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E.J.A. Eletrônica Contabilidade Secretáriado Transações Imobiliárias Informática 008G Técnicas Básicas de Vendas 4e 119 Gestão de NeGócios imobiliários 3e Instruçõe de Uso Desenvolvimento de conteúdo, mediação pedagógica e design gráfico Equipe Técnico Pedagógica do Instituto Monitor Monitor Editorial Ltda. Av. Rangel Pestana, 1105 – Brás – São Paulo/SP – CEP 03001-000 Tel: (11) 3555-1000/Fax: (11) 3555-1020 Impresso no Parque Gráfico do Instituto Monitor Av. Rangel Pestana, 1113 – Brás – São Paulo/SP – CEP 03001-000 Tel/Fax: (11) 3555-1023 Em caso de dúvidas referente ao conteúdo, consulte o Portal do Aluno: www.institutomonitor.com.br/ alunos Todos os direitos reservados Lei nº 9.610 de 19/02/98 Proibida a reprodução total ou parcial, por qualquer meio, principalmente por sistemas gráficos, reprográficos, fotográficos, etc., bem como a memorização e/ou recuperação total ou parcial, ou inclusão deste trabalho em qualquer sistema ou arquivo de processamento de dados, sem prévia autorização escrita da editora. Os infratores estão sujeitos às penalidades da lei, respondendo solidariamente as empresas responsáveis pela produção de cópias. 119 Gestão de Negócios Imobiliários Gestão de NeGócios imobiliários 3e Editora Aline Palhares Desenvolvimento de conteúdo Cristina Baida Beccari Mediação pedagógica Equipe Técnico Pedagógica do Instituto Monitor Design gráfico Equipe Técnico Pedagógica do Instituto Monitor Monitor Editorial Ltda. Rua dos Timbiras, 257/263 – São Paulo – SP – 01208-010 Tel.: (11) 33-35-1000 / Fax: (11) 33-35-1020 atendimento@institutomonitor.com.br www.institutomonitor.com.br Impresso no Parque Gráfico do Instituto Monitor Rua Rio Bonito, 1746 – São Paulo – SP – 03023-000 Tel./Fax: (11) 33-15-8355 grafica@monitorcorporate.com.br Em caso de dúvidas referentes ao conteúdo, consulte o e-mail: direito@institutomonitor.com.br Todos os direitos reservados Lei nº 9.610 de 19/02/98 Proibida a reprodução total ou parcial, por qualquer meio, principalmente por sistemas gráficos, reprográficos, fotográficos, etc., bem como a memorização e/ou recuperação total ou parcial, ou inclusão deste trabalho em qualquer sistema ou arquivo de processamento de dados, sem prévia autorização escrita da editora. Os infratores estão sujeitos às penalidades da lei, respondendo solidariamente as empresas responsáveis pela produção de cópias.3ª Edição - Novembro/2004 Apresentação ............................................................................................................ 9 Lição 1 - Breve Histórico do Pensamento Administrativo Introdução .............................................................................................................. 11 1. Origens ........................................................................................................... 11 2. Administração Científica ............................................................................ 12 3. Teoria Clássica da Administração .............................................................. 13 4. Visão Administrativa de Henry Ford ......................................................... 15 5. Escola de Relações Humanas ....................................................................... 16 Exercícios Propostos .............................................................................................. 19 Lição 2 - Administração e Organização Introdução .............................................................................................................. 21 1. Definindo a Administração .......................................................................... 22 2. Conceito de Organização .............................................................................. 21 3. Pirâmide Hierárquica ................................................................................... 22 4. Empreendimentos Lucrativos e Não-Lucrativos ...................................... 24 Exercícios Propostos .................................................................................................. 25 Lição 3 - Empresas Introdução .............................................................................................................. 27 1. Conceito ......................................................................................................... 27 2. Objetivos da Empresa .................................................................................. 27 3. Constituição e Forma Jurídica .................................................................... 28 3.1 Pessoa Jurídica ........................................................................................ 28 3.2 Sociedades ............................................................................................... 28 4. Aspectos Legais para Registro de Empresas .............................................. 31 4.1 Contrato Social ....................................................................................... 31 4.2 Junta Comercial ...................................................................................... 31 5. Classificação das Empresas ......................................................................... 32 5.1 Quanto à Propriedade ............................................................................ 32 5.2 Quanto ao Tipo de Atividade Econômica ............................................. 32 5.3 Quanto à Tributação ............................................................................... 33 Exercícios Propostos .............................................................................................. 35 Índice 119/5 Lição 4 - Teoria Geral de Sistemas Introdução .............................................................................................................. 37 1. Conceito ......................................................................................................... 37 2. Componentes de um Sistema ....................................................................... 37 2.1 Ambiente de um Sistema Empresarial ................................................ 38 3. Subsistemas Empresariais .......................................................................... 38 3.1 Áreas Funcionais “Fim” ......................................................................... 39 3.2 Áreas Funcionais “Meio” ....................................................................... 42 Exercícios Propostos .............................................................................................. 53 Lição 5 - Estrutura da Organização Introdução .............................................................................................................. 57 1. Conceito ......................................................................................................... 57 2. Organograma ................................................................................................ 57 2.1 Organização Linear ................................................................................ 58 2.2 Organização Funcional .......................................................................... 59 2.3 Organização de Assessoria e Linha ....................................................... 59 3. Estrutura Organizacional ........................................................................... 61 3.1 Componentes ........................................................................................... 61 3.2 Tipos e Características ........................................................................... 61 4. Departamentalização ................................................................................... 62 4.1 Tipos de Departamentalização .............................................................. 63 Exercícios Propostos .............................................................................................. 66 Lição 6 - Funções AdministrativasIntrodução .............................................................................................................. 69 1. Planejamento ................................................................................................ 69 1.1 Princípios Fundamentais do Planejamento .......................................... 70 1.2 Princípio da Modificação do Rumo de “Navegação” ........................... 70 2. Organização .................................................................................................. 71 3. Controle ......................................................................................................... 71 4. Direção .......................................................................................................... 72 4.1 Princípios de Direção ............................................................................. 72 4.2 Meios de Direção ..................................................................................... 73 4.3 Comunicação ........................................................................................... 74 4.4 Motivação ................................................................................................ 74 4.5 Ordens e Instruções ................................................................................ 75 4.6 Coordenação ............................................................................................ 75 4.7 Liderança ................................................................................................. 75 Exercícios Propostos .............................................................................................. 78 Lição 7 - Empreendedorismo Introdução .............................................................................................................. 85 1. Conceito ......................................................................................................... 85 1.1 Características de Realizações ............................................................... 85 1.2 Características de Planejamento ........................................................... 85 1.3 Características de Poder ........................................................................ 86 Exercícios Propostos .............................................................................................. 87 119/6 Lição 8 - Dinâmica Empresarial - Sistema Adaptativo Introdução .............................................................................................................. 89 1. Conceito ......................................................................................................... 89 2. Fatores Controláveis .................................................................................... 89 3. Fatores Incontroláveis.................................................................................. 89 3.1 Fatores Tecnológicos .............................................................................. 90 3.2 Fatores Políticos ..................................................................................... 90 3.3 Fatores Econômicos ................................................................................ 90 3.4 Fatores Legais ......................................................................................... 90 3.5 Fatores Socias ......................................................................................... 90 3.6 Fatores Demográficos ............................................................................. 91 3.7 Fatores Ecológicos .................................................................................. 91 4. Mapeamento Perceptivo ............................................................................... 91 5. Responsabilidades da Empresa ................................................................... 91 5.1 Função Social .......................................................................................... 92 5.2 Função Econômica .................................................................................. 92 Exercícios Propostos .............................................................................................. 93 Lição 9 - Missão e Objetivos Introdução .............................................................................................................. 95 1. Missão ............................................................................................................ 95 1.1 Exemplos de Declarações de Missão ..................................................... 96 2. Objetivos........................................................................................................ 96 2.1 Exemplos de Objetivos ........................................................................... 97 Exercícios Propostos .............................................................................................. 98 Lição 10 - Políticas Organizacionais Introdução .............................................................................................................. 99 1. Conceito ......................................................................................................... 99 2. Características das Políticas ...................................................................... 100 Exercícios Propostos ............................................................................................ 103 Lição 11 - Qualidade Total Introdução ............................................................................................................ 105 1. Histórico ...................................................................................................... 105 2. Conceito ....................................................................................................... 106 3. Auditoria da Qualidade ............................................................................ 106 4. Ferramentas da Qualidade ........................................................................ 107 4.1 Diagrama de Pareto .............................................................................. 107 4.2 Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa) ............................................. 107 4.3 Gráfico de Tendência ............................................................................ 108 4.4 Folha de Verificação ............................................................................. 109 4.5 Histograma ............................................................................................ 109 4.6 Diagrama de Dispersão ........................................................................ 111 5. Sistemas de Qualidade ............................................................................... 111 5.1 Housekeeping - 5 S´s ............................................................................ 111 5.2 Série ISO 9000 ....................................................................................... 112 5.3 Série ISO 14000 - Sistema de Gestão Ambiental ............................... 114 Exercícios Propostos ............................................................................................ 118 119/7 Lição 12 - A Empresa do Século XXI Introdução ............................................................................................................ 121 1. Megafusão ................................................................................................... 121 2. Agilidade ..................................................................................................... 122 Exercícios Propostos ............................................................................................ 123 Respostas dos Exercícios Propostos ................................................................... 124 Bibliografia ........................................................................................................... 132 119/8 Todo trabalhador está vinculado a um sistema organizacionale a diferentes impactos oriundos de procedimentos e técnicas administrativas. Líder ou liderado, o homem, não importando sua posição dentro de um empreendimento, é influenciado e influencia a moderna concepção do que é administrar. A sobrevivência de uma empresa vai depender sempre de como seus gestores desenvolvem suas estratégias, planejando, organizando e avaliando constan- temente os processos que permeiam a atividade empresarial. O estudo das estruturas organizacionais e técnicas administrativas não deve ficar restrito à classe dos dirigentes de empresas e entidades, bem como ao círculo acadêmico. Todos nós precisamos adquirir uma base sólida sobre este assunto, para que possamos nos posicionar quanto às influências que estes processos nos causam. O fenômeno do crescimento vertiginoso de pequenas empresas em nosso país torna imprescindível a intensificação do estudo da Ad- ministração, pois, apesar do aspecto positivo do espírito empreendedor de nossa sociedade, muitas empresas “falecem” antes de completar um ano. Assumir o desafio de empreender seu próprio negócio, constituindo uma empresa, é decisão que deve estar alicerçada em diversos pilares, que possam garantir a segurança da operacionalização do empreendimento. Para tanto, só a composição da empresa em termos de recursos humanos, materiais e téc- nicos não é suficiente. São necessários conhecimentos de empreendedorismo e noções básicas das ferramentas da Administração, tais como a constituição e classificação das empresas, a estrutura da organização, as diferentes funções administrativas, a dinâmica empresarial, a qualidade total, dentre outras. Todos estes elementos básicos de Administração de Empresas são abor- dados neste fascículo. Apresentação 119/9 Atuando como gestor de empresa própria ou de terceiros, seu sucesso dependerá sempre da continuidade constante do aprimoramento profissional, muita dedicação e persistência para enfrentar os obstáculos. Nossa intenção é a de informar para formar. Temos certeza de que o conte- údo deste fascículo, bastante diversificado, fornecerá subsídios indispensáveis para suas futuras conquistas! Bom estudo! Instituto Monitor 119/10 1liç ão liç ão 119/11 Introdução A informatização crescente dos escritórios trouxe muitos benefícios: agilidade, precisão e flexibilidade no trabalho de profissionais de todas as áreas, tornando-os verdadeiros consultores e analistas da perfor mance das empresas. Atualmente, é imprescindível ter uma formação que conduza ao conhecimento de diferentes estruturas organizacionais e às respectivas rotinas desenvolvidas quanto à gestão empresarial. Nesta primeira lição apresentamos as origens da Administração como ciência, e os primeiros pensadores que se destacaram no estudo sistemático da aplicação de princípios administrativos. O objetivo aqui é fazer com que você identifique as diferentes abordagens e perceba, ao final, que todas as linhas de pensamento convergem para a otimização da performance das organizações. 1. Origens A dissociação entre propriedade e admi- nistração, ocorrida ainda na Idade Média, fazendo surgir a figura do administrador, re- presentou um pequeno avanço para as origens do pensamento administrativo. Entretanto, foi somente a partir do século XVIII, como conseqüência do advento da Revolução In- dustrial, que passou-se a ter uma maior preo- cupação com o tema administração, surgindo, então, estudos sistematizados sobre o assunto. Breve Histórico do Pensamento Administrativo Essa preocupação ocorreu pelo fato de que, naquela época, o processo de mecani- zação das fábricas fez com que as mesmas se multiplicassem, produzindo em maior quan- tidade e movimentando maiores valores, o que tornava as formas de direção e controle, utilizadas até então, inadequadas para a nova situação. O aspecto humano, ou seja, a força de trabalho, passou a ganhar maior relevância em função dos altos índices de desemprego e das pressões dos trabalhadores, da Igreja, do Governo, enfim, da sociedade como um todo. Quem quer que estivesse gerenciando uma fábrica, não podia deixar de considerar essas questões. Na verdade, a história da administração tem origem na escola clássica da economia, que cresceu em evidência devido às mudanças sociais ocorridas na Revolução Industrial. Em 1776, Adam Smith, economista inglês, mencionava o princípio da especialização dos operários na manufatura de agulhas para salientar a necessidade de racionalização da produção, sugerindo também alguns conceitos de controle e remuneração. Embora essas questões tenham sido debatidas e, mesmo havendo uma série de propostas para solução de alguns problemas peculiares das empresas naquela época, foi somente no final do século XIX e início do século XX que se aprofundaram e sistemati- zaram os estudos relativos à Administração. Instituto Monitor 119/12 Novas idéias e teorias administrativas foram lançadas e surgiram as primeiras publicações que tratavam desse assunto. 2. Administração Científica O marco desse avanço acontece com a Administração Científica de Frederick Winslow Taylor (1856-1915). Nascido nos Estados Unidos, trabalhou como operário e depois como engenheiro, chegando a ocupar altos postos administrativos em empresas norte-americanas. Reunindo grande experiência de traba- lho na própria linha de produção, foi um dos primeiros a ressaltar a necessidade de racio- nalizar o trabalho industrial para aumentar a eficiência nas fábricas. Em seu livro Os Princípios da Admi- nistração Científica, publicado em 1911, Taylor afirma a necessidade de executar o trabalho administrativo em bases científicas e objetivas. Pode-se dizer que sua grande contribui- ção teórica reside nas diretrizes que fixou para a racionalização do trabalho industrial e na divisão da autoridade e supervisão ao nível de linha. A aplicação dos princípios de Taylor criou a base para a formação das grandes potências industriais da atualidade. Os principais impérios industriais no início do século XX tiveram sua origem através do modelo de Taylor. Os principais pontos da sua teoria são: • Princípios científicos em substituição ao empirismo: objetivando uma prática administrativa científica, baseada em princípios e não no processo de tentativa sob risco. • Divisão do trabalho: determinando, atra- vés de regras básicas, a divisão em dife- rentes etapas das diversas atividades. • Divisão de autoridade e responsabilidade: distinguindo as tarefas de planejamento e direção daquelas referentes à execução do trabalho. • Treinamento e seleção do trabalhador: per- mitindo a qualificação do trabalhador me- diante a seleção e aperfeiçoamento técnico. • Coordenação entre as atividades: articu- lando a atuação dos trabalhadores com a dos supervisores e administradores. Os principais elementos a serem aplicados na Administração Científica de Taylor são: • Estudo de tempo e padrões de produção. • Supervisão funcional. • Padronização de ferramentas e instrumentos. • Planejamento das tarefas e cargos. • Princípio da exceção: os administradores devem concentrar-se apenas nos desvios dos processos. • Fichas de instrução de serviços. • A idéia de tarefa, associada a prêmios de produção pela sua execução eficiente. • Sistemas para classificação dos produtos e de material utilizado na manufatura. • Sistema de delineamento da rotina de trabalho. A importância de Taylor para o estudo da Administração reside, sobretudo, no fato de ter enfatizado o papel da ciência na atividade administrativa. Instituto Monitor 119/13 3. Teoria Clássica da Administração Ao contrário de Taylor, que se dedicou mais especificamente aos aspectos relativos à linha de produção, o francês Henry Fayol (1841-1925), autor do livro Administração Industrial e Geral, editado em 1916, elaborou uma teoria mais global da ação administra- tiva, a partir de uma visão geral da empresa.Entre Taylor e Fayol, contudo, não exis- te divergência ou oposição, mas diferentes pontos de vista e âmbitos de abordagem, que podem, até certo ponto, se complementar. O fundamento da Teoria Clássica de Fayol está num conjunto de seis funções básicas existentes dentro da empresa, esta- belecidas por ele da seguinte forma: • Função técnica: corresponde à atividade produtiva da empresa. • Função comercial: abrange as tarefas de compra de mercadorias (matéria-prima, materiais de consumo, etc.), necessárias ao desenvolvimento das atividades da empresa, assim como a venda dos bens e serviços por ela produzidos. • Função financeira: refere-se à atividade de obtenção e gerência dos recursos financei- ros, em termos de dinheiro ou crédito. • Função contábil: corresponde à tarefa de classificação e registro dos fatos econômi- co-financeiros ocorridos na empresa, com a finalidade de apurar seus bens, direitos e obrigações, lucros ou prejuízos. • Função de segurança: diz respeito ao con- trole de um conjunto de normas e mate- riais, visando a proteção humana (salubri- dade do ambiente de trabalho, condições de iluminação, temperatura e cuidados contra acidentes) e a proteção material (segurança de equipamentos, instalações e construções). • Função administrativa: refere-se ao trabalho de gerência, direção e controle das atividades para que a empresa possa atingir seus objetivos. É esta função, para muitos, a mais importante, pois dela de- pende a obtenção de resultados positivos na execução de todas as outras funções. Para desenvolvimento de cada função, Fayol considera necessário um conjunto de seis qualidades pessoais, a saber: 1. Físicas: saúde, destreza e vigor. 2. Intelectuais: aptidão para compreender e aprender, discernimento, força e agilidade intelectual. 3. Morais: energia, firmeza, coragem de acei- tar responsabilidades, iniciativa, decisão, tato e dignidade. 4. Cultura geral: conhecimentos variados. 5. Conhecimentos especiais: relativos à fun- ção. 6. Experiência: conhecimento prático. Além destas, Fayol enumera quatorze princípios administrativos. O administrador, ao aplicá-los, deve levar em conta a realidade de cada empresa: 1. Divisão de trabalho: tanto no tempo como no espaço, isto é, abrangendo fases, etapas de um mesmo trabalho e os diversos tra- balhos de um mesmo conjunto. 2. Autoridade e responsabilidade: tanto do ponto de vista da posição na empresa como pessoal, ou seja, moral e em termos de qualificação. 3. Disciplina: mediante regras de subordina- ção aos superiores. 4. Unidade de comando: um certo número de subordinados recebe e acata ordens de um único superior. Instituto Monitor 119/14 5. Unidade de direção: um certo número de atividades obedece à supervisão de um único superior. 6. Subordinação do interesse individual ao coletivo: o interesse de um indivíduo não deve prevalecer contra o interesse coletivo. 7. Remuneração: salários justos do ponto de vista da empresa e do trabalhador. 8. Centralização: concentrando a maior soma de direção possível nas mãos de um único controle e direção. 9. Cadeias hierárquicas: definindo uma rigo- rosa estrutura de autoridade e responsa- bilidade. 10. Ordem: a perfeita ordenação humana e material. 11. Eqüidade: garantindo a conciliação mais justa entre os interesses empresariais e trabalhistas. 12. Estabilidade: contra a rotatividade de mão-de-obra, julgando mais eficiente sua permanência. 13. Iniciativa: abrangendo o dinamismo, desde o principal executivo até os mais baixos níveis de autoridade. 14. Cooperação: estimulando o espírito de equipe e a conjugação dos esforços para a meta final. Salientamos como ponto forte do Fayo- lismo a análise na relação capacidade técnica/capacidade administrativa: “A ca- pacidade técnica domina a base da escala hierárquica, enquanto a capacidade admi- nistrativa domina o topo e, à medida que alguém se eleva na escala hierárquica, a importância relativa da capacidade adminis- trativa aumenta, enquanto a da capacidade técnica diminui”. Este princípio dá forma à pirâmide hie- rárquica e nos leva à compreensão de que, dependendo do nível de poder, as habilidades técnicas passam a ser cada vez mais admi- nistrativas. 4. Visão Administrativa de Henry Ford Outros homens de negócios e administra- dores publicaram estudos e reflexões sobre suas experiências administrativas. Entre eles cabe destacar, ainda, o industrial do automo- bilismo Henry Ford (1863-1947), mecânico americano que, após trabalhar para várias oficinas, conseguiu construir um automóvel, montando-o peça por peça. Dando seqüência a seus empreendimen- tos, criou, juntamente com alguns homens de negócios, a Ford Motor Company, empresa automobilística que veio a se tornar uma das maiores produtoras de veículos em todos os tempos. Em 1908, ano de lançamento do modelo T da Ford, a montagem de um automóvel demo- rava doze horas e vinte minutos. Na década de 20, uma hora e vinte minutos bastavam. O modelo vendeu 15 milhões de unidades. Para conseguir isso, Henry Ford agiu, planejou, trabalhou e acabou por fazer uma decomposição da montagem do Ford T, chegando a 7.882 operações. Nesta análise, concluiu que 949 tarefas exigiam pessoas robustas e 3.338 homens com força física normal. Quanto às demais tarefas, as mesmas poderiam ser realizadas por “mulheres ou crian ças grandes”; 2.637 operações poderiam ser efetuadas por deficientes sem uma perna, 715 por pessoas sem um braço, 670 por de- ficientes sem ambas as pernas, 10 por cegos, 2 por pessoas amputadas dos dois braços. Decompor o trabalho em gestos elemen- tares, racionalizar a produção, aumentando o rendimento, segundo Ford, era plenamente possível, tornando seu empreendimento pro- Instituto Monitor 119/15 dutivo, dentro de princípios éticos e politi- camente corretos. Em seus livros Minha Filosofia de In- dústria e Minha Vida e Minha Obra, Ford reuniu grande parte de suas idéias sobre Administração. Ao contrário de Fayol, que centra sua análise no aspecto administrativo da empresa, Ford se ocupa do sistema de pro- dução empresarial como um todo, visando sua maior eficiência. Ford introduziu conceitos modernos de produção em série e de linhas de montagem, concebendo um ritmo de trabalho em cadeia, para poupar tempo e custos. Estabeleceu também três princípios pelos quais deve se orientar a produção: 1. Princípio de Intensificação: consiste na diminuição do tempo de produção, com o emprego imediato dos equipamentos e da matéria-prima e rápida colocação do produto no mercado, permitindo o rápido retorno do capital investido. Busca-se eliminar a capacidade ociosa tanto de trabalhadores, quanto de equipamentos. 2. Princípio de Economicidade: consiste em reduzir ao mínimo o volume do estoque da matéria-prima em transformação. Ford, por meio deste princípio, conseguia fazer com que o trator ou automóvel fossem pagos à sua empresa antes de vencido o prazo de pagamento da matéria-prima adquirida, bem como do pagamento de salários. Famosa é a frase : “O minério sai da mina no sábado e é entregue sob a forma de um carro, ao consumidor, na terça-feira, à tarde”, que aparece em um de seus livros, sintetizando sua obsessão pela velocidade de produção. 3. Princípio de Produtividade: consiste no aumento da capacidade produtiva do trabalho. A especialização do homem e a linha de montagem permitia a obtenção deste objetivo, resultando em maior pro- dução, beneficiando o empresário e pos- sibilitando maiores ganhos ao operário. Não é mais o ope- rário que vai até as peças de montagem do automóvel, elas é que vão, através de esteiras, de forma ordenada, até cada setor de produção. Cadenciar movimen- to e padronizar o todo é a solução. Henry Ford, industrial inovador, extre- mamente ousado para a época, defendia a idéia de que uma empresa deveria, na medida do possível, contemplar todos os estágios do processo produtivo, chegando,inclusive, a dominar as fontes de matéria-prima, que no seu caso específico eram a borracha, o ferro e o carvão. Assim, Ford foi proprietário de várias empresas que eram fornecedoras de seu complexo automobilístico. O que se pode verificar, mesmo com algumas diferenças de enfoque, é que esses três autores - Taylor, Fayol e Ford - procu- ravam elaborar e aperfeiçoar a produção em massa, com ênfase na eficiência produtiva e conseqüente diminuição do custo unitário dos produtos. 5. Escola de Relações Humanas A partir das décadas de 1920 e 1930, novas teorias começaram a ser elaboradas. A ênfase não mais residia no aspecto pu- ramente material do processo (máquinas, equipamentos e métodos de trabalho), mas destacava a importância do aspecto humano (os trabalhadores). No final da década de 1920, foi realizada uma experiência numa fábrica da empresa Western Electric Company, na cidade de Hawthorne, nas proximidades de Chicago, EUA, para verificar a influência das con- Instituto Monitor 119/16 dições de trabalho na produtividade dos trabalhadores. O primeiro aspecto a ser experimentado foi a iluminação do ambiente. O experimento consistia em aumentar a quantidade de luz e observar se isso proporcionaria aumento da produção. Depois, diminuía-se a ilumina- ção e comparavam-se os resultados. Alguns outros experimentos similares foram rea- lizados, contudo o resultado das pesquisas apontou que não havia relação direta entre os fatores estudados e a produtividade. Posteriormente, Elton Mayo (1880-1949), psicólogo australiano radicado nos Estados Unidos, fez, juntamente com alguns cola- boradores, uma análise profunda, com pes- quisas e entrevistas, para tentar decifrar os resultados desse experimento. As conclusões obtidas criaram uma nova teoria de admi- nistração, que afirmava que o desempenho dos trabalhadores não dependia apenas de um correto método de trabalho para a exe- cução das tarefas, mas também – e princi- palmente – da motivação deles para realizar tais atividades. Para Mayo, se uma empresa realmente quer aumentar o desempenho de seus trabalhadores, deve se preocupar em: • Demonstrar interesse pelo empregado e não somente por máquinas e produtivi- dade. Mayo sugeria que, se os empregados fossem consultados sobre possíveis modi- ficações nos processos de trabalho, pode- riam se sentir importantes no contexto do negócio e, assim, produziriam mais. • Criar um novo estilo de supervisão, não de forma impositiva, mas com maior partici- pação dos trabalhadores. • Fortalecer as relações com o grupo de trabalho, em vez de tratar o indivíduo isoladamente. Elton Mayo constatou que o aumento da produtividade não resultava das modi- ficações nas condições físicas do trabalho e nem da concessão de incentivos materiais, mas sim do fato de os empregados da fá- brica se sentirem parte importante da or- ganização, em virtude da atenção recebida de seus supervisores e dos condutores das pesquisas. As conclusões das experiências realiza- das em Hawthorne destacaram a necessidade de a Administração estudar e compreender as relações entre as pessoas, enfatizando o trabalho em equipe, o autogoverno e a cooperação entre todos. Isso determinou a continuação dos estudos de Administração nas décadas seguintes, chegando até os dias de hoje. Muitas abordagens, com ênfases dife- renciadas, podem ser enumeradas quando Anotações e Dicas 119/17 Instituto Monitor estudamos os principais pensadores da Administração. De ma- neira geral, podemos dizer que o principal divisor de enfoque é uma visão mais mecanicista nos primeiros estudos, passando por uma abordagem mais voltada para a valorização do elemento humano e, finalmente, caminhando para abordagens mais con- tingenciais, todas voltadas para a complexa competitividade que existe em todos os setores da economia mundial. No quadro a seguir você terá uma visão de conjunto, resumida, de como evoluiu o processo administrativo. Learning organization e visão compartilhada. êNFASE Nas Tarefas Na Estrutura Nas Pessoas No Ambiente Na Tecnologia Na Competitividade No Conhecimento SINOPSE DA EVOLUçãO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO Administração Científica (Taylor) Racionalização do trabalho. Clássica (Fayol)/Neoclássica Organização formal, princípios gerais e funções do administrador. Burocrática (Weber) Organização formal, racionalidade/ previsibilidade e poder. Das Relações Humanas (Mayo) Organização informal e dimensão humana da administração. Comportamental (Simon) Estilos de administração, decisão e aspectos comportamentais. Estruturalista Organização com unidade social e visão crítica da organização. Desenvolvimento Organizacional Organização como sistema aberto. Contingência Mudança organizacional e análise dos ambientes internos e externos. Abordagem Tecnológica A tecnologia determina a estrutura e o comportamento organizacional e incrementos nos sistemas de informações. Abordagem Holística Visão do todo organizacional onde as partes interagem. Abordagem Ecológica Interação da organização com o meio ambiente. Abordagem Estratégica Administração com foco na ação e vantagem competitiva. Abordagem Virtual Faculdade de existência da concepção física. Abordagem da Apendizagem Exercícios Propostos 119/18 1 - Assinale a linha de pensamento que abordava a Administração, partindo da linha de produção para a alta administração, enfatizando a substituição do empirismo por princípios científicos: ( ) a) Princípios de Weber. ( ) b) Princípios de Ford. ( ) c) Administração Científica de Taylor. ( ) d) Teoria Clássica de Fayol. 2 - Segundo o “Pai da Administração Científica”, qual princípio permite a qua- lificação do trabalhador mediante a seleção e aperfeiçoamento técnico? ( ) a) Coordenação do trabalhador. ( ) b) Divisão de autoridade e responsabilidade. ( ) c) Divisão do trabalho. ( ) d) Treinamento e seleção do trabalhador. 3 - Henry Fayol estabeleceu seis funções. A função que corresponde à tarefa de classificação e registro dos fatos econômico-financeiros, para apurar bens, direitos e obrigações, lucros ou prejuízos é: ( ) a) técnica. ( ) b) financeira. ( ) c) contábil. ( ) d) administrativa. 4 - Definir uma rigorosa estrutura de autoridade e responsabilidade. Este prin- cípio de Fayol diz respeito a: ( ) a) cadeias hierárquicas. ( ) b) eqüidade. ( ) c) ordem. ( ) d) estabilidade. 5 - Assinale a alternativa correta. De acordo com o princípio da unidade de di- reção, ( ) a) o interesse de um indivíduo não deve prevalecer sobre o interesse coletivo. ( ) b) há dinamismo desde os executivos até os mais baixos níveis de autoridade. ( ) c) um certo número de atividades obedece à supervisão de um único superior. ( ) d) há perfeita ordenação humana e material. Instituto Monitor 119/19 6 - Para Ford, uma empresa devia preocupar-se com três princípios básicos. Quando mencionava a importância de reduzir ao mínimo o volume do estoque da matéria-prima em transformação, referia-se a qual princípio? ( ) a) Princípio de intensificação. ( ) b) Princípio de combate ao empirismo. ( ) c) Princípio da economicidade. ( ) d) Princípio da produtividade. 7 - A formação de uma nova visão da Administração, voltada para o interesse pelo empregado, novo estilo de supervisão e fortalecimento de relações com o grupo de trabalho, originou a: ( ) a) Escola de Administração Moderna. ( ) b) Escola de Relações Humanas. ( ) c) Administração Científica. ( ) d) Teoria Clássica. 2liç ão liç ão 119/21 Introdução Nesta lição você analisará as várias defi- nições possíveis para o termo Administração. Compreenderá que, apesar da variedade de conceitos, o fundamental está na atuação do homem como agente que planeja, decide, ope- ra, controla e realiza tantas outras atividades dentro de uma organização, em busca de uma meta específica. Também a conceituação de Organização será estudada. Após a análise do que é hierar- quia, abordaremos as estratificações de níveisde poder, de acordo com uma escala de tomada de decisões. Nesta distribuição de poder, co- nheceremos quais diferentes habilidades são pré-requisitos para as pessoas que estiverem nestes diferentes níveis. Diferenciar organizações lucrativas de não-lucrativas encerra a presente lição. Os objetivos principais deste tópico são a fixação do conceito de Administração e Organização, o entendimento da formatação da pirâmide hierárquica das organizações e a compreensão de que qualquer tipo de organização prescinde de administração. 1. Definindo Administração «Gestão de negócios públicos ou particu- lares, governo, regência. Conjunto de prin- cípios, normas e funções que têm por fim ordenar os fatores de produção e controlar Administração e Organização sua produtividade e eficiência, para se ob- ter determinado resultado. Prática desses princípios, normas e funções.» Gilmar Masiero1 «Administração é a atividade de dirigir, comandar e coordenar atividades pró prias ou alheias, públicas ou privadas.» Sinclayr Luiz2 «Trabalhar com as pessoas para determinar, interpretar e alcançar os objetivos organi- zacionais, pelo desempenho das funções de planejamento, organização, preenchimento de vagas, direção e controle.» Leon C. Megginson3 Todas estas formas de conceituar a Ciên cia da Administração são pertinentes. Sintetiza- mos estes conceitos, enfatizando a atividade humana na busca de objetivos, englobando estas citações “Administração é a atividade humana que direciona recursos de um em- preendimento, coordenando-os, decidindo, avaliando e controlando, para que se alcancem os objetivos propostos.” 1 Gilmar Masiero: professor de Administração e Negócios Internacionais, do Departamento de Ad- ministração da Universidade Estadual de Maringá. 2 Sinclayr Luiz: autor do livro Organização e Técni- cas Comerciais: Introdução à Administração. 3 Leon Megginson: professor emérito da Universidade Estadual de Louisiana - EUA, na qual obteve os títulos de Pós-graduação, MBA e PhD. Também pós-graduado pela Universidade de Madri - Espa- nha, pela Academia Militar dos EUA e pela Escola de Negócios de Harvard. Instituto Monitor 119/22 2. Conceito de Organização Poderíamos conceituar Organização de várias formas. Inicialmente, devemos enten- der que este conceito aplica-se a qualquer tipo de estrutura, não importando se visa lucro ou não (empresas ou entidades). “Organização é um grupo de indivíduos com uma meta comum, reunidos por um conjunto de relacionamentos de autorida- de e de responsabilidade.” Organizar significa ordenar “órgãos”, departamentos, setores, etc., todos com suas atribuições específicas, com seus funcioná- rios treinados e, de preferência, especiali- zados. Assim, também podemos conceituar Organização como estrutura de um empre- endimento, em termos de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros. Ao estudarmos princípios organizacio- nais, concluímos que não existe setor sem importância. A responsabilidade do indi- víduo está presente não só nas atividades ligadas às decisões estratégicas (executivos da empresa); as relações de responsabilidade e autoridade ampliam-se por toda a estru- tura empresarial, criando o que chamamos de hie rarquia. 3. Pirâmide Hierárquica Podemos afirmar que todas as estruturas organizacionais têm como base uma estra- tificação dos níveis de poder em termos de administração, formando-se assim uma pi- râmide hierárquica. Abaixo, representamos estas esferas de tomada de decisão: Representação Piramidal Neste modelo observa-se a existência de quatro níveis, cada qual com incumbência e habilidades específicas. Estamos falando de habilidades: • Habilidade Técnica (HT) – Pode ser en- tendida como a capacidade de usar os conhecimentos específicos de determinada especialidade e de concretizar a mecânica do trabalho, pela qual o respectivo admi- nistrador é responsável. Profissionais como enfermeiras, opera- dores de máquinas, guias de turismo, vendedores, auxiliares de escritório, por exemplo, para atuarem em seus respecti- vos cargos, precisam dispor de habilidades técnicas específicas. • Habilidade Humana (HH) – É a capacidade de se relacionar com as pessoas. Entendendo a Administração como sendo um processo que passa invariavelmente pela condução de pessoas para que ob- jetivos sejam alcançados, encontramos ALTA ADMINISTRAÇÃO (DIRETORIA) ADMINISTRAÇÃO INTERMEDIÁRIA (GERÊNCIA) ADMINISTRAÇÃO DE PRIMEIRA LINHA (SUPERVISÃO) OPERACIONAL OU EXECUÇÃO 119/23 Instituto Monitor nessa habilidade um dos pontos de destaque para a eficácia administrativa. Na gestão participativa contemporânea, essa habilidade é essencial para o administrador, para a equipe e para a empresa como um todo. • Habilidade Conceitual (HC) – É aquela desenvolvida pelo ad- ministrador no sentido de organizar, estruturar, entender sua organização como um todo e esse todo inserido em uma reali- dade maior, um macrossistema – o mercado, por exemplo. Essa habilidade traçará os planos estratégicos e determinará as diretrizes de trabalho. Ela pode ser entendida como a capacidade intelectual de coordenar, integrar e correlacionar a organização como um todo sistêmico. Este importante modelo, conhecido como piramidal, pode sofrer algumas modificações, de acordo com as características de cada empresa e seu relacionamento com o mercado onde atua. Isto ocorre devido às necessidades impostas atualmente, por uma com- petitividade cada vez mais acirrada, onde as decisões precisam ser tomadas rapidamente. No entanto, a obtenção de resultados positivos pelo desempe- nho das habilidades e competências do administrador, sempre vai depender de alguns fatores que influenciam decisivamente no pro- cesso administrativo: visão empresarial, competência profissional, existência do fator motivacional (incentivo), disponibilidade de recursos e, finalmente, um bom plano de ação, que agem como um conjunto de instrumentos indispensáveis para o êxito administra- tivo. Veja o modelo a seguir: Fatores Conseqüência Falta de Visão + Competência + Incentivo + Recursos + Plano de Ação = Confusão Visão + Incompetência + Incentivo + Recursos + Plano de Ação = Resistência Visão + Competência + Desmotivação + Recursos + Plano de Ação = Falta Motivação Visão + Competência + Incentivo + Ausência de Recursos + Plano de Ação = Frustação Visão + Competência + Incentivo + Recursos + Planejamento Deficiente = Fracasso Visão + Competência + Incentivo + Recursos + Plano de Ação = Resultado 4. Empreendimentos Lucrativos e Não-Lucrativos O homem, incansável na busca de soluções para todo tipo de necessidade, atravessa a história da civilização modificando a natureza, agrupando recursos e, muitas vezes, destruindo para criar. Cria organismos que possam trazer conforto, bem-estar e outros tantos resultados que possibilitem melhorias para a socie- dade onde vive. 119/24 Instituto Monitor Assim, seu espírito empreendedor é responsável pela geração de inúmeros empreendimentos que se multiplicam, desaparecem, reaparecem modificados e demonstram o poder da dinâmica evo- lutiva das sociedades. Esses empreendimentos podem ser criados para atendimento de alguma necessidade da comunidade, sem, no entanto, objetivar lucros. Neste caso estamos falando das entidades, que são orga- nizações regidas por estatutos sociais, que não visam lucros e sua rentabilidade é destinada à ampliação de suas atividades. Exem- plos: clubes, associações religiosas, sindicatos, cooperativas, etc. Caso o empreendimento seja criado para a exploração de qualquer tipo de atividade que objetive lucro para seus empre- endedores, trata-se de uma empresa, que estudaremos a seguir. Anotações e Dicas Exercícios Propostos 119/25 1 - Coloque V quando a afirmação for verdadeira ou F quando for falsa: ( ) Administrar é apenas dirigir e comandar atividades exclusivamente próprias. ( )Administrar é direcionar recursos de um empreendimento, coordenando-os, decidindo, avaliando e controlando, para que se alcancem os objetivos pro- postos. ( ) Organização é um grupo de indivíduos com uma meta comum, reunidos por um conjunto de relacionamentos de autoridade e responsabilidade. ( ) Hierarquia é criada a partir das relações de responsabilidade e disponibilidade de recursos humanos. 2 - Habilidade técnica é a capacidade de: ( ) a) usar os conhecimentos específicos de determinada especialidade. ( ) b) se relacionar com as pessoas. ( ) c) organizar, estruturar, entender sua organização como um todo. ( ) d) coordenar. 3 - Quais são os tipos de habilidades que o administrador precisa possuir? ( ) a) Funcional, técnica e psicológica. ( ) b) Técnica, humana e conceitual. ( ) c) Técnica e política. ( ) d) Humana e de negociação. 4 - São organizações regidas por estatutos que não visam lucro: ( ) a) Assistenciais. ( ) b) Filantrópicas. ( ) c) Entidades. ( ) d) Nenhuma das alternativas anteriores. 5 - Como é formada a pirâmide hierárquica de uma organização? ( ) a) Níveis de diretoria. ( ) b) Níveis de conhecimento. ( ) c) Níveis de poder administrativo. ( ) d) Nenhuma das alternativas anteriores. Instituto Monitor 119/26 6 - Quem atua na administração de primeira linha? ( ) a) Diretoria. ( ) b) Supervisores. ( ) c) Gerentes. ( ) d) Nenhuma das alternativas anteriores. 7 - Se faltar um plano de ação, mesmo que haja visão, competência, incentivo e recursos, um empreendimento terá como conseqüência: ( ) a) Resistência. ( ) b) Frustração. ( ) c) Confusão. ( ) d) Fracasso. 3liç ão liç ão 119/27 Introdução É chegada a hora de direcionarmos nossos estudos para o conhecimento do que é uma em- presa. Após interpretar seu conceito, você co- nhecerá quais os objetivos principais que um empreendimento persegue: lucro, crescimento e perpetuação. Na seqüência, com preen derá as diferentes formas de constituição de um negócio e um roteiro para registro formal da empresa junto a diferentes órgãos públicos. A classificação de empresas pode ser rea- lizada de várias formas. Você identificará três categorias de classificação: quanto à proprie- dade das quotas de capital social, quanto ao tipo de atividade econômica e quanto à incidência de tributação. Dentro destes crité- rios, você conhecerá formas interessantes de concepção organizacional. Nosso objetivo no desenvolvimento deste conteúdo é permitir a sua reflexão quanto à atuação empresarial, seus objetivos, a análise da formação do complexo empresarial de nos- so país e a influência da carga tributária na decisão de se criar um organismo econômico. 1. Conceito Empresa é a unidade produtora através da qual são reunidos e combinados os fatores de produção, tendo em vista o desenvolvimento de um determinado ramo de atividade eco- nômica. Este organismo econômico sempre desenvolverá estratégias para a criação de um bem ou serviço, visando a obtenção de lucros, crescimento e continuidade. Empresas É um negócio ou organização de negó cios por pessoa ou grupo de pessoas asso ciadas, para exploração de uma atividade comercial ou industrial. 2. Objetivos da Empresa Explorar um ramo de atividade comercial ou industrial, visando lucro, é uma forma muito sintética de se justificar a formação de uma empresa. Um empreendimento só evolui verdadeiramente se perseguir os objetivos a que se propõe. Os objetivos empresariais básicos preva- lecem com o passar do tempo. Objetivos secun dários podem ser modificados de confor- midade com a realidade da empresa e outras situações específicas, como, por exemplo, a alteração no quadro de sócios, tecnologia, influência mercadológica, legislação, etc. Vamos detalhar melhor os objetivos bá- sicos da empresa: 1. Lucrar: é óbvio que se busca o retorno do investimento efetuado, trazendo dividendos para os sócios e demais investidores. Uma empresa pode até encerrar um exercício fis- cal com prejuízo (balanço anual deficitário), mas persistindo este problema por alguns anos, torna-se inviável a continuidade dos negócios. 2. Crescer: empresários éticos, responsáveis e idealistas, almejam que sua criação, seu empreendimento, se fortaleça e cresça continuamente. O crescimento empresarial Instituto Monitor 119/28 atende não só aos anseios da cúpula de diretores, mas também à sociedade como um todo, pela contribuição no desenvol- vimento econômico. 3. Perpetuar: empresas hoje sólidas trilharam caminhos difíceis, mas sempre direcio- nados para um objetivo, visando o futuro, pretendendo e criando condições para sua permanência no mercado, atravessando gerações. A busca da lucratividade, crescimento e perpetuação da empresa sempre dependerá da maneira como os administradores geren- ciam as diversas influências internas e exter- nas, dando tratamento especial às inúmeras relações humanas existentes nas atividades empresariais. No entanto, em busca de atingir os obje- tivos, muitos empresários não assumem res- ponsabilidades sociais e deixam de respeitar: • a qualidade e garantia do produto; • a segurança dos consumidores; • o meio ambiente; • o recolhimento de impostos; • a remuneração dos trabalhadores; • o preço do produto. 3. Constituição e Forma Jurídica 3.1 Pessoa Jurídica Quando se constitui um empreendimento através da decisão da associação de duas ou mais pessoas ou, como pode acontecer, da decisão de uma única pessoa, temos uma personalidade jurídica. Chama-se Pessoa Jurídica porque a empresa possui direitos e deveres próprios, distintos daqueles atribuídos às pessoas fí- sicas que a compõem. Toda empresa sempre se apresenta na forma de pessoa jurídica e nunca na forma de pessoa física, que é o indivíduo possuidor de direitos e obrigações. Se a firma possuir um único proprie- tário (empresário), será chamada de firma individual. É importante lembrar que, para fins tributários, a firma individual é pessoa jurídica. 3.2 Sociedades São empresas constituídas por dois ou mais empreendedores. Uma empresa pode pertencer ao quadro social de outra. Isto significa que, dentre os sócios de uma pessoa jurídica, poderá constar outra pessoa jurídica. No Brasil, as sociedades comerciais podem apresentar várias formas de consti- tuição. Capacidade financeira, acordo entre os sócios, interesses estratégicos, tipo de negócio e outros fatores influenciam nestas formas de constituição. Vamos conhecer al- gumas delas: a) Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada Nas sociedades desta natureza, as res- ponsa bilidades dos sócios pelas obrigações sociais, direitos e deveres são limitadas ao valor do capital social que constar no contra- to social. Essa sociedade pode adotar firma (nome de algum dos sócios) ou denominação social. Será indispensável acrescentar a expressão Limitada ou simplesmente Ltda. b) Sociedade por Firma ou Nome Coletivo Regulamentada pelo disposto nos artigos 315 e 316 do Código Comercial, a responsa- bilidade dos sócios é ilimitada, solidária e subsidiária. Usará obrigatoriamente firma, indicando no contrato social quem, dentre os sócios, exercerá a gerência. Não havendo esta identificação, entende-se que todos po- Instituto Monitor 119/29 dem fazê-lo. Não podem fazer parte da firma social nomes de pessoas que não sejam sócios comerciantes. c) Sociedade de Capital e Indústria Duas espécies de sócios formam este tipo de empresa: • o sócio capitalista, que contribui para a formação do capital social com recursos materiais (dinheiro, bens, créditos) e responde ilimitadamente pelas obriga- ções da sociedade, além de emprestar seu nome civil para a formação da firma social (obrigatória); • o sócio de indústria, que contribui para a formação da sociedade pelas obriga- ções sociais, não tendo ainda poderes de gerência. O contrato social desta sociedade deverá prever, necessariamente, a discriminação dos serviços com que o sócio de indústriacontribuirá para a sociedade, bem como a parcela dos lucros a que terá direito, sendo- lhe devida quota igual à do sócio capitalista em caso de omissão. O sócio de indústria não pode empregar-se em negócio estranho à sociedade. d) Sociedade Anônima O capital nesse tipo de sociedade é divi- dido em ações (subscrições). Composta por diversos acionistas, geralmente existe uma variação nas quantidades de ações em posse dos mesmos. A responsabilidade dos sócios (acionistas) pelas obrigações, bem como seus direitos, são assumidos em função das ações cujo poder detêm. Qualquer que seja seu objeto, a sociedade anônima será sempre mercantil, o que não ocorre com as demais sociedades, que podem, em função da natureza de sua atividade, ser civil ou comercial. A sociedade anônima também pode ser denominada companhia, adotando-se em sua razão social as expres- sões: Sociedade Anônima, S/A ou S.A. ou, Companhia ou Cia., sendo que esta última expressão somente poderá ser utilizada no início ou no meio do nome comercial. e) Sociedade em Comandita Simples Neste tipo de formação existem alguns sócios denominados “comanditados”, ou seja, que têm responsabilidade ilimitada pe- las obrigações sociais, e outros denominados “comanditários”, com responsabilidade li- mitada por tais obrigações. Apenas os sócios comanditados podem exercer a gerência da sociedade e emprestam seus nomes para a composição da firma social. Não existe mais a faculdade prevista no artigo 312 do Código Comercial, no sentido da dispensa dos nomes dos sócios coman- ditários do contrato social. Pelo artigo 6o, inciso IV, “d”, da Lei nº 6.939/81, o nome de cada sócio deve constar no contrato social, sendo possível, entretanto, a omissão dos nomes dos sócios comanditários das publi- cações e das certidões relativas à sociedade. Este tipo de sociedade atende a neces- sidade de empresários que não possuem capital suficiente, e querem para si a res- ponsabilidade de administração do negócio. f) Sociedade em Comandita por Ações Também utiliza duas categorias de só- cios: comanditários e comanditados, mas, a participação é determinada pela posse ou subscrição de ações, com a mesma divisão de direitos e deveres da sociedade em comandita simples. Esta formação de empresa no Brasil é rara, sendo mais freqüente a instituição de sociedades anônimas. Instituto Monitor 119/30 g) Sociedade em Conta de Participação É regulamentada pelos artigos 325 a 328 do Código Comercial, apresentando caracte- rísticas peculiares, seja por sua desper- sonalização, seja por seu caráter de sociedade secreta. Nela estão presentes duas espé cies de sócios, o oculto e o ostensivo. O sócio oculto não tem personalidade jurídica; não assume, em seu nome, nenhuma obrigação. Os sócios ostensivos assumem, como obrigação pesso- al, as obrigações da sociedade, respondendo ilimitadamente pelas obrigações que pes- soalmente contraíram. Os sócios ocultos não respondem senão perante os ostensivos e na forma do contrato firmado entre eles. Os cre- dores da sociedade têm ação somente contra os sócios ostensivos e estes, pagando as dívi- das da sociedade, têm ação regressiva contra os sócios ocultos. Tal sociedade é constituída mediante contrato, o qual não admite registro no Registro do Comércio, daí o caráter secre- to. Sendo uma sociedade despersonalizada e secreta, não adota nenhum nome comercial. h) Sociedade Cooperativa Uma sociedade cooperativa tem a fina- lidade de atender às necessidades de seus associados. Estas necessidades podem ser de consumo, produção, habitação, traba- lho, crédito, etc. A formação do capital é Anotações e Dicas variável, dependendo da quantidade de associados. Quotas-partes são entregues aos sócios e não podem ser transferidas a terceiros. A quantidade de sócios é ilimitada, sendo que todo associado pode e deve participar das deliberações tomadas em assembléias gerais, através de voto. São as cooperativas habita- cionais, de consumo, de crédito, etc. 4. Aspectos Legais para Registro de Empresas Dar forma a um empreendimento é uma tarefa complexa. Os registros a serem reali- zados são variados, dependendo da singula- ridade de cada empresa. Atualmente, atendendo à necessidade de desburocratização, determinados órgãos públicos têm centralizado alguns destes registros. Os contabilistas, profissionais especiali- zados neste tipo tarefa, costumam dizer que se formalizar uma empresa é complexo, para encerrar é mais difícil ainda. Isto porque ne- nhuma empresa consegue encerrar definitiva- mente seus registros se estiver inadim-plente com algum encargo social, tributo ou taxa. Instituto Monitor 119/31 4.1 Contrato Social É o documento que certifica o nascimento de uma empresa. Por ser um contrato, estabe- lece juridicamente responsabilidades e direi- tos entre duas ou mais pessoas, que se unem para constituição de um empreendimento. O contrato social de uma sociedade por quotas de responsabilidade limitada apre- senta como elementos básicos os seguintes itens: 1. Nome completo e qualificação (naciona- lidade, estado civil, profissão, RG, CPF, endereço, etc.) dos sócios. 2. Denominação Social. 3. Objeto Social (atividade econômica a que se destina a empresa). 4. Capital Social: forma de participação dos sócios na sociedade. 5. Responsabilidades dos sócios. 6. Responsabilidade pela gerência da empresa. 7. Forma de remuneração dos sócios – pró- labore. 8. Hipótese de falecimento: destino da quota- parte do falecido. 4.2 Junta Comercial Após o registro do contrato social em cartório específico, é necessário o registro na Junta Comercial da jurisdição da empresa, para que a mesma adquira direitos e possa ter seus livros legalizados, solicitar falência de devedores e demais prerrogativas que uma empresa formalmente legalizada possui, como emissão de notas fiscais, obter emprés- timos, etc., após a devida complementação de registros. Em São Paulo, a Junta Comercial é denominada pela sigla JUCESP. O registro na Junta Comercial viabiliza outros registros, como: • Ministério da Fazenda (Secretaria da Re- ceita Federal). • Estado (Secretaria da Fazenda Estadual). • Prefeitura (Secretaria das Finanças). • Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). • Sindicato Patronal, Delegacia Regional do Trabalho e outros órgãos públicos. Destacamos o registro realizado junto à Secretaria da Receita Federal, para fins de cumprimento de suas obrigações tributárias (impostos e taxas) no âmbito federal. Na Secretaria da Receita Federal é que se expede o CNPJ – Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas do Ministério da Fazenda, antigamente denominado CGC. Estando realizada a inscrição, o Minis- tério da Fazenda fornece à empresa o cartão do CNPJ, o qual estará sujeito à reva lidação. 5. Classificação das Empresas 5.1 Quanto à Propriedade Analisando a posse das quotas sociais, no que diz respeito a estarem sob domínio público ou privado, as empresas podem ser classificadas como: • Empresas Públicas: o proprietário é o Estado. Suas atividades, concentradas no poder público, estão ligadas sempre a interesse social, segurança ou áreas estra- tégicas de infra-estrutura. Estas empresas têm no Estado a origem das verbas que viabilizam sua administração e respectivo funcionamento. • Empresas Privadas: os proprietários pode- rão ser quaisquer indivíduos, tendo como objetivo primordial a obtenção do lucro, constituindo o setor privado. Empresas privadas são administradas por particula- Instituto Monitor 119/32 res, sob os quais recaem todos os direitos e obrigações. Poderão ser firmas individuais ou sociedades, conforme já estudado. • Empresas de Economia Mista: os pro- prietários são simultaneamente o Estado, como setor público e particulares do setor privado. Conhecida como sociedade por ações de participação pública e privada, geralmente objetiva a realização de ser- viços de utilidade pública, exploração de energiae segurança nacional. Nessas empresas geralmente o Estado é o sócio majoritário, tendo assim o controle admi- nistrativo. 5.2 Quanto ao Tipo de Atividade Econômica Quanto ao tipo de atividade econômica ou produção, relacionadas aos setores da economia, as empresas podem ser: • Empresas Primárias: são aquelas que de- senvolvem atividades ligadas à natureza, seja de extração, cultivo ou criação. São subdivididas em: a) Extrativas: praticam a extração ou coleta de recursos naturais, que podem ser mi- nerais, vegetais ou animais (mineradoras, extração vegetal, como da borracha, ou animal, como a pesca). b) Agropecuárias: são empreendimentos que atuam cultivando e colhendo quaisquer produtos agrícolas ou criando, reprodu- zindo e explorando atividades ligadas a animais bovinos, caprinos, suínos, gali- náceos, etc. • Empresas Secundárias: conhecidas como empresas de transformação, são aquelas destinadas ao processamento e transfor- mação de matérias-primas em produtos finais. Compõem o parque industrial de um país. • Empresas Terciárias: prestadoras de servi- ços em geral e o comércio (que intermedia o produtor e o consumidor) formam este tipo de empresas. Exatamente por este motivo, subdividem-se em: a) Empresas Comerciais: executam a compra e venda de mercadorias, comercializando bens, participando da distribuição das riquezas da economia. São lojas, feiras, drogarias, postos de gasolina, lanchonetes, restaurantes, papelarias, supermercados, etc. b) Empresas de Serviços: abrangem os mais diversificados tipos de prestação de servi- ços: financeiros, transportes, hospitalares, turismo, comunicações, educacionais, profissionais liberais, etc. 5.3 Quanto à Tributação Sob o ponto de vista fiscal, ou seja, a inci- dência de impostos e taxas, as empresas têm uma classificação especial que vai depender de muitos fatores. Alguns estados ou municípios, através de legislação tributária própria, podem diferenciar-se de outros. Assim, portarias, decretos, instruções normativas e leis mu- nicipais, estaduais e do governo federal vão determinar e regular esta classificação. Em linhas gerais, as empresas, de acordo com seu volume de faturamento e/ou volume de capital aplicado, podem ser divididas em dois grandes grupos: • Empresas Multinacionais, de Grande e Médio Porte: alta tecnologia, grandes instalações e quantidade considerável de funcionários caracterizam estes tipos de organizações. Estas características reque- rem investimentos elevados, que são pesa- damente tributados. O poder público, principalmente no Bra- sil, onera estas empresas com uma quantida- de muito grande de impostos, taxas e outras contribuições cobradas pelas três diferentes esferas de governo. 119/33 Instituto Monitor Será que teremos que pagar muitos impostos? • Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte: a Lei nº 9.317 de 5 de dezembro de 1996, com vigência desde 1997, criou condições para a proliferação de mais empresas, com menor carga tributária. As microempresas (ME) são sociedades ou firmas individuais que possuem receita bruta anual limitada a R$ 120.000,00. Já as empresas de pequeno porte (EPP) são sociedades, in- cluindo firmas individuais, que possuem receita bruta anual entre R$120.000,00 e R$ 1.200.000,00 (dados de 1997). A possibilidade do pagamento de tributos unificados, estabe lecido pelo Siste ma Integrado de Pagamento de Impos- tos e Contribuições, o Simples e eventuais isenções de tribu- tos favoreceram muito a ampliação de novos negócios e regu la rização de empreen dimentos não legalmente constituí dos. Apesar de o fatura mento ser princípio fun damental para o en qua dra mento nestas modali dades de empresa, a na ture za de atividade, forma de constituição, regu- laridade fiscal, legislação local e condição dos sócios são fatores também levados em consideração. De qualquer forma, a diminuição da burocracia é muito útil, pois a contabilidade é simplificada, gerando facilidade de operação e administração. A crescente expansão de negócios desenvolvidos por micro- empresas e empresas de pequeno porte representa um importante fator social, pois são significativas geradoras de empregos e for- madoras de mão-de-obra. Anotações e Dicas Exercícios Propostos 119/34 1 - Coloque V quando a afirmação for verdadeira ou F quando for falsa: ( ) Empresa é a unidade produtora existente no setor secundário, ou seja, fábricas. ( ) Empresa é a unidade produtora que reúne e combina fatores produtivos. ( ) Uma empresa tem como único objetivo o retorno sobre o investimento efetuado. ( ) Lucrar, crescer e perpetuar-se são objetivos de toda empresa. 2 - A permanência de uma empresa no cenário mercadológico, através das gera- ções, depende de qual fator? ( ) a) Lucro. ( ) b) Perpetuação. ( ) c) Crescimento. ( ) d) Nenhuma das alternativas anteriores. 3 - A associação de uma ou mais pessoas na formação de um empreendimento origina uma: ( ) a) pessoa física. ( ) b) pessoa jurídica. ( ) c) empresa lucrativa. ( ) d) Nenhuma das alternativas anteriores. 4 - São empresas constituídas por no mínimo duas pessoas: ( ) a) sociedades. ( ) b) cooperativas. ( ) c) entidades. ( ) d) Nenhuma das alternativas anteriores. 5 - O que é Contrato Social? ( ) a) Documento que certifica o nascimento de uma transação comercial. ( ) b) Documento que estabelece, juridicamente, responsabilidades e direitos entre duas ou mais pessoas, que constituem um empreendimento. ( ) c) Documento que atesta a legalização total de uma empresa. ( ) d) Nenhuma das alternativas anteriores. Instituto Monitor 119/35 6 - O que faz a Junta Comercial? ( ) a) Registra o contrato social depois de o mesmo ter sido registrado em cartório. ( ) b) Registra apenas contratos de empresas de grande porte. ( ) c) Registra apenas contratos de empresas que efetuam comércio. ( ) d) Nenhuma das alternativas anteriores. 7 - É responsável pelo cadastro nacional das pessoas jurídicas, para efeitos de tributos federais e demais cadastros para fins tributários municipais e esta- duais, bem como encargos sobre folha de pagamento: ( ) a) Ministério da Previdência. ( ) b) Ministério do Trabalho. ( ) c) Ministério da Fazenda. ( ) d) Nenhuma das alternativas anteriores. 8 - O que é uma empresa pública? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 9 - Como podem ser as empresas quanto à tributação? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 10 - Quanto à atividade econômica, como se classificam as empresas? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ...................................................................................................................................... 4liç ão liç ão 119/37 Introdução A absorção de uma idéia extremamen- te abstrata, mas ao mesmo tempo concreta na operacionalização dos negócios, é nossoobjetivo ao abordarmos a Teoria Geral de Sistemas. Você entenderá perfeitamente a importância da análise dos diferentes sistemas de uma empresa, os quais precisam estar sin- cronizados entre si, para melhor performance da organização. Veremos que todo sistema tem um objetivo e uma mecânica que é cíclica, pois depois da obtenção do resultado do sistema em ação, existirá uma espécie de “retroali mentação” através de novas informações que comporão a dinâmica dos sistemas. Quando do estudo dos sistemas de uma or- ganização, você saberá diferenciar subsistemas mais importantes - subsis temas principais - de subsistemas complementares e de apoio, nos quais as áreas funcionais são identificadas como “áreas fim” e “áreas meio”. E ainda, você identificará as principais atividades desenvol- vidas nestas áreas. 1. Conceito Sistema é o conjunto de partes integrantes e interdependentes que formam um todo uni- tário com determinado objetivo e que exerce determinada função. Teoria Geral de Sistemas O moderno enfoque de sistemas procura desenvolver: • uma técnica para lidar com a grande e com- plexa empresa; • um enfoque sintético do todo, o qual não permite a análise em separado das partes, em virtude das intrincadas inter-relações das partes entre si e com o todo, as quais não podem ser tratadas fora do contexto; • estudo das relações entre os elementos com- ponentes, em preferência ao estudo dos ele- mentos em si, destacando-se o processo e as probabilidades de transição, especificados em função dos seus arranjos estruturais e da sua dinâmica. 2. Componentes de um Sistema Os componentes de um sistema são: a) Objetivo - É a própria razão de existência do sistema, ou seja, a finalidade para a qual o sistema foi criado; o que se pretende; o resultado que se espera alcançar. b) Entrada do Sistema - É caracterizada pelas forças que fornecem ao sistema o material, a informação e a energia para a operação ou processo, o qual gerará determinadas saídas do sistema que devem estar em sintonia com os objetivos estabelecidos. c) Processo de Transformação - É definido como a função que possibilita a transforma- ção de um insumo (entrada) em um produto, serviço ou resultado (saída). Instituto Monitor 119/38 d) Saída do Sistema - Corresponde ao resul- tado do processo de transformação. As saí- das devem ser coerentes com os objetivos do sistema; e, tendo em vista o processo de controle e avaliação, as saídas devem ser quantificáveis, de acordo com parâmetros previamente fixados. e) Controle e Avaliação do Sistema - Existe principalmente para verificar se as saídas estão coerentes com os objetivos estabele- cidos. Para realizar o controle e avaliação de maneira adequada, é necessária uma medida do desempenho do sistema, cha- mada padrão. f) Realimentação ou Feedback – É conside- rada uma reintrodução de uma saída sob a forma de informação. Essa realimentação é um instrumento de controle, em que as informações realimentadas são resulta- dos das divergências verificadas entre as respostas de um sistema e os parâmetros previamente estabelecidos. 2.1 Ambiente de um Sistema Empresarial Define-se ambiente como o conjunto de todos os fatores que, dentro de um limite específico, tem alguma influência sobre a operação do sistema. Desta forma, o ambien- te não pertence ao sistema, porém qualquer alteração pode mudar ou alterar os elemen- tos, e qualquer alteração nos elementos pode mudar ou alterar o sistema. 3. Subsistemas Empresariais Quando analisamos a estrutura organiza- cional como um todo, estamos analisando o sistema. O grau de complexidade dos elemen- tos que integram o processo de transformação de um sistema depende da dinâmica de fun- cionamento dos subsistemas que o integram. Os subsistemas empresariais variam de empresa para empresa; porém, devem con- tribuir para o alcance dos objetivos com a máxima eficiência. Os subsistemas podem ser classificados da seguinte forma: a) Subsistemas principais: • Técnico de produção. • Mercadológico. b) Subsistemas complementares: • Contábil. • Financeiro. • Recursos Humanos. Anotações e Dicas 119/39 Instituto Monitor c) Subsistemas de apoio: • Processamento de Dados. • Organização e Métodos. • Jurídico, etc. Áreas Funcionais “Fim” - Abrangem as funções e atividades en- volvidas diretamente no ciclo de transformação de recursos em produtos ou serviços e de sua colocação no mercado. Pertencem a esta categoria Produção e Marketing. Áreas Funcionais “Meio” - Englobam as funções e atividades que proporcionam os meios para que haja a transformação de recursos em produtos ou serviços e sua respectiva colocação no mercado. São elas: • Administração Financeira. • Administração de Materiais. • Administração de Recursos Humanos. • Administração de Serviços. • Gestão Empresarial. A seguir, apresentamos as áreas funcionais e suas respectivas atividades básicas: 3.1 Áreas Funcionais “Fim” 3.1.1 Produção O cumprimento de ordens de serviço, alocando recursos pro- fissionais, técnicos e materiais, bem como coordenação e super- visão do trabalho executado, são atribuições do Departamento de Produção. Embora os processos produtivos sejam enfatizados nas indús- trias, devemos evidenciar que a administração da produção, obje- tivando sempre resultados qualitativos, está presente em qualquer tipo de negócio: bancos, escolas, escritórios diversos, etc. É óbvio que quantidade crescente com redução de tempo são objetivos perseguidos, mas o resultado em termos de qualidade é o objetivo principal para manter a empresa competitiva. A área de produção apresenta as seguintes atividades básicas, desde a etapa de planejamento até seu efetivo controle: 119/40 Instituto Monitor a) Fabricação: • processo produtivo; • programação; • controle. b) Qualidade: • programação; • controle. c) Manutenção: • preventiva; • corretiva. As atividades básicas propostas para a área funcional de Pro- dução podem ser visualizadas na figura abaixo: A T I V I D A D E S FUNÇÕES P R O G R A M A Ç Ã O PRE VEN TIV A PROCESSO PRODUTIVO Q UALIDADE M AN UT EN ÇÃ O C O R R E TI VA PRODUÇÃO CO NT RO LE CONTROLE FA B R IC A Ç Ã O P R O G R A M A Ç Ã O Instituto Monitor 119/41 3.1.2 Marketing O marketing da empresa é o meio pelo qual ela planeja a colocação de seus produtos ou serviços no mercado, objetivando a aqui- sição e consumo por parte do consumidor final. De nada adiantará um plano em que o produto ou serviço fique de posse dos inter- mediários e os mesmos não consigam fazer fluir as vendas. É este departamento que, auxiliado por vários setores, desenvolve estratégias mer- cadológicas para assegurar a aceitabilidade e permanência dos produtos na competição acirrada que existe em todos os tipos de mercado. Para isso, são realizados estudos mercadológicos quantitativos e, principal- mente, qualitativos. Quantificação de clien- tes reais, identificação e estudo de clien tes potenciais e estabelecimento de parâ metros para aumento da clientela é tarefa da área de marketing. Outras tarefas também realizadas pelo pessoal de marketing são: desenvolvimen- to de estratégias de distribuição/logística, técnicas de exposição do produto (merchan- dising) e formas de acelerar o consumo atra- vés de promoções. Não podemos ignorar que a comunicação mercadológica, via propaganda e suas diver- sas formas, são de responsabilidade do ma- rketing. As empresas podem contratar uma agência ou desenvolver internamente estes trabalhos, constituindo o que comumente se denomina house-organ, uma espécie de agência própria da empresa. A formação, coordenação e motivação constante da equipe de vendas demanda programas motivacionais, planos de incen- tivos e outras formas de estimular a equipe de vendas. Mais uma tarefa para a divisão de marketing, que planeja, implanta e analisa os resultados das metas a serem atingidas pela equipe de vendas.
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