Prévia do material em texto
MKZ0073_v1.0 Simulação de gestão de projetos Medir e encerrar um projeto Monitoramento e controle e seus processos, segundo a sexta edição do Guia PMBoK Bloco 1 Sophia Rozanier Busatto Vamos refletir? • O ciclo de vida de um projeto é uma sequência de etapas pelas quais um projeto transita do começo ao término. • Além disso, fornece a estrutura básica do gerenciamento de projetos e é aplicável independentemente da abordagem de desenvolvimento. • As fases podem ser sequenciais, repetitivas ou sobrepostas. • Muitos dos processos de monitoramento e controle são constantes, desde o início até o encerramento do projeto, não pertencendo apenas a uma fase. Os projetos podem ser organizados dentro da estrutura genérica de um ciclo de vida • São os processos necessários para monitorar, controlar e gerenciar o progresso e desempenho do projeto, identificando quaisquer áreas onde sejam necessárias modificações no plano e implementar as mudanças aprovadas. • Durante a execução, os dados sobre o desempenho do trabalho são coletados e analisados pelos processos de monitoramento e controle, se transformando em informações sobre o avanço das entregas e outros aspectos relevantes do projeto. • Essas informações também podem e devem ser usadas como feedback para melhorar o desempenho em projetos futuros. Processos de monitoramento e controle Doze processos de monitoramento e controle Ferramentas e técnicas dos processos de monitoramento e controle Opinião especializada. Análise de dados. Tomada de decisões. Reuniões. Ferramentas de controle de mudanças. Inspeção. Método do caminho crítico. Sistema de informações de gerenciamento de projetos. Otimização de recursos. Antecipações e esperas. Compressão de cronograma. Opinião especializada. Índice de Desempenho para Término (IDPT). Coleta de dados. Testes/ avaliações de produtos. Representação de dados. Solução de problemas. Habilidades interpessoais e de equipe. Auditorias. Administração de reivindicações. Habilidades de comunicação. (PMI, 2017) Medir e encerrar um projeto Realizar o controle integrado de mudanças, um processo de monitoramento e controle Bloco 2 Sophia Rozanier Busatto Realizar o controle integrado de mudanças Mudanças Mudanças Mudanças 2. Considerar o impacto da mudança de forma integrada, abordando o risco geral do projeto. 4. Comunicar as decisões. 3. Determinar a solução das solicitações de mudanças. 5. As mudanças nas entregas, nos documentos e no plano de gerenciamento do projeto, são gerenciadas. 1. Avaliar todas as solicitações de mudança. (PMI, 2017) Para lembrar Realizar o controle integrado de mudanças, segundo a sexta edição do Guia PMBoK ENTRADAS 1. Plano de gerenciamento do projeto: • Plano de gerenciamento de mudanças. • Plano de gerenciamento de configuração. • Linha de base do escopo. • Linha de base do cronograma. • Linha de base dos custos. 2. Documentos do projeto: • Bases das estimativas. • Matriz de rastreabilidade dos requisitos. • Relatório de riscos. 3. Relatórios de desempenho do trabalho. 4. Solicitações de mudança. 5. Fatores ambientais da empresa. 6. Ativos de processos organizacionais. FERRAMENTAS E TÉCNICAS 1. Opinião especializada. 2. Ferramentas de controle de mudanças. 3. Análise de dados: • Análise de alternativas. • Análise de custo- benefício. 4. Tomada de decisões: • Votação. • Tomada de decisões autocráticas. • Análise de decisão envolvendo critérios múltiplos. 5. Reuniões. SAÍDAS 1. Solicitações de mudança aprovadas. 2. Atualizações do plano de gerenciamento do projeto: • Qualquer componente. 3. Atualizações de documentos do projeto: • Registro das mudanças. O que origina mudanças no projeto Orientar e gerenciar o trabalho do projeto. Monitorar e controlar o trabalho do projeto. Validar o escopo. Controlar o escopo. Controlar o cronograma. Controlar os custos. Adquirir recursos. Desenvolver a equipe. Gerenciar a equipe. Controlar os recursos. Gerenciar a qualidade. Controlar a qualidade. Monitorar as comunicações. Planejar as respostas aos riscos. Implementar respostas aos riscos. Monitorar os riscos. Planejar o gerenciamento das aquisições. Conduzir as aquisições. Controlar as aquisições. Identificar as partes interessadas. Gerenciar o engajamento das partes interessadas. Monitorar o engajamento das partes interessadas. Relatórios de desempenho. Documentos do projeto. Solicitações de mudança. Plano de gerenciamento. Fatores ambientais da empresa. Ativos de processos organizacionais. Documentos do projeto: • Bases das estimativas. • Matriz de rastreabilidade dos requisitos. • Relatório de riscos. Plano de gerenciamento: • Plano de gerenciamento de mudanças. • Plano de gerenciamento de configuração. • Linha de base do escopo. • Linha de base do cronograma. • Linha de base dos custos.Fonte: PMI, 2017 Mudanças podem incluir • Ações corretivas e preventivas. • Reparos de defeitos. • Entregas que reflitam ideias ou modificações ou itens adicionais. • Atualizações em documentos e planos. Medir e encerrar um projeto O papel do status report ou o status report é um papel? Bloco 3 Sophia Rozanier Busatto O status report é muito mais que um papel Elaboração do relatório de desempenho do projeto. Acompanhamento e análise do progresso geral, a fim de atingir os objetivos estabelecidos no plano. Proporcionar às partes interessadas uma compreensão clara da situação atual do projeto. Destacar as ações tomadas para resolver problemas. Dar visibilidade sobre o andamento futuro do projeto, incluindo previsões de custos e prazos. Esse processo é conduzido durante todo o ciclo do projeto. Monitorar e controlar o trabalho do projeto, segundo a sexta edição do Guia PMBoK ENTRADAS 1. Plano de gerenciamento do Projeto: • Qualquer componente. 2. Documentos do projeto: • Registro de premissas. • Bases das estimativas. • Previsões de custos. • Registro das questões. • Registro das lições aprendidas. • Lista de marcos. • Relatórios de qualidade. • Registro dos riscos. • Relatório de riscos. • Previsões do cronograma. 3. Informações sobre o desempenho do trabalho. 4. Acordos. 5. Fatores ambientais da empresa. 6. Ativos de processos organizacionais. FERRAMENTAS E TÉCNICAS 1. Opinião especializada. 2. Análise de dados: • Análise de alternativas. • Análise de custo-benefício. • Análise de valor agregado. • Análise de causa-raiz. • Análise de tendências. • Análise de variação. 3. Tomada de decisões. 4. Reuniões. SAÍDAS 1. Relatórios de desempenho do trabalho. 2. Solicitações de mudança. 3. Atualizações do plano de gerenciamento do projeto: • Qualquer componente. 4. Atualizações de documentos do projeto: • Previsões de custos. • Registro das questões. • Registro das lições aprendidas. • Registro dos riscos. • Previsões do cronograma. 1. Compare o realizado com o previsto no plano de gerenciamento. 2. Avalie periodicamente o desempenho para determinar a necessidade de ações corretivas ou preventivas e recomende conforme o caso. 3. Verifique a situação dos riscos do projeto. 4. Mantenha informações e documentação precisas e atualizadas sobre o desempenho do projeto até sua conclusão. Converter o monitoramento e controle em atividades 5. Forneça dados para relatórios de status, medição de progresso e previsões. 6. Recalcule as estimativas para atualizar informações atuais sobre custos e cronogramas. 7. Declare a implementação das mudanças aprovadas à medida que ocorrem. 8. Se o projeto fizer parte de um programa, relate o progresso e o status do projeto ao responsável pelo gerenciamento do programa. 9. Certifique-se de que o projeto atenda às necessidades do negócio. Converter o monitoramento e controle em atividades Entendendo as ferramentas e técnicas Tomadade decisão: Uma técnica de tomada de decisão que pode ser usada inclui, entre outras, votação. Reuniões: As reuniões podem ser presenciais ou virtuais, com membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quando for apropriado. Os tipos de reuniões incluem reuniões de grupos de usuários e reuniões de revisão. Análise de dados: • Análise de alternativas. • Análise de custo-benefício. • Análise de valor agregado. • Análise de causa-raiz. • Análise de tendências. • Análise de variação. Opinião especializada: • Análise do valor agregado. • Interpretação e contextualização dos dados. • Técnicas para estimar a duração e os custos. • Análise de tendências. • Conhecimento técnico do setor e área de foco do projeto. • Gerenciamento dos riscos. • Gerenciamento de contratos. Relatórios Informações relevantes: São registros formais ou resumos de informações usados para comunicar fatos relevantes. Formato: São, geralmente, de forma resumida e divulgado às partes interessadas. Progresso atual: Esses relatórios, frequentemente, fornecem uma visão atualizada sobre o status do projeto, com informações sobre o andamento desde o último relatório e previsões de desempenho de custo e cronograma. 25% 50% 80% As informações apresentadas no relatório da qualidade podem incluir todas as questões de garantia da qualidade gerenciadas ou encaminhadas pela equipe, recomendações para melhoria e o resumo do que foi identificado no processo de controlar a qualidade. Bloco 4 Medir e encerrar um projeto Controlar a qualidade Sophia Rozanier Busatto Vamos falar de qualidade • As partes interessadas identificam e exigem requisitos de qualidade. • A qualidade do projeto implica na satisfação das expectativas das partes interessadas, no cumprimento dos requisitos do projeto e do produto e em garantir que os processos sejam apropriados e tão eficazes quanto possível. • Enquanto as equipes do projeto verificam a qualidade de uma entrega, por meio de inspeção e testes, as atividades e processos do projeto são analisados por meio de revisões e auditorias. Dimensões da qualidade Desempenho: A entrega está em conformidade com as expectativas da equipe do projeto e de outros stakeholders? Sustentabilidade: A entrega gera um impacto positivo conforme critérios econômicos, sociais e ambientais. Conformidade: A entrega está adequada para uso? Cumpre as especificações? Confiabilidade: A entrega gera métricas consistentes sempre que é realizada ou produzida? Dimensões da qualidade Eficiência: A entrega gera o máximo de resultados, com o menor investimento de recursos e esforço? Uniformidade: A entrega apresenta equivalência com outras entregas realizadas de maneira semelhante? Resiliência: A entrega está apta a enfrentar falhas inesperadas e se recuperar rapidamente? Satisfação: A entrega recebe avaliações positivas dos usuários finais? O feedback abrange a viabilidade de uso e a experiência do usuário. Custo da qualidade Metodologia: A metodologia do custo da qualidade encontra um equilíbrio entre o investimento na prevenção e avaliação da qualidade, com o objetivo de evitar defeitos do produto. Definição: Todos os custos incorridos durante o ciclo de vida do produto, oriundos de investimento na prevenção de não conformidade, conformidade do produto ou serviço e avaliação de não conformidade, são chamados de custos de qualidade. Tipos: • Os custos de prevenção e avaliação se referem aos custos de atendimento aos requisitos de qualidade. • Falhas internas e externas estão associadas a custos de não conformidade. Modelo: Esse modelo identifica quatro categorias de custos relacionados à qualidade: prevenção, avaliação, falha interna e falha externa. Controlar a qualidade, segundo a 6ª edição do Guia PMBoK ENTRADAS 1. Plano de gerenciamento do projeto: • Plano de gerenciamento da qualidade. 2. Documentos do projeto: • Registro das lições aprendidas. • Medições de controle qualidade. • Métricas da qualidade. • Relatório de riscos. 3. Ativos de processos organizacionais. FERRAMENTAS E TÉCNICAS 1. Coleta de dados. 2. Análise de dados: • Análise de alternativas. • Análise de documentos. • Análise de processos. • Análise de causa-raiz. 3. Tomada de decisões: • Análise de decisão, envolvendo critérios múltiplos. 4. Representação de dados: • Diagramas de afinidades. • Diagramas de causa e efeito. • Fluxogramas. • Histogramas. • Diagramas matriciais. • Diagramas de dispersão. 5. Auditorias. 6. Design for X. 7. Solução de problemas. 8. Métodos para melhoria da qualidade. SAÍDAS 1. Relatórios de qualidade. 2. Documentos de teste e avaliação. 3. Solicitações de mudança. 4. Atualizações do plano de gerenciamento do projeto: • Plano de gerenciamento da qualidade. • Linha de base do escopo. • Linha de base do cronograma. • Linha de base dos custos. 5. Atualizações de documentos do projeto: • Registro das questões. • Registro das lições aprendidas. • Registro dos riscos. Validar o escopo versus controlar a qualidade • Validar o escopo tem como saída as entregas aceitas, aprovadas formalmente pela parte interessada autorizada. • Portanto, as partes interessadas devem estar envolvidas desde o planejamento (às vezes, até na iniciação) e dar feedback sobre a qualidade das entregas, para que o processo de controle de qualidade possa avaliar o desempenho e recomendar as alterações necessárias. Quiz A B C D Quando a organização deseja saber se os procedimentos que regem os processos de trabalho e fazem parte da política de qualidade são seguidos pela equipe do projeto, o que é melhor fazer? Para os projetos que usam uma abordagem preditiva, verificar se há um registro das mudanças que demonstra sua avaliação holística, considerando o escopo, cronograma, orçamento, recurso, as partes interessadas e os impactos de risco. Elaborar um status report para mostrar que o trabalho do projeto é eficiente e eficaz. Analisar o material recebido, a configuração do processo e dos produtos em conformidade com as especificações acordadas. Confirmar que o sistema de qualidade está funcionando corretamente, por meio de auditorias de qualidade. Quiz A B C D Quando a organização deseja saber se os procedimentos que regem os processos de trabalho e fazem parte da política de qualidade são seguidos pela equipe do projeto, o que é melhor fazer? Para os projetos que usam uma abordagem preditiva, verificar se há um registro das mudanças que demonstra sua avaliação holística, considerando o escopo, cronograma, orçamento, recurso, as partes interessadas e os impactos de risco. Elaborar um status report para mostrar que o trabalho do projeto é eficiente e eficaz. Analisar o material recebido, a configuração do processo e dos produtos em conformidade com as especificações acordadas. Confirmar que o sistema de qualidade está funcionando corretamente, por meio de auditorias de qualidade. Quiz - Resolução Resposta correta: d) Confirmar que o sistema de qualidade está funcionando corretamente, por meio da auditorias de qualidade. Além de serem eficientes, os processos precisam ser eficazes. Isso implica que devem cumprir os requisitos de qualidade, regulamentações, normas e políticas organizacionais, além de fornecer o resultado esperado. Essa avaliação pode envolver atividades de auditoria e controle de qualidade para garantir que os processos estejam sendo implementados e que os resultados desejados sejam atingidos. Teoria em Prática Bloco 5 Medir e encerrar um projeto Sophia Rozanier Busatto Reflita sobre a seguinte situação Verso da capa single Do they know it´s Christmas, lançado em 1984 Fonte: https://curiosando708090.altervista.org/ do-they-know-its-christmas-band-aid- 1984/. Frente da capa do single Do they know it´s Christmas, lançado em 1984 Fonte: https://picklemethis.com/2013/12/11/do-they-know-its- christmas-a-personal-history/. Voltando ao projeto Do they know it´s Christmas, se fosse realizado nos dias de hoje, como seria o processo de encerramento? Até o lançamento da música no Reino Unido, em 15/12/1984, muita coisa aconteceu em pouco tempo Documentário: Em outubro de 1984, a BBC News transmitiu um documentário sobre a fome na Etiópia. Band Aid: A música: Bob Geldof contou com a ajuda de Midge Ure, do grupo Ultravox, para criar a melodia com as letras do próprio Geldof. A mobilização: Geldof contatou diversos artistas, convencendo-os a dedicar seu tempo, e seu único critério para a seleção era o nível de fama deles, a fim de impulsionar as vendas do single com a música. A gravação: O estúdio de gravação concedeu ao Band Aid apenas 24 horas para gravar e mixar o disco, em 25 de novembro de 1984. A gravação aconteceu no SARM Studios, em Notting Hill, das 11:00h às 19:00h. Paula Yates foi a inspiração para seu parceiro Bob Geldof reunir os maiores astros britânicos e irlandeses da época e criar a Band Aid, que literalmente ajudaria na cura de uma doença chamada fome. Até o lançamento da música no Reino Unido, em 15/12/1984, muita coisa aconteceu em pouco tempo Destaque ao verso da capa do single, com os nomes dos artistas britânicos e irlandeses que participaram da gravação. Fonte: https://queennet.com.br/02/07/2022/noticias/curiosidades/quadro- curiosidades-por-que-o-queen-nao-participou-do-band-aid-por- sheila-pauka/. Em 14/01/1985, Do They Know It's Christmas, do Band Aid, chegou a três milhões de cópias vendidas Norte para a resolução: atender os critérios de conclusão ou encerramento para o projeto Assegurar que todos os custos estejam lançados no projeto. Confirmar a entrega e a aceitação formal das entregas pelo cliente. Encerrar os centros de custo do projeto. Garantir que todos os documentos e entregas estejam atualizados e que todas as pendências tenham sido resolvidas. Preparar os relatórios finais do projeto, de acordo com as diretrizes estabelecidas pelas políticas da organização. Desmobillizar a equipe. Lidar com o excesso de material do projeto. Liberar as instalações, equipamentos e demais recursos utilizados no projeto. Norte para a resolução: termo de encerramento Dicas do(a) Professor(a) Bloco 6 Medir e encerrar um projeto Sophia Rozanier Busatto Consolidando o aprendizado • Estrutura genérica de ciclo de vida. • Doze processos de monitoramento e controle. • Ferramentas e técnicas dos processos de monitoramento e controle. • Realizar o controle integrado de mudanças. • Monitorar e controlar o trabalho do projeto. • Dimensões da qualidade. Consolidando o aprendizado • Custo da qualidade. • Controlar a qualidade. • Validar o escopo versus controlar a qualidade. • Teoria na Prática: encerramento do projeto. Conclusão da entrega Medidas de desempenho técnico: As especificações técnicas de um produto podem ser registradas em um documento de especificação distinto ou incluídas como uma extensão da EAP. Essa extensão, chamada de dicionário da EAP, detalha as informações para cada entrega (pacote de trabalho) na EAP.Definição de pronto: A definição de pronto é usada com abordagens adaptativas, particularmente em projetos de desenvolvimento de software. Trata-se de uma lista de verificação de todos os critérios que devem ser atendidos para que uma entrega possa ser considerada pronta para uso pelo cliente. Critérios de aceitação ou conclusão: São os critérios que precisam ser atendidos antes que o cliente aceite a entrega ou que o projeto seja considerado finalizado, frequentemente, registrados em uma especificação de escopo. De acordo com a abordagem adotada, existem diversas formas de descrever a finalização do componente ou do projeto. • O escopo e os requisitos se concentram no que deve ser fornecido. • A qualidade aborda os níveis de desempenho que devem ser atingidos. • Os requisitos de qualidade podem estar presentes nos critérios de aceitação, na definição de pronto, nas especificações do trabalho ou na documentação dos requisitos. A entrega abrange mais do que apenas o escopo e os requisitos • Ao final do projeto, os resultados das diferentes revisões de fase e uma avaliação geral do desempenho devem ser confrontados com as linhas de base. • Antes do encerramento definitivo, o termo de abertura do projeto e o business case devem ser revisados para verificar se os resultados obtidos atingiram os benefícios e o valor desejados. A entrega abrange mais do que apenas o escopo e os requisitos Leitura Fundamental Prezado estudante, as indicações a seguir podem estar disponíveis em algum dos parceiros da nossa Biblioteca Virtual (faça o login por meio do seu AVA), e outras podem estar disponíveis em sites acadêmicos (como o SciELO), repositórios de instituições públicas, órgãos públicos, anais de eventos científicos ou periódicos científicos, todos acessíveis pela internet. Isso não significa que o protagonismo da sua jornada de autodesenvolvimento deva mudar de foco. Reconhecemos que você é a autoridade máxima da sua própria vida e deve, portanto, assumir uma postura autônoma nos estudos e na construção da sua carreira profissional. Por isso, nós o convidamos a explorar todas as possibilidades da nossa Biblioteca Virtual e além! Sucesso! A sétima edição do Guia PMBoK possui mudança das áreas de conhecimento nas edições anteriores do Guia PMBOK, para oito domínios de desempenho. Um domínio de desempenho é um grupo de atividades relacionadas, que são críticas para a entrega eficaz dos resultados do projeto. A indicação é a leitura da seção 2, Domínios de desempenho do projeto. Que tal se aprofundar um pouco mais sobre o domínio de desempenho de medição? O domínio de desempenho da medição aborda as atividades e funções relacionadas à avaliação do desempenho do projeto e à adoção de medidas adequadas para garantir um desempenho satisfatório. Referência: PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBoK). 7. ed., p. 93-115. Estados Unidos: PMI, 2021. Indicação de leitura 1 Segundo a sexta edição do Guia PMBoK, encerrar o projeto ou fase é o processo de finalizar todas as atividades do projeto, fase ou contrato. As informações do projeto ou da fase são arquivadas, o trabalho planejado é concluído e os recursos organizacionais são liberados. Se aprofunde neste único processo de encerramento. Também leia o capítulo 5 e examine as ferramentas e técnicas apresentadas neste tema. Referência: PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBoK). 6. ed., p. 121-128; p. 613-632. Estados Unidos: PMI, 2017. Indicação de leitura 2 Dica do(a) Professor(a) Filme: Coração valente. Lançamento: 1995. Dirigido por: Mel Gibson. Disponível na plataforma de streaming Disney+. O filme conta a história de William Wallace, um escocês que uniu os clãs das Highlands para confrontar um rei inglês no início do século XIV. Esse filme inspira a ter paixão por aquilo que se acredita. Você, como gerente de projetos, pode, muitas vezes, se deparar com obstáculos e não deve desistir. Lembre- se de Freedom. Dica do(a) Professor(a) Filme: Happy Feet. Lançamento: 2006. Direção: George Miller. Disponível na plataforma de streaming Amazon Prime Video. Conheça o fantástico mundo dos pinguins-imperadores, que encontram seus parceiros por meio do canto. O protagonista Mano passa por muita dificuldade e rejeição, pois não sabe cantar. Não existe uma forma única de se executar um trabalho, mesmo que isso ocorra há anos. Podemos inovar e descobrir novos talentos. Veja como Mano administrou as diferenças. Referências PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Guia do conhecimento em gerenciamentode projetos (Guia PMBoK). 6. ed., p. 121-128; p. 613-632. Estados Unidos: PMI, 2017. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBoK). 7. ed., p. 93-115. Estados Unidos: PMI, 2021. Bons estudos!