Mapeamento-de-Processos

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Mapeamento e Padronização de Processos
O que é um Processo?
Um processo é um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes. (Hammer e Champy, 1994)
Características básicas dos processos
Fluxo de Valor: transformação de entradas e saídas, com a utilização de recursos da empresa, com a esperada agregação de valor;
Eficácia: grau com que as expectativas do cliente são atendidas. Ser eficaz é fazer o que o cliente quer;
Eficiência: grau com que as expectativas do cliente são atendidas. Ser eficaz é fazer o que o cliente quer;
Tempo de ciclo: tempo necessário para transformar uma entrada numa saída. Deseja-se que o tempo de ciclo seja o menor possível;
Custo: recursos despendidos no processo.
Fluxo de Valor: transformação de entradas e saídas, com a utilização de recursos da empresa, com a esperada agregação de valor.
Eficácia: grau com que as expectativas do cliente são atendidas. Ser eficaz é fazer o que o cliente quer.
Eficiência: grau de aproveitamento dos recursos para gerar uma saída. Ser eficiente é fazer o que o cliente quer da melhor forma para a empresa (otimizando o processo).
Tempo de ciclo: tempo necessário para transformar uma entrada numa saída. Deseja-se que o tempo de ciclo seja o menor possível.
Custo: recursos despendidos no processo. 
O que é Mapeamento de Processos?
O Mapeamento de Processo é uma ferramenta gerencial e de comunicação que tem a finalidade de fazer a descoberta das informações, partes interessadas, capacidades, recursos que são necessários para entender os processos de negócio.
Ajuda a empresa a enxergar os pontos fracos, os pontos de melhoria e os pontos fortes, além de melhorar a forma de entendimento sobre os processos da empresa e também os resultados dos negócios; auxilia no resultado positivo do produto final. 
Padronização de Processos
“Qual na sua opinião, é o maior exemplo de Mapeamento e Padronização de Processos?
Padronização de Processos
Finalidade:
Indicar a meta e os procedimentos na execução das funções operacionais;
Garantir que a realização das funções seja feita da maneira condensada;
A padronização é o meio. O objetivo é entender, documentar, medir e avaliar.
Conceitos importantes
Procedimento operacional padrão (POP ou PDO): Documento que expressa o planejamento do trabalho repetitivo que deve ser executado para o alcance do resultado (meta);
Fluxograma: Diagrama que apresenta o fluxo ou sequência de um trabalho ou processo, através de uma simbologia própria. Maneira gráfica de se visualizar as etapas de um processo.
Processos Críticos: São os processos considerados importantes, fundamentais para a realização de um objetivo. Caso esses processos não sejam executados da maneira devida, isso irá comprometer a qualidade do produto ou procedimento.
Como mapear e padronizar 
os processos?
1. Definição dos Processos a serem
 padronizados
Os processos a serem mapeados devem ser estabelecidos.
Inicialmente, é interessante que apenas os processos críticos sejam mapeados. 
2. Coleta de Dados
O objetivo desta etapa é coletar dados sobre os processos da empresa e analisá-los, visando seu total entendimento. Além disso, a partir da análise dos dados deve ser identificadas melhorias para os processos. 
A coleta de dados pode ser feita de diversas maneiras:
 • Elaboração de questionários; 
 • Entrevistas com responsáveis; 
 • Envio de formulário;
 • Verificação;
 • Utilização de ferramentas da qualidade. 
Diagrama da tartaruga
SIPOC
Gráfico de Ishikawa
3. Elaboração do Macroprocesso
Macroprocesso: Apresenta os conjuntos de atividades em um nível menor de agregação, claramente definido, de forma que os processos representem uma sucessão clara e lógica de ações interdependentes que geram os resultados requeridos de forma sistêmica. 
4. Definição do Padrão dos Documentos
Deve ser definidos os padrões dos documentos, o conteúdo destes, padrões de fonte, cabeçalho, espaçamento entre linhas, e quaisquer outros aspectos a serem observados para garantir que todos tenham as mesmas características para “padronizar o padrão”.
Elaboração da Norma Zero: Procedimento que conterá as instruções sobre o padrão dos documentos para que sirva de guia para a criação deles. 
5. Procedimentação
A procedimentação visa transformar os dados e as melhorias em padrões a serem seguidos pelos funcionários e devem conter a melhor maneira de executar a tarefa.
Passos para procedimentação: 
 • Consenso entra melhor forma de executar as atividades;
 • Elaborar fluxograma; 
 • Descrever o procedimento (dividir entre responsáveis);
 • Revisar procedimentos.
6. Definição dos processos de controle de documentos
Os documentos devem ser controlados para garantir a melhoria contínua dos processos. O controle de documentos envolve a criação de processos para atualização das revisões dos documentos. 
Procedimento Controle de Documentos;
Lista mestra de documentos.
7. Treinamento dos colaboradores
O treinamento visa garantir a perfeita utilização dos documentos de padronização e explicar as alterações (melhorias) ocorridas no processo aos membros, para que eles assimilem a forma correta de realização de suas atividades. 
Treinamento dinâmico, claro, baseado nos procedimentos. 
8. Auditorias internas
Treinamento de auditoria; 
Auditorias internas tem o objetivo de verificar se os processos estão sendo seguidos conforme o estabelecido nos procedimentos. Além disso, a partir de auditorias são identificadas melhorias para os processos. 
 • Cronograma de auditoria; 
 • Listas de verificação;
 • Relatórios de auditoria. 
Benefícios do Mapeamento e Padronização
Melhor entendimento do negócio ;
Gestão do conhecimento;
Domínio tecnológico; 
Melhoria contínua dos processos;
Padronização dos processos;
Responsabilidades definidas;
Melhoria da qualidade.
MPP – mapeamento e padronização dos processos