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Aula 01
Arquivologia p/ Concursos - Curso
Regular (Com Videoaulas) 2021
Autor:
Ricardo Campanario
Aula 01
3 de Janeiro de 2021
03243277906 - Clovis Bernardoni Junior
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Sumário 
Documentos - Conceitos e Classificação .................................................................................................... 3 
1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 3 
2 - Conceitos de Documentos................................................................................................................... 4 
3 - Classificações dos Documentos .......................................................................................................... 8 
3.1 - Classificação quanto ao Gênero .................................................................................................. 8 
3.2 - Classificação quanto à Espécie .................................................................................................. 10 
3.3 - Classificação quanto ao Tipo ...................................................................................................... 10 
3.4 - Classificação quanto à Natureza do assunto ........................................................................... 10 
3.5 - Classificação quanto à Forma ..................................................................................................... 14 
3.6 - Classificação quanto ao Formato ............................................................................................... 17 
3.7 - Classificação quanto à Categoria Documental ........................................................................ 18 
4 - Correspondência ................................................................................................................................. 22 
5 - Diplomática e Tipologia Documental .............................................................................................. 24 
5.1 - Origens da Diplomática .............................................................................................................. 26 
5.2 - Diplomática Contemporânea ..................................................................................................... 29 
5.3 - Diplomática e Paleografia ........................................................................................................... 30 
6 - Documentos Modernos ...................................................................................................................... 35 
7 - Terminologia Arquivística aplicada a Documentos ........................................................................ 38 
8 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 49 
Questões Comentadas ................................................................................................................................. 50 
Gabarito .......................................................................................................................................................... 82 
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Resumo ........................................................................................................................................................... 83 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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DOCUMENTOS - CONCEITOS E CLASSIFICAÇÃO 
1 - Considerações Iniciais 
Olá alunos e alunas! 
Após concluirmos a aula inicial do curso, trazendo as primeiras noções de Introdução à Arquivologia 
e estudando seus principais conceitos e classificações, hoje vamos mudar um pouco de assunto. Na verdade, 
vamos cada vez mais aprofundando os estudos dentro da Arquivologia. 
Nesta aula trataremos de Documentos, seus conceitos, classificações e alguns outros temas 
relacionados, que sempre são pedidos em provas. 
A partir de agora começamos a ter aulas um pouco mais específicas, abordando cada um dos temas 
do cronograma abaixo. 
Como já vínhamos fazendo, ao longo da aula usaremos conceitos teóricos de estudiosos do tema, 
seguidos de explicações e exemplos e, ao final das discussões, geralmente trarei questões específicas sobre 
o assunto tratado, ajudando no entendimento e fixação dos conceitos. 
Ao longo da aula, geralmente busco as questões mais recentes disponíveis, mas, as vezes, por 
questões pedagógicas, uso questões um pouco mais antigas para ilustrar alguns pontos ou chamar atenção 
de algum conteúdo ou formato de cobrança da banca. 
Ao final teremos sempre a seção de questões comentadas, também dentro desta lógica. 
Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões. 
Vamos lá! 
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario 
Boa aula! 
 
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2 - Conceitos de Documentos 
Vamos começar esta aula trazendo o conceito de Documento do Dicionário Brasileira de Terminologia 
Arquivística, o DBTA. 
Para ele, documentos são: 
Unidades de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. 
Essa definição é bem curtinha, mas diz muita coisa e deixa bem claro o que as bancas cobram em 
relação ao tema. 
Para trazer outras visões, vamos a definição de documentos arquivísticos do Conselho Internacional 
de Arquivos: 
Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no 
decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e 
estrutura suficientes para servir de evidência dessa atividade. 
Para Ieda Bernardes e Hilda Delatorre, documentos de arquivo são: 
Registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, 
produzidas, recebidas e mantidas por um órgão público ou empresa privada no exercício 
de suas atividades, que apresentam características próprias: são produzidos, recebidos ou 
acumulados organicamente no exercício de funções e atividades de um órgão público ou 
empresa privada e já nascem com valor probatório. Primeiro, porque testemunham o 
exercício de uma função/atividade e, segundo, porque podem assegurar direitos 
individuais ou coletivos. 
Para finalizar, veja agora a definição adotada por Heloísa Bellotto: 
Documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o 
homem se expressa. 
Dessa forma, Bellotto considera que "tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, 
científicos, técnicos ou artísticos, pela atividade humana, deve ser considerado um documento". 
Bem, assim como já fizemos quando estudamos as diferentes definições de arquivos (de épocas e 
autores diferentes), quando falamos em Documentos também podemos buscar os elementos comuns das 
mais variadas definições e chegar a uma versão condensada, que é o que nos interessa para a prova. 
E a própria definição do DBTA é aquela que de forma mais sucinta resume o que os autores abordam 
de diferentes formas, ou seja, Documentos são registros de informações, qualquer que seja o suporte ou o 
formato. 
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Para entender melhor a definição, vamos voltar ao DBTA para saber quais os significados atribuídos 
a informação, suporte e formato. 
Informação: "elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida em um documento". É o 
significadoque está contido em um suporte e, com ele, forma o documento. 
Suporte: "Material no qual são registradas as informações". Exemplos comuns de suportes são 
papel, microfilme, CD, DVD, pendrive, etc. Note que o suporte é o elemento físico que contém uma 
informação. Os dois, conjuntamente, formam um documento. 
Formato: Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura 
da informação e conteúdo de um documento. Exemplos: livro, caderno, mapa, planta, etc. 
Você pode estar dizendo, "nossa, mas os conceitos se auto referenciam o tempo todo!". Sim! E isso 
é bom para ajudar no entendimento. Vejamos: 
Documentos são registros de informações, independente do suporte e do formato que as contém. 
Informações, por sua vez, são mensagens contidas em um documento. Suporte são os materiais nos quais 
estão registradas as informações. Formato, por último, são as características físicas de apresentação do 
documento. Veja abaixo. 
 
 
 
Para finalizar esta etapa, veja no quadro abaixo os elementos característicos que podem ser 
identificados em cada documento, de acordo com Ieda Bernardes e Hilda Delatorre em sua obra "Gestão 
Documental Aplicada". 
DOCUMENTO
INFORMAÇÃO SUPORTE / FORMATO
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Vale chamar a atenção para o fato de que as autoras utilizam em algumas das definições o DTA 
(Dicionário de Terminologia Arquivística) de 1996 e não o DBTA de 2005. Essa é outra fonte bastante utilizada 
para a terminologia arquivística. Veremos isso mais adiante. 
Note que uma delas é a de Suporte e outra, de Formato, sobre os quais acabamos de conversar, mas 
há uma lista de outros elementos que é o que vamos começar a estudar em seguida no item Classificação de 
Documentos. 
 
 
 
 
 
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(ACEP/Pref. Aracati-CE/Téc. Arquivo/2019) Sobre caracterização dos documentos de arquivo, entende-se 
por suporte: 
a) o conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura de 
informação e conteúdo de um documento. 
b) uma codificação em dígitos binários e acessível por meio de aparelho eletrônico. 
c) os dados que descrevem outros dados. 
d) o material no qual são registradas as informações. 
Comentário: 
Como acabamos de ver, o suporte é "o material no qual são registradas as informações", de acordo com a 
definição literal do DBTA. Dessa forma a alternativa D é a correta e gabarito da questão. 
A alternativa A estende a interpretação para as técnicas de registro e da estrutura da informação. Não é isso. 
Na letra B o examinador fala de codificação em dígitos binários, também distante da definição de suporte. É 
sim a definição de documento digital. 
Por último, na alternativa C fala-se de dados. Não está correta. Essa é uma das definições de metadados. 
Suporte é o material que compõe o documento. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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3 - Classificações dos Documentos 
 
 Já estudamos a Classificação dos Arquivos ao longo da aula 00, lembram-se? Pois é. Digo isso pois é 
importante não confundir os dois conceitos. Agora estudaremos as Classificações dos Documentos, ok? 
Caso fique confuso - pois temos novamente uma bateria de classificações e definições - termine esta 
aula e em seguida revise a aula 00 para esclarecer suas dúvidas, notar as semelhanças e diferenças. 
Usando como sempre os principais autores da área, podemos recorrer a várias formas de classificação 
de documentos. Vamos procurar focar nas que são mais comumente cobradas em provas recentes. 
3.1 - Classificação quanto ao Gênero 
De acordo com Leite Paes, conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem 
ser classificados segundo o Gênero e a Natureza do assunto (veja também o item 3.4). 
Segundo o DBTA, Gênero Documental é a "reunião de espécies documentais que se assemelham por 
seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico 
específico e, por vezes, mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos 
bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos 
iconográficos, documentos micrográficos, documentos textuais", etc. 
Para efeitos de prova, importante conhecer também a definição de Gênero Documental constante 
no DTA (Dicionário de Terminologia Arquivística) de 1996, também bastante cobrada: "Configuração que 
assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo". 
Dentro desse contexto, quanto ao Gênero os documentos podem ser, segundo Leite Paes: 
Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Dentro deste Gênero 
podemos encontrar inúmeros tipos físicos ou espécies (veremos essas classificações na sequência) tais como: 
contratos, folhas de pagamento, requisições diversas, atas, regulamentos, correspondências e outros. 
Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações 
geográficas, arquitetônicas, ou de engenharia (mapas, plantas, perfis). 
Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens 
estáticas (fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras). 
Filmográficos: documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), 
conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento 
(filmes e fitas videomagnéticas). 
Sonoros: documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos (discos 
e fitas audiomagnéticas). 
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Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, 
mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela). 
Informáticos: documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador (disquete, disco 
rígido/winchester, disco óptico). 
Ao final da aula, no item de Terminologia Arquivística, estudaremos uma lista de termos do DBTA, 
todos relativos a diferentes tipos de documentos e suas respectivas definições. 
Se quiser, dê um pulo lá agora para dar uma olhada, caso contrário, siga adiante e mais a frente você 
vai novamente se deparar com uma lista de definições de documentos, o que será ótimo para revisar os 
conceitos estudados! 
 
(FURB/Pref. Timbó-SC/Atendente Arq. Público/2019) Assinale a alternativa que indica definições técnicas 
de configurações de gêneros documentais: 
a) Livro, cartaz, planta. 
b) Audiovisual, iconográfica, textual. 
c) Fita magnética, filme de nitrato, papel. 
d) Rolo de filme, CD, DVD. 
e) Certidão de nascimento, declaração, foto. 
Comentário: 
Como acabamos de estudar, a alternativa B é a correta e gabarito da questão. É a única que traz possíveis 
Gêneros de documentos: Audiovisuais, iconográficos e textuais. 
As demais alternativas referem-se a outros temas, que não exclusivamente Gêneros de documentos. 
Vejamos: 
Na alternativa A o examinador traz Espécies de documentos. Estudaremos esse tema no próximo item, 
abaixo. 
Na C e na D a banca traz Suportes documentais, como vimos no início da aula (suporte/formato + informação 
= documento). 
Finalmente, na alternativa E temos Tipos, Espécies e Gêneros misturados. Também não está correta. 
 
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3.2 - Classificação quanto à Espécie 
 Segundo o DBTA (em definição também adotada pela NOBRADE - Norma Brasileira de Descrição 
Arquivística, sobre a qual falaremos em aula posterior), Espécie Documental é "uma divisão de Gênero 
Documental que reúne tipos documentais por seu formato". 
Importante notar que para o DTA (Dicionário de Terminologia Arquivística) de 1996 (é diferente do 
DBTA, de 2005, atenção!!), o termo Espécie é definido como "Configuração que assume um documento de 
acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas". 
São exemplos de espécies documentais ata, carta, boletim, decreto, filme, folheto, fotografia, 
memorando, ofício, planta, relatório, etc. 
3.3 - Classificação quanto ao Tipo 
 Ainda segundo o mesmo DBTA (definição também endossada pela NOBRADE), Tipo Documental é 
"uma divisão de Espécie Documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz 
respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro". 
Já para o DTA que vimos acima, é a "configuração que assume uma espécie documental, de acordo 
com a atividade que a gerou". 
São exemplos de tipos documentais boletins de ocorrência, cartas precatórias, cartas régias, cartas-
patente, decretos-leis, decretos legislativos, certidões de óbito, relatórios de fiscalização, etc. 
 
Note que a Espécie documental (boletim, carta, decreto, certidão, etc.) está sempre ligada a sua 
atividade geradora (precatórios, patentes, leis, óbitos, fiscalizações, etc.). Isso é o que tipicamente forma o 
Tipo Documental e é sempre assim que o item é cobrado em prova. 
3.4 - Classificação quanto à Natureza do assunto 
 De acordo com a estudiosa Marilena Leite Paes, quanto à Natureza do assunto os documentos podem 
ser Ostensivos ou Sigilosos. Essas classificações são atribuídas de acordo com a necessidade ou não de 
restrição de acesso aos respectivos conteúdos documentais. 
 Documentos Ostensivos são considerados aqueles cuja divulgação não prejudica a administração. 
Também são chamados de Ordinários. 
 Para o DBTA são os "documentos sem qualquer restrição de acesso". 
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 Documentos Sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, 
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. 
 Complementarmente, para o DBTA são aqueles que "pela natureza de seu conteúdo sofrem restrição 
de acesso". 
Vale lembrar que por meio da Resolução CONARQ 01/1995, todos os órgãos e entidades 
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos estão obrigados a utilizar esta classificação. 
Vejamos o que diz o Artigo 1o. da Resolução: 
Art. 1º - Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, como 
decorrência de um programa de gestão de documentos, deverão organizar seus arquivos 
correntes com base em métodos de classificação, que considerem a natureza dos assuntos 
dos documentos resultantes de suas atividades e funções. 
Aí você pode estar se perguntando: "Ué? Mas os documentos não são em sua essência públicos e 
devem ter acesso liberado, conforme estudamos na aula passada, especialmente no que diz respeito ao 
pleno exercício da Cidadania?". 
 Correto, você tem toda razão! Mais adiante estudaremos com muito mais detalhes a Lei de Acesso à 
Informação, Lei 12.527/2012. Vale lembrar que ela garante a publicidade da informação como regra. Veja 
seu Artigo 3o: 
Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito 
fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os 
princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes: 
I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; 
II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; 
III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; 
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública; 
V - desenvolvimento do controle social da administração pública. 
Por outro lado, é a mesma lei que define que algumas informações não devem ser integralmente 
disponibilizadas ao público. Veja este fragmento do Artigo 4o: 
Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considera-se: 
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público 
em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; 
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Mas então como saber qual informação é ou não sigilosa? A mesma norma estabelece critérios para 
a atribuição das diversas classificações de sigilo. Veja abaixo: 
Segundo o Artigo 23 da Lei de Acesso à Informação, informações que contenham os riscos abaixo são 
consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação 
quanto a graus e prazos de sigilo: 
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; 
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do 
País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos 
internacionais; 
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; 
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; 
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; 
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou 
tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico 
nacional; 
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou 
estrangeiras e seus familiares; 
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização 
em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações. 
Caso as informações enquadrem-se nas categorias acima, caberá a autoridade competente classificar 
a respectiva informação quanto ao seu Grau e Prazo de sigilo, de acordo com a figura abaixo. 
 Vale ressaltar que cabe a autoridade classificadora usar sempre o critério menos restritivo possível, 
considerando que a regra é sempre a publicidade como princípio geral, tendo o sigilo como exceção. 
 
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(IBFC/CM Araraquara-SP/Analista de Informação/2018) No Brasil, a Lei de Acesso à Informação (LAI), n° 
12.527, de 18 de novembro de 2011, passou a regulamentar a atribuição dos graus de sigilo dos 
documentos públicos, sobrepondo-se às antigas disposições do Decreto Federal nº 4.553/2002. A LAI traz 
graus de sigilo. A esse respeito, assinale a alternativa correta. 
a) “publico”, “privado” e “sigiloso”’ 
b) “ultrassecreto”, “secreto” e “reservado” 
c) “reservado”, “confidencial” e “particular” 
d) “uso livre”, “reservado” e “sigiloso” 
e) “público”, “sigiloso” e “secreto” 
Comentário: 
Acabamos de ver que a Lei de Acesso à Informação estabelece três tipos de restrição de acesso, conforme a 
classificação atribuída, que é exatamente a constante na letra B: documento ultrassecreto, secreto ou 
reservado. Dessa forma a alternativa B é a correta e gabarito da questão. 
A alternativa A traz os conceitos de público e privado, que não tem qualquer relação com o tema. 
Na alternativa C surge o termo "confidencial" que normalmente confunde o candidato. Atenção: confidencialnão é uma classificação de restrição de acesso! Além disso, particular também não é. Errada. 
Na alternativa D a opção "uso livre" também não existe, já que estamos falando de graus de sigilo. 
Por fim, na alternativa E, o termo público também aparece indevidamente, assim como o termo "sigiloso", 
ali colocado com o objetivo de confundir o candidato. 
PRAZOS MÁXIMOS DE RESTRIÇÃO DE 
ACESSO CONFORME CLASSIFICAÇÃO
ULTRASSECRETA
25 ANOS
SECRETA
15 ANOS
RESERVADA
5 ANOS 
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 Veremos muito mais detalhes sobre este tema em aula posterior, mas, por enquanto, é importante 
saber quais os critérios utilizados para classificar um documento em relação a Natureza do seu assunto e 
qual a normatização que está por trás disso. 
 3.5 - Classificação quanto à Forma 
 A Classificação de acordo com a Forma é também conhecida por Tradição Documental, que é 
considerada a parte da diplomática (falaremos dela mais adiante, ainda nessa aula) que se ocupa dos vários 
modos de transmissão do documento no decorrer do tempo. 
 Há um termo chamado "ingenuidade documental" que é o grau de relação de um documento com 
seu original. É disso que estamos falando quando nos referimos a classificação quanto à Forma do 
documento. 
 Em linhas gerais os documentos podem ser classificados quanto a Forma em: 
MINUTAS 
 Segundo Heloísa Bellotto, minuta "é um escrito preparatório e reduzido para que, a partir dele, se 
possa confeccionar o documento original. Trata-se de um pré-original, no qual se reúnem as notas que 
contém os dados essenciais para a redação definitiva do documento". 
Atenção pois não é um rascunho! Rascunho é um texto ainda sujeito a correções e rasuras e que 
contém supressões, acréscimos e substituições. A minuta, por outro lado, é uma forma mais abreviada e 
menos completa do original, não possuindo ainda as suas formas finais de validação. 
DOCUMENTO ORIGINAL 
 Ainda segundo Bellotto, original é o "feito por direta vontade dos autores e conservado na matéria 
e na forma genuínas nas quais foi originariamente emitido. É um escrito que é um ato jurídico revestido de 
uma ou mais assinaturas". 
 Há sempre dois elementos a considerar em relação a um documento original: 1. Seu caráter de 
primeiro, de matriz; 2. Seu caráter de acabado, limpo e perfeito. 
 Algumas vezes originais e minutas aparentemente não diferem (e cópias também não) porém, 
elementos como assinaturas, carimbos, selos, tinta, etc., os tornam totalmente diferenciados. 
 O elemento que mais genericamente caracteriza o original é a subscrição. Quanto a isso o original 
pode ser: 
 AUTÓGRAFO - quando possui a assinatura do próprio emitente. 
HETERÓGRAFO - quando deriva do autor, porém não deriva dele materialmente e não está assinado 
por ele. 
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Atenção aqui pois, mais adiante, vamos nos deparar com a definição de Autógrafo do DBTA 
que diz o seguinte: 1. Manuscrito de próprio punho do autor, assinado ou não e 2. Original. 
Note que é importante entender o contexto. Aqui estamos falando da definição 2: Original. 
E, neste caso, ele possui a assinatura do próprio emitente segundo Heloisa Bellotto. 
Atenção com mais uma coisa: o fato de um documento ser original não quer dizer que ele seja único. 
Temos o caso de originais múltiplos quando o conteúdo implica em obrigações recíprocas e deve ser 
distribuído as partes envolvidas. Ou ainda quando, por questão de cautela, envia-se o mesmo conteúdo por 
diferentes meios e em diferentes tempos, para assegurar o recebimento. Temos dessa forma os seguintes 
tipos de originais múltiplos: 
CIRCULARES - mesmo conteúdo, enviado a diferentes destinatários possuidores de obrigações 
recíprocas. 
MULTIPLICADOS - mesmo conteúdo enviado a um mesmo destinatário em tempos e meios 
diferentes, com o objetivo de assegurar o recebimento. 
Antes de estudarmos as cópias, precisamos falar do que está entre elas e os Originais. São categorias 
intermediárias que apresentam diferenças em relação aos Originais, mas não são consideradas cópias. São 
elas: 
AMPLIAÇÃO - reprodução do original, revestida de autenticidade, porém com alguma diferenciação. 
Neste caso podemos ter um diploma como exemplo. Em seu formato original e reduzido é mais formal. O 
ampliado é mais rebuscado, colorido, com brasões e outras ornamentações. 
RENOVAÇÃO OU NEO ORIGINAL - substituição do documento original em data posterior e, de forma 
geral, para suprir sua ausência. Exemplo clássico é a segunda via, emitida no caso de perda, furto, roubo, 
etc. 
INSERÇÃO - inclusão do texto completo de um ato em outro, já possuidor de individualidade e 
essência próprias. Compara direito que se dispõe no novo documento. 
COMFIRMAÇÃO - ato jurídico novo que faz menção a documentos anteriores que justificam e 
confirmam o presente. Neste caso muitas vezes o original já se encontra desaparecido. 
 
 
CÓPIA 
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 Cópias são documentos formalmente idênticos a um original. Possuem basicamente duas 
finalidades: 1. Reproduzir originais existentes; 2. Substituir originais desaparecidos. 
 Cópias autógrafas são feitas pelo próprio autor do original, porém, atenção, pois não devem ser 
confundidas com os originais múltiplos que se destinam a ações administrativas simultâneas (obrigações 
recíprocas, lembram-se?) 
 As cópias possuem quatro modalidades: 
 SIMPLES OU LIVRES - independem de controle e não têm valor jurídico. 
 AUTORIZADAS - dividem-se em traslados (com fé notarial e força jurídica do original) e certificadas 
(validada por autoridade civil ou eclesiástica e também com mesmo efeito do original). 
 IMITATIVAS OU FIGURADAS - reproduzem exatamente os caracteres do original, porém não têm 
valor legal. Muito utilizadas na Idade Média. 
 CÓDICES DIPLOMÁTICOS - dividem-se em dois tipos opostos: Registros (cópias feitas pelo expedidor 
por meio de livros-copiadores de documentos expedidos) e Cartulários (cópias feitas pelo receptor por meio 
de livros copiadores e correspondência recebida). 
Apenas como referência, importante saber que o DBTA lista e define alguns tipos de cópias que, 
eventualmente, podem ser cobradas de forma isolada em questão conceitual de prova: 
Cópia Autenticada - Cópia exata que, conferida à vista do original por autoridade competente, 
possui fé pública. 
Cópia Azul - Cópia obtida da impressão em tecido ou papel sensibilizado por sais de ferro, 
produzindo uma imagem em branco num fundo azul, normalmente utilizada para copiar mapas, 
desenhos e plantas. Também chamada blue print ou cópia blue print. 
Cópia Carbono - Cópia obtida simultaneamente ao exemplar original, mediante a utilização de 
folhas de papel carbono. 
Cópia de Segurança - Cópia feita com vistas a preservar as informações no caso de perda ou 
destruição do original. 
Cópia Eletrostática - Cópia obtida por processo eletrostático. Também chamada cópia 
xerográfica ou xerox. 
Cópia Figurada - Cópia exata, feita geralmente para fins legais, reproduzindo com fidelidade o 
grafismo e a forma do original. 
Cópia Fotostática - Cópia produzida por fotóstato, caracterizada por possuir a mesma polaridade 
do original. 
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Cópia Heliográfica - Cópia obtida por processo fotomecânico, por contato direto de um original 
translúcido com material latente colorível, que se torna visível pela ação de gases de amoníaco. 
Tambémchamada cópia ozalid. 
Cópia por Contato - Cópia obtida por contato direto de original ou negativo com papel 
sensibilizado, apresentando as mesmas dimensões. Também chamada cópia-contato. 
Cópia Termográfica - Cópia obtida por contato em papel sensibilizado, mediante radiação 
térmica. 
 
(FCC/TRE-SP/Técnico Administrativo/2012) Original, cópia, minuta e rascunho − diferentes estágios de 
preparação e transmissão de documentos − correspondem ao conceito de 
a) espécie. 
b) formato. 
c) forma. 
d) suporte. 
e) tipo. 
Comentário: 
Acabamos de estudar este tema. A questão pergunta ao candidato sobre a Forma Documental portanto, a 
alternativa C é a correta e gabarito da questão. 
A alternativa A fala em Espécie que, como já vimos, é a configuração que assume um documento de acordo 
com a disposição e a natureza das informações nele contidas. 
Formato na alternativa B (veremos abaixo), refere-se as características físicas, suas técnicas de registro ou 
mesmo a sua estrutura de informação. 
Suporte na alternativa D, estudamos no começo da aula. Vejamos novamente a sua definição: material no 
qual são registradas as informações. 
Finalmente, na alternativa E o examinador fala em Tipo que, como já vimos, é a configuração que assume 
uma Espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. 
 
3.6 - Classificação quanto ao Formato 
De acordo com o seu Formato Documental, um documento pode ser classificado em relação as suas 
características físicas, suas técnicas de registro ou mesmo a sua estrutura de informação. 
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Com base no DBTA, Formato documental é o "conjunto das características físicas de apresentação, 
das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento". 
Como exemplos temos livros, fichários, cadernos, apostilas, etc. 
3.7 - Classificação quanto à Categoria Documental 
 A Categoria Documental é outra forma de classificar os documentos. Segundo Bellotto, elas são 
estipuladas pelas gradações da representatividade jurídica dos conteúdos dos documentos que nelas se 
enquadram. 
 Seguindo esta classificação, as principais Categorias Documentais são: 
 NORMATIVOS: de cumprimento obrigatório. Devem ser acatados pelos subordinados das 
autoridades Legislativas ou Administrativas responsáveis por sua criação. Exemplos: leis, decretos, estatutos, 
resoluções, instruções normativas, despachos, etc. 
 ENUNCIATIVOS: opinativos. Esclarecem questões de outros documentos e fundamentam resoluções. 
Exemplos: pareceres, relatórios, votos, etc. 
 DE ASSENTAMENTO: registros sobre fatos ou ocorrências. Exemplos: atas, termos, autos de infração, 
etc. 
 COMPROBATÓRIOS: derivam dos assentamentos, comprovando-os. Exemplos: certidões, traslados, 
atestados, cópias autenticadas, etc. 
 DE AJUSTE: documentos pactuais. Acordos de vontade em que uma das partes é a administração. 
Exemplos: convênios, contratos, ajustes, termos, etc. 
 DE CORRESPONDÊNCIA: derivam de atos normativos. Determinam suas execuções. Exemplos: 
memorandos, mensagens, editais, etc. 
Ainda dentro de Categorias Documentais, mas agora de acordo com o estudioso Manuel Vazquez, os 
documentos ainda podem ser classificados em três grandes grupos de categorias, diretamente relacionadas 
à classificação que acabamos de estudar acima: 
DOCUMENTOS DISPOSITIVOS: enquadram-se aqui os documentos normativos, os de ajuste e os de 
correspondência. 
DOCUMENTOS TESTEMUNHAIS: são os que acontecem após o cumprimento de um ato dispositivo. 
Podem ser de assentamento ou de comprovação. 
DOCUMENTOS INFORMATIVOS: por último temos os documentos que esclarecem e elucidam outras 
questões. São os enunciativos. 
 
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(FGV/ALE-RO/Assist. Legislativo/2018) Concernente às diferentes categorias de classificação de 
documentos, assinale a afirmativa correta. 
a) A espécie é a configuração do documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele 
contidas. 
b) A tipologia refere-se à técnica utilizada para registrar a informação no documento. 
c) A natureza do assunto está associada à origem pública ou privada da entidade produtora do documento. 
d) O gênero descreve o grau de confidencialidade conferido ao documento. 
e) A forma está relacionada com a atividade geradora do documento. 
Comentário: 
Essa é uma boa questão para a fixação do conteúdo pois abrange diversos tópicos estudados. 
A alternativa A é a correta e gabarito da questão pois traz exatamente a definição de Espécie Documental 
prevista pelo DTA 1996, conforme vimos ao longo da aula: configuração do documento de acordo com a 
disposição e a natureza das informações nele contidas. 
A alternativa B refere-se de forma equivocada à Tipologia documental que nada mais é do que a configuração 
que assume uma Espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou, como vimos anteriormente. 
DISPOSITIVOS Normativos De Ajuste Correspon-dência
TESTEMUNHAIS Assentamento DeComprovação
INFORMATIVOS Enunciativos
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 Alternativa C por sua vez traz o conceito de Natureza do documento (sigilosos ou ostensivos/ordinários, 
lembram-se?), mas mistura o conceito a origem pública ou privada do documento. Não é isso. 
A alternativa D também não está correta pois atribui ao Gênero documental a questão da confidencialidade 
do documento que se refere na verdade à Natureza do documento, como acabamos de ver. 
Por último, na letra E o examinador relaciona Forma documental à atividade geradora, o que também não 
está ok. Como vimos, Forma refere-se à relação do documento com o seu original podendo ser uma minuta, 
o original ou uma cópia! 
 
(ACEP/Pref. Aracati-CE/Arquivista/2019) Os documentos de arquivo podem ser caracterizados por gênero, 
espécie, tipo e natureza do assunto. A reunião de espécies documentais que se assemelham por seus 
caracteres essenciais, particularmente suporte e formato, e que exigem processamento técnico específico 
e, algumas vezes, mediação técnica para acesso, diz respeito ao (à): 
a) tipo documental. 
b) espécie documental. 
c) gênero documental. 
d) natureza do assunto. 
Comentário: 
Outra boa questão para revermos os conceitos mais pedidos em prova. 
A alternativa C é a correta e gabarito da questão pois traz exatamente a definição de Gênero Documental 
prevista pelo DBTA, conforme vimos ao longo da aula. 
Tipo documental, na alternativa A, é definido por "configuração que assume uma espécie documental, de 
acordo com a atividade que a gerou". 
Na alternativa B, Espécie documental pode ser definida como "configuração que assume um documento de 
acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas". 
Por último, Natureza do assunto na alternativa D seria corretamente definida pela sua classificação em 
relação a necessidade ou não do sigilo (ostensivos ou sigilosos). Portanto também está errada. 
 
(ACEP/Pref. Aracati-CE/Arquivista/2019) De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdo, e 
sua representação nos diferentes suportes ou formatos, os documentos de arquivo podem ser 
caracterizados por gênero, espécie, tipo e natureza do assunto. Assinale a alternativa na qual os itens se 
referem, respectivamente, a gênero, espécie, tipo e natureza do assunto. 
a) Documento ostensivo, decreto-lei, estatuto, documento textual. 
b) Documento iconográfico, portaria, carta precatória, documento sigiloso. 
c) Decreto-lei, carta precatória, documento ostensivo, documento digital. 
d) Documento audiovisual, documentotextual, documento digital, documento ostensivo. 
Comentário: 
Ótima questão para analisarmos exemplos de cada uma das classificações. 
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A alternativa B é a correta e gabarito da questão pois traz exemplos corretos de Gênero (documento 
iconográfico - imagem estática), Espécie (portaria), Tipo (carta precatória) e Natureza do assunto (sigiloso). 
Vamos as demais alternativas. 
Na alternativa A temos Natureza do assunto / Tipo / Espécie e Gênero. 
Na C temos Tipo / Tipo de novo / Natureza do assunto e Gênero. 
Por último, na D vamos de Gênero / Gênero novamente / Gênero mais uma vez e Natureza do assunto. 
Desta forma apenas a alternativa B está 100% correta. 
Veja cada um dos exemplos e os comentários e tenha certeza que não ficou em dúvida com nenhuma das 
relações apresentadas. Se restou algo mal compreendido, é hora de voltar na teoria! 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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4 - Correspondência 
 
 Segundo Leite Paes, considera-se correspondência "toda e qualquer forma de comunicação escrita, 
produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre 
órgãos e servidores de uma instituição". 
Veremos esse item em maior profundidade na aula em que trataremos das atividades de Protocolo, 
mas, por enquanto, é bom sabermos que em relação ao destino e procedência é possível classificar 
correspondência em dois grupos: 
 EXTERNA - trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, 
cartas e telegramas. 
 INTERNAS - trocada entre órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos e despachos 
circulares. 
Pode-se ainda classificar a correspondência em dois outros grupos distintos, de acordo com o 
interesse: 
 OFICIAL - quando trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma 
instituição. 
 PARTICULAR - quando é de interesse pessoal de servidores de uma instituição. 
 
(FGV/SEPOG-RO/Téc. Pol. Púb. e Gestão Gov./2017) Sobre os tipos de correspondência, classificados 
segundo a sua natureza, analise as afirmativas a seguir. 
I. Correspondência Interna é a correspondência mantida entre as unidades do órgão. 
II. Correspondência Oficial é mantida entre os órgãos ou entidades da administração pública ou destes 
para outros órgãos públicos ou para empresas privadas. 
III. Correspondência recebida é a correspondência de origem interna ou externa registrada pelo protocolo 
geral do órgão ou entidade. 
Está correto o que se afirma em 
a) II, apenas. 
b) I e II, apenas. 
c) II e III, apenas. 
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d) I e III, apenas. 
e) I, II e III. 
Comentário: 
Analisando cada uma das afirmativas, notamos que a afirmativa I está correta. A correspondência Interna, 
como vimos na aula, é mesmo aquela trocada entre órgãos de uma mesma instituição ou entre suas 
unidades. 
Seguindo, a afirmativa II também está correta. Estudamos que a correspondência oficial é aquela que trata 
de assunto de serviço ou interesse específico das atividades de uma instituição, casos que se aplicam ao caso 
concreto trazido pelo examinador, mesmo quando mantida com empresas privadas. Atenção, pois isso não 
elimina o caráter oficial da comunicação. É pegadinha! 
Por último, a afirmação III também está ok. Embora ainda não tenhamos nos aprofundado no tema (faremos 
isso na aula de Atividades de Protocolo), correspondência recebida é mesmo aquela que é registrada pela 
área de protocolo da entidade, seja esta correspondência de origem interna ou externa. Tanto faz. 
Dessa forma todas as afirmativas estão corretas e a alternativa E é a correta e gabarito da questão. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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5 - Diplomática e Tipologia Documental 
Tanto a Diplomática como a Tipologia Documental são estudos que nos levam a entender o 
documento desde o seu nascedouro e a compreender as razões e a forma como ele foi estruturado desde a 
sua origem. 
Estamos em síntese falando da gênese do documento, ou seja, do momento em que ele foi planejado 
e criado, por determinados motivos e de uma forma específica. É isso que tanto a Diplomática como a 
Tipologia documental estudam. 
Para o DBTA, a Diplomática é "a disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura 
formal e da autenticidade dos documentos". 
De acordo com Heloísa Bellotto, a Diplomática ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de 
origem governamental e/ou notarial, ou seja, refere-se aos documentos que, após impostos pelas 
autoridades competentes, são submetidos as estruturas do direito para que possam adquirir legitimidade 
por meio da chamada fé pública. 
 Tal movimento associa a criação do documento (razão e forma) ao seu contexto jurídico 
administrativo. 
Já a Tipologia Documental pode ser considerada a "ampliação da Diplomática na direção 
da gênese documental e de sua contextualização (como acabamos de ver no conceito 
anterior) nas atribuições, competências, funções e atividades da entidade 
geradora/acumuladora". 
Dessa forma, enquanto a Diplomática volta-se para a estrutura formal do documento a Tipologia 
Documental volta-se para a lógica orgânica dos conjuntos documentais. 
Assim, a Tipologia Documental, por incorporar todo a teoria e metodologia da antiga diplomática, 
pode ser chamada de "diplomática arquivística" ou de diplomática contemporânea, como veremos mais 
adiante. 
Considerando que a tendência futura da supremacia do suporte eletrônico deve reduzir a "solenidade 
documental", já há autores que atestam a prevalência da Tipologia sobre a Diplomática. 
 
 
 
 
 
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 Diplomática Tipologia Documental 
CAMPO DE APLICAÇÃO Autenticidade da estrutura e finalidade 
e legitimidade do ato jurídico. 
Relação dos elementos com as 
atividades institucionais / pessoais. 
PONTO DE VISTA Interno - características formais / lida 
com o documento de forma isolada. 
Relações - arquivística / trata dos 
documentos de forma orgânica. 
OBJETO Espécie Documental Tipo Documental 
ANÁLISE TIPOLÓGICA Parte da Espécie do documento. 
Independe do conjunto. 
Parte do princípio da Proveniência. 
FOCO PRINCIPAL Estrutura Formal do documento Lógica Orgânica dos conjuntos 
documentais 
OBJETIVOS 
(ESTABELECER / 
RECONHECER) 
✓ Autenticidade 
✓ Datação 
✓ Origem / proveniência 
✓ Transmissão / tradição documental 
✓ Fixação do texto 
✓ Origem / proveniência 
✓ Vinculação à competência, 
funções, atividades da entidade 
acumuladora. 
✓ Associação entre a espécie e o tipo 
documental. 
✓ Conteúdo 
✓ Datação 
Adaptado de "Arquivos Permanentes - tratamento documental - 4a Edição", página 53 - Bellotto, Heloísa, com acréscimos e 
alterações. 
 
 
 
(CESPE/STJ/Anal. Judiciário Arquivologia/2015) Acerca da análise tipológica dos documentos de arquivo, 
julgue o item que se segue. 
O objeto de estudo da diplomática é o tipo documental e o da tipologia documental é a espécie 
documental 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
Acabamos de ver na aula e na tabela acima que a relação é exatamente a inversa. A Diplomática tem como 
objeto a Espécie Documental, enquanto a Tipologia Documental foca o Tipo documental.Desta forma a 
afirmativa está ERRADA. 
 
 
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5.1 - Origens da Diplomática 
A Diplomática nasce da reação do espírito crítico dos homens do século XVII à autenticidade de 
certos diplomas medievais. 
Na verdade, a partir dessa época passa-se mesmo a questionar a validade de determinados 
documentos e, especialmente, os direitos e privilégios que esses mesmos documentos concediam aos seus 
proprietários ou beneficiários, incluindo aí bens e propriedades eclesiásticas com comprovantes de direitos 
falsificados. 
Surge dessa forma a Diplomática, ao longo dos séculos XVI e XVII, com a justificativa de 
distinguir os documentos falsos dos verdadeiros e tendo como principal usuária a área do 
direito eclesiástico. 
Apenas mais tarde historiadores e arquivistas puderam também se beneficiar dela. 
Suas fórmulas, que já existiam desde os primórdios do direito romano, foram sendo adaptadas e 
aprimoradas ao longo do tempo e passaram a ser universalmente aceitas, resultando na configuração que 
temos hoje para o chamado documento público. 
O documento público é em sua essência a junção da Actio (fato documentado) e Conscriptio 
(transferência para suporte semântica e juridicamente credível). Essa lógica não foge dos fundamentos da 
composição de um documento, que já estudamos: Suporte + Informação = Documento. 
 
Avançando um pouco na discussão, segundo o diplomatista italiano Alessandro Pratesi, há diferenças 
significativas entre o documento lato sensu e o documento diplomático. Vejamos abaixo: 
GÊNERO: Documentos diplomáticos são apenas escritos. 
Fique atento a esta afirmação de Pratesi pois, mais adiante, estudaremos opinião da Diplomatista 
Luciana Duranti que admite a inclusão de outros gêneros entre os documentos diplomático como 
os que envolvem aparatos que gravam imagens, dados ou vozes. O que conta para Duranti, na 
verdade, é o resultado intelectual da ação de escrever, ou seja, a expressão de ideias e não 
exclusivamente o Suporte utilizado. 
DOCUMENTO 
PÚBLICO
ACTIO
(fato, ato 
documentado)
CONSCRIPTIO
(transporte para 
suporte semântica e 
juridicamente credível)
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FINALIDADE: Documentos diplomáticos possuem natureza jurídico administrativa que exclui 
qualquer outro documento que não tenha sido gerado para consignar o respectivo ato, de efeitos jurídicos 
concretos. 
FORMA DE REDAÇÃO: Em documentos diplomáticos segue normas precisas, aceitando variações de 
época, de local e de autor. 
Levando-se em conta este contexto rígido e formal, a Diplomática hoje acata a classificação 
desenvolvida pelo Direito Administrativo para os atos administrativos, que já estudamos nesta aula, mas vale 
relembrar. Para a Diplomática os atos estão divididos da seguinte forma: 
 
 
 
 
 
 
 
 
DISPOSITIVOS Normativos De Ajuste Correspon-dência
TESTEMUNHAIS Assentamento DeComprovação
INFORMATIVOS Enunciativos
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(FCC/TRT 2a Região/Analista Judiciário Arquivologia/2018) Na Diplomática, utiliza-se a palavra latina actio 
para designar a ação, o fato ou o ato que é preciso transformar em documento. A passagem do ato para o 
escrito, por sua vez, chama-se 
a) inscriptio. 
b) scriptorium. 
c) conscriptio. 
d) memorandus. 
e) littera. 
Comentário: 
Esta é uma questão que mostra exatamente como a banca cobra temas como esse de forma literal. 
Neste caso a alternativa C é a correta e gabarito da questão. 
Vimos na aula que, assim como diz o examinador, o fato ou o ato documentado é chamado de Actio, 
enquanto o transporte para suporte semântica e juridicamente credível é o chamado Conscriptio. Essa é a 
resposta correta. 
Na alternativa A o examinador usa termo parecido, tentando confundir o candidato. 
O mesmo ocorre na alternativa B, assim como nas demais que restam, D e E. 
 
(FGV/AL-MT/Arquivista/2013) As categorias documentais subdividem‐se em documentos 
a) normativos, de ajuste e de correspondência. 
b) de assentamento, comprobatórios e de comunicação. 
c) enunciativos, constitutivos e normativos. 
d) dispositivos, testemunhais e informativos. 
e) constitutivos, de reunião e de comunicação. 
Comentário: 
Mais uma questão típica, que pode ser cobrada tanto no assunto Classificação de Documentos (quanto a 
categoria em que estão classificados) como no tema Diplomática. 
Neste caso a alternativa D é a correta e gabarito da questão. 
Estudamos na aula que a Diplomática respeita a divisão do Direito Administrativo em relação aos atos 
administrativos. Essa também é uma forma de classificação quanto a categoria documental, ou seja, os 
documentos podem ser: Dispositivos (dentro deles estão os Normativos, De Ajustes e Correspondências), 
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Testemunhais (compreende os de Assentamento e De Comprovação) e informativos (contém os documentos 
Enunciativos). 
A alternativa A traz um apanhado de documentos Dispositivos e Informativos. Está errada. 
A alternativa B foca em documentos Testemunhais. 
A alternativa C por sua vez não cita nenhum documento Testemunhal. 
Por fim, a alternativa E traz documentos que sequer entram em qualquer uma das categorias estudadas, 
como os documentos de "reunião" e de "comunicação". 
 
5.2 - Diplomática Contemporânea 
A partir do final do século XX surge uma nova etapa na história da Diplomática. 
A partir daí dá-se o fim do confinamento de sua aplicação ao mundo medieval e o início da utilização 
dos seus princípios e métodos no estudo dos documentos contemporâneos. 
É na verdade uma reinvenção da Diplomática pela Arquivologia, com o objetivo de compreender 
melhor os processos de criação dos documentos da burocracia moderna. 
Segundo a arquivologista Rosely Rondinelli, esse interesse da Arquivologia pela Diplomática não 
é nenhuma novidade, tendo em vista que a Arquivologia nasce apenas no século XIX, fruto da 
própria Diplomática. O que é de fato novidade é a utilização dos princípios da Diplomática na 
análise dos documentos modernos. 
A partir dos anos 70 os primeiros esforços passam a acontecer nesse sentido e já na década de 80 o 
interesse de arquivistas europeus e americanos pela Diplomática passa a ser latente, especialmente a 
aplicação de seus princípios aos documentos modernos, entre eles os eletrônicos. 
Na Itália e nos Países Baixos, assim como no Canadá, foram notados os primeiros movimentos nesse 
sentido. Todo esse movimento acaba gerando o que foi posteriormente batizado de "diplomática 
arquivística contemporânea", englobando, inclusive, as novas tendências trazidas pelos arquivos e meios 
eletrônicos. 
Atualmente, do ponto de vista prático, o objeto dos modernos estudos da Diplomática e sua utilização 
na Arquivologia baseiam-se no estudo da unidade arquivística elementar, considerando-a como espécie 
documental. 
Segundo Heloísa Bellotto "esses estudos servem-se dos aspectos formais da unidade arquivística 
para definir a natureza jurídica dos atos nela implicados, no que diz respeito tanto à sua 
produção, quanto a seus efeitos". 
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Essa reinvenção da Diplomática concentra seus novos estudos portanto, na gênese, na constituição 
interna, na transmissão e na relação dos documentoscom seu criador e com seu próprio conteúdo, a fim de 
identificar, avaliar e demonstrar sua verdadeira natureza. 
Aliado a isso e voltando a classificação dos documentos de acordo com a divisão assumida pelos atos 
administrativos conforme as categorias estudadas ao longo dessa aula, assume-se que documentos que 
possuem a mesma problemática jurídica, devem possuir a mesma classificação e devem ter a mesma 
estrutura. 
E isso está diretamente relacionado aos estudos atuais da Diplomática. 
Nesse novo contexto, o primeiro trabalho da análise diplomática contemporânea é definir qual é a 
categoria exata do documento, encaixando-a em uma das seis classificações anteriores, que formam os três 
macro grupos estudados: Dispositivos, Testemunhais e Informativos. 
Feito isso deve-se analisar diplomaticamente a espécie documental, considerando que, mesmo que 
haja variação de conteúdo, documentos de mesma espécie devem se comportar de maneira uniforme, ou 
seja, os elementos fixos são os mesmos para a mesma espécie documental. 
Por fim, para Duranti e MacNeil, "Diplomática é um corpo de conceitos e métodos, originalmente 
desenvolvidos nos séculos XVII e XVIII, com o objetivo de provar a fidedignidade e a autenticidade 
dos documentos. 
Ao longo do tempo ela evoluiu para um sistema sofisticado de ideias sobre a natureza dos 
documentos, sua origem e composição, suas relações com as ações e pessoas a eles conectados 
e com o seu contexto organizacional, social e legal". 
Toda a aplicação dos conceitos da Diplomática à Arquivologia e sua utilização do ponto de vista 
prático vem crescendo e tem tido significativa repercussão na comunidade arquivística internacional. 
5.3 - Diplomática e Paleografia 
Antes de mudarmos de tema, importante falarmos um pouco sobre a Diplomática e a Paleografia, 
termos que as vezes se confundem e trazem prejuízos aos candidatos em provas. 
Para o DBTA, Paleografia é "a disciplina que estuda a escrita manuscrita antiga, suas 
formas e variações através do tempo". 
Já segundo definição do Arquivo Nacional, Paleografia é "o estudo da escrita antiga, transcreve a 
caligrafia antiga e incompreensível para nossa grafia atual, possibilitando o acesso à informação contida na 
documentação. Ela decifra os documentos manuscritos. Inserida em várias áreas, como Museologia, 
Biblioteconomia, História e Direito, no Brasil a Paleografia está inserida como uma disciplina no curso de 
Arquivologia". 
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Note que as duas definições remetem a disciplina da Paleografia para o estudo dos elementos 
extrínsecos de um documento, ou seja, os elementos que constituem sua aparência externa. No caso, 
especialmente a escrita. 
Ambas as definições contrastam com o que se entende por Diplomática que, segundo o próprio 
DBTA, é "a disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos 
documentos", ou seja, refere-se a elementos intrínsecos, isto é, elementos de um documento que 
transmitem a ação na qual o documento participa e seu contexto imediato. 
Reforçando este quadro, de acordo com a arquivista Luciana Duranti, no que se refere a confusão 
entre Diplomática e Paleografia, "ela não é de natureza terminológica, mas está profundamente enraizada 
na história das duas disciplinas e nas concepções filosóficas do século XVIII". 
A arquivista italiana radicada no Canadá, Luciana Duranti, é referência nos estudos da 
Diplomática e da Autenticidade. 
Duranti é mundialmente reconhecida pelos estudos a respeito da fidedignidade e da 
autenticidade do documento eletrônico arquivístico com base na união dos fundamentos da 
arquivologia e da diplomática. 
É também a criadora do conceito de vínculo arquivístico, conceito na teoria arquivística referente 
à relação que cada registro arquivador tem com os outros registros produzidos como parte da 
mesma transação ou atividade e localizados no mesmo agrupamento. 
Vimos anteriormente nesta aula que a Diplomática surge após a visão crítica sobre a autenticidade 
de alguns documentos do período medieval. E aí que está o problema. A Paleografia surge pela mesma razão, 
ou seja, para verificar a autenticidade de documentos suspeitos de falsificação. 
Vamos voltar um pouco no tempo para entender o contexto do surgimento de ambas as disciplinas. 
Até o século VI não havia qualquer critério para a identificação de falsificações entre os documentos 
existentes. A autenticidade até então era conferida pelo local no qual o documento era guardado. Não era 
uma característica intrínseca do documento. 
Dessa forma, muitos documentos, mesmo os falsos, eram guardados em determinados lugares 
apenas para que pudessem absorver o caráter de autenticidade que, de fato, não possuíam. O crescimento 
desta tática fez com que surgissem as primeiras regras de reconhecimento de falsificações, no Código Civil 
Justiniano. 
Essas técnicas, porém, aplicavam-se apenas aos documentos contemporâneos a essas novas regras e 
não aos antigos, o que não resolvia o problema visto que os questionamentos se estendiam a documentos 
muito antigos, especialmente aqueles que serviam para apoiar concessões políticas e religiosas. 
A partir do século XVII, as chamadas Guerras Diplomáticas levadas adiante dentro da Igreja Católica 
levaram a transformação da análise crítica de documentos em disciplinas autônomas, como a Paleografia e 
a Diplomática. 
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Finalmente, em 1681 o monge Mabillon publica um tratado de seis partes, intitulado De re 
diplomatica libri VI, que marca o nascimento da Diplomática. Mabillon à época define Diplomática como "o 
estabelecimento de termos e regras certos e verdadeiros pelos quais instrumentos autênticos podem ser 
distinguidos dos espúrios, e instrumentos incontestáveis e genuínos dos incertos e suspeitos". Note que a 
principal função em sua concepção era mesmo a verificação da Autenticidade dos documentos! 
Este momento passa a ser conhecido como o surgimento da Diplomática. 
Por outro lado, o termo "Paleografia" aparece pela primeira vez apenas em 1708, em obra de autoria 
de outro monge, Bernard Monffauçon. 
A partir do século XVIII ambas as disciplinas passam a ser estudadas nas faculdades de direito e 
tornam-se alvo de uma série de publicações de trabalhos em variados países europeus, com destaque para 
a evolução da Diplomática com a publicação de nova obra de seis volumes na segunda metade do século, o 
Novo Tratado de Diplomática. 
Finalmente, a partir do século XIX, com a criação da Ecole de Chartes de Paris, a Paleografia também 
passa a se desenvolver de forma significativa como disciplina autônoma e, assim como a Diplomática, tem 
afirmados os seus princípios, que passam a ser adotados pelos historiadores como instrumentos de avaliação 
de documentos medievais enquanto fontes históricas. 
Desta forma, importante saber que Diplomática e Paleografia percorreram caminhos semelhantes, 
porém têm diferenças marcantes em relação ao objeto e ao seu desenvolvimento e hoje percorrem 
caminhos paralelos como disciplinas de estudo e avaliação documental. 
Para ficar tudo mais fácil e resumido, dê uma olhada no quadro abaixo e tente se lembrar das 
principais características de cada uma das duas disciplinas: definição, foco, surgimento e evolução. 
Sabendo ao menos essas quatro diferenças muito provavelmente você será capaz de matar qualquer 
questão em prova que tente misturar os conceitos das duas disciplinas. E isso cai com frequência! 
 
 
 
 
 
 
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(InstitutoAOCP/UNIR-RO/Arquivista/2018) De acordo com os objetos de estudos da Paleografia e 
Diplomática, julgue, como VERDADEIRO ou FALSO, o item a seguir. 
A Paleografia estuda os elementos extrínsecos dos documentos. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
Vimos ao longo da aula que a Paleografia está concentrada no estudo dos elementos extrínsecos do 
documento, especialmente a escrita, lembra-se? Vejamos a definição: Paleografia é a disciplina que estuda 
a escrita manuscrita antiga, suas formas e variações através do tempo. Desta forma a afirmativa está 
CORRETA. 
 
DIPLOMÁTICA
Estudo da estrutura formal e da 
Autenticidade do documento
Foco nos elementos INTRÍNSECOS do 
documento
Surge em 1681 - De re diplomatica 
libri VI, monge Mabillon
Séc. XVIII - Novo Tratado de 
Diplomática
PALEOGRAFIA
Estuda a escrita manuscrita antiga, 
suas formas e variações
Foco nos elementos EXTRÍNSECOS do 
documento
Surge em 1708, em obra de autoria de 
outro monge, Bernard Monffauçon
Séc.XIX - Ecole de Chartes Paris -
disciplina autônoma
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(Instituto AOCP/UNIR-RO/Arquivista/2018) De acordo com os objetos de estudos da Paleografia e 
Diplomática, julgue, como VERDADEIRO ou FALSO, o item a seguir. 
A Diplomática estuda os elementos extrínsecos dos documentos. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
É exatamente a mesma questão, porém agora pergunta sobre a Diplomática. Perceba que apenas sabendo 
a diferença entre elementos intrínsecos e extrínsecos o candidato marcava 2 pontos na prova. Neste caso, 
como o examinador pergunta sobre a Diplomática, sabemos que ela, ao contrário da Paleografia, concentra-
se no estudo dos elementos intrínsecos do documento. Desta forma a afirmativa está ERRADA. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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6 - Documentos Modernos 
Vamos adiante! 
Você já deve ter percebido que as vezes voltamos no tempo para entender muito do que acontecia e 
do que acontece ainda hoje com os documentos. É natural. A escrita e os documentos surgiram há milhares 
de anos e boa parte do que discutimos hoje ainda é influenciado pelo que tínhamos no passado. Por isso é 
importante conhecer as origens e o histórico de muito do que estudamos. 
Por outro lado, inúmeras mudanças, especialmente tecnológicas e de gestão vêm acontecendo no 
mundo moderno e isso vem trazendo forte impacto na forma como se estuda e se administra os documentos. 
Atualmente os documentos vem crescendo em volume e velocidade muito significativos. 
Esse fenômeno está diretamente ligado a alguns fatores, entre eles o crescimento da população, do 
trabalho e das novas tecnologias. 
Caso pudéssemos representar por meio de um gráfico o crescimento populacional ao longo de toda 
a história, esse gráfico possuiria uma linha praticamente paralela ao eixo horizontal até meados do século 
XVIII, tornando-se agressivamente vertical nos últimos 150-200 anos. Veja abaixo: 
 
Fonte:https://www.researchgate.net/figure/Figura-2-Estimativa-da-populacao-mundial-desde-o-inicio-da-era-
crista-ate-seculo-21-dC_fig1_301800747 
Essa é uma relação direta com o surgimento de movimentos como a Revolução Industrial e outros 
desenvolvimentos tecnológicos que possibilitaram o aumento significativo da produção de materiais 
necessários à existência humana. 
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O aumento da população provocou a natural expansão das atividades de governo e das empresas e 
essa expansão, por consequência, afetou a produção documental, que tem curva parecida em relação ao 
seu crescimento em volume ao longo dos últimos séculos. 
Ainda dentro desse contexto, o surgimento de instrumentos tecnológicos modernos, aplicáveis a 
produção documental, também colaborou diretamente com a formação desta curva de progressão 
geométrica tanto em relação ao desenvolvimento populacional como em relação ao volume documental. 
 Outro fator que influencia o volume de produção documental de uma localidade é a forma como os 
órgãos oficiais empregam os documentos em suas atividades. 
A descentralização de operações, por exemplo, pode ser uma grande incentivadora do crescimento 
do volume de documentos produzidos, embora do ponto de vista da gestão do negócio seja totalmente 
justificável pelo ganho de agilidade no processo decisório. 
Uma vez que a atividade, quando descentralizada, tende a ramificar-se por diversos órgãos, é comum 
que cada um desses órgãos e departamentos gerem suas documentações particulares, sobre o mesmo 
procedimento, e as guardem em seus respectivos arquivos, multiplicando o volume documental. 
Ainda, a complexidade da estrutura e da forma de atuação do próprio órgão também estão 
diretamente relacionadas ao seu volume documental. Quanto mais as atividades se expandem e se cruzam, 
mais complexas se tornam, incentivando a geração cada vez maior de documentos com o intuito de registro, 
acompanhamento e controle. 
Todos esses fenômenos foram incialmente notados de forma conjunta, por exemplo, nos Estados 
Unidos ao longo do século XX. 
Com sua estrutura piramidal no Poder Executivo, os sistemas de controle entre os poderes e a 
estrutura de dois partidos que impõe mudanças periódicas de políticas e programas, a complexidade do 
governo logo se refletiu no sistema de produção de documentos, elevando seu volume de maneira 
significativa. 
A partir daí passou-se a dar cada vez mais valor a atividade de avaliação dos documentos, com o 
intuito de otimizar as atividades de estabelecimento de prazos de guarda e eliminação desses volumes da 
melhor forma possível. Estudaremos essas atividades com mais profundidade em aulas mais adiante, mas é 
a única forma de não permitir que a atividade de gestão documental seja insustentável ao longo do tempo 
pela geração incessante e descontrolada de volumes documentais indesejáveis. 
Finalmente, com a introdução das mais recentes tecnologias e do processo de digitalização 
documental esse crescimento tende a se acentuar ainda mais caso não seja bem diagnosticado e gerenciado. 
Aliada a digitalização temos ainda a redução de custos e a diminuição dos espaços físicos necessários 
para a guarda, assim como a automatização de processos de geração de documentos padrão. Tudo isso 
certamente colabora para o crescimento do volume documental. 
 
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Por outro lado, e curiosamente, esse crescimento será cada vez menos observável em função da 
irreversível migração do atual predominante formato documental (eletrônico) que cada vez mais substituirá 
os suportes físicos pelos digitais, menos visíveis de forma natural. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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7 - Terminologia Arquivística aplicada a Documentos 
 
Bem, estamos caminhando para o final de mais uma aula. 
Desta vez endereçamos diversos temas relativos a Documentos e, como já fizemos na aula 00 e 
faremos ao longo de todas as aulas, vamos agora conhecer e comentar alguns termos importantes em 
relação a este tema e como estão definidos no DBTA. 
Apenas relembrando, o DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) foi criado em 2005 
com o objetivo de uniformizar, definir e aprovar uma única terminologia arquivísticano país. É referência 
até hoje quando se quer buscar conceitos relativos à Arquivologia no Brasil. 
Como sempre saliento, questões referentes ao DBTA sempre são exigidas em provas de Arquivologia. 
É impossível saber quais serão os termos escolhidos pela banca, por isso é bom sempre tomar ciência dos 
mais importantes em relação a cada assunto e, bem pertinho da prova, dar uma relida no DBTA de ponta a 
ponta para refrescar a memória. 
 Vamos aos termos relacionados a Documentos e a aula de hoje. 
Ampliação 
Cópia de um documento com as dimensões ampliadas. 
 
Lembrando do que vimos em aula, as Ampliações estão muitas vezes entre os Originais e as 
Cópias. Quando possuem algumas alterações (exemplos: diplomas ampliados e que contém 
símbolos e alegorias não constantes no Original), possuem autenticidade, porém não são 
originais. Quando são idênticas ao Original, porém com outra dimensão, são consideradas cópias 
ampliadas. 
Anopistógrafo 
Documento escrito ou impresso de um único lado. 
Quando impresso dos 2 lados estamos falando de um documento Opistógrafo! Fique atento pois 
isso já caiu em provas recentes. 
Apócrifo 
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Documento de identidade não reconhecida 
 Apógrafo 
 Cópia manuscrita, de época, realizada por outro que não o autor. 
Assinatura 
Nome de uma pessoa ou a sua representação, feito de próprio punho sobre um documento para 
indicar sua autoria ou avalizar seu conteúdo. 
Autenticação 
Atestação de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, 
de acordo com as normas legais de validação. 
Lembre-se que as cópias podem ser Simples/Livres (sem valor legal), Imitativas/Figuradas 
(também sem valor legal) e Autorizadas/Autenticadas. Estas últimas são as únicas que mantém 
o mesmo efeito jurídico e administrativo do original. 
Autógrafo 
Manuscrito do próprio punho do autor, assinado ou não. 
Lembre-se do que falamos lá no início da aula, quando dividimos os documentos originais 
(classificação quanto a Forma) em Autógrafos (assinados pelo autor) e Heterógrafos (não deriva 
do autor materialmente e não está assinado por ele). 
Essa é a definição de Heloisa Bellotto que, em parte, contrasta com a do DBTA. 
Portanto, entenda o contexto: se estamos falando de documentos originais e suas classificações, 
autógrafos são os documentos assinados pelo autor e heterógrafos os não assinados por ele. Se 
questão se refere a definição "seca", sobretudo se citar o DBTA, autógrafo é um documento que 
pode ou não estar assinado pelo autor. 
Autor 
Designação genérica para quem cria ou elabora um documento. 
Braquigrafia 
Área da Paleografia que estuda a origem, tipos e evolução das abreviaturas. 
Cartão Janela 
Cartão contendo abertura retangular destinada a receber fotograma. 
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Vimos que é um exemplo de documento micrográfico, um dos Gêneros Documentais estudados 
no início da aula. 
Cartulário 
Registro integral, parcial ou sumário, em forma de volume ou rolo, de títulos de propriedades, 
privilégios e outros documentos relativos a direitos de uma entidade coletiva, pessoa ou família. 
Os Cartulários fazem parte dos Códices Diplomáticos, lembra-se? Os Códices dividem-se em 
Registros (cópias feitas pelo expedidor) e em Cartulários (cópias feitas pelo receptor). 
Certificação 
Afirmação ou atestação de um fato em razão de ofício. 
Códice 
1. Livro de registro. 
2. Conjunto encadernado de manuscritos avulsos. 
Exatamente o que acabamos de ver nos Cartulários. Os Códices são os livros de registros do 
emissor (Registros) ou do Receptor (Cartulários) 
Cópia 
 
Resultado da reprodução de um documento, geralmente qualificada por sua função ou processo de 
duplicação. 
Não esqueça de rever os diferentes tipos de cópias listados no item 3.5 da aula! 
Certificação 
Afirmação ou atestação de um fato em razão de ofício. 
Classificação 
Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação 
específica. Também chamada classificação de segurança. 
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Classificação tem outros significados no próprio DBTA, mas aqui estou trazendo o que nos 
interessa para essa aula, relativo à atribuição de prazos e graus de sigilo, como vimos ao estudar 
a Natureza dos documentos. Os prazos de restrição de acesso que podem ser atribuídos são os 
seguintes (isso tem que saber!): 
Ultrassecreto - 25 anos 
Secreto - 15 anos 
Reservado - 5 anos 
 
Correspondência 
 
Comunicação escrita, expedida (ativa) ou recebida (passiva), por entidades coletivas, pessoas ou 
famílias. 
Lembre-se que a Correspondência pode se dividir em Externa ou Interna e Oficial ou Particular, 
cabendo ao sistema de Protocolo fazer a separação entre as diferentes categorias, inclusive os 
documentos ostensivos ou sigilosos. 
 
Desclassificação 
 
Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, no todo ou em parte, documento 
anteriormente sujeito a grau de sigilo. 
 
Diplomática 
 
Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. 
Conceito mais do que estudado ao longo da aula, mas vale relembrar pois esse cai muito em 
prova! 
Documento 
 
Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. 
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O DBTA lista e define diversos tipos de documentos. Vale a pena ao menos ler cada um deles. Às 
vezes, questões conceituais de prova pedem a definição seca de termos como esses. Lembrando 
que todos eles são Gêneros Documentais, conforme classificação que estudamos no item 3.1 da 
aula. Volte lá se necessário, para relembrar! 
Documento Audiovisual - Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens, 
fixas ou em movimento, e registros sonoros, como filmes e fitas videomagnéticas. 
Documento Bibliográfico - Gênero documental integrado por impressos como livros, folhetos e 
periódicos. 
Documento Cartográfico - Gênero documental integrado por documentos que contêm 
representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos, como 
mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas. 
Documento Digital - Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema 
computacional. 
Documento Eletrônico - Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou 
somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e 
documentos digitais. 
Documento Filmográfico - Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens 
em movimento, com ou sem som, como filmes e fitas videomagnéticas. Também chamado 
documento cinematográfico. 
Documento Fotográfico - Fotografia em positivo ou negativo. 
Documento Iconográfico - Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens 
fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas, como fotografias e gravuras. 
Documento Impresso - Documento textual impresso ou multigrafado. 
Documento MIcrográfico - Gênero documental integrado por documentos em microforma, como 
cartões-janela, microfilmes e tab-jacks. 
Documento Sonoro - Registro sonoro, como disco e fita audiomagnética. 
Documento Textual - Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados 
ou impressos, como atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatórios. 
Temos ainda outros tipos listados no