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6 1. INTRODUÇÃO No mundo empresarial a definição de estratégias pode ser o ponto chave entre o sucesso e a falência de uma empresa. A importância da estratégia se dá, pois, por meio dela que são definidos pontos importantes para a perenidade do negócio, bem como, a definição de ações para eventuais problemas que possam surgir. Para Richardson (1992), a estratégia é “um meio para alcançar um fim. É a própria organização como um meio para alcançar dois objetivos estratégicos básicos: sustentar a sua própria existência e melhorar a vida daqueles que com ela se relacionam". Podemos entender a estratégia ainda como: “Processo cujos objetivos consistem em fixar a direção das ações planejadas, focalizar o esforço do grupo que assume o papel de agente de mudanças, servindo também como uma marca que define a organização. É um elemento que provê consistência e aumenta a coerência das ações e intervenções” (MINTZERG, 1996). Por isso, a estratégia empresarial desenvolve um papel importante, pois, direciona como a empresa deve se comportar e agir. Dentro desse contexto estratégias e organizações, o projeto apresentado neste documento terá como tema a estratégia empresarial da rede de padarias Pão de Perdizes. Como objetivos gerais do projeto, busca-se montar um Plano Estratégico Corporativo, juntamente com um Sistema de Informação e sua Política de Segurança da Informação. Como objetivos específicos, pretende-se: montar um Plano Estratégico Empresarial e um Plano Estratégico de TI; modelar um Sistema de Informação que atenda às necessidades de negócio da padaria; apresentar uma adequada Política de Segurança da Informação para a padaria. 7 Dessa forma, este documento será realizado em cinco fases e divido em seis capítulos, onde seu desenvolvimento se dará a partir do segundo capítulo. Sendo assim, cada capítulo do desenvolvimento é uma fase, onde: • Capítulo 02: Fase 1 – Apresentação do Caso Apresentação do caso das padarias Pão de Perdizes. • Capítulo 03: Fase 2 – Plano Estratégico Empresarial Apresentação do Plano Estratégico Empresarial criado para as padarias Pão de Perdizes. Nesse plano deve conter missão, visão, valores, fatores- chave de sucesso, análise estratégica dos ambientes internos e externos e documento de formulação estratégica. • Capítulo 04: Fase 3 – Plano Estratégico de TI Apresentação do Plano Estratégico de TI criado para as padarias Pão de Perdizes. Nesse plano deve conter os princípios de TI, análise estratégica dos ambientes internos e externos e documento de formulação estratégica. • Capítulo 05: Fase 4 – Proposta do Sistema de Informação Apresentação da Proposta do Sistema de Informação que atenda as padarias Pão de Perdizes. • Capítulo 06: Fase 5 – Política de Segurança da Informação Apresentação da Política de Segurança da Informação definida para as padarias Pão de Perdizes. A realização do documento será baseada no caso da rede de padarias Pão de Perdizes levando em consideração as pesquisas bibliográficas, ao Manual VI e as disciplinas e Planejamento Estratégico de TI, Segurança da Informação, Modelagem de Sistemas de Informação. 8 2. FASE 1 – APRESENTAÇÃO DO CASO A empresa Pão de Perdizes, fundada em 1970, surgiu de um empreendedorismo familiar, mantendo seu capital fechado até a atualidade. Iniciou suas atividades especializando-se em padaria e confeitaria. Para atender a demanda e as novas necessidades dos clientes, a Pão de Perdizes, expandiu seus negócios em localidades próximas, com ampliação de espaço físico e aumento na diversidade de produtos e serviços. Público-alvo: classes sociais A, B e C, com faixa etária acima de 30 anos, de ambos os sexos. Serviços oferecidos: restaurante, lanchonete e fast food, além dos produtos e serviços de padaria e confeitaria. Colaboradores: cada uma das unidades da Pão de Perdizes possui aproximadamente 40 colaboradores operacionais. • Os 40 colaboradores por unidade, estão distribuídos em 03 equipes por turno (03 turnos de 8h, divididos em matutino, vespertino e noturno) e uma equipe de folguistas. • A equipe com maior número de funcionários é a do turno vespertino, pois a demanda no horário do almoço e no final da tarde é maior. • Cada equipe é composta por profissionais que exercem a função de cozinheiro, balconista, caixa, garçom e serviços gerais (limpeza). Matriz: está situada no bairro de Perdizes, próxima de um grande e moderno estádio de futebol. Filiais: As suas filiais estão espalhadas pelos bairros nobres das cidades que compõem a Grande São Paulo. • Bela Vista (Osasco) • Interlagos (São Paulo) • Lapa (São Paulo) 9 • Tatuapé (São Paulo) • Granja Viana (Cotia) • Alphaville (Barueri) • Morumbi (São Paulo) • Nova Petrópolis (São Bernardo do Campo) • Moema (São Paulo) • Vila São Francisco (São Paulo) 2.1 Análise da situação do negócio e proposta de melhorias Antes do final do ano de 2015, os donos da Pão de Perdizes perceberam, ao fazer a análise da situação do negócio, que o seu Market Share (fatia de mercado) vinha caindo consideravelmente, prejudicando a perenidade do negócio. Os principais pontos dessa avaliação foram: • Diminuição do número de clientes que faziam as suas refeições diariamente na Padaria; • Ausência de um sistema de informação que automatizasse os processos de negócio; • Excessivo turnover de funcionários; • Grandes desperdícios de matéria-prima, insumos e produtos acabados; • Queda da qualidade dos produtos oferecidos pelos fornecedores; • Crescimento de novos entrantes nas regiões nobres; • Falta de infraestrutura básica para receber famílias com bebês; • Falta de acessibilidade para pessoas portadoras de deficiências físicas; • Produtos oferecidos aos clientes com altíssima qualidade; • Falta de valorização de questões relacionadas à sustentabilidade; • Ausência de uma pesquisa de satisfação preenchida pelos clientes; • Grave crise econômica que tem afetado a saúde financeira da empresa. A partir de tudo o que foi discutido nessa análise, um dos sócios sugeriu que a empresa implementasse uma Processo de Planejamento Estratégico a fim de discutir melhor os rumos da corporação, “atacar” os seus principais e latentes problemas, além de preparar um Plano de Crescimento para o futuro. 10 Foi então que os sócios da empresa resolveram contratar uma consultoria especializada em Gestão Estratégica para implementar um processo de criação de um Plano Estratégico Corporativo. Um outro sócio reforçou essa necessidade, concordando com a proposta de contratação da consultoria, mas complementando a necessidade também de fazer um Plano Estratégico de TI, haja vista quaisquer negócios correrem sérios riscos de não subsistir caso ignorem o uso de ferramentas tecnológicas. 3. FASE 2 – PLANO ESTRATEGICO EMPRESARIAL O Planejamento Estratégico Empresarial da empresa Pão de Perdizes foi solicitado após a constatação de diversas lacunas que vinham diminuindo o Market Share consideravelmente. Essa perca de mercado caso não seja solucionada pode causar o fechamento da empresa, pois, põe em risco a perenidade do negócio. Por isso, este capítulo apresentará o Plano Estratégico Empresarial da rede de padarias Pão de Perdizes. O Plano Estratégico Empresarial será composto por: • Análise da empresa • Análise estratégica dos ambientes internos e externos • Formulação estratégica 3.1 Análise da empresa A análise da empresa é na realidade a definição da missão, visão, valores e fatores chave de sucesso. 3.1.1 Missão Oferecer um ambiente agradável com atendimento e produtos de qualidade visando a satisfação do cliente. 3.1.2 Visão Ser reconhecida pela tradição, qualidade dos alimentos e atendimento. 11 3.1.3 Valores 1. Respeito aosclientes e funcionários; 2. Qualidade; 3. Excelência; 4. Ética; 5. Espírito de equipe; 6. Comprometimento; 7. Inovação. 3.1.4 Fatores chave de sucesso • Atendimento rápido ao cliente; • Desenvolvimento das habilidades dos colaboradores; • Localização geográfica privilegiada; • Linha de produtos/serviços de qualidade. 3.2 Análise estratégica dos ambientes internos e externos A análise estratégica dos ambientes internos e externos consiste na identificação das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Para tal, será utilizado a ferramenta SWOT – Strenghts (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades), Threats (Ameaças), um quadro de referência para a definição da estratégia empresarial “utilizada para fazer análise do ambiente e permitir a prospecção de cenários alternativos desse ambiente de negócios para os próximos anos” (IESB, 2015). As informações para a análise são as contidas no Manual VI, onde foi descrito o cenário da rede de padarias Pão de Perdizes. A tabela apresentada abaixo traz a analise SWOT da rede de padarias Pão de Perdizes de acordo com o cenário atual, levando em consideração a análise da situação do negócio realizada. 12 Tabela 1 – Analise SWOT da empresa Pão de Perdizes In te rn a s Forças (Strengths) Fraquezas (Weaknesses) • Localização privilegiada • Público-alvo diversificado • Produtos oferecidos aos clientes com altíssima qualidade • Várias unidades • Atendimento 24h • Diversidade de produtos • Excessivo turnover de funcionários • Grandes desperdícios de matéria- prima, insumos e produtos acabados • Falta de infraestrutura básica para receber famílias com bebês • Falta de acessibilidade para pessoas portadoras de deficiências físicas • Falta de valorização de questões relacionadas à sustentabilidade • Ausência de uma pesquisa de satisfação preenchida pelos clientes • Diminuição do número de clientes que faziam as suas refeições diariamente na Padaria E x te rn a s Oportunidades (Opportunities) Ameaças (Threats) • Novos equipamentos de panificação mais modernos • Bairros estruturados • Grandes centros comerciais próximos • Novos clientes em potencial • Novas estratégias de mercado • Novas linhas de produtos • Programa de fidelização de clientes • Queda da qualidade dos produtos oferecidos pelos fornecedores • Crescimento de novos entrantes nas regiões nobres • Grave crise econômica que tem afetado a saúde financeira da empresa Fonte: Tabela criada pelos autores 13 3.3 Formulação estratégica Após a realização da análise estratégica dos ambientes internos e externos, iremos definir o objetivos e planos de ação de longo prazo. A formulação estratégica deve desenvolver ainda mais as forças, reverter fraquezas, aproveitar oportunidades e contornar ameaças. 3.1.1 Objetivo Aumentar o Market Share da empresa Pão de Perdizes. 3.1.2 Plano de Ação Tabela 2 – Plano de ação definido para a empresa Pão de Perdizes O que será feito? Por que essa tarefa precisa ser executada? Como deverá ser realizada cada tarefa/etapa? Onde cada etapa será executada? Quem realizará as tarefas? Quando cada uma das tarefas deverá ser executada? Fidelização do cliente Diminuição do número de clientes atendidos diariamente Bom atendimento, promoções, cartão fidelidade, descontos Em cada unidade da empresa Atendente e caixa Todos os dias para o bom atendimento, e 1x na semana para promoções e descontos Plano de carreira Diminuir o excessivo turnover de funcionários Definição dos cargos, salários, benefícios e promoções Em cada unidade da empresa – Haverá plano padrão para todas as unidades Setor de Recursos Humanos Em até 60 dias a partir do dia 04/06/2018 Plano de economia de matéria-prima e insumos Grandes desperdícios de matéria- prima, insumos e produtos acabados Criação de Política de economia de matéria-prima e insumos Em cada unidade da empresa (plano padrão) Definição pelo setor de RH com s gestores das unidades. Em até 30 dias a partir do dia 04/06/2018 Melhorias da Falta de Disponibilizar Em cada Empresa Em até 60 14 estrutura física das unidades infraestrutura básica para receber famílias com bebês e falta de acessibilidade para pessoas portadoras de deficiências físicas trocadores, criar rampas de acesso, banheiros para deficientes, etc. unidade da empresa com tratada para realizar a obra dias a partir do dia 04/06/2018 Ações de sustentabilidade Empresa não sustentável Coleta seletiva, descarte correto de óleo, captação de água Em cada unidade da empresa Setor de RH com os Gestores de cada unidade Em até 30 dias a partir do dia 04/06/2018 Caixa de pesquisa de satisfação Ausência de uma pesquisa de satisfação preenchida pelos clientes Disponibilizar uma caixa de pesquisa Em cada unidade da empresa Setor de RH com os Gestores de cada unidade Em até 15 dias a partir do dia 04/06/2018 Fonte: Tabela criada pelos autores 4 FASE 3 – PLANO ESTRATÉGICO DE TI O Plano Estratégico de TI será realizado pautado nas definições do Plano Estratégico Empresarial. Por isso, ele será dividido em três partes: 1. Definição dos princípios de TI 2. Análise estratégica dos ambientes internos e externos 3. Formulação Estratégica 4.1 Princípios de TI Para definir os princípios de TI é necessário antes de mais nada definir a missão, visão e valores para o setor de TI. • Missão da TI Oferecer serviço com agilidade e inovação com foco na qualidade do atendimento e satisfação do cliente 15 • Visão Ser reconhecida pela agilidade e qualidade nos serviços prestados • Valores a) Qualidade; b) Excelência; c) Ética; d) Inovação; e) Comprometimento; f) Inovação. Sendo assim, são princípios de TI da empresa Pão de Perdizes: • Foco no cliente; • Ética; • Melhoria contínua; • Inovação; • Tomada de decisão baseada em fatos; 4.2 Análise estratégica dos ambientes internos e externos A análise estratégica dos ambientes internos e externos da TI, levará em consideração a análise estratégica empresarial. Assim, será utilizada a análise SWOT também para esta análise. Tabela 3 – Analise SWOT da empresa Pão de Perdizes para a TI In te rn a s Forças (Strengths) Fraquezas (Weaknesses) • Estrutura mínima de TI • Equipe de TI estruturada • Ausência de um sistema de informação que automatizasse os processos de negócio • Equipamentos ligados 24h por dia 16 • Baixo investimento na TI E x te rn a s Oportunidades (Opportunities) Ameaças (Threats) • Novos hardwares e softwares • Novos fornecedores em potencial • Novas estratégias de mercado • Crescimento de novos entrantes nas regiões nobres com tecnologia mais avançada Fonte: Tabela criada pelos autores 4.3 Formulação estratégica 4.3.1 Objetivo Automatizar os processos de Tecnologia da Informação da Pão de Perdizes para auxiliar no aumento do Market Share. 4.3.2 Plano de Ação Tabela 4 – Plano de ação definido para a empresa Pão de Perdizes O que será feito? Por que essa tarefa precisa ser executada? Como deverá ser realizada cada tarefa/etapa? Onde cada etapa será executada? Quem realizará as tarefas? Quando cada uma das tarefas deverá ser executada? Implementação de um sistema de informação Ausência de um sistema de informação que automatizasse os processos de negócio Aquisição de um sistema de informaçãoEm cada computador das unidades Setor de TI Em até 60 dias a partir do dia 04/06/2018 Modernização dos equipamentos Equipamentos ligados 24h por dia; Crescimento de novos entrantes nas Aquisição de novos equipamentos Em cada uma das unidades Setor de TI Em até 06 meses a partir do dia 04/06/2018 17 regiões nobres com tecnologia mais avançada Aumento nos investimentos de TI Baixo investimento na TI Proposta de disponibilizar maior recurso para a TI Em cada uma das unidades Setor de TI Em até 12 meses a partir do dia 04/06/2018 Fonte: Tabela criada pelos autores 5 FASE 4 – PROPOSTA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Este capítulo apresentará a proposta do sistema de implementação para a empresa Pão de Perdizes. A implementação de um sistema para a empresa é muito importante para o aumento do Market Share, uma vez que “os sistemas de informação têm o objetivo de automatizar os diversos processos empresariais, visando aumentar o controle e produtividade, bem como fornecer suporte à decisão” (CAIÇARA JÚNIOR, 2015). A implementação de um sistema para a empresa nesse atual cenário é tão crucial que por meio dele será produzido informações que auxiliem na tomada de decisões, no controle das operações e também na criação de novos serviços e produtos (LAUDON, 2007). No caso da rede de padarias o sistema de informação mais viável será a criado para integrar todas as áreas de vendas. O sistema será simples e eficiente, pois será dividido por área e integrado entre essas áreas. Por se tratar de uma padaria ficaram estabelecidos os seguintes módulos: a) Cadastro (fornecedores/usuários). b) Controle de Estoque. c) Vendas. d) Controle financeiro. e) Nota fiscal eletrônica (NF-e) 18 5.1 Telas do sistema e suas funcionalidades O sistema será divido em telas onde para cada uma delas será definido uma função específica. O sistema terá um total de sete telas, sendo uma tela para login, uma tela inicial e as demais serão distribuídas de acordo com os módulos acima mencionados. 5.1.1 Tela 1 – Login A utilização se dará pelo acesso a tela 1. O colaborador deverá digitar um login e senha. Cada colaborador terá uma senha de uso pessoal e intransferível. 5.1.2 Tela 2 – Tela Principal A tela principal é aquela que mostra os ícones que devemos clicar para acessar as demais telas do sistema. 5.1.3 Tela 3 – Cadastro A tela de cadastro é aquela cujo usuário realizará o cadastro de fornecedores e usuários. Deverá conter dados básicos como o nome completo, CPF ou CNPJ, telefone, e-mail, estado, ramo de atividade (fornecedor) e tipo de usuário. Funcionalidades: Cadastros de Fornecedores, Representantes (Vendedores), Transportadoras. • Cadastro de qualquer quantidade de telefones, endereços e endereços de internet para cada contato. 19 • Histórico completo de compras e vendas. 5.1.4 Tela 4 – Controle de Estoque A tela de controle de estoque é aquela cujo usuário realizará inserções e exclusões de dados referentes a valores, patrimônios e insumos, para realização do controle de estoque. Funcionalidades: • Controle de produtos/estoque (quantidades, disponibilidades e reposições) • Cadastro de produtos com especificações como nome, código de barras, separação por grupo e subgrupo. • Baixa automática do estoque após o encerramento da venda. • Simulador de custos e formação do preço de venda. • Emissão de etiquetas. 5.1.5 Tela 5 – Vendas A tela de vendas permite ao usuário registrar quais foram os produtos vendidos e a forma no qual os clientes desejam pagar. Todas as operações realizadas são integradas com outras áreas da empresa. Funcionalidades: • Cadastro de pedidos (vendas, devoluções e cancelamentos). Cadastro de venda de produtos Cadastro de quantidades de produtos vendidos Cadastro da forma de pagamento escolhida pelo cliente. • Escolha da mesa em que o pedido será acrescentado. • Integração com outras áreas do negócio. 5.1.6 Tela 6 – NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica) Funções: 20 • Impressão de notas diretamente do sistema. • Histórico de todas as notas fiscais já emitidas. • Impressão de relatórios de NFC-e 6 FASE 5 – POLÍTICA DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO Como a empresa não possui nenhuma Política de Segurança da Informação (PSI), e está passando por uma grande mudança, foi solicitado que fosse definido políticas de segurança da informação, uma vez que a empresa atua diretamente com dados importantes. 6.1 Objetivo do PSI Garantir que os recursos de informação e informática serão utilizados de maneira correta, zelando pela proteção dos dados e informações internas e externas (clientes), evitando expor qualquer informação indevidamente. 6.2 Abrangência Essa Política de Segurança da Informação abrange todos os funcionários, diretores, fornecedores, prestadores de serviços, temporários, parceiros diversos e demais pessoas que atue de forma direta e/ou indireta na rede de padarias Pão de Perdizes. 6.3 Dos equipamentos Todos os equipamentos passarão por identificação (patrimônio) a afim de saber quantos equipamentos a rede de padarias tem, e por consequência, manter o controle de entrada e saída, manutenção e melhorar a organização. 21 6.4 Do monitoramento Haverá um monitoramento dos dados e informações geradas e acessadas pelos colaboradores da empresa. Será designado um funcionário que ficará incumbido de tal responsabilidade. 6.5 Das responsabilidades • É vedado o uso da internet para fins pessoais. • Proteger as informações contra acesso, modificação, destruição ou divulgações não-autorizadas. • Zelar pelo equipamento sob sua responsabilidade. • Uso de login e senha é pessoal e intransferível. • Realizar impressão apenas se houver necessidades. • Sempre desligar o computador após o uso. • Acesso ao sistema e a rede apenas dentro da empresa; • Sigilo dentro e fora da empresa sobre dados e informações; • Não instalar nenhum software sem consentimento do gestor imediato; • Manter o ambiente de trabalho limpo e organizado onde tiver equipamentos de TI evitando danos ao mesmo; • Obedecer às legislações vigentes do país aplicáveis a área de TI. 22 CONCLUSÃO O projeto apresentado nesse documento teve como base a rede de padarias Pão de Perdizes. Embora seja uma empresa estruturada há mais de quarenta anos no mercado de São Paulo, após uma análise de negócio constatou que sua fatia de mercado (Market Share) estava caindo consideravelmente, e por isso sugeriu que a empresa passasse por uma grande mudança de estratégias, bem como, na definição de uma proposta de sistema de informação e de uma política de segurança da in formação. Dividido em seis capítulos, o documento apresentou o desenvolvimento cinco fases. O capítulo dois apresentou o caso da rede de padarias Pão de Perdizes, e com detalhes apresentou as lacunas encontradas na análise do negócio. Após a definição das lacunas o primeiro passo foi a definição do Planejamento Estratégico Empresarial, que com a utilização da ferramenta SWOT realizou a análise dos ambientes internos e externos, definiu missão, visão, valores e as ações necessárias para alavancar a empresa. O capítulo quatro foi realizado o Planejamento Estratégico de TI, que também contou com o auxílio da análise SWOT para a análise do ambiente interno e externo voltado para o setor de tecnologia da empresa, e por consequência definir ações importantes para o aumento do Market Share por auxilio da TI. O capítulo cinco apresentou a proposta de um sistema de informação, onde este terá seis telas que auxiliarão a empresa no controle total dos dadose informações do que entra e sai de cada uma das padarias, dando maior controle e precisão para a tomada de decisões. O último capitulo definiu uma política de 23 segurança da informação, onde nela consta o objetivo, abrangência, equipamentos, monitoramento e as responsabilidades de cada usuário em relação a área tecnológica. A realização desse projeto teve como papel propor a definição de estratégias corporativas e melhorias na área de tecnologia com o intuito de aumentar a fatia de mercado da Pão de Perdizes. Pode-se afirmar, portanto, que os objetivos pré- estabelecidos foram cumpridos levando a eficiência e eficácia do projeto como um todo. 24 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS CAIÇARA, J.C. Sistemas integrados de gestão - ERP: uma abordagem gerencial. 2ª edição, Curitiba: Intersaberes,2015. IESB. Estratégias empresariais. Disponível em: <https://iesb.blackboard.com/bbcswebdav/institution/Ead/_disciplinas/EADG480/nov a/files/impresso/UIA1.pdf>. Acesso em 01 de maio de 2020. LAUDON, K. C.; LAUDON J. P. Sistemas de informação gerenciais: administrando a empresa digital. 7ª edição. São Paulo: Prentice Hall, 2007 RICHARDSON, B; RICHARDSON, R. A gestão estratégica. Lisboa, Editorial Presença: 1992 MINTZBERG, H. Five P’s for Strategy, in MINTZBERG, H. e QUINN, J.B (orgs.). The Strategy Process: Concepts, Contexts, Cases. USA, Prentice-Hall International: 1996 SEBRAE. Você já tem o plano de ação do seu negócio? Disponível em:<http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/voce-ja-tem-o-plano-de- acao-do-seu-negocio,d005844b68257510VgnVCM1000004c00210aRCRD> Acesso em 02 de maio de 2020. http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/voce-ja-tem-o-plano-de-
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