Gestão de Documentos Eletrônicos

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CONCEITOS E 
PARTICULARIDADES DA 
GESTÃO DE 
DOCUMENTOS 
ELETRÔNICOS
GED: HISTÓRIA, 
CONCEITOS E DEFINIÇÕES 
– Parte 1
Lei nº 8.159 
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e 
privados. Segundo o dispositivo (art. 3º), gestão de 
documentos
“o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a 
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” 
(BRASIL, 1991). 
GED
Para a Gestão de Documentos, a informação deve estar 
disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas 
certas e com o menor custo possível. Em outras palavras, 
significa assegurar acesso pleno aos documentos e às 
informações necessárias à tomada de decisão e à garantia de 
deveres e direitos.
Objetivos específicos da Gestão de Documentos
De acordo com o portal ECM-GED (2019), são objetivos 
específicos da Gestão de Documentos:
• permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e 
às informações;
• promover a transparência dos atos administrativos;
• garantir economia, eficiência e eficácia na administração;
• tornar o processo decisório mais célere;
• racionalizar a produção documental;
• controlar o fluxo de documentos e a organização dos 
arquivos;
Objetivos específicos da Gestão de Documentos
• normatizar os procedimentos para classificação, avaliação, 
transferência, recolhimento, guarda e eliminação de 
documentos;
• contribuir para a preservação do patrimônio documental 
considerado de guarda permanente.
Objetivos específicos da Gestão de Documentos
GED
Com o avanço das tecnologias da informação, principalmente 
a partir dos anos 1990, os mecanismos de registro e de 
comunicação da informação nas instituições públicas e 
privadas deixam de ser apenas o papel e passam a ser criados 
em meio eletrônico e armazenados em suporte digital.
GED
Com esse avanço tecnológico, o gerenciamento de 
documentos digitais e convencionais também passa a ser 
feito por meio de sistema informatizado. Assim surge o 
Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou GED.
GED
Uma solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos 
tem como objetivo gerenciar as informações desde sua 
criação, tramitação e consulta, até seu arquivamento. 
Informações gerenciadas por essa solução podem, 
originalmente, estar armazenadas em suporte físico ou 
digital (KOCH, 1997).
GED
“GED é a tecnologia que provê um meio de facilmente 
armazenar, localizar e recuperar informações existentes em 
documentos e dados eletrônicos, durante todo o seu ‘Ciclo de 
Vida’.” (BALDAM, 2002, p. 32).
Definição de GED
“Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da 
informação não estruturada de um órgão ou entidade, que 
pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, 
gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se 
por informação não estruturada aquela que não está 
armazenada em banco de dados, como mensagem de correio 
eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.”
(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 10) 
Definição de GED
De forma resumida, pode-se descrever um sistema de GED 
como uma solução tecnológica, composta por um conjunto de 
módulos interligados que permitem a uma instituição 
gerenciar seus documentos de forma física ou digital. Esses 
documentos podem ser das mais diversas origens, tais como 
microfilme, papel, som, planilhas eletrônicas, imagem, 
arquivos de texto, gravações de vídeo etc.
GED: HISTÓRIA, 
CONCEITOS E DEFINIÇÕES 
– Parte 2
Estudo de caso
A gestão eletrônica de documentos (GED) em uma 
cooperativa de prestação assistencial à saúde: um 
estudo de caso
JULIO CEZAR LUCION FARINHA et al.
Revista de Gestão e Organizações Cooperativas (RGC)
Santa Maria, RS, v. 3, n. 6, p. 43-58, jul./dez. 2016.
Disponível em: <https://periodicos.ufsm.br/rgc/article/view/23964/pdf>.
https://periodicos.ufsm.br/rgc/article/view/23964/pdf
Resumo
“Atualmente, as cooperativas estão utilizando a Gestão Eletrônica de 
Documentos (GED) em seus arquivos objetivando a alta velocidade e a 
agilidade na localização dos documentos. Nesse sentido, este trabalho 
tem como objetivo identificar e compreender o funcionamento da 
GED, segundo os modelos de Ágora (2012) e Silva (2003), em uma 
cooperativa. através dos relatos, a correlação e coerência entre as 
etapas descritas por Ágora (2012) e Silva (2003) e as etapas aplicadas 
pela Unimed Central RS.” (FARINHA et al., 2016, p. 43).
Resumo 
“Este estudo caracteriza-se com uma pesquisa qualitativa, de 
caráter descritivo, com ênfase em um estudo de caso, sendo 
realizadas entrevistas, bem como observação direta e análise 
documental. Os resultados revelaram a importância da GED para 
minimizar a troca de documentos entre a matriz e suas filiadas.” 
(FARINHA et al., 2016, p. 43).
“Evidenciou-se também o pouco conhecimento do grupo entrevistado 
sobre os referenciais teóricos que apresentam as etapas da GED. Ficou 
evidente através dos relatos, a correlação e coerência entre as etapas 
descritas por Ágora (2012) e Silva (2003) e as etapas aplicadas pela 
Unimed Central RS.” (FARINHA et al., 2016, p. 43).
Resumo 
Objetivo
“Identificar e compreender o funcionamento da Gestão 
Eletrônica de Documentos (GED) em uma cooperativa do 
ramo da saúde, da Região Central do Rio Grande do Sul.”
(FARINHA et al., 2016, p. 45).
Justificativas
Apresentar um tema de grande interesse para as 
cooperativas, pois todas passam pelo processo de inovação 
tecnológica. “Por isso a importância de buscar sempre 
incentivar as organizações a implementar novas técnicas 
como a GED, que agrega inúmeras vantagens com 
excelente relação custo/benefício, agilidade e eficiência.” 
(FARINHA et al., 2016, p. 45).
“As cooperativas vêm colocando em prática esse tipo de 
solução, principalmente entre aquelas que têm filiadas, para 
conseguir, por exemplo, minimizar a troca de documentos via 
malotes ou similares entre a matriz e suas filiadas, trazendo 
assim melhorias nos processos operacionais, ganhando 
economia de espaço físico e até ainda oportunizando redução 
de custos com impressões (LIMA, 2013).
“Um estudo desta natureza é relevante por ser diferenciado e 
por propiciar a ampliação de conhecimentos no que tange à 
gestão eletrônica de documentos e suas funcionalidades nas 
cooperativas, pela dimensão a ser estudada e pela 
disseminação dos resultados a serem gerados aos 
participantes.” (FARINHA et al., 2016, p. 45).
Contexto
“Os novos modos de gestão vêm se tornando um impulso 
para que os conceitos de participação nas tomadas de decisão 
e na estruturação de estratégias organizacionais que 
favorecem o diferencial competitivo das cooperativas sejam 
revistos.
“Apesar de possível, muito dificilmente uma empresa de 
grande porte consegue perder suas informações, 
principalmente quando se fala de bancos, cadeias de lojas, 
entre outros.
“No entanto, o que ocorre com mais frequência é o uso 
inadequado das informações adquiridas ou, ainda, a 
subutilização destas. É nesse ponto que a Tecnologia da 
Informação pode ajudar (ALECRIM, 2011).
“Atualmente, com o avanço tecnológico, as cooperativas, 
tentando se adequar as novas realidades estão se valendo do 
uso da tecnologia da informação em suas estratégias. 
Buscando rever esse ponto da estruturação das informações 
que está em constante transformação e querendo alta 
velocidade e agilidade na localização dos documentos, 
algumas cooperativas vêm fazendo a gestão de documentos 
em seus arquivos e implantando uma solução tecnológica 
chamada de Gestão Eletrônica de Documentos (LIMA, 2013).”
(FARINHA et al., 2016, p. 44).
“A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma tecnologia 
que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, 
compartilhar e recuperar informações existentes em 
documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários 
acessarem os documentos de forma ágil e segura (MORENO, 
2008).
“Com a GED é possível realizara digitalização de documentos, 
permitindo a preservação da documentação, a agilidade no 
gerenciamento e no fluxo de documentos e o aumento da 
velocidade na troca de informações tornando os processos de 
negócios mais rápidos (SANTOS, 2005).
“O mesmo autor reforça que a GED é uma ferramenta de 
trabalho que traz novas vantagens para a dinâmica das 
cooperativas como:
• agilidade na distribuição, na localização e na apresentação 
de documentos; 
• preservação do acervo documental, evitando extravio de 
documentos e conferindo segurança aos processos;
• “maior controle do processo de negócio, facilitando o 
rastreamento e a identificação de possíveis gargalos; 
• aumento do controle no cumprimento de prazos e normas 
internas e de órgãos reguladores.
Considerações finais
“A partir do estudo realizado observou-se a importância da 
GED para:
• minimizar a troca de documentos via malotes ou similares 
entre a matriz e suas filiadas;
• melhorias nos processos operacionais;
• economia de espaço físico;
• redução de custos com impressões.”
(FARINHA et al., 2016, p. 45).
“Com a investigação realizada foi possível ampliar os 
conhecimentos no que tange à gestão eletrônica de 
documentos e suas funcionalidades na cooperativa.
Entretanto, evidenciou-se também o pouco conhecimento 
do grupo entrevistado sobre os modelos científicos ou 
referenciais teóricos que apresentam as etapas do sistema 
operacional GED. Os mesmos constataram a utilização de 
uma adaptação do modelo de processo utilizado pela 
Unimed Central de serviços RS, para a aplicação do GED na 
Unimed Santa Maria RS.
“Dessa forma, foi verificado que o procedimento da GED na 
Unimed Santa Maria corrobora com as etapas descritas pelos 
autores norteadores do estudo.
Sendo assim, existe uma real necessidade de conhecimento 
sobre referenciais bibliográficos que abrangem o tema 
proposto, para permitir a formação de uma base de 
conhecimentos necessários para a melhor compreensão e 
aplicação da GED na Unimed Santa Maria, RS.
“Para promover esse conhecimento sugere-se que haja uma 
implementação de grupo de estudos e pesquisas na área da 
Gestão Eletrônica de Documentos, direcionado aos 
funcionários que operam diretamente com a GED.” (FARINHA 
et al., 2016, pp. 56-57).
Referências
• ÁGORA. P. Gerenciamento eletrônico de documentos (GED): aplicação na Universidade Federal de Santa 
Catarina. Florianópolis, v. 22, n. 45, 2012.
• ALECRIM, E. O que é tecnologia de informação (TI)?, Infowester, São Paulo, 2011. Disponível em: 
<https://www.infowester.com/ti.php> Acesso em: 21 ago. 2016.
• LIMA, N. C. de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) em cooperativas de crédito: um estudo de caso.
Dissertação (Bacharelado em Arquivologia) – Universidade Estadual da Paraíba, 2013. Disponível em: 
<http://dspace.bc.uepb.edu.br/jspui/bitstream/123456789/2766/1/PDF%20-
%20Nat%C3%A1lia%20Costa%20de%20Lima.pdf>. Acesso em: 21 ago. 2019.
• MORENO, N. A. Gestão documental ou gestão de documentos: trajetória histórica. Londrina: Eduel, 2008. 
• SANTOS, V. B. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. Brasília, DF: ABARQ, 2005. 
• SILVA, D. P. da et al. GED – Gerenciamento eletrônico de documentos: a tecnologia que está mudando o 
mundo. Arquivar, Curitiba, 2004. Disponível em: <https://arquivar.com.br/site2/wp-
content/uploads/2007/09/GED-Gerenciamento-Eletronico-de-Documentos.pdf>. Acesso em: 21 ago. 2019.
https://www.infowester.com/ti.php
http://dspace.bc.uepb.edu.br/jspui/bitstream/123456789/2766/1/PDF%20-%20Nat%C3%A1lia%20Costa%20de%20Lima.pdf
https://arquivar.com.br/site2/wp-content/uploads/2007/09/GED-Gerenciamento-Eletronico-de-Documentos.pdf
COMPONENTES DO GED 
Parte 1
Componentes do GED
Para a implantação de um sistema de GED são necessários 
alguns componentes básicos:
• os de hardware;
• os de software;
• os de recursos humanos.
Hardware
São todos os componentes físicos que 
fazem parte do GED. 
Exemplo: computadores, impressoras, 
scanners, monitores de vídeo, fax, 
dispositivos de armazenamento de 
documentos digitais (CD, DVD, HD 
externo). 
Software 
São os “programas” que irão compor e 
comandar o funcionamento do GED. 
Exemplos: sistemas operacionais 
(Windows, Linux); aplicativos de 
edição de texto (Word Online).
Software 
Outros exemplos:
Softwares com funções específicas 
(ex.: Gimp, para o tratamento de 
imagens) e softwares de GED, 
específicos para gestão eletrônica 
de documentos (ex.: DigiDoc). 
Recursos humanos
São as pessoas que irão implementar 
o GED e trabalhar na sua execução, 
alimentação e utilização.
Componentes do GED
Todos esses componentes devem ser estudados e pensados 
individualmente para cada situação específica; não existe a 
melhor resposta. Os componentes devem ser pensados 
conforme a realidade da instituição em que serão aplicados, 
conforme seus objetivos e realidade.
Ambiente típico de GED
Embora a implementação de um GED deva ser individualizada 
e pensada para cada instituição, a figura a seguir apresenta 
componentes que são típicos de um ambiente GED.
Ambiente típico de GED
• Imagem original: é o documento original, que pode estar em 
papel ou ser nativamente digital. 
• Scanner: equipamento utilizado para a digitalização, ou 
conversão dos documentos físicos em imagem eletrônica.
• Processador: é o sistema GED que será instalado em um ou 
mais computadores. Usualmente é instalado em servidores 
em rede, pois facilita a distribuição e o acesso à informação.
Ambiente típico de GED
• Computador: são as estações de trabalho (máquinas com 
acesso ao servidor que permitem a consulta, criação e 
cadastro de documentos). 
• Impressora: é o facilitador usado para que se tenha 
fisicamente uma cópia do documento armazenado no 
sistema de GED.
Ambiente típico de GED
• Unidade de backup: são periféricos que armazenam e 
disponibilizam permanentemente as imagens e suas 
informações complementares. Podem variar de tecnologia.
• Rede: meio de comunicação entre os diversos componentes 
do sistema. 
Ambiente típico de GED
COMPONENTES DO GED 
Parte 2
Estudo de caso
Preservação de documentos arquivísticos digitais: 
implantação do GED em escritórios jurídicos
THAINÁ ALFRADIQUE SILVA
Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharelado em Arquivologia) – Instituto de Artes e
Comunicação Social, Departamento de Ciência da Informação, Universidade Federal Fluminense
Niterói, 2015. Disponível em: <https://docplayer.com.br/52285249-Preservacao-de-documentos-
arquivisticos-digitais-implantacao-do-ged-em-escritorios-juridicos.html>.
https://docplayer.com.br/52285249-Preservacao-de-documentos-arquivisticos-digitais-implantacao-do-ged-em-escritorios-juridicos.html
Resumo
“O presente trabalho aborda a preservação da informação 
digital sob a perspectiva da implantação de Sistema de Gestão 
Eletrônica de Documentos. Os conceitos e princípios teóricos 
juntamente com a utilização das tecnologias de informação e 
comunicação foram considerados elementos essenciais para o 
desenvolvimento teórico-prático do campo da arquivística. 
“Normas e políticas que traçam diretrizes para o tratamento 
do acervo das instituições são contextualizadas e consideradas 
de grande importância para a Gestão Arquivística de 
Documentos Eletrônicos e para o propósito da manutenção 
em longo prazo da informação digital no contexto arquivístico-
jurídico e da geração de conhecimentos para a sociedade da 
informação [...]”. (SILVA, 2015, p. 7).
Objetivo
“Este trabalho tem como objetivo geral a preservação da 
documentação arquivística digital já que ainda encontra-se 
uma carência de bibliografia especializada sobre o tema, por 
isso faz-se necessária uma abordagem ampla desta 
problemática que é uma das dificuldades da Arquivologia 
contemporânea.
Objetivo específico
“Deste modo, tem como objetivos específicos: 
• contribuir para o estreitamento da relação entre os 
profissionais da informação, como arquivistas e 
bibliotecários, com os escritóriosjurídicos no que se refere a 
preservação digital da documentação arquivística, utilizando 
como ferramenta um software de Gerenciamento Eletrônico 
de Documento (GED).
Justificativa
“Justifica-se a escolha desse tema a carência de 
aprofundamento nas discussões, tanto no meio acadêmico 
como no profissional, a respeito de gestão e preservação dos 
documentos arquivísticos digitais. Tal situação implica na falta 
de eficiência em garantir a integridade do patrimônio digital 
para as futuras gerações.
“Assim sendo, verifica-se uma escassez [de] produtos 
comercias com a capacidade de preservar a documentação 
arquivística digital. Além disso, as técnicas de preservação 
como a migração de suporte, a emulação, e entre outras 
técnicas ainda não são totalmente confiáveis e/ou eficazes.” 
(SILVA, 2015, p. 12).
A empresa
“Com a implantação da digitalização, utilizando o GED, a 
segurança aos documentos e informações gerados pelos 
usuários serão armazenados e gerenciados em ambiente 
seguro e confiável, para que não haja imprevistos no 
desenvolvimento de suas atividades em decorrência de 
alterações indevidas.” (SILVA, 2015, p. 29).
“Portanto, o acesso às informações das pastas virtuais será 
restringido de acordo com a indicação do usuário. Os 
integrantes que não tiverem acesso poderão visualizar a 
existência da pasta no sistema interno do escritório, porém 
não terão acesso às informações. Desta forma, garante-se a 
confidencialidade das informações tratadas por cada equipe, 
prezando pelo guarda do conteúdo informacional e 
garantindo a manutenção dos critérios de sigilo.”
(SILVA, 2015, pp. 29-30).
“É importante ressaltar que nenhum documento será 
descartado, todas as pastas físicas serão mantidas no arquivo 
até que seus prazos prescrevam e assim sejam descartados de 
acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos da 
empresa.
Para a realização do processo de digitalização foi necessário à 
utilização do aparelho de scanner, softwares de digitalização, 
aperfeiçoamento de imagem, OCR, o GED, e McFile (sistema 
interno de arquivo).
“A seguir, serão apresentados os procedimentos utilizados 
para a implantação do processo de digitalização da 
documentação do escritório, assim como a metodologia 
[aplicada], equipamentos e recursos utilizados.”
(SILVA, 2015, p. 30).
• Processo de digitalização de documentos.
• Salvar o documento no sistema de GED.
• Salvar o documento no sistema de arquivo do escritório.
• Recuperação do documento digital no sistema de arquivo 
do escritório.
(SILVA, 2015)
Considerações finais
“A existência de uma política de preservação arquivística nos 
acervos direciona o caminho que o profissional da informação 
deve prosseguir. Se não há um planejamento, as decisões 
acabam sendo tomadas mais pelo acaso do que pautadas no 
conhecimento e na elaboração consistente e consciente em 
benefício da missão institucional. Visto assim, o planejamento 
pode ser a principal ferramenta de gestão no processo de 
formulação execução de políticas.
“O desempenho do Brasil no que diz respeito à preservação 
do patrimônio digital ainda é insuficiente, constata-se a 
carência de legislação específica e aprofundada no assunto, 
sendo de certo modo uma barreira para o crescimento da 
implantação de programas de preservação digital em âmbito 
nacional.
“Porém, a digitalização ainda não reúne condições tecnológicas e 
financeiras mínimas necessárias para ser aceita como uma tecnologia 
de preservação segura e eficaz. Isso ocorre devido ao pouco tempo e 
estudos sobre o uso, vantagens e desvantagens da tecnologia digital, e 
a dinâmica da tecnologia, que faz com que a velocidade da evolução de 
software e hardware implique em constante investimento financeiro 
para garantir a atualização necessária destes para a manutenção de seu 
uso de forma eficaz, econômica e segura em longo prazo.”
(SILVA, 2015, p. 45).
“Na empresa estudada, a implantação do GED para o acervo 
documental, trouxe vantagens que resultaram na diminuição 
da massa documental. A partir do momento que os 
documentos são digitalizados, apenas os originais são 
guardados fisicamente. As cópias são eliminadas após serem 
inseridas no GED.
“Diminuindo a massa documental, houve economia de espaço 
físico. O processo de digitalização das cópias e posteriormente 
a eliminação destas, refletiu na economia de gastos em 
locação para a guarda de documentos, em recursos humanos 
e materiais.
“Com a centralização dos documentos em uma base única, 
permite a trocar de informações entre os usuários. Essa 
praticidade na consulta ao conteúdo informacional foi o que 
mais atingiu os usuários que estão mais satisfeito com a 
rapidez em que o documento está disponível.
“Outra vantagem é que com o acesso ao documento digital 
quase não há necessidade de consultar o documento físico, a 
não ser se a cópia não servir como prova/testemunho de uma 
ação, porém são raros os casos. Assim, evita que o documento 
sofra danificações causadas pelo manejamento físico.
“Apesar do alto custo que a empresa teve inicialmente para a 
implantação do GED, as vantagens que vieram posteriormente 
foram significativas. O resultado foi positivo tanto para os 
usuários (tempo para consulta), quanto para a empresa (corte 
de despesas).” (SILVA, 2015, p. 46).
PRINCIPAIS TECNOLOGIAS 
RELACIONADAS À GED 
Parte 1
PRINCIPAIS TECNOLOGIAS 
RELACIONADAS À GED
Um sistema de Gerenciamento/Gestão Eletrônico(a) de 
Documentos capta, indexa, armazena, gerencia e permite 
consultar documentos em formato digital, para isso, são 
disponibilizadas diversas tecnologias.
De acordo com o Portal ECM-GED, as mais utilizadas atualmente são: 
• Capture;
• Document Imaging (DI);
• Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos);
• Workflow/BPM;
• COLD/ERM;
• Forms Processing (processamento de formulários);
• Records and Information Management (RIM).
PRINCIPAIS TECNOLOGIAS 
RELACIONADAS À GED
Capture
É a captação e inclusão de documentos e formulários, tanto 
físicos quanto digitais no sistema de GED, transformando-os 
em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem 
integradas a todas as aplicações dos negócios.
Document Imaging (DI)
O Document Imaging é a conversão do documento em papel 
para uma imagem digital, muito conhecido como 
“digitalização”. O DI acontece por intermédio de um scanner.
Document Management (DM)
Significa “gerenciamento de documentos”. Esta tecnologia 
permite gerenciar a criação, a revisão, a aprovação e o 
descarte de documentos eletrônicos.
(O QUE É GED?, 2019)
Principais funcionalidades 
• Controle das informações, como autoria, revisão, versão, 
datas etc.;
• segurança;
• busca; 
• check-in/checkout; 
• versionamento.
Document Management (DM)
(O QUE É GED?, 2019)
Workflow/BPM
É a tecnologia utilizada para controlar e gerenciar os 
processos dentro de uma instituição. Organiza tarefas, 
prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das 
pessoas. Auxilia na garantia de que as tarefas serão 
executadas no tempo correto pelas pessoas responsáveis.
(SIREDOC, [2018])
COLD/ERM
Possibilita que a criação e o gerenciamento de relatórios 
sejam no formato digital, incluindo a captura, indexação, 
armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados. 
Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem afetar o 
documento original.
(SIREDOC, [2018])
Forms Processing (processamento 
de formulários)
Tecnologia que automatiza o processo de digitação por meio 
do reconhecimento e extração de informações dos 
documentos, e por relacionar os dados encontrados aos 
campos em bancos de dados.
Principais tecnologias que utiliza:
• ICR (Intelligent Character Recognition);
• OCR (Optical Character Recognition), para o reconhecimento 
automático de caracteres.
Forms Processing (processamento 
de formulários)
(O QUE É GED?, 2019)
Records and Information
Management (RIM)
É o gerenciamento do ciclo de vida de documentos e/ou informações, 
independentementeda mídia em que se encontrem. 
É por meio de um sistema RIM que são feitos o gerenciamento, a 
criação, o armazenamento, o processamento, a manutenção, a 
disponibilização e o descarte dos documentos, sob controle de 
categorização e de tabelas de temporalidade.
(O QUE É GED?, 2019)
PRINCIPAIS TECNOLOGIAS 
RELACIONADAS À GED 
Parte 2
Estudo de caso
A gestão documental no sistema eletrônico de 
informações do Tribunal Regional Federal da 
Quarta Região: um estudo de caso
LISIANE ARAUJO CARDOSO
Dissertação (Bacharelado em Arquivologia) – Faculdade de Biblioteconomia e 
Comunicação, Departamento de Ciência da Informação, Universidade Federal do Rio 
Grande do Sul. Porto Alegre, 2016. Disponível em: 
<https://lume.ufrgs.br/bitstream/handle/10183/147058/000999030.pdf?sequence=1&is
Allowed=y>.
https://lume.ufrgs.br/bitstream/handle/10183/147058/000999030.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Resumo
“Esta pesquisa trata sobre a gestão documental no Tribunal 
Regional Federal da Quarta Região por meio da análise do 
Sistema Eletrônico de Informações – SEI, estruturando-se nas 
fases de produção, utilização e destinação final dos 
documentos. 
“Utiliza a metodologia de pesquisa de caráter exploratório e 
descritivo, por meio de estudo de caso simples. 
A coleta de dados deu-se por intermédio de uma abordagem 
quali-quantitativa, com o emprego de entrevistas 
semiestruturadas e a exposição de dados estatísticos do 
referido sistema disponibilizados pelo Tribunal Regional 
Federal da Quarta Região. 
“Como resultado constatou que o SEI atinge objetivos de gestão 
documental em relação às fases de produção e utilização, porém ainda 
faltam subsídios para atingir os objetivos relacionados à destinação final 
dos documentos. 
Conclui que a implantação de sistemas informatizados de criação e 
gerenciamento de documentos torna a tomada de decisão mais rápida e 
eficaz e facilita o acesso à informação, porém é necessária uma parceria 
entre a área da Tecnologia da Informação e a área Arquivística para buscar 
melhorias na gestão documental da instituição.”
(CARDOSO, 2016, p. 6)
Objetivo
“Tem como objetivo principal analisar os procedimentos de 
Gestão Documental no Sistema Eletrônico de Informações 
[...].
Objetivos específicos
• “descrever o funcionamento do Sistema Eletrônico de 
Informações;
• caracterizar os procedimentos de gestão documental nas 
fases de produção, utilização e destinação de documentos 
em sistemas informatizados;
• “apresentar os procedimentos de gestão documental 
adotados pela instituição no Sistema Eletrônico de 
Informações;
• propor melhorias no tratamento da gestão documental no 
Sistema Eletrônico de Informações.”
(CARDOSO, 2016, p. 6)
Contexto
“A Administração Pública tem preceitos constitucionais a 
serem cumpridos visando sanar as necessidades coletivas. 
Dentre eles, destacamos o princípio eficiência, a qual a 
Administração tem o dever de aperfeiçoar as suas atividades 
com economia, mantendo ou melhorando a qualidade nos 
serviços prestados. 
“A tal princípio acrescenta-se a Ementa Constitucional nº 45 
que decreta que ‘a todos, no âmbito judicial e administrativo, 
são assegurados a razoável duração do processo e os meios 
que garantam a celeridade de sua tramitação.’1
1. Inciso LXXVII do Artigo 5º da Constituição Federal.
“Somado ao princípio da eficiência, destaca-se o princípio da 
publicidade, segundo o qual a Administração Pública tem o 
dever de dar transparência a seus atos e disponibilizá-los à 
população. 
Complementando este princípio tem-se o disposto na Lei 
12.527, de 18 de novembro de 2011 ‘[...] da publicidade como 
preceito geral e do sigilo como exceção.’
“Já a Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, estabelece a 
observação dos critérios de objetividade no atendimento do 
interesse público, a divulgação oficial dos atos e a adoção de 
formas simples e suficientes para proporcionar adequado grau 
de certeza, segurança e respeito aos direitos dos 
administrados nos processos administrativos.
“Baseando-se em tais princípios, e na legislação citada o 
Tribunal Regional Federal, como um órgão do poder Judiciário 
brasileiro, buscou a adoção de sistemas informatizados para o 
desenvolvimento de suas atividades através da implantação 
dos sistemas e-Proc – para suas atividades-fim – e o Sistema 
Eletrônico de Informações (SEI) – para suas atividades-meio.”
(CARDOSO, 2016, p. 11)
“O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é administrado 
pela Divisão de Gestão do Sistema SEI, vinculada diretamente 
à Diretoria Geral. Subordinados à divisão estão a Seção de 
Gestão do Sistema SEI e o Setor de Protocolo.
“A gestão de documentos aplicada no TRF4 é baseada no 
Programa de Gestão Documental da Justiça Federal, 
regulamentado pela Resolução CJF nº 318, de 4 de 
novembro de 2014, que por sua vez observa as normas de 
funcionamento do Programa Nacional de Gestão 
Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME) e 
seus instrumentos. 
“O Comitê de Gestão Documental da Justiça Federal (COGED), 
vinculado ao PRONAME, é coordenado pela Subsecretaria de 
Informação Documental e Editoração do Centro de Estudos 
Judiciários e é integrado por representantes dos cinco 
Tribunais Regionais Federais. (CONSELHO DA JUSTIÇA 
FEDERAL, 20--).”
(CARDOSO, 2016, p. 13)
“A assinatura eletrônica no SEI se dá pela Assinatura digital, 
baseada em certificado digital emitido por autoridade 
certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas 
Brasileiras – ICP-Brasil e pela assinatura cadastrada, com 
credenciamento prévio de acesso de usuário, contendo login 
e senha (BRASIL, 2015a).
A conferência de autenticidade pode ser realizada pelo portal 
do TRF4, com o preenchimento do código verificador e do 
código CRC descritos no documento.
“O SEI também possui uma interface que permite adicionar a 
interação dos veículos de publicação para os documentos, 
como o sistema do Diário Eletrônico da Justiça Federal da 
Quarta Região, possibilitando o agendamento e confirmação 
de disponibilização para publicação.
“Existem duas funcionalidades para dar o acesso a terceiros 
no SEI. Uma delas se chama Acesso Externo, onde o usuário 
externo tem apenas acesso ao processo por meio de link 
simples para acompanhar o andamento, visualizar os 
documentos constantes ou gerar um arquivo PDF do processo. 
O link possui validade predefinida, mas o acesso pode ser 
cassado a qualquer momento. A segunda funcionalidade é a 
Usuário Externo, quando o usuário externo está envolvido no 
procedimento administrativo que gerou o processo.”
(CARDOSO, 2016, p. 19)
As demais funcionalidades do sistema são:
• controle de prazos;
• ouvidoria;
• estatísticas da unidade;
• tempo do processo;
• pesquisa em todo teor;
• inspeção administrativa;
(CARDOSO, 2016)
• modelos de documentos;
• textos padrão;
• sobrestamento de processos;
• assinatura em bloco;
• organização de processos em bloco.
(CARDOSO, 2016)
“Após a implantação no TRF4, o SEI se tornou um produto do 
projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) através do Acordo 
de Cooperação Técnica 02/2013, passando a ser cedido 
gratuitamente aos órgãos interessados na sua implantação.
“Nascido em 2012, o PEN é uma iniciativa conjunta de órgãos 
e entidades de diversas esferas da Administração Pública, 
coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e 
Gestão, com o intuito de construir uma infraestrutura de 
processos e documentos administrativos eletrônicos que 
atenda aos órgãos e entidades das esferas federal, estadual e 
municipal e outros Poderes (JUSTIÇA FEDERAL, 2014, p. 35), 
sendo o SEI uma das três ações no seu âmbito.”
(CARDOSO, 2016, p. 19)
Benefícios
“O Ministério da Justiça divulgou a redução de R$ 2 milhões 
nos gastos do órgão com o uso do SEI, durante a cerimônia de 
comemoração de um ano de implantação do sistema. 
A economia deu-se pela diminuição dos gastos com papel, 
serviços de postagem, impressão e transporte dos processos 
administrativos.”
(CARDOSO,2016, p. 20)
“O Arquivo Nacional, atuando colaborativamente com a 
Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do 
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, criou o 
Grupo de Trabalho SEI Avaliação com o objetivo de analisar a 
conformidade do sistema com o Modelo de Requisitos para 
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de 
Documentos – e-Arq Brasil.
“Pela análise prévia o grupo considerou o SEI como um 
software de governo e também não o considerou um SIGAD 
(Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de 
Documentos), pois não atendeu certos requisitos básicos para 
tal, porém ressaltou-se o atendimento a requisitos básicos 
comuns a um GED (Gestão Eletrônica de Documentos).
“Conforme o exposto percebe-se que o SEI vem se tornando 
realidade na administração pública brasileira. 
O crescimento na procura por automação dos 
procedimentos administrativos levanta questionamentos 
para a área da Arquivologia a respeito da gestão documental 
nas instituições, evidenciando a necessidade de estudos que 
abordem tais questões.”
(CARDOSO, 2016, p. 21)
Considerações finais
“Verificou-se que o SEI atingiu maior economia de recursos 
institucionais e tornou os processos administrativos e a tomada 
de decisão mais eficazes, bem como facilitou o acesso à 
informação. 
A escolha dos requisitos de software e hardware, a presença de 
elementos como o plano de classificação, registros de metadados, 
protocolo, controle de tramitação, restrição de acesso e 
arquivamento garantem a organização e tramitação da 
informação de maneira a torná-la mais eficaz.
“Entretanto, existem elementos faltantes para garantir a 
eliminação correta e a preservação a longo prazo dos 
documentos. 
Procedimentos de avaliação ainda não foram executados, 
bem como a eliminação ou recolhimento da documentação 
de valor histórico para um repositório digital confiável. 
“Sem a definição dos procedimentos pode haver um 
comprometimento da autenticidade e acesso aos 
documentos ao longo do tempo. 
Visto que a gestão documental visa também a destinação 
correta dos documentos – eliminação ou guarda permanente 
– verificou-se que ainda faltam subsídios para atingir tais 
objetivos.
“Perante os resultados adquiridos conclui-se que o estudo 
dos procedimentos de gestão documental no sistema 
informatizado evidencia os pontos fortes dos procedimentos 
adotados e traz à discussão a possibilidade de melhorias no 
tratamento aos documentos.”
(CARDOSO, 2016, p. 64)
Referências
• BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988. Brasília, DF, 1998. Disponível em: 
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm>. Acesso em: 21 ago. 2019.
• BRASIL. Lei 12.527 nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 
5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 
1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras 
providências. Brasília, DF, 2011. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-
2014/2011/lei/l12527.htm>. Acesso em: 21 ago. 2019.
• BRASIL. Lei nº 9.784 , de 29 de janeiro de 1999. Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública 
Federal. Brasília, DF, 1999. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9784.htm>. Acesso em: 22 ago. 2019.
• CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL. Programa de Gestão Documental da Justiça Federal. Portal da Justiça Federal, Brasília, DF, 
[20--]. Disponível em <https://www2.cjf.jus.br/jspui/handle/1234/43119> Acesso em: 22 ago. 2019. 
• BRASIL. Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo 
administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. 
Brasília, DF, 2015. Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2015/Decreto/D8539.htm>. 
Acesso em: 22 ago. 2019.
• JUSTIÇA FEDERAL. Tribunal Regional Federal da 4ª Região: 25 anos de inovação. Porto Alegre: TRF4, 2014.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9784.htm
https://www2.cjf.jus.br/jspui/handle/1234/43119
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2015/Decreto/D8539.htm
ECM X GED – Parte 1
ECM x GED
Um tópico que causa muitas dúvidas e confusões são as 
diferenças e semelhanças entre as tecnologias de GED e ECM 
– Enterprise Content Management.
GED
GED é uma tecnologia que proporciona um ambiente 
específico para gerar, capturar, controlar, armazenar, 
compartilhar e recuperar documentos e informações.
ECM (Enterprise Content Management ou Gestão 
de Conteúdos Empresariais)
O ECM pode ser conceituado como não apenas uma 
ferramenta de software, mas, sim, um meio formal pelo qual 
toda a documentação e conteúdos produzidos por uma 
empresa são organizados e arquivados.
Para isso, são utilizadas estratégias, métodos e ferramentas 
para criar/capturar, armazenar, recuperar, gerenciar e 
preservar esses documentos e informações por todo o seu 
ciclo de vida.
Existem diversas correntes que apresentam o ECM como 
uma evolução do GED, elencando as seguintes diferenças 
principais entre eles:
GED é focado apenas na 
gestão de documentos.
ECM engloba todo o conteúdo 
eletrônico, utilizando ferramentas 
de workflow ou BPM.
ECM (Enterprise Content Management ou Gestão 
de Conteúdos Empresariais)
GED apenas registra, armazena e 
gerencia documentos, não produz 
conhecimento.
ECM auxilia na interpretação de dados, 
fornecendo informações relevantes e 
aumentando o conhecimento da empresa 
sobre os processos internos.
GED não suporta tipos diversos de 
formatos.
ECM suporta diversos formatos.
GED não possui integração com 
outros sistemas.
ECM é integrado a outros softwares 
e ERPs.
No entanto, com o que já foi estudado, pode-se perceber 
que as soluções GED atendem a todos os pontos que são 
apresentados como diferenças entre GED e ECM. Para 
melhor entender como se chegou a essa constatação, 
vamos organizar um quadro que compara as principais 
funcionalidades do GED e de um ECM.
ECM x GED
Funcionalidades ECM x GED
ECM GED
Captura: fase de obtenção de 
informações de mídias diversas e a partir 
dos meios em que elas foram 
disponibilizadas (ERP, CRM, arquivo 
morto, rede social etc.).
Capture: captação e inclusão de 
documentos e formulários, tanto físicos 
quanto digitais, no sistema de GED.
Document Management: conversão do 
documento em papel para uma imagem 
digital.
Gerenciamento: é a fase seguinte, 
responsável por manter as informações 
organizadas e conectadas aos processos.
Workflow: tecnologia utilizada para 
controlar e gerenciar os processos dentro 
de uma instituição.
Armazenamento: garante que as 
informações estejam armazenadas em 
meio adequado, seja através de sistema 
ou de outras tecnologias.
Records and Information Management 
(RIM): gerenciamento do ciclo de vida de 
documentos e/ou informações.
ECM GED
Preservação: resume-se aos cuidados a 
longo prazo, como um arquivamento; 
consiste na prática de proteger os 
conteúdos para que estes estejam 
disponíveis e possam ser utilizados pela 
organização a qualquer momento no 
futuro.
Records and Information Management 
(RIM): gerenciamento do ciclo de vida de 
documentos e/ou informações.
Entrega: garantir que a informação seja 
entregue ao público correto, através do 
dispositivo adequado e no momento 
certo.
COLD/ERM: possibilita a criação e o 
gerenciamento digital de relatórios.
Funcionalidades ECM x GED
Ao comparar o conceito e as funcionalidades de cada 
métodos, podemos perceber que, atualmente, ambas as 
tecnologias têm como objetivo realizar a gestão dos 
documentos empresariais, desde o momento de sua entrada 
(produção/captura)até o controle da tramitação, edição, 
recuperação, armazenamento e descarte. 
ECM x GED
Hoje, podemos dizer que as duas terminologias são utilizadas 
para o mesmo tipo de solução. Essa diferenciação existe, 
principalmente, porque o mercado é o responsável pela 
nomenclatura dos tipos de soluções de software.
ECM x GED
Independentemente da tecnologia escolhida, seja ela GED ou 
ECM, o mais importante no momento da contratação de uma 
solução é fazer o levantamento das necessidades da 
instituição e avaliar as soluções disponíveis, para que a 
contratação atenda às necessidades apontadas.
ECM x GED
ECM X GED – Parte 2
Estudo de caso
Gerenciamento eletrônico de documentos: um estudo 
de caso
MARTINA GONZAGA WRANY
Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharelado em Biblioteconomia) – Instituto de Ciências Humanas 
e da Informação, Universidade Federal do Rio Grande
Rio Grande, RS, 2011. Disponível em: <http://repositorio.furg.br/handle/1/5935>.
http://repositorio.furg.br/handle/1/5935
Resumo
“O artigo mostra os resultados de um estudo de caso sobre a 
implantação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de 
Documentos (GED) em uma empresa do setor de seguros, 
localizada na cidade de Florianópolis (SC). Apresenta o GED 
como ferramenta para obtenção de informações de forma 
rápida, consistente e precisa dentro de organizações, sejam 
elas privadas ou públicas. São abordados conceitos de 
arquivo, documento, gestão de documentos e gerenciamento 
eletrônico de documentos. 
“Destaca-se que além de ser uma ferramenta para redução de espaço 
físico e acesso simultâneo a documentos, o GED permite agilidade na 
obtenção de informações auxiliando na tomada de decisões. 
Os resultados do estudo mostram que as expectativas prévias, quanto à 
agilidade e acesso, foram alcançadas. Identificou-se que a realização de 
um planejamento detalhado dos processos de arquivamento, incluindo 
todos os detalhes da sua criação, segurança, políticas de descarte e 
melhorias futuras, são fatores determinantes para o sucesso na 
implantação de um sistema de GED. 
“Verificou-se ser fundamental a participação de um 
profissional da informação para planejar todo o processo de 
gestão, definindo também os aspectos de padronização e 
estrutura de arquivamento.”
(WRANY, 2011, p. 3)
A empresa
“De acordo com informações obtidas pelo site da empresa 
FGtbs Corretora de Seguros, contato por e-mail e através da 
visita feita no local, foi possível reunir informações mais 
detalhadas a respeito, como por exemplo, verificar que a 
FGtbs Seguros é uma corretora de seguros criada em 18 de 
junho de 2002, que está situada na cidade de Florianópolis, 
Santa Catarina. É importante destacar a diferença entre uma 
corretora de seguros e uma seguradora. 
“As seguradoras são empresas autorizadas pelo Órgão 
Regulador do Mercado de Seguros que por meio de contrato, 
se responsabilizam em indenizar clientes, já a corretora de 
seguros são empresas autorizadas a comercializar os 
produtos, atuando como intermediária entre cliente e 
seguradora. 
“Atualmente a FGtbs Corretora de Seguros conta com uma 
matriz localizada na cidade de Florianópolis e uma filial 
situada em Joinville, atendendo também as cidades de 
Criciúma e Chapecó, todas localizadas no estado de Santa 
Catarina. 
A empresa possui 19 funcionários, 11.668 clientes e 19.751 
seguros.
“A FGtbs Corretora de Seguros gerencia e disponibiliza seguros de 
vida individual ou em grupo, seguro automotivo, seguro duas rodas 
(seguro para motocicletas), seguro residencial, seguro empresarial, 
seguro de transporte de cargas, Diária por Incapacidade Temporária 
(DIT) que é uma cobertura especial do seguro acidente pessoal 
voltada a atender Bombeiros e Policiais Militares, seguro náutico, 
seguro viagem, seguro casamento, seguro de danos pessoais 
causados por veículos automotores de vias terrestres, ou por sua 
carga, a pessoas transportadas (DPVAT), seguro saúde entre outros, 
oferecendo também a Carta Verde, que é um seguro obrigatório para 
todos condutores de veículos terrestres em viagens dentro do 
território Mercosul.
“A FGtbs Corretora de Seguros, escolheu o sistema de GED a 
partir da busca pelo que era mais utilizado por outras 
corretoras de seguros. 
Antes da implantação plena do sistema, no em 2007, ano de 
sua aquisição, outra empresa foi contratada para guardar os 
documentos físicos.
“Esta empresa disponibiliza os documentos sempre que 
solicitado, digitalizando os documentos em formato PDF. 
Como os documentos, normalmente, não passam de 30 
páginas, podem ser enviados por e-mail.
Porém, algumas vezes é necessário também o envio do 
documento original.”
(WRANY, 2016, p. 14)
“As entrevistas revelaram que o sistema, até o momento, é 
satisfatório. 
O proprietário afirmou que as motivações que o levaram a 
buscar o sistema de GED foram: 
• A localização de documentos de forma mais eficiente e rápida;
• A economia de espaço físico. 
“Verifica-se que todos os objetivos foram contemplados após 
os três anos iniciais da implantação do sistema. 
O encarregado da implantação ainda mencionou as questões 
de segurança e preservação e observa-se também que, até o 
momento, não foi identificado problemas neste sentido.”
(WRANY, 2016, p. 16)
CONSIDERAÇÕES FINAIS
“Os resultados mostraram muitos benefícios proporcionados 
por um bom sistema de gerenciamento eletrônico de 
documentos, sendo este muito eficiente para as necessidades 
da empresa. 
Identificou-se também a relevância da presença de um 
profissional habilitado para executar, corretamente, todo o 
processo de arquivamento dos documentos e uma gestão 
eficiente para que o armazenamento seja correto. 
“Mais do que um conjunto de técnicas e habilidades 
profissionais, o profissional da informação deve pensar e 
planejar estrategicamente a gestão documental, pois a falta 
deste profissional pode ocasionar dificuldades de acesso, 
podendo se refletir em um sistema no qual as informações se 
tornem irrecuperáveis.”
(WRANY, 2016, p. 18)
ETAPAS DO PROCESSO DE GED
Parte 1
Etapas do processo de GED
No momento em que uma organização decide implantar um
processo de GED, algumas etapas deverão ser seguidas, para
que o projeto seja executado com sucesso.
Inicialmente, é preciso identificar a demanda, visualizando as
vantagens que se pode obter a partir da tecnologia GED, para,
então, fazer um levantamento e um plano de execução do
projeto, definindo quem serão as pessoas envolvidas e qual a
metodologia mais adequada a fim de que se reduzam as
possibilidades de fracasso.
Etapas do processo de GED
Usualmente, para que um projeto de Gestão Eletrônica de 
Documentos seja implantado com sucesso, algumas etapas 
precisam ser realizadas.
Etapas do processo de GED
Etapas
1. Organização
2. Preparação
3. Captação
4. Armazenamento
5. Indexação
6. Tratamento
Organização
A primeira etapa da implantação de um 
processo de GED é a organização. Para 
iniciar esse processo é necessário realizar 
um levantamento documental, um 
estudo sobre a criação dos documentos. 
Para isso, podem ser feitas entrevistas e 
aplicados questionários com as pessoas 
que produzem a documentação.
São exemplos de perguntas:
• Que documentos são arquivados atualmente e por quanto tempo? 
• Onde os documentos estão arquivados atualmente?
• Qual a frequência de uso do arquivo? 
• Quantas pessoas utilizam este arquivo? 
• De onde vêm as informações? 
• Qual o formato dos registros no sistema atual? 
• Quem arquiva os documentos? 
• Quem tem acesso aos documentos? 
Organização
Realizado o levantamento documental, é necessário definir 
e padronizar que tipos de documentos serão inseridos no 
sistema, para que não existam dúvidas no momento de sua 
inclusão ou recuperação. Essa definição, além de padronizar 
e esclarecer o que está ou não disponível, facilita a 
recuperação da informação.
Organização
Por se tratar de decisão estratégica a responsabilidade de 
decisão sobre a organização,a definição dos tipos de 
documentos a serem catalogados deve ser tomada em 
conjunto pelos gerentes de projeto, gerentes gerais, 
gerentes de setores que utilizam os documentos e 
arquivistas.
Organização
Esta definição não precisa ser fixa, ela pode ser atualizada 
conforme surja a necessidade de incluir novos documentos ao 
sistema; no entanto, a inclusão deve ser controlada.
Organização
Preparação
Após a organização dos documentos 
que serão inseridos no GED e a 
definição de todos os objetivos e 
metodologias do projeto, inicia-se a 
segunda etapa, de preparação dos 
documentos.
Na preparação, todos os documentos físicos que passarão 
pelo processo de captação precisam ser agrupados de acordo 
com a classificação e a sequência definidas no processo de 
preparação, para facilitar a etapa de digitalização.
Preparação
Nesta etapa deve ser realizado o tratamento físico de toda a 
documentação, retiram-se todos os clipes, grampos, elásticos, 
cola e quaisquer outros elementos que possam danificar o 
scanner e afetar a preservação do documento. Nesse 
momento, deve ser realizada a higienização de documentos 
antigos que contenham poeira ou outras sujidades, para 
facilitar e garantir a qualidade da imagem digitalizada.
Preparação
Quando necessário, também devem ser separados 
documentos que precisam ser restaurados, por terem 
sofrido danos mais extensos devido ao manuseio ou 
armazenamento incorreto, ou pelas ações do tempo. 
Preparação
Captação
Finalizada a preparação, o 
documento segue para a terceira 
etapa, de captação, ou digitalização. 
Nesta etapa, os documentos serão 
convertidos do formato físico 
(normalmente papel) para uma 
imagem em formato digital, por 
meio de scanners. 
Existem hoje, no mercado, diversos modelos de scanners, que 
podem ser utilizados em diferentes contextos e etapas de uma 
aplicação GED.
Captação
• Scanner de mesa – Sheet-fed
Este tipo de scanner é ideal para escritórios e organizações, 
pois sua principal característica é a velocidade de 
digitalização.
Captação
• Scanner de mesa – Sheet-fed
Aconselhado para digitalização de grandes quantidades de 
documentos, em pouco tempo. Embora a qualidade e a 
resolução sejam inferiores às dos scanners de mesa, são 
suficientes para a digitalização de documentos convencionais.
Captação
• Scanners de mesa plana
Os scanners de mesa, ou flatbeds, são scanners em que a 
digitalização é realizada na horizontal. Podem ser encontrados 
em diversos tamanhos: A6, A5, A4, A3 ou A2.
Captação
• Scanners de mesa plana
São mais indicados para atividades e usuários que precisam 
de imagens com qualidade de captura muito alta, como 
fotógrafos, designers e profissionais que trabalham com 
criação; para captura de folhas soltas, ou de páginas de livros 
encadernados e documentos que não podem ser 
desmontados, seja pela fragilidade ou pela espessura. 
Captação
• Scanner de tracionamento
Este tipo de scanner é recomendado para digitalizar mapas e 
desenhos arquitetônicos, pois possui capacidade de 
digitalização para tamanhos maior que A2 até A0. Pode 
também ser utilizado para jornais e outras folhas soltas de 
tamanho maior que A3.
Captação
• Scanner de mão
Os scanners de mão foram criados pensando em facilitar a 
digitalização fora do escritório, por permitirem a digitalização 
de documentos em qualquer lugar. São aparelhos portáteis e 
possuem qualidade de imagem e resolução menores.
Captação
• Multifuncionais
Multifuncionais não são especificamente scanners, mas 
muitas instituições as utilizam, pois, além da função de 
digitalização, possuem função de impressão e cópia. Nesses 
casos, é sempre importante pesquisar e estar atento ao 
modelo da multifuncional e à qualidade da imagem de 
digitalização que ela disponibiliza.
Captação
Para cada realidade, tipo de documento a ser digitalizado, 
estado de conservação do acervo, quantidade de material e 
quantidade de pessoas trabalhando, existe uma ferramenta de 
digitalização.
É importante conhecer, pesquisar e estudar as ferramentas e 
tecnologias disponíveis para avaliar qual delas melhor se 
adapta à realidade na qual será implantado o projeto de 
digitalização.
ETAPAS DO PROCESSO DE GED
Parte 2
ETAPAS DO PROCESSO DE GED – CONTINUAÇÃO
Armazenamento
A quarta etapa é o armazenamento 
das informações capturadas e 
digitalizadas. Com a conversão dos 
documentos físicos em digitais é 
possível armazenar uma grande 
quantidade de informação 
ocupando menos espaço físico que 
o ocupado antes. 
Nesta fase do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, deve 
ser observada a forma de armazenamento de dados que o 
sistema fornece. 
Armazenamento
• Os dados ficarão armazenados em servidor?
• Este servidor será local ou do provedor de serviço?
• Este servidor é nacional ou internacional?
• Qual o espaço disponível para armazenamento?
Armazenamento
• Como funciona a rastreabilidade das informações?
• Como funcionam os níveis de acesso? E a integração a 
sistemas/aplicativos externos?
• Quais são as possibilidades de exportação dos dados e 
backup?
Armazenamento
É de extrema importância que essa etapa seja pensada e 
avaliada com muita atenção, sempre em conjunto com um 
profissional da área de Tecnologia da Informação, pois a perda 
de dados ou um problema de Segurança da Informação e 
armazenamento digital tem grande influência nos resultados 
de uma empresa.
Armazenamento
Indexação
A indexação de documentos é a 
definição, para cada tipo de 
documento, dos índices específicos 
que deverão ser preenchidos, a fim 
de facilitar e agilizar a busca dentro 
do sistema.
Exemplos:
• Nome
• Data de vencimento
• Número de protocolo
• Outras informações que possam ser consideradas essenciais 
para a recuperação de um determinado documento.
Indexação
A indexação serve, também, como uma forma de 
“agrupar” documentos e processos que tenham algum 
grau de relação.
Indexação
Após a definição dos índices, a indexação pode ser feita de 
forma manual ou de forma inteligente e avançada por meio de 
código de barras ou OCR (Optical Character Recognition). 
Indexação
Dentro de um sistema de GED esta etapa é primordial, pois é
pela indexação que os documentos serão recuperados.
Indexação
Conferência
Para garantir a qualidade da solução 
e do processo de digitalização, todas 
as imagens digitalizadas e inseridas 
no Gerenciador Eletrônico de 
Documentos deverão passar pela 
etapa de conferência. 
Nesta etapa são verificados os seguintes itens:
• se foram atendidas todas as etapas anteriores;
• se todas as folhas foram digitalizadas;
• se todas as especificações técnicas da imagem, definidas no 
projeto, foram atendidas;
• se os índices foram preenchidos corretamente.
Apenas após a conferência completa a imagem é liberada para 
disponibilização e acesso do público a que se destina.
Conferência
Disponibilização
Após a conferência, os documentos 
são disponibilizados para os 
usuários que efetivamente os 
acessarão, para fins de 
arquivamento e consulta.
A definição de como será realizada a busca, disponibilização e 
visualização dos documentos eletrônicos deverá ser definida e 
combinada em conjunto com o software contratado.
Disponibilização
A visualização pode ser via download ou visualizador da web, 
conforme escopo do projeto e tecnologias disponibilizadas 
pelo software contratado. 
A busca e o acesso podem ser via internet ou intranet, através 
de controle de acesso por classes de usuários, perfis ou níveis 
de acesso, de acordo com as responsabilidades e 
necessidades.
Disponibilização
ETAPAS DO PROCESSO DE GED
Parte 3
Estudo de caso
Aplicação do Gerenciamento Eletrônico de 
Documentos: estudo de caso de escolha de soluções
SÉRGIO RUBENS FANTINI
Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) – Universidade Federal de Santa Catarina
Florianópolis, 2001. Disponível em: 
<https://repositorio.ufsc.br/xmlui/bitstream/handle/123456789/79392/179200.pdf?sequence=1&isAllowed=y>.
https://repositorio.ufsc.br/xmlui/bitstream/handle/123456789/79392/179200.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Resumo
“Este trabalho faz um estudo das tecnologias disponíveis 
relacionadas a gerenciamento eletrônico de documentos na 
automação de escritórios e as principais questões pertinentes, 
tais como digitalização, conversão de arquivos antigos 
indexação, análise de aplicação, hardware e software e 
questões legais. 
“Faz um breve histórico da informática, conceitua 
Gerenciamento Eletrônico e mostra a realidade do mercado 
de GED no Brasil, mercado crescente, onde as empresas têm a 
preocupação em aumentar a produtividade e manter-se 
atualizadas tecnologicamente.
A aplicação dos estudos está demonstrada num caso prático 
de escolha de uma solução para atender as necessidades de 
uma empresa, onde foram diagnosticadas resistências e 
tratadas de forma que a tecnologia a ser adotada pudesse 
oferecer os benefícios almejados.” (FANTINI, 2001, p. 7)
A empresa
“A ZM S. A. é uma empresa fundada em 25 de abril 1983, 
situada na cidade de Brusque, Santa Catarina, composta por 
capital totalmente nacional. Tem como objetivo a fabricação 
de Solenóides para motores de partida de automóveis. O 
solenóide também é conhecido como a chave magnética do 
motor de arranque, sendo a peça eletromecânica que se 
acopla ao motor de arranque do veículo, para possibilitar o 
acionamento do motor de combustão.”
(FANTINI, 2001, p. 79)
“A ZM, assim como na maioria das empresas, convive 
diariamente com a geração e manuseio de vários tipos de 
documentos, seja em papel, formato eletrônico, imagem e 
outros.
Os documentos podem ser classificados em Administrativos, 
Técnicos, Bibliográficos e Não-convencionais ou Especiais.”
(FANTINI, 2001, p. 80)
A decisão
“A necessidade de melhorar o gerenciamento dos documentos 
levou a empresa a optar por avaliar no mercado uma solução 
em termos de gerenciamento eletrônico que atendesse as 
necessidades básicas e que oferecesse algumas vantagens em 
relação aos controles que estavam sendo usados até então.
“A empresa elencou as vantagens que pretendia obter com a 
adoção desta tecnologia:
• redução do consumo de papel;
• padronização de software de gerenciamento (um único 
produto que atendesse a todas as áreas envolvidas, 
principalmente no que tange a visualização de projetos);
• “agilidade na recuperação de um documento;
• controle automatizado de horas trabalhadas por projeto;
• controle automatizado de versões;
• controle de distribuição/aprovação de normas técnicas.”
(FANTINI, 2001, pp. 82-83)
Considerações finais
“Conforme dito anteriormente, o que mais tem sensibilizado 
as organizações para investir em sistemas GED é a 
possibilidade de aumento da produtividade e 
competitividade, pois as mídias analógicas (papel e 
microfilme) são mídias que em situações de frequente acesso 
não conseguem trazer ganhos de produtividade aos processos 
tradicionais de negócios. 
“Entretanto, outros fatores complementares ajudam a 
justificar ou viabilizar a implantação de projetos desse tipo, 
em especial a proteção contra catástrofes. Em arquivos 
eletrônicos o procedimento de backup é mais simples de fazer 
cópias de segurança. Além disso, um sistema GED atende às 
exigências de programas de certificação, como ISO 9000, que 
cobra controle efetivo dos documentos e processos.”
(FANTINI, 2001, p. 93)
“No entanto, para uma implantação de um projeto de 
gerenciamento eletrônico eficaz, e verdadeiramente 
produtivo, deve-se começar a partir de um estudo criterioso 
das reais necessidades da empresa, dos usuários e das 
perspectivas em vista. A exatidão desses dados permitirá o 
desenho de um projeto que definirá os produtos certos, os 
processos adequados e fases de implantação pertinentes a 
cada caso.
“No mundo da tecnologia da informação, não existem 
fórmulas padronizadas que atendam a 100% das expectativas 
e necessidades apresentadas pelos usuários.
“A informação como matéria-prima, quando inserida no meio 
eletrônico, prescinde do hardware que permite rodar os 
softwares e os aplicativos, mas precisa de um desenho 
adequado que permita a definição de um processo que 
viabilize e justifique o investimento realizado na implantação 
de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.”
(FANTINI, 2001, p. 94)
“A tecnologia da informação não é mais vista como uma 
unidade capacitadora, mas como detentora de um papel 
central nos negócios. Os objetivos são atendimento às 
necessidades do consumidor, melhora no serviço prestado e 
dinamismo nos processos comerciais, finalidades relacionadas 
aos negócios e não somente à tecnologia da informação.”
(FANTINI, 2001, p. 95)
AMBIENTES DE APLICAÇÃO 
DO GED – Parte 1
Ambientes de 
aplicação do GED
Sobre os ambientes aos quais 
adequa-se a aplicação de um 
sistema GED, Bahia e Fachin (2010, 
p. 16) comentam que
“O sistema de gerenciamento 
eletrônico de informação é indicado 
para entidades que contêm um 
fluxo de informação constante e 
grande procura pelos usuários.”
Nestes ambientes o fluxo de documentação é muito grande e, 
com o sistema GED, o alcance da informação terá maior 
amplitude e ocorrerão melhorias de controle de criação, 
acesso e recuperação dos documentos.
Ambientes de aplicação do GED
Atualmente, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é 
uma tecnologia adaptável; não é de aplicação exclusiva a uma 
única área. Porque pode ser configurado, vem sendo aplicado 
por instituições dos mais diversos ramos.
Ambientes de aplicação do GED
Exemplos:
• contabilidade e consultoria;
• construção (Engenharia Civil, urbanismo e construtoras);
• educação (instituições de ensino e entidades mantenedoras);
• saúde (clínicas e hospitais);
• instituições financeiras e cooperativas de crédito;
• indústrias em geral.
Ambientes de aplicação do GED
• Por gerar muita documentação, as áreas da indústria e 
prestação de serviços demandam grande necessidade de 
organização, recuperação e consulta de documentos, pois 
estes lhes servem de base para as tomadas de decisão e para 
os processos de planejamento estratégico.
Ambientes de aplicação do GED
Motivos para implantar 
um GED – Vantagens
Benefícios de uma solução GED
• facilidade do gerenciamento das 
informações;
• diminuição da perda de documentos; 
• diminuição das cópias de documentos; 
• armazenamento centralizado;
• possibilidade de acesso instantâneo aos documentos.
A digitalização de documentos reduz o espaço físico antes 
utilizado por documentos em papel.
Motivos para implantar um GED –
Vantagens
De acordo com o Instituto de Tecnologia em Informática e 
Informação do Estado de Alagoas (ITEC, 2016), os principais 
benefícios de uma solução GED são:
• Permite a recuperação da empresa após desastres;
• Redução de custos com cópias, já que há disponibilização dos 
documentos em rede; 
• Absoluto controle no processo de negócio; 
• Alta velocidade e precisão na localização de documentos;
Motivos para implantar um GED –
Vantagens
• Criação de facilidades para o trabalhador do conhecimento; 
• Disponibilização instantânea de documentos sem limites 
físicos; 
• Eliminação de fraudes, principalmente em agências 
governamentais; 
• Gerenciamento automatizado de processos, minimizando 
recursos humanos e aumentando a produtividade;
Motivos para implantar um GED –
Vantagens
Motivos para implantar um GED –
Vantagens
• Grande melhoria no processo de tomada de decisões; 
• Aproveitamento de espaço físico; 
• Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de 
documentos; 
• Evita extravio ou falsificação de documentos; 
• Integração com outros sistemas e tecnologias;
Entre as principais vantagens do GED estão a agilidade na 
consulta aos documentos e a facilidade de acesso às 
informações financeiras, processuais e das demais áreas que 
se baseiam em estrutura documental, tornando mais ágil o 
desenvolvimento de novos projetos e o atendimento às 
necessidades da empresa.Motivos para implantar um GED –
Vantagens
Antes de investir em um sistema de 
Gerenciamento Eletrônico de 
Documentos, é necessário estar 
ciente de que existem cuidados e 
aspectos a serem levados em 
consideração. 
Motivos para não implantar 
um GED – Desvantagens
O primeiro aspecto é a questão financeira, pois a 
implementação de um GED gera custos para a contratação e 
manutenção de software e hardware, recursos humanos e 
treinamento.
Motivos para não implantar um GED –
Desvantagens
Outro ponto a ser considerado são os aspectos legais do 
documento digital. Muitas instituições implantam soluções 
GED para realizar o descarte de toda a documentação física, 
no entanto, alguns documentos não são aceitos no formato 
digital; neste caso, o original precisa ser mantido e pode ser 
digitalizado apenas para fins de consulta e preservação.
Motivos para não implantar um GED –
Desvantagens
Os principais pontos que podem até mesmo invalidar a aplicação de 
uma solução GED são:
• erros de indexação (um documento indexado de forma errada 
dificilmente será recuperado);
• qualidade da imagem (uma imagem com qualidade ruim pode se 
tornar ilegível);
• dependência do computador para acessar os documentos (sem 
uma boa estrutura, em um momento de queda de luz, ou de falta 
de rede, pode-se perder o acesso aos documentos).
Motivos para não implantar um GED –
Desvantagens
• Além desses motivos, o hábito de utilizar o papel está muito 
enraizado em nossa cultura, o que leva a uma resistência à 
mudança, outra das dificuldades encontradas no processo de 
implantação de um GED.
Motivos para não implantar um GED –
Desvantagens
AMBIENTES DE APLICAÇÃO 
DO GED – Parte 2
Estudo de Caso
Estudo para implantação do Gerenciamento 
Eletrônico de Documentos – GED no âmbito do 
Instituto de Criminalística do Amazonas
ANDRÉ LUÍS BESSA SEGUNDO
Dissertação (Mestrado em Engenharia de Processos) – Programa de Pós-Graduação em Engenharia 
de Processos da Universidade Federal do Pará (UFPA)
Belém, 2017. Disponível em: 
<http://ppgep.propesp.ufpa.br/ARQUIVOS/dissertacoes/Dissertacao2017-PPGEP-MP-
AndreLuisBessaSegundo>.
http://ppgep.propesp.ufpa.br/ARQUIVOS/dissertacoes/Dissertacao2017-PPGEP-MP-AndreLuisBessaSegundo
Resumo
“Trata-se de uma proposta de implantação de Gerenciamento 
Eletrônico de Documentos no Departamento de Polícia 
Técnica e Científica no Estado do Amazonas, que inicialmente 
será focada no Instituto de Criminalística nos setores em que 
passam o maior fluxo de documentos e onde se localizam o 
maior número de falhas, pelo motivo de que nestes locais o 
trabalho ainda é feito pelo método manual, ou seja, 
anotações em livros de ocorrências. 
“O setor estudado e apresentado [sic] uma proposta de 
mudança de fluxo nas informações é o Cartório, pois o mesmo 
fica responsável por receber parte dos documentos e faz 
emissão de todos os outros que compõe [sic] o Instituto de 
Criminalística. O objetivo deste trabalho é reduzir o controle 
manual dos documentos, solicitações, laudos por cartórios 
independentes que não se comunicam entre si, além do 
controle individual de cada servidor.
“O método a ser utilizado será o exploratório para 
conhecimento de todos os fluxos de documentos nos setores, 
tanto na entrada quanto na saída, levando em consideração a 
quantidade de pessoas e ferramentas disponíveis. Após 
entrevistas com os responsáveis pelos setores foram 
observados os gargalos e sugeridas algumas propostas de 
alterações com o Gerenciamento Eletrônico de documentos.”
(SEGUNDO, 2017, p. vii)
Objetivo
“O principal objetivo deste trabalho pretende visualizar os 
processos de entrada e saída de documentos no Instituto de 
Criminalística, observando os erros e propor o estudo de 
implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos 
(GED), para maior controle interno, melhorar tempo de 
respostas contribuindo para maior agilidade e confiabilidade.”
(SEGUNDO, 2017, p. 2)
Objetivos específicos
• “Analisar os setores e fluxos internos do Instituto de 
Criminalística;
• Identificar os erros e problemas internos e propor possíveis 
soluções.”
(SEGUNDO, 2017, p. 3)
Implantação
“A implantação de um projeto de GED, implica em vários 
fatores que devem ser levados em consideração no 
planejamento e implementação, pois cada estágio, depende 
muito do tipo de documento, dos processos de negócios, dos 
padrões da empresa, cultura informacional e até mesmo do 
caráter legal.
“Portanto, o correto entendimento destas questões em uma 
empresa são cruciais para se determinar os requisitos do 
projeto de um sistema GED. Quando se analisa os sistemas 
GED, para implantação em uma empresa – é importante 
ressaltar que depende da particularidade de cada empresa –
alguns aspectos técnicos importantes devem ser 
cuidadosamente avaliados.
“Gerenciamento: O sistema GED deve ser capaz de gerenciar 
qualquer formato eletrônico de acordo com a realidade da 
empresa, incluindo diferentes formatos de imagens, textos, 
documentos compostos, arquivos eletrônicos, áudio digital, 
vídeos, etc.
“Armazenamento: Um sistema GED deve suportar, idealmente, tanto o 
arquivamento off-line, quanto o on-line, em diferentes mídias de 
armazenamento, desde mídias digitais como discos ópticos, CD-ROM, 
discos magnéticos, fitas, até mídias tradicionais como microfilme e 
papel. O sistema deve gerenciar de forma segura o uso da mídia para o 
armazenamento do documento, migrar documentos entre mídias 
quando definido pelo ciclo vital, e fazer uso de cachê para acelerar a 
recuperação dos documentos mais utilizados.”
(SEGUNDO, 2017, pp. 26-27)
“Recuperação: O sistema deve permitir que os documentos 
armazenados sejam recuperados a partir de um conjunto de 
atributos previamente definidos (metadados), mas também deve 
suportar a recuperação através de palavras e frases contidos nos 
documentos. A pesquisa poderá ser realizada de forma unificada, 
de modo que os documentos sejam acessados, recuperados e 
visualizados independentemente do local de armazenamento;
“Intercâmbio: visando o intercâmbio de documentos / 
informações entre os usuários internos e externos, permitindo 
que os documentos sejam extraídos em seu formato nativo, e 
transportados como o desejado (ROCHA, 2010).”
(SEGUNDO, 2017, p. 27)
Problemas encontrados
• Duplicidade de número de protocolos;
• Duplicidade de entrada de documentos;
• Falta de registro de entrada ou saída de documentos;
• Falta de controle de prazos de resposta de documentos;
(SEGUNDO, 2017)
• Falta de identificação da relevância de documentos;
• Descentralização da entrada e saída de documentos;
• Prazos elevados para respostas;
• Fragilidade na comunicação entre cartórios;
• Perda de peças e documentos.
(SEGUNDO, 2017)
“A necessidade de se adotar uma nova forma de 
gerenciamento desses documentos e uma padronização com 
a utilização de recursos tecnológicos atualizados devem-se 
principalmente a: 
• dificuldade de recuperação de documentos;
• duplicidade de documentos;
• armazenamento por tempo demasiado;
• perda;
• “indexação errada;
• arquivamento incorreto;
• necessidade de adaptação à prática tecnológica, tendo em 
vista a geração e tramitação dos documentos técnicos.
“Estes procedimentos equivocados são responsáveis por um 
grande número de problemas como: 
• extravio de arquivos importantes;
• dificuldade de localização dos arquivos;
• falta de conservação e preservação dos documentos eletrônicos.
Todos estes problemas combinados geram uma enorme 
dificuldade para que a qualidade e a produtividade pretendidas, 
não fossem alcançadas.”
(SEGUNDO, 2017, p. 44)
Resultados esperados
“Após a implantação do GED através da criação do SGPD, os 
documentos e solicitações no momento da entrada serão 
analisados, com isso, haverá uma redução significativa da 
duplicidade. 
“Com este modelo de centralização não haverá cartórios 
independentes evitando assim que haja duplicidade de 
número de protocolos decorrentes da nãocomunicação entre 
os mesmos; além da falta de registro de entrada ou saída de 
documentos [...].”
(SEGUNDO, 2017, p. 48)
Referências
ROCHA, George Costa. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: suas 
metodologias básicas de planejamento para implantação. Dissertação (Especialização em 
Engenharia de Produção) – Universidade Candido Mendes, Rio de Janeiro, 2010. 
Revisão do que estudamos! 
Revisão do que estudamos! 
Gestão de documentos: 
• Assegurar acesso pleno aos documentos e às informações 
necessárias à tomada de decisão e à garantia de deveres e 
direitos.
• A informação deve estar disponível no lugar certo, na hora 
certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível.
Revisão do que estudamos! 
GED:
Uma solução tecnológica, composta por um conjunto de 
módulos interligados que permitem a uma instituição 
gerenciar seus documentos em forma física ou digital.
Revisão do que estudamos! 
Existem três componentes básicos para sua aplicação GED: 
• o hardware;
• o software; e
• os recursos humanos.
Cada instituição deve realizar um estudo e planejamento para 
verificar quais componentes serão os mais qualificados para a 
sua realidade.
Os softwares apresentam basicamente as mesmas soluções em:
• captura;
• gerenciamento de documentos e processos;
• níveis de acesso;
• disponibilização; 
• consulta; 
• armazenamento; e
• backup. 
Revisão do que estudamos! 
• Etapas do processo GED.
• Importância do planejamento antes de iniciar a digitalização 
dos documentos.
Revisão do que estudamos! 
• Principais ambientes em que atualmente estão sendo 
implantadas soluções de Gerenciamento Eletrônico de 
Documentos.
• Vantagens e desvantagens.
Revisão do que estudamos! 
• Pode-se concluir que a ferramenta de GED é interessante 
para a organização dos arquivos e documentos das 
instituições.
Conclusão 
Os benefícios sobressaem às possíveis desvantagens, que em 
sua maioria são falta de: 
• planejamento;
• altos investimentos financeiros para a implantação;
• envolvimento de pessoas capacitadas para a execução do 
gerenciamento.
Conclusão 
Espera-se que o aluno:
• tenha uma visão geral do processo de implantação, das 
tecnologias, das aplicações e das vantagens e desvantagens 
do Gerenciamento Eletrônico de Documentos; e
• aplique em seu ambiente e sua realidade profissional o 
conhecimento adquirido.
Conclusão 
LEITURA COMPLEMENTAR
• ANDRADE, Marcos Vinicius Mendonça. Gerenciamento Eletrônico da Informação como ferramenta para a 
gerência eficiente dos processos de trabalho. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 
12. Anais […]. Recife: UFPE, 2002.
• CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA. Manual de gestão documental do Poder Judiciário: Programa Nacional 
de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário. Brasília, DF, 2011. Disponível em: 
<https://www.cnj.jus.br/images/programas/gestao-
documental/manual_gestao_documental_poder%20judiciario.pdf>. Acesso em: 21 ago. 2019.
• MENEZES, Laurene Rodrigues de. GED – Gerenciamento eletrônico de documentos: a preservação da 
informação e diretrizes para implantação. 2014. Dissertação (Bacharelado em Arquivologia) – Centro de 
Ciências Sociais Aplicadas, Universidade Federal da Paraíba, João Pessoa, 2014. Disponível em: 
<http://www.ccsa.ufpb.br/arqv/contents/documentos/020LaureneRodriguesdeMenezes.pdf>. Acesso em: 
21 ago. 2019.
• SETTI, Rodrigo José. Estudo do GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos no âmbito organizacional. 
2008. Dissertação (Bacharelado em Gestão da Informação) – Universidade Federal do Paraná, Curitiba, 2008. 
Disponível em: <https://acervodigital.ufpr.br/handle/1884/48210>. Acesso em: 21 ago. 2019.
• SILVA, Juliana Costa; LIMA, Iremar Nunes de. Gestão do conhecimento: ECM e GED. Pós em revista. Belo 
Horizonte: Centro Universitário Newton Paiva. Edição 5, 2012.
https://www.cnj.jus.br/images/programas/gestao-documental/manual_gestao_documental_poder judiciario.pdf
http://www.ccsa.ufpb.br/arqv/contents/documentos/020LaureneRodriguesdeMenezes.pdf
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