APS de Estruturas Organizacionais

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UNIVERSIDADE PAULISTA 
INSTITUTO DE CIENCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO - ICSC 
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO 
AMBIENTE CONTEXTUAL, ESTRATÉGIA E ESTÁGIO DE DESENVOLVIMENTO DA EMPRESA COMO DETERMINANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: UM ESTUDO DA EMPRESA DE PEQUENO PORTE: MAG FASHIN
SÃO JOSÉ DOS CAMPOS 
2019
Isabella da Fonseca Cintra de Oliveira – N293845 
Julia Eduarda de Faria – D7721i7 
Lucília de Paula Alves – D6382f1 
Victor Milward Silva Farias – N3298c0 
AMBIENTE CONTEXTUAL, ESTRATÉGIA E ESTÁGIO DE DESENVOLVIMENTO DA EMPRESA COMO DETERMINANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: UM ESTUDO EM UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE: MAG FASHIN
Atividades Práticas Supervisionadas – trabalho apresentado como exigência para a avaliação dos 3º semestres, do curso de Administração da Universidade Paulista, sob orientação do professor do semestre Evandro Paulino.
SÃO JOSÉ DOS CAMPOS
2019
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Organograma representação.........................................................................09
Figura 2: Organograma empresa..................................................................................13
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO.......................................................................................................................05
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA...........................................................................................06
ESTUDO DE CASO................................................................................................................13
PERFIL DA ORGANIZAÇÃO...............................................................................................13
ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS..................................................................................14
CONSIDERÇOES FINAIS......................................................................................................16
REFERENCIAS.......................................................................................................................17
INTRODUÇÃO
Este trabalho tem o objetivo de promover uma análise da empresa Mag Fashion e relacionar aos conteúdos apresentados na matéria ancora de Estruturas Organizacionais, junto à revisão conceitual que contextualizara as vertentes pelas quais as informações foram pautadas. Apresentando todo o conceito de criação da empresa e como se estrutura em relação a hierarquia, divisão do trabalho, delegação, entre outros aspectos da organização que desenham seu perfil. O relatório também apresentará um organograma estrutural da empresa com a real exemplificação das práticas da instituição, formas de autoridade e assessoria. Ademais, uma base de exemplos financeiros que são aplicados entre, salários, metas e comissões também se relacionando ao ambiente de trabalho proporcionado, formas físicas e intrínsecas singulares. Temas como comunicação e relacionamento, tanto interno quanto externo à organização no âmbito de funcionários e clientes temem serão abordados. 
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
	ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
	Este conceito determina aspectos importantes na gestão de empresas, trata-se da forma como a empresa é organizada em relação à divisão de atividades, responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais da empresa. A forma mais usual de desenhar essas estruturas é com o organograma, que identifica uma hierarquia e departamentalização por uma estrutura básica de fácil entendimento.
	Esse conceito dispõe de dois subgrupos intrínsecos, são eles a estrutura formal e informal. A formal é representada pelo próprio organograma que desenha os níveis de comando, tomada de decisões da empresa e subordinação de forma clara e deliberadamente formal com ênfase na autoridade e responsabilidade. Já a estrutura informal é formada espontaneamente pelas pessoas, suas características e personalidades; é dada pelas relações sociais e pessoais que não são estabelecidas formalmente e sim pelas interações no ambiente de trabalho de forma natural.
Em geral, a estrutura organizacional define como são divididas, agrupadas e coordenadas as tarefas dos cargos. Para a elaboração, é necessário que a organização defina alguns fatores que, em conexão com objetivo da empresa, formam a melhor opção de trabalho que beneficia as diversas áreas existentes e a forma como são elaboradas as tarefas, como:
Qual o fator que define os cargos distintos:
O primeiro passo é decidir quais serão os requisitos para a ocupação de cargos diferentes da organização. A maioria das empresas opta por especializações acadêmicas através de níveis de formação escolar de cada um; outras escolhem por iniciar a carreira do empregado em um nível padrão e ir definindo sua área de acordo com seu desempenho em um determinado período, para assim, conseguir aproveitar mais largamente o potencial de cada um e oferecendo uma oportunidade de auto-realização e conhecimento próprio do funcionário, já se manifestando quanto às estratégias motivacionais da empresa. 
Como os grupos da mesma tarefa serão reunidos:
O segundo passo é definir se haverá ou não grupos que desempenham a mesma função na organização ou se cada cargo será único a cada pessoa. As empresas costumam definir diferentes departamentos onde são elaboradas tarefas com o mesmo objetivo, porém em um trabalho grupal, definido pela especialização de cada um. Cada departamento tem um objetivo e um grupo de pessoas trabalhando em um sistema a fim de alcançá-lo.
A quem se reportam os indivíduos: 
O terceiro passo é identificar a quem se deve a subordinação. Cada assalariado da empresa deve ter alguém a se reportar para a fluidez do trabalho mais linear; para isso, é montada uma cadeia de comando que definem e designam as tarefas, verificam a veracidade e tiram duvidas; em geral, lideram uma determinada equipe que se encontra em um nível inferior a eles no elaborado organograma. 
Qual será a equipe subordinada:
O próximo passo é definir qual a capacidade máxima que um líder pode ter em sua cadeia de trabalhadores a fim de que as tarefas não caiam de nível. E necessário que seja definida uma margem de controle para cada autoridade para que assim, a organização seja eficaz em suas diversas áreas gestões, considerando que cada gestor demanda um nível diferente.
Nesse contexto também se insere a amplitude de supervisão, definida pelo número de subordinados que se reportam a um determinado chefe. Quanto maior, menor a necessidade de neveis hierárquicos. O atual mercado tende a aumentar cada vez mais a amplitude de supervisão a fim de um organograma com menor número de neveis.
Como será a tomada de decisão:
Depois disso, cabe definir qual será o caminho tomado pela organização em relação a tomada de decisão; centralizada ou descentralizada. A tomada de decisão centralizada demanda toda a autoridade para o maior nível organizacional da empresa, seja ele uma pessoa são ou uma pequena equipe, significa que a maioria das decisões relativas ao trabalho não são tomadas por aqueles que executam o trabalho mas em um ponto mais alto; já o descentralizado dá uma parcela de autoridade para um número maior de áreas ou níveis organizacionais, podendo assim, ter várias alternativas. A maioria das decisões de trabalho tem participação dos que o executam.
Influencias sobre centralização e descentralização: tipo de supervisão, disponibilidade de tempo, dispersão geográfica dos funcionários, grau de delegação, Personalidade de liderança, técnicas, velocidade de mudanças, contato pessoal. 
Em que medida haverá regras e regulamentos:
O último passo é definir quais as vertentes em que os funcionários e gerentes deveram prosseguir para a sua relação. Quais os limites de regras e possibilidades serão aplicados a cada nível organizacional. 
	
ORGANOGRAMA 
	Representação gráfica visualda estrutura organizacional da empresa representada pelo modelo de hierarquia e departamentalização, Istoé, do desenho organizacional que, por sua vez, consiste na configuração global dos cargos e da relação entre as funções, autoridade e subordinação no ambiente interno de uma organização. O organograma é considerado a melhor representação gráfica do desenho organizacional.
Figura 1: Organograma representação
2
1	
	
	
	 Fonte: Autores 
Linhas Horizontais: Órgãos de assessoria e assistência 
Linhas Verticais: Órgãos de decisão 
1: Assistência – Ligados aos órgãos relacionados as pessoas 
2: Assessoria – Ligados as linhas relacionados aos órgãos 
Retângulo com linhas tracejadas: Para órgãos que não existem formalmente, fator isolado, porém, destacado. 
Linha tracejada: Autoridade de fiscalização
	DESCRIÇÃO DE FUNÇÕES
Facilitar a avaliação em questão de posicionamento de pessoal e treinamento
Integrar mais objetivamente novos membros da equipe 
Coordenar com mais facilidade e de maneira sistêmica 
Preparar uma definição de perfil ideal mais assertivo dos candidatos a cada tipo de vaga 
Definir a tarefa amplamente facilitando a compreensão os fatores essenciais
 	
	
	LAYOUT - ARRANJO FÍSICO
O espaço físico organizacional influi no trabalho desenvolvido pelos indivíduos dentro da empresa;
Importa mais o fluxo de trabalho e pessoas que o aspecto visual e de conforto;
Estabelecido a partir do estudo de sistema de informações relacionado com a distribuição dos móveis, máquinas, esquipamentos e pessoas;
Maior economia e produtividade;
Pode influir na motivação.
	OBJETIVOS DE UM LAYOUT BEM FORMADO
Obter um fluxo de informações eficiente;
Obter um fluxo de trabalho eficiente;
Otimizar a área disponível;
Facilitar a supervisão e coordenação;
Reduzir a fadiga do funcionário (eliminação de elementos insalubres como: ruídos, vapores, iluminação, etc.);
Aumentar a flexibilidade para as variações necessárias;
Clima favorável para o trabalho (motivação);
Impressionar favoravelmente clientes e visitantes.
	FLUXOGRAMAS
	Os Fluxogramas são gráficos que podem representar com clareza as rotinas, os procedimentos e os departamentos de uma organização, ele representa também a sequência de um trabalho, os responsáveis e as unidades organizacionais envolvidas no processo. Tem como objetivo facilitar o entendimento e a leitura das atividades presentes no gráfico, traz maior flexibilidade e padroniza a representação dos métodos e procedimentos administrativos.
	Por meio de diversos fatores relacionados ao funcionamento de uma empresa, os fluxogramas auxiliam a descobrir os pontos que representa falhas, e também respondem pelas dificuldades constatadas nos processo da execução dos trabalhos. Um fluxograma pronto abrange grande número de operações, em um espaço relativamente pequeno.
	O FAP (Fluxo de Análise de Processos) é uma ferramenta gráfica que demonstra a sequencia operacional do desenvolvimento do processo. Facilitando o controle do processo, mostrando indicadores como; o trabalho está sendo realizado, quem está realizando o trabalho e como está a produtividade dos participantes do processo. FAP tem como objetivo facilitar dados como implantação- que facilita o treinamento dos usuários, apresentação de projetos, análise de dados e até mesmo levantamentos de dados. Facilitando os processos da empresa e aumenta a produtividade.
	
	MODELOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS 
	Toda organização apresenta alguma forma de estruturas interna, a qual estabelece as regras para a realização de seus objetivos.
 	Existem alguns modelos de Estruturas Organizacionais, são eles;
Estrutura clássica 
	È um tipo de empresa que há nível hierárquico, exigindo chefias com grandes conhecimentos da organização e exigindo dos subordinados obediência e execução corretamente de seus deveres. 
	 A emprese prevalece a centralização, onde os departamentos são agrupados na mesma unidade de pessoas que realizam função dentro de uma mesma área técnica.
Estrutura pós clássicas
 Este tipo de estrutura caracteriza-se por dividir as atividades de uma organização em áreas com características bem delimitado. Embora propicie especialização, faz com que o processo produtivo seja de difícil operacionalidade.
 As atividades são agrupadas de acordo com as etapas de um processo, considerando-se a maneira pela qual são executados os trabalhos.
Estrutura Moderna 
	 São aquelas mais utilizadas mais recentemente, normalmente em empresas de planejamento, pesquisa, construção civil, entre outras.
 	 Existe uma autoridade hierárquica e outra autoridade bem específica e direta, que é a da coordenação de cada projeto.
 	Os funcionários são permanentemente vinculados à organização e alocados aos diversos projetos em execução. Concluído o projeto, eles retornam a seus órgãos de origem.
Estrutura Pós Moderna
 São estruturas dinâmicas e altamente mutáveis, que se adaptam com rapidez e facilidade à conjuntura do mercado consumidor, oferecendo resultados e soluções corretas, com agilidade que os clientes requerem.
 
2 ESTUDO DE CASO 
	2.1 PERFIL DA ORGANIZAÇÃO
A loja Mag Fashion, foi criada Por Michele Adriana Gonçalves na Cidade de Paraisópolis - MG. A proprietária trabalhava em uma loja de roupas e gostava muito do que fazia, então começou seu negocio vendendo roupas por conta própria em sua casa conquistando seus próprios clientes, porem, ainda trabalhava na loja e fazia de seu negocio uma renda extra. Devido a grande demanda, em 2014 deixou seu emprego para se dedicar ainda mais a seu próprio negocio, em 2016 montou um espaço físico para sua loja desenvolvendo o projeto que tinha em mente a algum tempo e o inaugurou logo em seguida. A empresa hoje atua ha 3 anos no mercado com o objetivo de atender ao publico masculino e feminino de jovens e adultos em vestuário e acessórios de grande estilo. 
A empresa é privada e realizava apenas o comercio em loja física até o ano de 2017 onde Michele viu a oportunidade de criar também um portal de vendas online por meio de redes sociais. Hoje, suas vendas online geram um faturamento de mais de 30% de seu total mensal, entretanto sua atividade principal é a venda de roupas na loja física. A empresa se enquadra em pequeno porte de acordo com os critérios do BNDS por ter uma faturamento anual de ate R$360.000,00 por ano.
A proprietária Michele é formada no ensino técnico em administração e esta no topo do organograma tomando todas as decisões de forma centralizada; abaixo dela estão as vendedoras no mesmo nível totalizando 2 mulheres com nível médio de escolaridade com vinculo EFETIVO/CLT em regime jurídico estatutário; essas atuam somente com venda dos produtos da loja. Conta também com assessoria auxiliar de um contador.
Seus principais produtos são calças, blusas, vestidos, bonés, colares, anéis, além de outros produtos vendidos por encomenda, como os calçados. A loja possui fornecedores fixos e a maioria esta em parceria desde a criação da loja.
Michele criou um crediário próprio para que seus clientes tenham um compromisso maior com a loja vendo nisso uma forma de fideliza-los, além disso, aceita também pagamentos via deposito bancário, emite boletos e aceita cartões de débito e credito além do pagamento á vista com desconto
Lojas que vendem a mesma linha de produtos para o mesmo público alvo na mesma região são consideradas concorrentes como também aqueles que se assemelham as formas de pagamento oferecidas com mais benefícios. ex: loja de roupas em shopping e lojas online com entrega na mesma cidade e parcelamentos largos.
2.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 
	O organograma da empresa é composto por 2 funcionários, 1 proprietário/diretor e um contador que presta assessoria e auxilia nas áreas contábeis. É uma estrutura vertical com o poder de decisão centralizado no topo.
Figura 2: Organograma da empresa
Proprietária/ Diretora
Contabilidade
Vendedor
 1
 1
Vendedor 2
Fonte:Autores
Aspectos físicos e ambientais
O espaço é composto por uma área livre para exposição das mercadorias com araras e colméias onde são organizadas as roupas e uma vitrine de vidro para exposição dos acessórios em geral; também conta com 3 provadores deroupa com espelhos para melhorar a aceitabilidade dos clientes e competitividade;além disso também há a parte administrativa do balcão onde são feitos as negociações de pagamentos, fluxo de caixa e fechamentos. As áreas são organizadas de acordo com os gêneros de mercadorias femininas e masculinas; a área feminina é composta por blusas, vestidos, calças, shorts, brincos, coletes e presilhas; na área masculina, moletons, bermudas, calças e bonés. 
O ambiente da loja é aconchegante tanto para funcionários quanto para clientes, possui uma área de coffe break, banheiros arejados e limpos e som ambiente para entretenimento. A apresentação da loja também proporciona uma experiência agradável, as roupas em exposição nos manequins são trocadas todos os dias afim de captar mais clientes com estilos diferentes.
Quanto a tomada de decisão da empresa, é centralizado no topo da hierarquia onde se encontra a diretora da loja; ela quem delega todas as tarefas de vendas às funcionárias que se reportam a ela e estão no mesmo nível operacional do organograma; são estabelecidas metas de venda com base no ano anterior, o ultimo fluxo de caixa anual é consultado e acrescentado 10% de lucratividade, assim, dividida entre as vendedoras.
Os salários são fixos e acrescentadas as porcentagens de comissão que variam de acordo com as quantidades vendidas mensalmente como também a diretora fixa um prolabore mensal para si mesma e reinveste todos os restantes em melhorias para a empresa. 
A terceirização de serviços se identifica apenas nas questões contábeis da empresa, que são passadas ao contador especializada o que presta assessoria profissional e auxilia nas contas a pagar e receber, bem como os fluxos diários e legislação que são aplicadas nesse ramo. 
A hierarquia e poder, como já citado, são centralizados no topo do organograma da empresa tendo assim uma centralização das tomadas de decisão.
No âmbito de comportamento, são esperadas boas práticas de vendas e bom relacionamento com os clientes no momento do atendimento. A comunicação entre elas é direta, possuem também um grupo no whatsapp para informações pertinentes imediatas e necessárias, além disso também é utilizado um sustem de feedback a cada quinzena para que a diretora fique ciente de questões que passam despercebidas por seus olhos no dia a dia, bem como um retorno de seu comportamento como líder para que possa sempre se atualizar e proporcionar um bom relacionamento com seus funcionários.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Em suma, a loja Mag Fashion apesar de pequena, possui uma boa administração e procura seguir os padrões organizacionais de uma boa gestão, possuindo assessoria de contabilidade além de foco e disciplina a fim de estar em constante melhoria, aprendizado e crescendo constantemente neste ramo de mercado varejista que de se destaca cada vez mais. Além de características organizacionais, as técnicas e sistemas de feedback da pequena loja corrobora para a motivação dos funcionários já que, os integra como parte de algo maior e não como apenas um empregado, assim a produtividade em vendas aponta boa estabilidade e crescimento. 
REFERÊNCIAS
www.infoescola
www.significados.com
www.citisystems
WWW.blogdaqualidade.com.br