Atividade 1_Paola_Liandra

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SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL SENAC
PAOLA LIANDRA REIS FAGUNDES
USO DO EXCEL NO SETOR DE RECURSOS HUMANOS DA ACADEMIA SAÚDE E VIDA
PORTO ALEGRE
2024
Introdução
O setor de Recursos Humanos (RH) da academia Saúde e Vida, com diversas filiais, necessita de um sistema eficiente para controlar dados como horários de entrada e saída dos funcionários, horas trabalhadas, faltas e outros aspectos administrativos. O uso do Excel como ferramenta para arquivamento e controle de dados no RH é uma solução simples, eficaz e de baixo custo, sendo ideal para atender a essas necessidades.
Justificativa para a Escolha do Excel
O Excel é utilizado em empresas de todos os portes devido a facilidade de uso e capacidade de fazer cálculos automáticos. A ferramenta é poderosa quando se é necessário usar muitos dados para compor. A extensão do arquivo se dá por .xlsx, considerado o formato padrão do arquivo. 
Método de Arquivamento Usado: Alfabético Numérico
Como funciona: Combina ordem alfabética (por nome) e numérica (número de identificação) para organizar documentos.
Vantagens: Facilita a localização, especialmente quando há muitos documentos similares. A ordem alfabética ajuda a encontrar facilmente um nome, e o número organiza e diferencia registros semelhantes.
Quando usar: Ideal para arquivos com muitas pessoas ou itens, como registros de colaboradores, onde você precisa de uma organização mais detalhada.
Tipo de Arquivamento
 O que é: Documentos que são usados com frequência no dia a dia da empresa.
Exemplos: Fichas de registro de colaboradores, relatórios financeiros do mês, documentos que são acessados frequentemente.
 Onde armazenar: Devem estar em local de fácil acesso, pois são consultados regularmente.
Controle de Dados de Forma Organizada
 A estrutura de planilhas do Excel permite a criação de tabelas que organizam as informações de forma clara. Por exemplo, é possível ter colunas específicas para horários de entrada e saída, horas trabalhadas, atrasos e faltas. Essa organização facilita o gerenciamento das informações e a obtenção de relatórios.
Automatização de Cálculos
 Com o uso de fórmulas e funções automáticas, o Excel facilita o cálculo de horas trabalhadas, horas extras, horários de entrada e saída e outros indicadores. Podemos utilizar fórmulas como: “SOMASE”, “CONTSE”, além de usar fórmulas de pesquisa na planilha, que podemos incluir a “PROCV”.
Geração de Relatórios Personalizados
 O Excel permite a criação de relatórios mensais ou semanais sobre o controle de ponto, horas extras, faltas e outros aspectos relacionados aos funcionários. A criação de gráficos e tabelas dinâmicas torna a análise de dados mais fácil e eficiente. Isso tudo, com o fato de que é compatível com outras ferramentas de controle de dados, o que facilita também elaborar relatórios com o uso de BI. O Power BI, ferramenta de dados funciona muito bem com arquivos do Excel, permitindo que você use os dados das planilhas de várias maneiras. Você pode importar dados diretamente de arquivos .xlsx. Além disso, o Power BI também tem ferramentas como o Power Query, que ajudam a transformar e preparar os dados de forma mais simples e organizada para análise, o que facilita também a visualização das informações.
Segue o exemplo de um relatório criado pelo Excel. A imagem a seguir descreve um exemplo de controle de funcionários realizada pelo RH da empresa. 
Tabela 1 – Controle de ponto e horas extras dos funcionários
Conclusão
O Excel é uma ferramenta muito útil para o setor de Recursos Humanos da academia Saúde e Vida, principalmente por ser simples de usar e de baixo custo. Ele facilita a organização e o controle dos dados dos funcionários, como horários de entrada e saída, faltas, horas extras e total de horas trabalhadas. Com o Excel, a equipe de RH consegue registrar e acompanhar essas informações de forma mais ágil e organizada.
Além disso, o Excel permite automatizar diversos processos, como cálculos de horas extras e horas trabalhadas. Isso diminui a necessidade de fazer cálculos manualmente, economizando tempo e diminuindo a chance de cometer erros. A criação de relatórios também se torna mais simples, o que ajuda na tomada de decisões rápidas e acertadas, como identificar problemas de pontualidade ou faltas.
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