Fluxograma: Conceito, Vantagens e Formas

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Meg Silva – Gestora de Processos 
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FLUXOGRAMA 
CONCEITO 
“Fluxograma é um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representação 
esquemática de um processo, muitas vezes feito através de gráficos que ilustram de forma 
descomplicada a transição de informações entre os elementos que o compõem, ou seja, 
fluxograma é um gráfico que demonstra a sequência operacional do desenvolvimento de um 
processo, o qual caracteriza: o trabalho que está sendo realizado, o tempo necessário para sua 
realização, a distância percorrida pelos documentos, quem está realizando o trabalho e como 
ele flui entre os participantes deste processo”. 
O fluxograma pode também ser definido como o gráfico em que se representa o percurso ou 
caminho percorrido para alcançar um objetivo. 
Portanto, Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos 
previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou sequência, 
de um processo, bem como sua análise e redesenho. 
A razão porque os fluxogramas funcionam tão bem é porque eles trabalham com a parte forte 
que as pessoas têm. O que o cérebro faz de melhor é reconhecer imagens. Fluxogramas são 
imagens. A maioria das companhias tem poucos fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas 
dependem de pastas cheias de procedimentos e instruções que não refletem realmente como a 
empresa funciona e não conduz a identificação de melhorias. 
Isto acontece porque a maioria destas pastas não é lida. Se alguém as lê, isto é feito uma vez e 
em seguida são postas de lado. As pessoas não seguem estas instruções e fazem o seu trabalho 
o melhor que podem, algumas vezes baseado em uma memória latente resultante desta leitura 
única. 
Em todos os processos de uma empresa, tanto administrativo quanto operacional, tem um 
fluxo das operações, esse fluxo envolvem várias etapas como: 
 Operações, 
 Áreas da organização envolvidas, 
 Recursos (humanos e materiais), 
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 Custos relativos a esses recursos, 
 Volume de trabalho, os tempos de execução, 
 Documentação que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informação utilizada. 
PRINCIPAIS ASPECTOS 
 Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; 
 Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; 
 Facilitar a leitura e o entendimento; 
 Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; 
 Maior flexibilidade; 
 Melhor grau de análise. 
PRINCIPAIS VANTAGENS E DESVANTAGENS NA UTILIZAÇÃO DO 
FLUXOGRAMA 
Vantagens 
 Aumenta a competência e influência de quem os elabora 
 Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada saída. 
 Desenvolve o espírito da equipe 
 Cria motivação pelas fontes de informações e apoio disponíveis 
 Floresce a responsabilidade individual 
 Facilita o estabelecimento de objetivos 
Desvantagens 
 Apresentam dificuldades no desenho e alterações; 
 Depuração e testes não são fáceis, em geral; 
 Dificuldade na decisão do nível de detalhes a serem colocados nos fluxogramas 
COMO FAZER A ANÁLISE PELO FLUXOGRAMA 
É muito comum fazerem a pergunta: “Como fazer a análise pelo fluxograma”? Para isso, é 
necessário responder em primeiro lugar as seguintes questões: 
 O que é feito? 
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 Para que serve essa fase? 
 Por que essa fase é necessária? 
 Onde essa fase deve ser feita? 
 Quando essa fase deve ser feita? 
 Quem deve executar a fase? 
 Há alguém mais bem qualificado para executá-la? 
 Como a fase está sendo executada? 
Respondendo estas questões saberemos a resposta para a pergunta “Como fazer a análise pelo 
fluxograma”? 
AS FORMAS DO FLUXOGRA 
É de suma importância que as figuras usadas no processo do fluxograma sejam usadas 
corretamente, pois cada forma no estêncil representa uma etapa diferente em um processo e 
assim sendo, todos os envolvidos ou responsáveis pela execução do processo entendam onde 
estão em cada momento. 
Existe 28 formas diferentes como segue quadro abaixo: 
Inicial ou Final 
 
 
Decisão 
 
 
 
Processo 
 
 
Armazenamento 
 
 
 
Dados 
 
 
 
Subprocesso 
 
 
 
Referência na página 
 
 
 
Mudança na página 
 1 
 
Referência fora da página 
 
 
 
Entrada de Manual 
 
 
 
 
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Cartão 
 
 
 
Fita 
 
 
 
Fluxo 
 
 
Agrupar 
 
 
 
Extrair 
 
 
 
Mesclar 
 
 
Documento 
 
 
Vários Documentos 
 
 
 
Somador 
 
 
 
Preparação 
 
 
Operação Manual 
 
 
 
Exibir 
 
 
Classificar 
 
 
 
Dados Armazenados 
 
 
Armazenamento de acesso direto 
 
 
 
Armazenamento de Acesso Sequencial 
 
 
 
 
Atraso 
 
 
 
Disco Magnético 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Os mais utilizados nos processos administrativos são: 
Símbolo Significado 
Inicial - Final 
 
 
 
 
Use essa forma para a primeira e a última etapa do seu processo 
Processo 
 
 
 
Essa forma representa uma etapa do processo 
Documento 
 
 
 
Essa forma representa uma etapa que resulta em um documento 
Vários 
Documentos 
 
 
 
 
Essa forma representa uma etapa que resulta em vários documentos 
 
 
Subprocesso 
 
 
 
Use essa forma para um conjunto de etapas que se combinam para criar um 
subprocesso definido em outro lugar, com frequência em outra página do 
mesmo desenho. 
Documento 
 
 
 
Essa forma representa uma etapa que resulta em um documento 
Dados 
 
 
 D Essa forma indica que informações estão entrando no processo a partir do 
exterior, ou deixando-o. Essa forma também pode ser usada para representar 
materiais e às vezes é chamada de forma Entrada/Saída. 
Referência na 
página 
 
 
 
Esse pequeno círculo indica que a etapa seguinte (ou anterior) está em 
algum outro local do desenho. Isso é particularmente útil em fluxogramas 
grandes, onde você teria que usar um conector longo, que pode ser difícil 
de acompanhar. 
Referência fora 
da página 
 
 
 
Quando você soltar essa forma na página de desenho será aberto uma caixa 
de diálogo onde é possível criar um conjunto de hiperlinks entre duas 
páginas de um fluxograma ou entre uma forma de subprocesso e uma 
página separada de fluxograma que mostre as etapas do subprocesso 
 
 
 
 
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CRIANDO UM FLUXOGRAMA 
Agora que já conhece todas as figuras, vamos fazer um Fluxograma. 
1. Primeiramente identifique e relacione todas as ações do processo ou procedimento a 
ser representado no fluxograma em uma sequência lógica, de dependência, coloque 
uma ação dentro de cada figura do fluxograma. 
2. Interligue os blocos com setas mostrando a relação de sequência entre as ações. Na 
figura acima você vê a “simbologia” usual para os blocos de fluxograma; 
TIPOS DE FLUXOGRAMA: 
 Diagrama de Blocos: Apresenta uma sequência de atividades contínua e sem 
envolvimento de decisão, este tipo pode ser utilizado em processos simples ou macro 
sendo que neste caso somente para demonstrar relações contínuas entre os processos. 
 Fluxograma de Processo Simples: Este é um fluxo que mostraas relações entre as 
fases e necessidades básicas de qualquer processo. 
 Fluxograma Funcional: Mostra a sequência das atividades de um processo entre as 
áreas ou seções por onde ele flui, este fluxo é bastante comum e útil para processos 
que não se completam em uma única área pois indica também os responsáveis por 
cada fase. Uma variante desse fluxograma apresenta também uma linha do tempo 
cronológica que permite a identificação de gargalos do processo. 
 Fluxograma Físico ou Geográfico: Mostra o caminho percorrido por um processo no 
ambiente. É geralmente confeccionado sobre uma planta do setor ou da fábrica. 
 Fluxograma ANSI: Este se for bem feito, apesar de o mais complexo deles, mas 
também o mais completo, apresentando uma relação fiel da interação das etapas do 
processo. 
 
 
 
 
 
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EXEMPLO DE FLUXOGRAMA: 
 
 
 
 
 
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 CONCLUSÃO 
 Os fluxogramas possibilitam às pessoas identificarem falhas inerentes dos 
procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descrição de processo ou 
mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de 
várias páginas em texto torna-se muito mais difícil. A maior parte das companhias 
falha em manter a revisão de documentos que não são lidos. Os documentos tornam-se 
desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja atenção a 
esses documentos. Os fluxogramas são documentos vivos. Eles são alterados com 
facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.