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Idalberto Chiavenato Administração nos Novos Tempos Editora Campus/Elsevier www.elsevier.com.br www.chiavenato.com SUMÁRIO RESUMIDO PARTE 1: INTRODUÇÃO À MODERNA ADMINISTRAÇÃO PARTE 2: A ADMINISTRAÇÃO NO SÉCULO XXI PARTE 3: PLANEJAMENTO Administração nos Novos Tempos PARTE 4: ORGANIZAÇÃO PARTE 5: DIREÇÃO PARTE 6: CONTROLE PARTE 7: ASSUNTOS EMERGENTES Capítulo 7 Fundamentos do Planejamento •Planejamento como uma função administrativa • O Processo do Planejamento Administração nos Novos Tempos • O Processo do Planejamento • Benefícios do Planejamento • Tipos de Planejamento Para Manual do Professor e outros materiais de apoio acesse: http://www.chiavenato.com Figura 7.1. As três orientações do planejamento Planejamento conservador Planejamento para a estabilidade Manutenção Planejamento para a Ambiente previsível e estável Ambiente Assegurar continuidade do sucesso Assegurar reação Administração nos Novos Tempos Planejamento otimizante Planejamento adaptativo para a melhoria Inovação Planejamento para a contingência Futuro Ambiente dinâmico e incerto Ambiente mais dinâmico e incerto reação adequada às freqüentes mudanças Antecipar-se a eventos que podem ocorrer e identificar ações apropriadas Página 195 Figura 7.2. Os seis passos do processo de planejamento Definição dos objetivos Para onde queremos ir? Qual a situação atual? Onde estamos agora? Quais as premissas em relação ao futuro? O que temos pela frente? Administração nos Novos Tempos relação ao futuro? Quais as alternativos de ação? Para onde queremos ir? Qual a melhor alternativa? Qual é o melhor caminho? Implemente o plano escolhido e avalie os resultados Para onde queremos ir? Página 196 Figura 7.3. Algumas razões para utilizar o benchmarking Objetivos Torna-se competitivo Melhores práticas organizacionais Sem benchmarking • Focalizando internamente •Mudanças produzidas através da evolução natural • Poucas soluções internas •Atividade de manutenção Com benchmarking • Conhecimento da concorrência •Idéias originadas em práticas comprovadas por outros • Muitas opções de prática •Desempenho superior Administração nos Novos Tempos Definição dos requisitos do cliente Fixação de metas e de objetivos eficazes Torna-se competitivo • Baseada na história ou no sentimento interno •Percepção subjetiva • Falta de focalização externa •Abordagem reativa • Perseguição de estimativas •Forças e fraquezas pouco compreendidas •Caminho de menor resistência • Baseada na realidade do mercado • Avaliação objetiva • Focalização confiável, da qual não é possível discordar •Abordagem proativa • Solução de problemas reais •Melhor compreensão dos resultados •Com base nas melhores práticas do mercado Página 198 Figura 7.5. Hierarquia de objetivos de um programa de Qualidade Total Objetivos organizacionais de qualidade Objetivos de qualidade da divisão Fornecer produtos isentos de erro e que satisfaçam os requisitos do cliente em 100% do tempo Tornar-se um fornecedor preferido e manter as entregas pontuais dos produtos em 100% do tempo Administração nos Novos Tempos divisão manufatura Objetivos da qualidade da fábrica Objetivos de qualidade do supervisor produtos em 100% do tempo Aumentar a percentagem de aceitação de 16% para atender aos requisitos de fornecimento do cliente Melhorar a capacitação dos operadores de máquinas oferecendo programa de treinamento adequado Página 201 Figura 7.6. O planejamento nos três níveis organizacionais Nível organizacional Institucional Tipo de planejamento Estratégico Conteúdo Genérico e sintético Tempo Longo prazo Amplitude Macroorientado. Aborda a organização como um todo Administração nos Novos Tempos Intermediário Operacional Tático Operacional Menos genérico e mais detalhado Detalhado e analítico Médio prazo Curto prazo Aborda cada unidade organizacional em separado Microorientado. Aborda cada operação em separado Página 202 Figura 7.7. Os três níveis de planejamento Planejamento estratégico Mapeamento ambiental e avaliação das forças e limitações da organização Nível institucional Planos táticos Tradução e •Envolve toda a organização •Direcionado a longo prazo •Focaliza o futuro e o destino •Ação global e molar •Envolve cada departamento •Direcionado a médio prazo Administração nos Novos Tempos Nível intermediário Nível operacional Tradução e interpretação das decisões estratégicas em planos concretos ao nível departamental Planos operacionais Desdobramento dos planos táticos de cada departamento em planos operacionais para cada tarefa •Direcionado a médio prazo • Focaliza o imediato •Ação departamental •Envolve cada tarefa/atividade •Direcionado a curto prazo • Focaliza o imediato •Ação específica e molecular Página 203 Figura 7.8. Os três níveis de planejamento Viabilidade externa O que é necessário e possível? Capacidade interna O que a organização é capaz de fazer? Área definida no Administração nos Novos Tempos Visão compartilhada Qual é o futuro desejado? definida no plano Página 204 Figura 7.9. A interligação entre planejamento estratégico, tático e operacional Planejamento estratégicoNível institucional Mapeamento ambiental, avaliação das forças e limitações da organização. Incerteza e imprevisibilidade. Tradução e interpretação das Administração nos Novos Tempos Nível intermediário Nível operacional Planejamento tático Planejamento operacional Tradução e interpretação das decisões estratégicas em planos concretos ao nível departamental. Desdobramento dos planos táticos de cada departamento em planos operacionais para cada tarefa ou atividade. Certeza e previsibilidade. Página 205 Figura 7.10. Como os planos estratégicos e táticos se ajudam mutuamente Planos estratégicos Desinvestir nos negócios não-essenciais e focalizar o crescimento nos negócios essenciais Administração nos Novos Tempos Planos de marketing Desafiar mercados regionais com produtos da empresa Planos de produção Centralizar as operações nas fábricas mais eficientes Planos de pessoal Treinar e capacitar o pessoal para aumentar a produtividade Planos financeiros Reduzir custos e aumentar lucros marginais nos produtos Página 206 Classificação do Planejamento Operacional Procedimento Orçamento Fluxograma vertical Fluxograma de blocos Lista de verificação Administração nos Novos Tempos Programas Regulamentos Cronograma Gráfico de Gantt Pert Fig. 7.16. Gráfico de Gantt de lançamento de um novo produto Atividades Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Projeto do novo produto Definição de componentes Projeto de componentes Aprovação final Administração nos Novos Tempos Projeto de produção Aquisição do maquinário Instalação das máquinas Admissão do pessoal Treinamento do pessoal Testes dos protótipos Início da produção Página 212 Capítulo 8 Formulação de Objetivos • Missão • Visão • Objetivos Administração nos Novos Tempos • Objetivos • Natureza dos Objetivos Organizacionais • Hierarquia por Objetivos • Administração por Objetivos (APO) • Balanced Scorecard Para Manual do Professor e outros materiaisde apoio acesse: http://www.chiavenato.com Figura 8.1. A organização e seus beneficiários principais Beneficiário principal Os próprios membros Tipo de organização Associações de beneficiários mútuos Exemplos Cooperativas, associações de classe, sindicatos, fundos mútuos, consórcios, associações profissionais Administração nos Novos Tempos Proprietários ou acionistas da organização Os clientes ou usuários O público em geral Organizações de interesses comerciais Organizações de serviços Organizações governamentais Empresas privadas com intenção de lucros, empresas familiares e sociedade anônimas Hospitais, universidades, organizações religiosas, filantrópicas, agências sociais, organizações não- governamentais (ONGs) Organizações militares, segurança pública, instituições jurídicas e penais, correios, e telégrafos, saneamento básico Página 222 Figura 8.2. Exemplos diferentes de missões organizacionais Empresa Farmacêutica Empresa de utilidade pública Empresa de coleta de lixo Somos um empresa internacional de biotecnologia que Proporcionamos serviços de energia elétrica que são Somos uma empresa de Administração nos Novos Tempos biotecnologia que descobre, desenvolve, manufatura e comercializa produtos farmacêuticos para várias necessidades médicas. que são seguros, confiáveis e econômicos para consumidores domésticos e industriais a tarifas justas e razoáveis. empresa de serviços que coleta e reboca qualquer coisa que deva ir para o lixo. Página 224 Figura 8.3. O caráter futurístico da visão organizacional Metas Estado desejado pela organização daqui a 5 anos Administração nos Novos Tempos Estado atual da organização no ano corrente Metas Página 226 Figura 8.5. Eficácia e eficiência segundo Barnard Alcance de objetivos organizacionais •Produtividade •Qualidade •Redução de custos •Lucratividade Eficácia Administração nos Novos Tempos Indivíduo Alcance de objetivos individuais •Maior salário e benefícios •Promoção pessoal •Prestígio Pessoal •Segurança no trabalho Eficiência Página 229 Figura 8.6. A hierarquia de objetivos Companhia Alpha Divisão de produtos de consumo Divisão de produtos industriais Objetivos organizacionais Objetivos divisionais Administração nos Novos Tempos consumo industriais Produção Vendas Serviço ao cliente Marketing Pesquisa Desenvol- vimento Objetivos organizacionais Objetivos individuais Página 235 Figura 8.7. Os níveis de objetivos e planos Missão Objetivos e planos estratégicos (Organização como um todo) Mensagem externa Legitimidade para os investidores, consumidores, fornecedores, comunidade Mensagem interna Administração nos Novos Tempos (Organização como um todo) Objetivos e planos táticos (Cada divisão ou unidade) Objetivos e planos operacionais (Cada tarefa ou operação) Mensagem interna Legitimidade, motivação, guia, racionalidade e padrões Página 235 Longo Prazo Hoje 1 ano 2 anos 3 anos 4 anos 5 anos ou mais Figura 8.8. O horizonte de tempo do planejamento em função dos objetivos Administração nos Novos Tempos Curto Prazo Médio Prazo Longo Prazo Objetivos Estratégicos Horizonte de tempo de planejamento Página 236 Figura 8.9. A hierarquia de objetivos a partir de um objetivo estratégico Aumento do retorno sobre o investimento organizacional Aumento do retorno Redução do investimento Objetivos estratégicos Administração nos Novos Tempos Redução de custos Aumento da produção Aquisição de recursos adicionais Utilização intensiva dos recursos naturais •Melhoria de processos •Melhoria contínua da qualidade •Treinamento do pessoal •Melhoria da produtividade •Aquisição de novos equipamentos •Captação de recursos financeiros •Recrutamento e seleção de novos empregados •Novas tecnologias Objetivos táticos P á g i n a 2 3 6 Objetivos estratégicos Presidente •12% de retorno sobre o investimento •5% de crescimento anual •Nenhum desligamento de empregado •Excelente serviço ao cliente Figura 8.10. Hierarquia de objetivos em uma empresa de manufatura Gerar produtos padronizados e customizados para várias aplicações na indústria de ferramentas Missão Administração nos Novos Tempos Diretor financeiro •Lucro anual de 12% •Devedores duvidosos até 2% •Oferecer balancetes mensais •Reduzir estoques em 10% •Ciclo financeiro de 35 dias Gerente de contas a receber •Enviar cobranças em 5 dias •Verificar novo crédito em 1 dia •Cobrar devedores atrasados todos dias •Devedores duvidosos até 2% Diretor industrial •Produzir 1.200.000 produtos com custo médio de R$ 18,00 •Reduzir refugos em até 3% •Aumentar produtividade em 2% •Reduzir ciclo operacional em 3% Supervisor de máquinas •Produzir 150.000 mil unidades a um custo médio de R$ 16,00 •Reduzir a 7% máquinas paradas •Reduzir refugos em até 3% •Reduzir ciclo operacional em 3% Diretor de Marketing •Vender 1.200.000 produtos a um preço médio de R$27,00 •Introduzir um novo produto •Aumentar vendas em 5% •Participar em 19% do mercado Gerente de vendas – região 1 Responder ao cliente em 2 horas Cota de vendas de 120.000 unidades anuais Visitar 1 novo cliente a cada 4 dias Visitar grande cliente a cada 7dias Objetivos táticos Objetivos operacionais P á g i n a 2 3 7 1. 2. 3. Figura 8.11. O trio missionário das organizações Administração nos Novos Tempos Atender a uma necessidade específica da sociedade, do mercado ou do cliente Gerar riqueza, agregar valor através dos parceiros e da sinergia Distribuir adequadamente a riqueza gerada entre os parceiros que ajudaram a criá-la Página 237 �Melhorar a qualidade dos produtos �Melhorar as comunicações Objetivos Táticos Fig. 8.13. Exemplos de objetivos táticos e objetivos operacionais � Reduzir rejeições de qualidade em 2% �Reunir-se semanalmente com o Objetivos Operacionais Administração nos Novos Tempos �Incentivar a responsabilidade social �Discutir relatórios contábeis periodicamente �Reunir-se semanalmente com o pessoal �Admitir dez pessoas deficientes ao ano �Discutir relatórios contábeis cada mês com gerentes e estabelecer correções Página 238 Missão Visão Fatores críticos de Figura 8.14. Os fundamentos do planejamento Objetivos Planeja- mento Administração nos Novos Tempos sucesso Página 239 Objetivos organizacionais Planos de ação Figura 8.16. O processo de APO Objetivos departamentais Passo 1: Fixar objetivos Passo 2: Desenvolver planos de ação Administração nos Novos Tempos Revisão do progresso Objetivos individuais Ação corretiva Avaliação do desempenho global Passo 4: Avaliar o desempenho global Passo 3: Rever o progresso P á g i n a 2 4 2 Gerente Formulação conjunta Ação individual do gerente: proporcionar apoio, direção orientação e Figura 8.17. A administração participativa por objetos Avaliação conjunta do Retroação Administração nos Novos Tempos e subordinado se reúnem conjunta de objetivos consensuais orientação e recursos Ação individual do Subordinado: Desempenharas tarefas alcance dos objetivos e reciclagem do processo de APO Retroação Página 243 Aumentar a receita Melhorar o desempenho desempenho financeiro Implantar sistemas de Melhorar o atendimento Relacionamento com com clientes Figura 8.19 O mapa da estratégia segundo o BSC Lucro Perspectiva Financeira Perspectiva dos Clientes Aumentar a receita Melhorar o desempenho financeiro Implantar sistemas de relacionamento com os clientes Melhorar o atendimento aos clientes Administração nos Novos Tempos Relacionamento com com clientes Implantar novos Melhorar os processos processos internos Assegurar treinamento e capacitação para as pessoas dos Clientes Perspectivas dos Processos Internos Perspectiva da Inovação e Aprendizado com os clientes aos clientes Implantar novos processos Melhorar os processos internos Assegurar treinamento para as pessoas Página 245 Capítulo 9 Tomada de Decisões • Conceitos de Decisão • Racionalidade • Elementos do Processo Decisório Administração nos Novos Tempos • Elementos do Processo Decisório • O Processo Decisório • Ambiente de Decisão • Tipos de decisão do Administrador • As Decisões nas Organizações • Solução de Problemas Para Manual do Professor e outros materiais de apoio acesse: http://www.chiavenato.com Figura 9.1. As seis etapas do processo decisório Identificar a situação 1 2 3 Obter a informação •Qual é a essência do problema ou da oportunidade? • Quais os sub-problemas ou aspectos da oportunidade? • Veja a situação global e não apenas uma parte dela. •Busque dados, fatos e informações a respeito. • Busque informação interna e externa. • Envolva o cliente ou o usuário. •Desenvolva várias alternativas de solução. • Use criatividade e inovação. Gerar soluções alternativas Administração nos Novos Tempos • Use criatividade e inovação. • Avalie a relação de custo/ benefício de cada alternativa. 4 5 alternativas Transformar a solução em ação • Avalie as alternativas geradas: custo, tempo e eficácia. • Utilize escala de pontos para avaliar as alternativas. •Escolha a alternativa mais adequada para a situação. • Implemente a solução escolhida. • Pense no global e não apenas no detalhe. • Seja prático para colocar a solução em ação 6 Avaliar os resultados • Monitore o andamento das coisas. • Verifique se o problema foi realmente resolvido. • Avalie o resultado e as conseqüências. Avaliar e escolher a melhor alternativa Página 257 YURI Nota Provanull Figura 9.2. A árvore de decisões na avaliação das alternativas NÃO Descartar a alternativa NÃO Descartar a alternativa A alternativa é viável? Administração nos Novos Tempos SIM A alternativa é satisfatória NÃO SIM alternativa A alternativa resolve o problema? NÃO SIM Descartar a alternativa A alternativa resolve o problema? é viável? Página 258 Figura 9.3. Árvore de decisões e respectivas probabilidades Expandir a fábrica atual Probabilidade = 35% A alternativa Probabilidade = 25% Níveis atuais de demanda Níveis futuros de demanda Níveis anteriores de demanda Tamanho mínimo 15% 15% 70% 15% Administração nos Novos Tempos Construir uma nova fábrica A alternativa é viável? Não construir Probabilidade = 40% Tamanho máximo Tamanho médio Aumentar os fornecedores Contratar mais funcionários Terceirizar atividades 15% 70% 35% 25% 40% Página 258 Figura 9.4. Os diferentes estados da natureza RISCO Administração nos Novos Tempos Probabilidades objetivas Probabilidades subjetivas Completa incerteza Completa certeza Página 261 � Baseadas em dados adequados � Baseada em dados repetitivos Decisões programadas Fig. 9.5. Características das decisões programadas e não-programadas Decisões não programadas � Baseadas em dados inadequados � Baseada em dados únicos e novos Administração nos Novos Tempos � Tomadas em condições estáticas e imutáveis � Sob condições de previsibilidade � Baseadas na certeza � Podem ser computacionais � Tomadas em condições dinâmicas e mutáveis � Sob condições de imprevisibilidade � Baseadas na incerteza � Devem ser tomadas sob julgamento pessoal Página 263 � Hábito e costume � Objetivos e subojetivos às pessoas Técnicas tradicionais Fig. 9.6. Técnicas de tomada de decisões programadas Técnicas modernas � Programas de computador � Objetivos e subojetivos com as pessoas Administração nos Novos Tempos pessoas � Rotinas burocráticas, como regras e procedimentos, padrões de operação � Estrutura organizacional rígida para definir estritamente os canais de comunicação pessoas � Análise matemática �Modelos de simulação por computador � Desenvolvimento organizacional para desenvolver redes livres de comunicação Página 264 � Julgamento, intuição e criatividade aplicados a situações novas Técnicas tradicionais Técnicas modernas � Técnicas heurísticas de solução de problemas aplicadas a situações novas Fig. 9.7. Técnicas de tomada de decisões não- programadas Administração nos Novos Tempos novas �Estrutura organizacional de recursos de órgãos, através da divisão do trabalho organizacional novas � Criação de redes capazes de lidar com tarefas novas e soluções inovadoras Página 264 Fig. 9.8. As várias dimensões da tomada de decisão AMBIENTE PROCESSOS GERAIS Estável Programados Mutável Não- Administração nos Novos Tempos TÉCNICAS ESPECÍFICAS Programados Computacionais Não- programados Julgamentais Página 265 Figura 9.9. Os tipos básicos de decisão Preferência sobre possíveis resultados Certas Incertas (Concordância) (Discordância) Computação Compromisso Certas (Concordância) Administração nos Novos Tempos 1 2 3 4 Julgamento Inspiração Incertas (Discordância) Crenças sobre relações de causa-e-efeito Página 267 �Ajustamento à rotina �Acomodação dos gerentes Forças negativas e restritivas (Influencias que limitam e restringem a solução do problema) �Necessidade de inovação �Competição no mercado Forças positivas e impulsionadoras (Influências que provocam e sustentam a solução do problema) Fig. 9.11. Análise do campo de forças positivas e negativas Administração nos Novos Tempos �Acomodação dos gerentes �Falta de visão do ambiente �Pouco treinamento do pessoal �Pouca motivação para lutar �Familiaridade com a linha de produtos �Falta de liderança na organização �Pouco interesse em mudar �Oportunidades de mercado �Competências existentes na organização �Necessidade de aumentar o faturamento �Necessidade de ampliar a linha de produtos �Políticas da companhia �Visão de futuro da organização Página 273 Figura 9.12. O histograma 30% 25% 20% Administração nos Novos Tempos 15% 10% 5% Metais ferrosos Aço Químicos Gases Plásticos Borracha Página 274 Figura 9.13. O diagrama de espinha de peixe Método Mão-de-obra Causas Efeitos Administração nos Novos Tempos Qualidade Material Máquinas Página 274 Figura 9.14. O diagrama de espinha de peixe e localização dos problemas Método Mão-de-obra Causas Efeitos Falta de coordenação Falta de capacitação Elevado absenteísmo Administração nos Novos Tempos Baixa produtividade Material Máquinas Matéria-prima inadequada Estoques insuficientes Equipamento obsoleto Manutenção inadequadaPágina 275 Modelo Clássico Figura 9.15. Característicasdos modelos de decisão clássico, administrativo e julgamental O tomador de decisão age com completa informação em um ambiente de certeza Modelo Administrativo O tomador de decisão tem limitações cognitivas e age com informação incompleta em um ambiente de risco e incerteza Modelo heurístico e julgamental O tomador de decisão adota a heurística para simplificar a solução do problema Administração nos Novos Tempos •Problemas específicos e bem-definidos. •Condições de certeza definidos. •Conhecimento de todas as possíveis alternativas e suas conseqüências •Decisão otimizante – escolha da alternativa ótima. •Escolha racional e maximização de resultados. •Problema não claramente definido. •Objetivos vagos e indefinidos. •Condições de incerteza •Decisão satisfaciente - escolha da alternativa satisfatória usando intuição. •Limitada informação sobre as alternativas e seus resultados. As decisões são influenciadas por: •Informação prontamente disponível na memória: a disponibilidade heurística. •Comparações com circunstâncias similares – a representação heurística •Situação atual – ancoragem e ajustamento heurístico. Página 275 Idalberto Chiavenato Administração nos Novos Tempos Editora Campus/Elsevier www.elsevier.com.br www.chiavenato.com
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