Diagnostico RH

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Nos princípios básicos das metodologias de Análise de Problemas e Tomada de Decisão está que o primeiro passo para a solução de um problema é o Diagnóstico. Assim como em qualquer sistema, isto também se aplica aos Recursos Humanos. Antes de iniciarmos qualquer planejamento de ações corretivas nos processos de Administração de Pessoas é necessário saber exatamente qual é a situação, como estamos, realmente o que é problema e, até mesmo, o que achamos que é um problema, realmente o é?
Dentro deste contexto, uma das ferramentas mais eficazes no diagnóstico na área de Recursos Humanos é a Pesquisa de Clima Organizacional. Através dela podemos mapear e analisar a situação em que a empresa está e utilizar estes dados como base para ações corretivas.
A Pesquisa de Clima Organizacional materializa-se através de um questionário respondido pelos funcionários.
Algumas premissas da Pesquisa de Clima Organizacional:
O questionário deve contemplar questões de um maior número possível de áreas (Liderança, Trabalho em Equipe, Comunicação Interpessoal, Comunicação Organizacional, Benefícios, Salários, Desenvolvimento Profissional, expectativas de crescimento, Treinamento, etc.). Uma Pesquisa que abranja exaustivamente várias áreas propiciará uma maior precisão no diagnóstico, pois poderemos cruzar dados achando possíveis causas de uma área em outra. Por exemplo, poderemos verificar que a razão de falta de perspectiva de desenvolvimento profissional deve-se à falhas no sistema de comunicação organizacional.
Os níveis hierárquicos superiores devem estar totalmente comprometidos com a Pesquisa de Clima Organizacional acreditando nela e incentivando todos a participar.
Não existe Pesquisa de Clima Organizacional “padrão”. Para cada empresa haverá um questionário adaptado à sua realidade, à linguagem e cultura de seus funcionários.
Todo o processo de Pesquisa de Clima Organizacional deverá ser conduzido por um profissional ou empresa independente. A utilização de profissionais da própria empresa poderá comprometer a sua credibilidade. Este profissional ou empresa independente deverá também participar ativamente do planejamento das ações corretivas, pois é ele ou ela que domina o diagnóstico.
Todos os funcionários deverão ser comunicados antecipadamente sobre a Pesquisa de Clima Organizacional bem como seus objetivos e forma de aplicação.
Dicas e Regras para a operacionalização da Pesquisa de Clima Organizacional:
Evite ao máximo a metodologia de amostragem na hora de definir quem irá responder. Faça de tudo para que 100% responda a pesquisa. Estatisticamente isto poderá não fazer muita diferença e os custos certamente irão aumentar um pouco, mas em um processo importante com este não se pode correr o risco de um funcionário não compreender o porquê ele não foi escolhido para responder e, ainda pior, comprometer a credibilidade da Pesquisa de Clima Organizacional, pois poderá haver a desconfiança de que os respondentes estão sendo escolhidos.
A Empresa deverá assumir por escrito, no próprio questionário, três compromissos fundamentais que garantirão aos funcionários a tranqüilidade necessária para responderem com sinceridade a Pesquisa de Clima Organizacional:
- Anonimato: o funcionário não deverá se identificar no questionário e nenhuma questão poderá ser suficiente para deduzir quem respondeu aquele questionário.
- Confidencialidade: apenas o funcionário que respondeu e o profissional ou empresa contratada terão acesso ao questionário respondido. Não será permitido o acesso de outras pessoas a qualquer questionário preenchido.
- Os dados serão meramente estatísticos: o profissional ou empresa contratada irá fornecer à empresa contratante apenas dados estatísticos como, por exemplo, 32% dos funcionários consideram a Comunicação Organizacional eficaz, 52% acreditam que terão oportunidades de evolução dentro da empresa. Algumas informações podem e deverão ser mais focadas, como por exemplo, 67% dos funcionários da filial Rio de Janeiro consideram que... Mas jamais deverá ser evidenciado alguém (mesmo porque a pesquisa é anônima) nem pequenos grupos onde seria possível, por eliminação, saber quem respondeu o quê.
Organize turmas com o maior número possível de funcionários para responder ao questionário de cada vez. Isto economizará tempo de aplicação e diminuirá o tempo total do processo.
Administre os casos de funcionários que não podem estar nas turmas. Por exemplo, seria um custo muito alto e injustificável trazer o seu único funcionário de Rondônia para responder ao questionário em São Paulo ou enviar alguém para aplicá-lo em sua cidade. Neste caso, envie a pesquisa para ele via correio, faça uma carta de apresentação explicando o porquê ele deverá responder assim e as regras básicas para que ele possa responder o questionário com tranqüilidade.
Crie, por mais que você considere desnecessário ou exagerado, um ritual na aplicação da pesquisa. Todo cuidado é pouco quando imaginamos que um pequeno detalhe poderá por a credibilidade da Pesquisa de Clima Organizacional em jogo.
- Local: escolha um local reservado e tranqüilo para reunir os respondentes.
- Horário: as turmas devem ter um horário de início e término para responder ao questionário. Não tolere atrasos, peça para voltar em outra turma. A concentração dos respondentes deverá ser máxima, sem interferências.
- Oriente os funcionários que, ao terminarem, coloquem o questionário dentro de um envelope e o lacre. Utilize uma urna se possível.
- Não permita que ninguém veja o questionário de algum funcionário, nem mesmo quem está aplicando o questionário poderá vê-lo.
- Reforce, ao início, os compromissos de anonimato, confidencialidade e dados estatísticos.
- Explique o porquê e para quê se faz uma Pesquisa de Clima Organizacional.
- A pessoa que fará esta explanação e aplicação do questionário não poderá estar hierarquicamente ou funcionalmente ligada a qualquer funcionário que esteja respondendo naquela turma.
- Explique que qualquer envelope que chegar com sinais de violação terá seu respectivo questionário descartado e o fato será informado à Diretoria da empresa.
- O processo de resposta de todos os questionários deverá ter uma duração máxima de quinze dias independente do número de funcionários.
Apesar de todos estes cuidados antes e durante o processo de Pesquisa de Clima Organizacional, o grande segredo está no “depois”. Após o mapeamento e análise das respostas o que fazer com tudo isto? O que fazer com este diagnóstico?
Os dados (apenas estatísticos) devem ser passados primeiramente para a Diretoria contratante e outras pessoas envolvidas no processo. Neste primeiro momento, deve-se apenas apresentar o diagnóstico. Estaremos nesta fase verificando “o que” está acontecendo. O “como” fazer para corrigir é o outro extremo do processo de planejamento das ações corretivas.
Dependendo do tamanho da empresa e da criticidade dos resultados, pode-se definir pequenos grupos de trabalhos para atuarem nas diversas áreas de correção.
Cada um destes grupos (ou o grupo único se for o caso) irá trabalhar em seu diagnóstico fazendo a análise das possíveis causas. Pequenas pesquisas complementares, mesmo que informais, poderão ser necessárias.
Cada grupo deverá fazer proposições, apresentando cenários que contemplarão “o que” fazer, “quando” fazer, “como” fazer, “quem” irá fazer, “quanto” será o ganho e “quanto” será o investimento.
A partir disto, decidido os caminhos, deve-se organizar grupos de funcionários ou outro processo de comunicação organizacional e comunicar a todos os resultados e as ações a serem implementadas.
Isto fechará processo de confiança de todos na Pesquisa de Clima Organizacional, pois o sentimento generalizado será: “o que eu respondi eles leram, levaram em consideração, analisaram, trabalharam em cima, me retornaram os resultados inclusive com as propostas de soluções”.
De mais, resta apenas a empresa implementar as ações, administrando para que os resultados sejam os esperados
no intuito de melhorar os resultados da próxima Pesquisa de Clima Organizacional que deverá ser feita em um intervalo entre seis meses no mínimo e um ano no máximo.
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Fonte: Estudos de Alberto Alvarães/ revista hsm managemen
Edição: Portal O Dia
Repórter: Portal O Dia