Gerenciando os Processos Críticos de Administração de Pessoal

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GERENCIANDO OS PONTOS CRÍTICOS DOS SEUS 
PROCESSOS DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL
Organizando, otimizando e resolvendo problemas!10
Entenda as consequências da falta de gerenciamento da Administração de Pessoal05
07 Quais os deveres e funções do Departamento de Pessoal?
03 Introdução
12 Como lidar com o processo de desligamento de colaboradores?
18 Conclusão
20 Sobre a Metadados
INTRODUÇÃO
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INTRODUÇÃO
Os processos de Administração de Pessoal costumam compor o eixo principal da gestão do capital 
humano dentro das empresas, estando presentes em todas as estruturas organizacionais. Normalmente, 
um setor é criado para assumir a responsabilidade por uma série de rotinas importantes, que cercam os 
colaboradores e ex-funcionários. Admissão, demissão, cadastros, pagamentos, recolhimentos, licenças, 
férias e uma infinidade de controles, fazem parte do cotidiano deste departamento, de forma a garantir o 
cumprimento da legislação trabalhista, em todos os seus aspectos.
Considerando a importância de obedecer às exigências previstas nas leis brasileiras, é preciso contar com um 
setor competente, atualizado e proativo, capaz de desempenhar todas essas tarefas, com eficiência, de modo a 
evitar riscos para o negócio, além de garantir a segurança, o bem-estar e os direitos de todos os profissionais.
Neste eBook, trataremos dos processos críticos, dos impactos produzidos por falhas nesta gestão e dos 
deveres da Administração de Pessoal. Vamos lá!
ENTENDA AS CONSEQUÊNCIAS DA FALTA DE 
GERENCIAMENTO DA ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL
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ENTENDA AS CONSEQUÊNCIAS DA FALTA 
DE GERENCIAMENTO DA ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL
A Administração de Pessoal é o setor que executa atividades específicas, direcionadas aos colaboradores, 
como a contratação, crédito de salários, gestão de benefícios, organização da jornada, guarda de documentos, 
emissão de relatórios para órgãos regulamentadores, além da realização de controles de presença, de horas 
trabalhadas e de adicionais – noturnos, de periculosidade ou insalubridade. Para garantir a efetividade destas 
rotinas, é fundamental conhecer profundamente a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e o acordo coletivo 
da categoria, para que seja possível cumprir todas as obrigações previstas em lei.
De fato, o descumprimento destas obrigações pode provocar prejuízos imensos, tanto financeiros, como para 
a imagem da empresa. As auditorias do Ministério do Trabalho e as próprias reclamações trabalhistas são 
uma grande ameaça para a longevidade da organização. Por isso, a Administração de Pessoal deve estabelecer 
processos eficientes, que assegurem a obediência aos prazos e prerrogativas legais, como recolhimentos, 
pagamentos, licenças e demais garantias dos colaboradores. Vale ressaltar que as indenizações – quando há 
perda de causa - costumam representar valores bem significativos, que podem, inclusive, inviabilizar a operação. 
O mesmo acontece quando os danos causados à reputação da empresa são reais, afetando a percepção de 
clientes e parceiros, e consequentemente, reduzindo as vendas, o faturamento e a lucratividade do negócio.
QUAIS OS DEVERES E FUNÇÕES DO 
DEPARTAMENTO DE PESSOAL?
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 QUAIS OS DEVERES E FUNÇÕES DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL?
Dentre os deveres e funções do Departamento de Pessoal estão os processos de realização de cadastros, de 
acordo com a CLT – que envolve a coleta de documentos, a confecção do contrato de trabalho, a abertura da 
Ficha de Registro e as anotações na CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social). Porém, todas essas etapas 
devem estar alinhadas às políticas de cargos e salários, que por sua vez, precisam obedecer a pisos, tetos, 
dissídios e especificidades de cada categoria.
A gestão de benefícios é outro ponto importante. A concessão do plano de saúde, vale-transporte, 
alimentação, cestas e demais auxílios, devem ser gerenciados com cautela, pois em geral, envolvem 
deduções e subsídios que impactam na remuneração final do colaborador. É preciso lembrar que os 
benefícios oferecidos podem variar de acordo com cargo, nível hierárquico ou ainda, apresentarem 
diferentes valores. Por isso, a necessidade de garantir controles efetivos, evitando erros e desvios que 
possam lesar o profissional ou a empresa.
Além disso, cabe ao Departamento de Pessoal, monitorar a frequência dos colaboradores, de modo a calcular 
índices de absenteísmo e também, os períodos a serem pagos, compensados ou administrados em um sistema 
de banco de horas. Os descontos relativos a impostos e contribuições também são de responsabilidade do 
setor, complementando a folha de pagamento.
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 QUAIS OS DEVERES E FUNÇÕES DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL?
Os processos de homologação e 
representação da empresa junto aos 
órgãos oficiais - como DRT (Delegacia 
Regional do Trabalho), sindicatos, 
Justiça do Trabalho e demais agências 
de fiscalização - também cabem ao 
Departamento de Pessoal.
Normalmente, cabe também ao 
Departamento de Pessoal a execução 
dos trâmites do processo de 
desligamento dos profissionais, seja 
por justa causa, por meio de um acordo 
entre as partes ou por solicitação. Na 
demissão, é preciso calcular valores, 
preparar o aviso prévio, o termo de 
rescisão e a guia de seguro-desemprego, 
além de acompanhar e orientar o 
profissional que está sendo desligado.
ORGANIZANDO, OTIMIZANDO 
E RESOLVENDO PROBLEMAS!
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ORGANIZANDO, OTIMIZANDO E RESOLVENDO PROBLEMAS!
A Administração de Pessoal deve procurar otimizar seus processos continuamente, de modo a eliminar 
desperdícios, retrabalhos e gargalos. E neste contexto, é fundamental apostar na organização, para garantir 
mais agilidade e produtividade. A organização de arquivos, por exemplo, tem a finalidade de estabelecer regras 
de armazenamento e controle do tráfego de documentos. A padronização das pastas e dos conteúdos a serem 
guardados, também é importante para evitar o acúmulo de supérfluos. Esse procedimento permite uma grande 
economia de tempo e de espaço, além de colaborar para a segurança da informação.
A digitalização de prontuários, registros, declarações, demonstrativos de pagamento e contratos, 
é outra forma de facilitar o dia a dia do setor. Assim, é mais fácil gerenciar e compartilhar as 
informações, além de preservar as versões originais dos impressos.
Outra questão importante para a Administração de Pessoal é a correta destruição de documentos sigilosos ou 
prescritos, que muitas vezes superlotam prateleiras e gavetas, gerando custos de armazenagem e dificultando 
o acesso aos arquivos ativos. Estes documentos podem conter dados confidenciais sobre a empresa e devem 
ser descartados através de um sistema específico, eliminando o risco de possíveis extravios e uso indevido 
destas informações, por terceiros.
COMO LIDAR COM O PROCESSO DE 
DESLIGAMENTO DE COLABORADORES?
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COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES?
A demissão é sempre um processo delicado e 
por isso, merece destaque dentre as práticas 
relacionadas à gestão de pessoas. Entretanto, 
antes de decidir pela demissão, a recomendação 
é que a empresa avalie alguns fatores, como 
a estratégia corporativa, a previsão para os 
próximos meses, o desempenho do colaborador 
e as despesas financeiras previstas com a 
rescisão de contrato. Mas algumas situações 
indicam que o desligamento é realmente 
necessário, como quando o profissional é 
resistente a mudanças, não tem um rendimento 
satisfatório, não consegue manter um bom 
relacionamento com a equipe e com o gestor, 
ou quando não demonstra comprometimento.
Confira algumas dicas de como demitir um 
colaborador de forma ética e sem causar danos 
a reputação e imagem da empresa.
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COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES?
A TRANSPARÊNCIA DO PROCESSOÉ essencial atentar para que a demissão não seja 
uma surpresa para o colaborador. Por isso, o gestor 
precisa realizar feedbacks constantes e, através de 
conversas francas, indicar problemas relacionados 
ao rendimento, confirmar que as expectativas 
não estão sendo atingidas ou informar sobre as 
dificuldades impostas pelo mercado. É extremamente 
recomendável que as faltas consideradas graves 
sejam tratadas de maneira formal e documentadas 
(através de uma advertência por escrito, por 
exemplo). Esse processo de orientação deve ser 
claro e conduzido sempre pelo líder da equipe, até a 
oficialização da demissão.
A MANUTENÇÃO DO ARQUIVO PESSOAL
A empresa deve manter adequadamente 
documentado todo o histórico do colaborador, 
desde o seu primeiro dia de trabalho. É 
fundamental criar documentos para comprovar 
medidas disciplinares - decorrentes de desvios de 
comportamento e faltas graves – além de arquivar 
as avaliações de desempenho e promoções. Esse 
arquivo precisa ser alimentado pelo gestor, tanto 
para responder a possíveis argumentações do 
profissional, no momento da demissão, bem como 
para suportar a empresa no caso de reclamações 
trabalhistas futuras.
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COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES?
OS PROCEDIMENTOS CORPORATIVOS
É importante também estabelecer procedimentos 
relacionados ao processo de desligamento de 
colaboradores, para as mais diversas situações - 
como redução de efetivo, adesão a um programa 
de demissão voluntária, baixo desempenho, perda 
de confiança ou justa causa. Cabe aos gestores 
obedecerem a esses procedimentos rigorosamente, 
de modo a evitar constrangimentos e a 
caracterização de assédio moral.
O ROTEIRO DA DEMISSÃO
O gestor deve escolher um local reservado, a fim 
de preservar a privacidade e evitar exposição 
desnecessária. O ideal é que a comunicação oficial 
seja feita no início do expediente, pelo gestor, 
e na sequência, o colaborador seja orientado a 
seguir um roteiro – que contempla a passagem 
pela Administração de Pessoal, a realização do 
exame demissional e todos os demais trâmites 
que envolvam o desligamento. Lembrando que a 
demissão precisa ser acordada antecipadamente, 
entre a Administração de Pessoal, Medicina 
Ocupacional e o gestor responsável, de modo que 
os documentos sejam previamente providenciados.
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COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES?
A COLETA DE EQUIPAMENTOS
Outra medida necessária é o recolhimento de 
equipamentos que pertencem a empresa, como 
notebooks, celulares ou tablets, além de crachás 
de identificação e de acesso. Neste sentido, é 
fundamental que o gestor avalie também as 
informações armazenadas nestes aparelhos, que 
podem ser confidenciais ou sigilosas. Outro aspecto 
importante envolve a interrupção dos acessos aos 
sistemas da empresa e às informações privilegiadas.
O CUMPRIMENTO DA LEGISLAÇÃO
A Administração de Pessoal deve esclarecer uma 
série de questões burocráticas relacionadas aos 
direitos trabalhistas - como valores a serem 
recebidos, indenizações, datas de pagamento e 
homologação. Além disso, é preciso informar 
sobre as condições que envolvem os benefícios 
corporativos, em especial, o plano de saúde para 
o colaborador e dependentes. É indispensável que 
todos os documentos e os termos assinados pelo 
profissional, sejam arquivados no prontuário.
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COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES?
O PROGRAMA DE APOIO
Muitas empresas costumam desenvolver programas de apoio ao colaborador. Esses programas têm a 
participação de assistentes sociais e de especialistas em recolocação, que podem ajudar o profissional a se 
preparar para o mercado. Palestras e cursos conduzidos em parceria com escolas técnicas e profissionalizantes 
fazem parte das iniciativas mais utilizadas. Desta forma, é possível garantir uma gestão mais humanizada, 
minimizando os impactos negativos das demissões.
CONCLUSÃO
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CONCLUSÃO
Considerando a quantidade de informações que tramitam pela Administração de Pessoal e a 
complexidade de seus processos, fica evidente a importância do setor para a segurança da empresa. 
Na verdade, todas as obrigações legais são executadas pela Administração de Pessoal, garantindo 
que as exigências previstas na CLT e nos acordos coletivos, sejam cumpridas de forma efetiva. Assim, 
danos substanciais à saúde financeira e à reputação são evitados.
Além disso, é essencial contar com uma equipe competente e multidisciplinar, capaz de definir rotinas 
eficazes, tanto para obedecer às burocracias legais e trabalhistas, como também para colaborar ativamente 
com a estratégia corporativa - através da análise de indicadores e de uma gestão eficiente de seus recursos 
humanos e materiais, contribuindo para o aumento da produtividade individual e coletiva.
Para tanto, é preciso investir em soluções tecnológicas que assegurem a qualidade e a agilidade destes 
processos, eliminando as tarefas manuais e a probabilidade de erros. O uso de softwares de gestão e a 
contratação de serviços especializados, são essenciais para garantir a eficiência da Administração de Pessoal, 
bem como o cumprimento das exigências e a adequação ao eSocial, por exemplo. Com uma equipe capacitada 
e com os recursos necessários, a Administração de Pessoal pode ser um foco de eficiência que permite à 
organização, como um todo, alcançar os seus objetivos.
A Metadados é especializada no desenvolvimento de soluções 
tecnológicas e em serviços de apoio a gestão de RH - consultoria de 
processos, treinamentos, assessoria e suporte operacionais e técnicos, 
envolvendo recursos humanos, contabilidade, saúde e segurança do 
trabalho e TI.
A empresa está no mercado desde 1986 e possui três unidades (Caxias 
do Sul/RS, Porto Alegre/RS, e Barueri/SP), que atendem atualmente 
cerca de 900 clientes, dos mais variados segmentos – como indústrias, 
setores da educação e da saúde, além do varejo e escritórios de 
contabilidade.
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