GESTÃO DE DOCUMENTOS

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Gestão de Documentos
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
LEI N. 8.159/1991
Art. 3º Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e interme-
diária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Obs.: gestão está associada a controle. A gestão de documentos engloba todas as ativi-
dades desenvolvidas para controlar os documentos. Essa definição é retirada da Lei 
dos Arquivos. Tal lei dispõe que todo órgão público deve ter implementado no órgão 
uma boa gestão de documentos.
Obs.: o controle da tramitação do documento é o protocolo. A forma de uso dispõe sobre o 
acesso ao documento (como é o sigilo). Fase corrente: momento que o documento 
surge e é resolvido; fase intermediária: momento em que o documento é guardado.
Obs.: a gestão de documentos envolve aplicar o que é estudado em Arquivologia durante 
a vida do documento, de seu surgimento até seu destino final.
O PULO DO GATO
Esse tema pode vir cobrado em provas ou escrito como a letra da lei ou adaptado por 
meio de resumos. Ex.: gestão de documentos é o conjunto de todas as atividades que 
visam controlar e gerenciar os documentos, desde sua produção até a destinação final. 
A ideia é a mesma.
DIRETO DO CONCURSO
1. (ADVISE/PREF. ITAMBÉ-PE) O conjunto de procedimentos e operações técnicas refe-
rentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda perma-
nente é o que se chama de: 
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a. gestão de documentos;
b. planejamento arquivístico;
c. gestão de informações;
d. planejamento de informações;
e. estratégia administrativa.
2. (CESPE-UNB/AGU) O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à pro-
dução, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos em fase 
corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda per-
manente é denominado gestão de documentos.
3. (QUADRIX/FERSB) A gestão de documentos é o conjunto de todas as atividades que en-
volvem o controle dos documentos da instituição, desde a sua criação até o seu destino 
final (eliminação ou guarda permanente).
4. (FCC/CNMP) A gestão de documentos compreende o planejamento e controle das ativi-
dades de produção, classificação e recuperação, avaliação, descrição e difusão, prote-
ção e preservação de documentos de arquivo.
5. (FAPERP/PREF. S. J. RIO PRETO-SP) A tarefa de acompanhamento da produção, re-
cebimento, classificação, controle de tramitação e avaliação, visando proporcionar que a 
administração de documentos sirva às finalidades para as quais foram criados do modo 
mais eficiente e econômico possível é conhecida como
a. Gerenciamento eletrônico de documentos
b. Tratamento documental
c. Gestão documental
d. Descrição correlacionada de documentos
GESTÃO DE DOCUMENTOS E O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Art. 3º Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e inter-
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mediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Ciclo vital dos documentos
1ª IDADE 2ª IDADE 3ª IDADE
Os procedimentos de gestão dos documentos estão compreendidos nos ciclos corrente 
e intermediário (as duas primeiras idades do ciclo de vida).
DIRETO DO CONCURSO
6. (FUNIVERSA/MPGO) Assinale a alternativa que apresenta idades arquivísticas nas quais 
a gestão de documentos atua.
a. Custódia e permanente.
b. Corrente e setorial.
c. Corrente e intermediária.
d. Pós-custodial e semiativa.
e. Custódia e setorial. 
7. (BIO-RIO/PREF. TRÊS RIOS-RJ) A gestão de documentos atua em todas as fases do 
ciclo de vida documental por este ser a sua base teórica.
COMENTÁRIO
A gestão de documentos atua somente nas duas primeiras idades do ciclo de vida – cor-
rente e intermediária.
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8. (CESPE-UNB/SEE-DF) As principais atividades da gestão de documentos são realizadas 
no arquivo permanente.
9. (CESPE-UNB/TRT 17ªREG) A gestão de documentos visa a uma intervenção inicial na 
segunda idade documental, o arquivo intermediário, com a finalidade de aplicar métodos 
de economia e eficácia na gestão dos arquivos.
COMENTÁRIO
A gestão de documentos tem início na primeira idade, a corrente.
10. (CESPE-UNB/CADE) As principais ações da gestão de documentos ocorrem durante o 
período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.
COMENTÁRIO
Ciclo vital dos documentos:
Valor primário ou 
administrativo
Valor secundário ou 
histórico
Os documentos são preservados nos arquivos em função de dois valores: o primário e 
o secundário.
11. (CESGRANRIO/BNDES) O Conselho Nacional de Arquivos, criado a partir da Lei n. 8.159, 
tem a finalidade de definir a Política Nacional de Arquivos como órgão central do Sistema 
Nacional de Arquivos. Nessa esteira legislativa, exerce orientação normativa, visando à 
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gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, entendendo ges-
tão documental como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases
a. especial e especializada.
b. intermediária e permanente.
c. primária e terciária.
d. corrente e intermediária.
e. ativa e inativa.
12. (COPEVE-UFAL/UFAL) O acervo de valor histórico, a ser guardado no arquivo perma-
nente, não faz parte das técnicas para gestão de documentos.
COMENTÁRIO
Acervo de valor histórico = arquivo permanente.
13. (COVEST-COPSET-UFPE/UFPE-UFRPE) No processo de arquivamento ou recolhimen-
to, a gestão de documentos é caracterizada por um conjunto de procedimentos e ope-
rações técnicas, a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fases. 
Essas fases são:
a. fase permanente, apenas.
b. fase intermediária e permanente.
c. fase corrente e permanente.
d. fase corrente e intermediária.
e. fase intermediária, apenas.
14. (FCC/CLDF) A gestão de documentos eletrônicos ou convencionais envolve uma série 
de operações técnicas, concentradas nas seguintes fases da vida de um documento 
de arquivo:
a. administrativa e histórica.
b. técnica e permanente.
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c. corrente e intermediária.
d. produtiva e comprobatória.
e. funcional e inativa.
RELEMBRANDO
Gestão de documentos é o conjunto de todas as atividades, procedimentos e operações 
técnicas na área de arquivo para controlar e gerenciar documentos, nos ciclos de vida cor-
rente e intermediário. O livro “Arquivo: Teoria e Prática” da autora Marilena Leite Paes divi-
de um programa de gestão documental em três fases: produção, utilização e destinação. 
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:
• Produção;
• Utilização (ou “Utilização e conservação”);
• Destinação (ou “Avaliação e destinação”).
DIRETO DO CONCURSO
15. (FUNCAB/SEARH-SUPEL-RO) Para que seja efetivamente bem gerenciado, recomen-
da-se que cada departamento constituinte da instituição siga normas e procedimentosquanto ao tratamento de seus arquivos. Nesse contexto, a produção, utilização, avalia-
ção e destinação são fases básicas da:
a. gestão de documentos.
b. legislação arquivística.
c. automação de arquivos.
d. tipologia documental.
e. permuta de documentos.
16. (CCV-UFC/UFC) São as três fases básicas da gestão de documentos:
a. Produção, utilização e destinação.
b. Recebimento, separação e descarte.
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c. Empréstimo, consulta e visualização.
d. Protocolo, expedição e arquivamento.
e. Organização, localização e higienização.
17. (AOCP/CÂM. MARINGÁ-PR) Considera-se gestão de documentos o conjunto de proce-
dimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou reco-
lhimento para guarda permanente. Dessa conceituação pode-se destacar as suas três 
fases básicas.
a. Arquivo corrente, Protocolo e Destinação.
b. Protocolo, Registro e Movimentação.
c. Expedição, Empréstimo e Consulta e Utilização.
d. Produção, Utilização e Destinação.
e. Registro, Produção e Arquivamento.
18. (CONSULPLAN/TRT 13ª REG) As três fases básicas da gestão de documentos são: pro-
dução, classificação e descrição.
COMENTÁRIO
As três fases básicas da gestão de documentos englobam a produção, utilização e 
destinação.
19. (CESPE-UNB/BACEN) A implementação da gestão de documentos implica o desenvolvi-
mento das fases produção, utilização e destinação de documentos.
20. (CESPE-UNB/ANATEL) O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na 
ANATEL passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de desenvolvimento e 
a fase de destinação.
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21. (CESGRANRIO/INEA) Gestão de documentos é operacionalizada por meio de: plane-
jamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, espaço físico e 
equipamentos, para aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental. As fases da gestão de 
documentos são:
a. organização, levantamento e arquivamento.
b. proveniência, procedência e origem.
c. identificação, recuperação e manutenção.
d. avaliação, arranjo e descrição.
e. produção, utilização e destinação. 
1ª fase: produção
“Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou 
setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos 
essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desneces-
sárias; propor consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequên-
cia, visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos; sugerir criação ou extinção 
de modelos e formulários; apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento 
de recursos reprográficos e informáticos; contribuir para a difusão de normas e informações 
necessárias ao bom desempenho institucional; opinar sobre escolha de materiais e equi-
pamentos; participar da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas 
arquivísticas e afins. Em resumo, a gestão de documentos assumiu nas instituições papel tão 
relevante quanto a gestão de materiais e de recursos humanos, embora ainda não seja assim 
reconhecido”. (Marilena Leite Paes)
• Criação apenas dos documentos essenciais à administração (para não criar documen-
tos sem necessidade);
• Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;
• Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência (manter 
as normas da empresa atualizadas);
• Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários (padronização para criação 
dos documentos);
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• Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias de docu-
mentos) e informáticos (a cópia pode ser digital também);
• Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de docu-
mentos (atualmente seriam computadores, planilhas, softwares para edição de texto, 
dentre outros);
• Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição (para que as pessoas 
selecionadas sejam qualificadas, produzam documentos da forma correta).
DIRETO DO CONCURSO
22. (BIO-RIO/PREF. TRÊS RIOS-RJ) A fase da gestão de documentos, a qual o arquivista 
participa da seleção de recursos humanos para a área arquivística é a de produção. 
23. (CESPE-UNB/FUB) Fase de produção é a etapa do programa de gestão de documentos 
em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essen-
ciais à administração.
24. (CESPE-UNB/SEE-DF) A definição da criação de documentos essenciais à administra-
ção é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do programa de gestão de 
documentos.
COMENTÁRIO
A definição da criação de documentos essenciais à administração é feita na fase de 
produção.
2ª fase: utilização e conservação
“Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distri-
buição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase 
corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação 
(empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento 
de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições”. (Marilena Leite Paes)
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Durante o período que o documento é utilizado, ele circulará pela empresa, passará pelas 
áreas competentes, e isso exige controle da tramitação (protocolo), de empréstimo e acesso 
(pois ele ficará guardado em algum lugar).
• Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
• Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a 
serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos);
• Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
• Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.
DIRETO DO CONCURSO
25. (CCV-UFC/UFC) Inclui as atividades de recebimento, classificação, registro, distribui-
ção e tramitação dos documentos; organização e arquivamento de documentos em 
fase corrente e intermediária; e a elaboração de normas de acesso à documentação e à 
recuperação de informações. A descrição acima se refere a qual fase básica da gestão 
de documentos?
a. Fase de criação documental.
b. Fase de avaliação documental.
c. Fase de produção de documentos.
d. Fase de utilização de documentos.
e. Fase de destinação de documentos.
26. (BIO-RIO/PREF. TRÊS RIOS-RJ) As atividades de protocolo estão relacionadas à fase 
da gestão de documentos conhecida como produção.
COMENTÁRIO
As atividades de protocolo estão relacionadas à fase da gestão de documentos denomi-
nada utilização.
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27. (FUNCAB/DPRF) A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de maneira eficaz, a 
produção, administração, manutenção e destinação dos documentos de forma racional e 
econômica. A fase básica desse conjunto de procedimentos – a qual inclui as atividades 
de protocolo e de elaboração de normas de acesso à documentação – denomina-se:
a. identificação.
b. avaliação.
c. utilização.
d. classificação.
e. descrição.
28. (COMPERVE-UFRN/UFRN) A fase básica da gestão de documentos, que inclui a execu-
ção das atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamentode documentos 
correntes e intermediários, é conhecida como
a. avaliação.
b. produção.
c. utilização.
d. arranjo.
3ª fase: avaliação e destinação
É a fase em que se controla o que ocorrerá com o documento no final de sua vida (se é 
eliminado ou encaminhado para arquivo permanente). O ciclo de vida dos documentos é feito 
por meio da tabela de temporalidade: os documentos são avaliados e é criada uma tabela 
que apresentará quanto tempo o documento será guardado, o que será eliminado e o que 
será permanente.
“Talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos, se desenvolve mediante 
a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer 
seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e 
quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a 
instituição”. (Marilena Leite Paes) 
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29. (CESPE-UNB/FUB) Os documentos de arquivo são eliminados na fase de utilização do 
programa de gestão de documentos.
COMENTÁRIO
Os documentos de arquivo são eliminados na fase de destinação.
30. (ESAF/DNIT) A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a eliminação de 
documentos é conhecida como:
a. conservação de documentos.
b. destinação de documentos.
c. produção de documentos.
d. utilização de documentos.
e. difusão de documentos.
31. (CONSULPAM/PREF. NOVA OLINDA-CE) Dentre as fases de gestão de documentos, 
qual aquela que envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guar-
da dos documentos?
a. Produção dos documentos.
b. Classificação dos documentos.
c. Manutenção e uso.
d. Destinação dos documentos.
32. (ESAF/DNIT) A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a eliminação de 
documentos é conhecida como
a. conservação de documentos.
b. destinação de documentos.
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c. produção de documentos.
d. utilização de documentos.
e. difusão de documentos.
33. (SELECON/PREF CUIABÁ-MT) A figura abaixo ilustra as três fases básicas da gestão de 
documentos. As fases I, II e III são denominadas, respectivamente:
a. destinação, tramitação e produção
b. utilização, destinação e tramitação
c. produção, utilização e destinação
d. tramitação, produção e utilização.
Vantagens da gestão de documentos
• Controle da produção dos documentos;
• Maior agilidade na tramitação e acesso das informações;
• Controle de acesso e sigilo dos documentos;
• Garantia de preservação dos documentos históricos;
• Economia de recursos humanos e materiais.
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34. (COPEVE-UFAL/PREF. SANTANA DO IPANEMA-AL) Gestão de documentos é o conjun-
to de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente e tem como finalidade:
I – assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação 
dos documentos;
II – garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja ne-
cessária apenas ao governo;
III – assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, 
legal ou para a pesquisa científica;
IV – assegurar o uso adequado de processamento automatizado de dados, da micrográfi-
ca e de outras técnicas avançadas de gestão da informação.
Estão corretos apenas os itens
a. I e II.
b. I, III e IV.
c. I, II e IV.
d. II, III e IV.
e. I, II e III.
COMENTÁRIO
A gestão de documentos garante que a informação esteja disponível a toda a sociedade.
35. (FGV/ALRO) Sobre os objetivos da gestão de documentos, assinale (V) para a afirmativa 
verdadeira e (F) para a falsa.
( ) � Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, 
por seu valor probatório, científico e histórico.
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( ) � Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.
( ) � Assegurar a eliminação dos documentos que tenham valor administrativo, fiscal, 
legal ou para pesquisa.
Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a ordem apresentada.
a. F – V – F.
b. F – V – V.
c. V – F – V.
d. V – V – F.
e. F – F – V.
COMENTÁRIO
Se um documento tem valor administrativo, não pode ser eliminado.
GABARITO
 1. a
 2. C
 3. C
 4. C
 5. c
 6. c
 7. E
 8. E
 9. E
 10. C
 11. d
 12. C
 13. d
 14. c
 15. a
 16. a
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 17. d
 18. E
 19. C
 20. E
 21. E
 22. C
 23. C
 24. E
 25. d
 26. E
 27. c
 28. c
 29. E
 30. b
 31. d
 32. b
 33. c
 34. c
 35. d
���������������������������������������������������������������������������������Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos Online, de acordo com a aula 
preparada e ministrada pelo professor Elvis Correa Miranda. 
A presente degravação tem como objetivo auxiliar no acompanhamento e na revisão do conteúdo 
ministrado na videoaula. Não recomendamos a substituição do estudo em vídeo pela leitura exclu-
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