O ciclo PDCA

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O ciclo PDCA facilita a tomada de decisões e o alcance de metas
O ciclo PDCA foi criado na década de 20 por Walter Andrew Shewart, um físico norte-americano conhecido por ser pioneiro no controle estatístico de qualidade.
Na década de 50 ele foi popularizado no mundo todo por outro americano, o professor William Edwards Deming, conhecido como guru do gerenciamento de qualidade e reconhecido por sua importância para a melhoria dos processos produtivos nos EUA durante a segunda guerra e também por seu trabalho de consultoria com executivos japoneses.
Walter Andrew Shewart nasceu em 18 de março de 1891, no estado de Illinois, EUA, e foi o grande criador do Controle Estatístico de Qualidade: um método inovador, utilizado até hoje e que permite o alcance, manutenção e controle da qualidade de produtos/serviços.
Walter Shewart se formou pela Universidade de Illinois e se tornou Ph.D. pela Universidade da Califórnia, em Física, em 1917. Mas o trabalho de Shewart começou na Western Eletric, na qual trabalhou de 1918 a 1924 como engenheiro. Em seguida, Shewart vai para a Bell Telephone Laboratories, onde permanece de 1924 a 1956 e inicia seus trabalhos com análises estatísticas.
Walter Shewart, durante o período em que trabalhou na Bell, assume ainda, posições de destaque em importantes universidades norte-americanas como Harvard, Princeton e Rutgers, além de prestar consultoria para o departamento de guerra dos EUA, a ONU e o governo da Índia. Shewart alcançara tal prestígio devido à suas contribuições para o controle de qualidade e para a estatística que foi nomeado membro honorário da Royal Statistical Society da Inglaterra e da Statistical Association de Calcutá (Índia) e de muitas outras associações por todo mundo.
Em 1931 Shewart publica o livro “Economic Control of Quality of Manufactured Product” onde expõe os princípios básicos do controle da qualidade que seriam aprofundados mais tarde em seu outro livro “Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control” de 1939.
O Controle Estatístico de Qualidade desenvolvido por Shewart recebeu contribuições de outros estatísticos como Jennet, Grant e Dudding nas décadas de 40 e 50. Seu trabalho influenciou ainda, importantes nomes do gerenciamento de qualidade, como W. E. Deming, tendo, por isso, um papel importante no desenvolvimento das indústrias no século XX. 
William E. Deming nasceu em Sioux City, Iowa (EUA), em 14 de outubro de 1900. Graduado em engenharia (1921), permaneceu na Universidade de Wyoming até 1922 para estudar matemática. Depois disso, transferiu-se para a Escola de Minas do Colorado onde fez mestrado em Matemática e Física. Assim que se formou recebeu um convite, para trabalhar em Yale que ofereceu a ele isenção de taxas e emprego em meio período. Claro, ele aceitou.
Em 1928, Deming já terminara seu doutorado em Yale quando inicia sua carreira no governo como Físico Matemático no Laboratório de Pesquisas de Fixação do Nitrogênio da USDA (o Departamento de Agricultura dos EUA). Durante o tempo em que esteve na USDA, Deming fez 38 publicações que já demonstravam seu interesse pela estatística.
Da década de 30 a década de 50 Deming vai trabalhar como professor especial no Departamento Nacional de Padronização como professor de Matemática e Estatística (1930-46), como chefe do Departamento de Matemática e Estatística da Escola de Pós-Graduação do USDA (1930-53). Em 1943 Deming publica seu primeiro livro “Ajustamento Estatístico dos Dados”. 
Neste período ele também vai para Londres (em 1936) para estudar Teoria Estatística na Universidade de Londres onde conheceu o trabalho de Jerzy Neyman, o responsável pela publicação de um estudo que foi um marco na história da amostragem. Neyman acabou indo para os EUA lecionar na USDA, em 1937, o que resultou em um livro publicado por Deming chamado “Palestras e Conferências em Estatística Matemática”. 
O ciclo PDCA é assim chamado devido ao nome em inglês de cada uma das etapas que o compõem:
P: do verbo “Plan”, ou planejar.
D: do verbo “Do”, fazer ou executar.
C: do verbo “Check”, checar, analisar ou verificar.
A: do verbo “Action”, agir de forma a corrigir eventuais erros ou falhas.
A metodologia PDCA é largamente utilizada por corporações que desejam melhorar seu nível de gestão através do controle eficiente de processos e atividades internas e externas, padronizando informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisões importantes.
Importante ressaltar que, uma vez implantado, o ciclo PDCA deve tornar-se uma constante dentro da empresa, um verdadeiro círculo virtuoso objetivando sempre a melhoria contínua.
Para compreender melhor o que é ciclo PDCA, seus quatro estagios
 
Planejamento: Um projeto bem elaborado é primordial para o ciclo PDCA, pois impede falhas futuras e gera um enorme ganho de tempo. Paute o planejamento de acordo com a missão, visão e os valores da empresa, estabelecendo metas e objetivos e definindo o melhor caminho para atingi-los.
Execução: Após fazer um planejamento cuidadoso, coloque-o em prática e à risca, ou seja, procure não queimar etapas tampouco improvisar, para não comprometer todo o ciclo PDCA. A fase da execução é subdividida em outras três etapas: treinamento de todos os funcionários e gestores envolvidos no projeto, seguido da realização propriamente dita e da “colheita” de dados para uma posterior avaliação.
Checagem: É o estágio do ciclo PDCA onde são identificadas possíveis brechas no projeto. As metas alcançadas e resultados obtidos são mensurados através dos dados coletados e do mapeamento de processos ao final da execução. A checagem pode e deve ser feita de duas maneiras: paralelamente à execução, de modo a ter certeza que o trabalho está sendo bem feito, e ao final dela, para uma análise estatística mais abrangente que permita os ajustes e acertos necessários.
Ação: A “última” etapa, na qual são aplicadas ações corretivas de modo a estar sempre e continuamente aperfeiçoando o projeto. É simultaneamente fim e começo, pois após uma minuciosa apuração do que tenha causado erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito com novas diretrizes e parâmetros.
Ciclo PDCA no Gerenciamento de Processos
O PDCA é uma abordagem muito abrangente e aplicável em diversas situações, porém as vezes precisamos criar especializações para auxiliar na resolução de problemas específicos
Como o ciclo PDCA contribui para a sua empresa
Agilidade no trabalho
Processos enxutos tornam o trabalho das pessoas mais ágil, otimizando o tempo da sua equipe, aqui em nossa empresa de contabilidade funciona bem. Na produção, uma simples melhoria pode gerar mais produtos por hora, aumentando sua capacidade de fornecimento.
No escritório, o uso de sistemas de gestão aumenta a rapidez com que as informações são disseminadas e você pode tomar decisões com base em dados atualizados a qualquer momento.
Produtividade
Ao melhorar os processos, você está contribuindo para aumentar a produtividade da sua empresa, realizando mais ações em menos tempo. A produtividade reflete na eficiência e também na competitividade do seu negócio, o que resulta em mais vendas, em mais faturamento e mais sucesso para o seu empreendimento.
Redução do retrabalho
Retrabalho é um dos maiores problemas das empresas pouco eficientes. Um setor gera um relatório, imprime e manda para outro setor, que terá que digitar os dados novamente. Esse cenário é bastante comum, não é mesmo? Se você identifica esse problema, pode eliminá-lo aplicando o ciclo PDCA, reduzindo o tempo de espera pelas informações, o tempo de digitação e também os recursos envolvidos, como papel, impressão etc.
Redução de custos
Uma empresa eficiente deixa de desperdiçar recursos com coisas supérfluas, como a impressão do relatório do exemplo anterior, e passa a investir esse dinheiro poupado em melhorias reais, como a aquisição de novas tecnologias que vão melhorar ainda mais a produtividade e os resultados. Aqui na nossa empresa de contabilidade temos estas diretrizes como norte na reduçãode custos.