Apol 2

Esta é uma pré-visualização de arquivo. Entre para ver o arquivo original

CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
1 
Secretariado 
 
 
 
Gestão Secretarial: Relações Interpessoais 
Aula 2 
 
 
Professoras: Patricia da Silva e Juliana 
Saito 
 
 
 
 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
2 
Conversa Inicial 
Olá! Seja bem-vindo à segunda aula da disciplina “Relações 
interpessoais”! Nosso foco agora será entender o papel do profissional de 
secretariado na estrutura organizacional. 
Dentro desse tema, estudaremos a composição de uma estrutura 
organizacional e onde o profissional do secretariado pode atuar. Mostraremos 
as diferenças entre uma estrutura formal e informal e destacaremos, ainda, a 
influência da cultura organizacional e da interculturalidade nesse cenário. 
 Como as conexões acontecem dentro do organograma que abrange os 
setores e as pessoas, influenciando as formas de trabalho? Inicie os estudos e 
tenha a resposta a essa pergunta também! 
Bons estudos! 
 Antes de começar, acesse o material on-line e confira o vídeo com os 
comentários iniciais da professora Vanderleia. 
Contextualizando 
Para começar, é importante entender onde está o profissional de 
secretariado na estrutura organizacional: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Presidência 
Secretário Executivo 
Recursos 
Humanos 
Financeiro Comercial 
Treinamento e 
Desenvolvimento 
Auditores Vendedores 
Marketing 
Endomarketing 
Consultores 
Internos 
WEB Marketing 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
3 
O profissional de secretariado poderá trabalhar com todos os níveis 
da organização, mas geralmente está vinculado aos níveis estratégico 
(presidência e diretoria) e tático: coordenações e gerências. Ainda sobre o 
cenário de atuação, trataremos sobre os conceitos de cultura e 
interculturalidade e sua importância no contexto do trabalho secretarial. 
Observe na estrutura organizacional representada abaixo como a cultura 
influencia as questões estratégicas de cada organização: 
 
Fonte: elaborado pelos autores. 
A estrutura de uma organização é composta pelos departamentos e 
pelos cargos hierarquicamente distribuídos com suas respectivas funções. 
Dentro do organograma visto anteriormente, temos a nítida explicação da 
subordinação, ou seja, de quem responde a quem. 
A importância deste estudo é demonstrar para que serve o organograma 
e a organização das tarefas, demonstrando como as equipes trabalham 
interligadas em seus departamentos. 
É fundamental que isso esteja claro aos funcionários inseridos nesta 
estrutura. Principalmente como é feita a transmissão da informação, assim é 
possível compreender a cultura e a interculturalidade acontecendo na empresa 
e como elas influenciam o dia a dia do profissional. 
Problematização 
O secretário deve organizar com a ajuda de alguns colaboradores da 
área de Recursos Humanos e Marketing a confraternização de final de ano, 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
4 
que será um almoço em um espaço aberto. A empresa tem uma estrutura 
organizacional bem definida, que preza pela hierarquia. O presidente é um 
senhor com 63 anos de idade, tradicionalista, simpático e educado. Faz 
questão de cumprimentar a todos quando chega na empresa e preza para que 
essa atitude seja seguida pelos demais funcionários. 
A festa transcorre tranquilamente, até que começam a brincar de imitar 
alguns colaboradores e alguém imita o presidente na forma de agir e andar em 
uma determinada situação ocorrida anteriormente. O presidente fica ruborizado 
mediante a essa brincadeira de mau gosto, mas como é uma pessoa educada 
não diz nada. Alguém percebe e faz sinal para que a brincadeira pare, sem 
criar alardes. 
Na semana seguinte, o colaborador é demitido, o assunto foi resolvido 
com o gestor de Recursos Humanos, o qual explicou que a brincadeira expôs o 
presidente, criando uma situação constrangedora. O colaborador entendeu e 
isso serviu de lição para a empresa inteira. É importante saber que não houve 
uma comunicação explicita da demissão e ela não foi por justa causa. 
Em relação à situação retratada, podemos afirmar que: 
 Trata-se de uma empresa com cultura tradicional e paternalista; 
 Não estava claro para os subordinados que não poderiam brincar nos 
momentos de lazer; 
 A hierarquia prevalece e é bem definida no organograma da empresa; 
 A empresa de cultura forte que deve ser seguida e respeitada. 
Como o profissional do secretariado poderia agir para evitar que esse 
tipo de problema aconteça novamente? 
a. Faria uma reunião com os setores antes da festa de confraternização, 
para explicar que certos tipos de brincadeira não cabem em uma cultura 
tradicional e paternalista como a empresa em questão. 
b. Deixaria claro que estar em um ambiente descontraído, principalmente 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
5 
em uma confraternização empresarial, não significa estar fisicamente 
fora da empresa. 
c. Explicaria que a imagem pessoal de cada um é construída a partir das 
atitudes dentro da empresa e que precisamos aplicar o discernimento 
quando percebemos que alguém ultrapassa seus limites. 
Escolha a opção que achar mais adequada e em seguida veja o 
comentário das professoras: 
Todas as alternativas são corretas, pois a hierarquia é bem definida no 
organograma da empresa e os colaboradores devem se respeitar acima de 
tudo. O presidente da empresa é patriarca e tradicionalista na forma de gerir, 
por isso brincadeiras são bem-vindas desde que a imagem das pessoas não 
seja exposta. A cultura organizacional deve ser analisada e bem entendida, 
portanto se não temos informações suficientes, devemos nos atualizar e buscar 
mais conhecimento. 
Pesquise 
Tema 1 – Estrutura organizacional 
Para que uma estrutura organizacional possa ser vista de forma 
organizada, é necessário que seja “moldada”, a fim de atingir seus objetivos. 
Dentro deste molde, destacamos a departamentalização, que é a separação 
dos setores de uma empresa. Agrupamos dentro de um departamento 
pessoas, equipamentos e materiais, os quais trabalham em conjunto para que 
esse sistema funcione e dê resultados positivos. Por fim, todos os setores 
devem trabalhar em conjunto, interagindo e cumprindo com suas obrigações. 
A organização pode ser dividida em: 
 Formal: demonstrada e definida em um organograma, o qual deverá 
ser claro para todos que fazem parte da empresa, definido pelos 
diretores e apresentado por meio de manuais escritos ou 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
6 
disponibilizados em uma intranet corporativa. 
 Informal: acontece a partir dos relacionamentos humanos e das 
afinidades perante os cargos ocupados. Essas informações não 
aparecem no organograma, mas as pessoas observam grupos que se 
formam nas relações de amizade dentro da empresa. 
A hierarquização é apresentada em três níveis: 
 Estratégico: é o planejamento feito pelos diretores, o 
qual abrange a empresa; 
 Tático: é o planejamento feito pela gerência, o qual 
abrange os setores que estão dentro do setor 
estratégico, 
 Operacional: representado pelos funcionários, que 
desempenham as tarefas diárias. 
A estrutura da organização abrange: 
 Comunicação clara entre todos os departamentos; 
 Níveis hierárquicos (autoridades/cargos); 
 Distribuição de tarefas de cada pessoa (funções); 
 Padrões de trabalho (especializações); 
 Regras e normas de funcionamento para a empresa e os 
departamentos. 
A seguir, você confere algumas formas de departamentalizar: 
 
Estratégico
Tático
Operacional
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
7 
Por território 
 Divide-se por regiões, como você pode ver a seguir: 
 
 
Fonte: elaborado pelas autoras. 
 
Muito usado nas companhias aéreas, é dividido por regiões, mas poderia 
ser por estados ou bairros, já que se baseia na administração de cada 
localidade estabelecida. 
Por processo 
É centralizado na produção de um determinado produto. Ex.: o 
McDonald’s tem uma pessoa em cada equipamento, a qual prepara o produto 
que será entregue rapidamente ao consumidor final. 
 
Fonte: elaborado pelas autoras. 
D
ep
ar
ta
m
en
to
 d
e 
tr
áf
eg
o
 
aé
re
o
Região Norte
Região Centro
Região Sul
Administração 
Central
Seção de 
estoque
Seção de 
embalagem
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
8 
Os processos devem ser muito bem divididos para poder atender o 
cliente, a seção de estoque e de separação da embalagem, facilitando assim a 
busca e o envio do produto ao seu destino. 
Por função 
Estabelecido de acordo com a função exercida dentro da empresa. Ex.: 
vendedores. Vamos entender melhor o organograma por função por meio do 
exemplo a seguir: 
 
 
 
Fonte: elaborado pelas autoras. 
 
Como você pôde ver, as pessoas com as mesmas funções foram 
agrupadas: os administradores estão juntos, assim como cada gerência 
respectiva a uma área. O funcionário responde sempre a outro 
hierarquicamente maior. Fica claro que o gerente comercial possui dois 
vendedores no setor comercial e que responde ao administrador da empresa. 
Por produto ou serviço 
Determinado pelos produtos vendidos na empresa e/ou os serviços 
oferecidos. Ex.: lojas de departamentos. Veja um exemplo de organograma por 
Administrador
Gerente 
comercial
Vendedor A Vendedor B 
Gerente de 
Marketing
Web Designer
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
9 
produto ou serviço a seguir: 
 
 
Fonte: elaborado pelas autoras. 
 
Nesse caso, o organograma difere sobre os tipos de produtos que a 
empresa comercializa e o serviço prestado. Esse modelo é muito utilizado em 
lojas de departamentos. Essa separação é importante pois facilita a 
coordenação das atividades relacionadas a diversos tipos de produtos. 
Por projeto 
É feito por um determinado tempo. Ex.: auditoria em uma determinada 
empresa. Confira um exemplo a seguir: 
 
 
 
Fonte: elaborado pelas autoras. 
 
Diretoria geral
Gerente de 
produtos 
têxteis
Gerente de 
produtos 
pharma
Administração
de cobrança
Projetos
Projeto A Projeto B
Financeiro
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
10 
O organograma por projetos pode ser feito por funcionários internos ou 
externos para que ocorra em um determinado prazo e atenda às necessidades 
da empresa. 
Organograma por clientes 
 
 
Fonte: elaborado pelas autoras. 
 
Neste tipo de departamentalização, os produtos são agrupados para 
facilitar a busca, assim o cliente encontra o que procura dentro do setor 
masculino, feminino, infantil etc. 
 
Administração
de cobrança
Projetos
Projeto A Projeto B
Financeiro
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
11 
Organograma misto 
 
 
 
Fonte: elaborado pelas autoras. 
 
O organograma misto, como o próprio nome diz, serve para demostrar 
que podemos misturar formas de departamentalizar para facilitar o 
entendimento das pessoas inseridas. 
Acesse o link a seguir e tenha acesso ao livro “Secretariado em Pauta”, 
de Fernada Landolfi Maia e Vanderléia Stece de Oliveira (Curitiba: 
InterSaberes, 2015). Na página 57 você encontra um conteúdo que 
complementa o que vimos nesse primeiro tema. 
Acesse o material on-line e confira o vídeo da professora Vanderleia, 
que traz uma explicação aprofundada sobre a importância da estrutura 
organizacional e dos seus departamentos e sobre como o profissional de 
secretariado transita na estrutura formal e informal. 
Acesse o link a seguir e assista a um interessante vídeo que mostra a 
diferença entre o planejamento estratégico, o tático e o operacional. 
https://www.youtube.com/watch?v=0JBVQbkSbDA 
Presidência
Diretor de 
Marketing
Indústria
Comércio
Diretor 
administrativo
RH
Financeira
Diretor 
técnico
Produto A
Produto B
Secretário
executivo 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
12 
Tema 2 – Os diferentes cenários de atuação (empresas nacionais, 
internacionais, de pequeno, médio e grande porte) 
O secretário deverá entender que o cenário de atuação escolhido para 
trabalhar é amplo. Por isso, é importante que compreenda as diferenças entre 
empresas pequenas, médias e grandes, bem como entre empresas 
internacionais e nacionais. Mesmo que se esteja inserido em um cenário 
nacional, é necessário diferenciar de estado para estado a maneira de 
administrar. A escolha estará diretamente ligada à forma de agir e atuar deste 
profissional. Saber se portar e entender vários cenários é um grande desafio e 
trará uma experiência fascinante na carreira profissional. 
Esse cenário amplo abrange empresas nacionais, internacionais e 
multinacionais, podendo ser de pequeno, médio e grande porte. Destaca-se 
também a empresa do microempreendedor individual (MEI). 
As empresas são caracterizadas pelo número de funcionários e o 
faturamento que possuem, como você pode ver a seguir: 
Faturamento 
 Classificação Receita operacional bruta anual 
Microempresa Menor ou igual a R$ 2,4 milhões 
Pequena empresa Maior que R$ 2,4 milhões e menor ou igual a R$ 16 
milhões 
Média empresa Maior que R$ 16 milhões e menor ou igual a R$ 90 
milhões 
Média-grande 
empresa 
Maior que R$ 90 milhões e menor ou igual a R$ 300 
milhões 
Grande empresa Maior que R$ 300 milhões 
Disponível em: 
<http://www.bndes.gov.br/SiteBNDES/bndes/bndes_pt/Institucional/Apoio_Financeiro/porte.html
>. Acesso em: 25 abr. 2016. 
 
 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
13 
Número de empregados 
Empresas Indústria Comércio e serviços 
Micro até 19 até 9 
Pequenas 20 a 99 10 a 49 
Médias 100 a 499 50 a 99 
Grandes acima de 500 acima de 100 
 
Baseado em: <http://www.sebrae-sc.com.br/leis/default.asp?vcdtexto=4154>. Acesso em: 25 
abr. 2016. 
O redirecionamento de carreira faz parte dessa escolha, pois em um 
mundo onde a mudança é a única certeza, é preciso saber transitar pelas áreas 
e compartilhar conhecimento. Nessas mudanças e transformações, as 
empresas buscam profissionais diferenciados. 
A inserção no mercado de trabalho é norteada pela formação do 
profissional de secretariado, sua forma de atuar e as atualizações que virão no 
decorrer do crescimento da carreira. Quanto ao porte das empresas, é 
importante compreender que cada uma delas tem suas especificidades, as 
quais devem ser entendidas. 
Empresas de pequeno porte são, na maioria das vezes, familiares, o que 
é uma vantagem no início de carreira, já que é possível trabalhar e conhecer o 
ambiente. Porém, alguns cuidados deverão ser observados nessa situação, 
isso porque quando trabalhamos em família devemos separar o que é da 
empresa e o que é particular. Ou seja, as contas devem ser tratadas de modo 
que uma não interfira na outra, caso contrário haverá conflitos no decorrer do 
tempo. O profissional de secretariado poderá trabalhar na empresa de sua 
família ou desenvolver seu trabalho em uma empresa familiar sem vínculo de 
parentesco. 
 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico
14 
A seguir, você confere alguns pontos importantes ao trabalhar em 
empresas familiares: 
 Questões familiares devem ser evitadas no ambiente corporativo; 
 Contrato de trabalho é primordial; 
 Escolha a meritocracia e não o vínculo afetivo; 
 Entenda que as pessoas trabalham para a empresa e não para resolver 
assuntos particulares; 
 O organograma deve ser transmitido para gerar um entendimento do 
que cada pessoa faz. 
Dessa forma, o profissional começa a adquirir uma experiência e, com o 
tempo, poderá galgar outras empresas. Ao migrar para uma empresa de 
grande porte e continuar se desenvolvendo, percebe-se que o salário aumenta 
e os desafios impulsionam para progressões ainda maiores. 
Uma empresa de grande porte na área industrial amplia a visão 
secretarial, trazendo vantagens de crescimento na carreira e conhecimento dos 
departamentos. Alguns secretários começam sua carreira na recepção, ainda 
na faculdade conseguem um estágio e conforme o desenvolvimento, a 
curiosidade e as atitudes muda de setor para atender a gerência conquistando, 
assim, a efetivação. 
Nas grandes empresas da área industrial também há alguns cuidados a 
serem observados: 
 Será que farei parte da aquisição de outras empresas ou da fusão com 
outras organizações? 
 Como enfrentar a diversidade cultural? 
 Serei mais um número ou reconhecerão o meu trabalho? 
É importante fazer parte de todos os cenários e escolher aquele que 
realmente nos atrai e permite nosso desenvolvimento, assim vamos evoluindo 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
15 
dentro da profissão. Quem continua estudando e adquirindo conhecimento de 
outros idiomas tem muita possibilidade de trabalhar em empresas nacionais 
com parcerias internacionais ou mesmo em empresas internacionais, quando 
se planeja ir para fora do Brasil. 
Na década de 1990, tivemos a chegada das multinacionais no Paraná, 
com a instalação da Renault. Empresas como essas são conhecidas como 
“transacionais”, possuem a matriz no país de origem e as filiais em outros 
países. Nessas organizações, o secretário com perfil empreendedor poderá 
abrir seu próprio negócio, por meio do programa microempreendedor individual 
(MEI), a fim de prestar serviços para outras empresas. 
A mudança e o redirecionamento de carreira acontecem de forma 
rápida. Esse processo será menos impactante se estivermos preparados para 
abraçar novas oportunidades e novos desafios. Antes de tomar essa decisão, é 
importante fazer uma pesquisa de mercado, ver realmente a viabilidade do 
negócio caso seja bem planejado e montar um plano de negócio. 
Se você presta serviço e trabalha em uma empresa ao mesmo tempo, 
nada impede que consiga conciliar as duas coisas. Muitos secretários têm seus 
trabalhos em empresas durante a semana e no final de semana trabalham 
prestando serviços ou ainda utilizam o home office para o trabalho de 
secretariar a distância. É a modernidade do século XXI interagindo na nossa 
carreira. 
Caso escolha prestar serviços, alguns cuidados são necessários: 
 Ter disciplina e organização; 
 Desenvolver a liderança; 
 Saber negociar; 
 Entender que o salário que oscila no início; 
 Formar uma carreira de clientes. 
 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
16 
Portanto é de grande valia construir um plano de carreira que atenda 
suas necessidades, ajude a construir uma sociedade melhor e dê a realização 
profissional desejada. 
Acesse o link a seguir e continue lendo o livro “Secretariado em Pauta”, 
de Fernada Landolfi Maia e Vanderléia Stece de Oliveira (Curitiba: 
InterSaberes, 2015). Nas páginas 55 e 56; 60 a 69 e 73 a 75 você encontra um 
conteúdo que complementa o que vimos nesse primeiro tema. 
Para mais informações sobre os tipos de empresas em que o secretário 
poderá atuar, acesse o material on-line e confira o vídeo da professora 
Vanderleia. 
Você sabe quais são as maiores empresas estrangeiras no Brasil? 
Acesse o link a seguir e leia um texto da Revista “Exame” sobre o assunto: 
http://exame.abril.com.br/revista-exame/edicoes/104402/noticias/quais-as-
maiores-empresas-estrangeiras-no-brasil 
Trabalhar em casa é uma das opções para o profissional de secretariado 
executivo. Acesse o link a seguir e veja um case sobre isso: 
http://www.gohome.com.br/secretaria-remota-nova-carreira-em-ascensao/ 
Assista também a um vídeo que mostra a história da Renault acessando 
o link a seguir: 
https://www.youtube.com/watch?v=5H-XiLy9S5I 
Tema 3 – A influência da cultura organizacional na atuação do 
profissional de secretariado 
A cultura organizacional influencia a vida dos funcionários dentro das 
organizações. A gestão do conhecimento faz parte da cultura individual de 
cada um, mas não age sozinha, há influencias se conectando quando uma 
cultura encontra outra. 
Carregamos conosco nossos valores, os quais se baseiam nos nossos 
pais, nos costumes da nação em que vivemos, nos hábitos da sociedade que 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
17 
somos inseridos, na moral (que são as regras do nosso comportamento) e na 
educação que temos. A cultura nacional é construída em conjunto, dentro da 
sociedade, e levada para as empresas que trabalhamos. 
Dentro do cenário das empresas transnacionais nos deparamos com 
muitas culturas: as da empresa em si e outras que se originam de parcerias 
construídas ao longo do tempo. Entender como tudo funciona é muito 
interessante, pois nos faz ampliar ainda mais a nossa cultura: 
 Em uma empresa formal e tradicionalista europeia, por exemplo, 
perceberemos que não há como mudar a cultura, que está enraizada. 
 Em empresas com organograma menor e mais enxuto, é possível uma 
mudança, já que os gestores são mais flexíveis. 
Para entender uma organização por completo, é preciso estudar o que 
se passa dentro dela, entender como as coisas são realizadas, verificar de 
onde vem o que é certo ou errado; entender a cultura que existe e procurar 
colaborar para que ela se adapte às mudanças do ambiente interno e externo 
do mundo globalizado atual. 
Dentro desta cultura destacamos a visão, a missão e os valores que 
norteiam para onde a empresa vai e qual seu objetivo. Isso é definindo no 
momento da criação da empresa e deverá ser transmitido aos funcionários. 
Os valores são ideias fundamentais em torno das quais se constrói a 
organização. É o resumo da ideologia e da filosofia adotadas e visa sua 
documentação e disseminação. Reflete o jeito como a organização quer que 
seus membros se comportem. É importante saber que cada pessoa carrega 
dentro de si seus valores e isso irá interferir na forma como a cultura será 
transmitida, vejamos alguns exemplos: 
 A cultura japonesa é voltada para a disciplina e preza o trabalho em 
equipe; 
 A cultura mexicana é aberta a barganhar, por isso o importante não é ter 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
18 
pressa, mas saber compreender; 
 A cultura australiana é voltada para o pragmatismo, são pessoas de 
pensamentos claros e diretos. 
Ao estudarmos uma cultura, aprendemos a conhecer a forma de pensar 
e agir das pessoas, por isso é tão importante o estudo dos idiomas, que 
permite outras oportunidades de carreira e de vida, além do aprendizado a 
respeito de tudo que permeia a forma de agir e interagir das pessoas, como: 
 Localização do país; 
 Política; 
 Economia; 
 Moeda utilizada; 
 Uso do vocabulário; 
 Locomoção; 
 Clima; 
 Gastronomia; 
 Transporte; 
 Arte e cinema; 
 Curiosidades; 
 Costumes; 
 Idioma; 
 Religião. 
Muitas vezes, vemos uma imagem
e criamos um entendimento 
equivocado do país ou das pessoas que nele vivem, porém quando nos 
deparamos com uma vivência mudamos completamente a nossa maneira de 
pensar sobre os aspectos daquela sociedade. 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
19 
O secretário que trabalha em uma empresa multinacional ou 
transacional deverá: 
 Estudar e dominar um segundo idioma; 
 Receber outras nacionalidades; 
 Entender o produto a ser comercializado; 
 Saber sobre interculturalidade e principalmente estar aberto a novas 
oportunidades; 
 Ir para outros países. 
O mesmo acontece quando um visitante vem até a nossa empresa, já 
que também deverá se preparar para entender a cultura brasileira que é tão 
diversificada e, de um modo geral, deve melhorar alguns aspectos para que 
parcerias aconteçam, como: 
 Falta de pontualidade; 
 Falta de análise para fechar o negócio; 
 Improvisação, que quando casada com a flexibilidade muitas vezes 
torna a parceria mais fácil, mas isso não é uma regra. 
O Brasil é um país muito diversificado culturalmente, o visitante quando 
vai para o Rio de Janeiro vivencia uma realidade diferente do Sul, que é uma 
região de clima frio, onde as pessoas têm características mais fechadas no 
relacionamento interpessoal. Somos vistos lá fora como um país de pessoas 
cordiais e cheios de alegria, apesar das dificuldades que enfrentamos. 
Conforme Chu (2010), os principais traços culturais brasileiros presentes 
nos modelos de gestão à brasileira são: 
 Coletivismo: prevalece a ideia do grupo; 
 Lealdade às pessoas: forte sentimento de estima; 
 Aversão ao conflito: preferimos não entrar em confusão; 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
20 
 Personalismo: consideramos importante construir relacionamento 
pessoais; 
 Cordialidade: é difícil dizer não, já que buscamos parecer cordiais; 
 Malandragem: apesar de criativos, usamos um comportamento 
desonesto para sobreviver, tirando proveito dele; 
 Formalismo: existem regras a serem cumpridas; 
 “Jeitinho”: “forma especial” de resolver problemas; 
 Flexibilidade: fácil adaptação; 
 Desigualdade de poder: hierarquia; 
 Postura de espectador: falta de diálogo; 
 Plasticidade: supervalorização do que é estrangeiro; 
 Paternalismo: dificuldade em separar o ambiente privado do público; 
 Orientação em curto prazo: características de orientação a curto prazo. 
Por isso é fundamental estudar a cultura que estamos inseridos e 
outras que estarão conosco diariamente nas organizações, atitude que evita 
conflitos culturais por falta de entendimento e proporciona segurança ao 
atendermos os clientes internos e externos. 
Acesse o link a seguir e tenha acesso ao livro “Cultura e Clima 
Organizacional”, de Carla Patricia da Silva Souza (Curitiba: InterSaberes, 
2014). Nas páginas 53 a 65 você encontra um conteúdo que complementa o 
que foi visto nesse tema. 
Acesse o material on-line e confira a videoaula da professora Vanderleia. 
Ela vai explicar como é construída a cultura de cada pessoa e, 
consequentemente, das empresas, analisando como o secretário deverá se 
adaptar a novos cenários de mudanças dentro da interculturalidade. 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
21 
Assista também a um vídeo com o depoimento de lmiro dos Reis Neto, 
presidente da Franquality, empresa que organizou o I Fórum de Cultura 
Organizacional, em São Paulo. Ele fala sobre como a cultura do país interfere 
na cultura das empresas. 
https://www.youtube.com/watch?v=5pmP1LDzmB4 
Tema 4 – Interculturalidade (Cross Cultural Training) 
No mundo global em que vivemos, não existem mais fronteiras, somos 
cidadãos do mundo, interagimos em uma velocidade enorme e precisamos 
entender que a interculturalidade oferece novas maneiras de pensar e agir e 
novos conhecimentos em relação aos idiomas, aos costumes e às tradições. 
 
Como vimos no esquema acima, para que o secretário executivo 
construa um relacionamento social com as pessoas de outros universos 
culturais, é necessário aprimorar seu conhecimento inter e multicultural, atitude 
que vai contribuir muito para o entendimento de que viver fora acarreta nova 
maneira de pensar o outro, além de profundo conhecimento do idioma. 
 Existem algumas pessoas que traduzem o idioma e não conseguem 
pensar na língua local, isso pode mudar a partir do momento que ficamos mais 
de quatro meses fora do nosso país. A partir desse tempo, é possível entender 
realmente o funcionamento das coisas, o costume, a empresa, a gastronomia, 
a economia etc. 
Dentro das organizações, conseguimos sentir exatamente como essa 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
22 
experiência acontece e a importância dela na maneira de compreender o outro. 
Como se colocar no lugar do outro? Como entender que nada deverá ser 
levado para o lado pessoal? Por isso viver uma experiência internacional é 
fascinante, enriquecedora e dá segurança para nos aproximarmos do diferente 
e entendê-lo. 
A multiculturalidade no esquema que vimos está sozinha, em um espaço 
no qual não tem necessidade de interagir. A interculturalidade, por sua vez, 
mistura-se no mesmo ambiente, existe uma comunicação, uma interação. 
Estudos demonstram que as pessoas reagem de acordo com a cultura 
daqueles que estão ao seu redor, ou seja, cada pessoa contribui com suas 
características dentro das empresas. Por isso, segundo Geert Hofstede, 
existem cinco modelos de dimensões culturais: 
Distância ao poder: também chamada de distância hierárquica, é 
uma medida do quanto os membros menos poderosos de uma 
civilização aceitam e esperam distribuição desigual de poder na 
sociedade. Ela é medida a partir dos sistemas de valores daqueles 
que têm menos poder. A dimensão Distância do Poder está 
diretamente relacionada com a forma encontrada por diferentes 
sociedades para lidar com a questão fundamental de gerir as 
desigualdades entre os indivíduos. 
Individualismo versus coletivismo: até que ponto as pessoas 
sentem que têm de tomar conta de si próprias, das suas famílias ou 
organizações a que pertencem, ou seja, esta dimensão indica se uma 
sociedade é uma rede social sem relação entre os indivíduos, na qual 
cada um é suposto interessar-se apenas por si mesmo, ou se ela 
oferece um tecido social fechado no qual os indivíduos se dividem 
entre membros e não membros de grupos e esperam que o grupo ao 
qual pertencem os proteja. 
Masculinidade versus feminilidade: até que ponto a cultura é mais 
conducente do predomínio, assertividade e aquisição de coisas 
versus uma cultura que é mais conducente das pessoas, sentimentos 
e qualidade de vida. Refere-se também em que medida o sexo 
determina os papéis dos homens e das mulheres na sociedade. 
Evitar a incerteza: Hofstede definiu esta dimensão como o grau de 
ameaça percebido por membros de uma cultura em situações 
incertas ou desconhecidas, ou seja, reflete o sentimento de 
desconforto que as pessoas sentem ou a insegurança com riscos, 
caos e situações não estruturadas. 
Orientação em longo prazo versus em curto prazo: indica em que 
medida uma sociedade baseia as suas tradições sobre os 
acontecimentos do passado ou do presente, sobre os benefícios 
apresentados ou ainda sobre o que é desejável para o futuro. 
Sintetizando, longo prazo serão os valores orientados para o futuro, 
como poupanças e persistência; curto prazo serão os valores 
orientados para o passado e o presente, como respeito pela tradição 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
23 
e cumprimento de obrigações sociais (HOFSTEDE s/d apud PORTAL 
GESTÃO, 2011). 
Para construir uma relação, é importante
entender o que carregamos de 
história cultural para a empresa. Quem não desenvolver essa habilidade 
cultural não conseguirá interagir, seja por pouco ou muito tempo. Na rotina 
secretarial, recebemos outras nacionalidades, além de haver a possibilidade de 
sermos convidados a ir para empresas fora do Brasil. Por isso temos que nos 
preparar para as mudanças e as oportunidades de crescimento profissional e 
pessoal. Com todas essas transformações, é fundamental que o profissional de 
secretariado saiba como atender seu gestor direto que chegou de outro país. 
Outro aspecto fundamental dentro da interculturalidade é a 
comunicação, que acontece por meio de gestos, toque, contato com os olhos e 
fala. Precisamos lembrar que, em muitas culturas, o toque só será realizado no 
aperto de mão ao cumprimentar, o gesto de tocar nos ombros ou abraçar, por 
sua vez, não cabe em determinadas culturas. 
O olhar, ou seja, o contato nos olhos quando falamos, pode representar 
atenção no que está sendo dito ou, nas culturas asiáticas, um ato 
desconcertante. Gestos como a cabeça balançando para indicar um “mais ou 
menos” para um brasileiro, para um indiano significa um sim. 
Devemos optar por um estilo de comunicação claro, objetivo e direto. 
Para que isso aconteça, é importante saber escutar; entender como o outro se 
comunica; prestar atenção nos gestos utilizados e, a partir daí, criar a melhor 
maneira de comunicação entre secretário e gestor. Assim, é possível 
estabelecer um relacionamento harmonioso, evitando possíveis conflitos 
culturais. 
Lembrando que não estamos inseridos em ambientes de diversas 
culturas para julgar o comportamento multicultural e sim entender como 
funciona o processo de interação, seus impactos e como a flexibilidade deve 
estar atrelada em nós para saber lidar com as diferenças. 
Acesse o link a seguir e leia o artigo “A mobilidade e a gestão 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
24 
intercultural nas organizações”. O conteúdo disponível a partir da página 8 
complementa o que foi visto até aqui. 
http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:N4snnMf4lYoJ:www.u
ff.br/pae/pca/article/download/123/95+&cd=1&hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br 
Para mais informações sobre a interculturalidade, acesse o material 
on-line e confira o vídeo da professora Vanderleia. 
Acesse o link a seguir e entenda a importância da negociação 
intercultural por meio da fala do consultor de empresas Robert Wong: 
https://www.youtube.com/watch?v=rTo5fxZgsAY 
Leia também um texto sobre secretariado intercultural acessando o link a 
seguir: 
http://www.marcelabrito.com/2015/01/secretariado-intercultural/ 
Tema 5 – Expatriados 
Precisamos entender que as empresas mudam e nem sempre é possível 
ter um mesmo gestor para secretariar. Em relação a isso fica a reflexão: como 
acontece esse entendimento, essa negociação? Quem traz a experiência 
internacional e a facilidade de relacionamento se sente seguro para poder 
assessorar seu gestor. 
Entendendo a atuação do outro, respeitando seu modo de ser e 
promovendo uma harmonia na rotina profissional já se tem um caminho 
prospero no aprendizado. Considerando que se trata de uma via de mão dupla, 
pois o gestor também aprende a cultura de seus funcionários. 
Acesse o material on-line e confira uma tabela que mostra informações 
importantes e curiosidades de alguns países. 
A partir da tabela, é possível perceber que um estudo do país com o 
qual a empresa tem relações comerciais é necessário, isso porque o 
profissional de secretariado terá reuniões com seu gestor e deverá entender o 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
25 
comportamento e o trabalho dele. O mesmo acontecerá com o gestor, que irá 
se adaptar a cultura do secretário, por meio do conhecimento de outras áreas 
da empresa e de outras pessoas, formando assim um trabalho harmônico. 
 Isso acontece aos poucos, no início a sensação é de estar perdido, mas 
depois, com o domínio do idioma e do comportamento diário das pessoas, tudo 
se organiza para atender os objetivos da empresa. 
Imagine a seguinte situação: um Chief Executive Officer (CEO), 
presidente ou diretor geral de uma determinada empresa chegou da Itália 
(Europa) para administrar a empresa e terá um profissional de secretariado 
como seu assistente direto. Ele já sabe como funciona o Brasil, conhece sua 
política, já esteve de férias no Rio de Janeiro e agora se instalou em Curitiba, 
veio sozinho e mais tarde irá trazer sua família. Ou seja, ele tem conhecimento 
de outro estado bem diferente do Paraná. 
Como fazer o primeiro contato? O que apresentar da cidade e da 
empresa? Quem irá ajudar no processo de interação e, ao mesmo tempo, 
entender a forma de pensar deste CEO? 
O profissional de secretariado deverá estar preparado a administrar 
algumas atividades, que são: 
 Documentação: o visto dura geralmente dois anos para quem tem o 
objetivo de trabalhar em outro país; 
 Escola de idiomas: imersões para entender o idioma; 
 Estágios de adaptação: de turista para profissional; 
 Treinamento intercultural: para entender a cultura que estará inserido; 
 Câmeras de Comércio e Indústria do respectivo país: negócios; 
 Locação de imóveis: habitação; 
 Advogados: para a documentação e contratos; 
 Despachantes: para agilizar o processo de documentação. 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
26 
Muitos detalhes envolvem esse trabalho, por isso é importante organizar 
reuniões, ter apoio de outros profissionais da empresa que irão ajudar na 
interação desta pessoa no ambiente de trabalho e, com isso, no país. Os 
documentos burocráticos seguem uma série de tramites que devem ser 
respeitados também em função do tempo, por isso é importante que o 
secretário já tenha em mãos um “dossiê” para agilizar o processo. 
As Câmaras de Comércio e Indústrias também são importantes neste 
processo, pois promovem encontros, reuniões e muito networking para que a 
pessoa comece a conhecer o funcionamento das coisas. Hoje no século XXI 
esse profissional já tem um esclarecimento sobre o país que irá migrar, 
portanto deve fazer alguns ajustes para que essa adaptação seja menos 
dolorosa. Acredita-se que quando uma pessoa é convidada a viver essa 
experiência, já esteja com a mente aberta a novas oportunidades de 
aprendizado. São experiências que jamais serão esquecidas, tanto para o CEO 
e sua família quanto para o profissional de secretariado. 
A seguir, é possível ler o depoimento da professora Juliana, que ajudará 
você a entender a aplicação do que foi visto até agora: 
Dentro das empresas em que atuei, pude conviver com diferentes 
nacionalidades dos diretores e vivenciar a recepção e organização de reuniões 
com chineses, árabes, italianos e franceses. Para complementar a visita de três 
dias ou uma semana, eu indicava city tour e by nigth da cidade de Curitiba, 
bem como museus, passeios turísticos, restaurantes, além de organizar alguns 
happy hours. Sem falar em remarcações de bilhetes aéreos, reserva de hotéis 
e transfer. As salas de reunião deveriam estar sempre impecáveis e tudo 
deveria ser organizado com antecedência, inclusive a ordem para as copeiras 
servirem o café ou comprar um petit four. 
O domínio do idioma foi fundamental, pois pude ter mais segurança no 
atendimento e fazer a tradução de algumas tabelas que compunham o material 
das reuniões. Eu estudava a tabela indicada nesse tema e fazia pesquisa em 
livros. 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
27 
Ao receber os profissionais chineses, percebi o quanto tentaram se 
adaptar a nossa cultura,
inclusive na forma de cumprimentar. Na hora de 
entregar os cartões de visitas, eles realmente usavam as duas mãos. Eu 
procurei me inclinar ao cumprimentá-los, como um sinal de conhecimento da 
cultura deles. 
Muito simpáticos, eles não costumam olhar nos olhos com frequência 
para não “invadir” nossa privacidade. Ficaram em reunião o dia inteiro e não 
saíram para o almoço, por isso organizamos na sala de reunião um lanche, 
com sanduíches do McDonald’s, já que eles não gostam de perder tempo. À 
noite, reservei um restaurante com um menu que atendesse carne branca ou 
vermelha, peixe, saladas, massas e risotos. 
Escalamos um dos gerentes para ser o anfitrião durante o dia e os 
diretores ficaram o tempo todo com eles, intercalando para que jamais se 
sentissem sem uma atenção especial. No final de semana, conheceram o que 
Curitiba tem de melhor, guiados por uma agência de viagens. Pude perceber o 
quanto trabalharam naquela semana para fechar acordos, prosseguir viagem a 
São Paulo e retornarem à China. 
Por isso, além de atender ao executivo estrangeiro, o profissional do 
secretariado terá que receber outras nacionalidades e demostrar o que 
conhece da cultura deles. É uma preparação que requer tempo, mas que nos 
traz a possibilidade de exercer nosso trabalho com mais competência e ser 
reconhecido pelos nossos executivos. 
Acesse o link a seguir e leia o texto “Adaptação de expatriados 
organizacionais e voluntários: similaridades e diferenças no contexto brasileiro”: 
http://www.rausp.usp.br/busca/artigo.asp?num_artigo=1496 
Para mais informações sobre os cuidados que o secretário executivo 
deve ter em relação aos expatriados, acesse o material on-line e confira a 
videoaula da professora Vanderleia. 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
28 
Acesse o link a seguir e entenda como funciona o processo de 
expatriação: 
http://www.catho.com.br/carreira-sucesso/noticias/processo-de-expatriacao-
como-funciona 
Por que não é fácil ser um expatriado? Acesse o link a seguir, leia o 
texto da Revista “Exame” e entenda: 
http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/184/noticias/uma-segunda-
opiniao?page=2 
Trocando Ideias 
Você se considera preparado para trabalhar com expatriados? Se 
recebesse um convite para trabalhar em outro país, qual seria o escolhido? 
Como você se prepararia para essa viagem? 
Entre no fórum e compartilhe sua opinião com os colegas! Aproveite e 
veja o que eles têm a dizer, esse é o momento de trocar informações, não 
deixe de participar! 
Na Prática 
Faz parte do material do profissional de secretariado informações que 
ajudem a atender o executivo expatriado. Uma tabela, uma planilha, por 
exemplo, poderá organizar as informações para agilizar o processo de 
atendimento, que é muitas vezes complexo. 
Por isso, crie uma planilha com endereços e informações para auxiliar 
no atendimento do CEO que irá morar no Brasil. 
Os links a seguir com certeza serão de grande ajuda: 
http://www.pmelink.pt/manuais/recursos-humanos/como-gerir-expatriados 
http://desenvolvesh.com.br/produtos/expatriacao.html#06 
 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
29 
Depois de fazer o seu modelo, veja como as professoras resolveram a 
questão e compare! A seguir você vê um exemplo de planilha de expatriados: 
Expatriado País de 
origem 
Visita inicial ao 
Brasil 
Advogado 
Nome 
completo? 
? ? Contrato de 
trabalho? 
 
Documentos Visto Benefícios Benefícios família 
Passaporte n.? ? ? ? 
 
Fonte: elaborado pelas autoras. 
Síntese 
Chegamos ao final de nossa segunda aula! Nesse encontro, foi possível 
entender o cenário empresarial em que o secretário executivo está inserido. 
Vimos que é preciso tomar alguns cuidados: 
 Verificar as diferenças entre empresas formais e informais; 
 Conhecer com detalhes a empresa de atuação; 
 Entender como as empresas se inter-relacionam em relação à cultura e 
à multiculturalidade; 
 Identificar as dimensões culturais dentro da interculturalidade; 
 Entender a complexidade que abrange o estudo do atendimento à 
cultura dos expatriados. 
Não finalize seus estudos sem antes acessar o material on-line e conferir 
os comentários finais da professora Vanderleia. 
 
 
CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 
 
30 
Referências 
ANDRADE, Rui Otávio Bernardes de. Nério Amboni: estratégias de gestão. 
Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. 
BRITO, Marcela. Secretariado Intercultural. São Caetano do Sul: Editorial 
Lura, 2015. 
ETZIONI, A. Organizações Modernas. São Paulo: Pioneira, 1973. 
FREITAS, M. E. Cultura Organizacional: identidade, sedução e carisma. 3. 
ed. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 
MAIA, Fernada Landolfi; OLIVEIRA, Vanderleia Stece de. Secretariado em 
Pauta. Curitiba: InterSaberes, 2015. 
PORTAL Gestão. Teoria das Dimensões Culturais - Geert Hofstede. 2011. 
Disponível em: <https://www.portal-gestao.com/item/6675-teoria-das-
dimens%C3%B5es-culturais-geert-hofstede.html>. Acesso em: 26 abr. 2016. 
 
SOUZA, Carla Patricia da Silva. Cultura e Clima Organizacional. Curitiba: 
InterSaberes, 2014.