APS - Processos Organizacionais

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UNIVERSIDADE PAULISTA UNIP
	
	
 APS -
 ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS
 
 Jundiaí – SP
2020
UNIVERSIDADE PAULISTA UNIP
 PROCESSOS ORGANIZACIONAIS
Trabalho apresentado para a realização da disciplina – APS – Processos organizacionais
Jundiaí – SP
2020
 ÍNDICE
 
 Introdução ..................................................................................... 04
 Apresentação ................................................................................ 05
 Empresa ........................................................................................ 05
 Sobre a empresa ........................................................................... 05
 Processo escolhido ....................................................................... 05
1. Responsável pelo Processo .................................................... 06
2. Elementos do Processo ........................................................... 06
3. 5W1H ……………………………………………………………… 07
4. Tipos de Processo …………………………………...…….. 08 e 09
5. Desdobramento de Processos ..……………………...…... 10 e 11
6. Diagrama e diagrama de blocos ………………………….. 11 e 12
7. Fluxograma e fluxograma funcional padrão ANSI ……… 13 e 14
8. Gestão de tempo de trabalho ………………………………14 e 15
9. Avaliação da eficiência, eficácia e adaptabilidade do processo
……………………………………………………….……….…….. 15
10. Considerações finais ……………………………………………. 16
 Referências .................................................................................. 17
Introdução
O trabalho aborda a configuração de processos de um a organização, de maneira simples e concisa. Foram levantados inicialmente dados sobre o ramo de atividade e descrição da empresa, a fim de obter informações.
Para Harrington (1993), processos é qualquer atividade que recebe uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma saída (output) para um cliente interno ou externo. Os processos fazem uso dos recursos da organização para gerar resultados concretos.
 
Apresentação
A APS tem como objetivo geral propiciar uma fundamentação prática dos conceitos teóricos explorados na disciplina de Processos Organizacionais de uma determinada empresa. Foi realizado uma análise e diagnóstico organizacional da empresa DHL. 
• Empresa: DHL
• Sobre a empresa: Sendo a líder mundial de mercado da indústria internacional de envio expresso e logística, com especialidade de fornecer soluções inovadoras e personalizadas para gerenciamento e transporte de mercadorias, combinando uma rede global com expertise local. Oferecendo expertise com envio expresso, aéreo e marítimo, transporte por terra, contratação de soluções de logística, bem como serviços de correspondência internacional. A rede internacional da DHL conecta mais 220 países e territórios no mundo. 
• Processo escolhido: Processo de alocação de cargas 
1. Quem é o responsável ou Gerente ou “Dono” do processo.
 O responsável pelo processo de alocação de cargas é o assistente logístico
2. Quais os elementos do processo escolhido para estudo (entrada, transformação, saída e feedback).
Os elementos do processo de entrada da empresa são os insumos, as cargas recebidas, que podem ser por exemplo produtos recém fabricados que estão no início do seu processo de distribuição.
A transformação ocorre através do processo logístico, o qual recebe, armazena, gerencia e direciona os produtos da forma mais eficaz possível até o destino final.
A saída corresponde ao último estágio desse processo logístico, onde ocorre a distribuição do produto até seu destinatário, com máxima agilidade e eficácia no transporte, garantindo a conclusão do processo de alocação de cargas.
3. Responda por item: 5W1H ou 5W2H
	5W1H
	a)  What – O que será feito?
	b)  Why – Por que será feito?
	c)  Where – Onde será feito?
	d)  When – Quando será feito?
	e)  Who – Por quem será feito?
	f)   How – Como será feito?
a) What – O que será feito?
 R: Alocação de cargas.
b) Why – Por que será feito?
R: Para a operação, ao final de todo o processo, expedir a carga para o cliente.
c) Where – Onde será feito?
R: Na sala de operações e fisicamente no local destinado na operação.
d) When – Quando será feito?
R: Quando o horário agendado de coleta da carga estiver se aproximando.
e) Who – Por quem será feito?
R: Pelo assistente logístico e fisicamente pelo auxiliar logístico.
f) How – Como será feito?
R: O assistente irá fazer todos os afazeres sistêmicos referentes a alocação de cargas e a operação é a encarregada da separação física.
4. Defina/Explique cada um dos tipos de processo a seguir, e na sequência explique a qual deles o processo que está estudando se enquadra:
i. Processos primários (essencial).
ii. Processos de apoio (suporte).
iii. Processos gerenciais (ou de gestão).
iv. O processo escolhido para a realização deste estudo é de qual tipo
 (se enquadra a)?
I. Processos Primários: são aqueles que abrangem as atividades essenciais que uma organização precisa realizar para cumprir sua missão de negócio. Também são conhecidos como Processos Essenciais, Processos Operacionais ou Processos Finalísticos. Esses processos geram valor à entrega final para o cliente. Normalmente falhas ou gargalos nos processos primários são percebidos rapidamente pelos clientes.
Portanto, os Processos Primários estão extremamente conectados à experiência do consumidor (Customer Experience). Além disso, eles caracterizam a atuação da empresa e normalmente permitem uma visão ponta a ponta.
Exemplos: vendas, desenvolvimento de produtos, distribuição, cobrança, atendimento de pedidos, atendimento de garantia, fabricação, manutenção das máquinas, etc.
II. Processos de Apoio/Suporte: são aqueles que ajudam ou facilitam a execução dos Processos Primários. Também são conhecidos como Processos de Apoio. Não oferecem valor diretamente ao cliente final, mas garantem o sucesso dos processos primários. Isso não significa que os processos de suporte não sejam importantes.
Muito pelo contrário: os Processos de Suporte aumentam a capacidade de a organização realizar as suas atividades essenciais. Além disso, apoiam outros Processos de Suporte ou Processos de Gerenciamento e estão relacionados à Gestão de Recursos. Permitem uma estrutura especializada e funcional.
Exemplos: planejamento estratégico e tático, orçamento organizacional, recrutamento e seleção, compras, treinamento operacional, armazenamento.
III. Processos Gerenciais: são aqueles que medem, monitoram e controlam as atividades de uma organização. São parecidos com os Processos de Suporte, pois não agregam valor ao cliente, mas a outros processos, como os Processos Primários e os Processos de Suporte.
Eles administram o presente e o futuro do negócio ao garantir que a organização cumpra seus objetivos de estratégicos e alcance as metas estipuladas nos indicadores. Os Processos de Gerenciamento, portanto, têm a função de gerenciar os processos e assegurar o cumprimento de políticas e diretrizes da empresa (processos de governança).
Exemplos: fixação de metas, avaliação do resultado da organização, gestão integrada, destinação de recursos.
IV. O processo escolhido para a realização deste estudo é o processo de alocação de cargas, e se enquadra em "Processos primários", pois ele é de extrema importância para o processo logístico. O grande desafio consiste em reduzir o ciclo do pedido, que é o tempo total entre o cliente realizar um pedido e o mesmo ser entregue, buscando os fluxos de informações e materiais desde o ponto de origem (aquisição) até o ponto de destino final (consumidor), visando assim proporcionar níveis de serviço adequados às necessidades dos clientes/fornecedores. Logo, é importante contar com sistemas eficientes de recebimento de pedido, checagem de estoque, aprovação, separação, expedição e entrega.5. Desdobramento de Processos (hierarquia dos processos), explique cada item conceitualmente (Em uma organização, é importante estabelecer prioridades de execução do que precisa ser feito. Sendo assim, a hierarquia dos processos auxilia na gestão de tarefas, além de trazer mais clareza sobre a importância de cada conjunto de atividades.):
· Macroprocesso:
De acordo com o dicionário macroprocesso é um processo que geralmente envolve mais que uma função na estrutura organizacional e sua operação tem impacto significativo no modo como a organização funcionar. Entende-se que é um tipo de processo que engloba diversas funções a fim de auxiliar a empresa a alcançar suas metas estipuladas.
· Processo:
O termo processo se baseia na maneira de fazer algo, todo o processo de criação de determinado produto ou serviço. Os processos estão presentes no dia-a-dia, pode até ser configurado como “rotina”.
· Subprocesso:
É um processo que equivale a uma divisão que está dependente de outro. O subprocesso consiste em um conjunto de atividades dentro de um processo. Por ser mais detalhado do que os processos, ele permite observar os fluxos de trabalho e as atividades necessárias para uma execução.
 Como por exemplo: Se um processo fosse fabricar um produto, o subprocesso seria definir e encontrar os materiais, desenvolver a peça e montá-la para a venda.
· Atividade:
Por sua vez, a atividade é o trabalho que efetivamente é realizado. Desse modo, ela diz respeito à interação do profissional com o ambiente de trabalho, incluindo as ferramentas tecnológicas, a gestão e a organização do negócio.
Nem sempre a atividade que é o cargo exercido é semelhante a tarefa que é a prescrição da atividade.
· Tarefa:
Já a tarefa é uma atividade que deve ser realizada pelo profissional dentro de um prazo. Ela está vinculada aos objetivos e às regras da empresa.
E muitas das vezes uma tarefa depende de outra para ser efetuada.
Fonte: SORDI (2008, p. 60), adaptado pelo autor. 
 
6. Faça um resumo explicando:
a) O que é um diagrama.
b) O que é um Diagrama de Blocos: Neste caso, desenhe objetivamente o processo que está estudando considerando um diagrama de bloco.
A Definição de acordo com o dicionário define diagrama como: representação gráfica em que, sobre as classes da distribuição figuradas num eixo horizontal por intervalos apropriados, se levantam retângulos, chamados barras, cuja área é proporcional à magnitude a ser representada; gráfico de barras.
Diagrama é basicamente um esquema simplificado formado por palavras – chaves, normalmente usados para estudos pois a compreensão dos assuntos é assimilada de forma mais rápida.
O diagrama de blocos ou fluxograma é uma forma padronizada eficaz para representar os passos lógicos de um determinado processamento (algoritmos), para o funcionamento correto de determinado setor.
				
														
Diagrama de blocos do processo de alocação de cargas feito pelo grupo.
7. Faça um resumo explicando:
a) O que é fluxograma; e 
b) Um Fluxograma Funcional Padrão ANSI*
As definições à respeito de Fluxograma de acordo com o dicionário nos afirma que é um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representação esquemática de um processo, muitas vezes feito através de gráficos que ilustram de forma descomplicada a transição de informações entre os elementos que o compõem. 
Podemos entendê-lo como um tipo de documentação de todos os passos necessários para a execução de qualquer ripo de processo. O fluxograma é uma ferramenta de gestão que demonstra graficamente através de uma linguagem simbólica e escrita todas as etapas operacionais e sequenciais de um processo, permitindo detalhá-lo, entendê-lo e melhorá-lo.
Já o Fluxograma Funcional Padrão ANSI* é o mais complexo, completo e mais usado, conhecido por este nome por seguir o padrão ANSI (American National Standards Institute), Instituto Nacional Americano de Padronização que desenvolveu este padrão de fluxograma vertical que analisa melhor as interações e detalhes de cada etapa dos processos.
Este fluxograma tem origem na programação de sistemas, mas atualmente é também bastante usado nos processos de negócios e na gestão da qualidade. 
Alguns exemplos de algumas das formas mais utilizadas no desenvolvimento de um fluxograma:
 Fonte: http://goo.gl/OzLYbR
 Fonte: docplayer.com
8. Gestão do tempo de trabalho: explique a importância da gestão do tempo para o desenvolvimento/realização dos processos organizacionais. Discuta a utilização de uma ‘Tabela de Tempos Padrão’, e sua importância para a análise e a eficiente da execução do processo, por exemplo, ‘se está no tempo certo’, ‘se está mais lento’, ‘se está mais rápido’.
A gestão do tempo em uma empresa se baseia em três características: o uso adequado do tempo para a realização das tarefas, a priorização das atividades e o entendimento de que a boa administração do tempo traz benefícios a todas as áreas do empreendimento.
Com isso, há melhora na produtividade e na qualidade, diminuição do estresse e do retrabalho e, consequentemente, aumento da lucratividade.
Para garantir uma boa gestão do tempo, é importante traçar estratégias organizacionais que estejam alinhadas com todo o planejamento, focando no bom desempenho e no cumprimento dos objetivos dentro dos prazos. Aliás, a gestão do tempo também impacta na satisfação dos clientes, afinal, prazos cumpridos e qualidade são pontos cruciais para bem atendê-los.
Todos os projetos tem uma demanda em tempo, assim sendo, precisa-se de uma boa gestão do seu tempo para não ocorrer atrasos ou entregas antes do prazo, faltando testes que podem resultar em problemas no produto/serviço que foi solicitado.
A tabela de tempo padrão é importante, para saber se todos os colaboradores e responsáveis por um projeto, estão de acordo com o tempo no mesmo momento, por exemplo, se o colaborador "1" está na segunda semana do fluxograma de tempo, e o colaborador "2" está na primeira, ou um está atrasado e o outro está muito adiantado, o ideal sempre é que a equipe por um todo esteja no mesmo tempo, porém não atrasados, assim tendo um ritmo igual e consistência para finalizar projetos.
Sendo assim, o processo de alocação de cargas é um processo rápido e eficaz para a realização do seu objetivo levando cerca de 30 segundos a 1 minuto.
9. Avaliação da eficiência, eficácia e adaptabilidade do processo: (a) explique cada item conceitualmente e (b) discuta se o processo que você escolheu para análise neste trabalho é eficiente e adaptável ou não, e por quê.
(a)Eficiência é utilizada para denominar algo que é feito de maneira mais adequada e correta, remete a otimização de resultados, visto que eficiência se faz com o trabalho hábil e a minimização de recursos.
Eficácia é o ato de fazer o certo, buscando atingir maior grau de um determinado objetivo, classificado ainda como trabalho de qualidade e segurança de um bom resultado.
 
Adaptabilidade do processo é a capacidade do indivíduo em se tornar mutável para então se adaptar de acordo com as circunstâncias e necessidade, é conseguir ser apto a situações naturalmente divergente da que se vive.
(b)Sim, o processo vigente no trabalho são ambos, dados que para locação de cargas é preciso de planejamento, afinal poderá surgir vários desafios. Sendo assim, é necessário manter a eficiência e a adaptabilidade para otimização de recursos e se moldar as possíveis adversidades.
10. Considerações finais: explique a importância do conhecimento para aumento do potencial operacional do negócio...
O conhecimento dos processos e suas características são importantes sobretudo, para reconhecer as áreas com oportunidade de avanço, oferecer o conjunto de dados para a tomada de decisão, dar a base para decidir metas de aperfeiçoamento e determinar e gerenciar rotinas e resultados.
Portanto, é aconselhável para o sucesso do processo, que seja feita uma análise através das ferramentas descritas,e estar sempre disponível a mudanças, distinguir as informações fornecidas pelo ambiente, interpretá-las, saber reagir de forma ágil e eficaz garantindo não só o progresso do processo, como a avanço contínuo.
Os processos são necessários para qualquer tipo de empresa, sem eles, é impossível mapear pontos de falhas e obter indicadores de desempenho que possibilita mudanças e melhorias. 
REFERÊNCIAS
Sites:
https://www.dhl.com/br-pt/home/sobre-nos.html (acesso realizado em 22/10/2020 ás 19h25)
https://www.dhl.com/br-pt/home/carreiras.html ( acesso realizado em 22/10/2020 ás 20h45)
https://www.dhl.com/br-pt/home/sobre-nos/nossa-visao.html (acesso realizado em 20/10/2020 ás 13h35)
https://siteantigo.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/administracao/mapeamento-de-processos/1 (acesso realizado em 06/10/2020 às 14h15)
https://www.lecom.com.br/blog/subprocessos-tarefas-e-atividades-qual-a-d (acesso realizado em 14/10/2020 às 17h00)
https://www.dicio.com.br/processo/ (acesso realizado em 14/10/2020 às 17h30)
https://www.dicionarioinformal.com.br/diferenca-entre/macroprocesso/subprocesso/
(acesso realizado em 13/10/2020 às 13h45)
https://rhcomprofessorjuliano.blogspot.com/2013/02/ferramentas-de-gestao-fluxograma-padrao.html ( acesso realizado em 13/10/2020 às 14h50)
https://www.devmedia.com.br/fluxogramas-diagrama-de-blocos-e-de-chapin-no-desenvolvimento-de-algoritmos/28550#:~:text=O%20diagrama%20de%20blocos%20ou%20fluxograma%20%C3%A9%20uma,facilitar%20a%20visualiza%C3%A7%C3%A3o%20dos%20passos%20de%20um%20processamento (acesso realizado em 13/10/2020 às 15h05)
Bibliografias:
 MELLO, Carlos Henrique Pereira et al. ISSO: 9001: 2008: Sistema de Gestão da Qualidade para Operações de Produção e Serviços. 1. Ed. São Paulo: Atlas, 2009.
VALLE, R. ; OLIVEIRA, S. B. Análise e Modelagem de Processos de Negócio. 1. Ed. São Paulo: Atlas, 2009.
HARRINGTON, James. Aperfeiçoando processos empresariais. São Paulo: Makron Books, 1993.
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