Medindo e encerrando um projeto

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 Podcast 
Disciplina: Simulação de gestão de projetos 
Título do tema: Medindo e encerrando um projeto 
Autoria: Sophia Rozanier Busatto 
Leitura crítica: Nirse Ruscheinsky Breternitz 
 
Abertura: 
Olá, ouvinte! No podcast de hoje vamos falar sobre um escritório de projetos ou 
PMO - Project Management Office, em inglês, que pode atuar como parte 
interessada ou até ser o tomador de decisões durante o ciclo de vida do 
projeto, ajudando a alinhar o projeto com os objetivos estratégicos. 
E, falando em alinhamento estratégico, seguiremos para o encerramento de um 
projeto, que envolve a revisão do plano X a entrega realizada, a desalocação 
da equipe, a liberação de recursos físicos e p encerramento e arquivamento de 
contratos. Partiremos para a medição que vai comprovar que o trabalho foi feito 
e que a entrega está a contento. 
Claro que não podemos deixar de falar nas abordagens adaptativas que são 
denominadas também como métodos ágeis. Um framework famoso é o Scrum. 
Falaremos um pouquinho da sprint review e a sprint retrospective, que são 
essenciais para avaliar e melhorar o trabalho, garantindo a aceitação das 
entregas e a adaptação contínua dos processos. Vamos lá? 
Um PMO pode ter a autoridade para atuar como uma parte interessada 
relevante ao longo do ciclo de vida do projeto e também ser um decisor para 
manter o projeto alinhado aos objetivos estratégicos. 
Um PMO pode fazer recomendações, ser responsável pela transferência do 
conhecimento, encerrar projetos ou tomar outras ações. 
Desta forma, os Escritórios de Projetos se tornaram cada vez mais 
estratégicos. Com o tempo, as organizações têm otimizado o gerenciamento de 
projetos para ajustar melhor os esforços aos objetivos da empresa, melhorar a 
comunicação, desenvolver competências e garantir que os investimentos 
tragam resultados. O PMO tem um papel fundamental nesse processo e muitas 
organizações estão se empenhando para definir melhor suas funções e 
reforçar sua atuação para alcançar os benefícios esperados. 
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Adicionalmente ao PMO, podemos falar em gerenciamento de programas que 
pode apoiar as estratégias organizacionais através da autorização, alteração 
ou encerramento de projetos e, claro, gerenciando suas interdependências. 
Não se encerra só projetos, mas também os contratos. Isso fazemos no 
processo Controlar as Aquisições, de monitoramento e controle. Pra saber 
mais, dá uma olhadinha na 6ª edição do Guia PMBoK® para ler sobre este 
processo. 
Durante o encerramento, o plano deve ser revisitado para assegurar que todo o 
trabalho do projeto foi finalizado e que os objetivos do projeto foram 
alcançados. 
Estamos, neste momento, falando de projetos baseados em plano, então 
certifique-se de que todos os documentos estejam atualizados e que todas as 
questões estejam também resolvidas. Ou você vai querer ficar com alguma 
pendência? 
Desaloque a equipe conforme o plano e fique atento ao excesso de material. 
As instalações, equipamentos e outros recursos também precisam ser 
liberados. 
Falando em contratos, providencie o aceite formal de todos os contratos, 
finalize reivindicações, atualize os registros e arquive os documentos e 
informações para eventuais necessidades no futuro. 
Você sabe o que são reivindicações em contratos? Então, vamos falar um 
pouquinho sobre isso... Quando um comprador e um fornecedor não 
conseguem concordar sobre o pagamento ou não reconhecem algo, pode 
haver uma contestação e isso chamamos de reinvindicação. Se essas 
reivindicações não forem resolvidas, viram disputas e, eventualmente, 
apelações. Então devem ser registradas, acompanhadas e gerenciadas 
durante todo o contrato, seguindo as regras acordadas. Se as partes não 
resolverem uma reivindicação, será necessário usar métodos alternativos de 
resolução de disputas conforme o contrato. A negociação é a forma preferida 
para resolver reivindicações e disputas. O recomendável é que ao terminar o 
contrato, tenhamos todas as reivindicações finalizadas. 
Vou te falar algo lógico, mas é bom ressaltar: Um contrato deve ser avaliado 
em termos de qualidade, recursos, cronograma e custos. Isso engloba verificar 
quais tarefas estão adiantadas ou atrasadas, se o orçamento está sendo 
respeitado e se há problemas com recursos ou qualidade. Desta forma 
podemos nos antecipar a eventuais problemas. 
Notou que voltamos a falar em medição? Já pensou que a melhor forma de 
encerrar um projeto ou fase é passar antes pela confirmação oficial de que o 
 
 
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trabalho foi completado conforme o esperado e é aceito pelo cliente ou 
patrocinador? 
O controle da qualidade em projetos é comumente realizado antes da validação 
do escopo, embora ambos possam ocorrer simultaneamente. O ideal é que o 
atendimento aos requisitos de qualidade seja assegurado antes da validação 
do escopo. Na validação do escopo o objetivo é garantir a aceitação das 
entregas. 
Se falarmos em abordagens adaptativas, vamos avaliar duas atividades 
importantes que devem ocorrer próximo ao fim da sprint, no caso da adoção do 
Scrum. 
Temos as cerimônias de sprint review (ou revisão) e sprint retrospective (ou 
retrospectiva). A sprint review foca no produto em si, e olha o controle da 
qualidade aí! E a sprint retrospective olha o processo de construção do 
produto. O que podemos melhorar? Olha aí as lições aprendidas. 
Durante a sprint review há a inspeção e adaptação. A review deveria ocorrer 
antes da retrospective, ok? Mas ocasionalmente pode ocorrer depois. 
A review traz um olhar sobre o estado atual do produto e, atenção, falem a 
verdade, sei que pode até ser inconveniente, mas falem. Perguntem, façam 
observações ou sugestões de como prosseguir da melhor forma. A sprint 
review é um dos loops de aprendizado mais importantes do Scrum. E presta 
atenção novamente: Como os sprints são curtos, esse loop é rápido! 
Trazendo aqui o conceito de sprint: No Scrum, o trabalho é realizado em 
iterações ou ciclos de até 4 semanas, por exemplo, chamados de sprints. O 
trabalho completado em cada sprint deve criar algo de valor, ou melhor, algo de 
valor tangível para o cliente. 
Agora, voltando à review, a equipe Scrum (ou equipe do projeto) deve 
participar da review. Stakeholders internos como executivos e gerentes devem 
ver o progresso o mais breve possível para que possam sugerir alterações, se 
necessário. Não esqueçam de envolver o gerente de operações que receberá o 
produto, caso esta seja a situação. 
Outras equipes como vendas, suporte, jurídico e compliance podem participar 
da sprint review para dar um feedback específico. Stakeholders externos como 
clientes e usuários também são uma fonte valiosa de feedback. 
Então, prepare-se para gerenciar a reunião determinando quem será 
convidado. Agende a atividade, confirme se o trabalho da sprint está pronto, 
organize-se para fazer a demonstração e feche quem fará o quê. 
 
 
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Atenção que a sprint review pode ser rotulada de sprint demo ou simplesmente 
demo. Apesar da demonstração ser algo útil, ela não é alvo da sprint review. O 
aspecto mais importante é a conversa e a colaboração para a busca da 
adaptação produtiva. Ah, não fez nada, não tem o que mostrar? A review pode 
focar no porquê não houve progresso. 
E a retrospective? Confunde, né? Aqui você e o time irão analisar como foi feito 
o trabalho, como melhorar e elaborar como implementar essas melhorias. 
Vamos falar a verdade? Quase ninguém gosta de fazer retrospectiva, gostam 
de ir direto ao ponto, mas não se perde tempo fazendo isso, é um investimento, 
porque é uma ferramenta poderosa de melhorar os processos. 
Falando em ferramenta poderosa, muitos gerentes de projetos negligenciam o 
processo de encerrar o projeto ou fase. Para eles, a entrega bem-sucedida do 
projeto é definida pela conclusão das entregas de acordo com o cronograma e 
custo. Eles veemo encerramento do projeto como uma burocracia, um trabalho 
necessário para satisfazer os procedimentos organizacionais e, muitas vezes, 
de pouca ou nenhuma importância. 
Repito: Garanta que todo o trabalho foi concluído, que todos os processos de 
gerenciamento de projetos / governança acordados foram executados e tenha 
a formalização da conclusão do projeto com a aprovação do patrocinador ou 
cliente. Não esqueça das questões contratuais, certifique-se que ambas as 
partes cumpriram suas obrigações. E faça a transição do produto, serviço ou 
resultado para as operações. 
Não esqueça das lições aprendidas: O que foi bem executado deve ser 
documentado para repetir no futuro. O que poderia ter sido melhor? E, se sim, 
como o que fazer para alcançar este resultado? 
Desmobilize os recursos liberando-os para outros projetos e tarefas conforme 
necessário dentro da organização. 
E por último e mega importante: Transfira as entregas do projeto para a o 
cliente ou usuário de maneira que garanta as operações e suporte contínuos. 
No podcast de hoje falamos sobre o papel dos Escritórios de Projetos (PMOs) 
e o processo de encerramento de projetos. Também ouvimos um pouco sobre 
abordagens ágeis, como o Scrum, e duas cerimônias importantes: a sprint 
review e a sprint retrospective. A sprint review analisa o produto e a sprint 
retrospective analisa o processo, ajudando na melhoria contínua. Dando 
continuidade, lembro aqui que é fundamental confirmar que todo o trabalho e 
processos foram concluídos para a obtenção da aprovação formal. Não 
esqueçam de observar as questões contratuais. As lições aprendidas devem 
ser documentadas para uso futuro. Desmobilize os recursos e assegure a 
transição das entregas. 
 
 
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Este foi o nosso podcast de hoje! Espero que tenham gostado!