Hierarquia de Processos PDCA e Manualização

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Hierarquia de processos
PDCA – 5WH1 - MANUALIZAÇÃO
Hierarquia de processos
Cadeia de Valor: mostra os processos superiores que apresenta uma macro visão da organização.
Macroprocesso: o processo mais abrangente, aquele que está no topo da hierarquia ou no alto da decomposição dos processo que o compõe, podendo em uma organização ser identificado como um ou mais macroprocessos, dependendo de seu foco de negócio.
Processo: é o conjunto de operações de alta complexidade (subprocessos, atividades e tarefas distintas e interligadas), visando cumprir um objetivo organizacional específico.
Subprocesso (ou Metas de processo): é o conjunto de operações de média e alta complexidade em apoio a um processo.
Tarefas: representa uma empreitada de serviços, ou seja, uma quantidade de trabalhos realizados ou a realizar dentro de um prazo determinado.
Atividades: é a realização de uma função específica do processo ou subprocesso.
O ciclo PDCA como método gerencial
de controle de processos
P (plan): planejamento.
D (do): execução.
C (check): verificação.
A (act): atuação.
Planejamento
A fase de planejamento define-se em estabelecer metas e definir os métodos
É preciso ter clara a meta desejada e definir os caminhos, ou seja, os métodos que serão necessários, e como fazer para atingi-la Normalmente, as metas são detalhadas na construção do planejamento estratégico
P
Execução do planejamento:
fase de execução deve ser iniciada com o treinamento dos métodos escolhidos na fase de planejamento. É importante realizar o treinamento tanto teórico quanto prático, sempre certificando que as pessoas envolvidas estão de fato entendendo os processos do ciclo. Nessa fase, devem-se coletar dados que servirão para a fase seguinte (CIERCO, 2003).
D
Verificação dos resultados:
Por meio dos dados coletados, será realizada a verificação de se a meta foi atingida ou não. É importante termos dados coletados antes da execução do plano e dados depois dela, para que possam ser comparados (NOGUEIRA, 2008).
C
Atuação:
Caso a meta tenha sido atingida, haverá padronização do método utilizado. Se não foi atingida, é necessário atuar corretivamente pelo retorno à fase P e girar o ciclo novamente, até que isso ocorra (NOGUEIRA, 2008).
A
Fase P
Na fase P de planejamento, é necessário realizar quatro etapas
Plano de ação
O plano de ação é feito para intervir nas causas fundamentais do problema. Esta metodologia ajuda muito na execução e no controle das tarefas da empresa, o que pode significar uma maior economia de tempo e recursos, deixando de lado dúvidas e discussões em relação à execução dos planos e ganhando com isso muito mais produtividade.
Plano de ação/5W1H
Plano de ação/5W1H
Termo originário de seis palavras em inglês 
What (o quê), 
When (Quando), 
Who (quem), 
Why (por quê), 
Where (onde) e 
How (como)
Definição
Manual é o conjunto, ou a coleção sistemática de normas, diretrizes, políticas, objetivos, instruções e orientações que indicam para todos o que deve ser feito, como onde, quando, quem deve fazer e por que é feito.
Manual de processo- é o conjunto, ou a coleção sistemática dos procedimentos, instruções e orientações que indicam, para os funcionários que direta ou indiretamente se relacionam com o processo, o que deve ser feito, como, onde, quando, quem deve fazer e por que é feito.
Vantagens
Auxílio na fixação e efetivação dos critérios e padrões necessários para o bom desempenho do processo;
Inibição da improvisação inadequada que sempre aparece das mais variadas formas;
Evita ou minimiza os conflitos entre os funcionários envolvidos com o processo, por meio de clara exposição do que deve ser feito, como, onde, quando, quem e por que deve ser feito
Desvantagens
São pouco flexíveis;
Não representam a solução de todos os problemas do processo;
Os custos de elaboração, manutenção e gerenciamento podem ser elevados;
Incluem somente as relações formais, não apresentando as relações informais.
Estratégias para Manualização
Otimizar os modelos manualizados: antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda.
Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos.
Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente;
Distribuir o manual. 
Objetivos
Permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização.
O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho
Manuais técnicos
Manual de manutenção de máquinas e equipamentos;
Manual de operacionalização de máquinas e equipamentos;
Manual de terminologia técnica;
Manual de processo de produção
Manuais administrativos
Manual de política e diretrizes;
Manual da organização (ou da estrutura organizacional);
Manual de normas e procedimentos;
Manual do funcionário.
Manual de política e diretrizes
Objetiva divulgar aos funcionários ligados a liderança a filosofia, os objetivos e os valores a empresa;
Manual da organização
abrange os direitos e deveres de cada departamento, bem como o nível hierárquico entre os cargos;
Manual de instruções especializadas
Uma espécie de guia de trabalho para um grupo profissional específico;
Manual de normas e procedimentos:
Papéis desempenhados pelos diferentes departamentos e padroniza os procedimentos envolvidos na execução das tarefas;
Manual do funcionário
Abrange o histórico da empresa, direitos, deveres, regime de incentivos, normas de comportamento, regime de sanções.
Manual de processos administrativos
Visa descrever as atividades (o que é feito), como é feito, quando é feito, quem (ou que área) executa, onde é executada, por que e para que é feito, bem como a relação e interdependência dessa atividades.
Manual de processos administrativos
FINALIDADE – 
Divulgar as atividades (o que é feito) ao pessoal envolvido com o processo;
Permitir padronização de procedimentos (como, quando, quem faz e onde é feito) garantindo a eficiência e eficácia do processo;
Delimitar as áreas de competência dos órgãos envolvidos com o processo;
Permitir coordenação efetiva das atividades.
Manual de processos administrativos
CONTEÚDO – 
NORMAS/PROCEDIMENTOS- o que é feito, de quem executa, de como, onde e quando são executadas as atividades.
DOCUMENTAÇÃO- é a especificação de toda documentação(formulários, relatórios, etc.) que pertencem ao processo administrativo.
FLUXOGRAMAÇÃO- é a indicação do fluxo expressa graficamente por meio das áreas envolvidas
ANEXOS- tabelas, notas explicativas, figuras, etc.
Requisitos dos manuais de processos
REDAÇÃO OBJETIVA;
DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA;
UTILIZAÇÃO RACIONAL;
REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE.
ESTRUTURA
Introdução/apresentação
Sumário
Instruções de uso e atualização
Conteúdo
Anexos
Bibliografia
Manuais eletrônicos
São aqueles elaborado e disponibilizados aos usuários por meio de redes de computadores da empresa.
Não se imprime e nem os encadernam;
De fácil consulta, basta acessar as páginas da web
A atualização é feita de imediato, basta os responsáveis acessarem e em seguida avisar aos interessados.
As desvantagens são as mesmas verificadas nos manuais impressos.