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1 O uso de recursos esquemáticos para melhorar a produtividade de um laboratório de lentes em Governador Valadares/MG Keila Amélia Graciote Reis keilagraciote@hotmail.com Anna Karolina Barbosa da Costa (IFMG) akbarbosadacosta@gmail.com Daiana Brito Rocha (IFMG) drbrito0 @gmail.com Karolliny Siqueira (IFMG) karollinyss@live.com Heitor Cardoso de Brito (IFMG) heitor.cardoso@ifmg.edu.br Resumo: Este trabalho tem por objetivo analisar o fluxo de processos e atividades de um laboratório de lentes localizado na cidade de Governador Valadares-MG e apontar melhorias de baixo custo que possam ser aplicadas para racionalizar e agilizar sua produção. Para isso, foram feitas visitas à empresa com o objetivo de colher informações e realizar o mapeamento dos processos com o auxílio das ferramentas fluxograma e mapofluxograma. A partir da observação do mapofluxograma e de entrevistas com os funcionários, foi possível identificar que as atividades atualmente praticadas tem sobrecarregado o setor de triagem e obrigado os funcionários a fazerem deslocamentos desnecessários. Espera-se que, para o leiaute proposto – sem a necessidade de nenhum investimento, o processo permita a fabricação de lentes de forma mais ágil, padronizando as informações, reduzindo o tempo de espera do cliente (especialmente para os serviços com o prazo de entrega curto), e melhore as atividades laborais da empresa, seja na redução dos percursos, na redistribuição e nivelamento de atividades, na clareza do fluxo/movimentações e até mesmo no nível de satisfação interno, além de reduzir o risco de ocorrência de esbarrões entre funcionários e possíveis projeções de materiais no chão, ocorrendo quebras, riscos ou pontos na superfície dos mesmos. Foram, também, feitas sugestões para trabalhos futuros, que abordam temas de saúde ocupacional e análise de viabilidade de implantação de outros equipamentos que contribuam para o aumento da produtividade da empresa. Em relação ao processo como um todo, obteve-se a eliminação de três atividades e mudança das tarefas do setor de triagem para as área de recepção e estoque. Palavras-chave: Fluxograma; Mapofluxograma; Diagrama de atividades; Lente; Laboratório 1. INTRODUÇÃO O fluxo de processos de uma organização envolve todas as atividades desenvolvidas dentro da empresa. Para que as mesmas consigam atingir seus objetivos de forma eficaz, é muito importante definir qual o melhor fluxo de processos possível, pois eles estão diretamente ligados à produtividade dos colaboradores e à qualidade de seus produtos e serviços. Esse trabalho se justifica na importância das empresas analisarem as rotinas e fluxos de processos das empresas, identificarem erros e apontar melhorias nos seus processos. Tem-se, com isso, o seguinte problema: Como realizar melhorias de baixo custo que que possam ser aplicadas no fluxo de processos desenvolvidos na empresa em estudo? 2 Esse trabalho tem como objetivo principal analisar o processo e apontar melhorias que possam ser aplicadas no fluxo de fabril de um laboratório de lentes localizado em Governador Valadares/MG através da reavalização do arranjo físico por meio da elaboração de fluxogramas. Já os objetivos específicos são: identificar processos desnecessários; verificar as opiniões dos funcionários quanto aos processos desenvolvidos; desenvolver o layout e fluxograma do laboratório; identificar fatores que prejudicam os processos. 2. MODELAGEM DE PROCESSOS Para que um produto ou um serviço seja entregue a um cliente, é necessário que haja um ou mais processos. Segundo Harrington (1991, apud GONÇALVES, 2000), um processo é uma atividade ou o conjunto delas que toma uma entrada (input), adiciona valor a ele e fornece uma saída (output) a um cliente específico, podendo ele ser interno ou externo. Ainda, os processos utilizam recursos da organização para oferecer resultados a seus clientes. Vernadat (1996 apud COSTA e POLITANO, 2008, p. 5) define a modelagem de processos como sendo “um conjunto de atividades que deve ser seguido para a criação de um ou mais modelos com o objetivo de representação, comunicação, análise, projeto ou síntese, tomada de decisão, ou controle”. O autor também define um modelo como sendo a representação de algo, uma abstração da realidade (ou universo em estudo) em termos de algum formalismo, definidos pelos constructos de modelagem, para o propósito do usuário. O objetivo da modelagem de processos é entender como é o funcionamento interno da empresa e para isso utiliza ferramentas como fluxo de processos, organograma, fluxograma. Essas ferramentas possibilitam aos colaboradores uma melhor visão das atividades executadas durante a sua rotina (DIAS e col., 2011 apud MACHADO e col., 2013). De acordo com Dias e col. (2011) o objetivo da modelagem de processos é compreender o funcionamento interno da organização. Para tal, a técnica utiliza ferramentas como organogramas, diagramas de posicionamento, fluxos de processos, que possibilitam a visualização das tarefas executadas pelos funcionários no seu cotidiano, criando uma base de estudos, melhoria e compreensão dos processos, e estimativas de custos. Para DIAS e col. (2011, apud Machado e col., 2013), a modelagem dos processos pode ser utilizada tanto para o mapeamento dos processos atuais como para o mapeamento de propostas de melhoria e/ou criação de novos processos (quando necessário). 3. RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSOS Segundo Carreira (2009), faz-se necessário racionalizar/simplificar/redesenhar processos ou rotinas de trabalho quando se deseja viabilizar a retomada da propriedade do modo de produção pela empresa. Basicamente, a técnica consiste em criar processos racionais, lógicos e estruturados. Para uma definição mais prática, racionalizar processos é adequar os métodos às rotinas de trabalhos, simplificando-os, com o objetivo de agilizar, aumentar a produtividade e reduzir custos (ZAMBERLAN e col., 2006). Para racionalizar um processo é necessário que haja uma comparação entre como ele está sendo desenvolvido atualmente e qual a melhor maneira possível de desenvolvê-lo, a fim 3 de reduzir ou até eliminar as imperfeições, tornando-o mais eficaz (MIRANDA, 1981 apud ZAMBERLAN, 2006). Através do mapeamento e análise dos processos de uma organização podemos ter uma visão mais abrangente do funcionamento das atividades e, a partir de conhecimentos empíricos, práticos e teóricos, podemos reestruturá-los aplicando as melhorias necessárias. 4. FLUXOGRAMA Fluxograma, de acordo com Peinado e Graeml (2007), Slack e col. (2015), são representações gráficas feitas com o auxílio de símbolos predeterminados que mostram o sequenciamento dos passos de um determinado trabalho. Sua construção objetiva analisar os sistemas produtivos, buscando identificar oprtunidades para melhorar a eficiência dos processos uma vez que o mesmo dá uma compreensão detalhada das partes do processo em que algum fluxo ocorre. Peinado e Graeml (2007) afirmam que não há uma norma rígida para a elaboração de fluxogramas, e citam alguns tipos de representações gráficas industriais: fluxograma linear de operações, setorial, de linhas de montagem e de arranjo físico funcional. Chiavenato (2007), porém, faz menção ao fluxograma vertical. Segundo o autor, este modelo é utilizado para descrever procedimentos executados por vários funcionários ou expor uma rotina executada por um único funcionário. Ele tem uma enorme utilidade para se montar procedimentos ou rotina de trabalho, fixar a sequência das atividades, racionalizar tarefas, dentre outros. O fluxograma vertical é utilizado principalmente em processos de linha de produção, e tem como vantagens a rapidez no preenchimento, podendo vir em formulário padronizado, com clareza nas informações e facilidade na apresentação. 5. MAPOFLUXOGRAMA O mapofluxograma mostra a movimentaçãofísica de um determinado objeto (ou matéria-prima) em centros de processamentos produtivos dispostos em uma instalação produtiva de acordo com uma rota fixa (BARNES, 1977). Sales e col. (2004) afirmam que o mapofluxograma se trata de uma representação do sequenciamento das atividades apresentadas no diagrama de processo em plantas ou croquis, e permite uma maior transparência da visualização de movimentação de materiais. Sua utilização se mostra eficiente no planejamento dos elementos e pode ser usado para avaliar mudanças em relação ao que foi planejado, devendo (sempre que possível) ser analisado e revisto. Os mapofluxogramas são usados, normalmente, em conjunto com outros diagramas para melhor contribuir com a total compreensão do processo. 6. METODOLOGIA Quanto à abordagem, a pesquisa é classificada como quantitativa uma vez que os resultados (no caso, as distâncias percorridas pelos operadores) podem ser quantificados (FONSECA, 2002). 4 Em relação à natureza da pesquisa, a mesma é classificada como sendo aplicada pois, segundo Gerhardt e Silveira (2009), gera conhecimentos para aplicação prática e o trabalho é dirigido à solução de problemas específicos. Ao se tratar dos objetivos do estudo, este se classifica como exploratório. Gil (2007) afirma que a pesquisa exploratória proporciona maior familiaridade com o problema, podento torná-lo mais explícito ou construindo hipóteses e envolvendo, em sua grande maioria, um levantamento bibliográfico e entrevistas com pessoas que tiveram experiências práticas com o problema pesquisado. Já em relação aos procedimentos, o trabalho se classifica como sendo um estudo de caso e pesquisa de campo. O primeiro, de acordo com Gil (2007, p.33) “Visa conhecer em profundidade o como e o porquê de uma determinada situação que se supõe ser única em muitos aspectos, procurando descobrir o que há nela de mais essencial e característico”. O autor ainda menciona que o pesquisador não tem a intenção de realizar interferências sobre o objeto a ser estudado, mas sim fazer revelações de como ele o percebe. Já a pesquisa de campo, para Fonseca (2002), além da pesquisa bibliográfica, deve-se realizar coleta de dados junto a pessoas. Para desenvolvimento da pesquisa foi feita uma entrevista com caráter investigativo (apêndice A). Conforme Marconi e Lakatos (2017, p. 338), a entrevista “é uma técnica utilizada pelo pesquisador em que ele se põe frente a frente com o investigado e lhe faz algumas perguntas, objetivando recolher os dados de que precisa para a realização de sua pesquisa ". As ferramentas utilizadas na elaboração desse artigo são o fluxograma vertical e o mapofluxograma. 7. ESTUDO DE CASO O organograma mostrado na figura 1 exibe os setores laborais da empresa. O objeto de investigação foi realizado nos setores de triagem, surfassagem e montagem, abrangendo todos os funcionários envolvidos no processo de fabricação das lentes. Já as entrevistas foram realizadas com os gerentes financeiro e comercial, o encarregado de produção e os funcionários dos setores ligados direta ou indiretamente ao processo de fabricação das lentes. Figura 1 – Organograma do laboratório. Fonte: Elaboração própria. Os dados foram obtidos através de observações simples de forma a aprofundar o conhecimento das atividades exercidas no local uma vez que, segundo Marconi e Lakatos (2017), o uso da técnica de observação utiliza os sentidos para se coletar de dados e conseguir 5 informações de determinados aspectos da realidade; ela ajuda o pesquisador a identificar e obter provas que o levem a alcançar os seus objetivos. A realização de entrevisas individuais proporcionou maior facilidade na compreensão do funcionamento do sistema e contribuiu par a elaboração do fluxograma de atividades (figura 2). FIGURA 2 – Fluxograma das atividades de confecção de lentes de resina comum. Fonte: Elaboração própria. 6 É importante ressaltar que, devido à existência de diversas opções de fabricação dos produtos (e.g. tratamentos na lente, tipos de materiais, opção de coloração das lentes, aquisição de lentes pré-fabricadas e com surfassagem digital), a equipe optou por realizar o mapeamento do processo produção da lente de resina comum – todas as lentes fabricadas no laboratório passam pelo mesmo processo, mas esta é o produto que apresenta maior número de vendas na empresa. Desta forma, o diagrama de atividades mostrado na figura 2 se refere à manufatura desse material. De volta à figura 2, observa-se a existência de grande volume de atividades operacionais (ações essas que agregam valor ao negócio) sendo as etapas de montagem e surfassagem as que mais aparecem no fluxo. Por outro lado, a atividade de transporte aparece sete vezes (28% dos casos); para esse tipo de ação, três delas aparecem no setor de triagem, onde se suspeita de movimentações desnecessáriasrealizadas pelo símbolo caracterizado como execução/inspeção (13 ações ao todo), principalmente no setor de montagem. O resumo das quantidades de movimentações em casa setor é mostrado na tabela 1. TABELA 1 – Número de movimentações por setor e total de atividades realizadas por tipo de ação Setor Operação Transporte Inspeção Arquivo provisório Arquivo permanente Subtoal Estoque - 1 1 - 2 Montagem 5 - 2 1 8 Recepção 3 3 - - 6 Surfassagem 4 2 - - 6 Triagem 1 2 - - 3 Subtotal 13 8 3 1 25 Fonte: Elaboração própria. De posse do fluxograma de atividades, foi possível elaborar o mapofluxograma, que foi ‘peça-chave’ no diagnóstico dos problemas e falhas identificados no processo. 7.1 Diagnóstico do atual processo de produção O diagnóstico do processo de produção do laboratório de lentes analisado indicou diversos problemas como retrabalhos, idas e vindas desncecessárias, longos trajetos percorridos e, consequentemente, diversas oportunidades de melhoria. A primeira visita à empresa foi realizada com o intuito de entender todas as etapas do processo produtivo das lentes. Durante as visitas posteriores foi desenvolvido um fluxograma resumido do processo produtivo e foi feita uma pesquisa sobre os conceitos de processo de resolução de problemas baseados nos conceitos da teoria de Taylor sobre “Tempos e movimentos” ligados a produtividade para embasar qualquer proposta de melhoria futura. 7.2 Análise do arranjo físico atual A primeira etapa desta análise compreendeu a elaboração de uma planta baixa simplificada do local. Devido ao pouco período de tempo nas visitações à empresa e, para evitar intervenções nos processos laborais, a equipe optou pela não realização de medições exatas das acomodações, equipamentos, mesas etc. – isto é, o arranjo físico mostrado na figura 3 está sem escala. Buscou-se, porém, informações detalhadas sobre o funcionamento de todas as máquinas existentes no laboratório, identificando cada uma delas. 7 FIGURA 3 – Arranjo físico simplificado do laboratório, sem escalas métricas. Fonte: Elaboração própria. As numerações de um a quatro inseridas na figura 3 se referem às máquinas presentes no laboratório. O quadro 1, a seguir, mostra informações a respeito das mesmas. Número Equipamento Descrição 1 Lensômentro Equipamento utilizado no processo de conferêcia e marcação das lentes, fazendo a leitura de suas dioptrias (convergência de uma lente) 2 Facetadora automática Máquina utilizada no corte de todos os tipos de materiais. Ela também realiza todos os tipos de acabamento automaticamente. 3 Facetadora diamantada Equipamento para desbaste, acabamento, ringles e polimento em lentes de resina, Poli e Cristal. 4 Frisadora de lentes Equipamento utilizado na confecção da canaleta (friso) na lente para armações em fio de nylon. 5 Gerador ótico Equipamento destinado à alta produção de lentes oftálmicas, gera curvas esféricas, tóricas e prismáticas além de realizara retificação de moldes de alumínio ou plástico. 6 Polidora com lixa Equipamento utilizado no polimento das lentes. Processo feito com lixa grossa ou fina, em que a lixa executa movimentos circulares na superfície da lente de forma a polí-la suave e gradativamente. 7 Polidora para acabamento Equipamento utilizado para polimento final/ acabamento da lente. Processo feito com molde de feltro e abrasão feita com pó de óxido de alumínio misturado em água. QUADRO 1 – descrição dos equipamentos mostrados na figura 3. Fonte: Elaboração própria. De posse do fluxograma de atividades realizado para as lentes de resina comum e do arranjo físico geral e, com o auxílio gerente do laboratório, foi possível realizar o sequenciamento das tarefas que fazem parte do ciclo de produção do referido objeto. A figura 4 mostra o mapofluxograma praticado atualmente para aquele produto, onde se observa, de forma nítida, a realização de movimentos desnecessários (principalmente entre os setores de triagem e de estoque) e mau posicionamento das máquinas 1, 2, 3 e 4 no setor de montagem. 8 FIGURA 4 – Mapofluxograma do processo atual de fabricação de lentes de resina comum. Fonte: Elaboração própria. 7.3 Identificação de retrabalhos e propostas de melhoria imediata Ao realizar o diagnóstico foi possível identificar que o atual fluxo de processos dentro do laboratório está distribuído de forma a sobrecarregar o setor de triagem, centralizando ali algumas tarefas que não correspondem às atividades que realmente agregam valor à função. Essas ocupações extras fazem com que o funcionário se dirija diversas vezes ao setor de estoque para localizar as lentes pretendidas e retorne novamente à seção de triagem para poder fazer a marcação e passar a fita de proteção nas mesmas antes de encaminhá-las à subdivisão de surfassagem. Sugere-se, desta forma, que seja realizada a mudança da mesa de marcação da triagem para o estoque e que o sistema de entrada de pedidos seja realocado da triagem para a recepção. O quadro 2 mostra o resumo dessas sugestões de mudança. Item Atividade Mudar Do setor Para o setor 3 Dar entrada no pedido no sistema de controle Triagem Recepção 4 Deslocar até o estoque Triagem Recepção 7 Passar fita de proteção e fazer a blocagem do material (fixar o bloco em suporte de alumínio) Triagem Estoque 8 Encaminhar o pedido juntamente com o bloco para o setor de surfassagem Triagem Estoque 24 Dar baixa do pedido no sistema para futuro encaminhamento ao cliente Triagem Recepção QUADRO 2 – Sugestões de mudança na realização das atividades. Fonte: Elaboração própria. A simples mudança da localização do computador onde se fazem os cadastramentos dos pedidos do setor de triagem para a recepção e a colocação da mesa de marcação de pedidos (antes localizada na triagem) dentro da sala de estocagem, além de pequenas mudanças no layout desta área, porporcionou a eliminação das atividades 2, 6 e 25. O diagrama de atividades sugerido é mostrado na figura 5, lembrando que o grupo optou por não modificar as numerações referentes ao sequenciamento dos processos para facilitar a visualização e entendimento. 9 FIGURA 5 – Proposta de mudança do fluxograma das atividades de confecção de lentes de resina comum. Fonte: Elaboração própria. Constatou-se, também, que os equipamentos disponibilizados no setor de montagem foram alocados de forma aleatória, em posições que não se adequam a uma ordem lógica de utilização. Sugere-se, desta forma, que sejam realizadas mudanças no posicionamento das máquinas 1, 2, 3 e 4, conforme mostrado na figura 6. 10 FIGURA 6 – Arranjo físico proposto de acordo com a implementação do mapofluxograma. Fonte: Elaboração própria. Caso a empresa adote as sugestões propostas, o processo geral na fabricação de lentes poderá ser feito de forma mais ágil, padronizando as informações, reduzindo o tempo de espera do cliente (especialmente para os serviços com o prazo de entrega curto), e melhorando as atividades laborais da empresa, seja na redução dos percursos, na redistribuição e nivelamento de atividades, na clareza do fluxo/movimentações e até mesmo no nível de satisfação interno. Ainda, na atual situação a grande circulação de funcionários transportando lentes aumenta o risco de ocorrência de esbarrões entre eles e possíveis projeções de materiais no chão, ocorrendo quebras, riscos ou pontos na superfície das mesmas. O aceite da proposta poderá diminuir a ocorrência desse risco de acontecimento, sem mencionar a redução de deslocamentos desnecessários ao longo da jornada de trabalho. As alterações sugeridas proporcionaram um mapofluxograma mais claro, objetivo, compreensivo e com um aspecto mais organizado. 8. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES O roteiro de entrevista (apêndice A) proporcionou a identificação da necessidade de se construir um sistema de reaproveitamento de água, uma vez que a produção de lentes exige a utilização de muitos litros de água para lubrificar o material na lixadora e na facetadora. Esta implementação, além de trazer beneficios financeiros, também contribuirá com a imagem da empresa como promovedora de ações ambientalmente corretas. Governador Valadares é também conhecida como uma cidade que apresenta elevadas temperaturas – média anual em torno de 24ºC e chegando aos 40ºC em janeiro, o mês mais quente (INMET, 2018). Tal ocorrência afeta o setor de surfassagem da lente: o processo se torna mais lento por causa do superaquecimento do gerador ótico durante a obtenção do grau esperado. Esse problema poderia ser resolvido com a instalação de um sistema de refrigeração, reduzindo o tempo gasto nesta etapa, evitando atrasos na entrega dos pedidos e promovendo 11 melhores condições de trabalho e consequente aumento de produtividade em função da redução do cansaço provocado. Para trabalhos futuros, sugere-se que sejam feitos estudos voltados à análise de viabilidade de reaproveitamento de água (não somente benefícios internos, mas também externos perante uma possível melhoria da imagem da empresa), e que também sejam realizados estudos de segurança e saúde ocupacional que meçam os níveis de conforto térmico diante das atividades executatas. Nesta última, poderão ser feitos estudos que comparem a produção antes e depois da instalação de um sistema de condicionamento de ar, onde (novamente) a análise de viabilidade pode comprovar (ou não) se o investimento realizado traz lucros para a empresa. Por fim, pode-se concluir que a análise do fluxo de processos é uma ferramenta de simples aplicabilidade e traz informações valiosas às organizações pois, através dela, é possível identificar imperfeições que interferem na produtividade, desempenho, qualidade e lucratividade da empresa, e apontar melhorias extraordinárias e de baixo custo de implementação. 9. REFERÊNCIAS BARNES, Ralph M. Estudo de Movimentos e de Tempos: projeto e medida do trabalho. São Paulo: Edgard Blücher, 1977. CARREIRA, Dorival. Organização, Sistemas e Métodos: ferramentas para racionalizar as rotinas de trabalho e a estrutura organizacional da empresa. São Paulo: Saraiva, 2009. CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. 4. ed. Rio de Janeiro: Campus Elsevier, 2007. COSTA, Eugênio Pacceli; POLITANO, Paulo Rogério. Modelagem e mapeamento: técnicas imprescindíveis na gestão de processos de negócios. XXVII ENEGEP – Encontro Nacional de engenharia de Produção, 2008. DIAS, M. H. 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ZAMBERLAN, Carlos Otávio; JACQUES, Luciana Borges; SONAGLIO, Claudia Maria; MINELLO, Ítalo Fernando; SILVA, Angelita Freitas da. Gerenciamento de Processos: o caso da LJ Central de Cosméticos Ltda. Disponível em: <http://www.simpep.feb.unesp.br/anais/anais_13/artigos/901.pdf>. Acesso em: 14 de jun. 2017. APÊNDICE A – Roteiro de Entrevista aos Funcionários Instrumento de coleta de dados Roteiro de entrevistas Cargo: _______________________ 1. Qual seu papel na produção de lentes? O que faz exatamente? Quais as etapas? 2. Todas as etapas do trabalho devem ser descritas em detalhes, buscando: a) O que é realizado? b) Por que é realizado? c) Onde é realizado? d) Quando é realizado? e) Por quem é realizado? f) Como é realizado? 3. Existe alguma etapa anterior ao seu trabalho? O que é feito antes? 4. Como chega o pedido (de quem recebe o trabalho)? 5. Quando você termina seu trabalho, para quem repassa? De que forma? 6. O que é realizado após a realização do seu trabalho? Qual a próxima etapa? 7. Você percebe alguma falha no processo de produção de lentes? Teria alguma sugestão para melhoria?