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PLANEJAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Norberto Fernando Kuchenbecker G es tã o P L A N E J A M E N T O D E R E C U R S O S H U M A N O S N or b er to F er na nd o K uc he nb ec ke r Curitiba 2016 Planejamento de Recursos Humanos Norberto Fernando Kuchenbecker Ficha Catalográfica elaborada pela Fael. Bibliotecária – Cassiana Souza CRB9/1501 K95p Kuchenbecker, Norberto Fernando Planejamento de recursos humanos / Norberto Fernando Kuchenbecker. – Curitiba: Fael, 2016. 200 p.: il. ISBN 978-85-60531-68-4 1. Administração de pessoal 2. Recursos humanos I. Título CDD 658.3 Direitos desta edição reservados à Fael. É proibida a reprodução total ou parcial desta obra sem autorização expressa da Fael. FAEL Direção Acadêmica Francisco Carlos Sardo Coordenação Editorial Raquel Andrade Lorenz Revisão Editora Coletânea Projeto Gráfico Sandro Niemicz Capa Vitor Bernardo Backes Lopes Imagem da Capa Shutterstock.com/CreativeTouch Arte-Final Evelyn Caroline dos Santos Betim Sumário Carta ao Aluno | 5 1. Desafios da Gestão de Recursos Humanos | 7 2. Estratégia e Planejamento de Recursos Humanos | 25 3. Cargos, Salários, Seleção, Treinamento, Desenvolvimento e Sucessão de Pessoal no Âmbito do Planejamento de RH | 43 4. Estruturas de Remuneração Estratégica, Avaliação de Desempenho e o Planejamento de Recursos Humanos | 57 5. Escolas da Administração e os Fatores que Envolvem o Comportamento Humano no Trabalho | 75 6. Aspectos Relacionados ao Planejamento de Alguns Subsistemas de Recursos Humanos | 89 7. Gestão de Recursos Humanos no Contexto da Administração Participativa e por Objetivos | 107 8. Cultura e Ambiente Organizacional na Gestão e Planejamento de Recursos Humanos | 125 9. Gestão da Transformação e da Mudança nas Organizações | 139 10. Gestão da Mensuração: Interligando Pessoas, Estratégia e Performance | 155 Atividades | 167 Conclusão | 185 Gabarito | 187 Referências | 191 Prezado(a) aluno(a), Parabéns pela escolha que fez em estudar uma área de conhecimento que é imprescindível para a sobrevivência das orga- nizações. A gestão estratégica de recursos humanos é fundamental para que as organizações tenham condições de lidar com as adversi- dades constantes no mundo dos negócios. Carta ao Aluno – 6 – Planejamento de Recursos Humanos Somente com o planejamento de recursos humanos sintonizado com missão, visão e objetivos da organização, torna-se possível ser competitivo e altamente produtivo. O “espírito de time” faz as pessoas serem comprometidas e envolvidas e saberem que o sucesso da organização é o sucesso de cada um. Esta obra mergulha no estudo da administração e, principalmente, no desafio de apresentar o planejamento de recursos humanos de forma contex- tualizada com a história e evolução dos estudos organizacionais. 1 Desafios da Gestão de Recursos Humanos Neste capítulo, descreve-se os principais desafios da ges- tão de recursos humanos. Inicia-se com um breve histórico até che- gar nos dias atuais e apresenta-se também o que os profissionais de recursos humanos enfrentarão nos próximos anos. Planejamento de Recursos Humanos – 8 – Em um mundo cada vez mais globalizado e competitivo, o sucesso ou insucesso das organizações depende da qualidade de sua administração. São os administradores que estabelecem objetivos e guiam a organização para alcançá-los. São também eles que preparam a organização para a mudança, procurando adaptá-la a um ambiente cada vem mais dinâmico e imprevisível. Assim, para uma organização ser bem-sucedida, ela depende de seus adminis- tradores (SOBRAL; PECI, 2013). É nesse contexto de grandes transformações e desafios que o planeja- mento de recursos humanos se configura como um instrumento capaz de proporcionar atendimento às necessidades do Planejamento Estratégico da Organização. Nesse sentido, o gestor de Recursos Humanos necessita enten- der muito bem os caminhos que a empresa irá seguir, para poder atender às necessidades de pessoal, no que se refere à contratação de mão de obra, trei- namento, remuneração e benefícios, avaliação de desempenho, entre outros instrumentos capazes de promover o alcance dos objetivos organizacionais. Notadamente, este e outros capítulos deste livro, contemplam temas envol- vendo a estratégia organizacional, no sentido de que tudo aquilo que se ima- gina desenvolver dentro de qualquer organização, irá refletir diretamente ou indiretamente na área de recursos humanos, pois são as pessoas as principais responsáveis por fazer acontecer dentro do mundo corporativo. As empresas foram constituídas e, com a prosperidade, necessitaram organizar suas atividades para que o alcance dos objetivos fosse possível. No início, as pessoas faziam quase tudo, mas com o aumento da competitividade foi necessário buscar a especialização. Lembrando que a divisão das tarefas e a especialização exigem a coordenação eficiente para que a empresa não perca o foco de sua atuação. Foi importante dividir as tarefas sem esquecer de integrá-las. Para a organização, no âmbito dos recursos humanos, foi necessária a criação de alguns setores e com isso surgiu o setor de pessoal que era res- ponsável pelo cumprimento das questões legais, como anotações na carteira de trabalho, controle de entrada e saída dos empregados, controle das férias, recolhimentos de impostos, etc. O setor pessoal por muito tempo limitou-se às atividades operacio- nais, e somente com a evolução dos estudos e das empresas, passou a ser tático e estratégico. – 9 – Desafios da Gestão de Recursos Humanos Destaca-se aqui a pirâmide organizacional, em que as atividades são divididas em operacional, tático e estratégico, conforme a figura a seguir. Figura 1.1 – Pirâmide Organizacional Com o passar do tempo, percebeu-se que era necessário mais do que questões puramente burocráticas (operacionais), mas era preciso também tomar cuidado com a atração e a retenção de talentos. A remuneração tam- bém era algo que merecia um olhar mais criterioso. Com isso, o setor de pessoal cresceu junto com a empresa e transformou-se em departamento ou divisão de relações industriais. Continuou com as atividades burocráticas e operacionais, mas incorporou e desenvolveu atividades táticas e estratégicas. Com a evolução das práticas e dos estudos, o nome relações industriais tornou-se antiquado e, por isso, mudou para recursos humanos, que inclui mais atividades táticas e estratégicas e menos atividades operacionais, já que a tecnologia da informação contribuiu muito para substituir algumas ativida- des manuais, como cálculo de folha de pagamento, lançamentos de descontos e horas extras, entre outros. É importante destacar que a evolução do setor de pessoal, passando por relações industriais e chegando à denominação recursos humanos implica o aumento da responsabilidade e a complexidade das atividades e, com isso, a necessidade de profissionais com conhecimentos, habilidades e atitudes para vencer todos os desafios que vieram junto com o crescimento dessa área, par- ticularmente, no processo de planejamento de recursos humanos. Planejamento de Recursos Humanos – 10 – Por fim, chega-se a gestão de pessoas, gestão de talentos, gestão do capital humano, etc. Percebe-se a evolução na denominação, mas é impor- tante destacar que nem sempre essa mudança significa mudança também nas atividades da área. Há empresas que acompanharam as mudanças apenas na alteração das denominações, mas as práticas continuaram sendo do antigo setor de pessoal. Fazendo um resgate histórico, segundo Parras (2014), a gestão de pes- soas passou por cinco fases: 2 fase contábil, pioneira e tambémchamada pré-histórica por alguns autores, caracterizava-se pela preocupação existente com os custos da organização. Os trabalhadores eram vistos exclusi- vamente sob o enfoque contábil: comprava-se a mão de obra e, portanto, as entradas e saídas provenientes dessa conta deveriam ser registradas contabilmente; 2 fase legal, que registrou o aparecimento da função de chefe de pessoal, profissional cuja preocupação estava centrada no acom- panhamento e na manutenção das recém-criadas leis trabalhistas da era getulista; 2 fase tecnicista, que implantou no Brasil o modelo americano de gestão de pessoal e alavancou a função de RH ao status orgânico de gerência; 2 fase administrativa ou sindicalista, que criou um marco histórico nas relações entre capital e trabalho, na medida em que é o berço de uma revolução, que, movida pelas bases trabalhadoras, imple- mentou o movimento sindical denominado “novo sindicalismo”; 2 fase estratégica, demarcada como operacional pela introdução dos primeiros programas de planejamento estratégico atrelados ao pla- nejamento estratégico central das organizações. Partindo do pressuposto de que há uma interdependência entre empre- sas e pessoas, pois as empresas dependem do trabalho das pessoas, assim como as pessoas dependem do seu emprego para seu sustento e dos seus familiares, cabe à área de gestão de pessoas ser uma facilitadora para diminuir os confli- tos entre capital e trabalho. Como se passa uma parte considerável do tempo – 11 – Desafios da Gestão de Recursos Humanos trabalhando, a responsabilidade de haver um ambiente de trabalho adequado é de todos, sendo a área de gestão de pessoas o principal responsável. Diante disso, surgiram diversas teorias sobre o comportamento humano, motivação, liderança, etc. As empresas devem definir missão, visão e objetivos organizacionais e, com isso, adequar a estrutura para atingir os objetivos. Então, pode-se afirmar que as pessoas também têm seus objetivos, e o grande desafio é conciliar os objetivos organizacionais com os objetivos individuais. No quadro a seguir, são apresentados os objetivos organizacionais e indi- viduais e a comparação entre eles. A questão que deve ser refletida é se é possí- vel conciliar tais objetivos de modo que tanto a organização como as pessoas sigam na mesma direção. Quadro 1.1– Objetivos organizacionais e individuais Objetivos organizacionais Objetivos individuais Sobrevivência Melhores salários Crescimento sustentado Melhores benefícios Lucratividade Estabilidade no emprego Produtividade Segurança no trabalho Qualidade nos produtos/serviços Qualidade de vida no trabalho Redução de custos Satisfação no trabalho Participação no mercado Consideração e respeito Novos mercados Oportunidade de crescimento Novos clientes Liberdade para trabalhar Competividade Liderança liberal Imagem no mercado Orgulho da organização Fonte: Chiavenato (2014). O segredo do sucesso de muitas empresas é a conciliação entre os objeti- vos organizacionais e individuais, em que as pessoas percebem que, ao contri- buírem para que os objetivos organizacionais sejam alcançados, há um retorno que possibilita o alcance dos objetivos individuais. A interdependência entre Planejamento de Recursos Humanos – 12 – o capital e trabalho passa a ser uma relação ganha-ganha. As empresas evo- luem e atingem seus objetivos, e as pessoas também evoluem. As empresas chamadas globais alcançaram o sucesso mediante essa prática de desafiar as pessoas e, com isso, ultrapassaram os limites de seus países de origem. Cer- tamente, isso exigiu e continua exigindo muito planejamento das empresas. Um dos aspectos interessantes do atual momento, para muitas empresas, é gerenciar além das fronteiras do país de origem, onde o planejamento de recursos humanos se configura como um grande desafio, pois depende do formato em que a empresa está atuando. Algumas empresas executam negó- cios internacionais com número pequeno de instalações, outras têm mais empregados fora do seu país do que na empresa sede. A figura a seguir mostra quatro tipos básicos de organizações e como eles se diferem quanto ao grau em que as atividades internacionais são separadas, para atender às regiões locais e integradas (Bohlander; Snell, 2010). Figura 1.2 - Tipos de Organização Fonte: Bohlander; Snell (2010). Conforme o formato da empresa, os desafios da área de gestão de pessoas são maiores e mais complexos. Além da questão referente os expatriados (pro- fissionais que são deslocados para outros países), há também as questões cul- – 13 – Desafios da Gestão de Recursos Humanos turais, leis específicas, costumes, etc., portanto, a gestão local difere da gestão internacional, e isso exige atualização e conhecimento dos profissionais. Cabe à área de gestão de pessoas os serviços de realocação, orientação e tradução para que os empregados se adaptem aos novos ambientes fora de seus países. Se a empresa é internacional, necessita de profissionais internacionais e, para isso, é necessário um sistema de informação adequado e que possa auxiliar esses profissionais. Na área de gestão de pessoas não é diferente, pois um bom sistema de informação de gestão de pessoas facilita a comunicação, manutenção de regis- tros e uma série de atividades. Há até possibilidade de rastrear o empregado de tal forma que pode ser alertado em caso de acidente ou algum acontecimento no país em que seja necessário seu retorno ou adaptação. A contratação de profissionais internacionais pode ser pelo envio de alguém da empresa sede, contratação no país anfitrião ou até o deslocamento de profissionais de outros países. Seja qual for a opção, deve haver cuidado especial, pois há o período de adaptação e muitas vezes o choque cultural é tão grande que o profissional não consegue exercer sua atividade com plenitude. Por isso, há a necessidade da área de gestão de pessoas pensar em todas as possibilidades e verificar vantagens e desvantagem para então decidir onde buscará os profissionais de que necessita. Lembrando que o investimento em tempo nesse momento é imprescindível para o sucesso da organização. Evoluindo nessa questão, chega-se às equipes transnacionais, que envolvem pessoas de diversos países que trabalham em projetos abrangentes cujo resultado terá impacto nas diversas unidades – por isso o alto grau de responsabilidade. Segundo Bohlander e Snell (2010), há necessidade de um conjunto de competências essenciais, consideradas fundamentais para o sucesso no exte- rior, e um conjunto de competências adicionais, que facilitam os esforços de gerentes expatriados. Quadro 1.2 – Competências de gerentes expatriados Competências essenciais Competências adicionais Experiência Habilidades técnicas Tomada de decisão Habilidades de negociação Planejamento de Recursos Humanos – 14 – Competências essenciais Competências adicionais Desembaraço Pensamento estratégico Facilidade de adaptação Habilidade para delegar Sensibilidade cultural Gerenciamento de mudanças Formação de equipe Maturidade Percebe-se que essas competências não são diferentes das necessárias aos gestores locais, no entanto, os desafios em outros países vão um pouco além, pela necessidade de adaptação e tudo mais que envolve morar fora. Outra questão importante é o trabalho feminino, que encontra maior resistência no caso de expatriação, pois parte-se do pressuposto de que teriam mais dificuldade para adaptar-se. Segundo Bohlander e Snell (2010), há alguns critérios para seleção de expatriados: Figura 1.3 - Seleção de Expatriados Fonte: Bohlander; Snell (2010). As decisões quanto à seleção de profissionais a serem expatriados geral- mente são tomadas com base em competência técnica e também em experiên- – 15 – Desafios da Gestão de Recursos Humanos cia profissional e internacional.Contudo, além disso, um crescente número de organizações também começa a considerar a capacidade de um indivíduo em se adaptar a diferentes ambientes. O ajuste satisfatório depende da flexibilidade, da maturidade e da estabilidade emocional, da empatia pela cultura, do idioma e das habilidades de comunicação, das iniciativas e dos recursos disponíveis, assim como das habilidades diplomáticas (Bohlander; Snell, 2010). Mesmo com todas essas precauções, há o risco da família não se adaptar ou que o estilo de vida seja conflituoso. Por isso, há alto índice de falhas no processo, pois se o conjugue não for envolvido suficientemente para ser con- vencido da importância de enfrentar o desafio, compromete todo o processo. Algumas empresas desenvolveram programas de treinamento para toda a família, de maneira que o envolvimento e comprometimento não sejam apenas do empregado expatriado. Esse programa engloba o treinamento para falar o idioma, treinamento cultural, avaliação e controle do desenvolvimento de carreira, administração de pessoal e da vida familiar e a própria repatriação. Todos esses cuidados apresentados exemplificam os cuidados que as empresas devem ter com os empregados, seja empresa local ou internacional. Tudo isso, também faz parte do planejamento de recursos humanos. Com a evolução no ambiente empresarial, e sabendo que o sucesso das organizações depende das pessoas, seria irônico não cuidar delas como o principal patrimônio, pois a vantagem competitiva das empresas está no seu capital humano. Com isso, torna-se fundamental para a sobrevivência de uma organização atrair, desenvolver e reter empregados competentes que lhe permitam alcançar os objetivos estabelecidos. Resumindo: o processo de administração de recursos humanos consiste em um conjunto de atividades que têm como objetivo atrair pessoas com- petentes, desenvolver seu potencial e mantê-las comprometidas com a orga- nização durante muito tempo. Para conseguir isso, a empresa deve planejar, recrutar, selecionar, orientar, treinar, avaliar, remunerar, promover e, sempre que necessário, desligar ou demitir os que não estão comprometidos ou não são capazes (Sobral; Peci, 2013). Portanto, empresas competitivas têm pessoas competitivas, comprometi- das e envolvidas com todo o processo. Atrair essas pessoas é a função principal Planejamento de Recursos Humanos – 16 – do recrutamento e escolher a melhor é função da seleção. Feito isso, é impres- cindível manter as pessoas em constante evolução mediante políticas de treina- mento e desenvolvimento. Mantê-las comprometidas passa ser o grande desafio e, para isso, as contribuições da escola comportamental são fundamentais. A escola comportamental é uma denominação genérica do conjunto de contribuições teóricas e empíricas que buscam analisar o impacto do compor- tamento humano nas organizações, esse entendimento é fundamental para o planejamento de recursos humanos. Nessa escola, é possível identificar várias correntes de pensamento, e o que diferencia uma da outra é o crescimento da complexidade nas abordagens acerca do ser humano. O surgimento da escola deve-se aos resultados insatisfatórios da escola clássica da administração, que negligenciava o fator humano ou considerava- -o totalmente controlável ou previsível. Com isso, houve o impacto da socio- logia e da psicologia no estudo das organizações. Com as diversas crises econômicas, houve a necessidade das empresas se reinventarem, e assim, os estudos sobre o comportamento humano ficaram evidentes e importantes para garantir a sobrevivência das empresas. Portanto, o resultado insatisfatório das escolas clássicas de administra- ção trouxe à tona o estudo da complexidade do ser humano com a ajuda das ciências sociais, especialmente da sociologia e da psicologia. Nesse contexto, a organização é vista como um sistema social em que as pessoas interagem, e a relação interpessoal é fundamental para o envolvimento e o comprometi- mento dos empregados. Para quem adota a perspectiva comportamental, o importante em uma organização é o sistema social. Os sistemas sociais são formados por pessoas e suas necessidades, sentimentos e atitudes, bem como por seu comportamento como integrantes de grupos. O sistema social tem tanta ou mais influência sobre o desempenho da organização do que seu sistema técnico, formado por máquinas, métodos de trabalho, tecnologia, estrutura organizacional, normas e procedimentos. No centro do processo administrativo está o ser humano e não o sistema técnico, quando se aplica a visão comportamental: “o ser humano é a medida de tudo” (Maximiano, 2012). – 17 – Desafios da Gestão de Recursos Humanos O moderno enfoque comportamental tem dois temas básicos de estudo: 2 as característica que diferenciam as pessoas umas das outras; 2 o comportamento coletivo das pessoas: como integrantes de gru- pos, de organizações e da sociedade. O corpo de conhecimento sobre esses dois temas chama-se comporta- mento organizacional. A figura a seguir sintetiza as diversas raízes do moderno enfoque comportamental. Figura 1.4 – Raízes do moderno enfoque comportamental Fonte: Maximiano (2012). Na figura apresentada, destaca-se o movimento pelo bem-estar dos tra- balhadores, a psicologia industrial, o estudo do fator humano no papel dos gerentes e o estudo da dinâmica de grupo e da liderança. Todos esses estudos procuram buscar alternativas consistentes para que o ser humano seja cada vez mais comprometido com a organização de tal forma que haja maior efe- tividade, eficiência e eficácia. Planejamento de Recursos Humanos – 18 – A seguir, apresentam-se mais algumas contribuições da abordagem com- portamental, destacando a ação gerencial e as diferenças entre as teorias X e Y desenvolvida por Douglas McGregor. Quadro 1.3 – A ação gerencial e as teorias X e Y Teoria X Teoria Y Os trabalhadores não gostam do traba- lho e tentam evitá-lo. Os trabalhadores enxergam o trabalho como algo que lhes proporciona satis- fação. Os trabalhadores devem ser controlados ou ameaçados de forma a alcançar as metas organizacionais. Os trabalhadores são capazes de auto- controle e direção quando se identi- ficam e estão comprometidos com os objetivos da organização. Os trabalhadores evitam assumir res- ponsabilidades e buscam orientação formal. Os empregados aceitam e buscam novas responsabilidades e desafios. A maioria dos empregados não é ambi- ciosa e busca satisfazer necessidades de segurança e estabilidade. Os trabalhadores têm iniciativa e são criativos. Fonte: Sobral; Peci (2013). A teoria X resume uma visão da natureza humana, segundo a qual as pessoas são preguiçosas, evitam o trabalho e não gostam de assumir responsa- bilidades. Os administradores que compartilham esses pressupostos tendem a dirigir e controlar os trabalhadores de maneira rígida e autocrática. A teoria Y parte do pressuposto de que o trabalho é inerente à vida das pessoas, as quais obtêm satisfação intrínseca em suas atividades. Os admi- nistradores que compartilham esses pressupostos tendem a administrar de maneira participativa e a oferecer nova reponsabilidade e desafios aos tra- balhadores. Essa teoria não encontrou validação empírica, e não foi possível concluir se qualquer um dos dois conjuntos de pressupostos das teorias pro- postas era o mais adequado para dirigir os trabalhadores. Tudo isso comprova a complexidade de analisar o ser humano e a busca incansável de encontrar melhores práticas para que as pessoas tenham alto desempenho, para que a organização consiga extrair das pessoas todo o seu – 19 – Desafios da Gestão de Recursos Humanos potencial, que muitas vezes fica adormecido por não haver um ambiente ade- quado ou pelo fato de as pessoas não perceberem que podem fazer muito mais doque fazem, com eficiência e eficácia. Lembrando que eficiência é a capacidade de realização das atividades da organização minimizando a utili- zação dos seus recursos, e eficácia é a capacidade de realizar as atividades da organização de modo a alcançar os objetivos estabelecidos. Quadro 1.4 – Eficácia x Eficiência Eficácia Eficiência Fazer as coisas certas Fazer bem as coisas Preocupação com os fins Preocupação com os meios Maximização dos objetivos alcançados Minimização dos recursos utilizados Ênfase nos resultados Ênfase nos processos Escolha dos objetivos mais apropriados Ausência de desperdícios Fonte: Sobral; Peci (2013). Resumindo: eficiência é a capacidade de minimizar a utilização de recursos, e eficácia é a capacidade de maximizar a realização de objetivos. Com essas práticas, as organizações têm como objetivo a sobrevivência e competitividade e, para isso, são necessárias adaptações e flexibilidade. Numa era de mudanças constantes e muito rápidas, a competitividade determina o rearranjo organizacional. Dessa forma, busca-se constantemente as respostas e as ações para sobreviver e crescer. A origem do termo competitividade está em competir (do latim, compe- tere) que conota “disputar, rivalizar, pertencer por direito, ser de competência de“. Curiosamente, a palavra tem a mesma raiz de competência, que é “capa- cidade, habilidade e aptidão”. Assim, competitividade e competência estão semanticamente relacionadas. A competitividade está ligada ao sucesso e ao fracasso de uma organi- zação que, para Kotler (1988), são afetados tanto pelo público quanto pela concorrência. Os públicos são indivíduos que podem desenvolver atitudes em relação à organização, incluindo instituições financeiras, imprensa, governo, órgão de defesa do consumidor, comunidade local, entre outros. Já a con- Planejamento de Recursos Humanos – 20 – corrência contribui particularmente para a maneira como as atividades são desempenhadas, incentivando inovações e aperfeiçoamentos. A razão pela qual as empresas obtêm êxito ou falham instiga vários auto- res à pesquisa, dentre os quais pode-se mencionar Porter (1985) e Hamel e Prahalad (1989; 1993). Porter (1985) se aprofundou na busca da resposta à questão, apontando a necessidade de uma teoria que unisse as circunstâncias do ambiente ao comportamento da empresa para transacionar resultados. Para esse autor, o sucesso é função da atratividade da indústria (ameaça de entrada, de substituição, da rivalidade entre os concorrentes e do poder de negociação dos compradores e fornecedores), dos seus recursos e de sua posi- ção relativa, que é o resultado de uma estratégia. Isso significa que a organização que melhor conhecer a sua cadeia e a de seus concorrentes terá maior probabilidade de estabelecer estratégias que pos- sibilitem obter melhor desempenho. A estratégia representa as escolhas que a organização faz e descreve a sua relação com o ambiente ou o ecossistema. Figura 1.5 – Contexto em que a estratégia competitiva é formulada Fonte: Porter (1991). A competitividade pressupõe a existência de organizações concorrentes que buscam atender a determinado mercado. Ela representa a capacidade de competição de uma organização e o grau com que disputa a preferência dos consumidores. Chopra e Meindl (2003) afirmam que a estratégia competitiva de uma empresa define o conjunto de necessidades do consumidor que ela pretende – 21 – Desafios da Gestão de Recursos Humanos satisfazer por meio de seus produtos e serviços. Na sequência, e apresentada a figura que representa a cadeia de valor válida para qualquer organização e contribui para a compreensão da relação entre estratégia competitiva e estra- tégia de cadeia de suprimentos. Figura 1.6 – A cadeia de valor na empresa Fonte: Chopra; Mendl (2003). A cadeia de valor começa com o desenvolvimento de novos produtos, que cria especificações para estes. Marketing e vendas geram demanda, divul- gando as prioridades do cliente a quem os produtos e os serviços devem satis- fazer. Além disso, o marketing leva o input do consumidor de volta ao desen- volvimento de novos produtos. Utilizando as especificações do novo produto, as operações transformam os inputs em outputs para a produção da merca- doria. A distribuição tanto pode levar o produto ao cliente quanto trazer o cliente ao produto. O serviço responde às solicitações do cliente durante ou após a venda. Essas são funções essenciais que devem ser realizadas para que se obtenha êxito na venda. Finanças, contabilidade, tecnologia da informação e recursos humanos apoiam e facilitam o funcionamento da cadeia de valor. Lee-Young e Barnett (2001) comentam que as operações globais e as cadeias de suprimentos globais estão transformando-se numa realidade na economia atual. A teoria econômica clássica sugere que cada nação tem alguma vantagem competitiva que permite que especialize e execute uma ati- vidade relativamente mais eficientemente do que outras nações. Karsaklian e Rodrigues (1991, p. 5) citando Fisk (1969), conceituam a competição como a “rivalidade organizada para atingir alguma meta” ou ainda, referenciando-se a Alderson (1957), como “uma guerra de movimen- tos na qual um dos participantes, a todo momento, está em busca de estraté- gias que melhorem a sua posição relativa”. No novo modelo de empresa, constata-se a tendência à diminuição do número de níveis hierárquicos envolvidos nos processos decisórios e maior Planejamento de Recursos Humanos – 22 – delegação de poderes no interior das cadeias de comando, havendo também o aumento da densidade do fluxo de informações horizontais. Os novos atributos da gestão empresarial modificam as suas fronteiras, alterando de maneira radical as normas que regulam sua relação com clientes e fornecedo- res. A competitividade legítima está fortemente vinculada à incorporação de progresso técnico, dinamismo industrial e elevação da produtividade (FAJN- ZYLBER, 1988). Contudo, as medidas financeiras por si próprias traçam um quadro incompleto das operações das empresas. Isso pode ser complementado com um conjunto de medidas operacionais que permita melhorar a apreensão da forma como o sistema logístico é analisado. Especificamente: custos, quali- dade, serviço e flexibilidade (BUIAR; HATAKEYAMA, 1996). A noção de flexibilidade, hoje considerada ponto-chave da reestrutura- ção industrial, tem seu escopo ampliado. Não basta associá-la à superação dos aspectos rígidos do modelo fordista de produção. Para Carlsson (1989), a flexibilidade deve englobar a habilidade para lidar não apenas com flutuações de demanda, mas com todas as formas de turbulência no ambiente. Isso porque flutuações na demanda representam apenas um aspecto do ambiente das empresas que exige flexibilidade. Mudan- ças no mercado dos produtos da empresa podem ocorrer devido à mudança tecnológica: novos produtos podem surgir, assim como melhorias nos pro- dutos já existentes, na forma de maior qualidade, novas variedades ou novas tecnologias. A mudança tecnológica também pode afetar o sistema produtivo por meio de novos maquinários, metodologias de produção e novos sistemas de gerenciamento e controle. A flexibilidade pode então ser definida num dado contexto, num espaço produto-processo-mercado, em que intervêm dimensões e critérios de ava- liação (eficiência) intra e extraempresa, além de sua própria estratégia, sendo uma variável de segunda ordem. Por sua vez, a flexibilidade pode ser orien- tada para uma perspectiva microeconômica interna e externa, conforme é apresentado a seguir (BUIAR; HATAKEYAMA, 1996). A flexibilidade microeconômica interna refere-se à possibilidade de a empresa ajustar sua organização interna às variações cíclicas. Diversos auto- res, como Zarifian (1990), Salerno (1991), Araneda (1992) e Slack (1993), – 23– Desafios da Gestão de Recursos Humanos consideram de fundamental importância a análise dos recursos envolvidos nos processos produtivos, que contribuem para a flexibilidade do sistema de produção. Esses recursos representam o motor potencializador, tanto da capa- cidade de resposta (a rapidez em que uma operação pode ser mudada), bem como de faixa de mudança na operação (em que medida uma operação pode ser mudada). A flexibilidade microeconômica interna pode ser subdividida em: flexi- bilidade da tecnologia e organização da produção e flexibilidade da gestão dos recursos humanos. A flexibilidade da tecnologia e organização da produção refere-se ao padrão técnico-organizacional da empresa. Incorpora uma análise que vai desde as inovações em produto e processo, novos equipamentos (máquinas flexíveis ou sistemas de transmissão eletrônica de dados, como EDI e inter- net), até algumas técnicas de trabalho (Círculos de Controle de Qualidade – CCQ; Total Quality Control – TQC ou Just in Time – JIT). A flexibilidade da gestão dos recursos humanos, por sua vez, refere-se à prática de estratégias que resultem em mudanças que atinjam os processos de trabalho e as relações com os trabalhadores. Trata-se então de alterações no controle do trabalho, na qualificação do trabalhador, na sua participação efetiva no processo de trabalho, modificações na estrutura e nos níveis hierár- quicos, novas formas de motivação (política salarial e de benefícios), modi- ficações na jornada de trabalho, desenvolvimento do trabalho em equipe e programa de treinamento para maior qualificação do trabalhador. A flexibilidade microeconômica externa diz respeito a todas as práticas desenvolvidas pela empresa no sentido de externalizar (flexibilidade de exter- nalizações) e terceirizar o efeito dos choques sofridos por ela, como a externa- lização de serviços, sendo que parcelas do processo produtivo são repassadas a terceiros por meio de venda, aluguel ou cessão de máquinas. Refere-se tam- bém ao desenvolvimento de relações com fornecedores e compradores, no que tange às exigências de confiança, qualidade e cooperação. Resumindo: para ser competitivo e ter flexibilidade para lidar com um mercado cada vez mais volátil, a organização precisa de pessoas com essas características e, para isso, é fundamental que a área de gestão de pessoas consiga atrair e manter esses profissionais. Lembrando que é necessário um Planejamento de Recursos Humanos – 24 – planejamento de recursos humanos com o envolvimento e o comprometi- mento de toda a organização, pois sem isso não é possível alcançar os objeti- vos determinados. 2 Estratégia e Planejamento de Recursos Humanos Os ambientes organizacionais estão cada vez mais dinâmi- cos, complexos e competitivos, exigindo das organizações a defini- ção concreta de aonde querem chegar e como farão para alcançar tais objetivos. Por meio de um planejamento bem elaborado, as organi- zações conseguem responder com eficácia aos desafios ambientais e manter seu foco nos resultados a serem alcançados. O planejamento que muitas vezes é informal exige alinhamentos constantes para cor- reção de rota, se assim for necessário. Planejamento de Recursos Humanos – 26 – Das quatro funções da administração – planejamento, organização, dire- ção e controle –, a primeira é, provavelmente, a mais central do processo de administração. Sua importância deriva do fato de todas as outras funções da administração se originarem dela. Sem uma definição clara das metas e objetivos da organização e sem uma estratégia para alcançá-los, dificilmente os administradores podem organizar os recursos, dirigir as pessoas e controlar os resultados. (SOBRAL; PECI, 2013) Após definir o ponto de partida e o ponto de chegada, cabe aos gesto- res definirem/planejarem o percurso por que a organização necessita passar, para alcançar a linha de chegada. Seja o planejamento formal ou informal, é necessário que todos os membros da organização saibam para onde estão indo e qual o papel de cada um para que os resultados esperados sejam alcan- çados. Com um planejamento bem elaborado e compartilhado entre todos que fazem parte da empresa, os empregados saberão quais os objetivos da organização, sendo que, em algumas empresas todos são envolvidos na elabo- ração de tais objetivos que são os propósitos que se pretende e os planos que definem os recursos e ações necessárias. O planejamento proporciona senso de direção e exige dos empregados esforços compartilhados para que todos sigam juntos e maximizem a eficiên- cia. A empresa sofre constantemente impacto do ambiente e o planejamento ameniza essas variações e permite o prosseguimento e ajustes dos objetivos para a adaptação ao ambiente que é cada vez mais volátil e inconstante. Para isso são necessários parâmetros de controle para a correção de rota se assim for necessário e o constante diálogo com os empregados para que estejam constantemente sendo estimulados para estar motivados e com- prometidos, lembrando que as empresas são formadas por pessoas que são imprevisíveis. Para lidar com a imprevisibilidade do ambiente e das pessoas, é necessário que o planejamento seja disseminado periodicamente, potenciali- zando assim o autoconhecimento da empresa. Apesar da importância do planejamento, há críticas, pois, muitas vezes, a elaboração é muito rígida e engessada de tal forma que não responde ade- quadamente e na velocidade necessária à volatilidade do ambiente. Diante disso, é necessário que os ajustes sejam rápidos e, dependendo da estrutura e grau de formalização e burocracia, os ajustes são demorados e podem prejudicar o alcance dos objetivos organizacionais. – 27 – Estratégia e Planejamento de Recursos Humanos Percebe-se com isso que o aprendizado organizacional é constante e eterno, pois há necessidade de se reinventar e desenvolver metodolo- gias que tornem a organização competitiva de tal forma que as mudanças ambientais não sejam fator preponderante para o sucesso ou fracasso e sim a exigência que a empresa e seus empregados estejam atentos ao ecos- sistema organizacional. Portanto, para prever e tomar medidas que possibilitem às empresas e às pessoas tomarem medidas que permitam conquistar as metas estabelecidas é necessário o Gerenciamento Estratégico de Recursos Humanos alinhado com o planejamento da empresa e o da área de recursos humanos. Embora o planejamento tenha sido sempre um processo essencial de ges- tão, a maior ênfase no Planejamento de Recursos Humanos passa a ser fun- damental quando as empresas consideram estratégias globais, fusões, realoca- ções de fábricas, inovação, downsizing, outsourcing, offshoring ou fechamento de instalações operacionais. Mudanças notáveis na composição da força de trabalho exigem que os gerentes se tornem mais envolvidos no planejamento de recursos humanos, visto que elas não afetam apenas o recrutamento, mas também os métodos de seleção, treinamento, remuneração e motivação dos funcionários. (BOHLANDER; SNELL, 2010) É necessário alinhar o planejamento da organização com o de recursos humanos de tal forma que possa ser possível analisar se há competência e pes- soas disponíveis para implementá-lo. Se o objetivo for expandir os negócios, é necessário verificar o impacto disso no número de empregados e também a análise dos processos. À medida que as empresas vão crescendo ou pretendem crescer, precisam analisar todas as variáveis. Se o objetivo é abrir unidade em outras regiões, países, etc., a área de recursos humanos precisa planejar a com- posição da equipe, se haverá expatriados, se há pessoas qualificadas na nova região, portanto, se é factível atingir tais objetivos. Por isso a importância de envolver todos que, de forma direta ou indi- reta, serão afetados pelo planejamento e objetivos da organização.Se isso não for feito, há o risco de os objetivos não serem alcançados e, com isso, haverá a frustração e o descrédito com os rumos traçados. Essa situação adversa gera instabilidade e dificulta a sobrevivência da organização. A figura a seguir esboça o alinhamento do planejamento da empresa com o planejamento de recursos humanos. Planejamento de Recursos Humanos – 28 – Figura 2.1 - Alinhamento do Planejamento da Empresa com o Planejamento de Recursos Humanos Fonte: Adaptado de Bohlander e Snell (2010). Para que o planejamento faça sentido aos empregados, é necessário defi- nir a missão, a visão, os valores e os objetivos da organização. Há empresas que fazem isso com a participação e envolvimento dos empregados, o que torna os parâmetros bem alinhados com a cultura organizacional. Há outras em que uma equipe define ou, em alguns casos, a direção elabora a missão, visão, valores e depois compartilha com os demais. – 29 – Estratégia e Planejamento de Recursos Humanos Sabe-se que, para haver comprometimento, é necessário o envolvi- mento das pessoas e, quando isso acontece, a credibilidade do processo é menos questionável. A missão é a razão da existência da organização, é o seu propósito básico, o motivo para que ela esteja constituída. A visão vai além disso, pois apre- senta aos empregados, clientes, fornecedores, ou seja, para todos os stakehol- ders, aonde a organização pretende chegar e qual caminho percorrerá para que isso realmente aconteça. A visão define o que a empresa será no futuro e os valores são as crenças e os princípios estabelecidos e duradouros. Naquilo em que a organização acredita e serve de base para suas decisões. Tendo a missão, visão e valores bem definidos e compartilhados entre todos os empregados, a organização deve então definir seus objetivos estraté- gicos, táticos e operacionais. Para isso é necessário a análise ambiental saber qual o impacto na organização. A análise do ambiente externo da organização consiste na identificação dos fatores do ambiente externo que podem influenciar direta e indireta- mente o desempenho da organização. Para isso, devem ser monitoradas as principais tendências do ambiente contextual, ou seja, as mudanças no con- texto demográfico, sociocultural, político-legal, econômico e tecnológico, bem como o comportamento dos diferentes stakeholders que fazem parte do ambiente operacional, como clientes, fornecedores, instituições financeiras, meios de comunicação social, entre outros. Mudanças nas estratégias dos con- correntes ou nos hábitos dos clientes, o surgimento de uma nova tecnologia, a queda da taxa de juros ou um novo incentivo fiscal são apenas alguns exem- plos de fatores que devem ser continuamente monitorados pela organização (SOBRAL; PECI, 2013). Ao monitorar o ambiente, é possível identificar se os impactos serão positivos ou negativos e se isso significará uma ameaça ou oportunidade. Esse monitoramento pode também ser chamado de escaneamento ambien- tal quando a empresa filtra as principais informações com o intuito de iden- tificar tendências que exijam a adaptação ou ajustes necessários para manter a competitividade. Além da análise externa é imprescindível a análise interna da empresa para coletar o maior número possível de informações, tais como: Planejamento de Recursos Humanos – 30 – Quadro 2.1 - Análise Interna da Empresa Marketing Administração e organi-zação Pesquisa e Desenvolvi- mento Participação no mercado Canais de distribuição Linhas de produtos Satisfação dos clientes Reputação e imagem da marca Eficiência dos esforços promocionais Qualidade dos adminis- tradores Cultura organizacional Estrutura organizacional Sistemas de controle gerencial Grau de centralização Canais de comunicação internos Tecnologias disponíveis Patentes Programas de pesquisa Inovações tecnológicas Capacidade laboratorial Desenvolvimento de novos produtos Produção Recursos Humanos Financeiro Equipamentos Localização das instalações Acesso às matérias-primas Produtividade e eficiência Estrutura de custos Controle de qualidade Nível de experiência Habilitações acadêmicas Rotatividade dos trabalha- dores Força dos sindicatos Satisfação no trabalho Absenteísmo Grau de endividamento Liquidez Solvabilidade Rentabilidade Margem de lucro Cotação das ações Fonte: Sobral e Peci (2013). A análise interna permite que a organização identifique os pontos fortes e fracos e qual o seu diferencial competitivo, além de saber quais competên- cias contribuem para o alcance dos objetivos e quais devem ser melhorados. Uma das ferramentas utilizadas para estudar o ambiente é a análise SWOT que deriva do inglês strengths (pontos fortes), weaknesses (pontos fra- cos), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). A visão conjunta dos pontos fortes e fracos da organização e das ameaças e oportunidades permite que haja medidas preventivas para manter a compe- titividade e diminuir a imprevisibilidade. A seguir, um exemplo de resultado da análise SWOT. – 31 – Estratégia e Planejamento de Recursos Humanos Quadro 2.2 - Resultado da Análise SWOT Potenciais pontos fortes Potenciais pontos fracos Liderança de mercado Produtos de alta qualidade Estrutura de custos baixos Cultura organizacional forte Elevada autonomia financeira Forte pesquisa e desenvolvimento Mão de obra qualificada e de alta performance Elevada quantidade de estoques Alta rotatividade de funcionários Imagem de marca fraca Falta de qualidade dos administradores Dificuldade na obtenção de financia- mento Excesso de capacidade produtiva Potenciais oportunidades Potenciais ameaças Falência de concorrentes Desaparecimentos de barreiras à entrada Mudança nos hábitos de consumo Expansão da economia Mudança da legislação ou regime político Aparecimento de novas tecnologias Saturação do mercado Ameaça de takeover Reduzida taxa de crescimento do setor Entrada de concorrentes estrangeiros Taxa de câmbio desfavorável Taxa de juros alta Fonte: Sobral e Peci (2013). Figura 2.2 - Oportunidades da organização Fonte: Sobral e Peci (2013). Planejamento de Recursos Humanos – 32 – Na figura 2.2 identifica-se onde há oportunidades da organização exa- tamente no cruzamento das oportunidades e competências. Diante disso percebe-se que a área de recursos humanos deve estar em constante sintonia com o planejamento estratégico da organização e de prefe- rência que seja envolvido em todas as decisões. Se a organização decide investir e/ou abrir outra unidade de negócio, expandir seu mercado ou até mesmo desativar alguma unidade ou diminuir a área de atuação, é necessário analisar a experiência dos seus funcionários, o nível de maturidade, a habilidade para lidar com momentos de alta pressão, tensão e instabilidade. Um diagnóstico preciso da experiência dos empregados é fundamental para que o planejamento contemple todas as possibilidades haja a diminuição da imprevisibilidade, pois pode-se contar com a força do trabalho para vencer os desafios e obstáculos que serão necessários ser enfrentados para a sobrevi- vência da organização. Muitas vezes será necessário saber se há escolas e instituições de ensino superior que preparam adequadamente os profissionais para que sejam com- petitivos. Há situações em que a empresa abre nova unidade em regiões onde a escassez de profissionais é um fator dificultador para se atingirem os objetivos e por isso poderá ser necessária a realização de algum convênio ou até mesmo um investimento na região para capacitar os profissionais. Um exemplo disso ocorreu na década de 90, quando algumas empresas do ramo automobilís- tico abriram unidades fabris no estadodo Paraná. Bem antes de as empresas operarem, houve um convênio com instituições de ensino para preparar os profissionais em atividades que até então não exigiam tanta demanda. Outra questão muito importante no planejamento de recursos humanos é o estudo da rotatividade de pessoas que pode afetar a continuidade dos trabalhos. Em virtude disso é essencial o cuidado com as contratações, para evitar a necessidade de constantes demissões, pois isso acarreta instabilidade já que as pessoas são treinadas e depois vão embora, levando o seu conheci- mento e deixando a empresa com escassez de bons profissionais. Para evitar que isso aconteça com intensidade preocupante, um bom recrutamento e seleção podem amenizar essas inconsistências. – 33 – Estratégia e Planejamento de Recursos Humanos Além de boas práticas de recrutamento e seleção, é necessário que os empregados sejam frequentemente treinados e preparados para as mudanças que ocorrem constantemente. Esse cuidado com o recrutamento e seleção evita a incidência de necessidade de demissões que, em regiões onde o sin- dicato é bem atuante, pode tornar-se em passivos trabalhistas que causam enorme dispêndio da empresa. É muito importante para qualquer organização que as pessoas estejam satisfeitas com o trabalho, pois isso acarreta motivação e alto índice de pro- dutividade. Neste quesito, o papel da liderança é fundamental. Um bom líder faz com que as pessoas sejam motivadas para enfrentar os diversos desafios que são comuns no dia a dia das organizações. Pessoas satisfeitas não faltam, não chegam atrasadas e não pensam em mudar de emprego. Pessoas insa- tisfeitas causam problemas para elas mesmas e para toda a organização. Os seres humanos são constantemente influenciados pelos outros, e um líder forte e atuante faz obstáculos difíceis tornarem-se desafios motivadores para as pessoas. Líderes negativos fazem exatamente o contrário. Potencializam os problemas e dificultam o dia a dia das empresas. Ainda sobre a análise interna, no contexto do planejamento de recursos humanos, há análise chamada de três C – cultura, competência e composição. (BOHLANDER e SNELL, 2010). Nesse caso, compreensão de que as cul- turas orientadas aos empregados são fundamentais influencia no sucesso da organização. Sabendo-se que o grande diferencial das organizações é o capital intelectual, deve haver preocupação e cuidado especial com as pessoas, uma vez que é a competência que distingue as organizações uma das outras. As organizações podem atingir uma vantagem competitiva equilibrada por meio das pessoas, se puderem satisfazer, segundo Bohlander e Snell, 2010, os seguintes critérios: 1. Os recursos devem estar disponíveis. As pessoas são uma fonte de vantagem competitiva, quando elas aumentam a eficiência ou efetividade da empresa. O valor aumenta quando os funcionários encontram meios de diminuir os custos, de fornecer aos clientes algo único, ou quando conseguem a combinação desses dois aspec- tos. Programas de capacitação, iniciativas de qualidade total e os esforços para o contínuo aperfeiçoamento são intencionalmente Planejamento de Recursos Humanos – 34 – projetados para aumentar o valor que os funcionários representam para o lucro final. 2. Os recursos precisam ser raros. As pessoas são uma fonte de vanta- gem competitiva quando seus conhecimentos, habilidades e capa- cidades não estão igualmente disponíveis para os concorrentes. Por isso a necessidade de contratar e treinar os melhores profissionais. 3. Os recursos devem ser difíceis de ser imitados. As pessoas se tor- nam uma fonte de vantagem competitiva, quando as capacidades e as contribuições de seus funcionários não podem ser copiadas por outras empresas. 4. É necessário que os recursos sejam organizados. As pessoas se tor- nam uma fonte de vantagem competitiva, quando seus talentos podem ser combinados e empregados para trabalhar em novas atribuições, no momento em que as oportunidades forem detecta- das. O trabalho em equipe e a cooperação são dois outros métodos abrangentes que podem garantir uma força organizada de trabalho. Diante disso pode-se definir a composição da força de trabalho e saber que tipo de profissionais serão necessários para cumprir a missão, visão e objetivos estratégicos. Se forem profissionais com competências específicas e raras, precisa-se saber quanto a empresa pretende investir e se tem condi- ções para isso. Se forem profissionais para atividades básicas, é preciso saber a quantidade prevista e se o mercado local dispõe desses profissionais, ou seja, constantemente será preciso prever as necessidades e capacidades futuras. Todas essas informações devem estar em sintonia com a área de recru- tamento e seleção, para que o profissional certo, para o cargo certo, seja contratado no momento certo. Não é raro que bons profissionais não sejam captados por falta de um bom planejamento e por consequência falta de pre- visão adequada. O custo da falta de bons profissionais é muito maior do que o investimento que deve ser feito para localizá-los e retê-los. Por isso é importante uma área de recrutamento e seleção competente e alinhada com a estratégia organizacional. Na estratégia organizacional, a empresa pretende sobreviver e crescer e, para isso, terá que aumentar a produtividade, ter maior número de empre- – 35 – Estratégia e Planejamento de Recursos Humanos gados e desenvolver o adquirir novas habilidades. Por isso existe a preocu- pação e atenção com a seleção, treinamento, motivação e o desempenho dos profissionais. Sem profissionais qualificados e motivados não há como ter sucesso organizacional. Para crescer, a empresa pode decidir que a melhor alternativa será a fusão e/ou aquisição e isso requer, além da estratégia de crescimento e diversifica- ção, cuidado muito especial com as pessoas. É comum, no momento de fusão e/ou aquisição de empresas, haver tensão entre os empregados. A sensação de insegurança e dúvidas aumenta se as questões operacionais e estratégicas não forem discutidas com transparência. Quando os empregados não são infor- mados do que acontecerá com a decisão estratégica adotada, não sabem as consequências e há margem para hipóteses. Geralmente surgem os boatos de que haverá demissões e, se isso não for tratado com urgência, as pessoas ficam em um nível de tensão tão elevado que a produção diminui conside- ravelmente. Não há energia para produzir e sim para pensar no medo de perder o emprego. Se o mercado estiver em evolução e houver várias empresas contratando, isso pode até ser amenizado, mas se houver crise e escassez de empregos, um verdadeiro temor se instala na empresa. Nesse momento, o papel da área de recursos humanos é fundamental, pois pode sentir a necessidade de intervenção ou que a empresa diga de fato o que acontecerá. É muito melhor falar a verdade do que deixar a criatividade das pessoas livre para pensar e espalhar qualquer boato. Em outros casos a empresa decide realizar aliança estratégica e/ou joint venture em que as mudanças ocorrerão e novamente as pessoas precisam saber qual e como será o papel delas nesse contexto. Qual o impacto dessa estratégia na sua rotina e como sua carreira será afetada por essa decisão. Lembrando que pessoas tensas e com medo não desenvolverão suas atividades de forma eficiente e eficaz. Não estarão motivadas para dedicar todo o seu potencial para o trabalho e para a empresa. Outra estratégia que a empresa pode adotar é a de baixo custo quando pretende produzir mais com menos e, para isso, precisará de pessoas com- petentes, envolvidas e comprometidas com o rumo da organização. Ao con- trário do que se possa imaginar, ao optar por estratégia de baixo custo não significa que a empresa vai economizar com baixos salários, muito pelo con- Planejamento de Recursos Humanos– 36 – trário, deverá adotar uma estratégia de remuneração agressiva para que os empregados sejam eficientes e eficazes, que eliminem os desperdícios e que executem suas atividades bem perto da excelência. Pessoas mal remuneradas não produzem com satisfação e geralmente não estão preocupadas com des- perdícios ou perdas de eficiência. A empresa pode também terceirizar algumas áreas se encontrar fornecedo- res que executem tais atividades com qualidade igual ou superior e com valores iguais ou inferiores. Tudo dependerá da análise de custo/benefício e do impacto dessa decisão na rotina da organização. Novamente a área de recursos humanos é fundamental para que o planejamento seja feito de forma adequada. Independente da estratégia que a empresa adotar para sobreviver ou crescer, deverá ter sempre a preocupação de qual é o seu diferencial competi- tivo. Por que os clientes irão optar pela sua empresa e não pelo concorrente. Qual o atrativo significativo que seduzirá as pessoas de tal forma que estejam dispostas a pagar pelo serviço ou produto que oferecem. Após a formulação da estratégia mais adequada para a empresa, é preciso implementá-la, que é a segunda etapa e de extrema importância. Não raras vezes a empresa fica apenas na formulação, ou seja, na intenção. Na figura a seguir, de acordo com Bohlander e Snell (2010) apresenta-se a estrutura clássica dos sete S revelando que a gestão de recursos humanos é um instrumento para quase todos os aspectos da implementação da estratégia. Figura 2.3 - Estrutura Clássica dos Sete S Fonte: Adaptado de Bohlander e Snell (2010). – 37 – Estratégia e Planejamento de Recursos Humanos As estratégias, estrutura e sistemas são os aspectos mais difíceis e as habi- lidades, pessoal e estilo, os mais fáceis. A estratégia define o caminho a ser percorrido e é na estrutura que se definem os fundamentos para que os mem- bros da organização sejam coordenados. Cabe ao departamento de recursos humanos definir os melhores fluxos de trabalhos e por isso a necessidade do alinhamento constante com a estratégia organizacional. Após a formulação e implementação da estratégia é necessária a avalia- ção para ver se tudo está acontecendo conforme o previsto. De acordo com Sobral e Peci (2013), representado na figura abaixo, o planejamento especifica os objetivos organizacionais e o controle verifica se esses objetivos estão sendo realizados. Sem objetivos, o controle não seria possível, uma vez que não existiriam padrões para avaliar o desempenho da organização. No entanto, a relação planejamento-controle tem dois sentidos, já que, na maioria dos casos, os objetivos são definidos com bases coletadas em processos de controle anteriores. Figura 2.4 - A Relação Planejamento-controle Fonte: Sobral e Peci (2013). O controle é o último vínculo funcional do processo de administração, que é composto também pelas funções de planejamento, organização e dire- ção. O planejamento pode ter definido os melhores objetivos, a estrutura organizacional pode ter sido criada de maneira a contribuir eficientemente para o alcance desses objetivos, os empregados podem estar sendo bem lide- rados e motivados, mas mesmo assim, não há nenhuma garantia de que as atividades estejam sendo executadas conforme o planejado e que os objetivos serão, de fato, atingidos. A função de controle fecha esse processo contínuo de administração, averiguando se as atividades estão sendo executadas de Planejamento de Recursos Humanos – 38 – forma a alcançar os objetivos e se estão sendo tomadas medidas corretivas sempre que isso não se verifica. (SOBRAL; PECI, 2013) Esse ciclo se repete infinitamente, planejar, organizar, dirigir e controlar. O planejamento deve ser muito bem elaborado, pois sem isso toda a sequên- cia está comprometida. Um bom planejamento já é um bom começo, mas muitas vezes a empresa fica neste estágio e não avança. Para seguir a estratégia, é necessário organizar de tal forma que o planejamento seja realmente possí- vel de acontecer. Além de organizar, é necessário dirigir, ou seja, comandar a empresa de tal forma que tudo que foi planejado e organizado aconteça de fato. Com a imprevisibilidade do mercado, das pessoas e das tendências, a direção efi- ciente e eficaz pode lidar melhor com as oscilações e mudanças de planos. Por isso a necessidade do controle para verificar se realmente o planejamento necessita de ajustes ou está seguindo conforme previsto. Há diversas formas de executar o controle e uma delas é o próprio mer- cado onde estão sendo praticados os preços. O tempo em que as organizações colocavam no preço do produto e/ou serviço toda a sua ineficiência acabou. Atualmente o desperdício deve ser zero ou muito próximo dele e o mercado define quanto está disposto a pagar por um produto ou serviço. Cabe à orga- nização se adaptar e trabalhar as questões internas para se ajustar ao mercado. É importante também saber qual é sua participação no mercado e qual a margem de lucro praticada. A empresa pode ter tido um ano lucrativo, mas isso significa pouco se não souber qual a lucratividade que as demais empresas tiveram. Por exemplo: uma empresa cresceu 20% em determinado ano e teve uma importante margem de lucro. Se as demais empresas deste mesmo mercado cresceram 40% e tiveram mais lucros, um resultado que parecia muito bom torna-se apenas satisfatório para a sobrevivência da empresa, mas demonstra que está perdendo competitividade. Outro controle extremamente necessário é o burocrático que, no pri- meiro momento, pode parecer que engessa a empresa, mas sem ele não é possível saber como a empresa está indo e se está seguindo o que foi plane- – 39 – Estratégia e Planejamento de Recursos Humanos jado. Por isso a importância de regras, normas, padrões, procedimentos e orçamentos. Para muitos isso pode parecer inconveniente, mas uma empresa ou sociedade sem regras está fadada ao fracasso. À medida que a empresa delega e atribui responsabilidades para vários segmentos da organização, precisa também estabelecer parâmetros para que as pessoas sigam conforme as diretrizes pré-determinadas. Sem isso seria como se todos pudessem fazer o que bem entendessem e estaria estabelecido o caos. As normas e os padrões precisam ser respeitados para que a missão, visão e objetivos estratégicos sejam cumpridos conforme previsto. Sem essa obedi- ência, a empresa perde o rumo e não chega ao lugar que almejava. Outra questão muito importante e muitas vezes não seguida com dis- ciplina é o orçamento. A empresa precisa definir com, pelo menos um ano de antecedência, o orçamento e isso deve ser compartilhado para que todos saibam qual a previsão de gastos. É comum surgirem despesas que não estavam previstas, mas quando essa exceção se torna uma regra, todo o orçamento fica comprometido. É comum encontrar empresas com dificuldades financeiras simplesmente por não terem elaborado um orçamento adequado ou nem terem feito um orçamento e gas- tam conforme a demanda vai surgindo. Essas empresas praticam uma espécie de roleta russa, ou seja, seguem na base do acerto/erro, da sorte/azar e isso não combina com uma administração séria e consistente. Se as empresas que são organizadas e respeitam o orçamento encon- tram dificuldades para sobreviver, sem essa prática tudo fica mais difícil e complicado. Há também o controle do clã que procura assegurar o compartilhamento de valores, normas, crenças, rituais, tradições, expectativas e outras questões da cultura organizacional. A convivência entre as pessoas nem sempre é fácil e por isso esse tipo de controle contribui para que eventuais problemas não sejam acentuados ou atrapalhem o rumo da empresa. Os controles baseados no sincronismo temporal podem ser preventivos, simultâneos ou posteriores. A figura a seguir apresenta esses controles.Planejamento de Recursos Humanos – 40 – Figura 2.5 - Controles Baseados no Sincronismo Temporal Fonte: Sobral e Peci (2013). Conforme apresentado, o controle preventivo antecipa os problemas e o foco é nos insumos. A inspeção de matérias-primas é um exemplo e esse controle é extremamente importante, pois evita o desperdício, retrabalho e todas as consequências que podem ocorrer se os produtos e/ou serviços não forem executados com excelência. O controle simultâneo corrige os problemas à medida que ocorrem e o foco é nos processos. O exemplo da supervisão direta dos trabalhadores demonstra que o cuidado é constante para que tudo ocorra de acordo com o padrão de excelência previsto. Lembrando que, conforme já foi mencionado, não é mais aceitável colocar no preço do produto ou serviço a incompetência interna. O mercado não aceita pagar pela baixa eficiência. O controle posterior corrige os problemas depois de ocorrerem e o foco é nos resultados. A inspeção da qualidade dos bens é um exemplo e demons- tra que o controle não corrige o problema, pois já aconteceu, mas evita que outros ocorram ou que sejam repetidos. O importante é o aprendizado que esse controle traz para a empresa com o objetivo de buscar a excelência, a qualidade total. Enfim, o importante é a empresa estabelecer os parâmetros de desempe- nho e depois medir para ver se estão de acordo com o estabelecido. Se estiver de acordo é só continuar o processo. Se não estiver de acordo, são necessárias as medidas corretivas e com isso ajustar o desempenho e revisar os parâmetros. – 41 – Estratégia e Planejamento de Recursos Humanos A empresa precisa sobreviver e crescer e para isso a missão e visão devem ser constantemente revisitadas e analisadas para verificar se está no caminho que imaginava. Se não estiver, deve ajustar a rota ou quem sabe refazer a missão e visão e, com isso, os objetivos estratégicos, pois como tudo muda, pode ser que as mudanças foram tão significativas que é necessário rever todo o planejamento para seguir sendo competitiva. 3 Cargos, Salários, Seleção, Treinamento, Desenvolvimento e Sucessão de Pessoal no Âmbito do Planejamento de RH No capítulo anterior, foi apresentada a importância do pla- nejamento e também das demais funções administrativas. Os pro- cessos de seleção de pessoas e treinamento e desenvolvimento tam- bém requerem um bom planejamento para que as atividades sejam executadas com eficiência e eficácia. Sem o planejamento bem ela- borado, os desafios se tornam ainda mais difíceis. Diante disso, será apresentada nesse capítulo a importância do planejamento para a seleção e o treinamento de pessoas que fazem parte da organização. Definida a missão, a visão e os objetivos organizacionais, são necessárias pessoas que possam executar as atividades de tal forma que os objetivos sejam alcançados conforme determinado e plane- jado. O aumento do quadro de pessoal ou a implementação de uma empresa necessita de visão de curto, médio e longo prazo. Segundo Marras (2007) há muitas variáveis que podem afetar ou necessitar de aumento ou diminuição de quadro de pessoal, como: Planejamento de Recursos Humanos – 44 – 2 mudanças de maquinário (aumento ou diminuição); 2 extinção de uma área e redimensionamento de outras; 2 criação de uma nova área; 2 lançamento de um novo produto; 2 aumento da produção; 2 abertura de novas praças; 2 reestruturação administrativa, etc. Há situações emergenciais em que o recrutamento deve acontecer, apesar de não estar previsto, como a saída repentina de um profissional e/ou a neces- sidade imediata de um novo cargo, reposição, etc. Nesses casos, a contratação deve acontecer, mas somente em situações bem específicas que devem ser uma exceção e não uma regra. O processo de recrutamento inicia a partir de uma necessidade, e deve ser bem analisado se é possível atender a essa demanda internamente ou externamente. Para ser atendida internamente, a empresa deve ter um mapeamento de talentos e um plano de sucessão. Conhecendo bem o capital humano que há na empresa, torna-se fácil identificar onde estão os profissio- nais e onde podem trabalhar, havendo a necessidade. Quando a empresa não tem o mapeamento, pode cometer o erro de buscar profissionais no mercado de trabalho e esquecer os que já estão na empresa, o que gera desmotivação, principalmente se houver expectativas de promoção, mudanças, transferên- cias, etc. O profissional que espera ser reconhecido fica extremamente frus- trado se não tem a oportunidade de participar do processo de recrutamento e seleção. E em muitos casos, cabe ao empregado frustrado ensinar ao novo empregado as rotinas administrativas, revelando, dessa forma, o descaso ou a falta de atenção com os desejos e expectativas de quem já trabalha na empresa. Um bom planejamento de recrutamento e seleção deve iniciar com a análise de cargo, que traz elementos para elaborar a descrição do cargo e assim as especificações. É importante saber o que o cargo exige e que tipo de profissional terá o perfil de que a empresa necessita. A descrição de cargo, além de ser utilizado pelo setor de cargos e salários para buscar o equilíbrio interno e externo de salários, é muito importante tam- – 45 – Cargos, Salários, Seleção, Treinamento, Desenvolvimento e Sucessão de Pessoal no Âmbito do Planejamento de RH bém para o setor de recrutamento e treinamento. A descrição bem elaborada ajuda o recrutador encontrar a pessoa certa para o cargo certo no momento certo, que é o principal desafio da área. Essa mesma descrição será usada pelo setor de treinamento para identificar necessidade de cursos, palestras, etc. A descrição mal elaborada compromete a continuidade das atividades de diver- sos setores de recursos humanos. Não é possível desenvolver um programa de treinamento se as informações das descrições não forem confiáveis. Por isso, a importância desse instrumento que, nas empresas bem estruturadas, deposita muita confiança e investimento para que seja bem-feito. Partindo do princípio de que a descrição foi bem-feita, os empregados envolvidos foram entrevistados, as áreas da empresa foram observadas para verificar as rotinas operacionais e administrativas, segue-se então para as outras etapas de cargos e salários, treinamento e recrutamento e seleção. De acordo com Dessler (2009), os empregadores usam a análise de cargo e suas descrições para muitas coisas, como desenvolver programas de treina- mento ou determinar a remuneração de vários cargos. Mas as descrições de cargo são usadas mais frequentemente para decidir que tipo de pessoas recru- tar e selecionar para os cargos da empresa. O processo de recrutamento e seleção pode ser visto como uma série de etapas, conforme a seguir. 1. Fazer o planejamento e a previsão da força de trabalho para deter- minar as vagas a serem preenchidas. 2. Formar um conjunto de candidatos para esses cargos mediante recrutamento interno ou externo. 3. Fazer com que os candidatos preencham fichas de inscrição e talvez realizar entrevista de seleção inicial. 4. Utilizar várias técnicas de seleção como testes, informações sobre antecedentes e exames médicos para identificar os candidatos viáveis. 5. Enviar um ou mais candidatos viáveis ao supervisor ou responsável pelo cargo. 6. Submeter os candidatos a uma ou mais entrevistas de seleção com o supervisor e outros interessados para determinar qual ou quais candidatos receberão propostas. Planejamento de Recursos Humanos – 46 – Diante disso, percebe-se que encontrar o candidato certo para a vaga certa no momento certo não é tarefa fácil, se for tratado com a responsabi- lidade devida. Há situações em que a empresa não tem uma área de recru- tamento e seleção bem estruturada e não dá muita importância paraisso, o que pode significar descaso ou desconhecimento. Quando isso acontece, o impacto negativo para a empresa é muito grande, pois há alto índice de insatisfação e de rotatividade de pessoal. Além do desperdício financeiro, o ambiente dentro da empresa torna-se insatisfatório pelo alto índice de turno- ver. Quando isso acontece, a empresa tem dificuldade para realizar a missão, a visão e os objetivos estratégicos. Portanto, ter uma área de recrutamento bem estruturada e com pessoas qualificadas é fundamental para o futuro da empresa. É necessário que seja feito um planejamento da força de trabalho e saber com antecedência que tipo de profissionais e quando será necessário e só uma área com pessoas especialistas nisso pode dar conta dessa demanda. Por isso, é fundamental ter funcionários qualificados e um bom plane- jamento para buscar os melhores profissionais que a empresa pode ter, se está em busca da excelência. É preciso analisar as tendências internas e externas, que tipos de profissionais serão necessários e se no mercado de trabalho há essa mão de obra disponível ou será necessário preparar para o futuro. Se na região onde a empresa está localizada há mão de obra qualificada, se a quantidade poderá ser atendida, se os empregados têm facilidades para ir e vir ou se a empresa deve contratar serviços de transporte, etc. Várias questões devem ser bem planejadas para não haver surpresas desagradáveis, como: dificuldade de conseguir pessoas para trabalhar e dificuldade para que as pessoas cheguem na empresa. Se há transporte público adequado ou se a empresa terá que fazer investimento nesse serviço, que não é sua atividade fim, e se assim tiver que fazer, precisa de um orçamento bem elaborado para verificar a viabilidade do negócio. Outra questão muito importante é se a empresa pretende adotar o recru- tamento interno, pois para isso precisa conhecer muito bem os profissionais que já estão na empresa e se existem pessoas com potencial para serem desen- volvidas para assumir cargos com maior complexidade. Ter o mapeamento de talentos é fundamental e principalmente saber das expectativas dos emprega- – 47 – Cargos, Salários, Seleção, Treinamento, Desenvolvimento e Sucessão de Pessoal no Âmbito do Planejamento de RH dos. Há pessoas com talento e potencial, mas que não têm o desejo de assumir cargos de maior complexidade ou de chefia. E há aqueles que não têm o perfil desejado para a vaga que surgirá, mas mesmo assim têm interesse em partici- par do processo seletivo. Por isso, a importância do processo ser transparente e democrático, permitindo que as pessoas participem, se assim desejarem. Há empresas que divulgam as vagas para todos e somente depois de analisar internamente é que busca externamente, caso não tenha sido possível preencher a vaga com os profissionais disponíveis e interessados. Para os cargos de maior responsabilidade e complexidade, há o plano de sucessão que muitas empresas adotam diante de um bom planejamento e aliado ao desenvolvimento de executivos. Em vez de buscar no mercado de trabalho, a empresa investe na formação interna e, mediante análise dos empregados, detecta aqueles que podem assumir cargos de maior enverga- dura e investe na preparação desses profissionais, que podem assumir novos cargos em curto, médio e longo prazo. Segundo Dessler (2009), o plano de sucessão inclui as seguintes atividades: 2 análise da demanda por gerentes e profissionais por nível, função e habilidades; 2 verificação dos executivos atuais e projeção do provável suprimento futuro a partir de fontes internas e externas; 2 planejamento de carreiras individuais com base em estimativas objetivas de necessidades futuras e apoiado em avaliações de desem- penho e de potencial confiáveis; 2 aconselhamento de carreira no contexto de um entendimento rea- lista das necessidades futuras da empresa e do indivíduo; 2 promoções aceleradas com desenvolvimento orientado para as necessidades futuras da empresa; 2 treinamento e desenvolvimento relacionados ao desempenho, prepa- rando as pessoas para cargos futuros e para as responsabilidades atuais; 2 planejamento estratégico do recrutamento não apenas para preen- cher necessidades de curto prazo, mas também para fornecer pes- soas a serem desenvolvidas com vistas às necessidades futuras; Planejamento de Recursos Humanos – 48 – 2 as reais atividades pelas quais as vagas são preenchidas. Se o plano de sucessão for bem conduzido, a empresa identifica os talentos e pode aproveitar melhor o capital humano, assim como os profissionais talen- tosos também terão oportunidades para o desenvolvimento e crescimento pro- fissional. Essa prática é recomendada e é muito adequada para as empresas que pretendem ser excelentes no que fazem. O nível de descontentamento diminui e as pessoas percebem que há oportunidades de crescimento e, por isso, não é necessário buscar tais oportunidades no mercado externo. Isso gera motivação, envolvimento e engajamento nos objetivos organizacionais. No entanto, se após esse estudo não foi possível encontrar o candidato que se procura ou a demanda está acima da capacidade interna de supri-la, a empresa deve ir para o mercado externo buscar esses profissionais. O planejamento dessa atividade envolve também o conhecimento da situ- ação política e econômica do país para saber como está a taxa de desemprego, se há profissionais disponíveis ou se há carência de mão de obra, se no local onde a empresa está instalada há outras empresas similares necessitando de profissio- nais, se há expectativas de expansão, de abertura de empresas concorrentes, etc. Há empresas que incentivam a indicação de candidatos externos pelos empregados e algumas até premiam se o candidato indicado for efetivado. Essa prática é interessante, pois gera o comprometimento de quem indica e de quem é indicado. Há um compromisso informal entre eles para não haver enganos e/ou desapontamentos. A empresa pode também optar por colocar anúncios em veículos de comunicação, contratar agencia de emprego, contratar recrutadores específi- cos para determinados cargos, buscar talentos em universidades, etc. Outra forma de encontrar e identificar talentos são os programas de estágios, em que os estagiários são avaliados e observados com o objetivo de identificar aqueles que podem ser efetivados. Há vários relatos de pessoas que entraram na empresa como estagiários e chegaram a cargos executivos, alguns até a cargo de presidente da empresa. Pessoas talentosas estão em todos os lugares, mas muitas não são percebidas, e cabe a elas e também às empresas terem ferramentas que possibilitem a identificação e aproveitamento desse potencial para contribuir com os objetivos da empresa. – 49 – Cargos, Salários, Seleção, Treinamento, Desenvolvimento e Sucessão de Pessoal no Âmbito do Planejamento de RH Por isso, a importância dos profissionais de recursos humanos estarem próximos do primeiro escalão da empresa e de preferência que façam parte desse nível estratégico para planejar futuras contingencias, coletar informa- ções relevantes para as previsões e estabelecimento de objetivos. Conforme Milkovich (2000), o planejamento de recursos humanos coleta e utiliza informações para apoiar as decisões sobre os investimentos a serem feitos em atividades de RH. Essas informações incluem os objetivos futuros, as tendências e as diferenças entre os resultados atuais e aqueles desejados. As ações de RH não devem ser conduzidas de maneira isolada, precisam estar sintonizadas com a estratégia empresarial. O planejamento estabelece o elo entre as condições externas à organização e as condições do quadro de pessoal. Analisa se é possível atingir os objetivos organizacionais com o capital humano instalado. A seguir, apresentam-se quatro questões-chaves