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Administração de custos em Unidades de Alimentação e Nutrição Aula – 6 Prof. Fernanda Boudou GESTÃO DE CUSTOS É uma das atividades mais vitais dentro de uma empresa,sendo a contabilidade uma atividade extremamente importante, uma vez que é a partir dela que se executa a demonstração detalhada dos gastos incorridos na fabricação de bens ou prestação de serviços. As estratégias são voltadas para a redução dos custos Desafios da gestão em UAN: Controle financeiro. O que ocorre com o dinheiro? Como é feito o controle da empresa (Consumo e desperdício - resto, sobras) Gerenciamento Financeiro UAN Setor produção de bens e serviços absorve: grandes investimentos (montagem) movimenta valores financeiros elevados (funcionamento - manutenção de estoques, prestação de serviços, utilização de grande variedade de material de consumo como alimentos, material descartável, uniformes, etc.). CUSTOS Para o bom funcionamento de uma UAN, é necessário a obtenção de um retorno financeiro que garanta qualidade e a continuação do serviço prestado. Objetivo não alcançado leva a mudança da qualidade para obtenção do lucro, insatisfação do cliente e funcionários e perda de contrato. Custos CUSTOS: “a soma dos valores de bens e serviços consumidos ou aplicados para a obtenção de novos bens e serviços” (KIMURA, 2003; ABREU; SPINELLI; PINTO, 2009). DESPESAS: são os valores pagos por mercadorias, serviços, mão de obra, impostos, ou seja, gastos que não estão relacionados diretamente com a produção em si (VIEIRA; JAPUR, 2012). Classificação dos custos São classificados em relação aos aspectos: Contábeis - Custos diretos ou controláveis - Custos Indiretos ou por absorção Econômicos - Custos Fixos - Custos Variáveis Sendo que a classificação contábil não exclui a classificação econômica, portanto um mesmo custo deve receber as duas classificações (Ex. Mão obra). Classificação dos custos Contábeis - Custos diretos ou controláveis: Qualquer despesa ou gasto relacionado diretamente ao produto fabricado ou serviço prestado. Como : Matéria prima (arroz, feijão, carnes, frutas) Descartáveis (copos, guardanapos) Produtos de limpeza (detergentes, desinfetantes, vassouras), Mão-de-obra direta (proventos + encargos sociais + benefícios) e relacionada com o número de horas trabalhadas. Classificação dos custos Contábeis - Custos Indiretos ou por absorção: Gastos que não contribuem de forma direta para a fabricação dos produtos ou serviços. Dependem de cálculos, rateios ou estimativas para serem divididos. Não possuem medida objetiva. Como: Aluguel, impostos, utensílios, EPI’s, material administrativo, equipamentos, combustível, água, correios, internet, manutenção e reposição de equipamentos, telefone, energia, depreciação, outros Classificação dos custos Econômicos - Custos Fixos Valores consumidos independentemente da quantidade de bens produzidos ou de serviços prestados (volume de venda). Os valores podem até variar de um mês para outro, mas seu aumento não está relacionado com o aumento da produção do bem ou serviço. Como : Aluguel, telefone, salários, FGTS, vales transporte, material de escritório, EPI/uniforme, leasing (máquinas),seguro Classificação dos custos Econômicos - Custos Variáveis Relação direta com a quantidade de bens produzidos ou de serviços prestados. Quanto maior a quantidade fabricada, maior o seu consumo. Como : Matéria prima, descartável, material de limpeza, gás, água, energia CUSTO TOTAL = Custos fixos + Custos variáveis CUSTO SEMIVARIÁVEIS – Tem comportamento de fixo e comporta-se como variável ( energia e água) Conhecimentos básicos para realizar a gestão financeira Composição e Cálculo dos Custos da Produção Cálculo do Preço de Venda da Refeição Cálculo do Lucro Composição dos Custos de Produção Custo Alimentar ou Custo da Matéria-prima Custo Não Alimentar Custo de Mão de obra Gastos Gerais de Produção ou Custos Gerais de Produção Despesas Administrativas Cálculo dos Custos da Produção Os componentes do custo total da refeição podem variar de acordo com cada tipo de UAN Custo alimentar - engloba todos os gêneros alimentícios para a produção do cardápio . Dentro do custo da refeição representa o maior peso, podendo ser detalhado em: arroz, feijão, prato principal, salada, sobremesa, guarnição, bebidas, molhos, temperos, café, pão, etc. De acordo com o tipo de UAN, as porcentagens podem sofrer alterações de uma categoria de cliente para outra devido à matéria-prima, número de refeições, tipo de serviços dentre outras situações. PORCENTAGEM DOS COMPONENTES DO CARDÁPIO • PREPARACAO (%) Prato base (arroz/feijão) 5 a 17 Prato principal 39 a 58 Guarnição Complemento(farinha, Molhos) 6 a 11 8 a 12 Salada 5 a 6 Sobremesa 8 a 12 Bebida 5 a 7 Abreu, Spinelli e Pinto (2009) Valores médios para cálculo de custo . É importante manter uma porcentagem como meta para permitir um acompanhamento do custo diário (Preço unitário das refeições) Em se tratando de impostos, os valores podem ser variáveis dependendo do tipo de empresa, do contrato estabelecido e do município em que a UAN se localiza, uma vez que os municípios tem carga tributaria própria Os componentes do custo total da refeição podem variar de acordo com cada tipo de UAN Custos não alimentar -É composto por materiais descartáveis e por produtos de higiene e limpeza Os componentes do custo total da refeição podem variar de acordo com cada tipo de UAN Custos com Mão de obra É composto por salário direto (proventos), encargos sociais (INSS/ FGTS), provisões (FÉRIAS, 13˚ SALÁRIO, benefícios (Ticket alimentação, Plano de saúde, etc) -Percentual em relação ao faturamento líquido da unidade : 25 a 30 % Custo MO = proventos + encargos + provisões + benefícios – descontos Os componentes do custo total da refeição podem variar de acordo com cada tipo de UAN Custos com Mão de obra Encargos sociais sobre o valor do salário do funcionário INSS - 20% FGTS - 8,5% Férias e 13°+ encargos - 26,5% PPRA/ Saúde Ocupacional (ASO) - 1,82% Planos de saúde, cesta básica e vale transporte - 38,21% Outros encargos - 7,8% TOTAL = 102,83% Os componentes do custo total da refeição podem variar de acordo com cada tipo de UAN Custos com Mão de obra 1. Cálculo do valor da hora efetivamente trabalhada: Salário mensal / Número de horas trabalhadas no mês 2.Valor da hora trabalhada + percentual de impostos (102,83%) 3. Multiplica o valor encontrado pelo Nº de funcionários necessários para executar o serviço x o Nº de dias do mês 4. O resultado é o custo total da mão de obra para executar o serviço no mês Os componentes do custo total da refeição podem variar de acordo com cada tipo de UAN Custos com Mão de obra (MO) : Custo MO = proventos + encargos + provisões + benefícios – descontos Custo unitário de MO = custo de mão de obra / número de produtos ou serviços Os componentes do custo total da refeição podem variar de acordo com cada tipo de UAN Custos Gerais de Produção - • Impostos - ICMS(17 %): Imposto sobre Circulação de Mercadorias -PIS (0,65% ou 1,65%): Programa de Integração Social -COFINS (3,0% ou7,6%): Contribuição para o financiamento da Seguridade Social O valor dos impostos gira em torno de 21% do faturamento bruto e os valores podem ser variáveis dependendo do tipo de empresa, do contrato estabelecido e do município em que a UAN se localiza, uma vez que os municípios tem carga tributaria própria. Os componentes do custo total da refeição podem variar de acordo com cada tipo de UAN Custos Gerais e Despesas Administrativas: • Custo Administrativo – material de escritório, telefone, correios, exames ( 5 a 7%) • Outros custos – EPI´s, uniformes, combustível, energia, água, gás, utensílios e equipamentos, manutenção, dentre outros Fatores que interferem nos custos Política de Compras Qualidade da matéria-prima , descartáveis e limpeza Giro de estoque Padrão de Cardápio Controle das operações durante as preparações Produtividade da Mão-de-obra e encargos sociais Depreciação de equipamentos Planejamento físico Desperdício Sobras Fatores que interferem os custos 1. Política de Compras: o sistema de compras influi diretamente sobre o preço dos gêneros alimentícios. Relação custo x beneficio Benefícios são vários: Qualidade dos produtos Sistema de pagamento (à vista ou à prazo) Prazo de pagamento (15 dias, 30 dias) Prazo de entrega (quinzenal, semanal ou diário) É importante lembrar que nem sempre o mais barato custa menos. 2. Qualidade da matéria-prima: diretamente relacionada com o rendimento, fator de correção e cocção (ex.: carne, acelga, etc). Em muitos casos, é necessário aumentar a quantidade do produto, pois o mesmo não oferece o rendimento necessário. Atentar aos descartáveis e Mat. Limpeza. 3 Giro de estoque: compras devem ser efetuadas sobre planejamento de cardápio. Mercadorias do estoque devem ter seu destino pré definido. (Excessos: altera o planejamento e eleva custos.) Gêneros mal estocados elevam as despesas, alterando as previsões e requerendo compras emergenciais. 4. Padrão de Cardápio: grande influência sobre os custos. É importante obtermos o máximo de informações : Composição dos pratos: diferentes entre uma UAN e outra devido ao tipo de contrato, às preferências alimentares, às diferenças regionais, os tipos de patologias etc . Freqüência: freqüência de pratos de maior ou menor custo num determinado espaço de tempo também interfere sobre o custo. Tipo de matéria prima utilizada nas preparações: podemos utilizar para uma mesma preparação, sem risco de perda da qualidade, matéria prima com menor preço. Como Bife à milanesa (filé mignon, patinho) e Carne Cozida (chã de fora, músculo) 5. Controle das operações durante as preparações: Controle nesta fase evita grande parte das perdas decorrentes: da inabilidade dos operadores (no manuseio dos alimentos e equipamentos – fator correção). do uso inadequado da temperatura e do tempo de cocção (perdas, alterando as previsões de despesas aumentando o custo da refeição. 6. Produtividade da Mão-de-obra: Quantidade de trabalho empenhado por um funcionário para a realização de uma tarefa. Quanto Tarefas com qualidade (sem defeitos) maior será sua produtividade. Mão-de-obra: um dos itens que mais pesa no custo, Importante o dimensionamento correto do quadro de pessoal, o controle das horas adicionais de trabalho, treinamento e motivação da equipe - Atentar aos encargos sociais 7 -Depreciação de equipamentos: Considerar um percentual de 10% de depreciação dos equipamentos da UAN. Acompanhar manutenção preventiva e corretiva e a utilização correta dos equipamentos. 8- Planejamento físico funcional da UAN Espaço físico adequado, dimensionamento correto dos equipamentos e controle de manutenção são aspectos de investimento que influenciam nos custos. 9 - Desperdício – Resto-Ingesta (RI) O controle do RI é um indicador que deve ser realizado e acompanhado diariamente, pois indica o percentual de desperdício. Per capita do resto = peso refeição rejeitada / Nº de refeições servidas %RI = peso da refeição rejeitada (resto sem cascas e ossos) x 100 / peso da refeição distribuída Sendo recomendável um valor de ate 10% para coletividade sadia e ate 20% para coletividade enferma. Quanto ao per capita do resto, o recomendável é de 15 g a 45g. Controle RI Um restaurante serve 3000 refeições/ dia, com uma média de 2300kg de alimentos produzidos, 135 kg de sobras, 50 kg de cascas e 180 kg de resto. Qual o percentual de resto-ingestão? Quantas gramas de resto por cliente? 2.300 kg produzido –50 cascas –135 sobras = 2115 kg %RI = peso da refeição rejeitada (resto sem cascas e ossos) x 100 / peso da refeição distribuída RI= 180 x 100 / 2115 = 8,51 % Per capita do resto = peso refeição rejeitada / Nº de refeições servidas Per capita RI = 180 kg de resto/3000 = 0,06kg ou 60g 10 - Sobras O controle da avaliação das sobras é um indicador que serve para mensurar eficiência do planejamento e na produção dos alimentos (aparência ou apresentação dos alimentos). Sobra aceitável : 7 –25 g/ pessoa e até 3 % % Sobras = sobra (total produzido – quantidade servida) x 100 / total produzido *Peso da sobra por cliente = peso das sobras / quantidadede clientes Alem destes, outros cálculos que podem ser utilizados para se ter um melhor controle de desperdícios e sobras em UAN estão detalhados a seguir: Peso da refeição distribuída (Kg) = total produzido – sobras prontas (kg) após servir as refeições (o que sobrou) • Consumo per capita por refeição (Kg) = peso da refeição distribuída / numero de refeições • % de Sobras Limpas = sobras limpas (kg) após servir as refeições x 100 / peso da refeição produzida • % de Sobras Sujas = sobras sujas (kg) após servir as refeições x 100 / peso da refeição distribuída • Per capita do resto (Kg) = peso do resto / numero de refeições servidas • Pessoas alimentadas com a sobra acumulada = peso da sobra / peso per capita por refeição • Pessoas alimentadas com o resto acumulado = peso do resto / peso per capita por refeição Para garantir o sucesso econômico da UAN é imprescindível que exista sempre um profissional habilitado, aplicando o conhecimento para fazer levantamentos da situação, realizar planejamentos e acompanhamento da produção Fatores que dificultam o sistema de CONTROLE de custos em UAN Alterações regulares de cardápio Cardápios com grande variedade de preparações Preparações com grande quantidade de ingredientes Problemas na avaliação da demanda de clientes Dificuldades na operacionalização de receitas padronizadas Matérias-primas adquiridas erradamente CÁLCULO DO CUSTO UNITÁRIO COM BASE NO CONSUMO PER CAPITA (matéria prima) 1 . Listar todos os produtos alimentícios e suas respectivas quantidades per capita 2.Multiplicar as quantidades per capita de cada produto pelo seu preço 3.Somar os valores encontrados de custo per capita de cada alimento Como exemplo CÁLCULO DO CUSTO UNITÁRIO COM BASE NO CONSUMO PER CAPITA INGREDIENTES PER CAPITA B RUTO (Kg) PREÇO/Kg (R$) CUSTO PER CAPITA feijão 0,04 4,60 0,184 Arroz 0,25 7,50 1,875 Batata 0,10 5,50 0,55 Frango 0,15 3,50 0,525 salada 0,10 2,90 0,29 CUSTOUNITÁRIO TOTAL 3,42 Conceitos: Custo Total : soma dos gastos necessários à produção de alimentos e sua distribuição Custo Total = custo da matéria-prima + mão-de-obra + manutenção + água + energia + telefone+ depreciação + material de escritório + uniformes + EPI Custo Unitário da Refeição = Custo Total / pelo Número de refeições produzidas(nº Clientes) CÁLCULO DO CUSTO UNITÁRIO COM BASE NO CONSUMO PER CAPITA (Refeição) Custo Unitário / R$ Matéria-prima - 3,42 Produtos descartáveis - 0,10 Gastos gerais – Manutenção – 0,10 Uniforme – 0,09 Material de escritório – 0.0,5 Gás – 0,12 Telefone – 0,05 Produtos de limpeza – 0,07 Mão de Obra - 2,50 CUSTO TOTAL 6,50 Faturamento bruto= quantidade total de serviços vendidos x preço unitário do serviço.(ex.: 10 almoços x R$1,00) Receita = Faturamento Bruto Faturamento: está relacionada ao número de vendas de um determinado produto (e não ao custo com mercadorias, mas para trabalhar com custo de mercadoria e Lucro) Faturamento líquido = Faturamento bruto – impostos Exemplo: Faturamento bruto = : R$ 75.841,00 ICMS: 75841,00 x 2,59% / 100 = 1.964,28 PIS: 75841,00 x 1,03% = 781,16 COFINS: 75841,00 x 4,18% = 3170,15 5915,59 Logo : Faturamento Líquido = 75841,00 – 5915,59 = 69.925,40 Custo da Mercadoria Vendida (CMV) : equivale a 1/3 do preço final de venda, estando inclusos gastos gêneros alimentícios, limpeza e descartáveis CMV = estoque inicial + compras – estoque final O percentual do CMV deve ficar entre 28 e 30% e é obtido pela seguinte formula: % CMV = CMV ( estoque inicial + compras – estoque final) / Receita total das vendas (faturamento líquido) Vieira e Japur (2012) Resolvendo.... %CMV= Consumo de matéria-prima Faturamento líquido Ex.: O % CMV planejado para uma UAN é de 30%, sendo assim se o consumo de matéria-prima foi 702,2 reais e a receita R$ 1897,00 podemos dizer que, na prática, o custos da matéria- prima foi adequado? % CMV= 702,2 1897 X 100 % CMV= 37%, ou seja, se o planejado era 30% o CMV foi insatisfatório. X 100 Preço O preço de venda deve ser suficiente para cobrir todos os custos, despesas e impostos e gerar um lucro na venda suficiente para manter financeiramente a empresa. Suprir as necessidades da empresa. Um valor estabelecido para que se possa vender um determinado bem ou serviço Preço Em relação a produção de refeições, o critério de maior facilidade é o estabelecimento do preço em função dos custos de produção, também chamada de mark-up. Esse processo baseia-se na apuração do custo da refeição e da aplicação sobre esse valor, um percentual correspondente a despesas e impostos, adicionados de uma margem de lucro desejada, conforme apresentado na formula: Preço de venda (PV) = custo da mercadoria + despesas e impostos + margem de lucro (ML) = Preço = CUSTO DIRETO + CUSTO INDIRETO + LUCRO Formação do Preço de Venda É o valor pago pelo consumidor e sobre o qual incidem os impostos. Como calcular o preço de venda da refeição? 1° Passo: detalhar os gêneros gastos em cada serviço prestado (refeição, lanche, café litro,etc), os per-capitas utilizados, o preço unitário de cada gênero e, com estes dados, fazer uma previsão de custos (criar tabela). 2° Passo: dimensionar a equipe que estará envolvida na execução dos serviços (salário direto, encargos sociais, proventos, benefícios) 3° Passo: determinar a margem de contribuição desejada. Pode estar em torno de 8% a 20% (LUCRO) 4° Passo: determinar as alíquotas de impostos incidentes sobre as vendas (ver a região) Total de Impostos a serem considerados sobre o faturamento da empresa ICMS: imposto sobre a circulação de mercadorias e serviços (3,2 a 17%). COFINS: é a Contribuição para Financiamento da Seguridade Social.(3 a 7,6%) PIS: Programa de Integração Social(0,65 a 1,65). 5° Passo: Cálculo do Preço de Venda PV = Custos unitário de produção [1-(percentual de impostos + margem de contribuição%)] Como exemplo, calcule o preço de venda para a seguinte situação: Uma UAN cujo custo unitário para produzir a refeição e R$6,00, os impostos somam R$2,00 e a margem de lucro (margem de contribuição) desejada e de 30%. Qual seria o preço de venda? [1-(percentual de impostos + margem de contribuição%)] ML = 30/100 x PV = 0,30 PV PV = Custo+Imposto+0,30 PV PV– 0,30 PV = 8,00 0,70 PV = 8,00 PV = 8,00/0,7 PV=11,43 Determinação do Lucro 1° Passo: Determinação do lucro unitário É igual ao preço de venda, retirando os custos de produção e o valor dos impostos. Lucro unitário = Preço de Venda - Custos (Produção + Valor dos Impostos) ATENÇÃO! Prejuízo Ocorre quando o custo unitário de produção for maior que o preço líquido de venda. Margem de lucro será negativa Exercício Considere uma UAN que fornece refeições de segunda a sábado, durante o mês de janeiro/2017, como um total de 28.000 refeições por mês. Analise as despesas abaixo e responda os itens a seguir: GÊNEROS ALIMENTÍCIOS: 19.000,00 ENCARGOS SOCIAIS: 6.000,00 PROVENTOS: 8.000,00 DESCARTÁVEIS: 4.000,00 MATERIAL DE LIMPEZA: 3.000,00 ENERGIA: 1.000,00 ÁGUA: 800,00 TELEFONE: 250,00 MATERIAL DE EXPEDIENTE: 400,00 E PI´S / UNIFORMES : 800,00 ALUGUEL: 1.500,00 GÁS: 600,00 Responda: Classifique e calcule os custos fixos, variáveis, diretos e indiretos; Determine o custo total e unitário das refeições servidas; Sabendo que o custo padrão da empresa foi de 40.000,00, classifique o custo real em favorável ou desfavorável. Exercício Uma empresa no serviço de alimentação e nutrição teve um faturamento bruto no mês julho no valor de 25.000,00, quanto de impostos esta UAN pagou e qual o faturamento líquido? ICMS –17 % PIS –0,65 % COFINS –3,0% ATIVIDADE O seminário irá acontecer no dia 03/04 ( eu irei apresentar). Enviar para meu e-mail o slide da apresentação do grupo, com os nomes dos componentes até 30/03 ftboudou@yahoo.com.br Referências Bibliográficas VAZ, C.S. Alimentação de Coletividade: uma abordagem gerencial. 2ª ed. Brasília, 2003. ABREU, E.S.; SPINELLI, M.G.; PINTO, A.M.S. Gestão de unidades de alimentação e nutrição: um modo de fazer. 3ª ed. São Paulo: Metha, 2009. TEIXEIRA, S.; MILET, Z.; CARVALHO, J.; BISCONTINI, T.M. Administração aplicada às unidades de alimentação e nutrição. São Paulo: Atheneu, 2007
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