema quem está operando e associando todos os processos realizados a este Operador específico. PDV – Pedido A opção “Pedido”, reúne um conjunto de funcionalidades para registro dos Pedidos dos clientes, em especial no modelo de atendimento Quick Service (atendimento no Balcão). PDV – Mesa Referente ao serviço de atendimento diretamente na mesa do cliente. PDV – Recuperar A opção “Recuperar” oferece recursos para resgatar Pedidos salvos no processo de venda, assim como acompanhar os Pedidos recebidos dos parceiros de Delivery. O iFood disponibiliza umaferramenta denominada "Widget iFood", que pode ser integrada ao nosso PDV, oferecendo opções para que o operador possa realizar tarefas como enviar notificações, fazer um chat com o cliente ou acompanhar o status do pedido de maneira integrada à plataforma de Delivery. PDV – Menu Tarefas (Operador) A opção “Operador” oferece acesso a diversas funcionalidades que complementam as atividades de Venda realizadas através dos PDVs, desde os processos de Abertura e Fechamento dos Operadores até a emissão de relatórios. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 5 PAINEL Descrição Através da opção “PAINEL” realizamos o login do operador no PDV, indicando para o sistema quem está operando e associando todos os processos realizados neste PDV a este operador específico. Login do Operador Quando trabalhamos no PDV, o primeiro passo que devemos EXECUTAR SEMPRE é o que chamamos de "LOGIN DO OPERADOR". Trata-se do procedimento no qual um determinado operador (por exemplo, "Rita Silva") indica para o sistema que é ela que está operando aquele PDV, a partir daquele momento, ou seja, todos os registros de venda e demais operações realizadas no PDV daquele ponto em diante estarão associadas a este operador. Este processo antecede todas demais operações, ou seja, antes de tentar utilizar as funções "pedido ou "recuperar" o operador precisará primeiro clicar em “PAINEL” para realizar o seu Login no PDV. ● Assim que clicamos na opção “PAINEL”, será necessário o login e senha previamente cadastrados no BackOffice do 3S Checkout, informando primeiramente o seu código numérico, depois clicando no botão de “login”. ● E a seguir informando a senha e clicando no botão “ok”. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 6 TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 7 Caso seja a primeira vez que o Operador esteja acessando o PDV neste dia, será necessário realizar a validação deste processo de login do operador informando o usuário e senha do Gerente responsável pelo turno. Em seguida, será necessário inserir o valor do “fundo de troco”, previamente conferido pelo Atendente acompanhado pelo Gerente responsável pelo turno. IMPORTANTE O fundo de troco deve ser equivalente sempre a R$100,00. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 8 ● Um relatório com as informações de abertura/login do operador será exibido, e imprimir, para documentar o processo. ● Caso o operador que esteja fazendo o acesso já esteja com o seu turno de trabalho iniciado, ou seja, já foi realizada a abertura deste usuário anteriormente, já seremos direcionados para a aba de pedido. ● Observamos no rodapé da tela que o Operador logado no momento está sendo sempre identificado. Pronto! Agora o operador já está aberto nesse PDV, e poderá iniciar as suas atividades, observamos que o 3S checkout já o direciona para a aba de pedido. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 9 PEDIDOS Descrição A opção “PEDIDO”, reúne um conjunto de funcionalidades para registro dos pedidos dos clientes, em especial no modelo de atendimento Quick Service (Atendimento de Balcão). Iniciando o Pedido ● Quando estamos na aba “PEDIDO”, devemos selecionar o tipo de venda que será realizado nesse PDV, ou seja se será um atendimento do tipo Loja ou Viagem, essas variações definem qual tipo de navegação será exibida. ● Tipo de venda: Mostra qual tipo de venda está sendo realizada. Aqui podemos optar por tipos de vendas nesse PDV. Assim, se uma venda é do tipo "viagem" o operador já sabe que deverá colocar na sacola para o cliente, se a venda é feita para "Loja" ele saberá que deverá montar na bandeja. IMPORTANTE Esta indicação é o primeiro passo para iniciar o registro do novo pedido. A primeira pergunta que deve ser feita ao cliente é se o Pedido é para consumo na “Loja” ou para “Viagem”, pois ao clicar em “Viagem”, ao lançar os itens do pedido, você estará contemplando todos as embalagens utilizadas para viagem. Em caso de mudança do modo de consumo (Viagem ou na Loja) o pedido deverá ser cancelado por completo na tecla CANCELAR, e iniciar um novo pedido, indicando o modal correto. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 10 Pedido para Viagem ● Sempre que estiver escrito “Viagem “na impressão e/ou no KDS tipo EXPEDIÇÃO, trata-se de pedido para levar ou seja, deverá ser colocado em embalagens apropriadas para viagem, saco, sacola, tampas, etc. ● O registro dos itens do Pedido Viagem é feito normalmente sem particularidades, após confirmar o pedido e o pagamento a informação é enviada para o preparo através do KDS ou impressoras. Área de navegação Permite a navegação sobre as categorias de produtos. Categorias: Aqui você encontrará os grupos de categorias para cada tipo de produtos, ela vai determinar o item principal seguido das subcategorias (família de produtos) obrigatórios ou opcionais. Família de produtos: Após selecionar a categoria, ficará disponível as teclas de família de produtos e os itens que compõe o pedido. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 11 Seleção de produtos: Após selecionar o produto, ele aparece do lado esquerdo da tela. Agrupamento: Aqui podemos definir a quantidade de 1 ou mais itens para aquele mesmo produto. Antes devemos selecionar o número, para definir a quantidade e depois clicar no produto escolhido, será adicionado ao pedido a quantidade selecionada daquele item. Quando efetuamos a venda de vários produtos utilizando estes botões de quantidade, todos terão os mesmos modificadores e opcionais (por exemplo, todos terão a mesma “massa” ou mesma “borda”). Caso o cliente defina um modificador ou um opcional diferente para algum dos produtos, ele deve ser pedido em separado. IMPORTANTE Quando efetuamos a venda de vários produtos iguais utilizando os botões de agrupamento por quantidade, todos terão os mesmos modificadores e opcionais. Caso o cliente defina um modificador ou um opcional diferente para algum dos produtos, ele deve ser registrado separadamente em uma nova linha. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 12 Opções de Pedido Para efeito de demonstração, seguiremos abaixo com o exemplo de uma venda feita no Balcão da loja para consumo local. ● Aqui podemos optar por tipos de vendas nesse PDV. Assim, se uma venda é do tipo "viagem" o operador já sabe que deverá colocar nasacola para o cliente, se a venda é feita para "Loja" ele saberá que deverá montar na bandeja. ● Deletar linha: Deletar uma única linha do pedido ● Salvar: Guarda um pedido para ser concluído depois. Esse pedido fica salvo na aba recuperar. ● Modificar: Alterar itens já selecionados no pedido do cliente. ● Total (Finalizar pedido): Ao clicar no botão Total o sistema nos direciona para a tela de pagamentos. ● Opções: Dentro desse botão existe o comando: comentário. ● Comentário: Realizar um comentário ● Selecione o produto a qual vai inserir o comentário, clique em opções e depois comentário. A janela para inserir o comentário será exibida. Após isso clicar em “ok” e podemos ver o comentário abaixo do produto. ● Outra opção é clicar em “total” e colocar o nome do cliente para que na aba “recuperar” possamos localizar pelo nome. ● Cancelar: Cancela o pedido por completo. ● Podemos realizar o cancelamento de um pedido em progresso e serão exibidos os motivos/justificativas cadastradas no BackOffice. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 13 Detecção de Inatividade Ao ficar alguns segundos sem atividade e ações na tela, o sistema aciona a inatividade com uma contagem regressiva de 10 segundos. IMPORTANTE Ao finalizar a contagem regressiva, todos os pedidos em andamento serão cancelados, sendo necessário iniciar um novo pedido. Finalizar o pedido Ao clicar no botão Total, o sistema nos direciona para a tela de pagamentos. Podemos inserir o CPF e nome do client , O NOME DO CLIENTE É OBRIGATÓRIO. Informe o nome do cliente e clique em “Ok” para prosseguir. Caso o cliente não deseje informar esses dados basta clicar em “Não informar”. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 14 Tela de pagamentos Divisão de valores: Nessa tela teremos a opção de divisão de valores, o sistema dará a opção de divisão para 2, 3, 4 e 5 pessoas. Opção de divisão de valores já definidas automaticamente. Para uma divisão superior a 5, realizar manualmente. Limpar pagamentos: Caso o cliente tenha feito o pagamento parcial do valor e/ou queira mudar a forma de pagamento, podemos limpar os pagamentos já realizados, antes de concluir o pedido e emitir cupom fiscal. Podemos escolher entre um ou todos os pagamentos que desejamos limpar. Podendo ser um ou todos os pagamentos. Fiscalizar: Em caso de erro no processamento do pagamento da emissão do cupom fiscal, fiscalizar força o sistema repetir o processo. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 15 Documento do cliente: Podemos inserir ou trocar um número de CPF do cliente antes de concluir o pedido. Nome do Cliente: Podemos inserir ou alterar o nome do cliente antes de concluir o pedido. Salvar pedido: Podemos salvar aquele pedido que será encaminhado para a aba de recuperar e finalizar ou cancelar o pedido posteriormente. Por exemplo: O cliente esqueceu a carteira no carro e logo retorna para realizar o pagamento. Ao clicar no botão Salvar Pedido podemos informar o nome do cliente. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 16 TESTE Após clicar em “Ok”, vemos a informação do pedido salvo. O pedido salvo vai para a aba “Recuperar”. Para recuperar o pedido, basta clicar na aba recuperar e selecionar o pedido, clicando no botão “recuperar”. Voltar: Permite retornar a tela de pedidos e adicionar novos produtos ao pedido do cliente. Dentro da tela de pagamentos temos mais alguns comandos. Pré-conta: Nos permite ter uma visão prévia da nota em formato de relatório e pode ser usado como recurso de acessibilidade como por exemplo, quando a comunicação verbal não está sendo efetiva. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 17 Pagamentos: Caso o cliente tenha feito o pagamento em cédulas, temos os botões pré-definidos para selecionar o valor e agilizar o processo, ou se preferir, é possível também digitar o valor utilizando a calculadora. Em seguida, será necessário confirmar o recebimento de pagamento em dinheiro clicando no botão “Ok”. Botões para “TEF integrado”, ou seja, pagamentos feitos por Cartão de Crédito ou Cartão de Débito com as maquininhas ligadas ao PDV. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 18 Pagamento por PIX: Ao clicar no botão de carteira digital, irá abrir uma janela de confirmação do valor e pagamento via PIX, clique em “Ok”. O QR code aparece no pinpad para o cliente fazer a leitura e concluir o pagamento. Caso o cliente não faça o pagamento, será necessário aguardar 3 minutos para retornar à tela de pagamentos. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 19 RECUPERAR No 3S checkout a aba "Recuperar" tem múltiplas utilizações, mas basicamente podemos dizer que ela serve para que possamos acessar um pedido que tenha sido "gravado" anteriormente por outro processo do sistema, para que o Operador que deseja trabalhar com este Pedido em outro momento não precise digitá-lo novamente. São basicamente as seguintes situações em que um Pedido é "guardado" por outro processo e fica disponível nesta aba "Recuperar": Quando o Pedido é "salvo "por algum operador na tela de atendimento Quick Service (atendimento no Balcão). Uma situação típica é quando o cliente efetua o Pedido, mas na hora de pagar percebe que "esqueceu a carteira no carro", e pede para voltar depois. Quando o Pedido é realizado em um parceiro de delivery (como iFood ou Rappi, por exemplo) e o hub de delivery do 3S checkout o envia para a loja correspondente. Usaremos esta função quando um Pedido é "salvo" no sistema pelo Totem de autoatendimento para que o cliente possa efetuar o pagamento em dinheiro no Balcão. IMPORTANTE Os pedidos do delivery são integrados automaticamente no PDV do delivery, não precisando fazer qualquer ação na aba de “Recuperar”. delivery TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 20 Na aba “Recuperar” podemos ver alguns pedidos que foram feitos nos diversos canais de venda: Loja, Totem, Viagem, Delivery (inclui as abas Delivery, Delivery Erros e Deivery Concluídos). Uma das ações da aba “recuperar” é ver os pedidos que foram salvos, ver qual é a ordem desse pedido e detalhes do pedido. Podemos ver uma notificação na aba “Recuperar” quando houver pedidos na tela. Ao clicarem “recuperar” teremos as seguintes informações. Aqui podemos observar qual a origem do pedido. Número do pedido no PDV, Hora que o pedido foi realizado, Nome do cliente. Ao clicar no botão “detalhes”. No campo Ações, além de ver os detalhes do pedido, podemos recuperar o pedido para concluir pagamentos ou cancelar aquele pedido. Na aba “Delivery” vamos receber os pedidos que são originados dos nossos parceiros delivery (Ifood, Rappi e APP Pizza Hut). TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 21 IMPORTANTE Os pedidos são integrados automaticamente, sem a necessidade de qualquer ação para receber, e enviar o pedido para as telas da linha de montagem, ou seja, apenas utilizamos quando houver erro de integração na aba “delivery erros” Na aba “delivery erros” podemos atuar nos pedidos que eventualmente apresentam algum “erro de integração” em alguma etapa desse processo. Na aba “delivery concluídos” veremos os pedidos finalizados. Se clicarmos em “detalhes” também teremos acesso às informações do pedido. Ao clicar em produzir o sistema, realiza todos os procedimentos fiscais e envia o pedido para a cozinha. ● Ao encaminhar para a Make, (Mesa de preparo), a informação também aparece na CUT, (Finalização). ● No botão “SOLICITAR ENTREGADOR” é possível solicitar um entregador próprio ou solicitar um entregador de um parceiro de logística. ● Após a seleção, clicar em “ok” e confirmar o entregador. Esse caso se aplica para pedidos do APP Pizza Hut. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 22 ● Assim que o sistema receber a informação da disponibilidade do entregador o botão “SAIR PARA ENTREGA” ficará disponível. Então podemos confirmar o envio do pedido. ● E quando o produto estiver pronto para ser enviado, é só clicar e o status será alterado, nesse caso será exibido em rota de entrega. ● Quando o pedido for entregue, clique no botão “confirmar entrega” ● Se o entregador for de um parceiro de logística, essa alteração é automática, pois o sistema do parceiro está integrado com o nosso PDV. ● Na aba “DELIVERY ERROS” podemos atuar nos pedidos que eventualmente apresentam algum “ERRO DE INTEGRAÇÃO” em alguma etapa desse processo. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 23 ● Na aba “delivery concluídos” veremos os pedidos finalizados. ● Se clicarmos em “detalhes” também teremos acesso às informações do pedido. Código de coleta do pedido iFood No caso de pedidos recebidos do parceiro de delivery iFood, estes possuem uma identificação adicional, denominado código de coleta. Este código servirá para validar se o pedido retirado pelo entregador é de fato o que ele precisa entregar. O procedimento padrão então envolve os seguintes passos: Ao chegar na loja para retirar o pedido iFood, o entregador informa este código gerado pelo iFood ao atendente da loja. O atendente consulta o código no “cupom conferência delivery” verifica se está correto. Caso esteja, deverá entregar o pedido para o entregador, após ele indicar a retirada do pedido no restaurante. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 24 O número do pedido é destacado no topo do cupom, centralizado. Número do pedido no PDV: XXXX. Obs.: Caso o número do pedido ainda não tenha sido gerado no momento da impressão do cupom, esta situação deverá ser informada, no seguinte formato: "Número do pedido no PDV: não gerado". A seção de observação também será destacada com formatação diferente. Como destaque para seção “observação”, o texto deverá estar em negrito. Há a informação de recorrência de pedidos pelos clientes na loja, indicando quantas vezes o cliente já realizou o pedido naquela loja. Está no campo “Observação, no rodapé do comprovante. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 25 KDS Descrição Um dos recursos mais importantes do 3S Checkout é a possibilidade de integração das operações de vendas com a área de Produção (Make/Mesa de Preparo/Cut) das nossas Lojas. Basicamente, isso é feito através da exibição, em pontos estratégicos da nossa loja, de informações que auxiliam a produção dos produtos que foram vendidos aos nossos clientes. Esta exibição agiliza a comunicação entre "quem vende" e "quem produz", e pode ser feita através de monitores instalados nestes locais. Estes pontos de exibição são genericamente denominados KDS (sigla para a expressão "Kitchen Display System" ou, numa tradução livre, "Sistema De Visualização Para Cozinha"). ● As configurações de cores realizadas terão efeito de acordo com cada ação de tempo. TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 26 ● O KDS de chamada de pedidos é dividido em 3 sessões, que trarão informações de pedidos que estão sendo preparados, pedidos prontos e clientes que já foram chamados anteriormente ● Nossas lojas terão os KDS distribuídos conforme seu layout: TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 27 BUMPBAR BUMPBAR é o equipamento utilizado para iniciar ou finalizar a produção de um item, já conhecido nas operações da marca, fica sempre junto aos KDS, e nos ajuda a retirar os itens já preparados da espera no KDS, verificar pedidos já retirados da tela. ATENÇÃO Caso haja alguma falha no KDS, devemos seguir um plano de ação estabelecido para que não precisemos parar a operação, conforme descrito abaixo: TREINAMENTO PIZZA HUT BRASIL - MÓDULO ATENDIMENTO PDV (OPERADOR) 28 PDV – MENU DE TAREFAS (OPERADOR) Descrição As opções “Operador” e "Gerente" oferecem acesso a diversas funcionalidades que complementam as atividades de Venda realizadas, através dos PDVs, desde os processos de Abertura e Fechamento da Loja e dos Operadores até a emissão de relatórios. Acessos do Operador Essas são as teclas disponíveis para o acesso do “Operador”. Relatório de Mix de Produtos (Data de Negócio): Relatório que apresenta a quantidade de produtos vendidos, ranqueados por porcentagem, quantidade e valor. Relatório de Vendas por Intervalo: Relatório de vendas do operador a cada 30 minutos. Relatório de Promoções: Verifica a quantidade de itens promocionais vendidos. Desafio de vendas: Possibilidade de criar desafios de venda por quantidade de acordo com o item escolhido, ao atingir a quantidade determinada, o PDV gera uma notificação.