Tudo sobre BPM - Passo-a-passo para começar com processos (CRYO)

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White Paper
 
Autores: Rafael Bortolini (rafael@cryo.com.br) e Mauricio Steinbruch (mauricio.steinbruch@cryo.com.br) 
Versão: 1.0 
Data: Segunda‐feira, 26 de maio de 2008 
Indexação: bpm, bpmn, xpdl, bpel, processos, business process, controle, tutorial, guia, bpms, soa, web services 
 
Tudo sobre BPM
Passo a passo para 
começar
 
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Uma tentativa 
Esse documento consiste em uma tentativa inicial de agrupar, de maneira resumida, os 
principais aspectos e definições relacionadas ao Business Process Management – BPM. O 
público alvo são profissionais que estão iniciando no estudo dessa matéria. Estamos abertos a 
sugestão de melhorias e possíveis correções. Contribua!  
1. Primeiro Passo : entender processos 
1.1 O que é um processo? 
Um  processo  é  um  grupo  de  atividades  realizadas  numa  seqüência  determinada  que  
produz  um bem ou um  serviço.   Pode  ser  encarado,  também,  como qualquer  atividade  ou 
conjunto  de  atividades  onde  há  uma  entrada,  uma  transformação,  e  uma  saída.  Não 
necessariamente a entrada de que estamos nos referindo é material, podendo ser informação, 
por exemplo. Saiba Mais (1) (2) (3) 
 
 
 
1.2 Porque são tão importantes? 
  Os processos são tão importantes pois é através deles que as empresas exercem suas 
funções. Todo trabalho importante realizado nas empresas faz parte de algum processo. Saiba 
Mais (1) (2) 
 
1.3 Como enxergar e identificar processos? 
  Para enxergar e identificar processos das empresas é preciso uma análise que verifique 
quais são os processos essenciais (relacionado ao foco da empresa),  e quais são os processos 
auxiliares,  verificando  como  a  empresa  realiza  sua  função desde o primeiro  contato  com o 
cliente até a entrega e avaliação do produto/serviço. Saiba Mais (1) 
 
1.4 Como gerenciar processos? 
  No gerenciamento de processos é  importante que se tenha uma visão ampla do que 
está  sendo  produzido  (seja  bens  ou  serviços),  evitando  restringir‐se  a  um  único  ponto  ou 
atividade. Deve  ser  avaliada  a  sinergia  entre  as  atividades  para  um melhor  resultado  final. 
Saiba Mais (1) (2) 
1.5 Como avaliar processos? 
Existem  um  série  de  indicadores  que  permitem  a  avaliação  de  processos.  Esta 
avaliação  pode  ser  feita  através  de  uma  análise  de  gargalo,  análise  de  produtividade,  de 
 
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custos,  etc.,  variando  de  acordo  com os desejos  da  empresa. A  empresa  pode  definir  seus 
próprios indicadores relativos a propriedades ou funcionamentos dos processos. Saiba Mais (1) 
(2) 
2. Segundo  Passo : entender conceitos de 
BPM 
2.1 O que é BPM? 
  Business Process Management  (BPM) consiste em   uma metodologia de gestão para 
gerenciamento de processos, que pode ser auxiliada por ferramentas tecnológicas. Saiba Mais 
(1) (2) (3) (4) 
2.2 Para quê serve o BPM? 
  O BPM ajuda as empresas a identificarem a importância estratégica de seus processos 
e  a  tirarem  vantagens  competitivas  disso.  Serve  também  para  proporcionar  ao  gestor  uma 
maior  facilidade de encontrar oportunidades de melhoria para o serviço prestado ao cliente, 
através de indicadores de resultados. Saiba Mais (1) (2) 
2.3 Como o BPM controla processos? 
  O BPM controla processos através de uma série de índices de avaliação de processos. 
Por exemplo, pode ser avaliado o tempo de execução do processo, melhorias de desempenho, 
e acompanhamento do processo corrente. Estes  índices devem ser voltados às necessidades 
da empresa, referentes aos seus processos especificamente.  Saiba Mais (1) 
2.4 Que tipos de melhoria pode se obter com BPM? 
  O BPM pode gerar melhorias em  termos de  rapidez em que o processo é  realizado, 
eficácia, qualidade e custo. Saiba Mais (1) 
2.5 Onde e como o BPM pode ser utilizado? 
  O BPM pode ser utilizado em uma grande variedade de setores. Por exemplo, no setor 
de varejo, no  setor  industrial,no  setor governamental, etc. Pode,  também,    ser utilizado em 
diversos  departamentos  das  empresas,  como  por  exemplo,  no  departamento  financero,  de 
recursos humanos, comercial, etc. Todos eles apresentam processos. A metodologia do BPM 
permite que, através de uma execução e de um controle mais eficazes, processos podem ser 
melhorados em qualquer uma dessas áreas. Saiba Mais (1) 
 
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3. Terceiro Passo – o que é mapeamento e 
modelagem de processos 
3.1 O que é mapeamento de processos? 
  O mapeamento de processos é o entendimento de processos já existentes, através da  
sua  descrição  e  de  seu  desenho.  É  extremamente  útil  às  empresas,  visto  que  com  ele 
conseguem ter uma visão mais ampla e clara do processo. Saiba Mais (1) 
3.2 O que é modelagem de processos? 
  A  modelagem  trata‐se  do  desenho  dos  fluxogramas  de  processos  e  de  suas  inter‐
relações. Também é bastante útil em termos de organização da empresa. Saiba Mais (1) 
3.3 O que é uma ferramenta de modelagem? 
  Uma  ferramenta  de  modelagem  é  uma  ferramenta  específica  para  o  desenho  de 
fluxogramas;  não  consegue,  entretanto,  executar  o  processo.  Alguns  BPMS  possuem 
ferramentas de modelagem inseridas em seu sistema. Saiba Mais (1) (2) 
3.4 O que é e para que serve um fluxograma?  
Um  fluxograma é um diagrama que  representa o  sequenciamento das atividades de 
um  processo.  Podem,  também,  apresentar  quem  são  os  responsáveis  por  estas  atividades. 
Existem softwares específicos para desenho de fluxogramas, mas alguns BPMS já apresentam 
essa ferramenta no próprio sistema. Saiba Mais (1) 
3.5 O que é uma ferramenta de BPA (Business Process Analysis)? 
Business  Process  Analysis,  ou  BPA,  é  uma  ferramenta  (software)  que  envolve 
modelagem  de  processos  de  negócio  e  simulação  da  sua  performance.  Ajuda  a  empresa  a 
alcançar os  seus objetivos através da modificação de  regras, processos, e  informações. Está 
sendo  bastante  utilizado,  também,  em  aquisições  e  fusões  de  empresas,  onde  ajuda  a 
documentar e analisar os processos das empresas envolvidas. Saiba Mais (1) (2)  
3.6 Quais são as ferramentas de modelagem disponíveis no mercado? 
  Algumas  das  ferramentas  disponíveis  no mercado  são:  ARIS, Microsoft  Visio,  BizAgi 
Modeler, ARPO Process Modeler,  ferramentas da Proforma Corporation,   ProVision  , Synthis 
Process Modeler, etc. Saiba Mais (1) 
 
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4. Quarto Passo – o que são e qual a aplicação 
dos BPMS 
4.1 O que é um BPMS? 
  Um BPMS (Business Process Management Suite) é um sistema (software) responsável  
pela  automação da metodologia BPM. Através dos BPMS  é possível  realizar  processos  com 
rapidez  e  com  um  rígido  controle.  Geralmente  apresentam  ferramentas  e  relatórios  de 
extrema utilidade para o gestor. Saiba Mais (1) (2) (3) 
4.2 O que um BPMS pode fazer? 
  Um BPMS geralmente permite a simulação, a execução, o controle e a otimização de 
processos. Além disso, permite que todos os funiconários conheçam melhor os processos que 
participam. Muitas  vezes,  fornece  relatórios  customizados de  acordo  com a necessidade da 
empresa,  gerando  informações  importantíssimas para  a busca de mlhores  resultados.  Saiba 
Mais (1) (2) 
4.3 O que é e para quê serve um formulário? 
  Um  formulário  representaum  conjunto  de  informações  que  são  necessárias  para  o 
andamento do processo. Nos BPMS, o andamento do processo pode ser dado juntamente com 
o  preenchimento  de  um  formulário  eletrônico,  onde  cada  pessoa  participante  do  processo 
deve preencher determinadas informações. Esta informação inserida nos formulários pode ter 
influência no caminho que o processo toma. Saiba Mais (1) 
4.4 O que são regras de negócio? E BRE (Business Rules Engine)?  
  Regras  de  Negócio  são  operações,  definições  e  restrições  que  são  necessárias  à 
empresa  para  que  atinja  os  seus  objetivos. Muitas  vezes,  regras  de  negócio  determinam  o 
caminho que o processo  vai  tomar. Uma  regra de negócio poderia  ser, por exemplo, a que 
determina que em uma empresa X, compras acima de 100.000 reais devem ter autorização do 
diretor. Os Business Rules Engines são sistemas (softwares) responsáveis pelo gerenciamento e 
automação das regras de negócio.  Saiba Mais (1) (2)  
4.5 Como é a interface de um BPMS? 
  A interface de um BPMS varia de acordo com o sistema que estamos tratando. Quando 
trata‐se de Suites com foco em pessoas, são bastante intuitivos e com uma interface bastante 
amigável.  Já  quando  trata‐se  de  Suites  de  integração,  verificamos  uma  interface  menos 
amigável e mais técnica. Saiba Mais (1) (2) 
4.6 Como é feita a simulação? 
  A simulação é feita através do sequenciamento de atividades proposto no fluxograma 
anteriormente.  Permite  que  um  único  usuário  “execute”  todas  as  tarefas  visando  testar  se 
 
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existe algum erro técnico do sistema ou se o que está sendo realizado segue a realidade. Saiba 
Mais (1) 
4.7 Como é feita a execução? 
  Na execução,  cada  tarefa  é enviada  a  seus  respectivo  responsável na devida órdem 
estabelecida  na  modelagem.  Quando  um  usuário  concluir  a  sua  tarefa,  imediatamente  a 
próxima tarefa é enviada para o seu respectivo responsável. Para isto, é necessário preencher 
os campos solicitados no formulário ou outras informações pré‐definidas. Saiba Mais (1)  
4.8 Como é feito o controle?  
  Existem diversas  formas de controle; uma delas é através de relatórios. Os relatórios 
acompanham  e  apresentam  indicadores  do  processo  durante  e  após  o  seu  andamento.  
Permite que o gestor tome medidas rápidas para a correção de erros ou para a melhoria do 
processo. Saiba Mais (1) 
4.9 Preciso de um BPMS para ter BPM? 
Não.  Implantar BPM está num nível de abstração  superior a um software.  Implantar 
BPM significa entender o negócio voltado ao cliente e enxergar os processos da organização. 
Muitas vezes, significa mudança cultural também. O BPMS, entretanto, ajuda a implantar BPM 
de uma forma mais prática, segura e controlada, sendo um importante aliado para o gestor de 
processos. Entretanto, é  fundamental que a empresa consiga enxergar  seus processos antes 
para depois conseguir selecionar o BPMS mais adequado a ajudar na implantação. Saiba Mais 
(1) (2) 
5. Quinto Passo – padrões de processos 
5.1 O que é BPMN?  
O BPMN, Business Process Modeling Notation, trata‐se de uma notação padrão para o 
desenho de  fluxogramas em processos de negócios. Na prática  trata‐se de um  conjunto de 
regras  e  convenções  que  determinam  como  os  fluxogramas  devem  ser  desenhados.  É  a 
notação mais  reconhecida  no  ramo  de  BPM  atualmente. Abaixo,  segue  um  exemplo.  Saiba 
Mais (1) (2) (3) (4) 
 
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5.2 Para que serve o BPMN? 
  O BPMN serve para facilitar o entendimento de fluxogramas entre as pessoas. Existem 
inúmeras maneiras e  lógicas de  se desenhar um  fluxograma; para que o entendimento  seja 
mais  rápido e  fácil, é extremamente  importante que se siga um padrão e convenções. Saiba 
Mais (1) (2) 
5.3 O que é BPEL? 
  O  BPEL  (Business  Process  Execution  Language)  é  uma  linguagem  baseada  em  Web 
Services específica para executar  processos de negócio que envolvam integração de sistemas. 
Trata‐se de um padrão de uso exclusivo por profissionais técnicos. Saiba Mais (1) (2)  
5.4 O que são Web Services? 
É uma solução tecnológica utilizada na integração de sistemas e na comunicação entre 
aplicações diferentes. Saiba Mais (1) 
5.5 O que é XPDL? 
  XPDL é um  formato padronizado pela Workflow Management Coalition  (WfMC)   que 
permite  que  um  fluxograma  desenhado  em  uma  ferramenta  de  modelagem  possa  ser 
transferido para um BPMS ou outra  ferramenta de modelagem, por exemplo. Na prática, é 
extremamente útil e poupa bastante tempo. Saiba Mais (1) (2) (3) 
 
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6. Sexto Passo – SOA 
6.1 O que é SOA? 
SOA (Service Orienthed Architecture) não é uma tecnologia nem um software. É uma 
filosofia de desenvolvimento de softwares que visa buscar uma maior facilidade de integração 
entre os sistemas da empresa. Saiba Mais (1) (2) (3) (4) 
6.2 Quais são as premissas do  SOA? 
SOA enxerga os diversos sistema da empresa e suas funcionalidades como provedores 
de  “serviços”. Cada  “serviço” é uma  função que um  sistema pode desempenhar. Utilizando 
padrões de comunicação de sistemas, é possível expor esses serviços uns aos outros e assim 
criar novos sistemas (softwares) a partir da combinação de serviços. Saiba Mais (1) (2) 
6.3 Para ter BPM preciso de SOA? 
Não. Como vimos, BPM é uma prática de gestão e não uma arquitetura  tecnológica. 
Porém, SOA pode ser um grande aliado do  lado da TI (Tecnologia da  Informação) para tornar 
os projetos de BPM mais  coerentes  com os objetivos da empresa, muitas  vezes  integrando 
sistemas  e  automatizando  atividades  que  antes  seriam  desenvolvidas  manualmente.  Saiba 
Mais (1) (2) 
6.4 Se tenho SOA tenho BPM? 
Não. SOA pode ser considerado o principal  instrumento da   área de  informática para 
ajudar  a  empresa  na  implantação  de  BPM,  porém  não  é  tudo.  Diversas  outras  áreas  da 
empresa devem contribuir com conhecimentos e capacitações específicas. Saiba Mais (1) (2) 
6.5 O que é um ESB e para quê serve? 
Um ESB (Enterprise Service Bus) é uma ferramenta (software) que ajuda na integração 
de sistemas da empresa utilizando serviços de mercado. Saiba Mais (1) (2) 
6.6 Para ter SOA preciso de um ESB? 
Não. Porém um ESB vai tornar a tarefa de implantar SOA muito mais fácil. Saiba Mais 
(1) (2) 
6.7 Qual a diferença entre  SOA e Web Services? 
  O SOA tem como objetivo criar aplicações dentro de uma empresa, criando todos os 
programas  com  uma  metodologia  de  desenvolvimento  de  software  específica.  Já  os  Web 
services são um conjunto de mecanismos‐padrão de comunicação criados sobre a World Wide 
Web. Saiba Mais (1)