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GESTÃO E MAPEAMENTO DE PROCESSOS AULA 4 Prof. Roberto Candido Pansonato 2 CONVERSA INICIAL Depois de conhecer e compreender o que é desperdício e valor, você já é capaz de começar a elaborar representações gráficas para mapeamento de processos. Na rota anterior, verificamos também o que é valor agregado e lead time (lembram-se do exemplo da fila?); vimos ainda como funciona o conceito de cadeia de valor de Porter, em que se tem uma visão das atividades primárias e de apoio dentro das organizações. Costumo dizer que, como linguagem de expressão do resultado do seu trabalho, as notações para mapeamento de processos, tais como o fluxograma e o mapeamento do fluxo de valor, por exemplo, estão para o analista de processos assim como o desenho mecânico está para o projetista ou engenheiro mecânico. É a principal ferramenta de trabalho para ambos os profissionais. Portanto, após mapear os processos, chegou a hora de traduzi-los para uma linguagem técnica que seja de conhecimento de todos os envolvidos. Por mais que possam parecer fáceis de entender, será que esse entendimento condiz fielmente com as características e os fluxos dos processos? Processos mal desenhados são como textos mal escritos: passam informações confusas, incompletas e que muitas não retratam a realidade do mapeamento. Como foi visto na Aula 2, existem várias linguagens para mapeamento de processos. Para esta aula foram destacadas duas notações importantes: o fluxograma, que, como será visto adiante, possui vários tipos, e o mapeamento do fluxo de valor, também conhecido com VSM, que embora tenha surgido para resolver problemas de manufatura, tem encontrado bastante aplicação na área de serviços. Seguem os principais temas desta aula: 1. Fluxograma de Processo: Representação 2. Fluxograma de Processo: Elaboração 3. Mapa do Fluxo de Valor (VSM): Apresentação 4. Mapa do Fluxo de Valor (VSM): Elaboração 5. Visões no Mapeamento do Fluxo de Valor CONTEXTUALIZANDO Conhecer bem as linguagens e notações para mapeamento de processos pode fazer toda a diferença para um analista de processo, pois para cada processo mapeado poderá ser utilizada uma linguagem específica. O diagrama 3 a seguir é relativo a um mapeamento de um processo simples. Vamos ver se vocês já conhecem alguns símbolos utilizados em fluxogramas? Conforme já foi verificado nas rotas anteriores, pode-se afirmar que: Figura 1 – Trecho de um fluxograma – Exercício I. O ponto 1 refere-se a um caminho natural do processo, enquanto o ponto 2 significa o fim dessa etapa. II. O ponto 3 significa a necessidade de um relatório para que o processo avance, e o ponto 1 refere-se a uma condição de decisão. III. O ponto 2 refere-se a um conector de rotina, enquanto o ponto 3 significa que algum documento deve ser gerado para sequência do processo. IV. O ponto 2 significa um conector de rotina, enquanto o ponto 1 refere-se a uma condição de desvio inerente ao processo. a. ( ) As alternativas I e III estão corretas. b. ( ) As alternativas II e III estão corretas. c. ( ) Somente a alternativa I está correta. d. ( ) As alternativas II e IV estão corretas. e. ( ) Somente a alternativa IV está correta. 4 Análise O exemplo acima é relativo a um fluxograma simples; no entanto, já se pode observar alguns itens que são essenciais à compreensão de um mapa de processos. No caso específico deste exercício, a alternativa “b” é a correta: • O ponto 1 significa uma condição de decisão (normalmente com duas possíveis respostas: sim ou não). • O ponto 2 expressa uma circunstância em que se tem uma referência para “quebra do fluxograma”, ou seja, o processo deve iniciar em outra posição conforme indicado no círculo A. Este recurso é utilizado para evitar cruzamentos (intersecções) de linhas. • Quanto ao ponto 3, é um símbolo que significa que existe algum documento (relatório por exemplo) que deve ser utilizado como um input (entrada) para sequência do processo. TEMA 1 – FLUXOGRAMA DE PROCESSO: REPRESENTAÇÃO Conforme visto anteriormente, um fluxograma é uma linguagem em forma de diagrama que tem como finalidade representar processos ou fluxos de materiais e operações (diagramação lógica ou de fluxo). É uma forma de notação para comunicação de fluxos de processo, entre as várias existentes, talvez a mais simples e com certeza uma das mais utilizadas. Quando se utiliza o termo fluxograma, ocorrem algumas dúvidas referentes a diagrama (ou fluxograma) de blocos, fluxograma de processos, fluxograma funcional, vertical etc. A seguir será apresentada, de forma resumida, uma classificação referente a fluxogramas: a. Diagrama de Blocos: Apresenta uma sequência de atividades contínua e sem envolvimento de decisão. Pode ser utilizado em Instruções de Trabalho Simples ou Macro Fluxo de Processos. No macro fluxo só funciona para demonstrar relações contínuas entre os processos. Nota Os diagramas de blocos são comumente citados quando utilizados em uma linguagem de programação de softwares, que não é o tema desta disciplina. 5 Figura 2 – Fluxograma de Blocos b. Fluxograma de Processo Simples: Como já citado anteriormente, mostra as relações entre as fases e necessidades básicas de qualquer processo. Figura 3 – Fluxograma Simples c. Fluxograma Funcional (ou de Raias): Mostra a sequência das atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele flui. É útil para processos que não se completam em uma única área, pois indica também os responsáveis por cada fase ou função. 6 Figura 4 – Fluxograma Funcional ou de Raias d. Fluxograma Físico ou Geográfico: Mostra o caminho percorrido por um processo no ambiente. É geralmente confeccionado sobre uma planta de um setor de serviços ou da fábrica (similar a um mapa). Figura 5 – Fluxograma Físico 7 e. Fluxograma ANSI: É o mais complexo deles, mas provavelmente o mais completo, apresentando uma relação fiel (se for bem feito) da interação das etapas do processo. Para executá-lo, normalmente começamos com um Diagrama de Blocos e vamos detalhando e incluindo alternativas de tomada de decisão até que tenhamos um “retrato” do processo o mais próximo possível da realidade. Ele possui uma simbologia internacionalmente compreendida, criada pelo American National Standards Institute (ANSI), que será apresentado posteriormente. Figura 6 – Fluxograma Padrão ANSI Fonte: <http://pagotto.wordpress.com>. f. Diagrama Vertical: Mostra uma sequência de eventos (processos) pela qual o produto/serviço passa. O diagrama ilustra os passos do(s) processo(s), seu relacionamento e informações referentes a distância percorrida e tempo das atividades. Normalmente utilizado para pequenos processos de manufatura. 8 Figura 7 – Diagrama Vertical Embora tenhamos uma série de tipos de fluxograma, a sim bologia não tem uma alta rigidez, o que faz com que invariavelmente alguns profissionais utilizem-se de pequenas alterações para poder apresentar um mapeamento de processo. Segue uma simbologia básica para construção de fluxogramas (a mais usual e aceita pela maioria dos modeladores de processos). Quadro 1 – Simbologia pata construção de fluxogramas SÍMBOLO NOME SIGNIFICADO Terminação Utilizado quando queremos indicar o início ou o fim de uma rotina ou de um fluxograma. Operação ou atividade Dentro do símbolo deve ser descrita, de forma sucinta, a operação ou atividade que é realizada.9 Decisão Símbolo utilizado quando no fluxo de informações existe mais de um caminho a seguir. Neste caso, uma pergunta deve ser feita dentro do símbolo, de forma resumida. As respostas a esta pergunta devem ser preferencialmente sim ou não (saída binária), que nascem em dois ângulos diferenciados e seguem caminhos alternativos. Documento Utilizado quando determinada etapa do processo deve incluir a emissão de um documento impresso (relatório, por exemplo). Dados (computador) Utilizado quando determinada etapa do processo é realizada por meio de uma tela de programa de computador. Subprocesso (interfaces) Indica que toda uma rotina é realizada neste ponto e que, para simplificar o fluxo, esta rotina foi desenhada em outra página ou está em outro arquivo. Área de arquivo físico Representa arquivo definitivo de documentos físicos. Dentro dele deve ser colocado o local de arquivamento. Conector de Rotina ou de Fluxo O conector de rotina permite simplificar a vinculação de sub- rotinas e/ou fluxogramas sem que haja intersecções de linhas. Portanto, dentro do símbolo deve ser colocada uma letra ou outro sinal que permita a identificação de onde se encontra a continuação da rotina. Conector de Página Caso um fluxograma não caiba em uma página, coloca-se um símbolo para indicar que existe continuação. Dentro do símbolo coloca-se o número da página que dá continuidade ou uma referência para localização. Na outra página, em sentido contrário, coloca-se a referência ou o número da página anterior. Dados Dados digitados e armazenados automaticamente no sistema Banco de dados Banco de dados: Mídia eletrônica. Quando utilizado, deve ser precedido pelo símbolo de digitação de dados do sistema. Não pode ser utilizado no começo e no fim do fluxo. 10 Linha de ponta cheia Mostra a direção do fluxo das atividades, indicando o caminho obrigatório. Não se deve escrever sobre este símbolo. Linha tracejada ponta cheia Mostra a direção obrigatória do fluxo de informação. Não se deve escrever sobre este símbolo. Executante Símbolo utilizado para representar a troca de executante das operações/atividades. Em todos os momentos que o executante é alterado, o novo executante é identificado com este símbolo. Outra simbologia importante é a ANSI (American National Standards Institute), que criou um padrão em que alguns símbolos são similares aos mostrados acima. Figura 8 – Fluxograma ANSI TEMA 2 – FLUXOGRAMA DE PROCESSO: ELABORAÇÃO Endosso que, de início, a melhor forma de se elaborar um fluxograma para retratar um mapa de processos é manualmente. E por que deve ser feito assim? Você deve se perguntar: por que, com tanta tecnologia e tantos softwares que facilitam as nossas vidas, vamos voltar ao passado e utilizar papel e lápis? 11 Neste momento é o melhor caminho, pois na maioria das vezes o profissional de mapeamento de processos deve percorrê-lo na prática. Como dizem os japoneses, gemba gembutsu: “vá ao local de trabalho e enxergue o que está acontecendo”. Por experiência, não existe melhor método para mapear um processo. Mas você pode perguntar: eu vou ficar para sempre com desenhos elaborados à mão com lápis em uma folha de papel? Não. Aí é que entra a tecnologia. De posse de todas as informações obtidas no chão de fábrica ou na área de serviços (conhecido como gemba), utilize as ferramentas e tecnologias disponíveis para agilizar o trabalho. Para elaboração de fluxogramas, podem ser utilizados aplicativos do pacote Office da Microsoft (Excel ou Powerpoint, por exemplo, que não foram criados especificamente para esse fim, no entanto podem atender bem a esta demanda), ou utilize o Visio, também da Microsoft (este sim um aplicativo que foi criado com a finalidade de se elaborar diagramas dos mais variados tipos, como fluxogramas, organogramas, mapas de fluxo de valor etc.). Outro software para elaboração de fluxogramas é o Bizagi (disponível em: <http://www.bizagi.com/>). A Figura 9 mostra um exemplo de elaboração de fluxograma simples, e a Figura 10 o mesmo fluxograma completo. Figura 9 – Elaboração de fluxograma simples (fragmentos) 12 Figura 10 – Fluxograma simples (completo) Fonte: <www.comexito.com.br>. Agora que você sabe como elaborar um fluxograma, vamos ao mapeamento do fluxo de valor. TEMA 3 – MAPA DO FLUXO DE VALOR (VSM): APRESENTAÇÃO Na Aula 2 aprendemos quais são as principais notações de processos. Nesta rota, verificamos como se elaboram os fluxogramas, com as técnicas e simbologias apropriadas e executamos alguns exercícios de aplicação. Com o fluxograma é possível mapear a grande maioria dos processos, sejam eles no ambiente fabril ou num ambiente de serviços. Vamos ver agora uma ferramenta muito utilizada pelo pessoal do Lean Manufacturing (ou produção enxuta, baseado no STP). Trata-se do mapeamento do fluxo de valor. As vantagens desta ferramenta em relação a outras referentes a mapeamento de processos são: a. Ajuda a visualizar mais do que simplesmente os processos individuais, por exemplo, solda, montagem ou um processo de publicação, conforme visto anteriormente. É possível pode enxergar o todo. b. Ajuda a identificar os desperdícios e sua origem no fluxo de valor. c. Junta conceitos e técnicas enxutas, que ajudam a evitar a implementação de técnicas isoladas. 13 d. Mostra a relação entre fluxo de informação e fluxo de materiais. e. Identifica com clareza o lead time, o tempo real de processamento e consequentemente as atividades que não agregam valor. f. Descreve como sua unidade deve operar para criar um fluxo. g. Liga todos os processos, desde o consumidor final até a matéria-prima, em um fluxo regular para gerar o menor lead time, a mais alta qualidade e o custo mais baixo. Como mencionado, essa ferramenta tem uma visão mais macro, se comparada com o fluxograma. Com essa ferramenta se consegue enxergar os fluxos de matérias e informação bem como clientes, fornecedores e processos. Praticando o mapeamento do fluxo de valor, aprende-se a enxergar o chão de fábrica (ou uma área de serviço) de tal modo a apoiar a produção enxuta. Lembre-se que mapear é apenas uma técnica, sendo a implementação de um estado futuro baseado em conceitos da produção enxuta o objetivo principal desta ferramenta. TEMA 4 – MAPA DO FLUXO DE VALOR (VSM): ELABORAÇÃO Mapear um fluxo de valor é algo que necessita de técnicas, conhecimentos e habilidades apuradas. A seguir apresentamos alguns passos primordiais antes de se iniciar o mapa propriamente dito: a. Acompanhe a trajetória de produção de um produto desde o início até o final, e faça uma representação visual do fluxo de material e de informação. b. Desenhe (utilizando ícones) um mapa do estado futuro de como o valor deveria fluir. c. Inicie por uma família de produto (numa empresa que produz vários eletrodomésticos, mapear uma família de manufatura de um micro-ondas, por exemplo). Não tente mapear mais famílias ao mesmo tempo, pois o resultado não será satisfatório. d. Embora o mapeamento do fluxo de valor possa ser realizado em vários níveis, é recomendável que se faça o mapeamento do cliente ao fornecedor ou, como é comumente conhecido, um mapeamento porta a porta. Figura 11 – Mapeando uma família de produto 14 A simbologia para o mapeamento do fluxo de valor difere um pouco da simbologia que aprendemos sobre fluxogramas. Segue um resumo dos íconesutilizados e suas funções: Figura 12 – Simbologia para mapeamento do fluxo de valor 15 TEMA 5 – VISÕES NO MAPEAMENTO DO FLUXO DE VALOR O mapeamento do fluxo de valor dever ser construído baseando-se em quatro visões: 1. Visão do Cliente 2. Visão dos Processos 3. Visão do Fluxo de Materiais 4. Visão do Fluxo de Informações Para melhor descrever as visões, serão apresentados sequencialmente exemplos de ícones do mapa de fluxo de valor fundamentado em uma empresa fictícia (Montadora São Jorge) juntamente com cada visão. Note que a cada inserção de uma visão, o mapa vai evoluindo e crescendo em tamanho e informações. Este exemplo é baseado no livro Aprendendo a Enxergar, de Mike Rother e John Shook (2009). 1. A visão do cliente Informações necessárias do cliente: • volume anual contratado e volume mensal; • combinação (mix) de produtos com seus respectivos volumes; • tamanho da embalagem; • frequência de entrega. Figura 13 – Visão do cliente no mapa de fluxo de valor 16 2. Visão dos processos: Informações necessárias do processo: • quantidade de turnos; • quantidade de operadores por turno; • T/CP = tempo de ciclo do processo (3600/produção horária da célula); • T/C = tempo de ciclo operador (somatória de todos os tempos de ciclo manual da célula); • T/S ou (TR) = tempo de setup da célula (caso haja vários tempos de setup, considerar o mais representativo); • TPT = tamanho dos lotes de produção; • porcentagem de refugo; • OEE = eficiência global do equipamento. Figura 14 – Visão dos processos no mapa de fluxo de valor 17 3. Visão do Fluxo de Materiais Informações necessárias do fornecedor: • tamanho da embalagem; • frequência de entrega. Figura 15 – Visão do fluxo de materiais no mapa do fluxo de valor 4. Visão do Fluxo de Informações Informações necessárias: • frequência de entrega; • previsão de volumes. 18 Figura 16 – Visão do fluxo de informações no mapa de fluxo de valor Figura 17 – Mapa do fluxo de valor completo Conforme mostrado nos diagramas (mapas) anteriores, esta ferramenta fornece a oportunidade de cobrir todo o processo de uma maneira macro, em 19 que é possível também identificar gargalos, tempo de agregação de valor e lead time, sendo bastante utilizada por profissionais e empresas que praticam os conceitos de produção enxuta. TROCANDO IDEIAS Leia atentamente o estudo de caso disponibilizado no link a seguir: <http://repositorio.roca.utfpr.edu.br/jspui/bitstream/1/2710/1/CT_GEOB_XVIII_2 013_05.pdf>. Com base no item “Apresentação, Análise de Dados e Resultados” do estudo de caso e no texto de aprendizagem, responda às perguntas e identifique conceitos que se associam a esta aula. Realize as seguintes atividades: 1. No estudo de caso apresentado, a autora elabora um descritivo inicial para conhecer quais são as entradas, as saídas e os fornecedores do processo de orçamento de estruturas pré-fabricadas conforme alternativas abaixo: I. As entradas do processo são: declaração técnica das estruturas pré- fabricadas e programação de orçamentos. II. As entradas do processo são: projetos, memorial descritivo e especificações técnicas. III. São considerados fornecedores: cliente externo, representantes, fornecedores de itens metálicos e expedição da matriz/filial. IV. São considerados fornecedores: representantes, fornecedores de itens metálicos e expedição da matriz/filial. V. As saídas são: estruturas pré-fabricadas conforme solicitação do cliente. No levantamento realizado, admite-se como verdadeiro que: a. ( ) I e II estão corretas. b. ( ) III e V estão corretas. c. ( ) I, III e V estão corretas. d. ( ) II e III estão corretas. e. ( ) I e V estão corretas. 2. Realizando uma análise comparativa entre o mapeamento do estado atual e o mapeamento do estado futuro, percebe-se que houve um ganho nas atividades do coordenador de orçamento. Este ganho refere-se a: 20 a. ( ) Analise de viabilidade. b. ( ) Espera. c. ( ) Solicitação de informações. d. ( ) Revisão de orçamento. e. ( ) Viabilidade. ANÁLISE DO ESTUDO DE CASO 1. No texto, a identificação inicial da autora mostra que as entradas do processo são: projetos, memorial descritivo e especificações técnicas (item II), e que fornecedores são: cliente externo, representantes, fornecedores de itens metálicos e expedição da matriz/filial (item III). Reparem que, neste caso, o cliente também aparece como fornecedor. 2. A atividade “solicitar informações” foi eliminada, obtendo-se um ganho. Essa atividade foi realocada para a primeira atividade do coordenador de orçamentos. NA PRÁTICA Um mapeamento de processos foi realizado na empresa PrintEasy, que executa impressões de publicações a partir de pedidos dos clientes. Inicialmente, as informações foram descritas para posterior elaboração do fluxograma. Com base nas técnicas de mapeamento de processos, elabore um fluxograma com raias no sentido horizontal conforme dados a seguir. Procure fazer sem ver a resposta. • O cliente inicia o processo com a requisição do pedido. • O departamento de impressão coleta a informação a ser processada (dados no computador). • O departamento de fechamento encaderna o material. • O departamento de qualidade verifica a gramática. • Se estiver correto, segue para o departamento de envio, que processa o preenchimento do pedido e o envia ao cliente. • Se não estiver correto, retorna ao processo de impressão. 21 RESPOSTA Figura 18 – Resposta ao mapeamento da empresa PrintEasy FINALIZANDO Por mais que se tente expressar como funcionam os processos dentro de uma empresa (com suas entradas, atividades, tarefas, saídas) de forma descritiva, o entendimento nunca ocorrerá de forma clara. Traçando um paralelo com a técnica de desenho técnico mecânico, será quase impossível transmitir uma ideia ou uma concepção de uma peça relativamente complexa somente por meio de um descritivo ou até mesmo de fotografia. No caso do exemplo apresentado, o desenho técnico mecânico transmite todas as ideias de forma e dimensões de uma peça, e ainda oferece uma série de informações, como: • o material de que é feito a peça; • o acabamento das superfícies; • unidade de medida; • a tolerância dimensional etc. Conforme mencionado, o fluxograma (ou outro tipo de notação) está para o mapeamento de processos tal qual o desenho técnico mecânico está para 22 engenharia mecânica. É a forma mais inteligente de se expressar aquilo que se pretende mostrar. Tanto os fluxogramas quanto o mapeamento do fluxo de valor (VSM) apresentam de forma clara características essenciais dos elementos de um processo (entradas, atividades, saídas, pontos de decisão, departamentos, funções, cliente, fornecedores etc.). Conhecer e saber aplicar essas linguagens é fundamental, tanto para o profissional de mapeamento quanto para o administrador que tem como objetivo visualizar os processos de forma clara e ordenada. No caso do VSM (mapeamento do fluxo de valor), a grande vantagem é poder ter uma visão do todo e enxergar os desperdícios que muitas vezes ficam ocultos. Para Shook (2002), a “falta de visão holística e a aplicação de ferramentas de forma desestruturada são as principais causas de implantações malsucedidas de projetos lean”. 23 REFERÊNCIAS E. WILDAWER; L. WILDAWER, D. B. S. Mapeamento de Processos: conceitos, técnicas e ferramentas. Curitiba: InterSaberes, 2015.LIKER, J. K. O Modelo Toyota: 14 Princípios de Gestão do Maior Fabricante do Mundo. Porto Alegre: Bookman, 2005 PAVANI JUNIOR, O.; SCUCUGLIA, R. Mapeamento e Gestão por Processos: BPM. São Paulo: MBooks, 2011. ROTHER, M.; SHOOK, J. Aprendendo a Enxergar: mapeando o fluxo de valor para agregar valor e eliminar o desperdício. São Paulo: Lean Institute Brasil, 2009. STADLER, A. et al. Gestão de Processos com Suporte em Tecnologia da Informação. Curitiba: InterSaberes, 2013. 24 GABARITO Exercício referente à Figura 1. Resposta: b. Trocando ideias 1. b 2. c. TEMA 2 – FLUXOGRAMA DE PROCESSO: ELABORAÇÃO TEMA 3 – MAPA DO FLUXO DE VALOR (VSM): APRESENTAÇÃO TEMA 4 – MAPA DO FLUXO DE VALOR (VSM): ELABORAÇÃO TEMA 5 – VISÕES NO MAPEAMENTO DO FLUXO DE VALOR TROCANDO IDEIAS Análise do estudo de caso NA PRÁTICA Resposta FINALIZANDO REFERÊNCIAS GABARITO
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