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PLANEJAMENTO E GESTÃO DA QUALIDADE PROFA.: ALEXANDRA MONTEIRO Planejamento Começando com o PDCA... Prof. Marcelo Magalhães Planejamento ocorre em diferentes níveis... Planejamento Prof. Marcelo Magalhães Prof. Marcelo Magalhães PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO É um processo gerencial que visa dotar a organização de senso de direção com sustentabilidade de longo prazo, sob condições de incerteza. PLANO ESTRATÉGICO É o seu principal instrumento e deve produzir respostas condizentes a quatro questões fundamentais: • Aonde queremos chegar? • Como vamos chegar lá? • Quando chegaremos onde pretendemos? • O que precisamos para chegar ao estado desejado? Metodologia de Planejamento Estratégico BSC Prof. Marcelo Magalhães Planejamento Estratégico 1.1) Missão Organizacional "Uma organização não se define pelo seu nome, estatuto ou produto que faz; ela se define pela sua missão. Com uma definição clara de missão é possível saber a razão de existir e tornar possíveis, claros e realistas os objetivos a serem cumpridos ou alcançados pela organização". Peter Drucker Prof. Marcelo Magalhães "Uma missão bem difundida desenvolve nos colaboradores um senso comum de direção, oportunidade, significância e realização. Uma missão bem explícita atua como uma mão invisível que guia os colaboradores para um trabalho independente, mas coletivo, na direção da realização dos potenciais da organização“. Philip Kotler Planejamento Estratégico 1.1) Missão Organizacional O que deve ser contemplado COMPROMISSO que organização está assumindo com a sociedade Prof. Marcelo Magalhães COMPETÊNCIA que tem para isso Visão das NECESSIDADES OPORTUNIDADES Principais Planejamento Estratégico 1.1) Missão Organizacional Questões para formulação 1) O que a empresa deve fazer? 2) Para quem deve fazer? 3) Para que deve fazer? 4) Como deve fazer? 5) Onde deve fazer? 6) Qual responsabilidade social deve ter? 7) Que visão de futuro deve ter? Exemplo - FARMOGRAL. 1) O que a empresa deve fazer? Atender as necessidades de saúde, beleza, bem-estar físico e mental. 2) Para quem deve fazer? Comunidade. 3) Como deve fazer? Superando as expectativas através da excelência de nossos produtos e serviços, investindo em tecnologia e no aprimoramento constante de nossos colaboradores. 4) Que visão de futuro a empresa deve ter? Tornando-se um referencial em manipulação e industrialização de medicamentos e cosméticos. Prof. Marcelo Magalhães Planejamento Estratégico 1.1) Missão Organizacional Missão - FARMOGRAL. “Atender as necessidades de saúde, beleza, bem estar físico e mental da comunidade, superando as expectativas através da excelência de nossos produtos e serviços, investindo em tecnologia e no aprimoramento constante de nossos colaboradores, tornando-se um referencial em manipulação e industrialização”. Outros Exemplos: FÁBRICA DE AÇOS PAULISTA: Conquistar e manter clientes, com remuneração adequada ao capital e satisfação crescente dos colaboradores. FORD: Nossa missão é atender as necessidades de transporte de nossos clientes, aprimorando nossos produtos e serviços, prosperando como empresa e proporcionando retorno aos acionistas UNICOR CENTRO CARDIOLÓGICO LTDA: Nossa Missão é o diagnóstico e tratamento clínico-cardiológico, fundamentados em base ética, buscando a excelência e utilizando a tecnologia disponível. Prof. Marcelo Magalhães Planejamento Estratégico 1.2) Valores São ideias fundamentais em torno das quais a organização foi construída. Representam as convicções dominantes, as crenças básicas, aquilo em que a maioria das pessoas da organização acredita. São elementos motivadores que direcionam as ações das pessoas na organização, contribuindo para a unidade e a coerência do trabalho. Sinalizam o que se persegue em termos de padrão de comportamento de toda a equipe na busca da excelência. Planejamento Estratégico 1.2) Valores Características Importantes - Alinhados com a missão e visão da empresa -Definidos e desenhados com caráter de perenidade - Favorecer o comportamento ético e serem compatíveis com objetivos -São partes fundamentais da cultura organizacional Exemplo - Fiat. Satisfação do cliente Ele é a razão da existência de qualquer negócio. Valorização e respeito às pessoas São as pessoas o grande diferencial que torna tudo possível. Atuar como parte integrante do Grupo Fiat Juntos nossa marca fica muito mais forte. Responsabilidade social É a única forma de crescer em uma sociedade mais justa. Respeito ao MeioAmbiente É isso que nos dá a perspectiva do amanhã. Planejamento Estratégico 1.2) Valores Valores - Itaú Todos pelo Cliente; Paixão pela Performance; Liderança Ética e Responsável; Craques que Jogam para o Time; Foco na Inovação e Inovação com Foco; Processos Servindo Pessoas; Ágil e Descomplicado; Carteirada não Vale; Brilho nos Olhos; Sonho Grande Valores - Gerdau Ter a preferência do CLIENTE SEGURANÇA das pessoas acima de tudo PESSOAS respeitadas, comprometidas e realizadas EXCELÊNCIA com SIMPLICIDADE Foco em RESULTADOS INTEGRIDADE com todos os públicos SUSTENTABILIDADE econômica, social e ambiental Planejamento Estratégico 1.3) Visão de Futuro É um estado futuro desejado: ➢ Como se pretende que a organização seja vista e reconhecida; ➢É uma projeção das oportunidades futuras do negócio da organização e uma concentração de esforços na sua busca; ➢ Onde desejamos colocar a organização; ➢ Como incorporar as inovações necessárias ao seu atingimento; ➢É semelhante a um sonho. Mas ao contrário do sonho, ela diz respeito a realidade. Planejamento Estratégico 1.3) Visão de Futuro Algumas questões... O que a empresa deseja ser em X anos? Onde deseja chegar em X anos? Como a empresa será vista em X anos? Em que ela deseja se transformar em X anos? O que precisa atingir em X anos? Amil “Ser a melhor, a maior e a mais feliz das empresas.” Embraer “A Embraer se consolidará e se manterá como uma das grandes forças globais do setor aeroespacial, operando com lucratividade e apresentando níveis de excelência em tecnologia, produtos e serviços ao Cliente.” Gerdau “Ser benchmark em todos os negócios que opera.” Boticário “O Boticário tem como crença ser uma empresa percebida como criadora e disseminadora de produtos que expressem sensibilidade, harmonia e beleza. Em toda a parte, por todas as pessoas, no mundo inteiro. Planejamento Estratégico 2) Análise de Conjuntura É O PROCESSO DE IDENTIFICAÇÃO DE OPORTUNIDADES, AMEAÇAS, FORÇAS E FRAQUEZAS QUE AFETAM A ORGANIZAÇÃO NO CUMPRIMENTO DA SUA MISSÃO Planejamento Estratégico 2) Análise de Conjuntura Consiste na análise de todos os fatores que impactam no desempenho de uma empresa, tanto internos quanto externos. Planejamento Estratégico 2) Análise de Conjuntura - SWOT 1. Forças: Representa as qualidades da empresa, ou seja, tudo aquilo que agrega valores e está sob o controle da organização. 2. Fraquezas: As fraquezas são pontos que atrapalham e não trazem vantagens competitivas para a empresa, e estão seu controle direto. 3. Oportunidades: As oportunidades são fatores externos (que não estão sob a influência da empresa) e quando surgem, trazem benefícios para a corporação, como por exemplo uma nova lei que possa beneficiar a empresa de algum modo; 4. Ameaças: As ameaças também não estão sob o controle da empresa, porém são fatores que podem prejudicar a corporação de algum modo. Um exemplo pode ser a entrada de uma grande empresa no segmento. Planejamento Estratégico 2) Análise de Conjuntura - SWOT Exemplo: Um restaurante localizado em um bairro nobre de Fortaleza possui uma culinária de alta qualidade e problemas com mau atendimento. Planejamento Estratégico Organização Macroambiente Economia 2) Análise de Conjuntura - Ambiente AMBIENTE GERAL ou macroambiente ou ambiente externo AMBIENTE OPERACIONAL ou microambiente, ou ambiente-tarefa ou ambiente próximo Mão-de-ObraConcorrência AMBIENTE INTERNO: recursos, aspectos estruturais, produtivos, humanos Planejamento Estratégico 3.1) Análise interna – Pontos Fortes e Fracos Consiste na identificação de todos os fatores positivos e negativos, sob o controle da empresa, que podem facilitar ou dificultar a implementação das estratégias organizacionais. Para sua definição, recomenda-se usar como referência uma lista de aspectos gerais relevantes para a realidade organizacional, de acordo com as quatro perspectivas do BSC. Perspectiva FINANCEIRA Perspectiva MERCADO / CLIENTE Perspectiva de PROCESSOS INTERNOS Perspectiva do APRENDIZADO E CRESCIMENTO Lucratividade Endividamento Receita Produtividade Capital de giro Liquidez Capacidade de Investimento Preço Qualidade Tempo Função Parcerias Marca Gestão Organizacional Infraestrutura/equipamentos Tecnologia da Informação Logística/Distribuição Desenv Novos produtos Atendimento ao cliente Processo Produtivo Avaliação de desempenho Capacitação Liderança Gestão de RH Recrutamento e seleção Estrutura organizacional Processos Administrativos Cultura organizacional Planejamento Estratégico 3.1) Análise interna – Pontos Fortes e Fracos Além da identificação dos pontos fortes e fracos, é interessante que estes sejam qualificados pela equipe, de acordo com o impacto provável nos projetos e estratégias atuais e futuras da organização. Para tanto, sugere-se a adoção da tabela a seguir: Conceito Descrição Nada importante Sem relevância para definição das políticas de ação empresarial Pouco importante Mínimo impacto no funcionamento da empresa Importante Impactos positivos no desempenho organizacional Muito importante Essencial para o posicionamento em condição diferenciada no mercado Cada categoria acima pode ter uma ponderação atribuída, que permitirá ao final do processo a classificação dos pontos fortes e fracos mais relevantes. Planejamento Estratégico 3.2) Análise Externa – Oportunidades e Ameaças Consiste na especificação dos fatores externos a empresa que representam possibilidades de ganhos e evolução, ou fatores que podem dificultar suas operações e por em risco a continuidade do negócio. Essa análise deverá ser efetuada, considerando uma série de tópicos: - Evolução tecnológica - Fornecedores - Aspectos econômicos e financeiros - Aspectos socioeconômicos e culturais - Entidade de classe - Órgãos governamentais - Mercado de mão-de-obra - Concorrentes Organização Macroambiente Economia Mão-de-Obra Concorrência Planejamento Estratégico 3.2) Análise Externa – Oportunidades e Ameaças Para que o ambiente externo seja caracterizado adequadamente, os fatores ambientais relevantes, ou seja, que efetivamente influenciam o funcionamento e resultados da empresa, devem ser identificados e analisados de forma completa e precisa. Dois modelos podem auxiliar na obtenção desta visão: - Modelo das forças competitivas - Modelo da cadeia de valor Planejamento Estratégico 3.2) Análise Externa – Oportunidades e Ameaças Da mesma forma que sugerido para os fatores internos, as ameaças e oportunidades podem ser identificadas usando como base as dimensões do BSC, e posteriormente classificados de acordo com o impacto no negócio e o tempo para sua materialização, cuja ponderação permite uma classificação posterior. URGENCIA Acima de 24 meses de 12 a 24 meses de 3 a 12 meses Até 3 meses IMPACTO NONEGÓCIO DESCRIÇÃO NenhumImpacto Sem relevância para definição das políticas de ação empresarial Pouco Impacto Mínimo impacto no funcionamento da empresa Impacto Médio Impactos positivos no desempenho organizacional Alto Impacto Essencial para o posicionamento em condição diferenciada no mercado Planejamento Estratégico 4) Estratégias - A estratégia está relacionada as escolhas que uma empresa faz paraalcançar determinado resultado; - Estratégia é o padrão ou plano que integra as principais metas, políticase sequência de ações de uma organização em um todo coerente; - Uma estratégia bem formulada ajuda a ordenar e alocar os recursos de uma organização para uma postura singular, com base em suas competências e deficiências internas relativas, mudanças antecipadas no ambiente e desafios impostos por oponentes inteligentes. - Uma empresa pode ter sucesso sem ter uma estratégia clara, desde que: - Tenha estabilidade interna; - Sofra poucos impactos do ambiente externo; - Não necessite competir por recursos. Planejamento Estratégico 4) Matriz SWOT – Estratégias A situação atual da empresa é caracterizada pela matriz SWOT, com o preenchimento dos quadrantes com as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças mais relevantes de acordo com análise realizada. O passo seguinte é a definição das estratégias a adotar, o que pode ser facilitado com a tabela abaixo, que mostra o cruzamento entre os quadrantes: Matriz SWOT Análise Ambiente Externo -O- Oportunidades -T- Ameaças Análise Ambiente Interno -S- Pontos Fortes 1-Estratégia SO (Ações Ofensivas) 2-Estratégia ST (Ações Defensivas) -W- Pontos Fracos 3-Estratégia WO (Crescimento ou Manutenção) 4-Estratégia WT (Sobrevivência ou Saída) Planejamento Estratégico 4) Matriz SWOT – Estratégias Quadrante 1 - Estratégia SO (Pontos Fortes x Oportunidades) Os participantes devem iniciar contribuindo com ideias de como potencializar os pontos fortes da organização para tirar maiores vantagens das oportunidades detectadas. Esperam-se ações ofensivas ou iniciativas que permitam usar o que a empresa faz de melhor para alavancagem dos negócios, quer sejam com novos produtos/serviços, novos mercados, alavancagem financeira, entre outros. Exemplos: Desenvolvimento de mercado: atuação em novos segmentos ou em novos mercados geográficos. Desenvolvimento de produtos ou serviços: a empresa busca aumentar suas vendas com a colocação de novos produtos ou serviços nos mesmos mercados em que atua. Planejamento Estratégico 4) Matriz SWOT – Estratégias Quadrante 2 - Estratégias ST (Pontos Fortes xAmeaças) Obter ideias de como utilizar os pontos fortes da organização para neutralizar ou reduzir o impacto das ameaças detectadas. Esperam-se ações defensivas ou de enfrentamento que protejam os negócios, diminuindo a vulnerabilidade ou a exposição ao risco. Exemplos: Estratégia de nicho: a organização concentra seus esforços em dominar um determinado nicho para preservar vantagens competitivas. Estratégia de especialização: foco em determinados produtos, serviços, atividades. Uma empresa que adota esta estratégia tende a ter seus custos unitários reduzidos por aumentar a quantidade de produção de determinado produto. Planejamento Estratégico 4) Matriz SWOT – Estratégias Quadrante 3 - Estratégias WO (Pontos Fracos x Oportunidades) Obter ideias de como garantir que os pontos fracos da organização não a impeçam de tirar vantagens das oportunidades detectadas. Esperam-se ações, iniciativas ou parcerias que diminuam as restrições internas de crescer aproveitando alguma situação externa favorável ou promissora. Exemplos: Parceria com Empresas: união de empresas visando usufruir de capacidades de outras organizações, e assim ter melhores condições para aproveitar oportunidades. Inovação: desenvolvimento e lançamento de novos produtos, serviços, tecnologias Planejamento Estratégico 4) Matriz SWOT – Estratégias Quadrante 4 - Estratégias WT (Pontos Fracos xAmeaças) Este é o ponto mais crítico da matriz, mas é importante obter ideias de como corrigir pontos fracos que podem fazer com que as ameaças detectadas tenham um impacto real. Deve-se avaliar cuidadosamente e considerar a possibilidade de uma estratégia de sobrevivência, terceirização, parcerias estratégicas ou fusões. Exemplos: Redução de custos: reduzir pessoal, níveis de estoque, diminuir compras, efetuar leasing de equipamentos, procurar aumentara produtividade, entre outros. Desinvestimento: quando a empresa possui conflito entre produtos próprios ela pode realizar o desinvestimento daquela área que está comprometendo o restante da organização. Planejamento Estratégico 4) Matriz SWOT – Exercício - Cruzamento Imagine que uma grife de roupas femininas resolver fazer uma SWOT para entender melhor seu posicionamento no mercado: -Forças: Conceituada no mercado, atende público de classe média-alta, roupas personalizadas, possui estilista na loja e tem ótima localização, instalada no Shopping Rio Mar em Fortaleza -Fraquezas: Super lotação do shopping em períodos sazonais, estrutura física reduzida, somente um estilista na loja para atender à demanda e não possui um adequado atendimento de clientes. Planejamento Estratégico 4) Matriz SWOT – Exercício - Cruzamento - Oportunidades: Público internacional, parcerias com outras lojas no shopping e parcerias com o shopping - Ameaças: Loja de grife prestes a se instalar na região, concorrência possui equipe de estilistas e existem algumas mudanças de tendências ocorrendo. Exemplos de cruzamentos: - Como ser conceituada no mercado (força) vai aumentar as chances de conseguir público internacional (oportunidade)? - A presença de somente um estilista na loja (fraqueza) pode minimizar a chance de ter parcerias com outras lojas (oportunidade)? Balanced Scorecard (BSC) Balanced Scorecard ou Indicadores Balanceados de Desempenho é uma ferramenta que auxilia as organizações a traduzir a estratégia em objetivos operacionais que direcionam comportamentos e performance. Esta metodologia pressupõe que a escolha dos indicadores para a gestão de uma empresa não deve se restringir a informações econômicas ou financeiras. Balanced Scorecard (BSC) Prof. Marcelo Magalhães Balanced Scorecard (BSC) Prof. Marcelo Magalhães Balanced Scorecard Perspectiva Financeira: - Mostra as consequências econômicas das ações implementadas e deve descrever o que os proprietários esperam da companhia em termos de crescimento e lucratividade. Todas as demais dimensões estão vinculadas a esta perspectiva. - Exemplos de objetivos: - Crescimento e mix de receita: visa a ampliação de ofertas de produtos e serviços, desenvolver novos clientes e mercados e aumentar o valor agregado de produtos e serviços; - Redução de custos e melhoria de produtividade: definir ações que busquem reduzir custos unitários, aumentar a produtividade e a receita, reduzir despesas operacionais otimizando a utilização dos recursos. Balanced Scorecard Perspectiva do Cliente: • Focada no alinhamento das propostas de valor da empresa com determinados mercados e clientes. - Exemplo de objetivos: Balanced Scorecard Perspectiva de Processos Internos: • Nessa perspectiva devem ser identificados aqueles processos em que a empresa deve buscar a excelência, pois são eles que permitirão oferecer as propostas de valor adequadas aos clientes bem como satisfazer os acionistas quanto ao retorno financeiro. - Cadeia de valor dos processos internos: Balanced Scorecard Perspectiva do Aprendizado e Crescimento: Segundo KAPLAN e NORTON (1997), esta perspectiva “identifica a infra-estrutura que a empresa deve construir para gerar crescimento e melhoria em longo prazo”. As fontes do aprendizado e crescimento são as pessoas, os sistemas e os procedimentos organizacionais. Balanced Scorecard Exemplos de Objetivos para esta Dimensão: • Capacidade dos funcionários: Desenvolvimento de habilidades e novos conhecimentos para os funcionários; • Capacidade dos sistemas de informação: Bons sistemas de informação sobre clientes, processos e resultados econômicos impactam no bom desempenho da organização; • Motivação, empowerment e alinhamento: a plena utilização da capacidade dos funcionários só é possível se existir um clima favorável dentro da organização. 5) Formulação de Indicadores e Metas Recomenda-se iniciar o processo com as métricas e dimensões originalmente usadas pela empresa. Novas métricas podem ser propostas caso se julgue necessário. - Devem estar ligados à estratégia da organização e aos valores dos acionistas (relevância); -Preferencialmente devem ser fáceis de obter utilizando pouca tecnologia ou investimento (mensuráveis); - Não deve haver mais do que 12 métricas (relevância); -Opção de meta: estabelecer metas expansíveis e muito desejadas sobre um número que tenha pelo menos 70% de probabilidade de ser atingido (viabilidade) Planejamento Estratégico 5) Formulação de Indicadores e Metas Algumas questões a serem respondidas na documentação em relação a definição de metas: - Qual é a métrica? - Como o acompanhamento da métrica contribuirá para a execução da estratégia? - Como a métrica será calculada? - Como a meta será selecionada? - Quais são os dados que representam os resultados de hoje? - Quando estes dados estarão disponíveis? - Como os dados serão obtidos? - Quem vai obter, revisar e aprovar estes dados? Planejamento Estratégico Controle ou monitoramento – Indicadores do BSC Dimensão Financeira • Rentabilidade sobre o patrimônio líquido • Valor econômico agregado • Liquidez corrente • Crescimento da receita • Margem bruta • Geração de caixa • Vendas Mercado e Clientes • Participação no mercado • Imagem • Conhecimento • Fidelidade • Insatisfação • Satisfação • Reclamações dos Clientes • Relacionamento Controle ou monitoramento – Indicadores do BSC Processos Internos • Conformidade do serviço em relação ao padrão • Produtividade • Eficiência operacional • Conformidade do processo crítico • Variabilidade do processo crítico • Flexibilidade • Desperdício • Qualidade do planejamento • Qualidade resultante do processo crítico de apoio • Eficácia do Sistema de Qualidade • Volume de treinamento • Avanço na carreira • Equidade de remuneração • Bem-estar • Reconhecimento • Segurança • Participação Controle ou monitoramento – Indicadores do BSC Aprendizado e Crescimento • Retenção de pessoas chave • Conhecimento/Habilidade • Satisfação • Comprometimento • Competência • Poder • Melhoria contínua e produtividade • Eficácia de treinamento Construção de Indicadores – Exemplo Processo (ou função) ITEM DE CONTROLE UNIDADE DE MEDIDA PRIORIDADE FREQUÊNCIA DE AVALIAÇÃO MÉTODO DE CONTROLE Quando Atuar Como Atuar Vendas Participação % das vendas A 1 vez por Sempre que Reunião no mercado sobre o total bimestre for inferior a entre do produto de vendas de 50% gerência, “x” produtos vendedores similares e assistência técnica. Determinar causas e elaborar plano de ação. Balanced Scorecard (BSC) Relação Causa x Efeito: As relações de causa-e-efeito formam um conjunto de hipóteses que, em última análise, expressam a estratégia de uma empresa. O sistema de medição deve demonstrar a coerência entre as relações dos objetivos estratégicos ao longo de todas as perspectivas do BSC. Balanced Scorecard (BSC) Exemplo: Persp. Financeira: Como maximizar o retorno para o acionista? Aumentando vendas para clientes existentes – como? Aumentando satisfação dos clientes – como? Reduzindo o tempo de atendimento – como? Definindo as mudanças nos processos para possibilitar o alcance deste resultado – como? Estabelecendo as necessidades de qualificação de pessoas e de tecnologia para cada processo. Prof. Marcelo Magalhães Balanced Scorecard (BSC) MAPA ESTRATÉGICO Empresa xxx Ampliar retorno financeiro Aumentar Faturamento R es u lt ad o s C lie n te s Reduzir tempo de atendimento ao cliente Aumentar satisfação dos clientes P ro ce ss o s In te rn o s A p re n d iz ad o e C re sc im en to Aumentar eficiência dos processos Reduzir ocorrências de não conformidades Desenvolver tecnologicamente a empresa Qualificar funcionários Prof. Marcelo Magalhã es Balanced Scorecard (BSC) Exemplo: Southwest Airlines Prof.Marcelo Magalhães Balanced Scorecard Desdobramento do BSC: Prof. Marcelo Ma galhães Balanced Scorecard Desdobramento do BSC: ORÇAMENTO Controle ou monitoramento – projetos e planos de ação PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS VISÃO DE FUTURO NEGÓCIO / MISSÃO CRENÇAS & VALORES AMEAÇAS OPORTUNIDADES ANÁLISE EXTERNA PONTOS FORTES PONTOS FRACOS ANÁLISE INTERNA PROJETO A PROJETO B PROJETO C PROJETO D PROJETO E PROJETO n . . . 5 W 2 H PLANO ESTRATÉGICO PROJETOS ESTRATÉGICOS