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Projeto de Mudança Organizacional Danielle Stelzer Projeto de Mudança Organizacional 2 Sumário Introdução ....................................................................................................... 03 Objetivos ......................................................................................................... 04 Estrutura do Conteúdo .................................................................................. 04 Projeto de Mudança Organizacional Tópico 1: Mudança Organizacional .................................................................. 05 Tópico 2: Proposta de Projeto de Mudança Organizacional ............................. 06 Tópico 3: Apresentação da Proposta ................................................................ 09 Tópico 4: Projeto de Mudança Organizacional ................................................ 10 Tópico 5: Fases do Projeto de Mudança Organizacional ................................. 12 5.1 Workshop: Início do Projeto ........................................................ 12 5.2 Preparação dos Instrumentos de Coleta de Dados .................... 13 5.3 Seleção de Conceitos ................................................................. 14 5.4 Coleta de Dados ......................................................................... 14 5.5 Segundo Workshop: Validação dos Dados ................................. 14 5.6 Diagnóstico ................................................................................. 14 5.7 Propostas de Mudanças ............................................................. 14 5.8 Plano de Ação (PA) ..................................................................... 15 5.9 Retorno do Investimento ............................................................. 15 5.10 Detalhamento das Propostas de Mudança Aprovadas ............. 15 5.11 Implantação das Propostas de Mudança ................................. 16 5.12 Acompanhamento dos Resultados .......................................... 16 5.13 Terceiro Workshop: Apresentação dos Resultados .................. 16 Resumo ........................................................................................................... 17 Leitura Complementar ................................................................................... 18 Referências Bibliográficas ............................................................................ 19 Projeto de Mudança Organizacional 3 Seja bem-vindo(a) ao conteúdo “Projeto de Mudança Organizacional”. Promover uma mudança em uma organização não é algo tão simples como possa parecer. Para mudar, é preciso constituir um minucioso planejamento, que irá nortear todo o processo de condução da mudança. Ademais, diversos fatores precisam ser levados em consideração, dentre eles a criação de uma cultura organizacional favorável a esse processo de mudança. Carreira (2009) ressalta que é por intermédio de um projeto de mudança organizacional (PMO) que os processos são racionalizados, os cargos são criados, os perfis profissional e psicológico são desenhados, as bases de dados são criadas e relacionadas, o layout administrativo planejado, a estrutura organizacional é construída e os manuais de procedimentos são escritos. Bons estudos! Projeto de Mudança Organizacional 4 Estrutura do Conteúdo Objetivo sAo final deste conteúdo, esperamos que você seja capaz de: 1. Desenvolver um projeto de mudança na or- ganização; 2. Identificar os pontos fortes e fracos e defici- ências de um sistema; 3. Tornar os processos organizacionais mais ágeis e flexíveis. Para melhor compreensão do conteúdo estuda- do, este material está dividido nos seguintes tópicos: 1. Mudança Organizacional 2. Proposta de Projeto de Mudança Organiza- cional 3. Apresentação da Proposta 4. Projeto de Mudança Organizacional 5. Fases do Projeto de Mudança Organizacional Projeto de Mudança Organizacional 5 1. Mudança Organizacional A mudança é consequência natural da evolução, porém causa temor devido aos impactos causados e à resistência gerada. As forças que surgem em consequência dessa resistência, se não neutralizadas, provocam oposições à mudança do status quo. Mudança Organizacional Processos Estratégia Melhorias Motivação Redução de Custos Trabalho em equipe Considerando o enredamento do mercado no que diz respeito à competitividade, as organizações, visando à manutenção da sua competitividade, devem buscar continuamente a excelência dos seus processos através da eficiência e eficácia. Porém, nem sempre é tão simples alcançar esse objetivo, por isso é preciso, inicialmente, corrigir as disfunções organizacionais para que a empresa possa ser organizada ou reorganizada. Projeto de Mudança Organizacional 6 Intenso uso de automatização — visando ao aumen- to da produtividade, redução de custos e aumento da eficiência, as empresas buscam racionalizar seus processos através do uso de tecnologia de ponta. Redução do quadro de pessoal — promove a mu- dança na cultura e clima, por conta da desmotivação. Terceirização ou outsourcing — a terceirização é uma alternativa para muitos empresários, visando à redução de custos e de processos burocráticos. Atividade-fim não pode ser terceirizada, porém ao terceirizar ativida- des-meio, acabam substituindo colaboradores internos. Fusões e alianças estratégicas — essa mudança irá alterar toda a estrutura organizacional, já que duas ou mais empresas juntam seus patrimônios, forman- do uma nova sociedade. Downsizing — visa à eliminação de processos des- necessários na empresa, envolvendo demissões, redução de custos, reestruturação organizacional e achatamento da estrutura através da redução dos níveis hierárquicos. No artigo publicado por PERIARD, Gustavo, Downsizing – O que é e como funciona, você vai encontrar um pouco sobre a técnica da Administração que tem como objetivo principal eliminar a burocracia corporativa desnecessária. Disponível na sessão Leitura Complementar. 2. Proposta de Projeto de Mudança Organiza- cional Segundo Carreira (2009), para realizar um projeto de mudança organizacional é necessário alocar recursos humanos para constituir a equipe de trabalho; recursos orçamentários para cobrir despesas; recursos materiais; recursos tecnológicos e espaço físico. Projeto de Mudança Organizacional 7 Para que esses recursos sejam obtidos, o administrador deverá preparar uma proposta de PMO e apresentá-la à diretoria, e somente após a aprovação poderá dar início ao projeto. Os itens que devem compor a proposta estão relacionados nos tópicos a seguir. Objetivo: informar, de forma clara, onde o projeto pre- tende chegar. Antecedentes: histórico da situação, apresentando os fatos que levaram à necessidade do projeto. Metodologia: tipo de abordagem adotada e quais se- rão as ferramentas utilizadas. Equipe de trabalho: como coordenador do projeto, o administrador deverá montar uma equipe de trabalho inter- na, externa ou mista. Projeto de Mudança Organizacional 8 Cronograma: calcular em dias úteis o tempo necessário para a realização do PMO. Prazo de entrega: calcular em dias úteis e assegurar uma margem de 20% para esse prazo. O prazo deve fazer parte do contrato e está sujeito à multa no caso de descum- primento. Custo: despesas com equipe, despesas administrativas (transporte, alimentação, diárias, material, mobiliário, máqui- nas etc.), encargos sociais. Condições de pagamento: variam de acordo com o tempo de execução e despesas. Normalmente são efetua- dos em parcelas. Produto do trabalho: informar qual o produto final do projeto. Detalhar a informação para que possam surgir me- nos dúvidas quanto à sua composição. Projeto de Mudança Organizacional 9 3. Apresentação da Proposta A apresentação da proposta deverá ser feita em um evento devidamente organizado, planejando: Escolha da data e horáriodo evento — usualmente, escolhe-se terças, quartas ou quintas, pois as segundas são utilizadas para o planejamento da semana e às sextas os colaboradores já estão fatigados. Local — escolher a sala de reunião da empresa ou um espa- ço externo destinado às convenções. Seleção dos participantes— o presidente decidirá quem participará do evento, fazendo convites nominais. Tradução simultânea— caso haja algum participante estrangeiro, o serviço de tradução deverá ser contratado. Tempo de apresentação— não deve ser superior a 45 minutos. Recursos utiliza- dos— pôsteres, data show, iluminação. Café da manhã — deverá ser preparado antes do início do evento. É um momento de descontração e integração dos convidados. Tempo de apresenta- ção — não deve ser superior a 45 minutos. Metodologia da apre- sentação — o presi- dente deverá abrir o evento, passando a palavra ao coorde- nador do projeto. Perguntas e respos- tas— abrir espaço para perguntas e respostas ao final do evento. Registrar o evento — coletar informações sobre as expectativas dos participantes com relação ao projeto. Agradecimento e avaliação — o presidente poderá agradecer aos participantes através de e-mail. Escolha da data e horário do evento — usualmente, escolhe-se terças, quartas ou quintas, pois as segundas são utilizadas para o planejamento da semana e às sextas os colaboradores já estão fatigados. Local — escolher a sala de reunião da empresa ou um espa- ço externo destinado às convenções. Seleção dos participantes— o presidente decidirá quem participará do evento, fazendo convites nominais. Tradução simultânea— caso haja algum participante estrangeiro, o serviço de tradução deverá ser contratado. Tempo de apresentação— não deve ser superior a 45 minutos. Recursos utiliza- dos— pôsteres, data show, iluminação. Café da manhã — deverá ser preparado antes do início do evento. É um momento de descontração e integração dos convidados. Tempo de apresenta- ção — não deve ser superior a 45 minutos. Metodologia da apre- sentação — o presi- dente deverá abrir o evento, passando a palavra ao coorde- nador do projeto. Perguntas e respos- tas— abrir espaço para perguntas e respostas ao final do evento. Registrar o evento — coletar informações sobre as expectativas dos participantes com relação ao projeto. Agradecimento e avaliação — o presidente poderá agradecer aos participantes através de e-mail. Projeto de Mudança Organizacional 10 4. Projeto de Mudança Organizacional O PMO é um projeto de mudança responsável pelas atividades gerenciais necessárias para que os projetos sejam realizados com sucesso, onde todas as atividades são planejadas, organizadas, conduzidas e controladas. Acesse o Recurso Multimídia e veja o vídeo sobre como transformar seu PMO em um agente de mudança organizacional. Conteúdo On-line Projeto de Mudança Organizacional 11 O PMO somente será iniciado posteriormente à aprovação da proposta de projeto. Após, algumas providências precisam ser tomadas para que o trabalho seja iniciado: O coordenador deverá requerer a prepara- ção da sala de trabalho, solicitando mesa de reunião, estação de trabalho, softwares especializados, impressora, arquivos, qua- dro de avisos e telefone. Preparação da sala de trabalho O coordenador deverá requerer a prepara- ção da sala de trabalho, solicitando mesa de reunião, estação de trabalho, softwares especializados, impressora, arquivos, qua- dro de avisos e telefone. Preparação da equipe Deverá ser composta por profissionais de diversas formações, padronizando os con- ceitos e oferecendo treinamento para uso das ferramentas e softwares. Deverá ser composta por profissionais de diversas formações, padronizando os con- ceitos e oferecendo treinamento para uso das ferramentas e softwares. Criação de grupos de trabalho É preciso agrupar os membros da equipe, que deverá contar com um especialista e um par de auxiliares de pesquisa. Criação de grupos de trabalho É preciso agrupar os membros da equipe, que deverá contar com um especialista e um par de auxiliares de pesquisa. Distribuição do trabalho Cabe ao coordenador do projeto, respei- tando o conhecimento técnico dos grupos de trabalho. Distribuição do trabalho Definição das abordagens De posse dos dados e informações necessários, definir as abordagens de gestão e ação, utilizando os dados co- letados quando da elaboração da pro- posta. De posse dos dados e informações necessários, definir as abordagens de gestão e ação, utilizando os dados co- letados quando da elaboração da pro- posta. SoftwaresO coordenador do projeto deverá definir quais os softwares e versões a serem utilizados na coleta de dados. Detalhamento do cronograma Detalhar o cronograma apresentado na proposta, especificando as atividades a serem realizadas em cada fase, a rela- ção dos entrevistados etc. Instrumentos de mensuração Informar os instrumentos que irão con- trolar os grupos de trabalho, a fim de as- segurar que o projeto cumpra o prazo. Informar os instrumentos que irão con- trolar os grupos de trabalho, a fim de as- segurar que o projeto cumpra o prazo. Formação da equipe de apoio O coordenador deverá formar uma equipe de apoio para dar assistência operacional e técnica aos grupos de trabalho (TI e Operacional) É preciso agrupar os membros da equipe, que deverá contar com um especialista e um par de auxiliares de pesquisa. Cabe ao coordenador do projeto, respei- tando o conhecimento técnico dos grupos de trabalho. O coordenador do projeto deverá definir quais os softwares e versões a serem utilizados na coleta de dados. Detalhar o cronograma apresentado na proposta, especificando as atividades a serem realizadas em cada fase, a rela- ção dos entrevistados etc. Informar os instrumentos que irão con- trolar os grupos de trabalho, a fim de as- segurar que o projeto cumpra o prazo. O coordenador deverá formar uma equipe de apoio para dar assistência operacional e técnica aos grupos de trabalho (TI e Operacional) Projeto de Mudança Organizacional 12 5. Fases do Projeto de Mudança Organizacional Após a preparação do pessoal, da infraestrutura e dos conceitos, é chegado o momento de dar o primeiro passo no projeto, adotando as fases delineadas a seguir: Acesse o Recurso Multimídia e veja o vídeo sobre inovação e mudança organizacional. Conteúdo On-line 5.1 Workshop: Início do Projeto Workshop é uma reunião de trabalho planejada que tem como objetivo atrair todas as pessoas que participarão do projeto. Podem ser utilizados meios de comunicação, como: e-mail, quadro de avisos, intranet ou home page. Devem ser trabalhadas a apresentação da equipe, da proposta de trabalho e da sala de trabalho. Projeto de Mudança Organizacional 13 Revisão da literatura: compreende a identificação, coleta e análise dos instrumentos escritos (internos ou externos) referentes ao tema que está sendo desenvolvido. Salienta-se a legislação e os instrumentos executivos da empresa, como: normas, instruções, rotinas, estatutos sociais, organogramas, regulamentos, relatórios e outros documentos análogos, assim como bibliografia especializada. Entrevistas: utilizadas quando se pretende obter informações “arquivadas” na memória dos entrevistados. É o meio mais indicado para obter informações qualitativas de todos os integrantes da organização, como: quais são suas qualificações, o que fazem, até que ponto estão identificados com a política da organização etc, evitando termos técnicos e sendo formal e objetivo. As entrevistas podem ser padronizadas, quando há um roteiro preestabelecido ou despadronizadas, quando não há um direcionamento prévio, além da manifestação espontânea do depoente. 5.2 Preparação dos instrumentos de coleta de dados Nesta fase, devem ser preparados os roteiros de entrevistas, questionário, observação pessoal e pesquisa de documentos. Questionários: têm grande utilidade,apesar de sua elaboração ser complexa. Sua utilização é adequada quando não há tempo suficiente para se entrevistar todas as pessoas ou quando o número de pessoas é muito grande. As informações coletadas podem ser utilizadas para fins estatísticos e as questões podem ser fechadas, abertas ou mistas. Nas fechadas, o indivíduo apenas seleciona a opção (entre as apresentadas), que mais se adéqua à sua opinião. Nas abertas é permitido construir a resposta com as suas próprias palavras, tendo a liberdade de expressão, e nas mistas o respondente pode desenvolver (completar, relacionar...) sua opinião. Observação direta/pessoal: meio de comparar as informações das entrevistas e questionários com a realidade, pois permite o registro do fato no momento em que ele ocorre, evidenciando dados não constantes do roteiro de entrevistas ou de questionários. As técnicas de levantamento de dados servem como base para o Diagnóstico Organizacional, que visa identificar os pontos fortes, pontos fracos e pontos a melhorar existentes em uma organização. Importante Projeto de Mudança Organizacional 14 5.3 Seleção de Conceitos A seleção de conceitos pode comprometer a coleta de dados, devido à quantidade nomeada. É preciso haver um equilíbrio para que não haja poucos conceitos ou conceitos em excesso que refletirão na fase de diagnóstico. Essa seleção será responsável por avaliar a atual situação da empresa. 5.4 Coleta de Dados 5.5 Segundo Workshop: Validação dos Dados É a fase mais importante do PMO. Os fatos reais não podem ser modificados. Cada membro deverá coletar o que realmente está vendo, e não o que gostaria de ver. Nesta fase, reúne-se todos que participaram da coleta de dados. O convite deve ser feito pelo presidente da empresa, eliminando a hierarquia existente entre os que participaram. Somente após a validação dos dados pode-se passar para a fase de diagnóstico. 5.6 Diagnóstico Composto por duas etapas: (i) análise entre o conceito e o dado coletado e (ii) desvantagens. É preciso avaliar o resultado do uso dos dados de acordo com os conceitos apresentados e demonstrar quais as desvantagens a organização pode apresentar se utilizar tais conceitos de maneira errada. Um diagnóstico detalhado cria condições favoráveis para a fase de proposta de mudanças. (CARREIRA, 2009). 5.7 Propostas de Mudanças O coordenador do projeto é responsável pela elaboração das propostas, que irão permitir a solução de cada uma das disfunções identificadas na fase de diagnóstico. As propostas devem ser sustentadas por vantagens na implantação e visar ao o alcance dos objetivos organizacionais. Projeto de Mudança Organizacional 15 5.8 Plano de Ação (PA) As propostas devem ser classificadas em curto, médio e longo prazo. Essa definição cabe ao coordenador do projeto, porém ele pode solicitar a participação dos demais membros da equipe, considerando que todos fazem parte do quadro funcional da organização, todos conhecem sua cultura, clima e normas internas e têm sensibilidade para opinar sobre as propostas. 5.9 Retorno do Investimento Um PMO não deve ser considerado uma despesa, mas, sim, um investimento, portanto é preciso demonstrar os benefícios que cada um das mudanças irá proporcionar à empresa, tanto financeiro quanto em relação à melhoria da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. 5.10 Detalhamento das Propostas de Mudança Aprova- das Etapa em que todas as transformações devem ser minuciosamente detalhadas, no que diz respeito às variáveis que sofrerão mutações dentro da organização. Neste momento, podem ser criados novos modelos de estrutura operacional e organizacional. Projeto de Mudança Organizacional 16 Carreira (20009) salienta que a fase de implantação deve ser planejada, visto que diversas ações poderão acontecer simultaneamente. Nesse caso, é preciso treinar os recursos humanos, que deverá ser executado por uma equipe multiprofissional, composta por psicólogos, pedagogos e profissionais especializados. 5.11 Implantação das Propostas de Mudança Fase de acompanhamento e avaliação dos resultados da implantação das mudanças, com o objetivo de corrigir as distorções entre o real e o proposto. Podem ser desenvolvidos novos cronogramas para avaliar os resultados do projeto, bem como instrumentos de mensuração. Os resultados alcançados devem ser apresentados à presidência. 5.12 Acompanhamento dos Resultados Semelhante ao primeiro, objetiva informar os resultados alcançados após a implantação das mudanças. 5.12 Terceiro workshop: Apresentação dos Resultados Segundo Germano e Solheiro (2013), a sigla PMO também pode significar Project Management Office, traduzida para portu- guês como Escritório de Projetos ou Escritório de Gerenciamento de Projetos, e representa uma área da empresa responsável pelas atividades gerenciais necessárias para que os projetos certos sejam realizados com sucesso. Projeto de Mudança Organizacional 17 A mudança é algo muito complexo para ser entendido. Observamos que através des- te processo podemos identificar o caminho para a solução de diversos problemas que afligem as organizações constantemente. Vimos como preparar uma proposta de mudança de maneira que contenha todas as informações necessárias à sua aprovação, tais como objetivos, antecedentes e produto do trabalho, além da importância da apresentação da proposta e aprovação pela diretoria da empresa para que se conduza o PMO. O PMO colabora com a cultura de mudanças na organização, uma vez que, expostos os benefícios da mudança, quebra o paradigma de que mudança gera desemprego e, por isso, é tão temida por todos na organização, provocando resistência. (CARREIRA, 2009) Dentre as fases a serem percorridas na elaboração do PMO, a fase que mais se destaca é a de coleta de dados, em que, através da utilização das ferramentas: entrevis- tas, questionários, revisão da literatura e observação pessoal, são salientados os pontos fortes, fracos e pontos a melhorar na empresa. Sua relevância se dá por estar livre de “achismos” e registrar apenas aquilo que é verdadeiro, concreto na organização. Projeto de Mudança Organizacional 18 Para obter mais informações sobre o desenvolvimento do conteúdo estudado, sugerimos a leitura dos seguintes textos: BRESSAM, Cyndia L. Mudança Organizacional: uma visão gerencial. 2004. Disponível em: <http://www.unifae.br/publicacoes/pdf/art_cie/art_25.pdf>. PERIARD, Gustavo. Downsizing – O que é e como funciona. 2011. Disponível em: <http://www.sobreadministracao.com/downsizing-o-que-e-e-como-funciona>. Projeto de Mudança Organizacional 19 CARREIRA, D. Organização, Sistemas e Métodos: ferramentas para racionalizar as rotinas de trabalho e a estrutura organizacional da empresa. São Paulo: Saraiva, 2009. CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística (perspectiva comportamental e abordagem contingencial). 8. ed. São Paulo: Atlas, 2012. GERMANO, Cassio, SOLHEIRO, Juliana. Afinal o que é PMO? [s.d.]. Disponível em: http://www.portfoliogc.com.br/noticia/afinal-o-que-e-pmo-project-management-office. Acesso em 14 abr. 2015.
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