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UNIP – UNIVERSIDADE PAULISTA SEI- Pós Graduação em Administração Gestão do Desempenho Organizacional Prof. Fábio Gomes da Silva Versão 10 – jun17 São Paulo 2017 Apresentação da disciplina Fábio Gomes da Silva 2 Gestão do Desempenho Organizacional Apresentação da disciplina Prezado aluno Este texto foi preparado sob a hipótese de que você está fazendo este curso de pós-graduação para se reciclar, ou se atualizar em assuntos relacionados à Administração, com a finalidade de melhorar suas competências na arte de administrar organizações, no todo ou em parte. Então, para começar, é bom você lembrar-se de uma regra máxima que existe em administração que é a seguinte: quem não controla, não administra. Se você quer administrar uma empresa ou um processo organizacional qualquer, você tem que saber controlar. A atividade de controle, por sua vez, pode ser exercida de diferentes formas, como: Supervisão direta - quando os executores das tarefas são como que fiscalizados ou observados diretamente por seus superiores hierárquicos, mais ou menos dentro de um princípio muito aceito no mundo rural que diz que “são os olhos do dono que engordam a boiada”. Acreditam, os que exercem essa forma de controle que, quando o chefe não está por perto, o subordinado relaxa. Auditoria de padrões - trata-se de um tipo de controle que pode ser exercido quando existem padrões de trabalho, isto é, meios norteadores das ações para os executores das tarefas. Neste caso, cabe aos auditores verificar o cumprimento dos padrões estabelecidos. Um exemplo muito comum desse tipo de controle são as auditorias contábeis, que servem para verificar se os registros e os demonstrativos contábeis estão em consonância com os padrões de contabilização aceitos no mundo contábil. Outro exemplo são as auditorias relacionadas às certificações ISO, como as ISO 9001 ou 14000, que verificam se as pessoas envolvidas em um processo certificado, ou em vias de certificação, realizam suas tarefas de acordo com o que está padronizado. Nada impede que as organizações, independentemente de certificações externas, definam padrões de realização de suas práticas de gestão e tratem de auditar o cumprimento desses padrões. Um exemplo disso é a Aços Finos Piratini, do Rio Grande do Sul, que Apresentação da disciplina Fábio Gomes da Silva 3 adota internamente um sistema de padronização de seus processos organizacionais, denominado GBS – Gerdau Business System – que contempla um sistema de auditoria interna para verificação do cumprimento dos padrões estabelecidos. Sistema de medição de desempenho - uma terceira forma de controle se dá por meio da implantação de um sistema de medição de desempenho, com o qual se busca a identificação de um conjunto de indicadores estratégicos, gerenciais e operacionais, que sirvam para quantificar o desempenho organizacional em todos os processos ou áreas organizacionais, e na organização como um todo, sendo os resultados desses indicadores, acompanhados para se saber sobre o desempenho da organização no todo e em suas diferentes partes, frente a objetivos estabelecidos. É certo que cada uma das três formas de controle tem suas vantagens e desvantagens, e sua razão de ser e, é certo também, que todas merecem ser estudadas. Nosso objetivo, entretanto, no presente trabalho, será estudar, tão somente, o controle através da medição do desempenho. O que há de singular nessa forma de controle por medidas de desempenho, é que, uma vez estabelecido um sistema de indicadores, podem- se estabelecer metas para os indicadores identificados, e se fazer com que as pessoas sejam direcionadas para o cumprimento de tais metas. Nas organizações onde esse sistema funciona bem, as pessoas são controladas pelas metas, ao invés, por exemplo da supervisão direta. O que se quer dizer com isso é que se as pessoas souberem que têm metas a cumprir, elas cuidarão de medir seu desempenho de tempos em tempos, para verificar o quão próximo ou distantes estão do alvo a ser atingido. Não é demais lembrar que essa sistemática de controle funciona melhor, quando uma parte da remuneração das pessoas é variável e relacionada ao desempenho. Não se descarta aqui a necessidade de auditorias, até mesmo para se inibir comportamentos inadequados de pessoas não éticas, para as quais os fins justificam os meios. Só que auditoria não faz parte do escopo deste texto. É, então, porque acreditamos que cuidar do funcionamento de um sistema de medição de desempenho é algo que as organizações têm que saber fazer, de forma cada vez melhor, que denominamos esta disciplina de “Gestão do Desempenho Organizacional”, cujo conteúdo está dividido em cinco módulos, conforme apresentado a seguir. Apresentação da disciplina Fábio Gomes da Silva 4 Visão geral do conteúdo Módulo 1 – A Gestão do desempenho organizacional por meio de indicadores Este módulo trata do que são os indicadores de desempenho e da importância do seu uso como instrumento de controle e direcionamento do desempenho organizacional. Trata, também, daquilo que os indicadores de desempenho devem medir, de como devem ser analisados os resultados de cada indicador e de como podem ser estruturados sistemas de medição do desempenho. Exemplos concretos de sistemas de medição do desempenho enriquecem o conteúdo deste módulo Módulo 2 – Gestão do desempenho: organizações como hierarquia Partindo-se da premissa de que as organizações podem ser observadas e administradas sob diferentes óticas ( hierarquia, processos e como um conjunto de partes interessadas), esse módulo trata da gestão do desempenho organizacional, considerando-se as organizações como hierarquia. Estuda-se inicialmente o que vem a ser a hierarquia nas organizações e os papéis dos diferentes níveis hierárquicos, para depois buscar-se entender como formular indicadores de desempenho que permitam o controle e o direcionamento das ações dos diferentes níveis hierárquicos, a partir, principalmente, dos objetivos estratégicos. Exemplos reais de mapas estratégicos e indicadores de desempenho a eles relacionados reforçam o conteúdo deste módulo Módulo 3 – Gestão do desempenho: organizações como processos Neste módulo, as organizações são vistas sob a ótica dos processos. Estuda-se, inicialmente, o que são os processos organizacionais e quais suas principais características, para depois estudar-se como medir o seu desempenho, tendo-se como foco fatores como eficiência, eficácia e satisfação. Para fazer o estudo completo desse módulo, você terá que recorrer a textos complementares que lhe serão disponibilizados, ou terão que ser consultados na internet (conforme o caso). Em especial, valerá a pena ver o caso de estruturação organizacional por processo, cuja leitura está sendo indicada. Você verá que este caso serve para mostrar que o que está sendo proposto neste módulo pode ser aplicado com sucesso. Apresentação da disciplina Fábio Gomes da Silva 5 Módulo 4 – Gestão do desempenho organizacional: as organizações como conjuntos de partes interessadas Neste módulo, as organizações são vistas como conjuntos de partes interessadas, cujos requisitos devem ser atendidos de forma equilibrada. Procura-se inicialmente entender o que são essas partes interessadas (stakeholders) e quais são seus interesses/requisitos, para depois tratar-se da transformação desses requisitos em indicadores de desempenho. Ênfase é dada ao fato de que, organizações que buscam a excelência do desempenho, tendo como referênciao Modelo de Excelência da Gestão/FNQ, se obrigam a identificar quem são suas partes interessadas e quais são seus requisitos, e a demonstrar, por meio de resultados dos indicadores de desempenho, o atendimento ou não de tais requisitos. Módulo 5 – Sistemas de medição, direcionamento e de análise do desempenho Neste módulo, procura-se tratar, resumidamente, o assunto “sistemas de medição do desempenho”, integrando-se de forma sintética o que foi tratado nos módulos anteriores. Retoma-se o que foi tratado no módulo 1, só que agora sob as várias óticas das organizações como hierarquia, processos e como conjuntos de partes interessadas. Na sequência, trata-se da questão relacionada à seleção dos indicadores de desempenho que devem fazer parte de um sistema de medição e finaliza-se o módulo com exemplos reais e orientações gerais para a análise do desempenho, em especial a análise integrada/conjunta dos resultados. Uma informação que merece ser destacada é que a referência maior para a elaboração do conteúdo de todos os módulos é o Modelo de Excelência de Gestão da Fundação Nacional da Qualidade, que vem sendo utilizado por organizações que estão buscando o reconhecimento como organizações “classe mundial”. Como você perceberá, foram utilizados muitos exemplos extraídos de Relatórios de Gestão de empresas ganhadoras do Prêmio Nacional da Qualidade ou similares para exemplificar ou fundamentar o conteúdo proposto. Em outras palavras, procuramos mostrar que aquilo que está sendo proposto, nesta disciplina, é algo que vem sendo aplicado no mundo real. Bons estudos Prof. Fábio Gomes da Silva1 1 Se você desejar saber mais a meu respeito minha sugestão é que veja meu currículo lattes em http://lattes.cnpq.br/4101822514857101 http://lattes.cnpq.br/4101822514857101 Apresentação da disciplina Fábio Gomes da Silva 6 Sumário Apresentação da disciplina........................................................................ 02 Visão geral do conteúdo ........................................................................... 04 Módulo 1 – A Gestão do desempenho organizacional por meio de indicadores ................................................................................................. 08 Objetivos do módulo .................................................................................... 08 1.1 – Introdução ........................................................................................... 08 1.2 – O que são indicadores de desempenho. ............................................. 10 1.3 – O que medem os indicadores de desempenho ................................... 13 1.4 – Para que servem os indicadores de desempenho .............................. 15 1.5 – Análise dos resultados dos indicadores de desempenho .................... 17 1.6 – Sistemas de indicadores de desempenho: uma introdução ............... 19 Resumo ....................................................................................................... 37 Referências Bibliográficas ........................................................................... 38 Fontes de pesquisa de aprofundamento ..................................................... 39 Módulo 2 – Gestão do desempenho: organizações como hierarquia ... 40 Objetivos do módulo .................................................................................... 40 2.1 – A hierarquia nas organizações ........................................................... 40 2.2 – Papel dos diferentes níveis hierárquicos ............................................ 41 2.2.1 – Nível estratégico ..................................................................... 41 2.2.2 – Nível gerencial ........................................................................ 41 2.2.3 – Nível operacional .................................................................... 42 2.3 – Um exemplo de hierarquia: O caso Belgo Juiz de Fora ..................... 42 2.4 – Indicadores estratégicos ..................................................................... 47 2.4.1 – Objetivos estratégicos, indicadores e metas ........................... 47 2.4.2 – Escolha e classificação dos indicadores estratégicos .............. 49 2.4.2.1 – Definição do painel de bordo de acordo com o GPD ..................................................................... 50 2.4.2.2 – Definição do painel de bordo de acordo com o Balanced Scorecard (BSC) .................................. 52 2. 5 – Desdobramento dos objetivos estratégicos ....................................... 66 Resumo ....................................................................................................... 72 Referências Bibliográficas ........................................................................... 73 Fontes de pesquisa para aprofundamento .................................................. 74 Módulo 3 – Gestão do desempenho: organizações como processos ... 75 Objetivos do módulo .................................................................................... 75 Apresentação da disciplina Fábio Gomes da Silva 7 3.1 – Os processos organizacionais: uma visão geral ................................ 76 3.1.1 – Introdução ............................................................................... 76 3.1.2 – Características comuns dos processos .................................. 80 3.1.3 – Características das organizações por processos .................... 85 3.2 – Organizações como processos: a abordagem do Modelo de Excelência da Gestão/FNQ ................................................................ 86 3.3 – Organizações como processos: a abordagem de Lima Gonçalves ..... 88 3.4 – Um caso de estruturação organizacional por processo ...................... 90 3.5 – Indicadores de desempenho dos processos ...................................... 91 3.5.1 – O que deve ser medido ........................................................... 91 3.5.2 – Definição dos indicadores de desempenho de processos Resumo ....................................................................................................... 104 Referências Bibliográficas ........................................................................... 105 Fontes de pesquisa para aprofundamento .................................................. 106 Módulo 4 – Gestão do desempenho organizacional: as organizações como conjuntos de partes interessadas .................................................. 107 Objetivos do módulo .................................................................................... 107 4.1 – Partes interessadas e respectivos interesses .................................... 107 4.2 – Partes interessadas sob a ótica do Modelo de Excelência da Gestão ................................................................................................ 113 Resumo ....................................................................................................... 119 Referências Bibliográficas ........................................................................... 120 Fontes de pesquisa para aprofundamento .................................................. 121 Anexo A - Sabesp-Norte: requisitos das partes interessas e resultados relacionados ........................................................ 122 Módulo 5 – Sistemas de medição, direcionamento e de análise do desempenho ................................................................................................ 137 Objetivo do módulo .....................................................................................137 5.1 – Definição de sistema de medição do desempenho ............................ 137 5.2 – Seleção de indicadores ...................................................................... 140 5.3 – Análise do desempenho ..................................................................... 143 5.3.1 – Práticas de análise de desempenho ....................................... 145 5.3.2 – O enfoque do Comitê Temático da FNQ ................................. 148 Resumo ....................................................................................................... 151 Referências Bibliográficas ........................................................................... 152 Fontes de pesquisa para aprofundamento .................................................. 153 Anexo B: Sistema de Indicadores de Desempenho – SERASA/2000 ........ 155 Anexo C – Modelo de Excelência da Gestão: atualização 2013.....................157 Anexo D – Modelo de Excelência da Gestão: atualização 2017.....................159 Sobre o autor...................................................................................................160 Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva Módulo 1 – A gestão do desempenho organizacional por meio de indicadores Objetivos do módulo Neste módulo nosso objetivo primeiro será o de se compreender o que são indicadores de desempenho e qual sua utilidade para as organizações, como instrumento de controle e como instrumento de direcionamento do desempenho. Entender como devem ser analisados os resultados dos indicadores de desempenho é outro objetivo que se buscará atingir. Para que esses objetivos sejam atingidos serão abordados os seguintes tópicos: Introdução; O que são indicadores de desempenho; Para que servem os indicadores de desempenho; Análise dos resultados dos indicadores de desempenho; Sistemas de indicadores de desempenho: uma introdução. 1.1 - Introdução Como você já viu na introdução, nesta disciplina, uma das nossas preocupações é a de sabermos como acompanhar o desempenho organizacional, por meio de indicadores de desempenho. Estamos cientes de que esta não é a única forma de se fazer isso, mas certamente é uma excelente forma. Outra preocupação é a de como utilizar o sistema de indicadores para direcionar o desempenho Para começar, vale uma comparação com os procedimentos adotados na área da saúde. Os médicos, em geral, trabalham fundamentalmente com base em indicadores de saúde das pessoas ou de grupos de pessoas, para avaliar o seu estado de saúde. Comparativamente, a grosso modo, pode-se afirmar que podemos fazer a mesma coisa com as organizações, por meio do uso de “indicadores organizacionais de desempenho”, que podem ser traduzidos como indicadores da saúde organizacional. Vamos tentar entender o que se quer dizer quando os médicos trabalham com indicadores de saúde. Se você vai a um médico, para uma consulta, talvez ele meça a temperatura do seu corpo e a sua pressão arterial; afora isso talvez ele solicite que você faça alguns exames laboratoriais de sangue, urina, fezes ou qualquer outro. Se você já se submeteu a algum tipo Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 9 desses exames você sabe que os resultados dos diagnósticos são numéricos. Os médicos utilizam os números obtidos para avaliar como está sua saúde. Assim, por exemplo: Você estará bem se sua temperatura do corpo estiver bem próxima dos 36 graus. Se você estiver com 38, 39 ou 40 graus, você estará com febre e isso será sinal de que algo não está funcionando bem no seu organismo. Se sua pressão arterial estiver próxima de algo como 12 por 8 é bem provável que você receba a notícia que neste aspecto você está muito bem. Se, por outro lado, for identificado que sua pressão está, por exemplo, como 23 por 15, será bastante provável que o médico sugira sua internação hospitalar, para tratamento. Se você faz um exame de sangue para identificar seu colesterol total, e for identificado que você está com algo como 180 mg/dl, o médico lhe dirá que seu resultado é favorável. Se, entretanto, esse número superar os 240 mg/dl, provavelmente o médico lhe sugerirá alguma forma de tratamento, com o objetivo de baixar este número. O que os exemplos acima mostram é que os médicos trabalham com “indicadores de saúde”, que nada mais são do que “indicadores de desempenho (ou do funcionamento) do corpo humano”. No exemplo citado, o que estamos chamando de indicadores de desempenho são: a temperatura do corpo, a pressão arterial e a taxa de colesterol. Certamente existem muitos outros que você conhece, e se você tiver curiosidade de ver, perceberá que praticamente todos podem ser expressos numericamente. O que veremos mais adiante é que, da mesma forma que os médicos, os gestores organizacionais também podem saber sobre a saúde de suas organizações por meio do acompanhamento de resultados de indicadores de desempenho organizacional. A vantagem que os profissionais da área da saúde levam em relação aos gestores organizacionais, é que para os “indicadores de desempenho do corpo humano” já existem hoje muitos números, pré-definidos, que indicam quando um resultado é aceitável ou não. Se você já viu os resultados de um exame laboratorial, você já deve ter percebido que são apresentados: (a) os resultados do material avaliado e (b) os valores de referência. Isso permite aos médicos, e até a você mesmo, saber quando um resultado é bom e quando não é. Infelizmente, no mundo organizacional não é assim, não existem valores de referência pré-definidos que sejam válidos para quaisquer organizações. Um detalhe importante que deve ser destacado é que, no caso dos médicos, os resultados dos indicadores de desempenho do corpo humano são utilizados para diagnosticar as condições de saúde das pessoas, só que os Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 10 diagnósticos não são um fim em si mesmo, eles devem servir para orientar ações. Resultados bons/satisfatórios normalmente permitem aos médicos dizerem para seus pacientes continuarem a viver como estão vivendo; resultados insatisfatórios levam a ações destinadas à recondução do funcionamento do corpo aos níveis desejáveis, ou à minimização dos sofrimentos. Nas organizações, o que se espera é que os procedimentos devam ser similares: o sistema de indicadores de desempenho deve ser bom o suficiente para servir de base para avaliação da saúde organizacional e a análise dos resultados desses indicadores deve servir para reforçar o que apresenta bom desempenho, e para corrigir o que apresenta desempenho insatisfatório. 1.2 - O que são indicadores de desempenho No dicionário (Aurélio) a palavra indicador é definida como “o que indica” e a palavra indicar significa tornar patente, demonstrar, revelar, denotar. Se buscamos um indicador de desempenho de alguma coisa, nossa busca deve se concentrar naquilo que possa demonstrar ou revelar o desempenho dessa mesma coisa. Assim sendo podemos afirmar que um indicador de desempenho é uma variável que serve, quando quantificada, para demonstrar/revelar/direcionar o desempenho daquilo que se está querendo medir. Indicador de desempenho Variável que serve, quando quantificada, para demonstrar/revelar/direcionar o desempenho daquilo que se está querendo medir. Os economistas, por exemplo, têm a preocupação de saber se a atividade produtiva do país está andando em ritmo satisfatórioou não, se os preços de tudo o quanto é transacionado estão estáveis ou não, se as pessoas estão empregadas, ou se a dívida pública está em níveis aceitáveis, entre outros assuntos. Para que possam fazer essas avaliações, certamente eles não ficarão olhando empresa por empresa, trabalhador por trabalhador, preço por preço; eles usam indicadores que retratam o comportamento da produção do país, dos preços, do nível de emprego ou do endividamento público. Ponto de reflexão Você já pensou em como medir a saúde de uma organização? Como? Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 11 Tab. 1.1 – Alguns indicadores econômicos Indicadores Comportamentos/desempenhos Retratados Taxa de crescimento do PIB (Produto Interno Bruto) Indica se a produção total anual do país está aumentando, diminuindo ou estagnada. Índice de inflação Indica a evolução média, de um período para outro, dos preços de tudo o quanto é transacionado na economia. Taxa de desemprego Indica o percentual de pessoas, da população economicamente ativa, que estavam sem trabalho, no momento do cálculo da taxa. Relação divida pública/PIB Indica o quanto a divida pública representa do PIB. Quando maior essa relação maior o risco de calote. Veja a importância de se trabalhar com indicadores. Olhando um simples número de uma variável como a taxa de crescimento do PIB de um país, você já sabe como anda a atividade produtiva desse país; olhando um simples número como o da variável taxa da inflação de um país você já saberá se nesse país há ou não inflação e se essa inflação é grave ou não; olhando simplesmente os números da variável taxa de desemprego de vários períodos em sequência você saberá se o nível de desemprego vem aumentando, diminuindo ou está estável. O fato é que esses indicadores de fato indicam muita coisa. Tal qual os médicos ou os economistas, entre outros, os gestores organizacionais também precisam de indicadores que sejam simples números que lhes permitam saber se a organização está fazendo o que deve ser feito e, se da melhor forma. Tab.1.2 – Coisas que os gestores precisam saber Tipo de organização Algumas coisas que os gestores precisam saber Empresas Será que o negócio está valendo a pena? Somos competitivos? Os clientes estão satisfeitos? São fieis? Etc. Instituições sem fins lucrativos Estamos cumprindo nossa missão? Estamos sendo eficientes no uso dos nossos recursos? Etc. Instituições governamentais Estamos cumprindo nossa missão? Estamos sendo eficientes no uso dos nossos recursos? Etc. Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 12 Analisando a tabela 1.2 acima, talvez seja fácil para você sugerir indicadores de desempenho que dêem aos gestores as respostas às indagações apresentadas. Veja se consegue. Veja se suas respostas se assemelham ao que está apresentado a seguir: No caso das empresas, a primeira indagação certamente é uma das mais fáceis de serem respondidas. Normalmente, os gestores organizacionais trabalham com o indicador “taxa de retorno dos investimentos” para saber se o negócio está valendo a pena. Já para saber se a empresa está sendo competitiva, a resposta não é tão simples assim, visto que vários indicadores podem ser utilizados para isso, tais como: preços, participação de mercado, ou custos unitários. A definição e o cálculo de um índice de satisfação de clientes podem ser a forma utilizada para se acompanhar o grau de satisfação dos clientes, e alguma outra medida deve ser utilizada para se tratar da fidelidade dos clientes, como, por exemplo, “índice do número de clientes atuais que já compraram anteriormente” No caso das organizações sem fins lucrativos, para se saber se estão cumprindo sua missão, certamente haverá necessidade de se quantificar sua produção. Assim, se essa organização for um hospital social, talvez se possa considerar o “número de atendimentos” como indicador do cumprimento da missão, se for uma instituição voltada à alfabetização de adultos, talvez o indicador do cumprimento da missão possa ser o “número de pessoas alfabetizadas”. Já no que diz respeito ao uso eficiente dos recursos, talvez um bom indicador possa ser o custo médio dos atendimentos médicos ou de alfabetização. Provavelmente, as instituições governamentais possam seguir os mesmos caminhos propostos para as organizações sem fins lucrativos, para definirem alguns dos seus indicadores de desempenho. Em resumo, o que se espera de um indicador de desempenho é que ele consiga demonstrar/revelar, por meio de números, um estado ou uma situação/comportamento que se deseja avaliar. Se é bom para um médico ter parâmetros para identificar situações de saúde e não saúde, também é bom para os gestores organizacionais poderem trabalhar com variáveis e números que permitam avaliar como está a organização. Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 13 1.3 - O que medem os indicadores de desempenho Na abordagem da Fundação Nacional da Qualidade, indicadores de desempenho “são informações quantitativas ou fatos relevantes que expressam o desempenho de um produto ou processo, em termos de eficiência, eficácia ou nível de satisfação, e, em geral, permitem acompanhar a sua evolução ao longo do tempo” (FNQ, 2011: 94). Aceita essa definição, como complementar à definição já apresentada anteriormente, podemos assumir que indicadores de desempenho servem para medir os fatores eficiência, eficácia e nível de satisfação. Para que isso seja feito, é fundamental que se entenda o significado desses fatores. Então vamos lá. Tab. 1.3 - Definições de eficiência e eficácia Eficácia Eficiência “Palavra que é usada para indicar que a organização realiza seus objetivos. Quanto mais alto o grau de realização dos objetivos, mais a organização é eficaz” (Maximiano, 2008: 11) “Palavra usada para indicar que a organização utiliza produtivamente, ou de maneira econômica, seus recursos. Quanto mais alto o grau de produtividade ou economia na utilização dos recursos, mais eficiente é a organização é. [A maior eficiência é obtida com] ausência de desperdícios, uso econômico dos recursos ou menor quantidade de recursos para produzir mais resultados” (Maximiano, 2008: 11) “Eficácia é fazer a coisa certa, correta, ou seja, aquilo que precisa ser feito para atingir resultados que sejam válidos para a organização. (...) Diz respeito a relação entre objetivos e resultados” (Lacombe, 2003: 164) “A eficiência é a relação entre os insumos aplicados no processo e os resultados, isto é, fazer aquilo que está sendo feito da maneira certa, ou fazer corretamente as coisas, considerando todos os aspectos da sua tendência, mas sem considerar se o que está sendo feito é realmente o que deveria ser feito. (...) Diz respeito ao desempenho do sistema quanto ao uso dos seus meios” (Lacombe, 2003: 165) “É a extensão com que as saídas de um processo ou subprocesso atendem às necessidades e expectativas de seus clientes. Um sinônimo de eficácia é a qualidade. Eficácia é ter a saída certa, no lugar certo, no momento certo. A eficácia exerce impacto sobre o cliente.” (Harrington, 1993: 88) “Significa a extensão com que a demanda de recursos é minimizada e o desperdício eliminado, na busca da eficácia. Produtividade é uma medida de eficiência” (Harrington, 1993: 88) Analisando as definições acima podemos concluir que: Um remédiopara combate a dor será tão ou mais eficaz quanto mais ele efetivamente contribuir para a eliminação da dor. Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 14 Uma equipe de vendas será tão ou mais eficaz, quanto mais ela conseguir atingir seus objetivos de vendas. Essa equipe será tão mais eficiente, quanto menor o esforço (tempo) e gastos que tiver que despender para atingir seus objetivos de vendas (desde que, é claro, os objetivos tenham sido bem definidos). Processos de produção serão ineficazes quando, por exemplo, não houver cumprimento de prazos ou quando os seus produtos apresentarem não conformidades em relação aos requisitos estabelecidos. Esses processos de produção serão tão mais eficientes quanto maior for a relação entre produtos saídos e recursos utilizados A gestão de um presidente de empresa será eficaz se os objetivos por ele estabelecidos forem atingidos. Essa gestão será tão mais eficiente quanto menos recursos (humanos, financeiros, tecnológicos, etc) precisarem ser utilizados para que os objetivos sejam atingidos Relembrando o significado da palavra objetivo “Uma palavra extremamente importante no vocabulário do administrador, que indica um conceito central em administração, é objetivo. Objetivos são resultados desejados, que orientam o intelecto e a ação. São os fins, os propósitos, intenções ou estados futuros que as pessoas e as organizações pretendem alcançar, por meio da aplicação de esforços e recursos.“ (Maximiano. 2008: 120) * * * “Há uma variedade de palavras que expressam objetivos, como: metas, fins, missões, propósitos, padrões, linhas-mestra, alvos, cotas, etc. Geralmente, todas estas palavras significam um estado de coisas desejáveis para sua empresa” (Chiavenato, 1994: 61) Além de servir para medir eficiência e eficácia, os indicadores de desempenho também são utilizados para medir níveis de satisfação ou insatisfação das partes interessadas. A esse respeito, o que há de mais comum é a quantificação da satisfação de clientes e a quantificação da satisfação da força de trabalho da organização. Trataremos disso, com mais detalhes, quando estudarmos as organizações como um conjunto de partes interessadas. Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 15 Satisfação/insatisfação “A satisfação do comprador após a realização da compra depende da oferta em relação ás suas expectativas. De modo geral, satisfação é a sensação de prazer ou desapontamento resultante da comparação entre o desempenho (ou resultado) percebido de um produto e as expectativas do comprador. Se o desempenho não alcançar as expectativas, o cliente ficará insatisfeito. Se alcançá-las, ele ficará satisfeito. Se o desempenho for além das expectativas, o cliente ficará altamente satisfeito.” (Kotler, 2006: 142) 1.4 - Para que servem os indicadores de desempenho Até agora, temos essencialmente trabalhado com a idéia de que os indicadores de desempenho organizacional servem para avaliar a saúde das organizações, da mesma forma que os indicadores da saúde humana servem para os medicos avaliarem o estado de saúde de seus pacientes; só que esses indicadores não servem somente para se avaliar um nível de desempenho atual, ou a evolução desse desempenho, até o momento atual, eles servem, também, para direcionar um desempenho ou um estado que se deseja atingir. Por exemplo, certamente você já conhece o indicador IMC de saúde (indicador de massa corporal que mede a relação altura de uma pessoa e o seu peso ao quadrado). Esse indicador é medido numa escala numérica de 1 em diante, sendo considerado normal o peso de quem apresenta seu IMC entre 20 e 25, como tendo sobrepeso quem tem IMC maior do que 25 até 30, e como obeso, quem tem o IMC maior do que 30. Muito bem, a pergunta é: será que as pessoas só calculam o IMC para saber se estão no peso ideal ou não? Certamente a resposta é não. Muitas pessoas que estiverem abaixo ou acima do peso considerado normal provavelmente desenvolverão esforços para atingir o número ideal. Neste caso, o indicador de desempenho IMC considerado ideal servirá como meta e, portanto, como direcionador de um desempenho. Em outras palavras, os indicadores de desempenho, inclusive os Ponto de reflexão O que significa para você saber que uma empresa que tem certificação ISO 9001, se cumprir com os padrões certificados, estará garantindo a eficácia dos seus processos, não havendo, entretanto garantia de que os processos certificados sejam eficientes Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 16 organizacionais, quando transformados em metas, servem para definir o rumo das ações. Mas nem só para avaliar ou direcionar o desempenho organizacional é que servem os indicadores de desempenho. Na abordagem da Fundação Nacional da Qualidade, “entre outras funções, um sistema de medição de desempenho pode: Comunicar as estratégias e as prioridades da alta direção e dos gestores; Servir como base para o reconhecimento da dedicação coletiva; Analisar os problemas estratégicos de forma proativa; Apoiar a tomada de decisão; Apoiar a busca de novos caminhos estratégicos para a organização; Apoiar o aprendizado organizacional “(FPNQ, 2002: 38). A comunicação das estratégias se dá por meio de metas para indicadores que representam os objetivos estabelecidos pela alta direção e seus gestores. O uso de indicadores para reconhecimento da dedicação coletiva, normalmente, está relacionado aos sistemas de remuneração variável, atrelados ao alcance de metas por indivíduos ou grupos. O uso de indicadores para análise de problemas estratégicos, para apoiar a tomada de decisão e para a busca de novos caminhos estratégicos, se constitui em algumas das finalidades da análise dos resultados. Também servem os indicadores de desempenho para avaliar as práticas de gestão da organização, indicando aquelas que prioritariamente devem ser avaliadas e melhoradas (aprendizado). Em suma, avaliar a saúde organizacional é somente uma das funções de um sistema de medição de desempenho só uma, pois existem outras importante funções, sendo as mais importantes o direcionamento do desempenho (metas) e o estímulo ao elevado desempenho (remuneração variável baseada no alcance de metas individuais ou grupais) Ponto de reflexão Você conhece organizações que se utilizam de indicadores de desempenho não só financeiros? Para que elas utilizam esses indicadores? Para controle? Para estabelecimento de metas? Ou para que? Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 17 1.5 - Análise dos resultados dos indicadores de desempenho Como já visto anteriormente, na área da saúde, para cada indicador de saúde utilizado tende a existir um “valor de referência”, para orientar os médicos na análise de resultados de seus pacientes. No mundo organizacional, esses valores de referência não existem, o que significa que cada organização deve buscar seus próprios valores de referência. Na abordagem do Modelo de Excelência da Gestão /MEG, da Fundação Nacional da Qualidade, a avaliação dos resultados organizacionais deve levar em conta dois fatores2: tendência e nível atual. “O fator tendência refere-se ao grau em que os resultados demonstram evolução favorável ao longo do tempo (...) e o fator nível atual refere-se ao grau em que os resultadosdemonstram competitividade e atendimento aos requisitos das partes interessadas.” (FNQ, 2011: 75). A competitividade aqui é entendida como: “níveis de resultados comparativamente favoráveis, no mercado ou setor de atuação, evidenciados por meio de referenciais comparativos pertinentes” (FNQ, 2011: 75) e o atendimento dos requisitos das partes interessadas entendido por “níveis de resultados que demonstram o atendimento aos principais requisitos relacionados com as necessidades e expectativas das partes interessadas.” (FNQ, 2011: 75) Se você analisar atentamente as definições acima, notará que, na abordagem do Modelo de Excelência da Gestão, um resultado isolado, de um momento qualquer, praticamente nada representa. Para uma boa análise dos resultados dos indicadores organizacionais de desempenho é necessário que: Cada resultado seja comparado com outros resultados do mesmo indicador , de outros períodos de tempo, na mesma organização, para que seja verificada sua tendência, favorável ou desfavorável. Assim, por exemplo, compara-se a evolução das vendas nos últimos anos; a evolução dos custos; a evolução da satisfação dos clientes; compara- se a participação de mercado de determinados produtos e assim por diante. É avaliando-se a tendência que se pode saber se a eficiência ou a eficácia da organização está melhorando ou piorando, o mesmo acontecendo com a satisfação/insatisfação das partes interessadas. Quanto maior o número de períodos que for permitida a comparação dos resultados de um mesmo indicador, melhor tenderá a ser a avaliação da tendência. 2 Na avaliação dos resultados o Modelo de Excelência da Gestão considera um terceiro fator denominado de relevância, que trata da importância dos indicadores escolhidos. Esse assunto, entretanto, será tratado no capítulo final. Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 18 Cada resultado seja comparado com um referencial comparativo externo considerado pertinente, pois de nada adiante uma organização apresentar melhorias significativas em seus resultados (tendências favoráveis) e ainda assim estar bastante distante de resultados apresentados por outras organizações. O que propõe a Fundação Nacional da Qualidade é que “os referenciais comparativos pertinentes podem incluir resultados de concorrentes, índices ou médias relevantes, resultados de vice-líderes ou colíderes, e resultados considerados referências de excelência no mundo, levantados no mercado, no setor de atuação ou fora dele ou qualquer outra informação que permita avaliar se o nível de um resultado é competitivo, está na liderança ou é referencial de excelência.” (FNQ, 2011: 96) Seja verificado se os resultados apresentados demonstram o atendimento dos requisitos das partes interessadas (acionistas, força de trabalho, clientes, sociedade, fornecedores, etc). Para que esta avaliação possa ser feita, é fundamental que se tenha claro quem são as partes interessadas, quais são seus requisitos, e como esses requisitos podem ser traduzidos em indicadores de desempenho com metas definidas. O que você já deve ter notado é que para que um resultado possa ser considerado como sendo bom, é necessário que: Apresente tendência favorável; Apresente números iguais ou, de preferência, superiores aos dos referenciais comparativos; Não demonstre falta de atendimento de requisitos de partes interessadas. Internamente nas organizações, outro fator é muito considerado na avaliação de um resultado: é o alcance de metas que, por sua vez, correspondem aos “níveis de desempenho pretendidos para determinado período de tempo.” (FNQ. 2011: 94) A esse respeito o que é esperado, certamente, é que o estabelecimento de metas leve em conta tanto a evolução da tendência, como os referenciais comparativos externos, como também os requisitos das partes interessadas. Ponto de reflexão Você entendeu bem o que significa avaliar a tendência dos resultados de um indicador de desempenho? Por que a avaliação de tendência é importante mas não suficiente? O que mais precisa ser avaliado? Por quê? Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 19 1.6 - Sistemas de indicadores de desempenho: uma introdução3 Certamente você sabe que organizações diferentes trabalham com indicadores de desempenho diferentes. O conjunto de indicadores para avaliar o desempenho de um hospital, não pode ser o mesmo que avalia o desempenho de uma construtora ou uma siderúrgica. Isto não impede, entretanto, que se tenham, ao menos, grupos de indicadores com objetivos similares. Assim, por exemplo, a Fundação Nacional da Qualidade, requer das organizações que buscam a excelência da gestão, que apresentem indicadores de desempenho para 6(seis) grupos de resultados, que são: Resultados econômico-financeiros; Resultados relativos a clientes e ao mercado; Resultados relativos à sociedade; Resultados relativos às pessoas; Resultados relativos aos processos; Resultados relativos aos fornecedores. Nos tempos atuais, a Fundação Nacional da Qualidade, ao publicar anualmente seus “Critérios de Excelência, não vem mais sugerindo exemplos de indicadores de desempenho que possam ser enquadrados nos grupos de resultados acima mencionados. Entretanto, essa prática era adotada até 2005 e acreditamos que você tenha o interesse de saber quais eram esses exemplos. Tab 1.4 - Indicadores de Resultados dos Critérios de Excelência da FNQ Grupos de Resultados Alguns indicadores sugeridos Resultados econômico-financeiros Indicadores de estrutura Endividamento (passivo circulante mais exigível de longo prazo dividido pelo patrimônio líquido) Composição do endividamento (passivo circulante dividido pelo passivo circulante mais o exigível a longo prazo) Endividamento oneroso (recursos onerosos divididos pelo passivo circulante mais exigível de longo prazo) Imobilização (ativo permanente dividido pelo patrimônio l Indicadores de liquidez Liquidez corrente (ativo circulante dividido pelo passivo circulante) Liquidez geral (ativo circulante mais o realizável a longo 3 Este assunto voltará a ser tratado no módulo 5 Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 20 Resultados econômico-financeiros prazo dividido pelo passivo circulante mais o exigível a longo prazo Indicadores de atividade Prazo médio de recebimento de vendas Prazo médio de renovação de estoques Prazo médio de pagamento de compras Ciclo financeiro (prazo médio do recebimento de vendas mais o prazo médio de renovação de estoques menos o prazo médio de pagamento de compras) Indicadores de rentabilidade Giro do ativo (receita líquida dividida pelo ativo) Rentabilidade do patrimônio líquido (lucro líquido dividido pelo patrimônio líquido) Margem bruta (receita de vendas menos o custo dos produtos vendidos, dividido pela receita de vendas) Crescimento da receita Outros indicadores Valor econômico agregado (EVA) Ebtida Índice de cobertura das despesas financeiras (Ebtida dividido pelas despesas financeiras) Resultados relativos aos clientes e ao mercado Participação no mercado (percentual das vendas totais no setor de atuação) Percentual de clientes potenciais que tem imagem positiva da organização Percentual deentrevistados que se lembram da marca em primeiro lugar Percentual da base de clientes que é cliente há mais de três anos Percentual de clientes que relataram um ou mais fatores graves de insatisfação Percentual dos clientes que se declararam muito ou totalmente satisfeitos Número de inserções espontâneas e positivas na mídia Número de acessos à página da Internet Número de visitas informativas ao cliente Valor relativo do produto (qualidade relativa percebida pelo cliente dividida pelo preço) Tempo médio de solução de problemas, etc. Resultados Relativos à sociedade Percentual da receita investido em responsabilidade social ou em gestão ambiental Despesas de divulgação de ações ambientais e sociais Número de não conformidades ambientais Número de aspectos ambientais inaceitáveis Custo potencial de tratamento de passivo ambiental e de adequação à legislação Pontuação obtida pelo sistema de avaliação do Instituto Ethos ou equivalente Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 21 Percentual dos entrevistados que declararam ter imagem positiva sobre a responsabilidade pública da organização Custos dos danos causados ao meio ambiente dividido pela receita Resultados relativos às pessoas Percentual de oportunidades preenchidas internamente Percentual de pessoas que avançaram na carreira Percentual variável da remuneração total Número de sugestões implementadas por pessoa Percentual de pessoas que participam de projetos de melhoria Percentual da receita aplicado em treinamento Freqüência e gravidade de acidentes Percentual das pessoas que têm substituto capacitado Percentual das pessoas que se declararam suficientemente motivadas e satisfeitas Percentual de pessoas que conhecem as estratégias e os valores da organização Valor econômico agregado por pessoa Resultados dos processos principais do negócio e dos processos de apoio processos principais do negócio Número de não-conformidades por projeto Número de alterações de projeto relacionadas à não conformidades Número de idéias de produto avaliadas por pessoas de P&D Número de idéias aproveitadas dividido pelo total de idéias Número de não-conformidades de processos de produção Percentual de materiais perdidos em relação ao utilizado Número de horas de retrabalho dividido pelo total programado Percentual da programação da produção realizada Tempo entre o pedido e a entrega ao cliente Percentual das ordens de serviço cumpridas no prazo previsto Percentual da receita obtida por produtos lançados a menos de dois anos Número de produtos defeituosos dividido pelo total produzido Percentual de produtos produzidos dentro da especificação Percentual de produtos entregues no prazo Custo real dos processos dividido pelo custo ideal Percentual da capacidade global utilizada. Processos de apoio Número de não-conformidades de processos de apoio e organizacionais Custo real de processos dividido pelo custo ideal Grau médio de avaliação dos líderes Percentual disponível das informações críticas necessárias Número de processos comparados e adaptados Percentual da força de trabalho que se declarou satisfeita Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 22 com o estilo de liderança Percentual dominado das tecnologias necessárias Percentual de conhecimentos críticos documentados e disseminados Percentual de planos estratégicos executados. Resultados relativos aos fornecedores Número de não-conformidades por auditoria de fornecedor Número de não-conformidades por unidade adquirida Percentual não-conforme do total comprado Percentual de fornecedores que se comprometeram com as metas Índice global de desempenho dos fornecedores Volume de compras críticas vindas de fornecedores com qualidade assegurada Economia realizada no período de um ano com o programa de desenvolvimento de fornecedores. Paradas de produção motivadas por faltas de fornecimentos Fonte: Os grupos de resultados estão classificados de acordo com os Critérios de Excelência/2011. Os indicadores de resultados apresentados constituem uma adaptação dos Critérios de Excelência/2005 Outro exemplo de sistema de indicadores, também oriundo da Fundação Nacional da Qualidade, foi elaborado pelo Comitê Temático Medição do Desempenho Global, que foi formado em 1999 por vinte e sete organizações de diversos setores, todas, no mínimo, simpatizantes do Modelo de Excelência da Gestão, dentre as quais algumas ganhadoras do Prêmio Nacional da Qualidade (Belgo Mineira, Caterpillar, Cetrel, Copesul, Politeno, Serasa, Siemens, Xerox e Weg Motores). De acordo com esse comitê são sugeridos 8(oito) grupos de indicadores, não muito diferentes dos 6(seis) grupos adotados oficialmente pela Fundação Nacional da Qualidade, a saber: Indicadores da perspectiva financeira; Indicadores da perspectiva da responsabilidade pública; Uma sugestão Antes de seguir adiante na sua leitura, certifique-se de que leu atentamente linha por linha da tabela 1.4. Estamos certos que não se trata de uma leitura agradável, mas pode-se garantir que será uma leitura muito proveitosa para aplicação de conhecimentos Você pode fazer isso de uma forma interessante, basta que coloque na frente de cada indicador uma seta: (a) para cima, se a tendência favorável do indicador acontecer quando seus número aumentarem ao longo do tempo (exemplo: participação no mercado); (b) para baixo, se a tendência favorável do indicador acontecer quando seus números diminuírem ao longo do tempo (exemplo: número de reclamações dos clientes). Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 23 Indicadores da perspectiva de mercado e de clientes; Indicadores da perspectiva da inovação; Indicadores da perspectiva de processo; Indicadores da perspectiva de pessoas; Indicadores da perspectiva de aquisição e fornecedores; Indicadores da perspectiva do ambiente organizacional. (FPNQ, 2002: 3) Para cada um desses grupos de indicadores, o comitê elencou um conjunto de indicadores recomendados pelas organizações participantes. Na tabela 1.5 abaixo estão apresentados esses indicadores e respectivas orientações para cálculo. Tab. 1.5 – Sugestões de Indicadores de Desempenho Comitê Temático Medição do Desempenho Global Perspectiva Indicadores Orientações para cálculo Financeira Rentabilidade do patrimônio líquido Lucro líquido dividido pelo patrimônio líquido Valor econômico agregado (EVA) Lucro líquido menos o curso de oportunidade de capital empregado Liquidez corrente Ativo circulante dividido pelo passivo circulante Crescimento da receita Total dos recebimentos no período atual dividido pelo total de recebimentos no período anterior Margem bruta Total de vendas menos o custo dos produtos vendidos, dividido pelo total de vendas Saldo médio de caixa Saldo médio de caixa dividido pelo total de vendas Vendas Média de vendas dos últimos 12 meses, dividida pela média das vendas previstas para o período Responsabilidade pública Conformidade social Pontuação obtida pelo sistema de avaliação do Instituto Ethos (ou equivalente) Imagem pública Percentual dos entrevistados em pesquisa que declararam ter imagem positiva sobre a responsabilidade pública da organizaçãoNúmero de inserções espontâneas positivas na mídia sobre iniciativas de responsabilidade pública Conformidade ambiental Percentual dos requisitos atendidos dividido pelo total de requisitos aplicáveis baseados na legislação e nos Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 24 compromissos ambientais assumidos Custo ambiental Custo dos danos causados ao meio ambiente no período de um ano, divididos pela receita Benefícios de programas Benefício obtido dividido pelo benefício planejado Investimento/recursos alocados em responsabilidade social Valor investido em programas sociais (incluindo o tempo disponibilizado do pessoal interno), dividido pela receita. Divulgação Valor dispendido para divulgar as ações sociais e ambientais Investimento/recursos alocados em gestão ambiental Valor investido em gestão ambiental (incluindo tempo disponibilizado do pessoal interno) dividido pela receita Risco ambiental Número de não conformidades ambientais Número de aspectos ambientais inaceitáveis Passivo ambiental Custo potencial de tratamento e de adequação legal Mercados e clientes Participação no mercado Percentual das vendas totais do setor de atuação Imagem Percentual dos entrevistados que têm imagem positiva da organização Conhecimento Percentual dos entrevistados que lembram da marca em primeiro lugar (top of mind) Fidelidade Percentual da base de clientes que é cliente há mais de três anos Insatisfação Percentual de clientes que apontaram um ou mais fatores grave de insatisfação Número de fatores graves de insatisfação Quantidade de devoluções Satisfação Percentual de clientes que se declararam muito ou totalmente satisfeitos Informação Número de interações não contratuais dividido pelo número de clientes potenciais Número de inserções espontâneas e positivas na mídia Número de acessos ao site Número de visitas informativas ao cliente Valor relativo do produto Média dos pontos multiplicados pelos pesos relativos, em cada item de avaliação, dividida pelo preço. Manifestação do cliente Número de reclamações procedentes dividido pelo total de unidades vendidas ou por número de consumidores Relacionamento Tempo médio de solução de problemas Inovação Tempo para recuperar Meses necessários em média para que o Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 25 investimento total investido em um novo produto ou em um novo processo seja equivalente ao lucro operacional gerado pelo mesmo. Receita de novos produtos Percentual da receita obtida de produtos lançados a menos de dois anos Conformidade de projeto Número de não conformidades por projeto Número de alterações de projeto relacionadas a não conformidades Tempo real do projeto dividido pelo tempo previsto Custo real do projeto dividido pelo custo previsto Geração de idéias Numero de idéias de produto avaliadas dividido pelo número de pessoas de P&D (Pesquisa e Desenvolvimento) Número de idéias aproveitadas dividido pelo total de idéias Aceitação de novos produtos Número de unidades de produtos novos vendidas dividido pela venda de produtos novos prevista Processo Conformidade do produto em relação ao padrão Percentual de produtos produzidos dentro do padrão Conformidade do serviço em relação ao padrão Percentual de produtos entregues no prazo prometido Produtividade Custo real do processo dividido pelo custo ideal Eficiência operacional Percentual da capacidade global utilizada Conformidade do processo crítico Número de não-conformidades de processo Desperdício Percentual de materiais perdidos em relação ao total utilizado Número total de horas de retrabalho sobre o total de horas programadas Tempo improdutivo dividido pelo tempo de ciclo total Qualidade do planejamento Percentual da programação de produção realizada Número de alterações dentro do horizonte firme Flexibilidade Tempo entre o pedido e a entrega ao cliente Tempo de horizonte firme Qualidade resultante do processo de apoio crítico Disponibilidade da rede (percentual do tempo total) Tempo médio entre falhas de equipamentos críticos Percentual das ordens de serviço atendidas no prazo previsto Eficácia do sistema da Percentual de ações Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 26 qualidade corretivas/preventivas que neutralizaram a não conformidade Percentual de ações preventivas em relação ao total de ações. Pessoas Retenção de pessoas- chave Número de pessoas-chave que saíram espontaneamente nos últimos meses dividido pelo número de pessoas-chave Conhecimento/ habilidade Percentual médio do cumprido do ideal estabelecido para a função Percentual de pessoas que têm back-up adequado Satisfação Percentual das pessoas que se declararam suficientemente motivadas e satisfeitas Comprometimento Percentual das pessoas que se declararam envolvidas e engajadas em atividades vinculadas às estratégias Percentual de pessoas que conhecem os objetivos e os valores da organização Competência Percentual de pessoas que não precisam de supervisão direta Percentual das pessoas que se sentem com autoridade e delegação suficientes Melhoria contínua e produtividade Valor econômico agregado por pessoa Percentual realizado das metas individuais e das equipes Eficácia de treinamento Percentual das pessoas treinadas que utilizam na prática o conhecimento ou habilidade adquirido Volume de treinamento Investimento em treinamento dividido pela receita Numero de horas de treinamento dividido pelas horas disponíveis Percentual cumprido do plano de treinamento Avanço na carreira Percentual de oportunidades preenchidas internamente Percentual de pessoas que avançaram nos últimos 12 meses Equidade de remuneração Percentual de funções com equidade externa Bem-estar Percentual de pessoas com doença ocupacional Índice de qualidade de vida Percentual de pessoas satisfeitas com os benefícios Reconhecimento Percentual variável da remuneração total nos últimos meses Segurança Freqüência e gravidade de acidentes Freqüência de quase-acidentes Número de perigos significativos (classe Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 27 III e IV) Número de pessoas treinadas e horas de treinamento em segurança Participação Número de sugestões implementadas/total de funcionários Aquisição e fornecedores Qualidade dos produtos e serviços críticos fornecidos Índice global de desempenho (nota média das notas atribuídas a cada fator relevante por uma equipe multifuncional) Percentual do valor das compras críticas vindo de fornecedores com qualidade assegurada Produtividade de aquisição Economia realizada no período de um ano, descontada a inflação e o custo de desenvolvimento Giro do estoque Eficácia da garantia da qualidade Número de não-conformidades maiores por auditoria de fornecedor Número de não conformidades por unidade adquirida Relacionamento Percentual de ações corretivas respondidas a contento e eficazes Percentual de negociações bem sucedidas Percentual de fornecedores que participaram de eventos promovidos pela organização Percentual de fornecedores que se comprometeram com as metas propostas Ambiente organizacional Satisfação com a liderança Percentual da força de trabalho que se declarou satisfeita ou muito satisfeita com o estilode liderança, e que sentem que os líderes são capazes de levar a organização ao sucesso. Implementação estratégica Percentual de planos estratégicos executados Capital intelectual Número de tecnologias dominadas dividido pelo total de tecnologias necessárias Percentual dos conhecimentos críticos dominados por mais de uma pessoa Percentual dos conhecimentos críticos documentados e disseminados Habilidade dos líderes Grau médio de avaliação dos líderes Qualidade do sistema de informações Número de informações críticas disponíveis dividido pelo total de informações críticas necessárias. Acesso a informações comparativas Número de indicadores com referencial dividido pelo total de indicadores necessários para comparação Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 28 Número de processos comparados e adaptados. Fonte: Fundação Nacional da Qualidade. Planejamento do Sistema de Medição de Desempenho – Relatório do Comitê Temático – 2.a edição – 2002. Esta fonte deverá ser utilizada para melhor entendimento daqueles indicadores cuja orientação para cálculo apresentada não seja suficiente para sua compreensão adequada. O fato de existirem indicadores de desempenho sugeridos pela Fundação Nacional da Qualidade, quer por meio dos seus Critérios de Excelência (até 2005), quer por meio do Comitê Temático Medição do Desempenho Global, não significa que todas organizações utilizam o que é sugerido. Na verdade, cada organização estabelece seu conjunto de indicadores de acordo com seus objetivos, podendo alguns deles até serem comuns, mas esta não é a regra. Para ilustrar essa afirmação, vale a pena ver a sequência de tabelas a seguir – tabelas 1.6 à 1.10 - que apresentam o conjunto de indicadores de desempenho adotados por três organizações ganhadoras do Prêmio Nacional da Qualidade: Santa Casa – Complexo Hospitalar Porto Alegre, Joal Teitelbaum Escritório de Engenharia e Gerdau Aços Finos Piratini. Confirmação de percepção e... aplicação Certamente você já comparou essa tabela com a anterior e notou a existência de muitos indicadores de desempenho que são apresentados nas duas tabelas. Afora isso, tomara tenha sido bom para você constatar que na tabela acima os indicadores de desempenho estão melhor explicados. Tomara, também, esses exemplos possam ser aplicados em sua vida profissional. Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 29 Tab. 1.6 – Indicadores de Resultados Utilizados: Resultados Financeiros Santa Casa – Complexo Hospitalar Porto Alegre Joal Teitelbaum Escritório de Engenharia Gerdau Aços Finos Piratini Demonstrativo do resultado econômico – margem operacional Receita de serviços total (SUS + convênios particulares) média mensal Participação no mercado de internações e segmentos SUS – RS Percentual de crescimento em relação ao ano anterior Participação econômica percentual na receita, por categoria de clientes Volume em doações governamentais e iniciativa privada (Em R$ M) Investimentos de capital Grau de endividamento Índice de liquidez geral Valor médio da AIH – SUS – Media mensal Receita por leito diferenciado – média mensal Custo da consulta – Ambulatorial eletiva – SUS Custo da diária hospitalar apto Custo de serviços total Superávit / déficit operacional Faturamento Crescimento financeiro Eficiência administrativa Inadimplência Cronograma físico x financeiro Custo previsto x custo realizado Rentabilidade Margem de vendas Faturamento / nº de funcionários Retorno sobre ativos Resultado operacional Lucro operacional líquido Receita líquida de venda Retorno sobre vendas Receita líquida de vendas / Custo de venda total Geração de Caixa Earnings Before Income Tax Earnings Before Income Tax Depreciation and Amortization Margem bruta Margem de contribuição Margem operacional Capital de giro Giro dos ativos Gastos com pessoal Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 30 Tab. 1.7 - Indicadores de Resultados Utilizados: Resultados Relativos aos Clientes e ao Mercado Santa Casa – Complexo Hospitalar Porto Alegre Joal Teitelbaum Escritório de Engenharia Gerdau Aços Finos Piratini Grau de satisfação dos clientes – segmento convênios e particulares – Consultas Grau de satisfação dos clientes – segmento convênios e particulares – Serviços Auxiliares de Diagnósticos e Tratamento Grau de satisfação dos clientes – segmento convênios e particulares – Hospitalizações Grau de satisfação dos clientes – Segmento SUS Grau de fidelidade dos clientes – segmento convênios e particulares – Consultas: você voltaria a utilizar nossos serviços? Grau de fidelidade dos clientes – segmento convênios e particulares – Serviços Auxiliares de Diagnósticos e Tratamento: você voltaria a utilizar nossos serviços? Grau de fidelidade dos clientes – segmento convênios e particulares – Hospitalizações: você voltaria a utilizar nossos serviços? Grau de fidelidade dos clientes – Segmento SUS – Hospitalizações: você voltaria a utilizar nossos serviços? Taxa de reclamação dos clientes externos Grau de satisfação das instituições conveniadas Participação no mercado de internações – segmento SUS – RS Difusão da imagem: média mensal de inserções Satisfação do cliente – Pós ocupação Satisfação do cliente – Fase obra Valor do cliente médio Retenção de clientes Velocidade de vendas Participação no mercado Índice de solicitações e reclamações do cliente Satisfação do cliente na solicitação ou reclamação Índice de retorno às pesquisas de satisfação Ações implementadas frente às pesquisas de satisfação Tempo de retorno às solicitações dos clientes Canal mais eficiente para venda de unidades novas Custos para viabilização de empreendimentos Inserções espontâneas na mídia Indicador de áreas de atuação do Escritório de Engenharia Joal Teitelbaum Participações das clientes em reuniões de assembléias gerais Não conformidade na entrega de unidades Cronograma físico x financeiro Custo previsto x custo realizado Entregas totais x Capacidade instalada Entregas totais Market-share – Construção mecânica Reclamações de clientes – geral Vendas de produtos novos Crescimento de mercado Market-share - Total Market-share – Alta Liga Você recomendaria os produtos e serviços da Gerdau Aços Finos Piratini para outro profissional do ramo? Percentual de satisfação dos clientes com a Aços Finos Piratini x concorrência – Pesquisa de satisfação de clientes Pesquisa de satisfação de clientes – Marca e imagem Visitas recebidas Presença em eventos Volume de Consulta de fabricação Resultados de imagem de solidez As marcas mais lembradas pelos Gaúchos Volume de material Volume vendido nos segmentos não automotivos Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 31 na mídia Conhecimento de imagem e marca – segmento convênios e particulares – Consultas: você já conhecia a Santa Casa? Conhecimento da imagem e marca – segmento convênios eparticulares – Serviços Auxiliares de Diagnóstico e Tratamento: você já conhecia a Santa Casa? Conhecimento da imagem e marca - segmento convênios e particulares – Hospitalizações: você já conhecia a Santa Casa? Conhecimento da imagem e marca – segmento SUS – Hospitalizações: você já tinha utilizado nossos serviços? Santa Casa Benchmarking – número de participantes Pesquisa de lembrança de marca – Jornal do Comércio Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 32 Tab. 1.8 - Indicadores de Resultados Utilizados: Resultados Relativos à Sociedade Santa Casa – Complexo Hospitalar Porto Alegre Joal Teitelbaum Escritório de Engenharia Gerdau Aços Finos Piratini Transplantes de órgãos Subsídio econômico ao SUS: Em percentual Subsídio econômico ao SUS: Em valores absolutos 1 “Santa Casa Benchmarking” – Número de empresas participantes “Santa Casa Benchmarking” – Número de profissionais participantes Campanhas com atendimentos gratuitos – Número de pessoas atendidas Número de sepultamentos gratuitos ProGResSo: Resíduos Dispostos na natureza Adequação ao Checklist da Norma Regulamentadora – 18 Adequação ao Checklist do processo CONSERVE Ação comunitária Percentual da Receita investido em ações comunitárias Número de pessoas envolvidas na Campanha do Agasalho Índice de pessoas treinadas na coleta de Lixo Seletivo Índice de autuações da Delegacia Regional do Trabalho Participação da Liderança em Congressos como palestrante e participante Reclamações meio ambiente Conformidade ambiental Eficiência energética Geração de resíduos sólidos Emissões atmosféricas Recirculação d’água Monitoramento do lençol freático Monitoramento dos metais perigosos no efluente Nível de ruído noturno Nível de ruído diurno Projetos com a comunidade Pessoas beneficiadas com os projetos com a comunidade Avaliação da satisfação da comunidade Voluntários Atend. Plano de visitas a Entidades parceiras atuais e futuras Investimento em Área de Pesquisa e Desenvolvimento – Projetos de pesquisa Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 33 Tab. 1.9 - Indicadores de Resultados Utilizados: Resultados Relativos às Pessoas Santa Casa – Complexo Hospitalar Porto Alegre Joal Teitelbaum Escritório de Engenharia Gerdau Aços Finos Piratini Grau de satisfação dos funcionários (Consolidado) Grau de satisfação dos médicos do corpo clínico Taxa de rotatividade Remuneração média Índice de horas de treinamento por funcionário/mês Participação das pessoas na gestão de processos – Participação e comprometimento da equipe funcional Grau de satisfação dos funcionários (Gerentes e Líderes de Processos) Coeficiente total de acidentes do trabalho (por milhão de horas trabalhadas) Taxa de absenteísmo Taxa de reclamatórias trabalhistas sobre quadro de pessoal Vencedor do Prêmio Top Ser Humano, promovido pela Associação Brasileira de Recursos Humanos/RS, em 2002, resultado do contínuo trabalho do Escritório de Engenharia Joal Teitelbaum em prol do desenvolvimento humano nos canteiros de obras. Satisfação dos colaboradores – Obras Satisfação dos colaboradores – Núcleo Central Rotatividade Adequação ao Cheklist na Norma Regulamentadora – 18 Índice de treinamento Eficácia do treinamento Número de idéias do Dia do Colaborador Atuante Satisfação com o treinamento Índice de absenteísmo Indicador de mensagens enviadas incorretamente Índice de erros na execução de serviços externos Dia do envio de balancetes mensais aos clientes Itens de insatisfação dos colaboradores Indicador de atividades realizadas no mês conforme listagens (Engenharia) Taxa de freqüência de acidentes de trabalho Média anual das avaliações de 5S’s Índice de pessoas treinadas na Coleta de Lixo Seletivo Produtividade de pessoal Indicadores de pessoal Programas participativos Tempo médio de fechamento de vaga Funcionários efetivados após 3 meses Item de controle de Capacitação e Desenvolvimento Índice geral favorabildiade – Padrão de operação Nível geral satisfação padrão de operação % Satisfação pesquisa opinião e comparativos com referenciais Acidentes com perda de tempo x sem perda de tempo Acidentes com perda de tempo Taxa de freqüência de acidentes com perda de tempo + sem perda de tempo Emissão de SDP’s (Relato incidentes) Atendimento à gestão de segurança (Auditoria interna mensal) Pessoas treinadas sit. de emergência Prim. Socorros + Brigada de Incêndio Exames periódicos realizados Custo saúde total / folha de pagamento Volume total financeiro Produtividade com terceiros Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 34 Tab. 1.10 - Indicadores de Resultados Utilizados: Resultados dos Processos Principais do Negócio e dos Processos de Apoio Perspectiva Santa Casa – Complexo Hospitalar Porto Alegre Joal Teitelbaum Escritório de Engenharia Gerdau Aços Finos Piratini Resultados de produtos Taxa de ocupação Media de permanência Media mensal de internações por leito hospitalar Número de consultas ambulatoriaisd p/ hora/médico Número de Serviços Auxiliares de Diagnósticos e Tratamento por internação Número de cirurgias por sala cirúrgica/ano Número de cirurgias por médico cirurgião/ano Coeficiente de infecção hospitalar em UTI pó 1.000 pacientes-dia: UTI Central – Policlínica Santa Clara Coeficiente de infecção hospitalar em UTI por 1.000 pacientes-dia: Hospital São Francisco Coeficiente de infecção hospitalar em UTI por 1.000 pacientes-dia: Hospital São José Coeficiente de infecção hospitalar em UTI por 1.000 pacientes-dia: Pavilhão Pereira Filho Coeficiente de infecção hospitalar em UTI por 1.000 pacientes-dia: Hospital Santa Rita Coeficiente de infecção hospitalar em UTI por 1.000 pacientes-dia: Hospital da Criança Santo Antonio Perdas de materiais Índice de retrabalho Índice de não conformidades % da Área do pavto. Tipo ocupada pela circulação Relação entre o comprimento das tubulações hidráulicas e o número de pontos Relação entre o comprimento dos eletrodutos e o número de pontos Relação entre o peso de aço e a área construída Relação entre o volume de concreto e a área construída Relação entre a área de formas e a área construída Número de incompatibilidades por mês Número de modificações feitas nos projetos por mês Percentual do Planejamento Concluído Projeção de prazo da obra Atendimento ao prazo de entrega Rendimento global Rendimento metálico Desvios internos Reclamações de clientes técnicas Índice de atingimento das metas do Programa de Metas Útil, Capacidade Usina, Laminação 1 e 2 Principais resultados dos processos de produção Projetos de produtos e processos Organizações como hierarquia Fábio Gomes da Silva 35 Resultados de processos Índice de
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