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Divisão e Modelagem de Cargos UNIDADE 2 1 PARA INÍCIO DE CONVERSA Olá, tudo bem?Na unidade anterior falamos sobre o Plano de Cargos, Carreiras e Salários (PCCS), sua definição, seu objetivo, sua confecção, quem deve elaborar o PCCS, quais são as vantagens de sua implantação. Vimos o que vem a ser função, tarefa e cargo, falamos sobre os três modelos clássicos estudados por Chiavenato (1999), que são: o Modelo Clássico ou Tradicional, o Modelo Humanístico e o modelo Contingencial. Nesta unidade, falaremos sobre a descrição e análise de cargos, da mesma forma que a unidade anterior, veremos o conceito, as funções, o processo de análise e descrição dos cargos, as técnicas de coletas, os problemas atuais da administração de cargos e salários e as novas estratégias e táticas de remuneração. Também na unidade anterior, falamos sobre a Teoria das Necessidades de Maslow. Agora vamos falar também de assuntos relacionados com as teorias da motivação humana, assim como uma abordagem a respeito de remuneração fixa e variável, que tem sido um assunto de considerável relevância para a obtenção do comprometimento dos funcionários, para o alcance dos objetivos organizacionais e de competitividade no mercado contemporâneo. Espero que você aproveite bem o conteúdo. Então? Vamos lá? DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO É interessante como muitos que trabalham na área de Gestão de Pessoas/RH confundem assuntos como descrição, análise de cargos. Às vezes operamos no “modo automático” , cumprimos uma rotina, de ir trabalhar para ao final do mês receber salário e pagar as nossas contas. Muitas vezes também não sabemos da importância do nosso trabalho, e algumas vezes das atribuições do cargo que ocupamos. Com a chegada de novas tecnologias e métodos de trabalho, e com tanta diversidade de mão de obra, clientes, fornecedores e parceiros e, por conseguinte, da grande concorrência, muitos procedimentos e paradigmas estão sendo redefinidos, com a finalidade de buscar novas ideias, formas estratégicas e maneiras de gerenciar as pessoas nas empresas. As mudanças são percebidas pelas organizações e influenciam a atividade de direção, que, muitas vezes, procura utilizar-se de ferramentas de gestão mais adequadas e inovadoras para a obtenção dos resultados organizacionais almejados. Leitura complementar! Leia atentamente abaixo o texto de Wanessa Cintra 2 IMPORTÂNCIA DO PLANO DE CARGOS E SALÁRIOS Nenhuma gestão de recursos humanos pode desprezar a implantação de um plano de cargos e salários. A definição de Cargos e Salários estabelecerá uma política salarial eficaz que permitirá a ascensão profissional dos colaboradores de acordo com suas aptidões e desempenhos, além de subsidiar o desenvolvimento do plano de carreiras. O plano de cargos e salários é muito importante para obter uma boa contratação de empregado, tendo a análise e descrição de cargo uma das formas de ajudar. Podemos listar alguns dos objetivos desta implantação como, produzir elementos para uma eventual reclamação trabalhista, por equiparação salarial, diagnosticar e prevenir insatisfação salarial por parte dos funcionários. Alguns conceitos são muito importantes para a implantação de uma política de cargos e salários como cargo que é um conjunto de funções semelhantes, na maioria dos aspectos mais importantes das tarefas que as compõem; salário, que é o conjunto de remuneração básica atribuída a determinado cargo; função, que é um conjunto de tarefas e responsabilidades atribuídas a uma pessoa; e tarefa que é um conjunto de procedimentos que requer o esforço humano, seja mental ou físico, para determinado fim. Para a implantação de um programa de cargos e salários e gestor deve primeiramente elaborar uma descrição de cargo, focalizando em um conjunto amplo de tarefas e resultados finais, sem detalhamento excessivo. As descrições procuram responder ao que se faz, como se faz, e com que se faz. É um processo que consiste em determinar, pela observação e pelo estudo, os fatos ou elementos que compõem a natureza de um cargo. A implantação de um plano de cargos e salários é importante por estabelecer uma premissa do equilíbrio interno e externo, servindo como instrumento das oportunidades de trabalho e de desenvolvimento na empresa, tornando clara a política de salários, servindo como base de um plano de carreiras e de outros subsistemas de recursos humanos, como treinamento e desenvolvimento que aborda o conhecimento das normas do emprego a descrição e análise de cargo, o conhecimento dos processos de treinamento e acompanhamento e desenvolvimento do trabalhador. Outro subsistema abordado é o recrutamento e a seleção que traz o saber de técnicas de anúncios de vaga para o recrutamento analisar um currículo, técnicas de seleção, escolaridade e conhecimentos extracurriculares. Um dos principais benefícios do plano de cargos e salários e a isonomia salarial, artigo 461-CLT que consiste na equiparação salarial de funcionários com o mesmo cargo e função desempenhada. Fonte: http://www.rhportal.com.br/artigos/rh.php?idc_cad=432jxmqy0 3 CONCEITOS – ANÁLISE DE CARGO, DESCRIÇÃO DE CARGO E ESPECIFICAÇÃO DE CARGO Bem, a análise de cargo nada mais é do que o estudo para obter informações sobre as tarefas de um cargo. Enquanto a descrição de cargo é a exposição em ordem das tarefas ou atribuições do cargo e serve para descrever o que a pessoa que ocupa o cargo faz, porque faz e como faz. Temos ainda a especificação de cargo, que nada mais é do que os requisitos necessários para o desempenho das tarefas, assim como, os conhecimentos, as habilidades e as responsabilidades que a pessoa deve possuir, e também os riscos que envolvem a função. FUNÇÕES DE ANÁLISE E DESCRIÇÃO DE CARGOS A análise e a descrição de cargos servem como ponto de partida para o tratamento da maioria dos problemas enfrentados na gestão de pessoas, e as suas principais funções são: - A determinação do perfil da pessoa que vai ocupar o cargo; - Fornecer dados necessários para o levantamento das necessidades e seleção dos conteúdos dos programas de treinamento de pessoal; - Fornecer informações para o supervisor e o colaborador sobre os padrões de desempenho no trabalho; - Fornecer subsídios para a avaliação de cargos e determinação das faixas salariais; - Determinação das linhas de autoridade e responsabilidade na empresa; - Fornecer auxílio para a implantação de sistemas de avaliação de mérito. PROCESSO DE ANÁLISE E DESCRIÇÃO DE CARGOS Agora vamos pensar, como se dá o processo de análise de cargos? Primeiramente vamos imaginar que este processo é semelhante a uma pesquisa social, onde precisamos determinar os dados requeridos, coletar dados, descrever, analisar e especificar os cargos. Veja o vídeo! Indico que assistam como material complementar o vídeo do Youtube sobre Descrição de Cargos, da Professora Hellen Cristine Geremia. Segue o link: www.youtube.com/watch?v=EXUvurKuXG (4:14). DETERMINAÇÃO DOS DADOS REQUERIDOS Você deve saber que a análise e descrição de cargos requer uma série de dados como: 1. Descrever as atividades do cargo – como por exemplo: recepcionar clientes, arquivar documentos, atender telefone; 2. Requisitos pessoais exigidos pelo cargo – está relacionado as características de personalidade, nível intelectual, interesses, características físicas, dados que correspondem aos atributos pessoais e também conhecimentos e habilidades referentes ao cargo como formação, experiência profissional, etc; 3. Materiais utilizados no trabalho como máquinas, equipamentos, ferramentas, e outros recursos; 4. Responsabilidades – o desempenho das atribuições do cargo pode envolver responsabilidadescomo: supervisionar pessoas, materiais, ferramentas e equipamentos, dinheiro, documentos e informações. 4 A COLETA DE DADOS O importante é que vocês saibam que as técnicas mais utilizadas são a observação direta, o questionário e a entrevista. Guarde essa ideia! Na observação direta, o ocupante do cargo é analisado durante o exercício de suas tarefas. A pessoa que analisa, primeiramente entra em contato com o gestor para explicar o motivo da análise e obter uma visão geral do cargo analisado. Em seguida, recolhe toda a documentação disponível, referente a execução das tarefas e analisa como o trabalho é desenvolvido. Depois, prepara as folhas para o registro e vai para a coleta de dados. A observação direta possui vantagens e desvantagens, é importante que seja apresentado para você até mesmo enquanto direcionamento crítico: Vantagens: - Garante a veracidade dos dados obtidos; - Não interrompe o trabalho; - É indicado para analisar tarefas simples e repetitivas. Desvantagens: - Não é indicado para analisar tarefas complexas; - Exige tempo do analista e eleva os custos. Observamos que no questionário, é solicitado ao colaborador, ou ao gestor, o preenchimento de um questionário envolvendo questões sobre as características do cargo. Cuidado!!! O questionário pode parecer um instrumento bastante simples, mas sua elaboração requer uma série de cuidados: - As perguntas devem ser claras e precisas; - O número de perguntas deve ser o mais reduzido possível; - A preferência é de perguntas fechadas; - As perguntas devem ser feitas de maneira que possam ser respondidas sem dificuldades; - As perguntas não devem sugerir respostas; - As perguntas devem ser referente exclusivamente aos aspectos do trabalho; - As perguntas devem ser ordenadas de forma lógica. Vantagens: - É um instrumento barato; - Não exige treinamento de pessoal; - Pode ser aplicado a um grande número de pessoas; - É indicado para a análise de cargos que envolvem atribuições mais complexas. Desvantagens: - Não pode ser aplicado a pessoas analfabetas ou com dificuldade de se expressar por escrito; - A elaboração exige cuidado no planejamento; - Tem uma tendência a ser superficial, pois de modo geral envolve poucas questões. Atenção !!! Peço para que você esteja atento para: A elaboração do questionário varia em função da natureza do cargo. Se você optar por sua aplicação, é necessário considerar os grupos ocupacionais quanto à natureza do cargo, como por exemplo: gerencial, de profissionais de nível superior, de técnicos de nível médio, administrativo e operacional. Os questionários elaborados devem ser respondidos por integrantes desses grupos. 5 Guarde essa ideia! Quer aprender na prática? Segue abaixo um modelo de questionário para descrição e análise de cargos. INSTRUÇÕES PARA O PREENCHIMENTO Este questionário tem como objetivo coletar dados acerca de todos os cargos da empresa, para estabelecer seu sistema de descrição e classificação de cargos. Sua colaboração é indispensável para o êxito do trabalho. Leia cuidadosamente as perguntas antes de responder. Por favor, não deixe perguntas sem respostas. Caso não entenda alguma pergunta, consulte o seu chefe. Cargo: Setor: Nome do funcionário: Data: Descreva suas tarefas diárias. Procure indicar de forma breve o que é feito (as atividades em si: planejamento, elaboração, execução, etc.); como é feito (recursos utilizados, equipamentos, etc.) e para que é feito (razões para a execução das tarefas). Descreva suas tarefas periódicas e sua frequência (semanal, mensal, etc.) da mesma forma que no item anterior. Qual o nível de instrução que você considera necessário para a execução das tarefas do cargo? Além do nível de instrução, que outros conhecimentos você considera indispensáveis para o seu trabalho? Quais as tarefas que você considera mais difíceis? Por que ? Como o seu superior controla o seu trabalho? Você tem responsabilidade pessoal sobre manuseio, guarda ou liberação de dinheiro? Especifique o valor aproximado. Quais as máquinas ou equipamentos utilizados no exercício de suas funções? 6 O exercício de suas funções exige contatos frequentes com pessoas de outros setores? E de outras organizações? O exercício de seu cargo exige a manipulação de documentos ou dados confidenciais? Quais os erros que podem ser cometidos em seu cargo? Quais poderiam ser as consequências desses erros? Você supervisiona o trabalho de outras pessoas? Em caso afirmativo, informe os títulos dos cargos e o número de colaboradores. ___________, ____de__________________de_______ ________________________ _________________________ Assinatura do superior Assinatura do colaborador *Lembre-se sempre de datar e assinar Com relação à entrevista, você deve saber que é o método mais flexível e produtivo para obter dados a respeito das pessoas, porque ela garante o face a face entre o analista e o colaborador, possibilita o esclarecimento de dúvidas e redireciona para a obtenção de dados mais apropriados. O sucesso da entrevista depende muito da habilidade e conhecimento do entrevistador que precisa: - Dispor de certas qualidades como: bom relacionamento interpessoal, memória, objetividade e ser bastante minucioso; - Definir previamente o que vai perguntar; - Conhecer previamente o setor a qual pertence o cargo, para melhor compreender os dados a serem recolhidos; - Saber formular perguntas claras, precisas e direcionadas ao objetivo da análise; - Procurar obter a colaboração do entrevistado, para evitar atitude de superioridade. Vantagens da entrevista: - Maior flexibilidade; - Pode ser aplicado a qualquer tipo de cargo; - Há a possiblidade de esclarecer dúvidas; - Os dados são obtidos a partir da pessoa que melhor conhece o cargo. Desvantagens: - Os custos com o treinamento de pessoal e a aplicação da entrevista; - A necessidade de interromper o trabalho; - A possibilidade de induzir a confusão entre opiniões e fatos; - A frequente falta de motivação para responder às perguntas. 7 DESCRIÇÃO E ESPECIFICAÇÃO DE CARGOS Conforme vimos anteriormente, a descrição de cargo é a exposição em ordem das tarefas ou atribuições do cargo, que serve para descrever o que a pessoa que ocupa o cargo faz, porque faz e como faz. Enquanto a especificação de cargo, nada mais é do que os requisitos necessários para o desempenho das tarefas, assim como, os conhecimentos, as habilidades e as responsabilidades que a pessoa deve possuir, e também os riscos que envolvem a função. Guarde essa ideia! Você deve ficar bem atento, pois, tanto a descrição, quanto a especificação de cargos, consistem num trabalho de redação e assim se faz necessário observar alguns princípios. São estes: 1. Clareza – usar termos simples, caso seja necessário usar termos técnicos, convém definir. A descrição é considerada clara, quando alguém que não conhece o cargo é capaz de entender; 2. Precisão – a preferência são para os termos que sejam passíveis de algum tipo de mensuração; 3. Concisão – utilizar frases curtas, evitar termos desnecessários; 4. Impessoalidade – para tornar uma descrição impessoal, é necessário que seja iniciada por um verbo no infinitivo ou na terceira pessoa do singular do presente do indicativo. Exemplo: Recepcionar os clientes, atender telefone, arquiva documentos. Sumariamente, o objetivo da descrição é fornecer uma ideia global do cargo de forma resumida e ao mesmo tempo detalhada. Exemplo Cargo: Recepcionista; recepciona os clientes, presta informações, recebe documentos, protocolos e direciona para os setores correspondentes. No caso do detalhamento, ele descreve de forma organizada e padronizada, as tarefas que fazem parte do cargo, e que podem ser descritas por ordem de importância. Vamos tomar como exemplo o mesmocargo de recepcionista para entender melhor. Características essenciais: - Recepcionar os clientes; - Prestar informações; - Receber documentos e protocolos; - Direcionar documentos e protocolos para os setores correspondentes. A especificação consiste no estabelecimento da qualificação exigida do ocupante do cargo, considera-se alguns fatores como: - Formação escolar; - Conhecimentos específicos; - Experiência; - Esforço físico; - Esforço mental e visual; - Responsabilidade por máquinas e equipamentos; - Responsabilidade por valores; - Responsabilidade por conferência de dados; - Responsabilidade por supervisão e treinamento; 8 - Responsabilidade por contatos; - Condições de trabalho; - Riscos. Exemplo Cargo: Auxiliar administrativo Formação escolar: Nível médio completo Conhecimentos específicos: - Rotinas administrativas; - Pacote Office; Experiência: - Dois anos. Responsabilidade por dados confidenciais: - Acesso ao arquivo de notas fiscais e demais documentos referente ao setor. Responsabilidade por contatos: - Contatos frequentes com fornecedores. Condições de trabalho: - Normais de escritório. Palavras do Professor Bem, conforme informei no início da unidade, vamos partir agora para conceituar algumas teorias, lembro a você que boa parte delas teorizam sobre as características motivacionais relacionadas ao ambiente de trabalho ou a vida em geral, ainda sobre estudos do comportamento humano. Pudera, essas teorias foram propostas em maioria por psicólogos. Vamos saber um pouco mais. TEORIA MOTIVACIONAL DOS DOIS FATORES É imprescindível que você saiba que o psicólogo Frederick_Herzberg alicerçou sua teoria no ambiente externo e no trabalho do indivíduo para explicar o comportamento das pessoas. Realizou uma pesquisa investigando o seguinte: o que as pessoas desejam do trabalho? Baseado nas respostas, o pesquisador categorizou-as em dois tipos de fatores: os higiênicos e os motivacionais. Nós já vimos a teorização na unidade anterior mas não custa nada rememorá-la agora de uma forma mais ampliada conceitualmente. 1. FATORES HIGIÊNICOS – São aqueles relacionados ao trabalho como qualidade da supervisão, remuneração, as políticas e procedimentos da empresa na gestão de pessoas, as condições físicas no ambiente de trabalho, o relacionamento com as pessoas e a segurança no emprego. É importante salientar que os gestores que tentam eliminar os fatores de insatisfação não necessariamente geram motivação, mas, sim, evitam insatisfação. Dessa maneira, há uma busca constante por parte das empresas de oferecer adequadas condições de trabalho, pagamento do salário na data prevista e condizente com o mercado, equilíbrio interno na remuneração, procedimentos objetivos específicos e estáveis de supervisão e organização, divulgação de informações suficiente para a realização do trabalho. 9 2. FATORES MOTIVACIONAIS – Correspondem aos fatores ligados aos aspectos psicológicos de reconhecimento, autoestima e autorrealização. Quando essas necessidades não estão satisfeitas, isso leva necessariamente à desmotivação, porém, sempre que o gestor demonstrar reconhecimento pelo bom trabalho, a consequência será a geração de um estado de motivação e reforço do comportamento da pessoa. TEORIA DO R.A.P É importante você saber que o psicólogo norte-americano David McClelland realizou sua pesquisa em vários países para descobrir os motivos que levam as pessoas a agir desta ou daquela maneira. Propôs uma teoria da motivação interligada aos conceitos de aprendizagem, pois crê que muitas necessidades são adquiridas da cultura. Com base no processo de pensamento do homem, McClelland estabeleceu seus fatores motivadores, descrevendo três razões que levam as pessoas à ação, no nosso caso específico o trabalho: § Realização – vontade de êxito no que produz, ou seja, impulso de exceder, sair-se bem em relação a um conjunto de padrões; § Afiliação – estabelecer relações emocionais, desejo por relações positivas e produtivas; desejo por relações próximas e amigáveis; § Poder – vontade de obter ou manter controle sobre pessoas ou coisas; passa a ser importante o status, o prestígio e as posições de influência. § Você pode perceber a importância dessas teorias para a prática no mundo corporativo, especificamente na gestão de pessoas e, para prosseguir, baseando-nos nos principais teóricos da área, vamos definir mais algumas teorias que estão mais ainda interligadas com o assunto de Remuneração. TEORIA DO ESTABELECIMENTO DE OBJETIVOS Sumariamente, você deve saber que esta teoria defende que o início da motivação está na realização de um objetivo, e estes tais objetivos não podem ser amplos nem genéricos, porque dificultam alcançar os resultados. Cada pessoa desenvolve uma motivação diferente, como exemplo, há relatos de pessoas que saíram vivas dos campos de concentração porque tinham um objetivo a cumprir, então este objetivo serviu de base para a sobrevivência, que nada mais era do que concluir um livro, conhecer um neto, entre outros casos. Sabe-se que as metas orientam as pessoas sobre o que precisa ser feito e quanto esforço será necessário empregar. Os fatores que influenciam na relação metas/desempenhos são: comprometimento com a meta, autoeficácia, complexidade da tarefa e cultura nacional em que o trabalhador está inserido, tendo, portanto, limitações culturais. Guarde essa ideia! Lembre-se que é interessante que o gestor esteja bem atento ao estabelecer metas para os colaboradores, principalmente quando se trata de programas de remuneração, tais como: participação nos lucros e resultados, premiações, produtividade, dentre outros. 10 TEORIA DA EQUIDADE Nesta o colaborador compara o seu esforço em solucionar os problemas do cargo, os resultados do seu trabalho e as recompensas recebidas com os de outras pessoas que realizam trabalhos semelhantes e que são recompensadas de forma diferente. Sempre que percebe alguma injustiça, o funcionário tende a reduzir o esforço realizado e alterar os resultados. Para dar um exemplo, vou citar o caso daquela pessoa que é contratada para um cargo desafiador e com salário condizente com sua complexidade e, num determinado momento, a empresa decide contratar outro profissional, recém-formado, sem experiência, recebendo salário maior. Neste caso, a pessoa que já está no cargo há mais tempo sente que houve injustiça e, com isso, fica desmotivada, enfurecida, e pensa, até, em procurar outro emprego. Segundo a teoria, quase sempre o funcionário estabelecerá as seguintes comparações: 1-contribuição individual versus contribuição dos outros e 2-recompensas individuais versus recompensas dos outros. As pessoas se sentirão mais ou menos motivadas para o trabalho, à medida que perceberem, ou não, a presença da justiça, da igualdade nas relações de trabalho. Consegue compreender? Só há equidade quando, na comparação, a pessoa percebe essas relações como iguais. Quando se percebe injustiça nessas relações, pode-se criar o sentimento de raiva e, quando a pessoa percebe que ganha muito pelo que faz (o que não é muito comum), pode surgir o sentimento de culpa. TEORIA DO REFORÇO Esta teoria baseia-se na ideia de que o comportamento com consequências positivas tende a ser repetido, enquanto o comportamento com consequências negativas tende a não sê-lo; dito de outra forma, o que o homem faz é resultado de condições específicas e, uma vez descobertas, há como predizer e, às vezes, até determinar suas ações. É importante que você saiba que o reforço positivo de um comportamento é todo evento após a ele, cuja repetição serve como estimulador à sua repetição. Já o reforço negativo é todo evento que, vindo imediatamente após um comportamento, diminui sua repetição ou frequência. De fato, o reforço positivo deve ser a principal preocupação comrelação à pessoa em situação de trabalho. Ela será capaz de estruturar hábitos comportamentais desejáveis. Dessa maneira, elogios e recompensas são mais eficazes do que punições. A consequência disso é que, ao ser punido, o colaborador pode vir a extinguir um comportamento, ou seja, pode não agir de determinada forma, mas, em compensação, poderá desenvolver qualquer outro comportamento indesejável até que ocorra novo reforço negativo. TEORIA DA EXPECTATIVA A teoria leva em consideração as diferenças entre pessoas e as situações. Seu objetivo indica que o esforço para o alcance de um excelente desempenho é resultante da percepção da possibilidade de atingi-lo, bem como a recompensa que a pessoa obterá pelo esforço despendido. Essa teoria também faz sentido quando se planeja elaborar um programa de participação nos lucros e 11 resultados, pois as pessoas realizam seus esforços para alcançar objetivos e metas, se possuem clareza de que receberão em troca uma recompensa monetária extra pela execução das atividades, além daquelas programadas pelo exercício do cargo. Assim, a empresa garante aos colaboradores que, ao alcançarem os objetivos traçados pela empresa, os lucros obtidos serão distribuídos para todos que conseguiram atingir suas metas e, a partir disso, as empresas formatam um modelo de indicadores e formas de remunerar e definem as épocas em que serão concedidas as verbas variáveis. Palavras do Professor Chegamos ao final da Unidade II. Nela podemos estudar sobre descrição e análise de cargos, como também entender algumas das principais teorias que estudaram a motivação e o comportamento humano. Lembro que tais teorias são imprescindíveis e por isso são amplamente debatidas tanto nos livros mais tradicionais quanto nos mais modernos livros da administração, aqui me atenho ao foco principal de gestão de RH. Lembro que a recomendação é que agora, após a vivência com o guia, você possa ler o(s) capítulo (s) referentes do seu livro texto e caso tenha alguma dúvida, você deve contatar o tutor ou professor na intenção de dirimi-la. Após estudar esta unidade você deverá ser capaz de: - Reconhecer a importância da descrição e avaliação de cargos; - Determinar os dados requeridos para a análise e descrição de cargos; - Elaborar instrumentos para a coleta de dados para descrição e análise de cargos; - Elaborar descrições de cargos; - Comparar métodos de avaliação de cargos; - Discutir problemas atuais da administração de cargos e salários. Na próxima unidade, estudaremos Avaliação de Desempenho, Avaliação de Cargos e Ordenamento de Cargos. Bom estudo!
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