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3ºAula Modelagem de Processos Nesta aula, vamos ampliar o nosso conhecimento sobre a modelagem de processos, verificaremos a importância da modelagem de processos, e vamos aprender a identificar e evitar problemas com a modelagem de processos. Mãos a obra! Bons estudos! Objetivos de aprendizagem Ao término desta aula, vocês serão capazes de: • entender o que é a modelagem de processos; • conhecer a importância da modelagem de processos; • utilizar as notações da modelagem de processos; • entender as abordagens que envolvem a modelagem de processos; • identificar e evitar problemas com a modelagem de processos. Gerenciamento de P. e Indicadores de Desempenho 20 1 – Conceito e importância da Modelagem de Processos 2 – A Modelagem de Processos na visão do BPM CBOK 3 – Notações de modelagem de processos 4 – Problemas com modelagem de processos Seções de estudo 1 - Conceito e importância da Modelagem de Processos 2 - A Modelagem de Processos na visão do BPM CBOK A modelagem de processos de negócio é o primeiro passo do processo de BPM, a qual é responsável pela reengenharia de processos, que, por sua vez, tem como objetivo entender e explicitar como funcionam os processos de uma organização, bem como controlá-los e monitorá-los, auxiliando também na análise de alguns aspectos e tomada de decisões através da simulação do comportamento de algumas partes (ENOKI, 2006). Savén (2002) define a técnica de modelagem como “um conjunto de formalismos para representar as frações de conhecimento que devem ser transmitidas, e ainda, como um método específico para construir o modelo”. Já de acordo com a ABPMP (2013), a modelagem de processos de negócio pode ser definida como “o conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de processos de negócio existentes ou propostos, podendo prover uma perspectiva ponta a ponta ou uma porção dos processos primários, de suporte ou de gerenciamento”. Basicamente, mapear processos é listar os fluxos de informações, materiais e trabalho ao longo das atividades executadas em um processo produtivo, e registrá-los de forma que possam ser entendidos por outras pessoas interessadas em seu conhecimento. Explicitando informações como as entradas, saídas e tarefas que estão relacionadas, e todos os passos dos processos (COSTA; POLITANO, 2008). Ainda segundo Costa e Politano (2008) “o propósito da modelagem é criar uma representação do processo de maneira completa e precisa sobre seu funcionamento”. Por esse motivo, o nível de detalhamento e o tipo específico de modelo têm como base o que é esperado da iniciativa de modelagem. Um diagrama simples pode ser suficiente em alguns casos, enquanto um modelo completo e detalhado pode ser necessário em outros. A modelagem de processos provê para as organizações a capacidade de entender seus procedimentos internos de negócio de forma gráfica, possibilitando assim a comunicação dos procedimentos de forma padrão. Esta representação gráfica deve ser de fácil entendimento e de fácil transferência para o conhecimento explícito para quem estiver visualizando o modelo (TESSARI, 2008). Desta forma, é capaz de fornecer também uma visão que permite identificar e desenvolver melhorias. Enoki (2006) expõe que a modelagem e o desenho do processo passam a ser o pilar básico dos processos de uma organização, reforçando a importância em manter a qualidade. Neste sentido, pode-se listar algumas características para a modelagem que auxiliam a manter a qualidade, como: expressar-se com vocabulário claro, fácil e suficiente; demonstrar os múltiplos níveis de processo; trabalhar sempre com as mesmas unidades de representação. Neste sentido, Aalst et al. (2000) propõem diretrizes que podem ser usadas para comprovar a qualidade da modelagem: 1. Aderência – a gramática utilizada é completa; 2. Relevância – selecionou um objeto relevante e utilizou uma técnica de modelagem que contém apenas as informações necessárias; 3. Clareza – a terminologia, denominações e visualização são claras e legíveis para os usuários; 4. Comparabilidade – utiliza uma linguagem padronizada; 5. Estruturação Sistemática – demonstra adequadamente a integração entre os modelos de processos e modelos de informações e a realidade. Segundo Enoki (2006) todas as ferramentas de modelagem são capazes de promover a visualização dos processos e como eles interagem através da representação de toda a sua complexidade fazendo uso da tecnologia da informação da melhor forma possível. Ainda assim, nenhuma ferramenta, isoladamente, é capaz de evidenciar todas as características de um modelo de negócios real, que deve conter os aspectos estáticos (organizacional e informacional) e dinâmicos (comportamental, avaliação e controle) de um dado processo de negócio. Faz-se o uso de ferramentas gráficas para representar os processos por proporcionarem fácil visualização tanto da sequência de atividades, como da forma como as atividades se encaixam. A modelagem de processos alia o foco do BPM em desenvolvimento e execução com o monitoramento e execução da estratégia, através de um equilíbrio integrado, que irá conectar melhor a estratégia à execução em tempo real para melhorar a capacidade de resposta. Desta forma, necessita de um conjunto de habilidades e técnicas para permitir compreender, comunicar e gerenciar componentes de processos de negócio. Segundo a ABPMP (2013) a modelagem de processos é uma atividade fundamental para o gerenciamento da organização. 2.1 - Participantes da modelagem Desenvolver modelos de processos envolve vários papéis devido à ampla variedade de usos desses modelos, podendo envolver muitas pessoas em diversos papeis dentro da empresa. Os modelos podem ser criados por indivíduos ou por grupos, que descrevem o escopo e a profundidade do negócio que estão tratando. Normalmente haverá um facilitador, um modelador e vários especialistas envolvidos para auxiliar neste detalhamento das atividades, podendo ser a liderança executiva, a gerência intermediária ou os executores que realmente realizam o trabalho sendo modelado (ABPMP, 2013). 2.2 - Níveis de processos As informações sobre os processos variam em vários 21 3 - Notações de modelagem de processos níveis de detalhe, sendo o mais alto deles o processo, que representa uma visão lógica das atividades, onde o trabalho e o fluxo de trabalho ocorrem. Porém, podem serem atribuídas informações específicas aos níveis adequados no modelo de processos, que, por sua vez, fornecerão detalhes adicionais para o nível imediatamente superior (ABPMP, 2013). Por exemplo, no nível de passos da tarefa, há detalhes suficientes para conectar regras a ações específicas de atores de processo. O número de níveis e seus nomes poderão variar de acordo com os métodos e convenções de nomenclaturas utilizados na organização. Contudo, o processo deve ser decomposto em um nível suficientemente baixo para entender as tarefas que ocorrem e como se encaixam para produzir os resultados das áreas funcionais. A ABPMP (2013) salienta que os processos podem ser modelados a partir de várias perspectivas ou pontos de vista, segundo as necessidades da organização, mas o BPM cria a necessidade de desenvolver modelos que integrem essas diferentes perspectivas. 2.3 - Abordagens de modelagem As abordagens de modelagem de processos podem ser de cima para baixo (top-down), do meio para fora (middle- out) ou de baixo para cima (bottom-up), variando de acordo com o propósito e escopo do esforço, os quais devem ser determinados para que se aplique a melhor abordagem. As abordagens de baixo para cima são centradas em fluxos de trabalho e tarefas, portanto, apresentam melhor resultado quando se busca modelar o funcionamento deáreas funcionais. Já a abordagem de cima para baixo é mais indicada para processos que seus esforços de transformação começam com o desenvolvimento de um modelo de estado futuro e, em 3.1 - Diagrama, mapa ou modelo de processos Apesar de rotineiramente serem utilizados como sinônimos, diagrama, mapa e modelo são, na prática, diferentes estágios de desenvolvimento, cada qual agregando mais informação e utilidade para entendimento, análise e desenho de processos. A Figura abaixo traz uma ilustração de como se apresenta visualmente cada um deles. Figura – representação visual de um diagrama, mapa e modelo seguida, determinam o que precisa ser feito para implementar esse modelo. 2.4 - Ferramentas de modelagem Existem várias ferramentas de modelagem disponíveis que vão desde o uso de simples quadros brancos, flip-chart ou notas autoadesivas, até ferramentas sofisticadas e especializadas de BPM que incluem modelagem e armazenamentos de dados para modelos de processos. A modelagem de processos pode ser feita de maneira eficaz e eficiente usando qualquer tipo de ferramenta, já que o foco é o processo e não a ferramenta. Porém, é importante que se faça a escolha da ferramenta de modelagem com base no contexto mais amplo de aplicação de BPM na organização permitindo evolução dos modelos de processos em um futuro. Fonte: ABPMP (2013). Gerenciamento de P. e Indicadores de Desempenho 22 Um diagrama retrata os principais elementos de um fluxo de processo, mas omite detalhes menores de entendimento dos fluxos de trabalho. Já um mapa fornece uma visão abrangente dos principais componentes do processo e apresenta maior precisão do que um diagrama. E, por fim, um modelo representa com maior precisão o funcionamento daquilo que está sendo modelado, requerendo assim mais dados acerca do processo e dos fatores que afetam seu comportamento (ABPMP, 2013). 3.2 - Componentes de processos e ferramentas Componentes de processo especificam propriedades, comportamento, propósito e outros elementos do processo. Alguns dos componentes de processo e informações que modelos de processos podem capturar são: Entradas/saídas; Padrões de chegada/distribuições; Eventos/resultados; Custos (diretos e indiretos) Valor agregado; Regras de entrada; Papéis/organizações; Regras de saída; Dados/ informação; Regras de decisão; Probabilidades; Regras de junção; Enfileiramento; Tempo de trabalho/manuseio; Tempo de transmissão; Agrupamento; Tempo de espera; Número de pessoas disponíveis para desempenhar tarefas (ABPMP, 2013). Algumas ferramentas de modelagem podem ser utilizadas para capturar e catalogar componentes de processo e informações associadas para organizar, analisar e gerenciar o portfólio de processos da organização. As ferramentas de modelagem variam em número e tipos de componentes e informações que podem capturar, o que afeta os tipos e níveis de análise de desempenho de processos que modeladores podem realizar. 3.3 - Notações de modelagem de processos Notação é um conjunto padronizado de símbolos e regras que determinam o significado desses símbolos. Existem diversos padrões de notação de modelagem e realizar a melhor escolha traz vantagens como facilidade no entendimento, consistência na forma e no significado do modelo e padronização dos modelos de processos. Esta seção apresenta a descrição de algumas das notações de modelagem comumente encontradas. 3.3.1 - Fluxograma Fluxogramas são usados para descrever o fluxo de materiais, papéis e trabalho, através de um conjunto simples de símbolos para operações, decisões e outros elementos de processo. Por meio de símbolos gráficos, representa a sequência dos passos de um trabalho de forma a facilitar sua análise (BERGMANN; SCHEUNEMANN; POLACINSKI, 2012). Se utiliza de símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo ou sequência de um processo. A notação para o mapeamento de fluxo mais comum foi aprovada como um padrão ANSI em 1970 para representar fluxos de sistemas. A Figura a seguir ilustra alguns dos símbolos utilizados nos fluxogramas de acordo com o padrão ANSI (1970). Fonte: adaptado de Bergmann; Scheunemann; Polacinski (2012). 23 Como resultado final do fluxograma tem-se um mapa contendo os fluxos de informação que permite o perfeito entendimento a respeito dos caminhos seguidos pelos dados e informações, suas origens e destinos e a qualidade de seu conteúdo. Suas principais características são: poder ser utilizado para diferentes situações; apresentar um conjunto simples de símbolos; é um método antigo e pode ser considerado precursor de notações modernas. Deve ser utilizado quando deseja-se capturar rapidamente um fluxo de processo para compartilhar quando os detalhes não exigem documentação; ao iniciar um projeto de modelagem sem financiamentos disponíveis para contratar ferramentas com recursos mais completos; para desenvolver diagramas detalhados para uso em codificação tradicional de sistemas. Algumas de suas vantagens incluem ser bem entendido por engenheiros e operários; auxilia a criar consenso em uma organização; proporciona o aprendizado rápido sobre o processo; é suportado por ferramentas de baixo custo. Porém, por outro lado, apresentam algumas desvantagens como as variações dos símbolos que os compõem, apesar da influência dos padrões ANSI; ser impreciso quando usado para descrever processos complexos de negócio; modelos construídos são “planos”, exigindo o uso de símbolos de conexão para mostrar Fonte: ABPMP (2013). Fonte: ABPMP (2013). 3.3.2 - Raias de piscina (Swim lanes) As raias de piscina são auxílios para a construção de outras notações, ou seja, são os caminhos iniciais. Desta forma, são muitas vezes incorporadas no BPMN, ou fluxogramas como meio para definir o executor responsável pela realização de uma ou mais atividades. Podem ser realizadas através da utilização de linhas dispostas horizontal ou verticalmente (raias), as quais representam uma área funcional, papel ou, em alguns casos, organização externa. Tem o nome de raias de piscina já que, essas linhas lembram as faixas de marcação em piscinas de natação. Ao organizar o fluxo de atividades e tarefas entre essas linhas é mais fácil visualizar as entregas intermediárias ao longo do trabalho, permitindo um melhor gerenciamento e controle destas entregas. A Figura a seguir ilustra como é um modelo de raias de piscina. Figura – fluxo descrito através de raias. onde segmentos de processo continuam. A Figura a seguir traz exemplos visuais de cronogramas contendo seus símbolos mais usados, apesar da aparência poder variar de uma organização para outra. Figura – Exemplo de fluxogramas e seus fluxos básicos. Gerenciamento de P. e Indicadores de Desempenho 24 Suas principais características são representar os executores e suas ligações; indicar papéis, organizações, sistemas ou qualquer outro executor e as entregas esperadas por eles. Deve ser usado quando deseja-se distinguir claramente em que ponto a responsabilidade pela execução é transferida e para aumentar o entendimento entre as partes interessadas no processo. Suas vantagens são auxiliar os executores do processo para que sejam capazes de distinguir seus papéis em relação aos demais; definir claramente os pontos de entregas intermediárias em um processo; ser capaz de descrever fluxos de precedência operacional, material e mensagens. Porém, uma de suas desvantagens é tornar-se complexo quando há áreas em que a responsabilidade pelo desempenho é compartilhada. 3.3.3 - Business Process Model and Notation (BPMN) Business Process Model and Notation é um padrão criado pela Business Process Management Initiative (BPMI), incorporado ao ObjectManagement Group (OMG), grupo que estabelece padrões para sistemas de informação. A simbologia da BMPN permite criar modelos de processos de negócio – Business Process Diagrams (BPD) para finalidades de documentação e comunicação (ABPMP, 2013). Essa notação apresenta um conjunto robusto de símbolos para modelagem de diferentes aspectos de processos de negócio. Como na maioria das notações, os símbolos descrevem relacionamentos claramente definidos, tais como fluxo de atividades e ordem de precedência. De acordo com Tessari (2008), um dos desafios da BPMN é criar mecanismos simples para a construção de modelos de processos de negócio, mas que tenha a capacidade de lidar com a complexidade existente nos processos de negócio. Em BPMN, raias dividem um modelo em várias linhas paralelas. Cada uma dessas raias é definida como um papel desempenhado por um ator na realização do trabalho. O trabalho se move de atividade para atividade seguindo o caminho do fluxo de papel a papel. A forma como os modelos em BPMN são elaborados deve ser guiada por padrões corporativos, caso a visão de longo prazo seja a construção de um modelo integrado de negócio da organização. Esses padrões devem reger quando e como as raias são definidas (papel), como as atividades são decompostas, que dados são coletados na modelagem, entre outros (COSTA, 2009). A Figura a seguir ilustra um processo desenhado a partir do método BPMN. Figura – Processo a partir do BPMN. Fonte: ABPMP (2013). 25 FONTE: adaptado de ABPMP (2013). Suas principais características são apresentar ícones organizados em conjuntos descritivos e analíticos para atender a diferentes necessidades de utilização; permitir a indicação de eventos de início, intermediário e fim; fluxo de atividades e mensagens, comunicação intranegócio e colaboração internegócio. Deve ser utilizado quando deseja-se apresentar um modelo de processos para públicos-alvo diferentes; simular um processo de negócio com um motor de processo; gerar aplicações em BPMN a partir de modelos de processos. Algumas de suas vantagens são a sua versatilidade para modelar as diversas situações de um processo e ser suportado por ferramentas BPMN. Quanto às suas desvantagens tem-se a necessidade de treinamento e experiência para uso correto do conjunto completo de símbolos; difícil visualização do relacionamento entre vários níveis de um processo; possível necessidade de diferentes ferramentas para apoiar diferentes subconjuntos da notação. 3.4 - Principais abordagens especializadas para modelagem de processos Fonte: ABPMP (2013). A seguir são apresentadas duas abordagens usadas em iniciativas de modelagem ou de melhoria de processos, as quais são consideradas abordagens especializadas, cada uma proporciona uma análise de perspectiva organizacional. A Figura a seguir traz cada notação e sua descrição. 3.4.1 - Cadeia de valor A cadeia de valor deve ser utilizada para demonstrar um fluxo simples contínuo da esquerda para direita dos processos que diretamente contribuem para produzir valor para os clientes, por isso é aplicado à modelagem corporativa em nível de planejamento (COSTA, 2009). De acordo com a ABPMP (2013) as notações de cadeia de valor compreendem um conjunto de símbolos usados para visualizar a agregação de valor ou passos necessários para se atingir um objetivo. Diversas abordagens para cadeia de valor empregam seu próprio conjunto de símbolos, mas, em geral, são facilmente interpretados e frequentemente empregam uma seta ou um traço horizontal para expressar cada passo na cadeia. Grupos de passos podem ser sumarizados sob um objeto de “processo superior”. A Figura a seguir ilustra um exemplo de fluxo de cadeia de valor. Gerenciamento de P. e Indicadores de Desempenho 26 Suas principais características variam conforme a ferramenta que está sendo usada, em geral, deve ser utilizado quando deseja-se criar uma decomposição de processos que se relacionam diretamente com a agregação de valor para o cliente e, também, para visualizar níveis de processos. Suas vantagens são: ter fácil interpretação e leitura; baixa ambiguidade, por representar processos simples; pode também ser incrementado com entradas adicionais e identificação de saída, ou outras sobreposições, tais como financeiras ou de envolvimento organizacional. Por outro lado, possui desvantagens como: apresentar pontos de decisão não claros; e diminuir a utilidade com aumento de complexidade requerendo uso de notações mais detalhadas para decomposição adicional (ABPMP, 2013). 3.4.2 - SIPOC SIPOC é sigla para Supplier, Input, Process, Output, and Customer (Fornecedor, Entrada, Processo, Saída e Cliente). É um estilo de documentação de processos utilizado em Lean Six Sigma. Não há padrão ou conjunto de notação preferida e essa técnica pode ser aplicada por meio do preenchimento de uma tabela com os elementos que compõem a sigla. A Figura a seguir traz uma ilustração de uma tabela SIPOC. Fonte: ABPMP (2013). De acordo com a ABPMP (2013): • O modelo SIPOC é aplicado com mais frequência em situações em que é necessário obter um consenso sobre quais aspectos de um processo devem ser estudados. Suas principais características são ter um arranjo simplificado em uma tabela e textos ou elementos de notação bem entendidos. • Deve ser utilizado para iniciar melhorias de processos; para acelerar a modelagem detalhada em outra ferramenta; para obtenção de consenso inicial sobre o escopo do projeto de modelagem de processo; e quando for preciso analisar o volume de entradas no processo e os produtos que ele entrega, permitindo identificar gargalos e valor agregado ao próximo processo. • Suas vantagens são rapidez; simplicidade; necessidade de somente um modelo em uma planilha ou um documento em um processador de texto. Porém, suas desvantagens são apresentar baixo potencial para aprofundar captura desenho ou análise e poder ocasionar atraso na adoção de um método mais poderoso. 4 - Problemas com modelagem de processos O propósito da modelagem de processos é tornar conhecimentos explícitos. A ABPMP (2013) aborda alguns problemas comuns que ocorrem em iniciativas de modelagem de processos são: • Modelar sem um objetivo claro, resultando em modelos sem conexão com prioridades ou necessidades; • Limitar-se a uma única notação, já que, um modelo de processos pode servir a objetivos e públicos diferentes e a aplicação de uma única notação de modelagem poderá não servir a todos os propósitos; • Não determinar o objetivo esperado da modelagem. É fundamental entender e deixar claro o que se espera da modelagem; • Modelar sem um contexto de comunicação de processos bem definido; • Não identificar e organizar as partes antes de modelá-las. • Não ter critério para definir o nível de detalhamento adequado ao objetivo da modelagem. Retomando a aula Parece que estamos indo bem. Então, para encerrar nossa aula, vamos recordar: 1 - Conceito e importância da modelagem de processos Inicialmente vimos que mapear processos é basicamente listar os fluxos de informações, materiais e trabalho ao longo das atividades executadas em um processo produtivo, e registrá- los de forma que possam ser entendidos por outras pessoas interessadas em seu conhecimento. Explicitando informações como as entradas, saídas e tarefas que estão relacionadas, e todos os passos dos processos. Complementarmente entendemos a importância da modelagem de processos que é, em especial, prover para as organizações a capacidade de entender seus procedimentos internos de negócio de forma gráfica, possibilitando assim a comunicação dos procedimentos de forma padrão. 2 - A Modelagem de Processos na visão do BPM CBOK Segundoa ABPMP (2013), a modelagem de processos é uma atividade fundamental para o gerenciamento da organização. Ela pode envolver muitas pessoas em diversos papeis dentro da empresa, mas normalmente haverá um facilitador, um modelador e vários especialistas envolvidos para auxiliar na neste detalhamento das atividades. As informações sobre os processos podem variar em vários níveis de detalhe, podendo ser atribuídas informações específicas aos níveis adequados no modelo de processos. As 27 abordagens de modelagem de processos podem ser de cima para baixo (top-down), do meio para fora (middle-out) ou de baixo para cima (bottom-up), variando de acordo com o propósito e escopo do esforço. Vimos que é importante que se faça a escolha da ferramenta de modelagem com base no contexto mais amplo de aplicação de BPM na organização permitindo evolução dos modelos de processos em um futuro. 3 - Notações de modelagem de processos Foi apresentado que apesar de rotineiramente serem utilizados como sinônimos, diagrama, mapa e modelo são, na prática, diferentes estágios de desenvolvimento, cada qual agregando mais informação e utilidade para entendimento, análise e desenho de processos. Algumas ferramentas de modelagem podem ser utilizadas para capturar e catalogar componentes de processo e informações associadas para organizar, analisar e gerenciar o portfólio de processos da organização. Notação é um conjunto padronizado de símbolos e regras que determinam o significado desses símbolos. Existem diversos padrões de notação de modelagem. Alguns deles são: • Fluxogramas que podem ser utilizados para diferentes situações e apresentam um conjunto simples de símbolos; • Raias de piscina que devem ser usadas quando deseja- se distinguir claramente em que ponto a responsabilidade pela execução é transferida e para aumentar o entendimento entre as partes interessadas no processo; • Business Process Model and Notation que tem a vantagem de apresentar um modelo de processos para públicos-alvo diferentes. Vimos que existem abordagens usadas em iniciativas de modelagem ou de melhoria de processos, e que cada uma proporciona uma análise de perspectiva organizacional. Foram citados dois exemplos de abordagens especializadas para modelagem de processos que são: • Cadeia de valor, a qual deve ser utilizada para demonstrar um fluxo simples contínuo da esquerda para direita dos processos que diretamente contribuem para produzir valor para os clientes; • SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, and Customer), que pode ser aplicada por meio do preenchimento de uma tabela com os elementos que compõem a sigla; 4 - Problemas com modelagem de processos Por fim, vimos que existem alguns possíveis problemas na modelagem de processos, os quais devem ser observados ao longo da execução da modelagem para que não ocorram. ABPMP. Guide to the Business Process Management Common Vale a pena Vale a pena ler Body of Knowledge. 3ª ed. 2013. ESSARI, Rogério. GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO: UM ESTUDO DE CASO DA BPMN EM UMA EMPRESA DO SETOR MOVELEIRO. 2008. Dissertação (Mestrado) - Curso de Administração, Ucs, Caxias do Sul, 2008. 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